Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS Facultad de Ciencias EmpresarialesEscuela de Administracin Y Negocios Internacionales

METODO ZOPP

Apellidos /Nombres: BENDEZU LOLY JACKELINE BUITRON CARREO ELITA MORRIS GONZALES JOSSY Docente:Lic. Caro Torero Carmen RoxanaCurso:REINGENERIA DE NEGOCIOS Ciclo:IX

HUACHO 2015 PER

DEDICATORIA:

El presente Trabajo de investigacin y anlisis se lo dedicamos a nuestros progenitores por los innumerables esfuerzos que realizan para encaminarnos y as poder lograr nuestros objetivos,A Dios que siempre nos acompaa cuida y da fuerzas, guiando nos en nuestros caminos.

INTRODUCCION

El mtodo ZOPP es un sistema de tcnicas y procedimientos para la planeacin de proyectos. El nombre del mtodo proviene de la expresin en alemn Ziel Orientierte Projekt Planung o Planeacin de Proyectos Orientada a Objetivos.

Es un mtodo participativo de reflexin, discusin y creacin colectiva que requiere de la accin y el compromiso de los participantes en el proyecto y del consenso en sus decisiones. Implica reunir un grupo de planeacin, integrado por los involucrados en la situacin problemtica a ser analizada. A su vez, el grupo se divide en subgrupos de intereses y expectativas afines, los cuales definirn el problema y lo abordaran mediante cada una de las etapas del mtodo.

Para esto se hace un registro de los grupos importantes, personas instituciones relacionados con el proyecto o que se encuentran en su rea de influencia. Se forma categoras de los mismos: beneficiarios, afectados, activos, simpatizantes, oponentes, entre otros.

LUCILA METODO ZOOPPLANIFICACIN DE PROYECTOS ORIENTADA A OBJETIVOS

1. QUE ES EL METODO ZOPP?El mtodo ZOPP conduce a un proceso ordenado de reflexin conjunta, as como tambin a la comprensin uniforme por todos los involucrados de la meta a lograr, la problemtica que tiene que ser resuelta y las acciones a emprender y sus implicaciones de los trminos empleados. De esta manera se facilita la comunicacin y la cooperacin entre todos los participantes.El ZOPP como metodologa de planeacin tiene ventajas comparativas en todas las situaciones donde es necesario armonizar e integrar intereses diversos, generar legitimacin y participacin en las definiciones y ejecucin.No sustituye los diagnsticos especializados y diseos tcnicos como estudios de campo y anlisis sociales, ruta crtica, anlisis de riesgo o jerarquizacin multicriterios sino, ms bien, los complementa e incluso puede integrarlos en un proceso ordenado.2. CARACTERISTICAS:

Aprovecha los conocimientos, ideas y experiencias de los miembros del equipo. Mejora la calidad del planteamiento, de esta manera se benefician quienes toman las decisiones y realizan el trabajo prctico en el proyecto. Identifica los problemas que deben ser superados para alcanzar los objetivos propuestos. Representa grandes programas, subprogramas, grandes proyectos o proyecto muy especficos, en una metodologa que al ser bien aplicada se convierte e un lenguaje universal de comunicacin. Facilita la percepcin, de manera sencilla y directa, de los objetivos del proyecto en distintos niveles. Establece indicadores mensurables y tiles para conformar un sistema de seguimiento. Seala claramente las responsabilidades y permite anticipar contingencias para el logro de los resultados. Identifica los actores principales, sus intereses y potencial.

3. APLICACIONPara su aplicacin deben dominarse los elementos bsicos de la metodologa y tener en cuenta los siguientes conceptos: Es uno de los diversos mtodos de planeacin disponibles. Ofrece un procedimiento flexible. Es tan eficiente como el grupo que aplica el mtodo. Facilita el consenso de opiniones en el proceso de la planeacin. Requiere una aplicacin realista sobre el proceso de planeacin.

4. OBJETIVOS DE LA APLICACIN DEL ZOPP Lograr un entendimiento comn de los problemas que deben ser resueltos para lograr la meta propuesta y de la interrelacin que existe entre los problemas a resolver. Mejorar la comunicacin y establecer las bases de cooperacin entre los participantes a travs de la planeacin conjunta. Proporcionar una definicin clara y realista de los medios para lograr el fin deseado y entonces crear una base de trabajo de compromiso para todos los involucrados. Definir las reas de responsabilidad de los involucrados en la realizacin de las acciones planteadas con los tiempos y costos asociados. Establecer los indicadores para el seguimiento y evaluacin del proyecto.

