PLAN DE COMUNICACIÓN Y CONTINGENCIA.CASO: CENTRO DE CONVENCIONES UTPL.

1. ContextoCon el fin de apoyar a la gestión académica que realiza la UTPL, a finales del 2004 inicia sus actividades el Centro de Convenciones (en adelante CC) de la UTPL con la apertura del IV Congreso de Superdotación y Talento. Hasta la fecha se han organizado más de 30 congresos internacionales y una centena de certámenes de carácter nacional.

Según como se ha popularizado el local, ha ido creciendo la demanda de las instituciones externas, para realizar sus actos en el CC (sesiones solemnes, graduaciones, lanzamientos, congresos, noches de gala, espectáculos sonoros, etc.) Esta permanente solicitud incluso ha afectado la organización de los eventos internos y en varias ocasiones se ha tenido que postergar eventos o realizarlos en otros escenarios universitarios inapropiados para la ocasión y trascendencia.

La mayoría de los organizadores de los eventos externos siempre solicitan a la universidad un auspicio, el cual ha sido otorgado casi siempre en más del 40%, considerando que la hora de utilización oficial del CC es de 200 dólares. Como valor referencial es importante tener en cuenta que la creación del centro de convenciones demandó un gasto aproximado de un millón de dólares.

La nueva disposición de nuestras autoridades es que se suspendan todos los eventos externos que no estén dentro de las líneas de gestar conocimiento; sin que esto dañe las relaciones que se tienen con cada una de las instituciones involucradas (en su mayoría colegios y organismos de gobierno).

Para lo que resta del 2008 muchas instituciones de fuera ya han realizado el abono del 50% que exigen las políticas de reservación del CC para diversas actividades; entre las más próximas:

- Incorporaciones colegio Militar / julio 2008 - Incorporaciones colegio Liceo / julio 2008- Encuentro de ex alumnos CIO / agosto 2008

2. ObjetivosPropiciar alternativas para disminuir molestias y reacciones negativas en contra de la universidad, por parte de personas o instituciones externas, a las se les tuviese que suspender y/o cambiar la sede para la realización de un evento.

Metas reales- Proponer las formas y mecanismos de comunicación adecuados a las

situaciones de crisis que se presentasen, dirigidas a públicos externos.- Aportar con mensajes claves a los diferentes grupos de interés para

homogenizar el discurso. - Proponer una política alternativa, de servicios y atención en eventos, hacia

terceros ante el surgimiento de una crisis.

- Generar vínculos de cooperación con los aliados, a través de estrategias de comunicación, para implementar los servicios alternativos.

3. Sistemas de Alerta.a. La creciente demanda externa del CC para la organización de diversos eventos

por parte de las instituciones de la ciudad de Loja.b. Postergar eventos internos o realizarlos en otros escenarios inapropiados.c. El deterioro de las instalaciones, debido al creciente número de eventos

externos.d. El agotamiento por parte de los empleados de la unidad.

4. Actores y audiencias

A favor- Autoridades universitarias

- Trabajadores de la unidad

- Comunidad universitaria

- Administración

En contra- Instituciones educativas de la ciudad

- Organismos gubernamentales

- Ongs.

- Gremio de fotógrafos

- Empresas proveedoras de insumos para eventos (sonido, luces, tarimas, arreglos florales, etc.)

Neutrales

- Estudiantes UTPL

- Padres de familia de estudiantes

Imprevisibles- Medios de comunicaciòn- Municipio de Loja- Alguna autoridad local de gobierno

- La empresa eventos Ecuador.

5. Lista de Contactos

- Dirección de Relaciones interinstitucionales de la universidad- Administración del centro- Colegios de la ciudad- Gobernación de Loja- Proveedores de insumos- Medios de comunicación- Eventos Ecuador

6. Audiencias

- Directores de colegios y de ciertas instituciones locales (hostiles)- Proveedores de insumos para eventos (hostil)- Gremio de fotografos de Loja (hostil)- Autoridades de la universidad ( a favor)- Empleados de la unidad ( a favor)

7. Mapa de medios

La cobertura geográfica de los medios sería en la ciudad de Loja. Y por la cobertura y contenidos se ha seleccionado los siguientes medios: en TV, Ecotel y UV Televisión. En radio: Centinela del Sur, Radio Loja y Súper Láser. En prensa: La Hora y la Crónica. Como soporte a esta comunicación, en Vistazo sería importante salir con un

reportaje que destaque el aporte de la Universidad al desarrollo económico y social de la ciudad a través de la organización de eventos en el CC.

