Versión 20.06-1

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Manual para el Administradorde la Plataforma

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AVISO: El siguiente manual debe entenderse como un complemento a losconceptos pactados en el acuerdo de licencia; presentándose como una guíapara el administrador de la plataforma que le permita resolver situacionesespecíficas durante el uso habitual del programa, desenvolverse ante eventosde tipo extraordinario o potencialmente perjudiciales y entender losmecanismos fundamentales que garantizan el óptimo desempeño de laaplicación en un entorno asistencial y administrativo; que a la vez certifican suvalidez y verificabilidad en cualquier otro contexto.

Si el lector busca instrucciones sobre cómo utilizar la plataforma, seremite en forma respetuosa a los tutoriales y al material instruccional de lamisma, disponibles en el sitio web; o que pueden ser solicitados en mediofísico o magnético de manera formal al propietario de Notarius, historiaclínica.

=========================================================Tabla de contenido

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1. Presentación general 42. Manejo de la información clínica 5 2.1 ¿Qué son condiciones habituales de uso? 5 2.2 ¿Qué elementos pueden modificarse desde la plataforma? 5 2.3 ¿Qué elementos NO pueden ser modificados? 7 2.4 ¿Cómo se garantiza que los datos de la base de datos no fueron alterados? 7 2.5 ¿Qué debo hacer si requiero modificar datos almacenados en la plataforma? 8 2.6 ¿Cómo se da el manejo confidencial de la información por parte de Notarius? 10 2.7 ¿Se puede solicitar una copia de la información en algún formato? 11 2.8 Restringir conexiones a direcciones de confianza. 113. Cuentas con privilegios de administrador 124. Entornos, cuentas de usuario y permisos 13 4.1 ¿Se puede restringir el acceso a un usuario de manera temporal? 145. Seguridad informática 15 5.1 Riesgo de suplantación de identidad – robo de cuentas de usuario 16 5.2 Riesgo de velado de información 17 5.3 Riesgo de pérdida de información 18 5.4 Riesgo de ataques informáticos y sabotaje 216. Soporte técnico 237. Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud - RIPS 24 7.1 Folios que contienen la información para generar los RIPS asociados a cada registro clínico 24 7.2 ¿Cómo se generan los RIPS? 248. Adaptación a los protocolos institucionales 269. Solicitudes, quejas y peticiones 2710. APÉNDICES 28

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========================================================= Presentación general=========================================================

Notarius es un conjunto de herramientas basadas en un entorno web que permitengestionar de manera integral las historias clínicas del consultorio médico, odontológico,psicológico y veterinario, además de ofrecer una serie de funciones adicionales como agendaspara los diferentes servicios, agrupaciones de pacientes, cuentas de usuario con permisosespecíficos, gestión de la información contable de las atenciones, medios de difusión demensajes y documentos, y la emisión Registros Individuales de Prestación de Servicios. Todoesto mientras preserva la versatilidad e integridad necesaria para incorporar posteriormentenuevos módulos y funciones que respondan a las necesidades cotidianas de sus usuarios.

Este software permite la creación de cuentas para profesionales y auxiliares con diferentesperfiles y enfoques; el registro y seguimiento de pacientes; y la consignación y visualizaciónsegura de diferentes tipos de atenciones clínicas. Le da al usuario la posibilidad de disponeren todo momento de la información asistencial de su empresa en un entorno agradable ycontrolado, susceptible de ser modificado y adaptado a su imagen corporativa; la cual seadiciona por defecto en todos los formatos de impresión, de modo que el usuario puedamantener su identidad y presentación ante sus clientes y pacientes en todos los documentosque emita.

Este manual tiene como propósito servir de guía para el responsable de la aplicación antelos diferentes escenarios potenciales, normales o extraordinarios, que puedan acontecer alutilizar el programa y los servicios pactados en el acuerdo de licencia; explicándose en formamás detallada elementos importantes relacionados con el funcionamiento del productoadquirido. No busca ser un compilatorio de características y descripciones de las mismas, untutorial, ni se trata de una guía para navegar por la interfaz. Los tutoriales y la informacióncomplementaria pueden ser visualizados en el sitio web, o solicitados mediante correoelectrónico.

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========================================================= Manejo de la información clínica=========================================================

La historia clínica electrónica es obligatoria de acuerdo con la ley 1438 de 2011 ytiene plena validez probatoria. Su custodia es responsabilidad de la empresa prestadora delservicio según la ley 23 de 1981; la cual debe garantizar que se den las condiciones para queel registro clínico cumpla con la legislación vigente y, en consecuencia, mantenga suautenticidad y validez ulterior.