5. CARACTERSTICAS DEL MTODO ZOPP:Trabajo en equipo: La planeacin se elabora por todos los participantes mediante el trabajo conjunto.Visualizacin: Cada paso de la planeacin es documentado de manera tal que es claramente visible para todos los participantes, lo que facilita el consenso y la bsqueda de acuerdos en el grupo.Moderacin: El trabajo de planeacin es moderado por personas que no necesariamente estn involucradas con el proyecto.EL METODO ZOOP

El mtodo ZOPP conduce a un proceso ordenado de reflexin conjunta, as como tambin a la comprensin uniforme por todos los involucrados de la meta a lograr, la problemtica que tiene que ser resuelta y las acciones a emprender y sus implicaciones de los trminos empleados. De esta manera se facilita la comunicacin y la cooperacin entre todos los participantes. El ZOPP como metodologa de planeacin tiene ventajas comparativas en todas las situaciones donde es necesario armonizar e integrar intereses diversos, generar legitimacin y participacin en las definiciones y ejecucin. No sustituye los diagnsticos especializados y diseos tcnicos como estudios de campo y anlisis sociales, ruta crtica, anlisis de riesgo o jerarquizacin multicriterios sino, ms bien, los complementa e incluso puede integrarlos en un proceso ordenado.

6. PROCEDIMIENTOEl mtodo se integra 4 etapas:ELITAETAPA 1: ANLISIS DE LA SITUACINSe deber realizar un diagnstico de la situacin problemtica y establecer las bases para la prescripcin de la soluciones. Con el fin de identificar los problemas, formular objetivos y ubicar alternativas de solucin.A) INVOLUCRADOSSe analizan todas las personas, grupos y organizaciones involucrados directa e indirectamente con el proyecto, indicando sus caractersticas, fortalezas, debilidades, intereses y expectativas.Se elabora como sigue: Registrar los grupos importantes, personas, instituciones relacionadas con el proyecto o que se encuentran en su rea de influencia. Caracterizarlos y analizarlos (funcin o actividad, intereses, fortalezas, debilidades). Identificar las implicaciones para el desarrollo del proyecto.

B) ARBOL DE PROBLEMASEs un procedimiento para: Identificar los problemas principales. Definir el problema central. Visualizar y analizar las causas y los efectos de los problemas.Se deber tener en cuenta: Los problemas se expresan como estados negativos. Escribir un slo problema por tarjeta. Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros). Un problema no es la ausencia de una solucin sino un estado existente negativo.

Para elaborar el rbol de problemas: Identificar los principales problemas en la situacin que se analiza. Formular en pocas palabras el problema central. Anotar las causas esenciales y directas del problema central. Anotar los efectos esenciales y directos del problema central. Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa - efecto en forma de rbol de problemas. Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad.

Procedimiento:1. Las causas esenciales y directas del problema central son colocadas en forma paralela, debajo del problema central.2. Los efectos esenciales y directos del problema central son colocados, en forma paralela, arriba del problema central.3. Las causas y los efectos son presentados siguiendo el mismo principio, de manera que se forman varios niveles causales y ramificaciones.4. Anlisis de objetivosEn este paso se describe la situacin futura que ser alcanzada mediante la solucin de problemas y se identifican las posibles alternativas de solucin. Este paso se realiza mediante la construccin de un rbol de objetivos. Para elaborar el rbol de objetivos se formulan todas las condiciones negativas del rbol de problemas en forma de condiciones positivas, que sean deseadas y realizables en la prctica. En otras palabras, el rbol de problemas es transformado en un rbol de objetivos. Posteriormente se examinan las relaciones medios fines establecidas para garantizar la integracin y validez del rbol.

EJEMPLO ARBOL DE PROBLEMAS

C) ARBOL DE OBJETIVOSEs un procedimiento para: Describir la situacin deseada a la que se quiere llegar mediante la solucin de problemas. Transformar las relaciones causa - efecto en relaciones medios - fines. Identificar posibles alternativas para el proyecto.Procedimiento para transformar el rbol de problemas en rbol de objetivos: 1. Formular todas las condiciones negativas del rbol de problemas en forma de condiciones positivas que sean: Deseadas y Realizables en la prctica 2. Examinar las relaciones medios-fines establecidas para garantizar la validez e integridad del esquema.3. Si es necesario: Modificar las formulaciones Aadir nuevos objetivos si stos son relevantes y necesarios para alcanzar el objetivo propuesto con el nivel inmediato superior Eliminar objetivos que no sean efectivos o necesarios

