111251365 control interno supervision

SU

PE

RV

ISIÓ

N

SUPERVISIÓN Curso: Control Interno

1

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Objetivo general del curso

2

El participante comprende que la supervisión constituye el medio de verificar y mejorar la calidad del desempeño del control interno, esto a través del ejercicio de una supervisión continua y puntual

GENERALIDADES DEL CONTROL

INTERNO

3

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Concepto de Control Interno

4

“El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión, integradas a los procesos básicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organización.

Definición

Composición

Responsabilidad

Ejecutores

Objeto

Generalidades del Control Interno

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Objetivo del Control Interno

5


La eficacia y eficiencia de las operaciones,

La confiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas.”

Proporcionar un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, en cuanto a:

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Componentes y su interrelación

6

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

SUPER VISIÓN

Marco Integrado de Control Interno


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Roles y Responsabilidades

7


Agentes Internos Agentes Externos

Otros (Beneficiarios, Proveedores, etc.)

Legisladores y reguladores

Auditores Externos

Contraloría General de la República

Auditoria Interna

Máxima Autoridad Ejecutiva

Personal de la entidad

Ejecutivos de las unidades funcionales

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Limitaciones del Control Interno

8

Cambios organizacionales

y la actitud gerencial

Disminu-ción de

Recursos

Factor Humano

Debilidades en el diseño, errores de juicio o interpretación, mala comprensión, descuido, fatiga, distracción, colusión, abuso o excesos.

Los beneficios de los controles deben ser

considerados consecuentemente en

relación a su costo.

Revisar y actualizar los controles continuamente, comunicar los cambios al personal, y dar el ejemplo con la adhesión a estos controles.


9

ASPECTOS GENERALES DE LA

SUPERVISIÓN

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Definición de Supervisión

10

Constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de todas las actividades que desarrolla una organización, sean estas de gestión, de operación o control, realizado por los niveles adecuados.

Aspectos generales de la Supervisión

SU

PE

RV

ISIÓ

N

11

....

Contribuye a la minimización de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales.

Propósito de la Supervisión

Valora si, en cumplimiento de la misión de la entidad, se alcanzan los objetivos institucionales.

Incrementa la eficacia del desempeño del control interno.

Permite conocer en un momento dado, total o parcialmente el funcionamiento del control implantado y realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a los cambios en las condiciones.

Evalúa el funcionamiento real del sistema de control interno, la existencia de controles y su formalización en el desarrollo de las actividades cotidianas.


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Responsables de la Supervisión

12

La Dirección Superior

•Asume la responsabilidad indelegable del ejercicio de la supervisión general (SUPERVISIÓN CONTINUA Y EVALUACIÓN PUNTUAL)

Los Supervisores

•Son aquellos funcionarios a los cuales se les ha delegado autoridad para el ejercicio de determinadas funciones (SUPERVISIÓN CONTINUA) .

Auditoria Interna y Externa

•Informan oportunamente sobre las deficiencias de control interno detectadas, estos no son responsables de la implantación del control interno (EVALUACIÓN PUNTUAL)

La supervisión es ejecutada según la distribución de responsabilidades y funciones asignadas y autoridad delegada en la estructura organizativa.

Dirección Superior

Gerencia Comercial

Gerencia Operativa

Gerencia Financiera

Contabilidad

Presupuestos

Auditoria Interna


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Características de los Supervisores

13

con competencia e idoneidad,

observando la aplicación de las reglas internas vigentes, y

con aplicación de su criterio y juicio profesional


El Supervisor está obligado

a responder por sus

funciones ejerciendo las

mismas:

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Calidad de la Supervisión

14


Calidad de la

supervisión

Oportunidad

Frecuencia

Competencia Cumplimiento

Alcance

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Riesgos ante la falta de Supervisión

15

RIESGOS

Riesgos Internos Riesgos Externos

• Inexistencia de información oportuna para la toma de decisiones

• Incumplimiento en las labores, pérdida de bienes y recursos, incumplimiento de metas.

• Inexistencia de retroalimentación y mejoramiento de los controles.

• Desconocimiento de la eficacia del proceso de control interno.

• Desatención de la dirección sobre los hallazgos y recomendaciones de los auditores internos y externos.

• Insatisfacción del servicio ofrecido por la entidad

• Pérdida o reducción de mercado

• Inexistencia de proveedores de bienes o servicios a ser utilizados como insumo

• Fusión, absorción o liquidación de la entidad


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Formas de Supervisión

16

Supervisión Continua (ON GOING)

Evaluaciones Puntuales (PERIÓDICAS)

Supervisión Combinada


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Formas de Supervisión (Cont.)

