manejo efectivo del tiempo
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Manejo Efectivo del Tiempo
Sistema Universitario Ana G. MéndezVicepresidencia de Recursos Humanos
Sra. Marisol Muñiz, Recurso18 de abril de 2007
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Presentación de los Asistentes
Duración: 10 minutos. Proceso
Mencionar Decir su nombre Area de trabajo Mencionar un adjetivo positivo que
empiece con la primera letra de su nombre.
Cada 5 personas damos un aplauso
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¿En qué piensa cuando escucha la palabra tiempo?
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7 “El tiempo es oro”
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Tiempo
Todo el mundo tiene 24 horas diarias y 168 horas en la semana para:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
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Por que hay personas que hacen más cosas en la misma cantidad de horas laborales.
Por hábitos personales que han desarrollado.
Trabajan más inteligentemente. Conocen como lo invierten Controlan su tiempo Aceptan la realidad del tiempo “No malgastan el tiempo”
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Realidad
El tiempo es el recurso más escaso que existe a menos que se maneje adecuadamente.
No se puede hacer nada para crear más tiempo.
No se puede volver a encontrar el tiempo perdido.
No debemos malgastarlo. Debemos valorarlo.
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Desarrollando Hábitos(Steven Covey, 7 Hábitos de la Gente Eficaz)
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Requisitos para que el cambio sea exitoso
Convencimiento
Compromiso
Disciplina
Cooperacion
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Registro del tiempo
Escriba todas las cosas que hizo el día de ayer.
Sea específico en identificar los horarios y el tiempo que invirtio en cada una de las actividades.
Con quién la realizó. Si aplica Que calificación se daría, del 1 al 5.
Donde 5 es la calificación más alta.
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Registro de tiempo
Actividad Tiempo Persona(s) Calificación(1-5)
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7¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo? Cumpliendo prioridades
Conseguí realizar mis tareas prioritarias Qué fue lo que me impidió realizarlas Quién o qué me occasiona las principales
interrupciones Cómo puedo eliminarlas Qué puedo hacer para evitar que vuelvan a
producirse esos elementos que me hacen perder el tiempo
Qué puedo hacer para ser más eficaz y productivo Cuánto tiempo perdí en actividades que no tenía que
hacer Qué actividades odia hacer otra persona
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“Dedico tiempo a las cosas importantes para mí” De acuerdo a lo
que es importante para mí es que establezco las prioridades.
¿Qué aspectos valora? Profesional Financiero Familiar Social Espiritual Intelectual Físico
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Recuerda
Establecer un balance entre tus valores y los de la instituci 162n.
Tienes que organizar tu tiempo para cumplir con lo que la organización espera de tí y con lo que para ti es importante.
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Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo Nos sentimos
realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer.
El manejo de tiempo provee estructura a la vida y paz a la mente.
El manejo adecuado de tiempo ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.
El manejo adecuado de tiempo le ofrece a la gente un sentido de control a la vida.
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Beneficios de administrar efectivamente el Tiempo El manejo adecuado
del tiempo reduce el “estrés” que nos provoca el tener que cumplir con tantas demandas en 24 horas.
Los empleados pueden realizar mejor calidad en su horario diario.
Los departamentos y equipos pueden cumplir con las fechas mas facilmente.
La institucion puede atender mejor los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina.
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Cuestionario ¿Cuán bien manejas el tiempo?
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Los “Robatiempos”
Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades.
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“Robatiempos” Socialización excesiva con los colegas. Llegar tarde e irse temprano. LLamadas personales al trabajo o al celular. Revizar constantemente los correos
electrónicos. Bajar el nivel de productividad. Falta de adiestramiento formal. Reuniones innecesarias o mal planificadas. “Hacer negocios durante horas laborales.” No delegar. Distracciones personales.
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“Robatiempos”
Visitantes Llamadas telefónicas Vagancia Crisis Cambios de
prioridades Esperas
Comunicación inefectiva
Desorganización Fallas mecánicas Tapón Indecisiones Chismes
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“Robatiempos”
No delegar Falta de objetivos claros No gustarle su trabajo Personalidad Autoridad confusa Incapacidad de decir No Falta de autodisciplina Perfeccionismo Irse al detalle
Compromisos sociales
Preocupaciones Chismes Chistes Procrastinar Desorganización Actitudes negativas
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Ejercicio
Coloque en la Matriz de Administración del Tiempo las actividades que realizó ayer.
Considere su importancia y urgencia.
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Matriz de Administración del Tiempo
Urgente / Importante No Urgente / Importante
Urgente / No Importante
No Urgente / No Importante
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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
Prevenir urgencias Decir no Establecer prioridades Delegar No procrastinar Mentalidad de
Mejoramiento Continuo Evaluar nuestro
registro de tiempo Leer los emails en AM Organizarse (Outlook) Tener las metas claras
Controlar las reuniones Compromiso con la Vision y
Mision Actitudes correctas Mentalidad de trabajo en
equipo Evitar interrupciones Revisar el calendario de
trabajo antes de irse Tener o Proveer agenda
para todas las reuniones Puntualidad Realizar reuniones efectivas
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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran. Planificar es la intención. Planificar es decidir qué vamos a
hacer. Calendarizar es decidir cuándo lo
vamos a hacer.
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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
Delegando efectivamente Carifique la tarea Especifique el ámbito de restricción Permita que el empleado participe Comunique al ámbito de poder las tareas
que delegó Establezca controles De surgir problemas insista en
recomendaciones
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Delegar con responsabilidad Delegar no
sinifica renunciar a la responsabilidad personal como supervisor.
Significa obtener los resultados motivando a los empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor.
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Beneficios al delegar Tener más tiempo para realizar las
tareas que no se pueden delegar. Motivar al desarrollo de líderes con
conocimiento. Establecer relaciones de confianza. Cumplir con las metas y objetivos de
su área de trabajo.
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Puedo delegar si: Hay alguna persona que puede hacer el
trabajo mejor que yo. Hay alguna persona que aunque realice
las tareas mas lentas puede realizarlas efectivamente y las actividades no son urgentes.
Hay alguna persona que puede beneficiarse en su desarrollo.
Hay alguna persona que tiene el deseo de aprender.
Yo no puedo realizar esa actividad hoy.
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Recuerde
Delegar en la persona adecuada
Evaluar lo delegado Delegar los trabajos
que a usted le gusta realizar y los que no.
Ser proactivo. Prevenir
Delegar actividades completas
Especificar los resultados esperados.
Verificar que la persona sabe realizar el trabajo.
Confiar en la persona. Permitir la participación
en el proceso. Informar a los demás
que delegó esa tarea.
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Encuentre Mencione todos los participantes del
adiestramiento que: tienen reloj “de oro” tienen las uñas pintadas de rojo tienen espejuelos cumplen años este mes tienen pañuelo tienen mascotas en su hogar tienen agenda
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Reflexión “El ayer se fué para siempre, el día de hoy
durará un instante, el mañana depende de lo que se haga hoy”
“El pasado es historia.El futuro es misterio.Hoy es un regalo,Por eso se le llama PresentePresente.” Fish
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