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UNIVERSIDAD DEL UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICOATLÁNTICO

GERWNCIA DE MANTENIMIENTOGERWNCIA DE MANTENIMIENTO

GERENCIA DE PROYECTOSGERENCIA DE PROYECTOS

““Es la alta dirección en las organizaciones, con su liderazgo nutritivo, Es la alta dirección en las organizaciones, con su liderazgo nutritivo, quien genera la competitividad de la organización, a través de su quien genera la competitividad de la organización, a través de su dedicación, competencia y ejemplos consistentes ”dedicación, competencia y ejemplos consistentes ”

INGENIERO :RAFAEL RMIREZ RESTREPOINGENIERO :RAFAEL RMIREZ RESTREPO

Cómo aprovechar mejor este seminario

Este seminario le pertenece y el éxito de la misma depende en gran medida de USTED

PARTICIPE en las sesiones con ENTUSIASMO

COMENTE sus experiencias, Compartir es enriquecerse

Diga lo que PIENSA, procurando mantenerse dentro del tema

ESCUCHE con atención a los otros participantes, evite la conversación privada

RECUERDE que existen puntos de vista tan valiosos como el suyo

RECUERDE APAGAR SU CELULAR DURANTE LAS SESIONES.

PLANEACION ESTRATEGICA

MISION

EXTERNA

INTERNA

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

PROYECTOS

PLANEACION ESTRATEGICA

Planeación y estimación

PLAN DEL PROYECTO Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance descripción de la solución) Organización ( Organigrama, roles, estrategia de comunicaciones) Cronograma ( Bases, Descomposición del trabajo, ruta critica, recursos) Presupuesto ( Presupuesto, detalle de gastos e inversiones) Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción para minimizarlo)

PROYECTOS

Seguimiento y control

• Progreso del plan (Plan vs real)• Ejecución presupuestal• Informe de actividades del proyecto• Registro de administración del proyecto• Control de cambios

PROYECTO

Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados pre-establecidos.

Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.

PROYECTO

FACTORES

TIEMPOCOSTOCALIDAD

+

+

ES POSIBLE

SI SE TIENEN CLAROS:

OBJETIVOSPLAN

Conocer prioridades Tomar decisiones en

forma rápida

• Manejar cambios

• Tomar nuevas decisiones

CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS

OPERACIONES

• Actividades corrientes y repetitivas

• Sin limite de tiempo

• Poca influencia de factores externos

• Controlables por métodos estadísticos

• Errores con repercusiones leves

• Reversibilidad a un costo bajo

PROYECTOS

• Actividades no repetitivas

• Limitadas en tiempo

• Influencia importante de factores externos

• No es posible establecer controles estadísticos

• Repercusiones graves por errores cometidos

• Reversibilidad a un costo elevado

TIPOS DE PROYECTOS

• Proyectos de producción de bienes– Primaria : Agrícolas, pecuarios,mineros, forestales.– Secundaria : Bienes de consumo, intermedio y de capital.

• Proyectos de producción de servicios– Infraestructura física: Transporte, comunicaciones,etc.– Infraestructura social : Salud, educación,vivienda,etc.– Otros servicios : Distribución, financieros, etc.

• Proyectos de investigación– Investigación en ciencias : Exactas, naturales, sociales– Investigación aplicada : Tecnología, organizacional

PROYECTOS DE MECÁNICA

Proyectos de Diseño de Equipos

Proyectos de Mantenimiento

Proyectos de Montaje de Plantas Industriales

Proyectos de tecnología

DECISION

FASES TIPICAS DE UN PROYECTO

CONCEPCION

FORMULACION

EVALUACION

DESARRROLLO

ESTADO OPERATIVO

NO

Aplazar

EVALUACIONEX-POST

SI

FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN PROYECTOPROYECTO

PRODUCTIVIDAD/RESULTADOSPRODUCTIVIDAD/RESULTADOS

OBJETIVOS PLAZOS RECURSOS REGLAS CAMBIOS RIESGOS PERSONAS

ESTIMACION , DOCUMENTACION ESTIMACION , DOCUMENTACION CONTROL Y REVISIONCONTROL Y REVISION

PLANEACIONPLANEACION

FUENTES DE CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS

PRIORIDADES DEL PROYECTO

OPINIONES TECNICAS

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

COSTOS Y PRESUPUESTO

ENFRENTAMIENTO PERSONALES

PROGRAMA DE TRABAJO

ASIGNACION DE PERSONAL Y RECURSOS

POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ?

Planeación deficiente

La estimación es pobre o forzada

Alcance demasiado amplio o irreal

No inclusión de controles y seguridad en los productos

Especificación/requerimientos incompletos,inconsistentes,cambiantes

Alta rotación del equipo del trabajo

Comunicaciones deficientes

Inadecuado involucramiento del usuario

Obstáculos al cambio

No atención a la calidad

GERENCIA DE PROYECTOS

DEFINICIONES :– Planeación, organización y control y control de los recursos de un

proyecto para el cumplimiento de un objetivo.

– Es la ejecución repetitiva de planeación, estimación y monitoreo/control de un proyecto hasta que los objetivos se cumplan dentro de los parámetros de tiempo, costo y calidad.

UNA DECISION SOLO PUEDE TOMARSE :– Cuando se sabe con certeza hacia donde va el proyecto

(Planeación y estimación)– Donde se encuentra en la medida que el trabajo progresa

(Monitoreo y control)– Cuando ha finalizado el proyecto (Aceptación del producto)

PERFIL DEL GERENTE DE PROYECTO

HUMANASConstrucción de

equipos

Manejo de conflictos

Liderazgo

TECNICASMétodos de

trabajo

Manejo

presupuesto

Planeación de

actividadesADMINISTRATIVASAdministración del tiempo

Administración del stress

Comunicaciones

Planeación y Organización

CONOCIMIENTO DEL GERENTE DE PROYECTO

ESPECIALIDADES TECNICAS

CONSTRUCION DE EQUIPOS

CONTROL DE COSTOS, TIEMPO Y CALIDAD

MANEJO DEL STRESS

LIDERAZGO

GERENTE DE PROYECTO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL GERENTE DE PROYECTO

Definir la organización del proyecto

Definir las funciones del personal

Definir estrategias de contratos y compras

Representar al proyecto

Definir políticas para seguridad y riesgos

Administrar correspondencia y archivos

Supervisar la ejecución de los costos y el plan

Rendir informes

Definir etapas del proyecto

FUNCIONES TECNICAS DEL GERENTE DE PROYECTO

Definir alcance del proyecto

Definir especificaciones

Aprobar diseños

Asegurar cumplimiento de las normas

Analizar y aprobar cotizaciones

Supervisar la ejecución presupuestal

Analizar los diversos informes

Controlar el avance del proyecto

FUNCIONES FINANCIERAS Y LEGALES DEL GERENTE DE PROYECTO

FINANCIERAS Diseñar estructura de

financiación

Tramitar créditos

Administrar fondos

Controlar presupuesto

LEGALES Efectuar tramites jurídicos

(Registros, permisos,etc).

