La Evidencia: Clases y Alcances.

Evidencia de AuditoriaSe llama evidencia de auditoria a cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si la informacin cuantitativa o cualitativa que se est auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido.La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente. Tambin se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podra ser no suficiente para demostrar un hecho. La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria. La evidencia es competente, si guarda relacin con el alcance de la auditoria y adems es creble y confiable. Adems de las tres caractersticas mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque estn ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.

Clases de Evidencias.1. Evidencia Fsica: muestra de materiales, mapas, fotos.

2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, entre otros.

3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relacin con el mismo.

4. Evidencia Analtica: datos comparativos, clculos, entre otros.

Alcance. Afortunadamente el alcance de la auditora es ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son susceptibles de auditarse operativamente. Sin importar si se trata de un rea operativa, financiera o administrativa, ya que la labor que se desempea toma en consideracin tanto factores internos (generados dentro de la organizacin) como externos (generados fuera de organizacin. Ejemplo: reglamentos, servicio al cliente, condiciones de entrega, entre otros.) Este nuevo enfoque integral de auditora operativa ofrece la alternativa de conformar equipos multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores, abogados, contadores, entre otros., pero normalmente este trabajo es encomendado y realizado por profesionales con preparacin en auditora. De los puntos importantes dentro del alcance se mencionan algunos: Verificacin de cumplimiento a los objetivos y metas establecidas.

Evaluacin de indicadores propios de operacin o administracin (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de servicio, reporte de desviaciones, entre otros.)

Uso eficiente de recursos disponibles.

Tipos de Evidencias.

Evidencia fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la Auditora Interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Evidencia documental: puede ser de carcter fsica o electrnica. Pueden ser externas o internas a la organizacin. Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditoras externas y otros informes o dictmenes y confirmaciones de terceros. Las evidencias internas tienen su origen en la organizacin, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos internos.

Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a travs de otras formas de trabajo en las auditoras internas. Se requiere la confirmacin si van a utilizarse como prueba, por medio de la:1. confirmacin por escrito del entrevistado2. el anlisis de mltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados3. comprobacin posterior en los documentos.

Evidencia analtica: surge del anlisis y verificacin de los datos. El anlisis puede realizarse sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organizacin u otras fuentes que pueden ser utilizadas. Tambin pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organizacin.

Evidencia informtica: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologas y personal informtico. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informtica, el Auditor Interno: Puede efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; y

Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.

Hallazgos de Auditoria.

Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoria con relacin a lo normado o a lo presentado por la gerencia.

Atributos del Hallazgo:1. Condicin: la realidad encontrada

2. Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)

3. Causa: qu origin la diferencia encontrada.

4. Efecto: qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicar el ttulo del hallazgo, luego los atributos, a continuacin indicar la opinin de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicar su conclusin sobre el hallazgo y finalmente har las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector pblico se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.

Una vez concluida la fase de Ejecucin, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

Caractersticas del hallazgo en la auditora. Tanto las operaciones como los ciclos estn afectados en su eficiencia, economa y eficacia por los llamados hallazgos de auditora, los cuales ofrecen los elementos suficientes para soportar el diagnstico.

Las caractersticas del hallazgo de auditora son cuatro, las cuales se mencionan a continuacin: La condicin.

Es la situacin actual del hallazgo encontrada por el auditor (lo que es)

El criterio.

Est dado por unidades de medida, indicadores y en general los parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que "el criterio" es "lo que debe de ser segn el auditor", es decir la situacin ideal.

El efecto.

Es el resultado que se genera del hallazgo, es la comparacin de la condicin (lo que es) contra el criterio, lo que debe ser (es decir la situacin ideal).

La causa.

Es el resultado desfavorable del efecto.