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Archivo del Poder Judicial del Estado de Guerrero Catálogo de Disposiciones Documentales

Poder Judicial del Estado de GuerreroArchivo Judicial

Catálogo de Disposiciones Documentales

Ciudad Judicial Chilpancingo, Boulevard René Juárez Cisneros s/n, esquina con Avenida Kena Moreno,Col. Balcones de Tepango, tel. 01 747 49-4-32-00. Ext. 157


I. Introducción.Este Catálogo de disposición documental está elaborado como fuente de apoyo para consultas en la administración del Poder Judicial del estado de Guerrero, y de las

disposiciones normativas en materia de archivos.

El Archivo Judicial es el resultado de la concentración y registro documental de las actividades derivado de las funciones de las diferentes áreas que comprende el poder Judicial, y que hoy en día la información antes mencionada es proyectada en sistemas electrónicos la cual da como resultado una transparencia y acceso a la información pública y una excelente protección de datos personales.

Este Catálogo es un recurso de descripción archivística en la cual se asigna su razón documental (civil, familiar y penal), de clasificación materia, Juzgado, y Distritos Judiciales, los plazos o términos para su vigencia o conservación, y su presentación final en su parte digital-electrónica.

El soporte de este Catálogo contribuye de manera muy importante al proceso de la valoración documental de los expedientes del Archivo, pues nos permite tomar decisiones concretas en el uso, asi como también de su conservación y destino final de los diversos documentos bajo el resguardo del Archivo Judicial.



II. Objetivo General.Regular el valor de la materia documental (civil, familiar y penal), tiempo para su conservación, vigencia, clasificación de la información, (publica reservada, confidencial)

así como establecer el destino final de los expedientes judiciales en los sistemas electrónicos más actualizados como lo es el escaneo.

III. Objetivos Específicos.Aplicar en los plazos correspondientes, lo relativo a la guarda y custodia y conservación de los Expedientes Judiciales en el Archivo de concentración.

IV. Ámbito de Aplicación.Este catálogo de disposición documental viene a ser aplicable a todo el conjunto documental generado por los diversos órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del

Estado, confinado a guarda y custodia en el Archivo, así también de los fondos documentales del propio Tribunal y del Consejo de la Judicatura.

V. Marco Legal. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guerrero. Reglamento Interior del Tribunal Superior de Justicia, Juzgados de Primera Instancia y de Paz de igual forma del Consejo de la Judicatura del Estado de Guerrero. Ley de transparencia y acceso a la información Pública del Estado de Guerrero número 207. Lineamientos técnicos generales para la publicación, homologación y estandarización de la información.

Ley federal de Archivos (DOF, 23/01/2012)ART. 19.Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos.

VI. METODOLOGIA.La elaboración del presente Catálogo, de disposición documental se realizó de acuerdo a las disposiciones emitidas por el instructivo del Archivo General de la Nación y se constituye de cuatro etapas: Identificación, Valoración Regulación y Control, cada una de ellas comprende la realización de actividades específicas, la cual permitió la integración de este instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases del ciclo vital; asi como para su correcta disposición y accesibilidad.

VII. IDENTIFICACIÓN.



Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo.

Esta etapa se realizó de la manera siguiente:

Se recopilo la información de los Expedientes del Archivo. Se observaron los preceptos legales institucionales que aplican al Archivo Judicial, como el Reglamento. interior y la ley Orgánica del Poder Judicial del

Estado de Guerrero. Reglamento Interior del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la judicatura del Estado de Guerrero, para la aplicación de la ley de Acceso a la

Información Pública del Estado. Se observó e identificó como está estructurada orgánicamente la dependencia o entidad. Se entrevistó a los responsables de las áreas del Archivo de concentración con el propósito de identificar la procedencia de los expedientes, de que

Juzgados y Distritos Judiciales eran sus destinatarios y se procedió a la elaboración de una tarjeta, con la descripción del contenido informativo que guardan cada una con su serie documental.

