Administración delAdministración del Tiempo Efectivo.

Dr. Noel Varela Izquierdo. (PhD) Gerente de Recursos HumanosConsultor Senior. nvarela@corpmks.com@ pTel. 2553 6037, Cel. 87306776

Quienes SomosQuienes SomosUna firma de Consultoría U a a de Co su to aGerencial que fue creada en el año 2004, con el fin b i d l ibrindar soluciones estratégicas encaminadas al desarrolloal desarrollo organizacional de nuestros clientes. Operamos bajo diferentesmarcas y denominacionessocialessociales. 

MisiónMisiónOfrecer soluciones de lid d l á dcalidad en las áreas de 

Asesorías, Tercerización de Personal Captaciónde Personal, Captación de Talento y Capacitación, contando p ,con profesionales de alto nivel, comprometidos en maximizar la efectividad de los procesos clavesde los procesos claves de nuestros clientes.

ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

PERFIL DEL EXPOSITORPERFIL DEL EXPOSITORDr. NOEL VARELA. Consultor Internacional. Su experiencia abarca países como Canadáexperiencia abarca países como Canadá, Centroamérica y el Caribe. Sus principales campos de trabajo son Liderazgo, Recursos Humanos, Seguridad Ocupacional (OHSAS 18000). Experiencia en industrias de alimentos, petroquímicas, cementeras telefonía electricidad retail ycementeras, telefonía, electricidad, retail y hostelería. Catedrático universitario a nivel de Maestría en Universidades de renombre dentro y fuera de Honduras. Publicaciones diversas en revistas reconocidas internacionalmente. PhD en Ciencias Técnicas, Maestría en Gestión de RecursosCiencias Técnicas, Maestría en Gestión de Recursos Humanos, Ingeniero Industrial. 

5Serie 1

0

Serie 1Serie 2Serie 3

HABILIDADES DIRECTIVAS Y LAHABILIDADES DIRECTIVAS Y LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Valores YGerente

RR.HH

0

2

4

Valores Y

Valores Y

Prod. Ventas Mtto 00 2 4

Y

¿Qué son las Habilidades Directivas (HD)?Son grupos identificables de acciones que se ll b d i tllevan a cabo y que conducen a ciertos resultados.1. Las HD son conductuales: No son atributos de la1. Las HD son conductuales: No son atributos de la 

personalidad ni tendencias estilísticas.2. Las HD son controlables: El desempeño de estas 

conductas pueden controlarse, practicarse, mejorarse.conductas pueden controlarse, practicarse, mejorarse.3. Las HD pueden desarrollarse: Se utiliza la practica y la 

retroalimentación.4 Las HD estas interrelacionadas: Son un conjunto4. Las HD estas interrelacionadas: Son un conjunto 

integrado de respuestas complejas, es difícil demostrar una sola habilidad aislada de las demás.

5 Las HD a veces son contradictorias: Por que?5. Las HD a veces son contradictorias:  Por que?

Que se requiere para ser un Administrativo EficazAdministrativo Eficaz

Habilidades de un Directivo:P i t E t té iPensamiento EstratégicoManejo de relaciones interpersonales. Temperamentos.Comunicación asertiva.Actitud Mental Positiva.Actitud Mental Positiva.Inteligencia Emocional.Manejo del estrés.Enfoque a resultados.Manejo de personalManejo de personal.Liderazgo.Trabajo en equipo.Motivación.Realización de entrevistas.Manejo de conflictosManejo efectivo del tiempo.

DESARROLLO DE HABILIDADESHABILIDADESDESARROLLO DE HABILIDADESHABILIDADESDIRECTIVAS

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL DIRECTIVO

EL TIEMPO

“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede explicarlo fácil y brevemente?. ¿Quién puede 

d l ltanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, ¿qué puede ser más familiar y más mencionado concienzudamente en nuestro discursoconcienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?.

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto g q gde una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo  se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en i l ”reinar el caos”. 

Víctor Hugo.

Introducción 

• Administración:Dar un uso óptimo a los recursosDar un uso óptimo a los recursos 

• Tiempo:• Tiempo: Lo que permite que las cosasno ocurran simultáneamente 

• Es la magnitud física que id l d ió ió dmide la duración o separación de 

las cosas sujetas a cambio

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¿Podemos controlar el tiempo?¿Podemos controlar el tiempo?

¡¡¡ NO !!!P d l l i id d• Podemos controlar las actividades que realizamos.

• De modo que podremos realizar:• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean másAquellas actividades que sean más importantes• Nos proporcionan mayor satisfacción

• Nos llevan hacia nuestros objetivos

Características del tiempoCaracterísticas del tiempoEl á i d l• El más importante de los recursos.

• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.

• Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que• Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba.

• Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.p

• El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo.

• Recurso insustituible.• Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo 

más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.

• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todoel tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo de tal manera que seadministrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos logrartiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. 

La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado. 

Hay exactamente 24 horas en un día168 horas en una semana y

8736 horas en un año

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. 

Distribución del tiempo promedio

Comer,dormir,bañarstie,vestirse,

actividades deltrabajofamilia

desarrolloprofesionalesparcimiento

Esquema de la manera en que utilizamos las 168 horasEsquema de la manera en que utilizamos las 168 horas de la semana.