Redactar o aprobar documentos

Manejo de contratos

Interponer o atender demandas

GERENCIA DE PROYECTOSPRINCIPIOS BASICOS DE EXITO

Claridad en objetivos y en el compromiso

Elaboración en grupo de estrategias y medidas para alcanzar los objetivos

Clarificación de roles y asignación en común acuerdo de responsabilidades

Procedimientos de control y mecanismos de motivación

Mecanismos de seguimiento, retroalimentación y adaptación

GERENCIA DE PROYECTOSREGLAS DE ORO

Conozca sus objetivos

Defina los requerimientos

Firme control sobre los cambios

Planee sensatamente

Defina responsabilidades claramente

Asegure un buen flujo de información

Identifique y concentrece sobre puntos críticos

Selecciones proveedores y contratistas de calidad

Reconozca la necesidad de cambios

Evite riesgos innecesarios

FACTORES BASICOS PARA LA ORGANIZACION DE UN PROYECTO

Tamaño/Fases del proyecto

Duración del proyecto

Experiencia requerida

Localización del proyecto

Recursos disponibles

Aspectos propios del proyecto

Filosofía y visión de los directivos

ORGANIZACION DE PROYECTOSORGANIZACION DE PROYECTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA POR PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA FUNCIONAL

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONCOMERCIAL

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONTECNICA

DIRECCIONADMINISTRATIVA

ESPECIALIDAD A

ESPECIALIDAD B

PROYECTO X

PROYECTO Y

PROYECTO Z

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA FUNCIONAL

VENTAJAS

Desarrollo y acumulación de la capacidad técnica

Las líneas de autoridad y jerarquía son claras

Definición clara de funciones y responsabilidades

Las líneas de ascenso y desarrollo de personal son claras

DESVENTAJAS

Falta de visión global

Posibilidad de conflictos entre especialistas

Dificultad de adaptación, resistencia al cambio

Difícil circulación de información

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA POR PROYECTOS

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONCOMERCIAL

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONDE PROYECTOS

DIRECCIONADMINISTRATIVA

ESPECIALISTA A

ESPECIALISTA B

GERENTE PROYECTO X

GERENTEPROYECTO Y

GERENTEPROYECTO Z

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA POR PROYECTOS

VENTAJAS

Proporciona completa autoridad sobre el proyecto a una persona

Permite una visión global del proyecto

Facilita la capacidad de adaptación al cambio

Control total sobre los recursos

Facilita la colaboración y la coordinación

DESVENTAJAS

Poca posibilidad de transferencia de nuevos conocimientos de un proyecto a otro

Poca continuidad, inseguridad para los individuos

Dificultad de adaptación, resistencia al cambio

Subutilización de recursos y duplicidad de funciones

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA MATRICIAL

GERENCIAGENERAL

DIRECCIONDE PROYECTOS

DIRECCIONFINANCIERA

DIRECCIONTÉCNICA

DIRECCIONCOMERCIAL

PROYECTO 1

PROYECTO 2

TECNICA A

TECNICA B

TECNICA C

ORGANIZACION DE PROYECTOSESTRUCTURA MATRICIAL

VENTAJAS

Objetivos claros

Continuidad de desarrollo de la capacidad técnica

Utilización flexible y eficaz de los recursos

Punto de contacto con cliente y otros participantes

Perspectiva global

Coordinación de recursos

Posibilidad de experiencia administrativa y de logro de resultados viables

DESVENTAJAS

Complejidad

Competencia por la obtención de recursos.Necesidad de negociar continuamente

Competencia por la obtención de recursos. Necesidad de negociar continuamente

Peligro de conflictos de proyectos

Dos jefes. Ambiguedad en la autoridad

ORGANIZACION DE PROYECTOS

EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS

COM ITE DEL PROYECTO

ANALISTAS DEMANTENIMIENTO

GERENTE DEL PROYECTO

ANALISTAS DECONTABILIDAD

ANALISTAS DEMATERIALES

ANALISTAS DE SISTEMAS

OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de

Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.


EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS

EJECUTIVO DELPROYECTO

LIDER TECNICOLIDER DEL CLIENTE

OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el

Departamento de Materiales.

CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO

CONDENADO AL DESASTRE

Muchos requerimientos (Hacer todo lo imaginable)

Permitir continuas sugerencias del cliente

Planes optimistas (Si ! Si ! Si !)

Diseño inadecuado

Sindrome solución para todo

Personal no capacitado

Fallas en los contratos

Conflictos entre el cliente y el proyecto

UN BUEN EQUIPO

Limitar el alcance

Diseño controlado (admon del cambio)

Planes claros desde el principio del proyecto y detallados

Diseño para satisfacer requerimientos

Proceso revisión del software

Entrenamiento al personal

Contratos

Punto focal satisfacer los requerimientos del cliente


La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e individuales es clave para una administración de proyectos exitosa.

Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de dependencia y comunicación.

Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el proyecto deberán estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades, informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.

Elementos básicos de una organización– Comíte o Ejecutivo del proyecto– Líder del área cliente– Líder del área técnica– Equipo de trabajo


RESPONSABILIDADES

Comíte o Ejecutivo del proyecto– Aprobar viabilidad del proyecto– Facilitar los recursos requeridos del proyecto– Aprobar planes y recomendaciones– Aprobar cambios

Líder del área cliente– Definir plan del proyecto– Proveer información sobre avance del proyecto– Endosar decisiones que afectan al negocio– Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas– Actuar como representantes de los clientes


RESPONSABILIDADES

Líder del área técnica– Definir plan del proyecto– Proveer información sobre avance del proyecto– Endosar decisiones que afectan al área técnica– Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas– Actuar como representantes del área técnica

Equipo de trabajo– Ejecutar las actividades del plan


MECANISMO DE COMUNICACION

Reporte de progreso– Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes,

problemas y variaciones– Periodicidad debería ser mensual

Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas– Tiene como propósito monitorear el progreso de las actividades del

grupo y reorientar los esfuerzos si es necesario.– Periodicidad debería ser semanal

Reuniones con grupos externos al proyecto– Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto– Periodicidad es eventual

PLANEACION DE PROYECTOS

PLANEACION


La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como un todo y cada fase en detalle.

Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores :– Planeación a mediano y largo plazo– Fuentes utilizadas para generar el plan– Herramientas utilizadas para describir un plan– Estrategias apropiadas para administrar proyectos

Planeación de proyectos Pensar anticipado 50% Comunicar 25% Monitorear 25%


ETAPAS

DEFINIR

(ETAPA 1)

PLANEAR

(ETAPA 2)

EJECUTAR

(ETAPA 3)

CONTROLAR

(ETAPA 4)

TERMINAR

(ETAPA 5)

FASES ANALISIS Y

SOLUCION

(FASE I)

ESPECIFA-CIONES

(FASE II)

DISEÑO

(FASE III)

DESARROLLO

(FASE IV)

ENTREGA

(FASE V)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

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20

21

22

23

24

25


El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un marco que facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los riesgos.

Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de mantenimiento e Ingeniría tienen seis fases estándares, las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de proyecto :

Análisis Entender requerimiento del negocio– Formulación Definir la solución al requerimiento– Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-

Cliente)– Diseño Mostrar la solución (Punto vista -

Sistemas)– Desarrollo Producir la solución– Implementación Entregar la solución funcionando al

cliente


Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases:– Tamaño del proyecto– Grado de riesgo asociado– Tipo de proyecto

Tamaño del proyecto :– Pequeño 3-6 meses No de fases: 2 – Mediano 6-18 meses No de fases: 4 – Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo


ASPECTOS CLAVES

La planeación para el proyecto debe ser lo suficientemente detallada como para responder las siguientes preguntas :

Qué ocurrirá, en que secuencia , en que plazo y a que costo ?

Qué recursos se requerirán, cuando, por cuanto tiempo y como se sabrá

qué el trabajo ha finalizado ?

Qué productos serán entregados, en que punto de referencia ?

Qué se requerirá de las organizaciones de servicio y de los vendedores y cual será el impacto de cualquier demora ?

Qué determina cuando se ha terminado el proyecto y quien revisara,

aprobara y aceptara la entrega de los productos terminados ?


SUGERENCIAS PARA EL EJERCICIO DE PLANEACION

Las actividades deberán tener un punto de comienzo y finalización discreto

(40-80 horas) e identificado su producto.

Las dependencias deberán representar las relaciones actuales entre tareas

y no reflejar el uso del recurso planeado.

Deberán utilizarse pocas dependencias como sea posible para evitar una

red desordenada.

Deberá usarse una estructura lógica que permita sumarizar actividades para

generar informes gerenciales.

Sobre todo recuerde que el plan es únicamente un modelo. Utilice el plan

como una guía para establecer limites y aplicar un juicio sobre el trabajo del

día a día en esos limites.


DEFINICION DE OBJETIVOS

La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión

de todos los proyectos debido a que:

– Direccionan el trabajo a ser hecho– Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios– Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la

gerencia y los clientes.– Son un parámetro básico para la resolución de conflictos.– Miden el desempeño y progreso del proyecto.



Errores más comunes en la definición de objetivos :– Confundir intenciones y deseos con objetivos

(“Debemos aumentar la productividad “).– Objetivos irreales– Objetivos conflictivos– Cambios

Características de objetivos bien definidos :– Meta : Lo que se desea alcanzar, El que ? Donde ?– Indicadores : Son los parámetros de medición de la meta alcanzada

Cuanto ? Cuando ?– Restricciones : Son las condiciones que deben ser cumplidas en la

consecución de la meta. Como ? Por Cuanto ?



Ejemplo :– objetivo del proyecto :

“Proveer a la compañía XYZ durante 2003 de un sistema integrado para el manejo de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.

– Objetivo de la fase (Formulación) :

“Definir la solución para la compañía XYZ durante 2003 para el manejo integrado de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.


DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la

identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.

El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas

de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.

Beneficios:– Identificar los productos a entregar– Definir responsabilidades– Estimar duración de actividades– Programar actividades– Controlar el avance del proyecto


DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Responsabilidad :– El análisis de descomposición es un ejercicio que debe desarrollarse

conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas.– Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en este

proceso para asegurar que todas las actividades estén incluidas y familiarizarse con la estructura del proyecto.

Estructura :– El análisis de descomposición está subdividido en proyecto,

subproyectos, milestones y actividades.


PROYECTO

SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO

ACTIVIDAD ACTIVIDAD

MILESTONE MILESTONE MILESTONE


ANALISIS DE RIESGOS

Riesgo es una situación potencial no deseada, que una vez concretada

podría impedir o dificultar el cumplimiento del proyecto.

» Internos : al ambiente de la empresa» Externos : al ambiente de la empresa» Intrinsicos : al proyecto en si


INTERNOS EXTERNOS INTRINSICOSEstrategia/Políticas Proveedores/Subcontratados

(Atrasos,Quiebra, patrones de calidad)

Diagnóstico

Disputas de poder Políticos / Económicos(cambio de gobierno,política cambiaria, impuestos, tasas)

Calidad de la solución

Resistencias Mercado(competidores, distribuidores)

Tecnología

Cultura de la empresa Fuerza mayor(Accidentes, inundaciones, incendios,robos)

Equipamento/Materiales

Rotatividad (Ejecutivos,usuarios, equipo)

Equipo del proyecto

Desempeño(Financiero,operacional)

Planeamiento/Ejecución


ANALISIS DE RIESGOS

Parte del proceso de planeación, consiste en identificar los riesgos

potenciales asociados con el proyecto y las acciones para minimizarlos.

Proceso para la identificación de los riesgos– Identificar los riesgos en la medida que se planifica cada fase– Estimar el impacto que tendría si ocurriera (Plazo,costo,calidad)– Planificar la minimización del riesgo– Realizar seguimiento a las acciones para minimizar el riesgo.


ANALISIS DE RIESGOS

EJEMPLOS ;

RIESGO : Manejo de un proyecto a largo plazo

SOLUCION: Descomponer el proyecto en fases y entregar el sistema

por partes.

RIESGO : Múltiples clientes

SOLUCION: Definir un Comite Directivo para establecer necesidades,

prioridades, financiamiento.

RIESGO : Utilizar un ambiente técnico complejo

SOLUCION: Realizar reuniones de contactos con técnicos,expertos y

vendedores.

Asignar técnico experimentado tiempo completo en el

proyecto.


ANALISIS DE RIESGOS

EJEMPLOS :

RIESGO : Demora en la entrega de equipos por parte del proveedor

SOLUCION: Incluir cláusulas de multas en la negociación.

Realizar un estrecho seguimiento a la compra y entrega.

RIESGO : Demora en las pruebas del nuevo sistema.

SOLUCION: Comprometer con los Gerentes de los departamentos

clientes los recursos requeridos de acuerdo al plan.


TALLER DE PLANEACION



Definir el objetivo, la descomposición del trabajo y los riesgos asociados al proyecto de Outsourcing.


PLANEACION DE ACTIVIDADES

La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser

realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :– Gráficos de GANTT– Diagramas PERT

Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades

de un proyectos a lo largo del tiempo.

Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades

de un proyecto.


VENTAJAS

GRAFICO GANTT

Muestra los datos de inicio/término de una actividad

Facilitan el análisis comparativo (Plan vs Real)

DIAGRAMAS PERT

Muestra la interdependencia entre las actividades

Permiten analizar el impacto de atraso/adelanto de una actividad sobre las demás

Identifican las actividades más criticas y muestra las holguras

DESVENTAJAS

GRAFICO GANTT

No muestran las dependencias entre las actividades

Visualización difícil para proyectos con muchas actividades

No permiten análisis de impacto : atrasos /adelantos

DIAGRAMAS PERT

Su actualización es difícil

No permite saber la fecha en la que una actividad será ejecutada



Holgura : Diferencia entre la fecha más temprana y la fecha más tardía de

inicio / término de una actividad

Camino Critico : Conjunto de actividades que contienen la menor holgura

La utilización de ambas técnicas proporcionarán una mayor calidad en el

proceso de planeación, análisis de riesgos y control del proyecto.



