auditoria de gestión ambiental

AUDITORIA DE GESTIÓN DE AMBIENTAL

Ing. Cristina Mori Medrano

AUDITORÍA

“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoría, con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”

DEFINICIÓN- ISO9001

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AUDITORIA

AUDITADO

AUDITORES

CRITERIOS DE LA AUDITORIA

Provee evidencias para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar Conformidad Determinar la eficacia del sistemaVerificación del cumplimiento legalProveer oportunidad para mejorarProvee retroalimentación para acciones

correctivas y preventivas-

Proveer información para la Revisión por la Dirección

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TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria de PRIMERA PARTE Son las llamadas auditorias internas .

(auditor y auditados son internos de la propia organización)

Auditoria de SEGUNDA PARTE Es la auditoria por un ente interesado (p.ej

un cliente)

Auditoria de TERCERA PARTE. Es la auditoria por un ente independiente( p

ej. un organismo de certificación )

Según la organización involucrada

Tipos de auditorías de Certificacion

Auditoría de certificación o de conformidad

Auditoria de seguimientoAuditoria de re-certificación

TIPOS DE AUDITORÍA

AuditadoOrganización objeto de una auditoría

AuditorPersona con la competencia para realizar una auditoria

Equipo auditorUno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario

Experto técnicoPersona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor

TÉRMINOS Y DEFINICIONESNORMA ISO 19011

Registro ,declaraciones de hechos o cualquier otra información que, son pertinentes para los criterios de la auditorias y que son verificables

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA:

Nota .La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa y cuantitativa

EVIDENCIA DE AUDITORÍA

Algo que afirmo un Directivo de

la Empresa

Algo que usted vio Entrevista de

Campo

Procedimientos, registros, documentos y

datos

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría

NOTA Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades

para la mejora.

Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoría

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Extensión y limites de una auditoria.

Nota : El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones , las unidades de la organización, las actividades y los procesos , asi como el periodo cubierto,

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Detalles acordados para un conjunto de una a mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un propósito especifico.

Nota : Adaptado de la Norma ISO9000:2005 .Definicion 3.9.2

PROGRAMA DE AUDITORIA

Enfoque basado en la evidencia . El método racional para alcanzar

conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.

La evidencia de la auditoria debe ser verificable. Debida a muestra de información en un tiempo delimitado y recurso s finito. Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Una organización que lleva a cabo auditorias debe establecer un programa de auditoria que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión de la empresa.

GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de auditoria debe incluir auditorias a una o mas normas de sistemas de gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada .

ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA

Planeación y Preparación (40%)

Ejecución (40%)

Seguimiento (10%)

Informe (10%)

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

PLANEACION DE LA AUDITORIA

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para una auditoría, el auditor líder debe establecer la información fundamental:

Objetivo de la auditoría. El alcance de la auditoría, Las actividades y complejidad de las áreas a

auditar. Los criterios para la auditoría.

Planificar una auditoria implica determinar sistemáticamente cuáles áreas deben ser auditadas y con que frecuencia.

Algunos de los factores relevantes para la auditoria son:

Operación a ser auditada. Tipo y categoría de la auditoría. Localización, (en donde va a ser conducida) Frecuencia de las auditorías, (seguimiento, etc.) Fechas requeridas o tentativas de la auditoría

PLANEACION DE LA AUDITORIA

INFORMACIÓN PREVIA

Informes de Auditorías anteriores y Revisiones de la Dirección.

Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.

Legislación y otros requisitos aplicables.

Reclamos de partes interesadas, Incidentes, emergencias

Necesidades de la Gerencia

PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA

Determinar volumen de trabajoDeterminar horizonte de tiempoPreparar programaPreparar documentos de trabajoDefinir MetodologíaMantener informado al auditado

PROGRAMA DE AUDITORIA-PAUTAS

“Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria: Fechas, lugares, duración, procesos, responsables, objetivos, cláusulas, auditores”.