Resultados: Se conoció la estructura Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guerrero. Se comprendió más a fondo el crecimiento de la producción documental que generan los Órganos Jurisdiccionales. Se identificaron los mecanismos o procedimientos, que permiten la integración de los expedientes en las diversas series

documentales que maneja el Archivo Judicial.VIII. VALORACIÓN.

Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar plazos de acceso, transparencia, conservación o su eliminación.Esta etapa se lleva a cabo de la siguiente manera:

Primeramente determinación de clasificación.(Materia, Juzgado y distrito)

Segunda determinación de clasificación, (Publica, Reservada, Confidencial) Tercera determinación de clasificación, (Tiempo, valor e historia)

Resultado de esta etapa Agrupación por series comunes y sustantivas Identificación por número único de los expedientes, sujetos a determinadas condiciones.



IX. REGULACIÓN.En esta fase se integró el catálogo de disposición documental, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección, el contenido es el siguiente:

1. Introducción2. Objetivo general3. Objetivos específicos 4. Ámbito de aplicación5. Marco legal y normativo6. Metodología de su elaboración7. Instructivo de uso8. Registro de la documentación, (expedientes) y clasificación de los mismos, determinados por sus características, de contenido, procedencia y valor

jurídico.9. Agrupación documental, por secciones, de acuerdo con sus plazos de conservación y técnicas de disposición.10. Aplicación de programas electrónicos. Resultados de esta etapa. Integrar de manera más completa y segura la información documental (expedientes) mediante el uso de formatos electrónicos, susceptibles de

actualizarse. Tener un mecanismo de consulta y control que nos facilite conocer con exactitud los plazos de conservación y guarda de los expedientes asi como del

acceso y transferencia de los mismos. Un acceso más ágil y directo para localizar la información documental (expedientes) controlada por su orden de clasificación, secciones, series, pasillos,

anaqueles.X. CONTROL.

Consistente en validar y aplicar el catálogo de disposición documental, de la siguiente manera: Validar y aplicar el catálogo de disposición documental por parte del Jefe del Archivo Judicial.. Difundir el catálogo de disposición documental y establecer los mecanismos para su permanente actualización. Resultado de esta etapa. Cumplir con las disposiciones de la ley Orgánica del Poder Judicial, Reglamento Interior del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Guerrero y la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado número 207.INSTRUCTIVO DE USO.El presente catálogo de disposición documental es el instrumento que regula el ciclo vital del documento.



Código: proporciona la identificación de la sección, serie y/o subserie que integran el código de disposición documental mediante un numero o y/o letra, permitiendo la localización de la información sustituyendo el nombre propio o titulo de los niveles de clasificación Fondo: Aplica al conjunto de documentos que son producidos orgánicamente y utilizados por el Poder Judicial del Estado de Guerrero, en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.Niveles de clasificación: se refiere a los rubros de sección y/o sub serie.Sección: se deriva de cada una de las divisiones del fondo, basado en las atribuciones y/o funciones del Poder Judicial del Estado de Guerrero.Serie: Se deriva de la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto especifico.Vigencia documental: Se refiere a la asignación de los valores documentales (primarios y secundarios) y a los plazos de conservación.Técnicas de selección documental: Eliminación, conservación y muestreo.Clasificación de la selección documental: Publica, reservada o confidencial.Para efectos de su aplicación: El fondo documental por naturaleza es toda la documentación que emana las actividades del Poder Judicial del Estado de Guerrero.

Las series, se determinaron con los responsables del archivo de concentración de acuerdo a las actividades y funciones del Poder Judicial del estado.

Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.Valoración primaria: Condición de los documentos que les confiere características, administrativas, legales entre otras.Valoración secundaria: Condición de los documentos que les confiere características informativas y testimoniales de los documentos que forman el archivo históricoTécnicas de selección.Eliminación: Se realiza en la documentación del archivo de concentración que cumplió su plazo de conservación y se procede a solicitar la baja documental.Conservación: Se realiza en la documentación que por su contenido y/o plazo de conservación se debe de resguardar en el archivo de concentración o en su caso en el archivo histórico.Muestreo: Se refiere a la selección de expedientes de una serie documental de la cual conservan algunos expedientes y algunos otros se desechan.La clasificación de la información:

Publica: Es la información en posesión del Poder Judicial de Estado de Guerrero, que por ella se efectué un gasto público, la cual es considerada un bien de dominio público social esto quiere decir que está al alcance de la persona interesada, con excepción de aquella información que por sus características se clasifique como información reservada o bien de la talla confidencial.

Atesorada: es aquella información cuya revelación pueda comprometer la seguridad pública o bien dañar la estabilidad financiera, económica del país, o bien poner en riesgo la vida, la seguridad de la salud de cualquier persona o bien causar un mal perjuicio a las leyes de este país.



Privada: la entrega con el carácter por los particulares al Poder Judicial del Estado de Guerrero, con respecto a los datos personales que requieren el consentimiento de dichos individuos para su difusión o distribución.





PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUERRERO

Clave de identificación archivística

Serie Subserie Valor documental Plazos de conservación Técnicas de selección Clasificación ObservacionesA C/P F J/L Archivo

ATArchivo AC

Total Eliminación Conservación Muestreo P R C

Sección Administración de los Acervos Documentales (AAD)GRO-TSJ-AAD-01

Organización de los acervos

GRO-TSJ-AAD-01.1

Transferencia documental

x X x x

GRO-TSJ-AAD-01.2

Depuración documental

x x x x

GRO-TSJ-AAD-02

Instrumento de control y de consulta

GRO-TSJ-AAD-02.1

Catálogo de disposición documental

x x x x

GRO-TSJ-AAD-02.2

Guía simple de archivos

x x x x

GRO-TSJ-AAD-02.3

Inventarios x x x x

GRO-TSJ-AAD-02.4

Reglamento Interior del Tribunal Superior de Justicia

x x x x

GRO-TSJ-AAD-02.5

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado

x x x x

GRO-TSJ-AAD-03

Servicio de información

x x

GRO-TSJ-AAD-03.1

Consulta de los expedientes por las partes interesadas en el

x x x x



PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUERRROClave de identificación archivística

Serie Subserie Valor documental Plazos de conservación Técnicas de selección Clasificación Observaciones

A C/P F J/L Archivo AT

Archivo AC


Sección Administración de los Acervos Documentales (AAD)GRO-TSJ-AAD-04.1

Sistema Nacional de Archivos Judiciales (SNAJ)

x x x x

GRO-TSJ-AAD-04.2

Consejo Nacional de Archivos-sistema Nacional de Archivos

x x x x

GRO-TSJ-AAD-04.3

Tribunales Superiores de Justicia de los Estados

x x x



A: AdministrativoCP: Contable PresupuestalF: FiscalJ/L: Jurídico LegalArchivo AT: Archivo de TramiteArchivo AC: Archivo de ConcentraciónP: PúblicoR: ReservadoC: Confidencial



Catálogo de Disposiciones DocumentalesPODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUERRRO




Archivo AC

Total Eliminación

Conservación

Muestreo P R C

Sección Asuntos Jurídicos (AJ)GRO-TSJ-AJ-01

Acuerdos Generales de Administración

GRO-TSJ-AJ-01.1

Expedición de copias certificadas

x x 888 x x

GRO-TSJ-AJ-01.2

Recepción de los expedientes jurídicos legales

x x x x

GRO-TSJ-AJ-01.3

Informes y acuses de recibo

x x x

GRO-TSJ-AJ-01.4

Acuerdos que recaen de las solicitudes de copias

x x 1322 x x

GRO-TSJ-AJ-01.5

Devolución de expedientes civiles, familiares y

x x 3,081 x x



penales solicitados por los jueces de origen

GRO-TSJ-AJ-02

Recepción de expedientes de los juzgados de 1ra instancia en el estado

GRO-TSJ-AJ-02.1

Juzgado 1° penal bravo

x x 1478 x x

GRO-TSJ-AJ-02.2


x x 614 x x

GRO-TSJ-AJ-02.3


x x 2,037 x x

GRO-TSJ-AJ-02.4


x x 1064 x x

GRO-TSJ-AJ-02.5

Juzgado 1° Familiar bravo

x x 3,058 x x

GRO-TSJ-AJ-02.6

Juzgado 2° Familiar bravo

x x 4,222 x x

GRO-TSJ-AJ-02.7

Juzgado civil y familiar de Morelos

x x 1,365 x x

GRO-TSJ-AJ-02.8

Juzgado civil y familiar de Álvarez

x x 666 x x



GRO-TSJ-AJ-02.9

Juzgado 2do civil Tabares

x x 7,314 x x

GRO-TSJ-AJ-02.10

Juzgado 5to civil Tabares

x x 1326 x x

GRO-TSJ-AJ-02.11

Juzgado Mixto de Paz de Chilpancingo

x x 409 x x

GRO-TSJ-AJ-02.12

Juzgado PenalÁlvarez

x x 189 x x


Catálogo de Disposiciones DocumentalesPODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUERRRO






Archivo AC

Total Eliminación

Conservación

Muestreo P R C


Recepción de tocas y Cuadernillos de amparo de las salas civil, familiar y penal y quejas administrativas del Consejo de la Judicatura

GRO-TSJ-AJ-03.1

Tocas Civiles x x 1,430 x x

GRO-TSJ-AJ-03.2

Tocas Familiares

x x 1274 x x

GRO-TSJ-AJ-03.3

Tocas Penales x x 2,402 x x

GRO-TSJ-AJ-03.4

Cuadernos de amparos civiles

x x 752 x x

GRO-TSJ-AJ-03.5

Cuadernos de amparos familiares

x x 250 x x

GRO-TSJ-AJ-03.6

Cuadernos de amparos penales

x x 325 x x



GRO-TSJ-AJ-03.7

Quejas administrativas

x x 301 x x








Archivo AC



Registro de documentos jurídicos

GRO-TSJ-AJ-04.1

Registro de devolución de expedientes por parte de los jueces de origen

x x x x

GRO-TSJ-AJ-04.2

Registro de solicitudes o promociones

x x x x

GRO-TSJ-AJ-05

Informes

GRO-TSJ-AJ-05.1

Anual x x x x

GRO-TSJ-AJ-05.2

Mensual x x x x

GRO-TSJ-AJ-05.3

Semanal x x x x

A: Administrativo



CP: Contable PresupuestalF: FiscalJ/L: Jurídico LegalArchivo AT: Archivo de TramiteArchivo AC: Archivo de ConcentraciónP: PúblicoR: ReservadoC: Confidencial







Archivo AC

Total Eliminación

Conservación

Muestreo

P R C

Sección Recursos Tecnológicos (RT)GRO-TSJ-RT-01

Sistemas informáticos

GRO-TSJ-RT-01.1

Jurídicos x x x x

GRO-TSJ-RT-02

Equipos tecnológicos informáticos

GRO-TSJ-RT-02.1

Captura de datos

x x x x

GRO-TSJ-RT-02.2

De almacenamiento de datos

x x x x

GRO-TSJ-RT-02.3

De escritorio computadoras y escáneres

x x x x

GRO-TSJ-RT-02.4

Telefonía (ip) x x x x

A: Administrativo



CP: Contable PresupuestalF: FiscalJ/L: Jurídico LegalArchivo AT: Archivo de TramiteArchivo AC: Archivo de ConcentraciónP: PúblicoR: ReservadoC: Confidencial


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