SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral COMBINAR CORRESPONDENCIA

Fecha: 05/10/2014

DESPEDIDA

Combinar Correspondencia

Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar dos archivos: un documento que generalmente es una carta y una lista de destinatarios.

1. Ingrese a Microsoft Word, en la Ficha Diseo de pgina configure el documento con

Tamao Carta y las siguientes Mrgenes:Superior=4, Inferior=3, Derecho=3, Izquierdo=3. Luego aplique Sangra Izquierda=0, Sangra Derecha=0; Espaciado Anterior=0; Espaciado Posterior=0.

2. En la Ficha Inicio aplique Interlineado=1,0 (o Sencillo) y Alineacin=Justificar. Luego aplique Fuente=Tahoma, Tamao=12. Escriba la siguiente carta:

Bogot, DC, Agosto 24 de 2011

Seor ALFREDO SUAREZ Docente FESSJ Presente

Respetado seor Surez

FECHA ENCABEZADO

SALUDO

T Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones E

de Informtica Bsica correspondientes al primer corte, debido a que no X

T aparecen reportadas en mi sbana de notas. O

Gracias por su amable atencin.

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ C.C. 52.456.846

Contadura Pblica

Primer semestre Nocturno, Grupo A

REMITENTE

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Donde est el nombre Julia Ins Romero usted debe escribir su nombre y debajo su nmero de identificacin, su carrera, semestre, jornada y grupo. Los nombres del destinatario y del alumno van en maysculas fijas y negrilla. El texto o cuerpo de la carta (que comienza con: Por medio de) va con alineacin justificada y con interlineado 1,5 lneas, lo dems va en interlineado sencillo.

Observe que esta carta est personalizada. Va dirigida al seor Alfredo Surez y en el saludo vuelve a mencionar su apellido. Esta forma de escribir una carta le da importancia a la persona a

quien va dirigida. En este taller veremos cmo personalizar una carta:

1. Primero observe el encabezado. Est formado por:

a. Tratamiento. Puede ir: Seor, Seora, Seorita, Doctor, Doctora, Compaero, Compaera. Nunca escriba: Seor(a) esto es una falta de respeto, pues trata de indefinida a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dgale seor y si es mujer trtela de seora o seorita.

b. Nombre del destinatario. Este va en maysculas fijas y en negrilla.

c. Cargo. Del destinatario si aplica.

d. Presente o en sus manos, si se le entrega la carta personalmente.

2. Saludo. Utilizamos la frase: Respetado seor Surez. Si el destinatario es un hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre. Ej. Respetada seorita Martha. Podemos utilizar tambin: Estimado, Estimada, Apreciado,

Apreciada, etc.

3. Cuerpo o texto de la carta. Aqu escribimos el objeto de la carta y va con interlineado 1,5 lneas y con alineacin justificar

4. Remitente, Nombre (con maysculas fijas) y firma de la persona que enva la carta.

Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores. cambiando en el

encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Seor, Seora, etc.), el saludo (Respetado seor Surez) y la materia que dicta (Informtica bsica). Estos cuatro datos son los

que cambian para cada profesor, lo dems es igual.

Para esto, Word tiene la opcin de Combinar Correspondencia, que consiste en combinar un documento de Word con una lista de destinatarios.

Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. De clic sobre el comando: Seleccionar destinatarios y luego clic en: Escribir nueva lista

Podr ver una tabla que contiene algunos campos donde se escribirn los datos de los destinatarios a quienes vamos a dirigir la carta, como se muestra a continuacin:

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Ingrese por la opcin: Personalizar columnas, y vamos a cambiar esta

tabla. Se ve el cuadro que se muestra al lado derecho:

Observe que esta tabla de datos est conformada por unos campos que no

vamos a utilizar, como, Nombre de la organizacin, direccin, ciudad, etc.

En nuestra carta solo vamos a utilizar los

siguientes campos: Tratamiento, Nombre, Saludo y Materia.

Elimine todos los campos utilizando el botn Eliminar pero deje solamente los

campos: Tratamiento y Nombre.

Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic en Agregar y escriba: Saludo y luego agregue: Materia.

La tabla debe quedar con cuatro campos llamados: Tratamiento, Nombre, Saludo y Materia.

De clic en el botn Aceptar y ver de nuevo la tabla de datos llamada: Nueva lista de direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes enviaremos la carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) destinatarios, de manera que se vea como se muestra

a continuacin:

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Lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Usted debe escribir sus propios datos. Por favor utilizar nombres de sus familiares pero conservar la idea que se le plantea.

Para abrir espacio hacia abajo utilice el botn Nueva entrada. Cuando termine de escribir sus

datos de clic en el botn Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir en la carpeta: Documentos, con su nombre.

