Administracin de Proyectos Informticos Conceptos Bsicos

Mejora, Rediseo y Reingeniera de ProcesosIngeniera de ProcesosIng. Anbal Sardn PaniaguaAnibalSardonP@gmail.com1Diferencias entre Mejora, Rediseo y Reingeniera de Procesos2BajoCorto, bajoBajoExpectativa de ResultadosTiempo y costo para la mejoraCompromiso ejecutivoDrmaticosLargo, altoMuy altoImperativoNecesidadBasada en laT.I.AltoRiesgoBajoPequeoRadicalGrado delcambioPocoimportanteMejora delProcesoRediseodel ProcesoReingenierade Proceso2Mejora de Procesos 3La mejora de procesos, implica entender y trabajar en la cadena de valor, sobre la base de:

Comportamiento del equipo;

Compromiso de mejora constante;

Establecimiento de objetivos locales;

Establecimiento de mecanismos de medicin;

Verificacin de resultados;

Aplicacin de medidas preventivas y correctivas.

3Mejora de Procesos 4El lder de proyecto debe establecer una secuencia de pasos para la mejora:

Definir el problema o las desviaciones detectadas (indicadores y objetivos);

Mecanismos de medicin;

Identificar las causas del problema (relevantes, posibles soluciones y opcin ms adecuada);

Planes de accin e implementar mejoras;

Controlar, ajustar de acuerdo a monitoreos.4Mejora de Procesos 5Procedimiento para revisin o mejora:

Mejora de la definicin de los procesos;

Revisin y mejora de los lmites iniciales, finales o intermedios;

Revisin y mejora de los propietarios y sus responsabilidades;

Revisin y mejora de las salidas del proceso;

Revisin y mejora de las actividades del proceso;

Revisin y mejora de las entradas del proceso; y

Revisin de los indicadores del proceso.5Mejora de Procesos6En Conclusin.......

Mejorar los estndares;

Mejorar la calidad y la productividad;

Estandarizar procesos;

Reconocer que se tiene una No conformidad, desviacin, problema o necesidad; y

Mejora continua de los procesos. Hacer las cosas bien siempre !6Rediseo de Procesos 7El Rediseo implica:

Lograr un aumento en la productividad de la organizacin;

El usuario trabaja ms rpido;

No debe confundirse con la gestin del conocimiento o de apoyo a la toma de decisiones;

Involucrarse desde la raz de la problemtica

7Rediseo de Procesos8Involucrarse en la necesidad y/o problemtica:Desarrollar la visin de negocio:

Identificar los objetivos de los procesos a travs de: Reduccin de costos Mejoras de calidadReduccin de tiempoReduccin de recursos

Identificar los procesos a redisear;Comprender y medir los procesos existentes;Identificar herramientas tecnolgicas que puedan influenciar en el rediseo.8Rediseo de Procesos9Metodologa de Rediseo de Procesos:

Definir el proyecto;Entender la situacin actual;Redisear en base a patrones, incluyendo la simulacin propuesta;Diseo del sistema y construccin de prototipos;Implementar la solucin.9Rediseo de Procesos10Tecnologa de Informacin y Rediseo de Procesos:

La IT provee de medios para el mejoramiento;

An as la IT no es indispensable:

Si solo automatizamos un proceso ineficiente (aceleracin del desorden).10Rediseo de Procesos11En conclusin.......

Procesos de organizaciones diferentes y por lo tanto la tecnologa varia;

No hay modelos estndar para representar el rediseo de procesos;

Considerar el impacto en el personal;

Cambios a mediano plazo;

Identificar mapas de procesos de la organizacin; y

Eliminacin de tareas burocrticas.11Rediseo de Procesos12Claves del xito:

Implicacin de la alta direccin;

Renovacin de los sistemas actuales;

Hallar un equilibrio razonable de costo/beneficio;

Compartir conocimiento de distintos departamentos.12Beneficios del Rediseo de ProcesosElimina actividades burocrticasDisminuye costos de produccinMejora la calidad en productos y serviciosMejora la atencin a clientesReduce el ciclo comercialMejora la competitividadHace viable el cambioReingeniera de Procesos14Ingeniera:La aplicacin de los conocimientos cientficos a la invencin, perfeccionamiento y utilizacin de la tcnica industrial;

La funcin coherente que un grupo de expertos aporta al proceso creador de una realizacin tcnica;

Es la forma como el hombre desarrolla tcnicas para realizar de manera ms fcil, las cosas;1415Reingeniera:

Es la revisin de los procesos, a fin de hacerlos mucho ms efectivos;

Es el rediseo rpido y radical de los procesos estratgicos de valor agregado, de los sistemas, las polticas y las estructuras organizacionales.Reingeniera de Procesos

1516Reingeniera:

Permite aplicar todos los conocimientos en la empresa con el propsito de lograr:

Mayor rapidez;

Mayor calidad;

Mayor cantidad;

Menores costos;

Mayores ganancias.