PLAN DE AUDITORIA

1. Definición del Equipo Auditor/Auditor Líder.

2. Análisis preliminar de los documentos.Adecuación a la normaComprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimiento

3. Análisis del registro de auditorías anteriores.

PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS

4. Preparación del Plan de auditoría

5. Preparación de la Lista de Verificación- Herramienta útil- Documento de trabajo y

registro de la auditoría

La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente

la auditoría

PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS

PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema– Procesos– Entradas & salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones

Elaborar el Plan de Auditoría

PLAN DE AUDITORIA INTERNAS

Objetivo y alcanceDocumentos de referenciaEquipo auditorLugar y fechaItinerario de la auditoríaProgramación de la reunión de

apertura y cierre

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

Objetivo:El objetivo de la Auditoría Interna de la Gestión Ambiental es evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos existentes respecto a la Norma ISO 14001-2004

Alcance:Abarca a todo los proceso que se desarrollan en las plantas de Lima y de Lurín.

Documentación de Referencia:La documentación de referencia estará constituida por los requsitos de la Norma ISO 14001-2004 y todos aquellos documentos del Sistema Ambiental y datos relacionados con las áreas a auditar.

Miembros del Equipo Auditor:

Plan Detallado de Auditoría:

Nombre del Auditor Interno Área de Trabajo

Rafael Marín Área Producción

Isabel Suarez Área de Logística

PLAN DE AUDITORIA

Fecha Hora Área Sección de la Norma

Auditor Auditado

24.10.2012

09:00-10:30

Gerencia de operaciones y producción

4.2,43.1,4.33,4.4.6

Rafael Marín

Marco Gomero

24.10.2012 10:30-

13:00

Almacén materia prima 4.3.1,4.4.6,

4.4.7

Isabel Suarez

Dante Gonzales

REFRIGERIO

24.10.2012

14:00-15:00

Control de Calidad

4.3.1,4.3.2,4.4.6,4.4. 7, 4.5.1

Rafael Marin

IsidroBonifaz

Reunión de Cierre:Día: Hora: 8:30 pm a 9:00 amLugar: Sala de reunión de Gerencia

PLAN DE AUDITORIA

Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente :

Análisis preliminar de los documentos.

Comprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimientos

Análisis del registro de auditorías anteriores.

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Son listados de preguntas que debe formular el auditor al auditado

Preparadas para cada actividad del Sistema de Calidad/Ambiental/Seguridad

Registran el Cumplimiento o Incumplimiento

Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones de la auditoria.

Despersonaliza la Auditoría

LISTA DE VERIFICACION

Objetivo:• Administrar el tiempo• Uniformizar el proceso de auditoría• Despersonalizar la auditoría

Servir como ayuda memoria.Asegurar que se cubren todos los asuntos y

puntos relevantesAsegurar profundidad y continuidad de la

auditoríaAyudar en la administración del tiempoOrganizar la toma de notasEs parte del reporte de auditoría

LISTA DE VERIFICACION

LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:

Deje espacio para notas Referencia a los

criterios de la auditoría Referencia a los

documentos del Sistema

Referencia a los registros.

MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN

Usada como cuestionario, disminuye la visión, y entorpece la comunicación

Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría

PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION

ABCIndustries LISTA DE VERIFICACIÓN

Nombre del Proceso :Código del Documento:ITEM REQUISITOS PREGUNTAS/HALLAZGOS NC /OBS

1 ISO9001

ISO14001

OHSAS18001

LISTA DE VERIFICACION

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

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Se divide en cuatro etapas principales:

• Reunión de apertura• Examen del Sistema-

Entrevistas • Revisión de Hallazgos• Reunión de Cierre

EJECUCION DE LA AUDITORÍA

1.Reunion de apertura 1.Reunion de apertura

2.Entrevistas 2.Entrevistas

3. Revisión de Hallazgos

3. Revisión de Hallazgos

4.Reunion de Cierre4.Reunion de Cierre

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

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Asistencia de:• Equipo auditor• Miembros del área

auditada• Representante de la

Gerencia Conducida por el Auditor Líder Revisión del Plan de Auditoría Métodos de Auditoría Canales de Comunicación Programa final de auditoría