Ejemplo : Preparación de un curso

ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES

A Levantar procedimientos 2 B

B Entrenar equipo 6 C,D

C Obtener equipo 3 E

D Obtener instructor 4 F

E Definir conocimiento 1 H

F Definir entrenamiento 2 E,G

G Definir documentación 2 -

H Reunir gerentes 3 -



Ejemplo : Preparación de un curso

INICIO

H,3 E,1 C,3

G,2 F,2 D,4

B,6 A,2 FIN



Dibujar el diagrama PERT para el plan descrito a continuación.

ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION

A Documentar términos de referencia 1

B Preparar plan de trabajo sgte fase 2

C Efectuar análisis beneficio/costo 3

D Seleccionar alternativa de solución 1

E Conformar equipo trabajo sgte fase 2

F Identificar incentivos /beneficios 3

G Estimar costo alternativa recomendada 2

H Evaluar alternativas 4

I Definir alcance y objetivos 2

J Definir requerimientos del proyecto 1

K Evaluar la situación actual 3

ESTIMACION DE PROYECTOS

ESTIMACION


La estimación es cuantificar el plan y es un resultado de la unión del modelo (Plan del proyecto) con la experiencia del estimador.

Las estimaciones son la base del proceso de planeación y contiene siempre un cierto grado de incertidumbre.

La posibilidad de exito de un proyecto dependen de la calidad con que se desarrolla el proceso de estimación del tiempo,recursos, y costos.


TECNICAS

Falta estándares de trabajo

Falta de datos/información

Presión (plazo, recursos, costo)

Compromisos apresurados

Comunicación inadecuada

Cambios de alcance

Dificultad para estimar duración

PSICOLOGICAS

Inseguridad (falta de conocimiento)

Falta credibilidad en los estimados

Miedo a los compromisos

Expectativas irreales

Exceso de optimismo

Miedo de decir No

Miedo de exponerse

Ideas preconcebidas

Ansiedad

BARRERAS PARA ESTIMACIONES MAS PRECISAS


TALLER DE ESTIMACION


BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION

Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :

A. Nunca o casi Nunca B. Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre

Barreras Sicológicas :

1. Exceso de confianza

2. Miedo a los compromisos

3. Desconocimiento de o resistencia a la utilidad o necesidad de los estimativos

4. Enfásis excesivo en la incertidumbre por parte de quienes hacen los estimativos

5. Enfásis excesivo de los gerentes o clientes en la exactitud de los estimativos

6. Tendencia a racionalizar y justificar cualquier desviación o retraso


BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION

Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :

A. Nunca o casi Nunca B. Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre

Barreras Técnicas:

1. Métodos erráticos de trabajo o falta de estándares

2. Datos insuficientes para efectuar los estimativos

3. Análisis incompleto o sobresimplificado

4. Falta de tiempo para efectuar estimativos

5. Falta de experiencia y conocimientos sobre estimativos

6. Compromisos prematuros

7. Estimativos basados en lo esperado, lo requerido o el presupuesto

disponible : Preconcepciones

8. Imposiciones arbitrarias de tiempo o costos

9. Alcance del proyecto móvil o flexible


Puntaje :

A. 10 puntos B. 7 puntos C. 3 puntos D. 0

Interpretación :

141-150 puntos : A usted le han lavado el cerebro o quiere impresionar a su jefe.

121-140 puntos : Su organización esta iluminada y posiblemente tiene un excelente registro histórico

de estimativos, que le permite perfeccionar constantemente esta actividad.

91- 120 puntos : Existen algunos de los componentes de estimativos adecuados, pero pueden

presentarse resultados inconsistentes.

51 - 90 puntos : Los estimativos adecuados son mas la excepción que la regla.

0 - 50 puntos : Pongase las pilas rápido, a menos que disponga de recursos y presupuesto

ilimitados.


ELEMENTOS DE UNA BUENA ESTIMACION

Intuición

(Experiencia anterior, habilidad personal)

Históricos

(Proyectos Similares)

Estándares

(Estándares confiables)


EMPIRICAS

Método Delphi– Basado en la opinión del grupo– Util cuando no hay información

Orden Inverso– Dada la respuesta calculase la

pregunta

Negociación– Negociación de tiempos en función

de experiencia– Util para estimar trabajo individual

METODOLOGICAS

Construcción de escenarios (“What if”)

Proyección– Basado en estadísticas– Sirve para estimar costos y

duraciones– Uso de estándares e históricos

TECNICAS PARA ESTIMACIONES


ESTIMACION DE ACTIVIDADES

En el proceso de programación detallada del plan debe hacerse un estimativo:– Para cada actividad– Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades especificas– Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de error

(incertidumbre)

Estimación de una actividad en días hábiles :– DURACION : Estimado ( Días Analista )

(# de recursos) x (Factor de tiempo)

Factor de tiempo es el porcentaje de tiempo que una persona está disponible para trabajar en la actividad. Factor 0.80 recurso propio y 0.90 para contratista



Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades especificas :– Son conocidos en el momento de identificar una actividad– Adicionar tiempo adicional para cubrir el riesgo que no hace parte de la

contingencia, pues es conocido– Riesgo cuyo impacto es difícil de cuantificarse, debe ser mencionado y debe

planearse acciones especificas para minimizar su impacto

Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de error (incertidumbre) :– El estimativo que se hace sobre la duración de una actividad siempre contiene un

componente de incertidumbre. Esta debe considerarse en el proceso de planeación.

– Se necesita una contingencia que tenga en cuenta la incertidumbre inherente al proyecto para mejorar la probabilidad de terminar el proyecto



Guía para asignar contingencia según la fase del proyecto:– Análisis 100% – Solución 50%– Especificaciones 20%– Diseño 10%

Ejemplo de uso de contingencia :

Duración del proyecto : 18 meses (Oct 00 - Mar/02)

Fase de planeación : Desarrollo / Entrega

Tipo de proyecto : Compra de paquete

Contingencia : 3 meses (15%)



Milestone Critico Fecha Ocurrencia Porcion Fecha Probable

Recibo de paquete Ene 27/01 4 0.66 (13 días) Feb 13/01

Puesta en productiva Ene 30/02 16 2.66 (53 días) Abr 9/02

Porción:(Ocurrencia / duración)*Contingencia


ESTIMACION DE COSTOS

En un proyecto se requiere determinar los siguientes costos :– Costos del proyecto : Son los costos relacionados con la ejecución del

proyecto.– Costos de operación : Son los costos requeridos para soportar y

operar el nuevo sistema.

Para estimar los costos del proyecto se requiere :– Definir el tipo y tamaño del proyecto– Definir el plan detallado– Realizar el análisis de riesgo– Definir la contingencia del proyecto


ESTIMACION DE COSTOS

Guía de costos del proyecto :

– Salarios y beneficios : Analistas de la empresa, contratista , otros.