EJEMPLO DE ARBOL DE OBJETIVOS

D) ALTERNATIVASEs un conjunto de tcnicas para identificar combinaciones de medios-fines que pueden llegar a ser estrategias del proyecto; analizar las estrategias identificadas y decidir la estrategia a utilizarse.Identifica soluciones alternativas que pueden constituir la estrategia del proyecto. Selecciona una o ms estrategias potenciales del Proyecto. Decidir sobre la estrategia a adoptarse por el Proyecto Como se elabora el anlisis de alternativasProcedimiento:1. Identificar los objetivos que no son deseables o realizables y excluirlos2. Identificar diferentes etapas de "medios - fines" como posibles estrategias alternativas para el Proyecto o componentes del mismo3. Estimar qu alternativa presenta una estrategia ptima para el Proyecto, utilizando criterios como: Recursos disponibles Posibilidad de alcanzar los objetivos Factibilidad poltica Relacin costo / beneficioJOSYETAPA 2: MATRIZ DE PLANEACION DEL PROYECTOA. OBJETIVOS ACTIVIDADES - RESULTADOSLos objetivos del proyecto se derivan de la revisin de alternativas. En conjunto, los participantes de la planeacin establecen qu medios son necesarios para lograr el fin y cmo puede ser revisado despus. Estas consideraciones son combinadas para formar una matriz de planeacin del proyecto, en una hoja simple, que proporciona la siguiente informacin:

La matriz de planeacin del proyecto muestra qu actividades del proyecto pretenden producir qu resultados/productos y qu objetivo del proyecto debe ser alcanzado de esta manera. Tambin indica cmo el objetivo del proyecto es relevante a un objetivo superior en el campo de poltica de desarrollo. Sin embargo, las actividades y los resultados/productos del proyecto no son suficientes por s mismos para alcanzar el objetivo del proyecto y el objetivo superior. Cmo se elabora la matriz de planeacin Elaborar en forma gruesa las ideas sobre los objetivos y resultados del proyecto Refinar su formulacin, hasta que reflejen los criterios de los participantes.Tomar en consideracin:Todos los elementos de la matriz guardan una estrecha interrelacin. Cambios en un elemento implica realizar los cambios necesarios en otros elementos de la matrizLa estrategia del proyecto comprende lo siguiente:Objetivo superior Beneficio aspirado para el grupo metaObjetivo proyecto Utilizacin por el grupo meta, de los resultados del proyectoResultados Productos, bienes y servicios generados por el proyectoActividades Acciones que realiza el proyecto para alcanzar los resultados

B. INDICADORESLos indicadores verificables objetivamente definen cualitativa y cuantitativamente el contenido de los objetivos y resultados. Fijan metas para medir su cumplimiento y constituyen bases para el seguimiento y evaluacin.Especifican las pruebas necesarias para establecer si el objetivo superior, el objetivo del proyecto o los resultados/productos fueron alcanzados.Ellos muestran: La cantidad cunto? La calidad cun positivo? El tiempo cundo? La regin dnde?Las fuentes de verificacin muestran: Dnde se obtiene la prueba de haber alcanzado los objetivos. Dnde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicadorC. FUENTES DE VERIFICACIONLas fuentes de verificacin muestran:

Dnde se obtiene la prueba de haber alcanzado los objetivos. Dnde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicador

D. SUPUESTOSSon factores externos al control del proyecto que tienen incidencia en su ejecucin, el propsito de especificar los supuestos es:

Valorar en la planeacin de un proyecto los riesgos que pueden ocurrir durante su ejecucin. Facilitar el monitoreo de los riesgos durante la ejecucin de un proyecto

Determinacin de los supuestos

Procedimiento:

1. Se examina si las actividades conducen directamente a los resultados/productos esperados o si para ello debe tener lugar un acontecimiento adicional externo al proyecto (supuesto).

2. Algunos supuestos importantes pueden ser derivados de las relaciones medios fines en el rbol de objetivos, aquellas que no haban sido incorporadas al proyecto.

3. Se hace el control de tres pasos en todos los niveles, empezando en la base, para verificar si el proyecto llega a conclusiones lgicas y completas. Cada nivel debe contener las condiciones necesarias y suficientes (incluyendo los supuestos) para el nivel inmediato superior.

Es conveniente plantearse las siguientes preguntas antes de incluir los supuestos en la matriz de planificacin.

