COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

PASO A PASO

1. INICIO Dar clic en inicio para abrir todos los programas

Ilustración 1.... Menú

2. TODOS LOS PROGRAMAS

Dar click en Microsoft Word

Ilustración 2 Programas

3. BARRA DE CONTENIDO Cuando se esta en el documento Word se dirige a la barra de contenido y da clic

en correspondencia

Ilustración 3 Barra de contenidos

4. CORRESPONDENCIA

Se le da clic en iniciar combinación de correspondencia

Ilustración 4 Correspondencia

5. INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Al dar clic en iniciar combinación de correspondencia aparecen varias opciones

de selección en la cual le da clic en paso a paso por el asistente para combinar

correspondencia

Ilustración 5 Iniciar combinación

6. PASO A PASO POR EL ASISTENTE PARA COMBINAR

CORRESPONDENCIA

Al darle clic a esta opción se abre una ventana la cual le dirá como combinar

correspondencia

Ilustración 6 Asistente para combinación de correspondencia

7. SELECCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTO

Le indica que tipo de documento quiere trabajar. Le da clic en cartas y siguiente

Ilustración 7 Tipo de documento

SELECCIONAR EL DOCUMENTO INICIAL Le indica como desea configurar las cartas. Da clic en utilizar documento actual y

siguiente

Ilustración 8 Selección de documento

8. SELECCIONAR LOS DESTINATARIOS Le da clic en utilizar una lista existente (figura 9) y examinar (figura 10), en caso de

no tener una le da clic en escribir un nueva.

Ilustración 9 Seleccionar destinatarios

Ilustración 10 Seleccionar destinatarios

9. EXAMINAR

Al dar clic en examinar se abre una ventana (figura 11) la cual le dice que

seleccione en donde esta el documento y de clic en el documento (figura 12).

Ilustración 11 Examinar

Ilustración 12 Seleccionar archivo de origen

10. SELECCIONAR TABLA Al dar abrir al documento, se abre una ventana (figura 13) la cual indica que parte

de ese documento se quiere tomar, luego se abre otra ventana (figura 14) la cual

muestra lo que contenía el documento seleccionado y se le da clic en aceptar.

Ilustración 13 Selección de tabla

Ilustración 14 Destinatarios de combinación de correspondencia

11. ESCRIBA LA CARTA

En ese momento se empieza a redactar el documento que se va a realizar para

utilizar este medio (figura 15)

Ilustración 15 Carta

Bogotá D.C 13 de febrero e 2012

Reciba un cordial saludo

Con el fin de mejorar las acciones de nuestros empleados, se le informa a con

C.C que sus llegadas tardes sin justificación han sido evaluadas por la junta, en

la cual se tuvieron en cuanta los puntos de vista de cada uno de los funcionarios,

se le informa por medio de la presente que se le ara su primer memorando, se

estima no vuelva a cometer este acto. En caso de reincidir se tomaran medidas al

respecto en las cuales será cancelado su contrato laboral no olvide que lleva en la

empresa.

Cordialmente

Sandra Ruiz

Jefe de personal

12. SIGUIENTE

Al terminar la carta le da clic en siguiente (figura 16) y obtendrá la vista previa de

su carta y podrá personalizarla a su gusto.

Ilustración 16 Personalizar la carta

13. INSERTAR CAMPO DE COMBINACION Al darle clic en la opción siguiente se abre una ventana (figura 17) en la cual

muestra los datos para agregar los campos de bases de datos

Ilustración 17 Campo de combinación

14. INSERTAR CAMPO DE COMBINACION Al dar clic a esta opción se empiezan a modificar la carta con los datos

establecidos anteriormente (figura 18 y 19)

Ilustración 18 Campo de combinación

Ilustración 19 Campo de combinación

15. VISTA PREVIA En la barra de correspondencia se encuentra la opción de vista previa (figura 20)

la cual le muestra todo lo que usted realizo, luego le da clic en las flechas (figura

21) y ellas automáticamente le muestran los cambios de su carta.

Ilustración 20 Vista previa

Ilustración 21 vista previa

16. GUARDAR

Al finalizar el documento se le da guardar (figura22).

Ilustración 22 Guardar

NOTA: Al abrir el documento después no se le olvide que para ver los cambios

que tiene debe hacer clic en correspondencia, insertar campos y realiza el proceso

anterior pero sin necesidad de dirigirse a paso a paso sino que ya directamente

con la función.

INDICE

B

bases de datos........................................................................................11

C

combinación de correspondencia ............................................................ 2

combinar correspondencia ....................................................................... 2

configurar .................................................................................................. 3

I

insertar campos ......................................................................................14

M

Microsoft Word .......................................................................................... 1

R

redactar ..................................................................................................... 7

V

vista previa ..............................................................................................13

W

Word .......................................................................................................... 1

TABLA DE CONTENIDOS

Contenido 1. INICIO ................................................................................................................................... 1

2. TODOS LOS PROGRAMAS....................................................................................................... 1

3. BARRA DE CONTENIDO .......................................................................................................... 1

4. CORRESPONDENCIA .............................................................................................................. 2

5. INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ...................................................................... 2

6. PASO A PASO POR EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA................................... 2

7. SELECCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTO ................................................................................... 3

SELECCIONAR EL DOCUMENTO INICIAL....................................................................................... 3

8. SELECCIONAR LOS DESTINATARIOS......................................................................................... 4

9. EXAMINAR ............................................................................................................................ 5

10. SELECCIONAR TABLA ........................................................................................................... 6

11. ESCRIBA LA CARTA .............................................................................................................. 7

12. SIGUIENTE ......................................................................................................................... 9

13. INSERTAR CAMPO DE COMBINACION ..................................................................................10

14. INSERTAR CAMPO DE COMBINACION ..................................................................................11

15. VISTA PREVIA .....................................................................................................................12

16. GUARDAR ..........................................................................................................................13