– Gastos Generales : Suministros de oficina, papelería, gastos de viaje,

restaurantes, arrendamientos equipos, entto.

– Servicios contratados : Asesoría técnica, consultoría .

– Inversión de capital : Adquisición de software, impresoras, estaciones

de trabajo, redes, equipos de computo,otros.

Una vez definido todos los costos del proyecto, se debe definir su presupuestación y manejo.


TALLER DE ESTIMACION



Se requiere calcular la fecha de terminación del proyecto de Outsourcing.

Información adicional :– El proyecto ha finalizado la fase de análisis y formulación en Enero /00 y

ha estimado que el plan de desarrollo e implementación durará 10 meses.

– Se ha identificado los siguientes milestones críticos :» Oferta aceptada y legalizada Marzo/01» Entrenamiento realizado Mayo/01» Seguridad y controles definidos Julio/01» Outsourcing productivo Noviembre/01

– Contingencia : 15%

ESTIMACION DE PROYECTOSRESUMEN PROCESO DE PLANEACION

Pasos : Definir organización del proyecto Definir objetivo del proyecto Definir las bases de planeación y estrategias Definir diagrama de descomposición de actividades Identificar los riesgos asociados al proyecto Identificar las actividades , duración y sus productos Definir la dependencia entre actividades Determinar el recurso humano requerido para cada actividad Programar utilizando una herramienta computarizada Analizar la secuencia lógica del proyecto e identificar ruta critica Realizar un balance de recursos Establecer los puntos de control Establecer la contingencia Definir los costos del proyecto y su manejo Consolidar el plan de ejecución del proyecto Revisar el plan con el cliente para su endoso Monitorear y controlar el plan

MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS

MONITOREO Y CONTROL


Monitoreo : Es la función ejecutiva que sigue la pista al progreso del proyecto.

Control : Es la función de administración activa, es decir la acción tomada con

base en los resultados del monitoreo.

El monitoreo/control debe realizarse durante todo el proyecto, uno de los mayores problemas es la baja prioridad que recibe como actividad, lo cual ocasiona :

– Retraso en los planes– Sobregiro de costos– Impactos de cambios que no son descubiertos hasta que ocurren


Aspectos importantes del monitoreo y control :

– Control de cambios

– Ejecución presupuestal

– Progreso físico

– Comunicaciones

– Revisión del proyecto

– Registro de administración del proyecto


CONTROL DE CAMBIOS

Cambio : Es alterar algo que estaba planeado, en desarrollo o

ya concluido, en el ambiente de un proyecto.

Control de cambios : Es el proceso de planear, coordinar e implantar

cambios en un ambiente de desarrollo de proyectos,

con el fin de causar el menor impacto posible.


EXTERNAS

Gobierno

Mercado

Competencia

Tecnología

Cultura

INTERNAS

Estrategia / Políticas

Estructura

Personas

Errores

Volúmenes

Restricciones de recursos

CAUSAS DE LOS CAMBIOS


IMPACTO DE LOS CAMBIOS

Trabajo ejecutado / A ejecutar

Costos

Plazos

Recursos

Riesgos


CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios se presentan en un proyecto a medida que avanza en sus diferentes fases. Estos cambios resultan por :

– Mejor estimación y entendimiento de los requerimientos– Revisión sobre el alcance– Ejecución del proyecto– Desarrollo tecnológico– Diseño deficiente.

La identificación, el reporte y la administración adecuada de estos cambios representan elementos claves para la administración exitosa del proyecto.


CONTROL DE CAMBIOS

Principios :

– No realizar ningún cambio sin una autorización escrita de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.

– Los cambios deben documentarse sin importar su tamaño– Los cambios afectan el plan total del proyecto y deberán reducirse a lo

mínimo posible


Requisito

Análisis dela solicitud

Rechazar Aceptar Postergar

Notificar Archivar

Replanear

Informar

CONTROL DE CAMBIOS

• Pasos


CONTROL DE CAMBIOS

Ejemplo de un Log y Formato de cambio.


EJECUCION PRESUPUESTAL

Ejemplo de una ejecución presupuestal


PROGRESO FISICO

QUE ES ?– Es la comparación del progreso de trabajo que fue planeado sobre el

que ha sido realizado en un periodo de tiempo especifico.

PROPOSITO– Provee una evaluación rápida del estado del progreso del proyecto.– Si alguna tendencia negativa es detectada, una revisión a los niveles

mas bajos del plan deberá ser realizada con el fin de definir claramente las áreas con problemas.

COMO SE MIDE– El progreso real del proyecto se mide a través de los productos

obtenidos para cada una de las actividades identificadas del plan. Este progreso real es comparado con el progreso planeado y se expresa en términos de porcentaje (%).

EJEMPLO


COMUNICACIONES

Dentro de un proyecto las comunicaciones pueden ser formales e informales, por ejemplo : informes de progreso, revisiones administrativas,reuniones de contacto.

En el proyecto debe haber una información formal estandarizada distribuida en forma periódica : “ INFORME DE PROGRESO” .

El informe de progreso representa el mecanismo primario usado por el equipo del proyecto para informar sobre el progreso del proyecto, problemas y otros.

El informe de progreso debe tener tres áreas claves : Estado técnico, costos y cronograma.

Ejemplo


REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Es utilizar un archivo de documentos fundamentales del proyecto desde su inicio hasta su finalización. Es una herramienta centralizada para una administración y control de proyectos efectivos.

Es de gran ayuda para los gerentes de proyectos, clientes, todos los miembros del equipo de proyecto y mas adelante, para el personal de soporte.


REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Contenido : Definición y descripción del proyecto Acuerdos, responsabilidades Planes del proyecto Control de cambios Presupuesto Informes de progreso Presentaciones Comunicaciones en el proyecto (actas, memos, etc) Plan de entrenamiento, plan de pruebas Contratos de Hardware, software. Otros


INTRANET, INTERNET Y LA WEB EN ADMON DE PROYECTOS

CALIDAD DE PROYECTOS

ELEMENTOS

Tecnología

Recurso Humano

Recurso financiero

Tiempo

Calidad de la solución


BARRERAS PARA ALCANZAR LA CALIDAD DE PROYECTOS

Problemas de calidad– Definición incorrecta– Mala interpretación de la definición– Requerimientos cambiantes

Problemas de productividad– Resultados lentos– Presupuestos excedidos– Recursos escasos– Requerimientos cambiantes

Pruebas realizadas:– Bajo presión y con la fecha de iniciación encima– Se comprimen si la disponibilidad de tiempo es limitada

“ La prevención de errores en todas las fases del desarrollo del proyecto es la ruta critica de la calidad “



Involucrar al cliente en el desarrollo del proyecto

Hacer las cosas bien desde el principio

Entender los requerimientos del cliente

Cumplir los requerimientos del cliente al 100%

Eliminar desperdicio

Medir y controlar

Mantener comunicaciones efectivas

Mejorar continuamente

Proyectos implementados a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo

los requerimientos del cliente

Utilizar estándares para manejo de proyectos

GERENCIA DE PROYECTOS

PROYECTO EXITOSOPROYECTO EXITOSO

Admon de cambios

Estimación

Control y seguimiento

Planeación

EVALUACION FINANCIERA

EVALUACION FINANCIERA DE

PROYECTOS DE INFORMATICA

EVALUACION FINANCIERA

ETAPAS

1. FORMULACIÓN DE PROYECTOS:

Preparar la información :

- Legal

- Comercial

- Técnica

- Organizacional

- Ambiental

- Financiera/Social

2. EVALUACION DE PROYECTOS

2. EVALUACION DE PROYECTOS :

Evaluar la información, es decir preparar el análisis Costo- Beneficio.