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunión de Apertura

OBJETIVOEstablecer una buena comunicación

Cooperación con el auditado

Informal para auditorías internas pero fundamental

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

- El Uso de la Lista de Verificación -

Lista de Verificación: Continuidad de la auditoría Jamás debe limitar al auditor Ser sistemático en las anotaciones

Evidencias Objetivas: Registros Informes Documentos

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Hablar con las personas que ejecutan las tareas

Comunicar inmediatamente las deficiencias/no conformidades encontradas

Las seis palabras fundamentales del auditor

- Cómo - Qué- Dónde - Por qué- Cuándo - Quién

Ser precisos con las anotaciones

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

41NOTAS Se debe tomar nota de al menos :Nombre y función del personal entrevistadoObservaciones localizadas ( con detalle )Cuestiones pendientes de aclararDesviaciones encontradasComentariosLlevar siempre hoja de notas, o cuaderno,

DESCONFIE DE SU MEMORIA. Tome notas. Haga sus notas:

Comprensivas Acertadas Precisas Legibles

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Preguntas efectivas: preguntas abiertas

Estimular al auditado a conversarMuéstreme los tipos de informe que tiene¿ Cómo se hace?¿ Dónde archiva sus registros?

Evitar preguntas las no preguntas“Veo que hacen un entrenamiento para todos los

operadores de las máquinas de soldar, ¿no es verdad?”.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Las Preguntas -

Aspectos Clave -

El auditor debe:

Permanecer seguroAdministrar el equipo adecuadoNo dejarse conducir o engañarSer detallista y eficienteEvitar apartarse del temaEvitar saturarse

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Actitudes que debe evitar el auditor:

Ser controvertido Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Recopilación de Evidencias

Verificar lo expuesto durante las entrevistas

Comunicar al auditado las No Conformidades

Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas

Registrar las No Conformidades

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Muestreo de Registros No hay tiempo de chequear todo Escoja ejemplos representativos No hay un porcentaje establecido Representación de acciones Cubrir período relevante Mirada al control

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Observaciones – Qué observar?Observe siempre la evidencia física:

aspectos equipos, instrumentos condiciones, control operacional

Procedimientos disponibles Operaciones en curso Puntos de emisión Registros Operacionales Instrumentos con mediciones de

procesos Alarmas

Limpieza y Organización Carteles de comunicación Recordatorios de toma de

conciencia Etiquetas de Calibración Letreros de peligro

Observaciones – Qué buscar?

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Administrando el Tiempo

El tiempo es siempre corto Planifique bien No permita que su auditoría se desvíe No cave demasiado profundo No se enfoque en trivialidades Decida el tamaño de la muestra y

apéguese a el

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

¿Qué es una No Conformidad?...

No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

HALLAZGO

CONFORME NO CONFORMIDAD

OBSERVACION

Incumplimiento de un requisito

Cumple con el requisito evaluado

Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tomada en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño o eliminar o mitigar el impacto ambiental

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

HALLAZGO DELA AUDITORÍA

Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:Debe describir el problemaDebe estar basado en evidencias objetivasDebe demostrarse incumplimiento de requisitos:

De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estándares aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios

NCOBS

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

Reporte de no conformidad

Claro y preciso

Comprensible

Describe el problema

Explica el requisito

Referencia la evidencia

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

Evidencia objetiva

“Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo”

Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/ prueba u otros medios.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos

Atención

Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas!

Asegúrese de tener evidencia completa!

Asegúrese de que su evidencia es acertada!

Cuando dude, investigue!

Identifique los puntos clave para siguientes

investigaciones

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos

Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditoría

Aclarar que la Auditoría fue un muestreo

Conclusiones:

- existe un Sistema de Gestión Ambiental?

- está implementado?

- es eficaz?

En relación al objetivo de la auditoría, cuál es la conclusión?