Al utilizar Notarius se está asegurando la adherencia a estos principios; al ofrecerse lasgarantías necesarias para permitir que, en condiciones habituales de uso, la informaciónconsignada tenga valor como elemento material probatorio; y que ante intentos potenciales oefectivos de fraude o manipulación, pueda disponerse de los mecanismos que permitandefinir la autenticidad y veracidad del registro, así como determinar cuál fue su versiónoriginal. El propósito de este apartado del manual será explicar estos mecanismos y las víaspor las cuales se pueden solicitar. Las amenazas para la seguridad informática seránprecisadas en el quinto capítulo de este documento; y obviadas en el actual.

2.1 ¿Qué son condiciones habituales de uso?

Las condiciones habituales o cotidianas de uso corresponden al desempeño diario ynormal de la aplicación; el cual se da al utilizar los elementos que la interfaz dispone para larealización de todas las operaciones. Se espera que bajo estas condiciones, especialmente sise siguen las recomendaciones para el uso seguro y satisfactorio de la plataforma,la aplicación tendrá un desempeño óptimo, ágil y libre de contratiempos.

2.2 ¿Qué elementos pueden modificarse desde la plataforma?

Con el objetivo de favorecer la gestión de la información por parte del usuario delprograma, se han dispuesto las siguientes excepciones, las cuales no transgreden losprincipios previamente expuestos.

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2.2.1 Datos de identificación y contacto del paciente.

La información personal del paciente puede ser editada por el personal que disponga delos permisos suficientes para tal fin. Esto puede ser necesario en caso de errores en ladigitación de los datos o bien para actualizarlos; dejando abierto el riesgo prevenible deocultar o velar información clínica. El usuario que realiza esta modificación deja unregistro en el log del programa, el cual nos permitiría reconstruir o trazar los cambiosefectuados.

2.2.2 Permisos de las cuentas de usuario.

Los perfiles con privilegios de administrador pueden gestionar los permisos de los demásusuarios, incluyendo otras cuentas de administrador. Así como archivar perfiles o editar suscontraseñas. Aún así no podrán editar sus propios privilegios.

2.2.3 Contraseña de las cuentas de usuario.

Notarius no restringe ni obliga una configuración específica de las contraseñas de losusuarios, ni tampoco a su cambio periódico; sin embargo recomienda para todas las cuentasutilizar siempre contraseñas con combinaciones alfanuméricas que incluyan mayúsculas,minúsculas, números y caracteres especiales; con una frecuencia de actualización de almenos cada 60 días. Tanto el usuario final como los administradores pueden editarcontraseñas, en este último caso como medio de recuperación (si un profesional olvida suclave de acceso, ésta puede ser generada provisionalmente por el administrador).

2.2.4 Folio de RIPS.

El usuario con este privilegio puede asignar una factura a una atención médica, procesoque será irreversible. Esto permitirá emitir posteriormente los RIPS asociados a ese evento. Almismo tiempo se actualizará el profesional asignado a la factura.

2.2.5 Apartado de recomendaciones, fórmula médica y solicitud de ayudas diagnósticas.

Se permite al usuario que genera el registro clínico la edición de los campos de fórmulamédica, ayudas diagnósticas y recomendaciones en los dos días siguientes a la escritura delmismo, con el objetivo de permitir su corrección sin necesidad de generar notas adicionales.Una vez transcurrido este intervalo la información no podrá ser modificada. A criterio del

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administrador, puede solicitarse por los canales de soporte técnico la supresión de esteintervalo, o simplemente su acortamiento.

2.2.6 Inventario, proveedores e información relacionada.

Los objetos del inventario pueden ser modificados en cualquiera de sus campos, sinembargo, para garantizar la transparencia en este proceso se genera un registro en labitácora correspondiente sobre el cambio efectuado, con firma del usuario.

2.3 ¿Qué elementos NO pueden ser modificados?

Excepto los datos y circunstancias mencionados en el apartado 2.2 de este capítulo,ningún registro de la base de datos puede ser modificado, eliminado u ocultado. La aplicaciónen sí misma no dispone de los medios para realizar estas operaciones; y en caso deactividades relacionadas con delitos informáticos se dispone de mecanismos para garantizarla autenticidad y firma de los datos consignados.

2.4 ¿Cómo se garantiza que los datos de la base de datos no fueron alterados?

De manera periódica se generan copias de seguridad de las bases de datos, las cuales sealmacenan en nuestros servidores, en instancias que se mantienen ocultas de la inspección omanipulación por parte de terceros. De igual forma, como medio alternativo, se puedehabilitar la generación de un hash a partir de los campos de la historia clínica consignados; elcual es producido mediante un algoritmo objetivable, reconocido, validado y que obedece alos estándares de buenas prácticas en programación. Éste podrá ser utilizado posteriormenteen una función de la misma naturaleza, que permita verificar la coincidencia entre el hash ylos registros examinados; haciendo evidente si al menos un carácter de todo el documento hasido alterado; y en consecuencia, eliminando su validez como elemento material probatorio.Ante una circunstancia como esta, la búsqueda del registro original a partir de las copias deseguridad almacenadas permite aclarar la autenticidad y rastrear cronológicamente laocurrencia de cualquier tipo de fraude. La más cercana a la fecha del registro será la quetiene menos probabilidad de haber sido alterada, o bien, cualquiera que coincida con el hasho los hashes comparados.

