tipos de auditoria en mantenimiento

TIPOS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

2012

TIPOS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

• Cualitativas: Evalúan de forma sencilla y alto nivel de incertidumbre

diferentes indicadores de gestión (encuestas, listas de preguntas, matrices

cualitativas de jerarquización, etc.)

• Semi – cuantitativas: Pondera de forma parcial y nivel medio de

incertidumbre diferentes indicadores de gestión (redes de jerarquización,

ponderación promedio aritmética de factores ponderados, matrices de

jerarquización, etc.)

• Cuantitativas: Cuantifica la evolución de diferentes indicadores de gestión

(Modelo de Análisis Jerárquico de Priorización / Técnicas AHP, análisis

cuantitativo de riesgos, etc.)

METODOLOGÍAS DE AUDITORIA EN MANTENIMIENTO

A. MAINTENANCE EFFECTIVENESS SURVEY (MES)

Basado en metodología de auditoría semicuantitativa elaborado por Marshall

Institute. Consta de 60 preguntas, distribuidas en 5 áreas de mantenimiento,

las respuestas se limitan a tres opciones (1 por debajo del promedio, 2

promedio, 3 por arriba del promedio):

1. Recursos Gerenciales

2. Gerencia de la Información

3. Mantenimiento Preventivo/Predictivo

4. Planificación y Programación

5. Soporte del Mantenimiento


B. MAINTENANCE QUALIFICATION SURVEY (MQS)

Basado en metodología de auditoría semicuantitativa elaborada por ABS –

Reliability and Risk Group JBFA Training que permite auditar numéricamente

áreas de mantenimiento que requieren mayor atención, identificar puntos

débiles, apuntar acciones correctivas y ayudar al responsable a establecer

objetivos y necesidades.

Consta de 386 preguntas distribuidas en 12 factores, cada pregunta se limita

a tres posibles opciones 100%, 50% y 0%.


1. Vínculos entre Producción y Mantenimiento

2. Percepción del Mantenimiento por la Gerencia

3. Percepción del Mantenimiento por el Departamento de Mantenimiento

4. Disponibilidad

5. Costos de Mantenimiento

6. Preparación del Trabajo

7. Planificación, Programación y Ejecución

8. Manejo de Repuestos

9. ¿Quién está haciendo, qué dentro de la Organización?

10. Personal

11. Recursos

12. Adiestramiento.


C. MATRIZ CUALITATIVA DE MANTENIMIENTO (MCM):

Basada en metodología de auditoría cualitativa elaborada por RRG –

Reliability and Risk Group JBFA Training, aplicable a nivel de personal de

gerencia, en base a una tormenta de ideas.

Es una matriz (5 x 7) conformada por los siguientes factores:

‒ Eje Horizontal: Grado de madurez del mantenimiento: incertidumbre,

conciencia, entendimiento, competencia y excelencia.

‒ Eje Vertical: Gestión del mantenimiento: actitud de la alta gerencia,

estatus de la organización, costos de mantenimiento/costos totales,

solución de problemas en mantenimiento, calificación y entrenamiento

del personal, manejo de información y toma de decisiones, posición de la

organización en relación al mantenimiento.


D. METODOLOGÍA PARA AUDITAR LA GESTIÓN DE MANTENIMIENTO(LOURIVAL TAVARES, 1998)

El consultor brasileño Lourival A. Tavares indica que para iniciar cualquier

actividad se debe establecer un diagnóstico de la situación actual, que

responda ¿dónde estamos?, ¿cuáles son nuestras fortalezas y debilidades? y

¿cuáles son nuestras oportunidades y amenazas?, para ello es necesaria una

Auditoría de la función, orientada por un especialista y realizada por el

personal de la empresa, a objeto que la metodología quede incorporada

dentro de sus competencias.


Para aplicar las técnicas de Auditorías, Tavares (1998) recomienda la

constitución de un Comité Corporativo, formado por representantes de todas

las áreas involucradas con Mantenimiento que tienen autoridad delegada

para presentar propuestas y tomar decisiones que afectan su Gestión.

Anteriormente se conocían y aplicaban cuatro técnicas: Radar, Cuestionarios,

Evaluación de la Base de Datos e Indicadores; actualmente se cuenta con

cuatro técnicas más (Tavares, 2007): Rompimiento de Paradigmas, el Grado

de Madurez, la Posición de la Empresa en la Evolución Tecnológica del

Mantenimiento y el Retorno Sobre la Inversión.