8. Previsiones de impacto

Este caso puede tener repercusiones negativas, si alguna institución afectada actúa por medio de vías legales, bajo el argumento de que cuentan con contratos de servicios firmados1 y anticipos pagados.

Además se pueden generase dificultades con las instituciones educativas de la localidad, generando algún tipo de trabas en acercamientos por parte de la universidad hacia sus públicos.

Se sugiere no dar mayor trascendencia en los medios de comunicación. Los comunicados serán en forma directa desde un vocero de la Universidad a los representantes de todas las instituciones involucradas.

En caso de presentarse estas situaciones y a medida como se vaya desenvolviendo la crisis, se presentaría un segundo comunicado como respaldo a la decisión adoptada, a través de los medios de comunicación en donde se de a conocer: la cantidad de eventos realizados hasta la fecha, la repercusión económica hacia la ciudad, testimonios de los organizadores externos, etc.

Se tendría previstos los espacios en Ecotel y en La Hora.

9. Análisis fortalezas y debilidades

Fortalezas- El Centro de Convenciones se constituye en un lugar de encuentro para

eventos académicos, culturales y empresariales de alto nivel.

- A través de los eventos se genera fuentes de empleo y se inyecta el factor económico de la región sur.

- Somos la única Universidad del país con un Centro de Convenciones con capacidad para alojar a la mayor cantidad de profesionales.

- Capacidad tecnológica dual para conexión satelital con expertos de otros países.

Debilidades- Poca atención a los eventos internos.

- Se cuenta con mayor personal formado en competencias técnicas audiovisuales, frente al personal de gerencia y servicios.

- Proximidad de los eventos (internos – externos).

1 Se adjunta modelo de contrato en anexos.

- Débil comunicación y promoción de las políticas de servicio hacia el público.

10. Flujos de información.

Voceros institucionales

Los canales de información estarán basados en tres instancias.

a. Dirección de Relaciones Interinstitucionales (como fuente cuando la necesidad informativa abarque un grado mayor. Ejemplo (visión universitaria).

b. Administración del CC. (como fuente informativa cuando la necesidad involucre aspectos técnicos y logísticos).

c. El portavoz oficial de la institución deberá ser una persona propia de la universidad, se sugiere alguien del mismo gabinete de VIA Comunicaciones.

11. Plan de actuación

Se pretende llegar a la comunidad lojana para posicionar el Centro de Convenciones como lugar de encuentro académico y espacio, con las instalaciones adecuadas, para la reflexión. Ante casos en que emerja una crisis, como es cubrir la demanda interna ante organismos internacionales se sugieren las estrategias de respuesta:

Silencio: Ante señalamientos de:o El cumplimiento de la política de servicio no

dejó espacio para atenciones preferentes.o Atención exclusiva a eventos de la institución.o Las opciones técnicas diseñadas para el

servicio.o La inflexibilidad para atender otras demandas

de servicio fuera de la UTPL.

Re-activa: o Desatención de cultura y valores locales.o Compromiso con educación media.o Privilegio de lo foráneo ante lo local.o Vinculación con calidad de educación de UTPL.o Interés de lucro.

Pro-activa:

o Mostrar apoyo a economía local.o Establecimiento de relaciones que permiten

generar otros eventos.o Propuesta de alternativas oportunas y

convenientes para afectados.o Confianza que genera la ciudad para atender

eventos ante comunidad externa.o Presentar equidad y mostrar cifras de atención

a público en eventos internos y externos a la UTPL.

En torno a estas directrices se ejecutarán las acciones detalladas en este plan, en una combinación de medidas pro-activas y re-activas; que se utilizarán en medio de la reacción de la comunidad local.

El Gabinete de comunicación de la UTPL ejecutará lo señalado en este plan y procederá a realizar los comunicados y alertar a los voceros para que respondan ante los probables requerimientos de periodistas.

12. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIONLa crisis que genera este plan es fruto de una intervención de la UTPL para atender las necesidades internas ante solicitudes de servicios de terceros, por lo que se sugiere:

Hacer pública la situación inmediatamente haya ocurrido.

Tomar contacto con los líderes de otras organizaciones.

Utilizar medidas y mensajes pro-activos.

Presentar la información a medios de comunicación locales, ya que la situación afectará a empresas u organizaciones con domicilio en la ciudad.

Preparar, alertar y recordar mensajes claves a voceros institucionales.

Comunicar al público interno la situación y disponer se atienda la necesidad emergente con los procedimientos convencionales.

