COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

PRESENTADO POR:

Ruth Bedoya Alban

Leidy Charry

Diana Maryuri Lopez

DOCENTE: Juan Carlos Arbelaez

MATERIA: APLICACIONES INFORMATICAS

FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

SANTIAGO DE CALI, 05 DE SEPTIEMBRA DEL 2012

PASOS PARA REALIZAR UNA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

1. Abrir Microsoft Word, luego procedemos a escribir la carta

2. Luegos nos dirigimos a la barra de herramientas donde buscamos la opcion Correspondencia.

3. Luego nos dirigimos a la opción Iniciar Combinación de Correspondencia donde se despliega un menú y luego seleccionamos Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia donde nos guiaran paso a paso como hacerlo.

4. Después de haber seleccionado la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia aparece un recuadro en la parte derecha de Word donde ahí nos pregunta que deseamos hacer donde escogeríamos la opción Cartas ya que en nuestro caso seria escribir una carta y luego presionamos Siguiente

5. Después de haber presionado siguiente aparece este recuadro que es seleccionar los tipos de documento donde tenemos tres opciones.

1. usar el documento actual (el que está activo) 2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar). 3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente.

Ahí escogemos utilizar el documento actual ya que apenas se va a crear la carta luego procedemos a darle siguiente

6. Después de haberle dado siguiente aparece este recuadro nos pregunta si deseamos

usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.

Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados. Escribir una lista nueva.

Como ya tenemos la base de datos creada, escogemos la opción usar una lista existente.

7. Después de haber seleccionado utilizar una lista existente procedemos a hundirle siguiente de ahí me abre un recuadro donde tengo que buscar la base de datos en Excel después de haber encontrado el documento le damos en la opción Abrir.

8. Después de haberle dado en la opción Abrir me abre este recuadro donde seleccionamos la base de datos que creamos y por ultimo seleccionamos aceptar.

9. Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le pedimos aceptar y podemos continuar con el siguiente paso

10. En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de Mas elementos para ver todos los campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los

nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color en la práctica.

11. Después de hundirle en la opción Más elementos abre un recuadro donde insertaremos los campos de base de datos que creamos después vamos al siguiente paso.

12. Después de haber realizado todo este proceso eso nos dará la vista de cada uno de los destinatarios, para ver como quedó finalmente nuestra carta ya combinada, los datos han sido incluidos en la carta, podemos todavía eliminar a alguien de la lista y realizar algunas modificaciones

13. El último paso es completar la combinación Pedimos editar cartas individuales Combinar todos los registros y le cambiamos nombre al documento que contiene todas las cartas que hicimos, eso hace que este documento sea totalmente independiente de la carta modelo y de la base de datos.

Tanto la carta modelo como la base de datos son reutilizables para una nueva combinación.

14. Por ultimo nos dirigimos a la opción correspondencia y seleccionamos Finalizar y Combinar donde se despliega un recuadro donde luego seleccionaremos la opción Enviar mensajes de correo electrónico.

Después de haber seleccionado dicha opción se abre este cuadro donde aquí escogemos el para: que es el destino a quien será enviado, el asunto que es el motivo de la carta, y en que formato quiere el correo y por ultimo se le da aceptar.