1. Método del Radar, se aplica operadores y mantenedores, que por estar en

contacto con el equipo conocen donde es necesario aplicar ajustes, para

mejorar la eficiencia y optimizar la logística

2. El método del Cuestionario, se aplica a la Gerencia a nivel operacional, es

decir, maestros, supervisores y jefes de sector, consiste en preguntas,

formuladas para la alta gestión de la planta y para el nivel operacional.

3. Estructuración de la Base de Datos, fundamental para generar informes de

gestión y evaluar la situación actual de la empresa.

4. Los Indicadores, son un punto débil, es común no encontrarlos o encontrar

poca cantidad, y normalmente no importantes. Es importante que se aplique

pues es necesario para identificar las brechas existentes.


5. El Rompimiento de Paradigmas, se identifica las condiciones

operativas del equipo que pueden ser optimizadas. Está sujeto a la

percepción de lo que se ve y de lo que se escucha durante el proceso,

siendo común que algunos paradigmas sean presentados cuando se

aplique el cuestionario.

6. El Grado de Madurez de las Empresas. Desarrollado por la empresa

Tompkins y Associates, utiliza un lenguaje simple y objetivo que

presenta siete (7) pilares, cada uno con cinco (5) niveles. Los siete

pilares son: Actitud de la Gestión Corporativa, Estado Organizacional,

Porcentual Pérdidas de Recursos, Solución de Problemas, Calificación y

Entrenamiento, Sistemas de Informaciones y Posición en la Empresa.


7. La Posición de la Empresa en la Evolución Tecnológica del

Mantenimiento. Propuesto por HSB Reliability Tecnologies, son seis

escalones de desarrollo de las empresas teniendo en consideración la

nueva condición del Mantenimiento como función estratégica para el

negocio y que, en consecuencia es una generadora de utilidades.

8. Evaluar el Retorno Sobre la Inversión, permite calcular el Retorno Sobre

la Inversión. Los resultados se logran en la medida que las sugerencias

presentadas en el informe de Auditoría sean aplicadas y en la medida

que la empresa aplique las mejores prácticas alcanzando el patrón de

Clase Mundial identificado cuando alcanza el quinto nivel de los grados

de madurez o el sexto escalón de Evolución Tecnológica de

Mantenimiento.

MODELO: ACPOM (AUDITORÍA CUALITATIVA DEL PROCESODE OPTIMIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO)

Características de la técnica de Auditoría ACPOM:• Tipo: cuestionario tipo entrevista• Contenido: 17 preguntas divididas en dos áreas:– Aspectos técnicos del mantenimiento– Aspectos comunicacionales / motivación al personal

• Aplicación: a nivel de personal de gerencia, supervisión, mantenimiento yoperaciones (mínimo de 4 encuestas por nivel)

• Resultados: evaluación cualitativa de cada una de las entrevistas, reporte final por un grupo de expertos los cuales emiten una serie de recomendaciones a seguir para mejorar el desempeño de la gestión del mantenimiento.

Cuestionario propuesto - Aspectos técnicos:

1. ¿Posee información sobre la aplicación de técnicas para mejorar laconfiabilidad operacional?Palabras claves:

- Técnicas aplicadas actualmente- ¿Qué recomienda para mejorar la Confiabilidad?- Necesidad / Barreras para aplicar / Experiencias- Resultados obtenidos- Lista de técnicas: MCC, IBR, ACR, QRA,AMEF, Análisis de criticidad,Costo/beneficio, Integridad mecánica, Análisis de obsolescencia, vidaremanente.

2. ¿Considera que el equipo de trabajo posee disposición al cambio?, ¿Porqué?

Palabras claves:Iniciativas de cambio, ReceptividadPermanencia/ Apoyo gerencialInternalización

3. ¿Considera que el equipo de trabajo se encuentra motivado?, ¿Por qué?

Palabras claves:

Productividad - Efectividad

Colaboración (trabajo en equipo)

Compartir – Disposición

Compensación (discriminado, justo)

Sistema de Evaluación

4. ¿Considera que el personal esta alineado con los objetivos de la

organización?

Palabras claves:

Misión, Visión y Valores

5. ¿Qué es lo que más le gusta de su trabajo?

6. ¿Qué es lo que más le disgusta de su trabajo?

7. ¿Qué cambiaría usted de su trabajo?

8. ¿Qué haría usted en el caso de que se le diera un cheque en blanco, y lo

tuviera que invertir dentro de su organización?