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En consecuencia, además de los mecanismos dispuestos desde el punto de vistacontractual y de sistemas, se dispondrá de dos métodos técnicos para garantizar la fiabilidadde la información:

- Verificación de la autenticidad de los registros mediante la comparación con los hashesoriginalmente almacenados.

- Reconstrucción de los registros a partir del histórico de copias de seguridad pararealizar su auditoría de forma visual o informática.

2.5 ¿Qué debo hacer si requiero modificar datos almacenados en la plataforma?

En el desempeño cotidiano de las actividades asistenciales pueden presentarsecircunstancias que motiven la edición de algunos datos que no están considerados en elapartado 2.2 de este manual. En la mayoría de los casos, la acción de modificar los registrosde la base de datos puede infringir la normativa nacional vigente en materia de deontologíamédica e historia clínica; pero en situaciones específicas es imperativo que exista un canalpara modificar ciertos datos y así poder dar continuidad al servicio.

Como la empresa o persona que adquiere el software es propietaria y responsable de lacustodia de la información clínica, tiene la autoridad para decidir si altera registros específicosde la base de datos de la que es propietaria; sin embargo, según estipula el acuerdo delicencia, el propietario y licenciante de Notarius es el único autorizado para acceder a loselementos estructurales de las bases de datos; por lo que se establece el siguientemecanismo, como medio para la edición de registros en estas circunstancias particulares; elcual no compromete la legalidad de esta conducta, ni restringe la libertad del cliente sobre elproducto y los servicios que ha adquirido:

En caso de que el usuario de Notarius considere pertinente una modificación que lainterfaz del programa no permita efectuar a los datos registrados, éste podrá solicitar demanera escrita la alteración de dichos registros particulares. Notarius llevará una bitácoracon los cambios realizados, guardará una copia de seguridad previa y posterior a lasmodificaciones (con sus respectivos hashes); los cuales serán custodiados con el mismo rigorde la demás información sensible de la plataforma. Esta solicitud tiene un costo en relacióncon el número de registros a editar; y sólo se efectuará en casos donde no se transgreda laley ni la ética profesional. Notarius se reserva el derecho de no alterar la base de datos en

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las situaciones en que no lo considere pertinente o ético; a la vez que no se hace responsablede las implicaciones ulteriores de cualquier índole que tengan dichos cambios, sin que estosea traspié para la continuidad del servicio, ni transgreda la relación contractual establecidapreviamente. La bitácora emitida tendrá el propósito de mediar ante cualquier querellaproducto de estas conductas.

El usuario que desee editar registros debe solicitarlo de manera escrita en un documentoque contenga:

- Fecha de la solicitud- Entidad que realiza la solicitud- Persona que realiza la solicitud- Listado de datos a modificar- Breve justificación de la modificación- Autorización explícita a Notarius para acceder a la base de datos y editar la

información requerida- Firma- Documento de identidad del solicitante- Datos de contacto: Correo electrónico y números de teléfono

En todos los casos se hará verificación con el responsable de la licencia antes de realizarmodificaciones en los datos que son de su propiedad; salvo que se trate de él mismo o de unrepresentante autorizado como solicitante. Una vez se verifique el pago del servicio sedispondrá de 3 días hábiles si se trata de menos de 50 registros, o de 7 días hábiles sicorresponde a una cifra superior.

Este servicio puede tener un costo dependiendo del número de modificaciones a realizar, yestá justificado en el requerimiento, no sólo de personal con conocimiento técnico, sino conformación y autorización para acceder eventualmente a esta información sensible, y en laemisión y custodia del registro documental.

El usuario es notificado antes de acceder a su base de datos, y una vez finalizada laintervención de misma; por el mismo canal informativo de su solicitud, con copia a los demásautorizados. Las operaciones realizadas son consignadas en la bitácora correspondiente, lacual queda a disposición de los interesados. De igual manera se almacenan las copias deseguridad y hashes respectivos.

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Durante la realización de este procedimiento no se requiere del cese de uso de laplataforma; ya que las operaciones realizadas no afectan en absoluto el desempeño normaldel programa.