17


Supervisión Continua

Evaluaciones Puntuales

Periódica

Posterior

Auditorías

In point

Continua

Concurrente

Coaching

On Goin EQUILIBRIO

Evaluación Combinada

SU

PE

RV

ISIÓ

N


18


Equilibro de la Supervisión

PARÁMETROS: Nivel de riesgo Adecuación de

la Supervisión Continua

OBJETIVO

Asegurar el mantenimiento de la

eficacia del control interno

EVALUACIONES PUNTUALES Menor Mayor

SU

PE

RV

ISIÓ

N C

ON

TIN

UA

M

eno

r M

ayo

r

SU

PE

RV

ISIÓ

N


19


Características Especificas

Ejecutores

Focalización

Frecuencia

CARACTERÍSTICAS SUPERVISIÓN

CONTINUA EVALUACIONES

PUNTUALES

Destinatario

Supervisores

Actividades de Control

Periódica (recurrente)

Nivel ascendente (formal e informal)

Auditoría Interna y Externa y autoevaluaciones

Todos los componentes

Periódica

Dirección Superior (formal)

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Monitoreo

permanente

Monitoreo

frecuente

Monitoreo

“especial”

Probabilidad

Imp

acto

Monitoreo

regular

+

+

_

_



Análisis, monitoreo y control

(acción preventiva)

SU

PE

RV

ISIÓ

N

21

Diferenciación con los controles directos


Gerenciales

De procesamiento

Independientes

CONTROLES DIRECTOS SUPERVISIÓN



Eficacia de los controles

Eficacia del proceso de control interno

OBJETIVOS

MEJORAS SITEMICAS ACCIONES CORRECTIVAS

Pretende el mejoramiento de los controles

Busca la detección de controles

SU

PE

RV

ISIÓ

N

22

Diferenciación con los controles directos (Cont.)


Naturaleza

Objetivo

Alcance

CARACTERÍSTICAS CONTROLES

DIRECTOS SUPERVISIÓN

Frecuencia

Control

Minimizar riesgos

Tareas

Constantes

Control de controles

Evaluar eficacia del proceso de Control Interno

Tareas, operaciones o sistemas

Periódica

Resultados

Propósito

Detección – Permite correcciones puntuales

Evitar que transciendan errores

Informe formal o informal – Permite correcciones generales

Mejorar la eficacia del proceso de Control Interno

SU

PE

RV

ISIÓ

N

23

Relación con el control interno

la confiabilidad de la información acerca del avance en el logro de los objetivos y metas y en el empleo de

criterios de eficacia, eficiencia y económica, expresados en informes de gestión, operativos y

financieros

el cumplimiento de la legislación y normativa interna vigente, incluyendo las políticas y los procedimientos

emanados de la propia organización, y

en los niveles de calidad logrados en el desempeño real.

Contribuye al mejoramiento de los objetivos del proceso de control

interno para que la dirección superior a la que apoyan tengan la

seguridad razonable en:


24

SUPERVISIÓN CONTINUA

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Definición

25

Es la revisión y evolución sistemática de los

componentes y elementos que forman parte del control

interno. Esta íntimamente relacionada con las

actividades corrientes y se desarrolla principalmente

con la aplicación de las actividades de control

directas y debe conducir a identificar controles débiles, insuficientes o innecesarios


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Alcance

26


gerenciales

de procesamiento

independientes

Determinadas tareas que realiza el personal en cumplimiento de sus funciones

Controles regulares efectuados por la dirección superior y el nivel ejecutivo


Comprende los controles:

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Comprobación diaria de la efectividad del sistema de control

Verificaciones de registros contra la existencia física de los recursos

Análisis de los informes de auditoría, reporte de deficiencias, autodiagnósticos y otros

Comparación de información generada internamente con otra preparada por entidades externas

Reuniones de trabajo, comisiones especiales o círculos de calidad

Detección de fraudes u otros actos indebidos

Actividades de la Supervisión Continua

27

La supervisión continua implica la

ejecución de las siguientes actividades:


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Mantener la autoestima del supervisado

• Dirigirse con respeto sin afectar la dignidad de sus colaboradores

Centrarse en el producto

• Concentrarse en el producto esperado de sus colaboradores

Fomentar la participación de los colaboradores

• para motivar a sus colaboradores

Escuchar para motivar

• Para generar en el colaborador la confianza y el deseo de desempeñarse eficientemente en el trabajo

Características que deben reunir los supervisores

28

Forma de comportamiento de

los supervisores durante la supervisión

continua:


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Coaching

29

Atributos del coach

Ayudar a los funcionarios a mejorar su aptitudes.

Desarrollar las capacidades individuales y de grupo.

Otorgar mucha responsabilidad, autoridad y autonomía.

