control y manejo de efectivo

CONTROL INTERNO

ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

15/11/2012 Elaborado por : Msc. Mercedes Baño H. Noviembre 2012

Una responsabilidad clave de los administradores es CONTROLAR LAS OPERACIONES.

El Control Interno es el Plan Organizacional y todas las medidas que adopta una organización para:

1. Salvaguardar los activos que usa en sus operaciones

2. Fomentar el acatamientos de sus políticas

3. Promover la eficacia operativa

4. Tener registros contables precisos y fiables


• Los controles internos son mas efectivos si los empleados de todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización.

• Los controles de efectivos pueden ser a través de:

– Auditorias internas o externas

– Documentos / registros

– Dispositivos electrónicos y controles computarizados

– Otros controles

15/11/2012

Elaborado por : Msc. Mercedes Baño H. Noviembre 2012

• Un sistema efectivo de control interno, posee las siguientes características:

a. Personal competente, fiable y ético

b. Asignación de responsabilidad

c. Debida Autorización

d. Separación de tareas


• Oclusión (dos o mas empleados que se pongan de acuerdo para robar o perjudicar a la empresa)

• Cuanto mas estricto sea el sistema mas costoso será en tiempo y dinero


• Garantiza que todo el efectivo recibido se deposite en el Banco y que los registros contables de la empresa estén correctos

• Cada fuente de entrada de efectivo requiere de su propia medida de seguridad


• En el mostrador.- En primer lugar la Terminal de venta debe estar ubicada de tal modo que el cliente pueda observar los números y cantidades que el cajero anota en la computadora. La registradora debe emitir una nota de venta o factura para tener el documento de respaldo. En segundo lugar el cajón del dinero solo se abre cuando el cajero ingresa una venta en efectivo. En tercer lugar utilizar decimales por ejemplo $3,67 en vez de $4, significa que el cajero deberá entregar cambio, el cual deberá ser emitido en la nota de venta.


En ocasiones existen diferencia entre las entradas de efectivos reales y las contabilizadas durante un día. Cuando el saldo contabilizado en efectivo es mayor al disponible existe un faltante en el caso de que el saldo en efectivo sea menor que el disponible existe un sobrante. Cuando se da estos casos la contadora podra registrar las transacción asi:


• Suponga que la Srta. Cuesta, cajera de De-Prati, cierra su caja el día domingo 26 de junio con $1,400, pero su disponible es de $1,380. La contadora podrá anotar esta diferencia así:

Efectivo 1,380

Sobr. y Falt.

de efectivo 20

Ingresos por ventas 1,400


Control de los pagos de cheques.- En primer termino el cheque constituye un registro de pago. En segundo termino para que el cheque sea valido debe estar firmado por la persona autorizada. Antes de firmarlo el administrador debe revisar


Control de la aprobación de los pagos.- Antes de aprobar un pago el contador o tesorero, debe revisar que el departamento de contabilidad haya dado los siguientes pasos de control.

Comparar la factura contra una copia del pedido de compra (para cerciorarse de que la empresa sola paga por la empresa que va a necesitar)


- Comparar la factura contra el informe de recepción, para verificar que se pague únicamente los bienes recibidos

- Comprobar la exactitud matemática de la factura.

15/11/2012

La empresas han diseñados sistemas de control para Evitar la falsificación o alteracion de facturas o cheques


• El efectivo es el activo de mayor liquidez, sin embargo las empresas por lo general mantienen este activo en cuentas bancarias, ya que los bancos mantienen mayor sistemas de control y salvaguarda. Así mismo los bancos ofrecen a sus depositantes intereses por mantener sus dineros en dichos establecimientos.


• Los documentos usados para controlar una cuenta bancaria son:

– Tarjetas de firmas

– Fichas de depósitos (papeletas)

–Cheque

– Estado de Cuenta bancario


• El cuenta habiente gira un cheque, que es un documento que indica que el banco debera pagar el importe del cheque (en el caso de haber fondo y de que cumpla con ciertas especificaciones)


15/11/2012

Fecha

Beneficiario

Cantidad ($)

Cantidad (letra)

Firma

Numero de cuenta Talonario

Numero Cheque


• Los bancos envían estados de cuentas mensuales a sus cuenta habientes. Este documento muestra la información financiera del cuenta habiente. Aquí se reflejan los depósitos, retiros, cargos o abonos de efectivo en la cuenta del cliente. Los modelos dependerán del país, y de las políticas de cada banco.


15/11/2012


• La conciliación bancaria es el documento con el que se explica las razones de las diferencias entre los registros de efectivos del depositante y su saldo de efectivo en la cuenta bancaria

• Algunas razones comunes para que existan estas diferencias: – La transacción se registro en la compañía, pero no

aun en el banco

– La transacción se registro en el banco, pero no en la compañía


• Depósitos en tránsito.- Cuando la empresa deposita cheques de otros bancos, la empresa los registra desde el momentos que lo envía al banco, pero debido a que es otra entidad financiera, el proceso de cruce de valores toma al menos 24 horas


• Cheques en tránsito.- La empresa gira un cheque y lo anota como salida de efectivo, sin embargo, para el banco anotarlo como salida, debe ser cobrado, el tiempo puede depender de la disponibilidad o uso que le de el beneficiario del cheque.


• Cobros efectuados por el banco.- Algunas empresas cobran directamente desde el banco ciertas deudas, como tarjetas de créditos, celulares, impuestos, etc.

• Transferencias electrónicas de fondo.- Así mismo como cobran también puede recibirse transferencia de fondos de otras cuentas


Cargos por servicios.- Por lo general por mantenimiento de cuentas, el banco cobra al cuenta habiente ciertos valores.

Ingresos por intereses.- El banco también abona a la cuenta del cuenta habiente los valores de intereses generados por los saldos en cuenta.

Cheques devueltos por fondos insuficientes.- Los cheques devueltos en estos casos, son entradas de efectivos que carecen de valor


• Cheques cobrados, depositados y devueltos, por otras razones.- Ademas de por insuficiencia de fondos, el banco puede no pagar un cheque por:

– Insuficiencia de firmas

–Alteracion fisica del cheque

–Reporte de robo o extravio del cheque


• Errores del depositante o banco.- También puede darse el caso de que el banco cargue o abone ciertos valores de forma errónea. Así como la empresa, a las cuentas bancarias.


1. Se parte de dos montos, el saldo de efectivo en el estado de cuenta, y el saldo de efectivo en las cuentas de la empresa

2. Se suman, el saldo según el banco (o se restan de el) las partidas que aparecen en los libros y no están en el estado de cuenta:

- Se suman los depósitos en tránsito.

- Se restan los cheques en tránsito.


3. Se suman el saldo según los libros (o se restan de el) las partidas que aparecen en el estado de cuenta y no en los libros:

- Se suman al saldo en libros los cobros efectuados por el banco, las transferencias electrónicas, los ingresos por intereses ganados.

- Se restan del saldo en libros salidas de efectivos por transferencias, cargos por servicios, costos de cheques, cheque devueltos por insuficiencia de fondos, u otras razones.


4. Se calcula el saldo, según banco ajustado y libro ajustado de efectivo. Deben ser iguales

5. Se prepara el asiento de diario de cada partida del paso 3

6. Se corrigen los errores del libro y se notifica al banco los errores cometidos.


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