13 Argumentarios

¿Cuál es el motivo por el que la Universidad no permite el uso del centro de convenciones?Por que el Centro de Convenciones se constituye en un lugar de encuentro para eventos académicos, culturales y empresariales de alto nivel, con las instalaciones adecuadas, para la reflexión y busca cubrir la demanda interna ante organismos internacionales que generan y potencian la educación y a la vez la vinculación de la Universidad con el desarrollo de la ciudad.

¿Qué instituciones no tienen acceso al uso del Centro de Convenciones?

Tiene acceso toda institución cuya actividad vaya acorde con los fines de nuestra institución

¿Qué pasa con las instituciones que ya pagaron por adelantado el uso de las instalaciones del Centro de Convenciones?

Con la finalidad de evitar molestias e inconvenientes, nuestra institución a través del departamento de contabilidad, se compromete en realizar los reembolsos a través de transferencias bancarias. Además en virtud de la confianza depositada en la universidad, se le facilitará los contactos de otros escenarios similares y pondrá a disposición los servicios de protocolo y asesoramiento en la organización de eventos. ¿Qué pasa con todas las empresas que proveen de servicios al Centro de Convenciones?

Todos los proveedores de la Institución seguirán prestando sus servicios y con la misma cantidad de trabajo, puesto que la Universidad buscará en lo posible seguir estableciendo vínculos académicos y culturales.

Mensajes claves:

Público externo- El CC es un lugar de encuentro para eventos académicos, culturales y

empresariales de alto nivel.- Facilitaremos los contactos de otros escenarios similares y se pondrá a

disposición los servicios de protocolo y asesoramiento en la organización de eventos.

- Los proveedores seguirán prestando sus servicios y con la misma cantidad de trabajo.

Público interno- El CC es un lugar de encuentro para eventos académicos, culturales y

empresariales de alto nivel.- Solicitamos su apoyo y desempeño en la organización de eventos académicos.

14. Comunicados

Internos

Loja, 28 de junio 2008

Estimados docentesUniversidad Tècnica Particular de Loja

Como es de su conocimiento nuestro Centro e Convenciones, con su esfuerzo, se ha

constituido en un lugar de encuentro para eventos académicos, culturales y

empresariales del alto nivel, que desde el Sur del País convoca a públicos selectos, y

ha generado la utilización de servicios en la ciudad, que de forma directa e indirecta

generan empleo; en este contexto y ante las crecientes demandas, locales e

internacionales, para organizar y desarrollar congresos, simposios, encuentros, etc.

debemos compartir nuestros recursos y otorgar espacios que luego nos permitan

crecer en y con la ciudad, por esta razón nos vemos en la necesidad de reprogramar

la realización del evento …………., planificado para …………, por parte de ………….,

que se suspende para llevarse a cabo en un nuevo espacio, para el cual aportaremos,

a través de nuestro personal, con igual calidad al servicio que brindamos en el Centro

de Convenciones.

Ante esta situación compartimos la actuación que llevaremos desde la UTPL,

solicitamos su apoyo en la gestión de eventos académicos y aspiramos que nuestro

desempeño nos permita contribuir en el crecimiento de Loja y el País.

Atte. El Gerente del Centro.

Externo

Distinguido amigo

El desarrollo académico de la UTPL condujo a que, desde noviembre de 2004, contemos en

Loja con un lugar de encuentro para eventos académicos, culturales y empresariales del alto

nivel, el Centro de Convenciones de la UTPL, que ha ganado, con el apoyo de todos, ser

considerado punto de encuentro y de calidad; así Loja, al sur del país, ha mostrado su imagen

como centro de cultura, turismo y sitio de biodiversidad al mundo.

La organización de eventos genera la utilización de servicios en la ciudad, que de forma directa

e indirecta generan empleo; en este contexto y ante las crecientes demandas del público, local

e internacional, para desarrollar congresos, simposios, encuentros, etc. el Centro de

Convenciones de la UTPL debe compartir sus recursos y otorgar espacios que luego nos

permitan crecer en y con la ciudad, por esta razón nos vemos en la necesidad de reprogramar

la realización del evento …………., planificado para …………, por parte de …………., que se

suspende para llevarse a cabo en un nuevo espacio, para lo cual la UTPL se compromete a dar

apoyo, a través de su personal, para que se ejecute con igual calidad de servicio al que

brindamos desde nuestro Centro de Convenciones.