Obtener los indicadores financieros para la toma de decisión

FORMULACION DE PROYECTOS

Esta autorizada la organización para realizar el proyecto y todas sus actividades ?

Que normas presupuestales se deberán satisfacer para el manejo de los recursos ?

Para la recepción de prestamos : Qué tramites y requisitos legales deberán cumplir ?

Si es indispensable la realización de contratos : Que normatividad legal se debe cumplir ?

En que otros campos son indispensables tener en cuenta normas legales ?

COMPONENTE LEGAL


El producto o servicio definido : satisface las necesidades del cliente ?

Existen en la región los insumos y materiales requeridos para la implementación del proyecto ?

Se ha determinado la demanda y se ha delimitado el área geográfica de jurisdicción del mercado del producto o servicio del proyecto ?

Si el proyecto es comercial : permite el precio a establecer recuperar la inversión, los costos de producción, los gastos de administración, comercialización y financiación y aún obtiene el inversionista la rentabilidad apropiada ?

El canal de comercialización definido se acomoda a las características del cliente y del producto o servicio y se han definido sus gastos ?

COMPONENTE COMERCIAL


Se ha definido el diseño técnico del producto ? El proceso técnico establecido y la tecnología inherente

seleccionada : son convenientes para la economía y se adecuan al entorno que caracteriza el proyecto ?

Se han determinado las maquinarias y equipos necesarios para lograr los objetivos comerciales y se ha analizado su balance ?

Se han definido los insumos indispensables, sus rendimientos técnicos y se ha establecido su disponibilidad en la cantidad y calidad requerida ?

Ha establecido el grupo técnico los costos de producción ? Otros aspectos : Localización, tamaño, futuras ampliaciones, etc : se

han tenido en cuenta ?

COMPONENTE TECNICO


Que estructura organizacional es la adecuada para la implementación y operación del proyecto ?

Con las funciones establecidas se lograrán los objetivos del proyecto ?

Se ha calculado el gasto total que originara la nómina de personal de todas las áreas involucradas ?

Que inversiones en equipos de dotación son requeridos para el funcionamiento de la organización ?

El manual de procedimientos administrativos es flexible y se acomoda a los requerimientos propios del proyecto ?

Se ha definido el perfil profesional requerido por el personal ?

COMPONENTE ORGANIZACIONAL E INSTITUCIONAL


El estudio ha establecido el efecto del proyecto sobre el ecosistema, en especial sobre :

» La contaminación de los recursos hídricos ?» Los suelos (procesos de : Erosión, salinización, compactación ,

etc) ?» La contaminación de la atmósfera (emisiones de contaminantes,

ruidos de altos niveles, tala de bosques, etc) ?» Que otros efectos van en contravía del desarrollo sostenible ?» Cumplirá el proyecto con toda normatividad establecida para

controlar los riesgos creados ?

COMPONENTE AMBIENTAL


Se han definido las fuentes de financiación de recursos requeridos por el proyecto ?

Se han establecido los costos financieros de las fuentes externas y se han seleccionado las que ofrezcan las mejores condiciones financieras ?

Se han determinado todos los valores monetarios de los rubros del proyecto (Inversiones, Gastos, Ingresos, Flujo financiero de prestamos, etc) que faciliten realizar su evaluación financiera ?

COMPONENTE FINANCIERO


El proyecto se enmarca en el plan de desarrollo económico adoptado por el gobierno para lograr sus objetivos políticos?

Que beneficios económicos (Ej: No de empleos) reporta el proyecto que justifique el empleo de los recursos para su realización ?

Origina el proyecto alguna externalidad negativa o costo económico ?

El proyecto garantiza la sostenibilidad y el uso racional de los recursos en el largo plazo ?

El proyecto contribuye al logro de los objetivos sociales de equidad y de distribución de ingresos ?

COMPONENTE ECONOMICO Y SOCIAL


COMPONENTES DEL PROYECTO E INTERRELACIONES

Legal ComercialTécnico

ProyectoSocial y

Económico

Financiero Ambiental

Organizacio- nal

EVALUACION DE PROYECTOS

La función de evaluar comprende las acciones de comparar, analizar y recomendar :

• La comparación exige diversas alternativas u opciones

• El Análisis requiere la descomposición lógica de los elementos de las alternativas para establecer diferencias o semejanzas

• La recomendación se fundamenta en la ponderación de factores estableciendo prioridades con base en las deduciones relevantes.

ACCIONES


Determinar el aporte o contribución de un proyecto al bienestar de un individuo ó grupo en particular (El inversionista, el gobierno, la entidad financiera, la empresa, etc).

Su objetivo : MAXIMIZAR el bienestar de un individuo o grupo medidos en términos de la obtención de ganancias monetarias.

Herramienta de análisis : Elaborar un flujo de fondos incremental (todo lo nuevo que tengo que hacer ) o de caja del proyecto.

QUE ES ? / OBJETIVO


PERIODICIDAD (PERIODOS)

Depende de la naturaleza del proyecto (Meses, trimestres, años, etc).

HORIZONTE PARA LA EVALUACION DEL PROYECTO

Determina el plazo de implementación y los periodos de operación

ASPECTOS PARA LA ELABORACION DEL FLUJO DE FONDOS



0 1 2 3 N (periodos)

Plazo de Implementación

Operación

PUNTO CERO

Señala el momento en el cual se toma la decisión de realizar el proyecto o periodo de referencia para cálculo de indicadores

Tomo decisión de ejecutar el proyecto



PERIODO 1

El primer periodo en el cual se realizan las inversiones iniciales del proyecto.

Los egresos e ingresos se registran en el momento de su efecto financiero (Entrada o Salida )



0 1 2 3 N (periodos)

Inversiones

GRAFICO FINANCIERO DEL PROYECTO

4 5

Ingresos Netos

Salidas Netas ($)

( - calculadora)

Entradas Netas ($)

( + calculadora)


Determinar el horizonte de análisis» Inmuebles : Edificios Vida útil : 20 años» Muebles : Plantas y equipos (trenes, aviones) Vida útil : 10 años» Equipo automotor, computadores Vida útil : 5 años

Preparación y valoración de todos los rubros» Inversiones» Gastos ( Personal, Materiales y suministros, Servicios

Contratados)» Beneficios» Flujo de fondos de financiaciones externas» Impuestos y anticipo tributario» Valores de salvamento

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION FINANCIERA


Elaboración del flujo del fondo

Determinación de los indicadores financieros (TIR, VPN, Otros)

Toma de decisión de realizar ó no el proyecto

La depreciación no forma parte del flujo de fondo, no genera gasto monetario (No reembolsable se compra cuando se paga el activo). Sirve para disminuir impuestos y la utilidad neta.