Claridad Apoyo Construcción de confianza Mutualidad Perspectiva Riesgo Paciencia Confidencialidad Respecto

Propósito

COACHING Sistema que incluye procesos, estructuras, herramientas de

trabajo y un estilo de liderazgo


30

EVALUACIONES PUNTUALES

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Definición

31

Las evaluaciones puntuales:

cubren la evaluación de la efectividad del sistema de control interno

aseguran que el control interno logre los resultados deseados basándose en métodos predefinidos y procedimientos

sirven para examinar y determinar la continuidad de la eficacia de los procedimientos de supervisión continua


1

2

3

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Alcance y frecuencia

32

FR

EC

UE

NC

IA

Depende del tipo de evaluación (completa o especifica), a raíz de las siguientes razones: Cambios importantes en la estrategia o gestión, Adquisiciones o enajenaciones, Cambios en las condiciones económicas o

políticas, y Cambios en las operaciones o los métodos de

procesamiento de datos.

ALC

AN

CE

Depende del objetivo a ser evaluado: Eficacia y eficiencia de las

operaciones, Confiabilidad de la

información, y Cumplimiento de leyes y

normas.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones puntuales, depende de:

la significatividad de los riesgos

la importancia de las respuestas a los riesgos

los controles disponibles para gestionarlos


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Dirección Ejecutiva

•En forma de autoevaluaciones, en las que los responsables de una determinada unidad o función establecen la efectividad de los controles para sus actividades.

Auditores Internos

• La evaluación del control interno forma parte de sus actividades obligatorias y recurrentes y estos son realizados como: Parte de un examen, donde permite determinar con precisión el enfoque a desarrollar o como un examen independiente.

Auditores Externos (CGR, UAI Entes Tutores, FPA y PI)

•Por mandato legal, la evaluación del control interno también es parte de un examen, donde permite determinar el enfoque a aplicar, o como un examen independiente.

Responsables de las Evaluaciones Puntuales

33


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Proceso de evaluación

34

Planeación Ejecución

Generación de informes y

acciones correctivas

Define los objetivos y alcance

Identifica al directivo del proceso a evaluar

Conforma el equipo Define la metodología y

calendario Define el plan de evaluación

Pasos a seguir en las evaluaciones

Obtiene conocimiento del proceso

Comprende el control interno

Aplica método de evaluación Analiza los resultados Documenta las deficiencias Revisa y valida los resultados

Valida los resultados Obtiene comentarios y

planes de corrección Emite el informe final

de evaluación


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Metodologías y herramientas

35

Metodologías y Herramientas:

Diagramas de flujo del proceso

Matrices de riesgo y de control

Manuales de referencia de riesgo y de control

Benchmarking, empleando información interna, del sector o de empresas afines

Técnicas de auditoría asistidas por computador

Talleres de trabajo de autoevaluación de riesgos y de control

Cuestionarios

Sesiones moderadas


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Documentación de soporte

36

Instituciones grandes DOCUMENTACIÓN Instituciones pequeñas

Manuales de políticas

Organigramas formales

Descripciones de trabajos

Diagramas de flujo

La alcance (extensión) de la documentación depende de: el tamaño, la complejidad, y factores similares

Mayores controles formales y menores controles informales

Mayores controles informales y menores controles formales

Esto no significa que el control interno no sea efectivo, o que no

pueda ser evaluado

Hace mas eficiente la evaluación, porque facilita el entendimiento de los empleados sobre como opera el sistema y sus roles particulares, y hace fácil modificarlo cuando sea necesario


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Plan de acción

37

Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos

Decidir sobre el alcance de la evaluación (objetivos, componentes o actividades)

Identificar actividades que proporcionan tranquilidad (tareas relevantes)

Analizar y considerar los hallazgos hechos por los auditores internos y externos (adecuado aceptable, adecuado con deficiencia o inadecuada)

Priorizar las áreas de mayor riesgo que exigen atención inmediata (riesgo alto, moderado o bajo)

Desarrollar un plan de evaluación con segmentos cortos y largos (alcance pretendido, oportunidad, metodología, informes y seguimientos)

Realizar en conjunto evaluaciones puntuales


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Rol de la Unidad de Auditoria Interna

38

La UAI favorecerá al propósito de la supervisión, si estos:

Desarrollan una planificación estratégica en función a su nivel de riesgo

Formulan el POA y lo ejecutan con total independencia e imparcialidad

Obtienen un apoyo formal de la MAE de la entidad

Tienen el acceso irrestricto a toda la información y archivo

Disponen de manuales de procedimientos actualizados y aprobados

Evitan la duplicación de esfuerzos en el trabajo con la entidad tutora

Ejecutan eficaz y eficientemente el programa operativo

Mantienen un nivel actualizado de conocimientos

Disponen de una estructura organizativa suficiente

Emiten recomendaciones oportunas y aplicables

Reflejan una imagen respetable de alto nivel técnico

Resultados de la Supervisión

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Rol de la Auditoría Externa

39

Apoyo de la Auditoría Externa en la Supervisión:


