INSTITUTO MUNDIALLICENCIATURA EN LOGSTICA MATERIA: ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Y ALMACENES

INVENTARIOSy DEFINICIN:y Por inventario se define al registro documental de los bienes y

dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin. y Tipos bsicos:y Materias primas y Producto en proceso y Producto terminado

RELACIN CON OTRAS REASy VENTAS y FINANZAS y COMPRAS y PRODUCCIN y CONTABILIDAD

Conceptos bsicos de ventas que afectan el control de inventarios.y La administracin moderna se enfrenta al reto de coordinar y y y y y

la distribucin y la produccin. Volumen de artculos producidos obedece a la demanda del mercado. Entrega oportuna de artculos terminados. Disminuir el precio de venta debido a competencia. Ventas no deben exceder la capacidad de produccin de la planta Compromisos de entregas ajustados a la produccin al almacn de productos terminados

Conceptos bsicos de Produccin que afectan el control de inventarios.y Se produce para satisfacer necesidades de ventas. y No pueden producirse ventas que superen la capacidad de

produccin y tampoco producirse en exceso con respecto al pronstico de ventas. y Minimizar la diversificacin de los inventarios para disminuir la inversin en inventarios y facilitar su manejo.y Justificantes para diversificar la produccin. y Utilizacin mxima de Maquinaria e instalaciones. y Mximo aprovechamiento de la mano de obra y Aprovechamiento de recursos estacional y Expansin de la empresa

Conceptos bsicos de Produccin que afectan el control de inventarios.y Los productos deben estandarizarse cuando son de lnea. y Clasificacin y codificacin de los productos as como de sus y y y y y y

partes y materiales. Sistema de clasificacin debe ser idntico en todas las reas. Sistema de clasificacin sencillo Produccin planeada con anticipacin. Programacin de produccin La programacin debe ser conocida con suficiente anticipacin por el departamento de compras. Las producciones deben programarse para reducir costos.

Importancia del control de Inventariosy Abastecimiento al rea de produccin. y Entregas oportunas de producto terminado. y Activo circulante Liquidez de la empresa. y Estacionalidad (alza y baja de costo de M.P.) y Escasez de M.P.

NIVEL DE INVENTARIOS PTIMO PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA.

Elementos del control de Inventariosy Definir Objetivos y Definir Polticas y Desarrollo de planes y Normas y Establecimiento de sistemas y procedimientos y Delegar Responsabilidades y Establecer comunicaciones

DEFINIR OBJETIVOSy Tener el mnimo de inversin en existencias, en materias primas, en y y

y y y

partes y componentes, en materiales en proceso y en productos terminados. Mantener el nivel de las existencias de M.P. de manera tal que las operaciones de produccin no sufran demoras por faltantes. Mantener el nivel de existencias de productos terminados de acuerdo con la demanda de los clientes, para as dar un servicio de entrega oportuno. Descubrir a tiempo los materiales que no tienen movimiento, o los que se han deteriorado o ya son obsoletos. Establecer una buena custodia en los almacene para evitar fugas, despilfarros o maltrato por descuido. Estar alerta ante las demandas del mercado.

Definir Polticasy Determinar si las ventas son sobre pedido o sobre la

existencia en almacenes, para establecer las polticas adecuadas de produccin y de almacenamiento de productos terminados. y Debe definirse la poltica de niveles de existencias, de acuerdo con las altas y bajas de estaciones del ao o segn las altas y bajas en perodos de produccin. y Es necesario determinar si la mercanca se almacenar en un solo almacn, en la fbrica o en los almacenes de distribucin, en distintas reas de la ciudad o del pas.

Definir Polticas.y De acuerdo con las posibilidades econmicas de la empresa,

deben definirse las polticas que fijan los lmites para compras adelantadas por riesgos de escasez de materiales o por conocimiento de futuras alzas de precios. y Las polticas deben establecer los sistemas de abastecimiento y produccin, mediante pronsticos de ventas.

Desarrollo de Planes y Normasa) b) c) d) e) f) g) h)

Desarrollo de Planes a corto plazo Desarrollo de Planes a largo plazo Determinacin de planes por perodos estacionales. Desarrollo de planes de incrementos en ventas y produccin. Desarrollo de planes para ocupar maquinaria nueva. Planes de ocupacin de personal y de utilizacin de maquinaria en lapsos de baja produccin. Establecimiento de niveles de existencias de acuerdo con los presupuestos. Adopcin de normas para la periodicidad de las compras de cada producto.