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION FINANCIERA


Costo de oportunidad = Tasa de descuento =

Tasa interés de oportunidad = Tasa mínima de

rentabilidad

VARIABLE IMPORTANTE EN LA EVALUACION FINANCIERA


La tasa de descuento refleja la rentabilidad estable que deja de percibir el inversionista o la entidad : En la inversión alternativa (CTD, Acciones, otros), por utilizar los recursos en la ejecución del proyecto.


METODOS PARA REALIZAR EVALUACION

A PRECIOS CONSTANTES

Todos los rubros o componentes del proyecto se determinan con precios del periodo en que se presentan, sin incluir el efecto de la inflación.

A PRECIOS CORRIENTES

Todos los rubros o componentes del proyecto se determinan con precios del periodo en que se presentan, incluyendo el efecto de la inflación.

“Los dos métodos deben dar resultados equivalentes “


GUIA - CUANTIFICACION DE BENEFICIOS

CATEGORIA

- Incremento de la eficiencia del negocio o mejoría en la producción.

- Aumento de rendimiento

- Reducción tiempo ocioso

- Reducción de mantto

- Reducción de gastos de viaje

- Mejoras en el servicio al cliente

PAUTA DEL CALCULO

- Estimar ahorro de fuerza de trabajo y aumento de rendimiento como resultado de un menor tiempo ocioso no programado

- Estimar los costos de mantto no programado

- Medir las mejoras en aspectos especificos del servicio, por ej: fechas de entrega, etc.



CATEGORIA

• Reducción de inversiones de activos.

- Inversiones evitadas

- Inversiones diferidas

•Disminución necesidades de capital de trabajo.

- Niveles de inventarios reducidos

- Disminución del ciclo de CxC

PAUTA DEL CALCULO

- Determine la diferencia en las facilidades planeadas

- Estimar el cambio en el capital de trabajo.



CATEGORIA

• Reducciones de fuerza de trabajo.

- Personal activo

- Necesidades anticipadas

•Mejor programación

PAUTA DEL CALCULO

- Calcular los costos totales por nivel/persona.

- Calcular ahorros con contratistas.

- Estimar la reducción de los costos de cambio , por ej: sobretiempo no programado.

- Estimar los costos reducidos de materiales comprados



CATEGORIA

• Mejor logística

- Selección y almacenamiento más efectivo de materiales

- Mejor distribución del producto terminado

•Mejor uso de energía.

- Disminución de consumo

- Producción más eficiente

PAUTA DEL CALCULO

- Calcular la reducción en los servicios, costos de fletes,inventario.

- Calcular los valores de reducción de energía.



CATEGORIA

• Reducción de riesgos gubernamentales /legales evitados

- Cumplimientos

- Habilidad para influir en nuevos estándares o modificar los existentes

- Aumento de oportunidades para fallos favorables

PAUTA DEL CALCULO

- Estimar el costo de parar la producción o evitar cometer acciones penadas por la ley.

- Estimar los beneficios en proponer métodos más eficientes para cumplir los objetivos del gobierno.



CATEGORIA

• Disponibilidad de información

- habilidad para satisfacer demandas inesperadas de información

- Menos demoras

- Resultados anticipados

- Confianza en integridad de los datos

PAUTA DEL CALCULO

- Estimar los costos ahorrados de sistemas y clientes que se evitan mejorando las aplicaciones existentes.

- Estimar multas por demoras u oportunidades perdidas

- Estimar las multas para datos inconsistentes/incompletos



CATEGORIA

• Reducción de costos de operación del sistema

- Menor utilización de equipos

- Eliminación de reportes

-Reducción de costos de telecomunicaciones

- Reducción del mantenimiento del sistema

PAUTA DEL CALCULO

- Estimar el ahorro de costos basado en cargos de mantenimiento y operación de los equipos, informes.

- Estime los costos que se reducen de materiales comprados


GUIA - CUANTIFICACION DE COSTOS

CATEGORIA

• Servidores

• Manejadores de bases de

•datos

• Estaciones de trabajo

• Impresoras

• Paquetes

• Equipos de redes

• Mejoras al ancho de banda satelital

•

CATEGORIA

• Videoconferencia

• Internet / Intranet /Extranet

• Personal, Gastos, Servicios Contratados


VPN - VALOR PRESENTE NETO

TIR - TASA INTERNA RETORNO

RAZON BENEFICIO NETO / INVERSION

INDICADORES FINANCIEROS


Es el excedente monetario que a precios de momento cero produce el proyecto

Medir el impacto en efectos monetarios ($)

Llevar al valor presente los ingresos - egresos

Para su cálculo es indispensable conocer la tasa de descuento que representa el costo de oportunidad o rendimiento alternativo del inversionista

El flujo de fondos para su cálculo se puede realizar a precios corrientes o a precios constantes manteniendo en todo el proceso la homogeneidad del análisis. La mezcla de precios produce resultados sin ningún significado financiero coherente



Si VPN > 0, el proyecto es atractivo y debe ser aceptado

Si VPN < 0 , el proyecto no vale la pena ya que hay alternativas de inversión que arrojan mayor beneficio

Si VPN = 0 , es indiferente entre realizar el proyecto o escoger las alternativas, ya que arrojan el mismo beneficio



Ejemplo (Valor presente neto) :

1000 1600

0 1 2

Tasa de descuento : 18%

Características del flujo : Esta a precios corrientes

Esta antes de impuesto

Con recurso propio



1000 1600

0 1 2

Cálculo : Mode 4

CFj : 0

CFj : -1000

CFj : +1600

i : 18 %

Comp NPV

VPN = $ 301,64



1000 1600

0 1 2


Características del flujo : Esta a precios constantes


Con recurso propio

Asumamos inflación : 10%



1000 1600

0 1 2

1. Calcular los indices de inflación:

Indice inflación t = (Indice inflación t-1) * (1+inflación t)

Punto 0 = 1 (siempre)

Punto 1 = 1 * (1 + 0.10) = 1.10

Punto 2 = 1.10 * (1+0.10) = 1.21



1000 1600

0 1 2

2. Calcular los precios constantes:

Valor, precios constantes t = Valor precios corrientes t / Indice de inflación t

Punto 1 = 1000 / 1.10 = 909.09

Punto 2 = 1600 / 1.21 = 1322.31



1000 1600

0 1 2

3. Calcular la tasa descuento a precios constantes :

Tasa descuento = (1 + tasa descuento precios corrientes t / 1+ inflación t) - 1

Tasa de descuento = ( 1+0.18% / 1 + 0.10% ) - 1 = 0.072727



909.09 1322.31

0 1 2

4. Calcular el valor presente neto:

i : 7.27 %

VPN = $ 301.64

Los dos valores son iguales porque es el punto cero de referencia. El efecto del valor inflacionario se ve en los valores futuros y no en el valor presente.