REUNION DE CIERRE

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

INFORME DE AUDITORÍA

· Área auditada

· Lugar y Fecha

· Equipo de Auditoría

· Participantes

· Documentación aplicable

· Objetivo , Alcance y Conclusiones

· Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG

· No conformidades y observaciones

INFORME DE LA AUDITORÍA :

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL INFORME

FormaConcisoLegibleClaro y entendiblePresentación

adecuada

ContenidoInformativoBasado en hechosCompletoExacto y preciso

INFORME DE LA AUDITORÍA :

REPORTE FINAL

Reporte completo Listas de verificación completas Reportes de No Conformidad Matriz de análisis (opcional)

INFORME DE LA AUDITORÍA :

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

La Gerencia responsable el área auditada debe:

Investigar causas Determinar acciones correctivas Implementar las acciones correctivas

La Acción Correctiva debe:

Corregir el problema Determinar la magnitud del problema: causa

raiz Prevenir la repetición de la NC

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

Auditor Auditado

NOCONFORMIDA

D

TOMAR DISPOSICIÓN

TOMAR DISPOSICIÓN

INVESTIGAR CAUSA

INVESTIGAR CAUSA

DETERMINAR ACCIÓN

CORRECTIVA

VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓ

N

VERIFICACIÓN EFICACIA

TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

SEQUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Acción Correctiva

“Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

(3.6.2) detectada u otra situación no deseable”

ISO 9001:2008

¡ No cure solo los síntomas!

¡Llegue a la causa raíz!

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

EVIDENCIAS DE:

Capacitación

Nuevos procedimientos

Cambios en la infraestructura

Nuevos registros

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

“NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE”

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

COMPETENCIA Y ROL DEL AUDITOR INTERNO

La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.Esta competencia se basa :

-Las cualidades y atributos en base a losprincipos de la auditoria.

-La aptitud para aplicar los conociminentos y habilidades adqiridos mediante la educacion,la experiencia laboral,la formacion como auditor

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas

Educación Principios ,procedimientos y metodos de

auditoria. Experiencia de trabajo Entrenamiento Experiencia en auditorías Utilizacion en uso de documentos Comunicación eficaz Capacidad para entender las actividades

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas

Sistemas de Gestión Ambiental y documentos

Normas de sistemas de gestion y su aplicacion Jerarquia Documentaria.

Contexto de la organizacion Conceptos generales del negocio ,los

procesos,planificacion,presupuestos

Requisitos legales y contractuales aplicables

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades especificas

Conocimiento especificos de la disciplina del sector.

Requisitos legales aplicables al del sector. Los requisitos de partes interesadas de la

disciplina especifica. Analisis de factores humanos Peligros potenciales y otros factores del lugar

de trabjo Evaluacion de accidentes e incidentes.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Perceptividad:Habilidad para entender el problema, sin apresurarse a conclusiones

HABILIDADES DEL AUDITOR

Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de obstáculos.

Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.

Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema lógica y sistemá-ticamente

HABILIDADES DEL AUDITOR

Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos.

Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.

Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas.

HABILIDADES DEL AUDITOR

7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR

Ético, es decir imparcialDe Mentalidad abiertaDiplomático, es decir contactó en las

relacionesObservador ,es decir activamente

consciente y capaz de entender las situaciones

Perceptivo, capaz de entender situaciones

. ISO19011

Versátil, se adapta a diferentes situaciones

Tenaz, es decir persistente orientado hacia el logro de objetivos

Decidido, alcanza conclusiones oportunas.

Seguro de si mismo, funciona en forma independiente.

ISO19011

7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR

75

Crítico Argumentativo Emite juicios Precipitado Agresivo Desconsiderado Inflexible Inconsistente

ANTITESIS DE UN AUDITOR

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

Perezoso Susceptible No práctico “Sabelotodo” Intratable Descuidado Indeciso

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

ANTITESIS DE UN AUDITOR

Cumplir con los Requisitos Seguir plan y procedimientos Permanecer dentro del alcance Comunicar y aclarar requisitos de auditoría Planear y realizar tareas individuales, acertada y

responsablemente Recolectar y analizar evidencia

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Permanecer alerta Reportar las observaciones Verificar acciones correctivas Cooperar con el auditor líder Retener y proteger documentos de la auditoría Mantener confidencialidad Actuar de manera ética

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

ING. CRISTINA C. MORI MEDRANO

VAMOS AVANZANDO….