Reingeniera de Procesos1617Impulsores:

Cliente: participa sin saberlo en los procesos, para detectar posibilidades, ajustar inventarios y manipular precios;

Competencia: obliga a las empresas a revisar sus procesos;

Reingeniera de Procesos

1718Impulsores:

Costos: costear las operaciones, calculando las actividades del proceso, con resultados exactos;

Tecnologas: existe una relacin cclica entre la capacidad de la tecnologa y la reingeniera de procesos.

Reingeniera de Procesos

1819El papel de TI:

Informacin disponible en un lugar y momento

Slo los expertos pueden realizar los trabajos complejos

La empresa elige: centralizacin o descentralizacin

Regla Clsica

Tecnologa

Nueva Regla

Bases de Datos compartida

Sistema expertos

Redes de telecomunicaciones

Informacin simultanea en varios sitios

Un analista puede realizar el trabajo de un experto

Alcanzar los beneficios derivados de la centralizacin y descentralizacin

Reingeniera de Procesos1920Los directivos deben tomar todas las decisiones

El personal necesita de oficinas para poder recibir, almacenar, recuperar y transmitir informacin

El mejor contacto con el cliente es el personal

Regla Clsica

Tecnologa

Nueva Regla

Sistema de soporte a la toma de decisiones

Comunicacin inalmbrica

Teleconferencias

La toma de decisiones forma parte de todo los stakeholders

Enviar informacin de cualquier lugar.

El mejor contacto con el cliente es el contacto eficaz

Reingeniera de Procesos2021Hay que localizar personalmente los requerimientos

Los planes deben de revisarse peridicamente

Regla Clsica

Tecnologa

Nueva Regla

Tecnologa de identificacin y seguimiento automtico

Informtica de alta capacidad y rendimiento

Se tiene localizada la informacin

Los planes se revisan instantneamente

Reingeniera de Procesos21Las 3 Rs de la Reingeniera22Rediseo: para tener una visin interfuncional;Retool: proveer de herramientas, factores de infraestructura (equipo de computadoras, redes, procedimientos, etc.);Reorquestar: factores de la organizacin que necesitan cambiar para conseguir la reingeniera22Quin hace Reingeniera?23

Empresas en grandes problemas;

Empresas que tienen visin en venir los problemas; y

Empresas que estn bien, pero la gerencia es agresiva y ambiciosa.

23Qu se necesita?24Autoridad delegada;

Responsabilidad por las decisiones que le personal toma;

Capacidad (herramientas, conocimiento, habilidad, etc.);

Confianza;

Comunicacin.

24Cules son los problemas para la Reingeniera?25Parchar los procesos ineficientes;

Cuando los resultados esperados nunca llegan;

Los ejecutivos no alcanzan a comprender la reingeniera;

No usar la metodologa correcta;

No tener una mente abierta.

25Los errores ms comunes al inicio26Dependencia;

A veces no se incluyen operaciones, personas, productos, procesos y materiales;

La ReIP es un arreglo para la competitividad;

No contar con una metodologa (autoevaluacin y planeacin, ciclo productivo, calidad, costos y satisfaccin del cliente).

26La Reingeniera est resultando?27Se ven los resultados en todas las reas de la organizacin;

De acuerdo al alcance para medir resultados, desarrollando las medidas apropiadas;

Comparar las dos anteriores, observando los cambios.

27Reingeniera en la Empresa en 7 pasos28Identificar el proceso y/o rea de redisear;

Definir el alcance (indicando misin, visin, objetivos, factores crticos de xito, clientes, productos, valores y paradigmas);

Definir el modelo del negocio, los procesos y subprocesos, identificar las responsabilidades y roles asociados, requerimientos de personal;

28Reingeniera en la Empresa en 7 pasos29Situacin actual de los procesos, personal, tecnologa e infraestructura (FODA);

Identificar estrategias de acuerdo al FODA;

Administrar el cambio

Implantacin, seguimiento y control con la finalidad de retroalimentar

29Beneficios30Formaliza la normatividad;Ofrece mxima institucionalidad;Establecer un banco nico de informacin;Contempla actividades que agregan valor al proceso;Cubre al 100% las necesidades:Proceso auditable;Procesos que permiten un mnimo movimiento de personal e informacin;Capaz de aplicar tanto de manera interna o como externa

30