Se recomienda evaluar a precios corrientes (Es la realidad)


Representa el rendimiento intrinseco de los recursos que permanecen invertidos en el proyecto.

Es la máxima tasa de descuento que puede soportar el proyecto para que VPN (i=TD %) = $0 . En otras palabras es el techo de la rentabilidad que puede exigir el inversionista.

TIR - TASA INTERNA DE RETORNO



VPN

TD

Es aquella tasa de descuento en la cual el VPN= 0



0 1 2 3 4

- 200 - 300

180 200 270

La gráfica VPN para diferentes tasas de oportunidad es :



VPN

TD

3% - 101,32

5% - 72,45

8% - 33,77

15 % - 38,39

20 % - 79,05

3 5 8 11 15 20

Se obtiene una TIR = 11% , VPN=0 Significa :

Que el proyecto arroja VPN positivos para tasas de oportunidad inferiores al 11%.

En cambio si la tasa de oportunidad es superior a la TIR, el proyecto no es atractivo porque no se compensa dicho costo de oportunidad.


Ejemplo (Tasa interna de retorno) :

1000 1600

0 1 2


Características del flujo : Esta a precios corrientes


Con recurso propio


Ejemplo (Tasa interna de retorno) :

1000 1600

0 1 2

Cálculo : Mode 4

CFj : 0

CFj : -1000

CFj : +1600

i : 18 %

IRR

TIR = 60 %


Ejemplo (Tasa Interna de retorno) :

1000 1600

0 1 2

1. Calcular la TIR a precios constantes:

TIR precio constante = ( 1+ TIR precio ctes / 1 + tasa inflación - 1 ) * 100

TIR = ( 1+ 0.60 / 1 + 0.10 - 1 ) * 100

TIR = 45.45 %


Es el indicador que permite establecer prioridades en un programa de inversiones, cuando existe restricción de recursos financieros.

Representa el beneficio neto (Ingreso) que a valor presente se obtiene por cada $1 de inversión a valor presente.

Razón Beneficio neto / Inversión = Valor presente beneficios netos

___________________________

Valor presente inversiones

RAZON BENEFICIO NETO / INVERSION

TITULO DEL PROYECTOMODEC-2000.XLS REVISION: OCTUBRE 19/99

DIGITAR NOMBRE DEL ARCHIVO AQUI

11-Nov-99 PERIODOS 0 1 2 3 4 5 6

08:31 AM AÑOS 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

INFLACION (Col$) P 12% 10% 9% 7% 7% 7% 7%

DEVALUACION (Col$) A 12% 10% 7% 5% 5% 5% 5%

INFLACION (US$) R 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5% 2.5%

TASA DE CAMBIO PROMEDIO (Col$/US$) A $2,043 $2,267 $2,458 $2,605 $2,735 $2,872 $3,015

TASA DE CAMBIO FIN DE PERIODO (Col$/US$) M $2,159 $2,375 $2,541 $2,668 $2,802 $2,942 $3,089

INFLACION ACUMULADA (Col$) E 1.0000 1.1000 1.1990 1.2829 1.3727 1.4688 1.5716

DEVALUACION ACUMULADA (Col$) T 1.0000 1.1000 1.1770 1.2359 1.2976 1.3625 1.4307

INFLACION ACUMULADA (US$) R 1.0000 1.0250 1.0506 1.0769 1.1038 1.1314 1.1597

GAP ACUMULADO (Col$ EN US$) O 1.0000 1.0000 1.0187 1.0381 1.0579 1.0780 1.0986

GAP COMBINADO ACUMULADO S 1.0000 1.0063 1.0267 1.0478 1.0694 1.0914 1.1138

UNIDADES DE INVERSION TIPO 1 D 0 0 0 0 0 0 0

PRECIOS US$ CONSTANTES ORIGEN PESO A 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR T 0 0 0 0 0 0 0 UNIDADES DE INVERSION TIPO 2 O 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS DOLARES CONSTANTES ORIGEN PESO S 0 0 0 0 0 0 0 PRECIOS DOLARES CONSTANTES ORIGEN DOLAR 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. TRABAJO (US$ CORR.) E 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. DE TRAB. SUBE/(BAJA) (US$CONS. PESO) N 0 0 0 0 0 0 0 DELTA CAP. DE TRAB. SUBE/(BAJA) (US$CONS. DOLAR) T 0 0 0 0 0 0 0 INGRESOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO R 0 0 0 0 0 0 0 INGRESOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR A 0 0 0 0 0 0 0

GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO D 0 0 0 0 0 0 0

GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR A 0 0 0 0 0 0 0

GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN PESO 0 0 0 0 0 0 0

GASTOS EN US$ CONSTANTES ORIGEN DOLAR 0 0 0 0 0 0 0

RESULTADOS 0 0 0 0 0 0 0

* TOTAL INVERSIONES 0 0 0 0 0 0 0

INGRESOS EN US$ CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0

GASTOS EN US$ CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0

RENTA BRUTA (INGRESOS - COSTOS) 0 0 0 0 0 0 0

DEPRECIACION 1 (5, 10, 20 PERIODOS): 0 0 0 0 0 0 0 0

DEPRECIACION 2 (5, 10, 20 PERIODOS): 0 0 0 0 0 0 0 0

* TOTAL DEPRECIACION 0 0 0 0 0 0 0

REVALUACION DE ACTIVOS 0% 0 0 0 0 0 0 0

RENTA GRAVABLE 0 0 0 0 0 0 0

IMPUESTOS 0 0 0 0 0 0 0

INGRESOS DESPUES DE IMPUESTOS 0 0 0 0 0 0 0

DELTA CAPITAL DE TRABAJO 0 0 0 0 0 0 0

FLUJO DE CAJA NETO 0 0 0 0 0 0 0

TASA PERIODICA: 0% 5% 10% 12% 13% 15% 20%

V.P.N. CON VIDA DE: 0 0 0 0 0 0 0 0

C.A.E. CON VIDA DE: 0 #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

T.I.R. INVERSION #NUM! T.Ens: 30%


Proyectos A B C D E

Año 1

Año 2

Año3

Año 4

Año 5

-30,00

-30,00

00,00

60,00

80,00

-100,00

-40,00

100,00

120,00

120,00

-45,00

-55,00

80,00

90,00

90,00

-50,00

-50,00

- 100,00

180,00

280,00

-25,00

-25,00

25,00

50,00

55,00

Si la tasa de descuento de la empresa que ejecutará los proyectos es del 13% y solo están disponibles $350 Millones en los 5 años, determine el programa de inversión a realizar

Ejercicio (Razón Beneficio neto / Inversiones

Los flujos de fondo de 5 proyectos son : ($Millones constantes)

universidad del atlÁntico universidad del atlÁntico gerwncia de mantenimiento gerwncia de...

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