EJEMPLO DE MATRIZ Y SUPUESTOS

JAKYETAPA 3: PROGRAMA OPERATIVOEspecifica el tiempo y los recursos (personal, equipo, presupuesto) necesarios para todas las actividades que tienen que ser realizadas para alcanzar los resultados del proyecto. Como los resultados estn contenidos en la Matriz de Planeacin del Proyecto, el Programa Operativo est directamente enlazado al diseo del proyecto.El Programa Operativo es un conjunto de instrumentos de planeacin que nos permite establecer: Actividades. Cronograma detallado y asignacin de responsabilidades para la ejecucin de cada una de las actividades, al personal del proyecto. Personal. Requerimiento necesario con especificacin del nmero, funciones por desempear y requerimientos profesionales. Equipo. Requerimientos de vehculos, equipos, materiales e insumos. Presupuesto. Requerimientos de fondos, con definicin de precios y tiempo.Procedimiento para la elaboracin del programa de actividades:1er. Paso. Transferir las actividades de la Matriz de Planeacin del Proyecto a la primera columna del programa de actividades. Para cada actividad, defina las correspondientes subactividades.2do. Paso. Para cada actividad y subactividad: Especifique la situacin esperada Defina el responsable de la ejecucin Determine las fechas de iniciacin y finalizacin de la ejecucin3er. Paso. Revise el Programa de actividades y preste atencin especial a: Carga de trabajo del personal responsable Coherencia del CronogramaProcedimiento para la elaboracin del presupuesto:1er. Paso.Identifique los recursos necesarios para el proyecto (personal, equipo, materiales, insumos, mantenimiento etc.).2do. Paso.Especifique las cantidades y las fechas en que se requieren los recursos.3er. Paso.Calcule el costo para cada recurso y elabore el presupuesto del proyecto.4to. Paso.Compare el presupuesto elaborado con los recursos econmicos disponibles y realice ajustes si es necesario

EJEMPLO DE PROGRAMA OPERATIVO

RAQUELETAPA 4: SEGUIMIENTO Y EVALUACIONEs una funcin de la gestin de proyectos que permite observar y analizar la ejecucin de un proyecto para medir su avance y el logro de los objetivos.Esta funcin implica dos tareas bsicas: Monitorear y evaluar el desempeo del proyecto y las condiciones externas que son importantes para su ejecucin exitosa. Definir las acciones correctivas, para restaurar la consistencia con la planeacin del proyecto, cuando sea necesario.En los casos en que la direccin del proyecto no encuentre los medios para mantener el desempeo del proyecto acorde con el programa, tiene que revisarse la planeacin. Antes de proceder a la replaneacin, es necesario efectuar un detenido anlisis de las causas que motivaron a la desviacin del programa.Una vez que los resultados del anlisis estn disponibles, deben identificarse las alternativas ms convenientes para elegir una adecuada modificacin de la estrategia.El Seguimiento y Evaluacin comprende:1. La observacin y el registro contino de la ejecucin del proyecto.2. El anlisis y la valoracin de los datos y conocimientos obtenidos a travs de la observacin y registro, confrontados con la planeacin.3. La adopcin de medidas correctivas y/o la revisin del programa original.4. La documentacin y suministro de la informacin dentro y fuera del proyecto.

Las medidas correctivas implican: Cambios sobre la marcha, que se realizan en el accionar del proyecto para corregir las desviaciones detectadas y mantener la ejecucin en lnea con la estrategia del proyecto. En caso que estos cambios comprometan substancialmente la estrategia del proyecto, es necesaria la revisin del programa.La revisin del programa es el cambio de la estrategia del proyecto (objetivo superior, objetivo del proyecto, resultados y supuestos) para restaurar la coherencia de la planeacin del proyecto con la realidad.Abarca lo siguiente:

CONCLUSIONES

El mtodo ZOPP es una metodologa alemana, desarrollada con el fin de lograr hacer una buena planificacin de proyectos de una manera participativa y debe aplicarse como un proceso integral.Este mtodo pretende que las causas del problema sean transparentes mediante una documentacin precisa de todos los pasos.El mtodo, constituye una gua para el trabajo en el grupo de planificacin. Y as mismo logra un enfoque de equipo, como marco de estudio de problemas multisectoriales. Por otra parte es utilizada para registrar las contribuciones individuales de los participantes y los resultados de las discusiones.

El mtodo ZOPP es aplicado en el anlisis y el trabajo de planeamiento porque la cooperacin es ms fcil y exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados en la forma ms clara posible (anlisis de objetivos y matriz de planificacin del proyecto).