MODELO: LOS CUATRO INDICES DE MANTENIMIENTO

El procedimiento que permite de forma sencilla y gráfica establecer las

relaciones entre un número de índices que consideramos suficientes

para evaluar el Mantenimiento. Para ello se consideran cuatro

funciones básicas y a cada una de ellas se asignan cuatro factores,

obteniendo un total de 16 índices. El hecho de haber escogido cuatro

índices para cada función facilita su representación gráfica, como

veremos seguidamente.

Las cuatro funciones básicas son:

• Planificación

• Carga de trabajo

• Costo

• Productividad.

La planificación:

Indica la eficacia con que el departamento ejecuta sus funciones

administrativas.

La carga de trabajo:

Indica la eficacia con que controla el trabajo pendiente y se ejecuta

el trabajo solicitado.

El costo:

Indica lo que cuesta ejecutar la planificación, controlar los trabajos

y facilitar todos los servicios necesarios a la planta.

La productividad:

Indica lo que obtienen la planta y el departamento de 2

mantenimiento del dinero empleado en el control de las diferentes

fases del trabajo de mantenimiento.

REPRESENTACION GRAFICA

Para representar gráficamente estas cuatro funciones asignamos a cada una de ellas un cuadrado y sobre cada lado del mismo representamos uno de los índices, cuidando que exista cierta dependencia entre los de los lados opuestos. Primeramente dividimos el cuadrado en seis zonas de calificación:

Ahora se procede a establecer las escalas numéricas para cada uno de los factores. Estas escalas son simplemente orientativas. De todas maneras para empresas no tiene mucha importancia el rigor de las mismas.

MODELO: MARSHALL TX

Los diferentes responsables de la empresa han encontrado en la auditoría

de marketing una inestimable herramienta de trabajo que les permite

analizar y evaluar los programas y acciones puestos en marcha, así como su

adecuación al entorno y a la situación del momento.

MOTIVOS DE UTILIZACIÓN ACTUAL DE LAS AUDITORÍAS DE MARKETING

-Entrada de nuevos o crecientes competidores.

-Descenso de las ventas.

-Cambios de los hábitats de consumo.

-Deseo de entrar con éxito en la red.

-Optimización de los gastos de marketing.

-Crecimiento por debajo de la media del sector.

El mantenimiento de un conocimiento profundo y detallado de estos cambios es un

factor fundamental para la detección de oportunidades y de amenazas y, por ende,

para garantizar el éxito de la gestión. Por esta razón es aconsejable que la realización

de la auditoría de marketing sea llevada a cabo por expertos profesionales

independientes a la empresa.

CUALIDADES DESEABLES DEL AUDITOR

Dilatada experiencia en empresas y sectores.

Habilidad para realizar diagnósticos.

Objetividad e independencia en su trabajo.

Fuertes dosis de observación e imagen.

Habilidad para evaluar dónde se dan los problemas.

Gran capacidad de análisis y síntesis.

Buen comunicador y receptor de ideas.

Flexibilidad personal y profesional.

Habilidad para la evaluación de resultados.

Decisión y carácter.

Distinguimos seis etapas fundamentales en la realización de una auditoría:

Obtención del briefing inicial.

Investigación y análisis de los diferentes segmentos de actuación.

Obtención de datos en cada uno de estos segmentos.

Reuniones de trabajo con los equipos implicados.

Tratamiento de la información y contraste de opiniones.

Conclusiones e informe final.

Como podemos ver claramente, la obtención de información es un elemento

indispensable, ya que sin ella no podemos tomar ninguna decisión válida, de

ahí la importancia de los sistemas de información de marketing.

El marketing audit es un instrumento idóneo para medir la capacidad de la

empresa y el grado de adaptación a su entorno.

AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO TIPO CUANTITATIVA (AHP)

AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS

La técnica de Análisis de Procesos por jerarquía, tiene como objetivo

cuantificar las prioridades relativas para un conjunto dado de

alternativas en una relación de escala. Una característica útil es su

aplicabilidad en la medición de criterios intangibles.

Particularmente para el mantenimiento, ayuda a optimizar el

proceso de toma de decisiones asociado con la distribución efectiva

de los recursos.

Esta metodología se utiliza para resolver problemas en los cuales

existe la necesidad de priorizar distintas opciones y posteriormente

decidir cuál es la opción más conveniente.