Excusas.

El tiempo vuela.No tengo tiempoNo tengo tiempo.Se nos vino el tiempo encima.Tenemos que recuperar el tiempo perdido.Hay que ir contra reloj.Soy esclavo del tiempo.Vamos a ahorrar tanto tiempo

Cuándo estás contra reloj?Cuándo estás contra reloj?.

La inexistencia de objetivos previamente definidos.No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo. La insuficiente delegación de tareasLa insuficiente delegación de tareas. 

Causas del “stress”, principales “ ”

• Objetivos inalcanzables • Tensiones del propio t b j

“quita tiempos”j

– tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,..

trabajo– Descontrol de 

interrupciones,p ,– Falta de planeación 

y organización personal

– Reuniones excesivas o ineficaces

– comunicación p– Falta de delegación 

eficaz

defectuosa (incapacidad de decir “NO”)

d d• Vida sedentaria.

LADRONES DEL TIEMPO

Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impidaLadrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible. 

Ladrones externos• Exceso de compromisosp• Llamadas telefónicas inesperadas y prolongadas• Trabajadores que desean discutir sus problemas 

ó charlaró charlar• Visitantes, clientes, etc.• Personal incompetente• El jefe• El jefe.• Comidas de negocios• Interrupciones de los niños ó de los padres• Falta de delegación.• Chat.

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONESPOSIBLES SOLUCIONESUso del teléfono

• Antes de llamar, planifica la conversación. • Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de 

ífapartar un tiempo específico para llamadas. • Trata de acortar la parte social de la conversación, 

ve directo al grano y permanece en él.ve directo al grano y permanece en él. • Si la conversación se extiende innecesariamente, 

busca excusas para cortarla. • Establece periodos de tiempo donde no recibirás 

llamadas sino sólo en casos de emergencia. 

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONESPOSIBLES SOLUCIONESCorrespondencia

Escribe menos, usa más el teléfono.  Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.  Piensa antes de escribir, planea lo que quieres , p q q

expresar.  Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.  Al escribir usa palabras sencillas. Al escribir usa palabras sencillas.  No revises una y otra vez en nombre de la 

perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.inexistentes. 

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL DIRECTIVO

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONESInterrupciones y visitantes inesperados

Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados i t ie interrupciones. 

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.tomen asiento. 

Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.  No contribuyas a conversaciones innecesarias.  Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. 

A d d i i l t d t Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?. 

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONESReuniones

Desalienta y discontinúa las reuniones innecesariasinnecesarias. 

Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?. 

Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.  Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema. 

Minimiza las conversaciones intranscendentes No Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias. 

LADRONES DEL TIEMPOLadrones internosLadrones internos

Objetivos confusosj Ausencia de un plan de trabajo Tendencia a hacer mucho Perfeccionismo Perfeccionismo Desorden Confusión y traslape de y presponsabilidades

Atención excesiva a detalles Resistencia al cambio Resistencia al cambio Numerosos intereses Incapacidad de decir "NO" Comunicación insuficiente

Las premisas del tiempoLas premisas del tiempoToda organización  debe tomar decisiones gsobre 2 tipos de aspectos, los cuales deben estar en equilibrio permanente:

Lo UrgenteLo Urgente: Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual l d fí ta los desafíos que se nos presentan.

Lo importanteLo importante: La atención de lo ImportanteLo importanteLo importante: La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. 

EL USO DEL TIEMPO

Matriz del uso del  tiempo: Básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades siguientes:

Urgente No urgenteI IIActividades: Actividades:

Impo Actividades: Actividades:

Crisis Prevención de actividadesProblemas apremiantes Construir relacionesProyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas actividades

Pl ifi ió ió

rtante

Planificación, recreación

III IVActividades: Actividades:I i l ll d Ri lid d j i ú il

No

Im Interrupciones, algunas llamadas Rivalidades, ajetreo inútil

Correo, algunos informes Algunas cartasAlgunas reuniones Algunas llamadas telefónicasCuestiones inmediatas Pérdidas de tiempo

mportan p

Actividades populares Actividades agradableste

El bombero no sale del Cuadrante I

Urgente N.U

III

R lt dResultados:•Estrés•Agotamiento•Agotamiento•Administración de crisis•Siempre apagando incendios

III IV

p p g

S.Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”

El Gerente Eficaztrabaja en el Segundo Cuadrantetrabaja en el Segundo Cuadrante

Urgente No urgente

III II

Resultados:

Visión, perspectivaProacción, iniciativaCli l d blClima saludableEquilibrio y ControlPocas crisisSatisfacción de logros

III IV

Satisfacción de logros

S.Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”

EL BENEFICIO DE LA PLANEACIÓNPRINCIPIO DE PARETO

Lo tradicional  es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. 

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución.

Concentrarse en tareas más nobles es decir en las que conConcentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. 

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

6 TÉCNICAS IMPORTANTES.

2. Importante  Vs Urgente

1.Planifica antes

3‐Ignora lo que no

4. Toma en serio 

que no controlas tu 

descanso

6. Termina, remata y cierra las 

actividades.

5. Recopila tu 

información

Muchas Gracias por suMuchas Gracias por su Atención.