Desarrollo de Planes y NormasDeterminacin de normas para los puntos econmicos de produccin o de compra. j) Establecimiento de las normas de costos de abastecimiento, de mantenimiento de existencias en los almacenes y de prdidas en produccin por falta de materiales, por prdidas en ventas por no surtir pedidos a tiempo o debidas a cancelaciones. k) Determinacin de las normas de rotacin de productos terminados, productos en proceso, partes componentes para ensamble, materias primas, herramientas y materiales auxiliares.i)

ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSUna vez que los planes de accin hayan sido establecidos, deben implementarse los siguientes procedimientos: A. El sistema de mximos y mnimos. B. Sistema para nivelar las cantidades de seguridad o reserva. C. Un sistema para el control de materiales de alto valor. D. Un sistema para el control de materiales de poco valor. E. Un sistema para la adquisicin y el seguimiento de materiales importacin. F. Otro sistema para materiales locales. G. Sistema de punto de reorden por ciclos fijos y cantidad variable de compra

ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSH. Sistema de punto de reorden por ciclo variable y por I. J. K. L. M. N. O.

cantidad fijada por lote econmico de compra. Sistema de rdenes especiales Sistema de control de entradas y salidas de almacenes de materiales Sistema de control de inventarios de materiales en proceso. Sistema de control de entregas en produccin a almacenes. Sistema de control de calidad en el recibo. Registros estadsticos. Procedimientos para determinar lotes econmicos de produccin.

ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSProcedimientos para lotes econmicos de compra. Q. Procedimientos para calcular ventajas o desventajas de descuentos por volumen de compra R. Procedimientos para determinar costos de abastecimiento, de mantenimiento de existencias y de fallas por faltantes.P.

Delegar responsabilidadesDebe organizarse la planeacin y el control de los inventarios delegando las funciones de: A. Requerimiento. B. Compras C. Registro de existencias. D. Estadsticas y clculos de puntos de reorden y de lotes econmicos. E. Decisiones sobre periodicidad, puntos de reorden y lotes econmicos de compras. F. Decisiones sobre variaciones a normas establecidas en el inciso e.

Delegar responsabilidadesG. Auditora y control de los sistemas en la organizacin. H. Custodia de almacenes. I. J.

Programacin y control de la produccin Pronstico de ventas y produccin.

Establecer comunicacionesEs conveniente establecer fuentes de informacin y un sistema flexible de comunicacin entre todos los departamentos que afectan a la planeacin y al control de las existencias. Asimismo, debe disearse un sistema continuo y constante de retroinformacin de resultados, de anlisis y evaluacin de la retroalimentacin de medidas correctivas.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSy La vida de una empresa industrial se mantiene con los materiales

que compra, procesa y vende. y Los inventarios de los materiales son la clave de la administracin de la produccin y las ventas. y El control de los inventarios impide que un exceso de materiales se quede improductivo en los estantes de un almacn, lo cual causa prdidas por el costo de mantenerlos. y Mantener los inventarios ociosos cuesta una inversin de dinero. Si el control reduce la inversin en inventarios, el dinero ahorrado puede invertirse en algo redituable; como por ejemplo, los intereses que paga un banco, o como en la renovacin o ampliacin de la planta, que incrementa las utilidades.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSTodo control de inventarios debe resolver los siguientes problemas:1. 2.

Qu cantidad debe ordenarse. Cundo debe colocarse la orden de compra o de manufactura.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSObjetivo Principal de un sistema de control de inventarios:

y Encontrar el equilibrio ms econmico entre

dos diferentes costos que estn en conflicto: el de adquisicin y el de almacenamiento.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSCosto de Adquisicin:y Es el costo de pedido de compra, que aumenta o disminuye

segn el nmero de veces que se hagan pedidos en el ao. Costo de almacenamiento: Aumenta o disminuye segn la cantidad de unidades de cada pedido.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSINVENTARIOS MEDIANTE PRONSTICOS DE VENTAS. Para fijar las metas de un control de inventarios es necesario: 1. Conocer el pronstico razonable de ventas para cada producto o para cada grupo smil de productos. 2. Con base en este pronstico, programar los inventarios de productos terminados para asegurar un servicio oportuno a los clientes, con un mnimo de costo en la administracin.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOSPASOS PARA UNA PLANEACIN DE NIVELES PTIMOS DE EXISTENCIAS DE MATERIALES: Es necesario un plan logstico para establecer las polticas que determinen cunto y cundo reabastecer los almacenes de materiales y de productos terminados. Los pasos a seguir para tal propsito son: 1. Hacer un anlisis de los inventarios mediante el sistema de clasificacin A, B y C. 2. Obtener del departamento de contabilidad los datos necesarios para calcular el costo de abastecimiento de materiales, por parte de los proveedores, o de productos de la fbrica.

LAS METAS DEL CONTROL DE INVENTARIOS3.

4.

5. 6. 7. 8.

Obtener del departamento de contabilidad los datos necesarios para calcular el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes. Calcular el lote econmico de produccin y el de compra, con los datos proporcionados por contabilidad, empleando frmulas de sistemas determinsiticos. Fijar polticas de puntos de reorden empleando frmulas de sistemas probabilsticos. Determinar las cantidades ptimas de reserva mediante clculos probabilsticos. Establecer polticas de seguridad y prever riesgos de faltantes debidos a clculos probabilsticos. Determinar un equilibrio entre costos de faltantes y costos de excedentes en las existencias.