Califican la eficacia de los sistemas de administración y control interno

Opinan sobre la confiabilidad de los registros contables y operativos

Evalúan los resultados de eficiencia y economía de las operaciones

Dictaminan sobre la razonabilidad de los estados financieros

Evalúan el trabajo de la unidad de auditoría interna

Realizan el análisis de los sistemas operativos y administrativos y de las técnicas y procedimientos de control interno incorporados en ellos.

Realizan el análisis legal de los resultados presentados en los informes de auditoría interna y externa

Evalúan las inversiones y contratos o de los resultados de economía y eficiencia de las operaciones

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Supervisión Combinada

40

EFICACIA DE LA SUPERVISIÓN


EVALUACIONES PUNTUALES

Cuanto mayor sea la eficacia de la supervisión continua menor será la

necesidad de evaluaciones puntuales

SUPERVISIÓN CONBINADA

41

RESULTADOS DE LA

SUPERVISIÓN

Información de deficiencias

SU

PE

RV

ISIÓ

N

Información de deficiencias

42



Información de Terceros

DEFICIENCIAS

Es una condición dentro de la cual un sistema de control interno es digno de atención, en consecuencia una

deficiencia:

Es una situación (hecho) que representa una debilidad percibida,

potencial o real que puedan afectar la consecución de los objetivos de la entidad

Es una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno a fin de

proporcionar mayor probabilidad de que se

logren los objetivos de la entidad

Deben informase a aquellos que tomarán las acciones necesarias


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Información de deficiencias (Cont.)

43

¿Por qué no se usó el nuevo precio? ¿Qué controles existen para asegurar que los

incrementos en precios se ingresen al sistema de información correcta y oportunamente?

¿Podría otro componente de control interno identificar el problema de manera oportuna, para que el vendedor no sea quien señale el error?

Ejemplo: Considerando que no existe ningún problema tan insignificante que no merezca una investigación de sus implicaciones, un vendedor señala que las comisiones de venta ganadas fueron calculados incorrectamente.

Causa: Uso de un precio desactualizado de un producto particular

Efecto: Subestimación de las comisiones, así como de la subfacturación de los clientes (pérdidas económicas)

Acciones a seguir: Recálculo de todas las comisiones de los vendedores y la facturación

Interrogantes:


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Fuentes de información de las deficiencias

44

Fuentes de información

de las deficiencias:

Sistema de Control Interno



Información de Terceros

Generan intuiciones al personal directamente implicado en las actividades de la entidad

Destacan áreas con necesidades de mejora

Información sobre el funcionamiento del sistema de control interno

De: clientes, proveedores y otros que colaboran con la entidad (auditores externos, órganos tutores y reguladores)

Aquellos ejecutados por la MAE, Auditor Interno y otros

Incluyen las actividades administrativas y la diaria supervisión

Sus informes deberán ser considerados cuidadosamente a causa de sus

implicancias


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Destinatarios de los deficiencias

45

La información rutinaria, aquella generada por los empleados en la realización de las actividades operativas regulares

La información sensible así como de actos ilegales o impropios

Los hallazgos de deficiencias de control interno

Al inmediato superior, y éste a todas las direcciones y estas a las personas que pueden o deberían actuar al respecto (comunicación hacia arriba o lateralmente)

A las personas que están en posición de tomar la acción correctiva (a través de canales de comunicación alternativos)

A los responsables de la función o actividad implicada que están en posición de tomar la acción correctiva, y a nivel de administración que es responsable directo de la persona

Al nivel suficientemente alto para asegurar la acción apropiada

Cuando transcienden los límites organizacionales


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Directrices para el reporte de deficiencias

46

Proporcionar la información necesaria sobre las deficiencias de control interno al lugar correcto, es crítico.

Por ello se establecen protocolos

donde se definen la

información necesaria:

Un Directivo

Una MAE

La dirección ejecutiva

Información que afecta a las acciones o el comportamiento del personal bajo sus responsabilidad

Información necesaria para alcanzar los objetivos específicos

Información sobre infracciones serias de políticas y procedimientos

Información que pudiera tener impacto financiero o implicancias estratégicas o que pueda afectar la reputación de la entidad

Información sobre deficiencias de control interno que afecta a sus unidades

Requiere:


SU

PE

RV

ISIÓ

N

Fin

47

111251365 control interno supervision

Documents