METODOLOGÍA AHP - ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS -

APLICACIÓN

Definir criterios de decisión en forma de objetivos jerárquicos:

‐ Nivel superior: objetivo principal

‐ Nivel intermedio: criterios y sub‐criterios

‐ Nivel inferior: alternativas

Evaluar (pesar) los niveles en función de su importancia.

‐ Criterios cualitativos, usar comparaciones. Los juicios verbales son

trasladados a una escala de evaluación (matriz de juicios).

‐ Criterios cuantitativos, diseñar método de priorización. Cuantificar

el peso de cada criterio a analizar.

METODOLOGÍA AHP ‐ ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS –

APLICACIÓN


COMENTARIOS

El modelo AHP se diseñó sobre la base del proceso de evaluación

del Riesgo.

Se busca jerarquizar por su importancia los equipos sobre los

cuales se van a dirigir los recursos. Lista de equipos críticos.

Los resultados obtenidos con la técnica AHP están influenciados

por el impacto que tienen sobre los sistemas evaluados.


COMENTARIOS

Promover el proceso de jerarquización de todos los sistemas de

producción.

Este modelo propone un esquema lógico y flexible, que combina

diferentes criterios de evaluación, con el fin de cuantificar de forma

objetiva los niveles de importancia de los sistemas.

AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO HATCH

Modelo de auditoría Hatch consiste en realizar un estudio de evaluación

de condición de la planta y plan de mejora.

Enfocado al mantenimiento, esta evaluación tiene la intención de

comparar las prácticas de mantenimiento, no necesariamente con

“Mejores Practicas Globales” pero si con “Mejores Practicas de la

Industria”, e identificar áreas donde exista potencial de mejora.

Objetivo, evaluar la performance de mantenimiento en una planta

industrial.

Son un total de 22 elementos los evaluados, ponderados y luego

comparados con un “Benchmarking” para industrias similares.


Metodología de «22 Elementos para evaluación de capacidades»

La figura muestra los 22 elementos que son analizados durante una

auditoria. Los números interiores que se muestran representan el número

de actividades identificadas asociadas con un elemento en particular

PARA MANTENIMIENTO (10):

Entendimiento del Proceso y

condición del Equipo

Origen del Trabajo

Planificación

Programación

Asignación y Ejecución del Trabajo

Cierre y Registro del Trabajo

Administración de Contratistas

Medición del Rendimiento

Determinación de Causas Raíces

Pérdidas Operacional

Administración del Sistema


Resultados.‐ Representación gráfica de los 10 elementos evaluados.

Comparación “benchmark” con el grupo “foco”


Identificación de Oportunidades (08 elementos):


Comparación con empresas Similares Sector Minería:


Potencial de Mejora .‐ Recomendaciones

Priorización de los Elementos que muestran alto potencial de mejora.

Potencial que existe en cada elemento.

AUDITORÍA EN MANTENIMIENTOAUTOEVALUACIÓN BHP BILLITON

BHP Billiton en su programa de excelencia operativa enfocada en una

eficiente administración de activos, desarrolla un set de preguntas.

Consta de 23 elementos auditables, con sus respectivos subelementos

y cada uno de ellos con preguntas formuladas para la evaluación de la

administración de activos.

AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO ‐ BHP BILLITON

Elemento 1. Seguridad

Elemento 2. Medio Ambiente

Elemento 3. Alineamiento con el negocio y visión de empresa

Elemento 4. Desarrollo del trabajador

Elemento 5. Organización

Elemento 6. Conocimiento del proceso y condición del equipo

Elemento 7. Organización del trabajo

Elemento 8. Planeamiento

Elemento 9. Programación

Elemento 10. Asignación de tareas y ejecución

Elemento 11. Cierre de tareas y registro

Elemento 12. Gestión de paradas

AUDITORÍA EN MANTENIMIENTO ‐ BHP BILLITON

Elemento 13. Gestión de contratistas

Elemento 14. Gestión de materiales

Elemento 15. Presupuestos y control de costos

Elemento 16. Medición del desempeño

Elemento 17. Presupuestos y control de costos

Elemento 18. Mejora desempeño en aseguramiento de disponibilidad

Elemento 19. Determinación de causa raíz de pérdidas operacionales

Elemento 20. Gestión del sistema de información de mantenimiento

Elemento 21. Facilidad, equipos y herramientas

Elemento 22. Planos y documentación

Elemento 23. Adquisición de planta y modificaciones

tipos de auditoria en mantenimiento

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