Con la finalidad de evitar molestias e inconvenientes, nuestra institución a través del

departamento de contabilidad, se compromete en realizar los reembolsos a través de

transferencias bancarias. Además en virtud de la confianza depositada en la universidad, se le

facilitará los contactos de otros escenarios similares y pondrá a disposición los servicios de

protocolo y asesoramiento en la organización de eventos.

Nuestro compromiso con Loja se mantiene y proyecta para continuar proponiendo alternativas

de bienestar para la comunidad; confiamos en aportar, en estos como en otros eventos, con el

talento del equipo humano lojano que es parte del Centro de Convenciones de la UTPL.

Atte.

Dirección de RR II, El Gerente del Centro de Convenciones

15. Recursos tácticos- Agenda telefónica y correo electrónico de los periodistas de los medios de

comunicación que promueven la gestión de la Universidad y están dentro de la

provincia.

- Agenda telefónica y correo electrónico de instituciones públicas y privadas que

han solicitado los servicios del Centro de Convenciones.

- Una oficina exclusiva en el Centro de Convenciones, provista con internet, con

una línea telefónica, fax, papelería y otros materiales. Todas las llamadas

entrantes a la Universidad, respecto a este comunicado deben ser inducidas al

CC.

ANEXO

Contratación para eventos externos

Cuando la universidad crea conveniente el arrendamiento de su infraestructura para eventos externos se debe aplicar el contrato de alquiler diseñado para el efecto:

CONTRATO DE ALQUILER No. 00 - 08

En la ciudad de Loja, a los ……… días del mes de ………. del dos mil ocho, comparecen por una parte, el Dr. José Barbosa Corbacho, en su calidad de RECTOR-CANCILLER (E) de la Universidad Técnica Particular de Loja, y en representación legal de la misma; y, por otra, el Sr. ………., a quienes en adelante se denominarán “LA UNIVERSIDAD” y “EL ARRENDATARIO” respectivamente, los mismos que convienen celebrar el presente contrato de alquiler al tenor de las siguientes cláusulas:

PRIMERA.- ANTECEDENTES.- La Universidad cuenta con un Centro de Convenciones para 800 personas, repartidos en tres salas que pueden ser independientes o una unificada, el mismo que consta de 800 sillas 5 computadoras, sonorización vocal, 1 set de 11 micrófonos inalámbricos, 3 pantallas de proyección, 3 proyectores de datos y video, tarima y mesa directiva para escenario, podium, sal VIP, sala de información, camerino, seguridad y personal tècnico.

SEGUNDA.- OBJETO.- Con los antecedentes anotados anteriormente, La Universidad, da en arrendamiento, a favor del Sr……………., el antes mencionado Centro de Convenciones para que este sea utilizado para ( se describe el evento)………….

TERCERA.- PRECIO.- El valor de arrendamiento por hora y por adelantado que deberá pagar el Arrendatario a favor de la Universidad por el Centro de Convenciones materia de este contrato es el de USD $...( Dos DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMÉRICA)

sin IVA; valor que será cancelado a la Universidad con 24 horas de anticipación al evento (o el 50% a 48 horas de empezar el evento y el resto al terminar el mismo).

CUARTA.- PLAZO.- El presente contrato tiene una duración de……………, contado a partir de la fecha de suscripción de este contrato, indicada al inicio de este documento. (especificar que día (s) es y cuantas horas diarias)

QUINTA.- OBLIGACIONES.- El Arrendatario se obliga a dar una buena conservación al Centro de Convenciones materia de este contrato, comprometiéndose a devolver las instalaciones y equipamientos del mencionado local, en las mismas condiciones de funcionalidad en que lo recibieron. Todas las mejoras y reparaciones que deba realizar El Arrendatario, las hará con previa autorización de la Universidad.

Además cumplir con las políticas y reglamentos de La Universidad (ver anexo I)

SÉXTA.- RATIFICACION Y CONTROVERSIAS.- Las partes contratantes aceptan y se ratifican en todo el contenido de este contrato; y en caso de controversia o diferencia derivada de este contrato, las partes la someten a los servicios de mediación que ofrece el Centro de Análisis y Resolución de Conflictos de la Universidad Técnica Particular de Loja, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley de Arbitraje y Mediación, a su respectivo reglamento como Centro, y a las normas que las partes creyeren convenientes. No podrá presentarse demanda ante la justicia ordinaria si no existiere un Acta de Imposibilidad de Acuerdo.

Para constancia firman las partes, en la ciudad de Loja a la fecha indicada al inicio de este instrumento.

Dr. José Barbosa Corbacho Sr. ……………………….RECTOR–CANCILLER (e) C.I.: …………………….. EL ARRENDATARIO