Ahora tenemos dos archivos: La carta y la lista de direcciones que usted guard con su

nombre en la carpeta Mis documentos.

Insertar campos combinados Ahora vamos al encabezado de la carta. Ubquese en la palabra Seor y borre esta palabra, pero dejando la lnea en blanco.

Vamos a la Ficha Correspondencia y busque el botn: Inser t ar campo combinado. De clic sobre este comando y podr ver los cuatro campos que conforman la lista de direcciones que acaba de guardar.

Inserte el campo Tratamiento en el espacio donde estaba la palabra Seor que acaba de borrar.

Ahora borre las palabras: ALFREDO SUAREZ en el encabezado de la carta y en su lugar inserte el

Campo combinado llamado Nombre. Borre el saludo (Respetado seor Surez) e inserte en su lugar el campo combinado llamado Saludo.

Por ltimo, borre la materia (Informtica bsica) y en su lugar inserte el campo combinado llamado: Materia.

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Nota: Los datos que est borrando estn siendo reemplazados por campos de combinacin. Estos campos de combinacin corresponden a los campos que se encuentran en la lista de direcciones que usted cre con los datos de los destinatarios.

Word busca en la lista de destinatarios los datos correspondientes de cada una de las personas que usted aadi es esta lista y los muestra en la carta.

Debe quedar la carta como se ve a continuacin (sin el borde) y con el nombre en negrita:

Bogot, DC, Agosto 24 de 2011

Tratamiento

Nombre Docente FESSJ Presente

Saludo

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones

de Materia correspondientes al primer corte, debido a que no aparecen

reportadas en mi sbana de notas.

Gracias por su amable atencin.

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ

C.C. 52.456.846

Contadura Pblica

Primer semestre Nocturno, Grupo A

De clic sobre el botn: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos contenidos

en la lista de direcciones.

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Para ver los dems datos de clic sobre el botn: Registro siguiente, y para devolverse da clic en: Registro anterior. Ahora veamos el ltimo grupo de comandos al lado derecho: Finalizar.

Editar documentos individuales nos permite combinar en un documento nuevo todas las cartas. De clic sobre este comando, seleccione Todos y de clic en Aceptar. Word crear un

nuevo documento con las cinco cartas. Imprimir documentos enva directamente a la impresora las cinco cartas.

Ahora abra el Explorador de Windows y busque los dos documentos que acaba de crear: l a carta guardada con su nombre y la lista de direcciones. Estos dos documentos estn ligados.

Se deben copiar juntos. Si necesita tener una copia por ejemplo en una memoria USB o enviarlos por correo electrnico, recuerde que debe copiar los dos archivos.

RESUMEN

Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a varias personas o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene la misma informacin, pero se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada destinatario se encuentra en las entradas contenidas en un origen de datos llamado: lista de direcciones.

El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto que es comn para cada destinatario.

2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene

la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Este origen de datos se denomina Lista de direcciones. Se puede utilizar una lista existente o crear una nueva lista.

3. Preparar la lista de destinatarios. En esta lista escribimos los datos de los destinatarios que vamos a incluir en el documento principal.

4. Agregar los campos de combinacin de correspondencia en el documento. Insertamos los campos combinados dentro del documento principal en el sitio correcto. Cuando realice la

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combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos.

5. Obtener una lista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.

EJERCICIO PRACTICO A DESARROLLAR

C/ Jaime II, 12

07007 (Palma)

Bogota, 20 de enero de 2011

Nombre

Direccin

Poblacin

Saludo

Nos encontramos en plena campaa de promocin de prendas para el hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo,

adjuntndole el catlogo actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposicin

Mirian Ooro

Directora.

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Nombres, direcciones y saludos:

Nombre Direccin Poblacin Saludo

Mara de los ngeles Lzaro

Martnez

Isaac Peral, 1. 28009 - Madrid Querida

amiga:

Mara del Carmen Castilla Lope de Rueda, 26. 4 Mlaga Querida

amiga:

Luisa Martnez Lorenzo Mxico, 45. 6 A. Vigo (PONTEVEDRA) Estimada

amiga:

Mara del Pilar Martnez

Casares

General Aranda, 98. 4 F. Vigo (PONTEVEDRA) Muy Sra.

nuestra:

ACTIVIDAD A REALIZAR (y procedimiento):

Combinar correspondencia:

En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos

aquellos clientes de la empresa que realizan ms de 10 pedidos al ao. Tu trabajo consiste en hacer llegar

dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que

100 clientes cumplen esa condicin. Qu hars?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99

veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.?

No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastar escribir la carta una

sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de

Word.

Resultado: con slo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la

carta en cuestin.