Un ejemplo de situaciones que pueden requerir de este servicio son los errores en losdatos de los usuarios de la plataforma (registro profesional, documento de identidad, cargo,título profesional o tipo de cuenta). Esta información no puede ser alterada mediante el usohabitual de la plataforma ya que representaría un riesgo significativo de fraude ysuplantación de identidad. Aún así, son seres humanos quienes consignan la información,lo que advierte de potenciales errores en la forma o contenido de lo registrado en las basesde datos. La ortografía de un nombre o de una especialidad; un número más o menos en eldocumento de identidad o en el registro profesional; un género incorrecto en la cuenta de unusuario, entre otros, son situaciones que podrán vulnerar en mayor o menor medida al actoasistencial, pero que indudablemente afectarán la calidad percibida del servicio en quienpueda evidenciarlos; por lo que este tipo de cambios, sin comprometer los principios éticosde la historia clínica, pueden resultar significativos para el desempeño habitual de la empresao del profesional y justifican la permanencia de estos canales.

Para los registros clínicos se dispondrá siempre de las notas aclaratorias, las cuales sonapéndices que se anexan al final de los documentos registrados y pueden ser generados porcualquier usuario que disponga de los permisos suficientes. Estas no tienen fecha límite, ytampoco obligan a que sea el mismo profesional quien las diligencia.

En el caso de las facturas, se pueden emitir notas de débito o crédito para hacer losrespectivos ajustes ante errores u omisiones. Éstas siempre se anexarán al documentooriginal para garantizar su trazabilidad.

2.6 ¿Cómo se da el manejo confidencial de la información por parte deNotarius?

Notarius garantiza el manejo confidencial de los datos de sus clientes durante todos susprocesos operativos y comerciales; declarando que bajo ninguna circunstancia accede,observa, audita, explota o modifica ningún contenido de las bases de datos que la aplicacióncustodia, sin previa solicitud del propietario. A la vez que se compromete con mantener unaactitud vigilante respecto a la protección de los datos, incorporando siempre la seguridadinformática como un objetivo permanente en los procesos de desarrollo y revisión del

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programa. Así mismo dispone su plataforma para el usuario en el estado en que se encuentra(como proyecto en constante revisión y desarrollo) y asume, sin costo adicional, todas lasfunciones de mantenimiento que tengan lugar para garantizar la prestación del servicio, surestablecimiento oportuno ante fallas no previstas, y la realización de las operaciones que serequieran sobre la marcha tanto en elementos de la plataforma como en los contenidos de labase de datos. En el último caso, como la información contenida es de naturaleza sensible, ala vez de propiedad y responsabilidad absoluta por parte de la empresa o del profesionalcontratante, no se realizará ningún tipo de ingreso directo ni indirecto sobre los mismos,salvo en los casos que se anticipan a lo largo de este documento, y siempre de manerainformada.

2.7 ¿Se puede solicitar una copia de la información en algún formato?

Notarius entregará de manera gratuita una copia de sus datos en un formato organizadopara su posterior revisión, en formato xls, ods u sql. Sin embargo, si el usuario requiere deeste mismo servicio en otra circunstancia tendrá un costo asociado. También se puedensolicitar extractos específicos de la base de datos; o la elaboración de consultaspersonalizadas para investigación, análisis de datos o con cualquier otro propósito.

2.8 Restringir conexiones a direcciones de confianza.

Una capa de seguridad adicional es restringir las conexiones a la dirección IP de lainstitución prestadora de servicios. Pueden autorizarse múltiples direcciones de confianza ybloquear el acceso a todas las demás, de modo que haya un control más estricto del acceso ala plataforma, obligando a que se haga a través de un lugar o de una red en particular. Pordefecto se entrega la plataforma abierta, accesible desde cualquier lugar con acceso ainternet, protegida sólo por los datos de acceso de los usuarios y sus respectivos permisos,quedando a discreción del administrador solicitar este servicio que no tiene ningún costoasociado. Se destaca que la dirección IP de la red en cuestión debe ser fija.

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======================================================== 3. Cuentas con privilegios de administrador========================================================

Estas cuentas disponen de los más altos privilegios en la plataforma, en la medida de quetienen control sobre los permisos y contraseñas de las otras. Es fundamental ser racional a lahora de asignar este tipo de privilegios, que irresponsablemente utilizados pueden producirsituaciones que afecten el uso normal del producto y deriven en conductas ilegales oantiéticas.

La cuenta con privilegios de administrador puede crear otras cuentas, asignarles yrevocarles permisos, modificar contraseñas y archivar o recuperar otras cuentas de usuario.

La cuenta de administrador puede afectar todos los permisos a excepción de los de símisma; lo que no la exime de la posibilidad de crear una nueva con todas las demásautorizaciones que desee para acceder a cualquier sección del programa.

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========================================================= 4. Entornos, cuentas de usuario y permisos=========================================================

En su versión estándar, la plataforma dispone de cuatro entornos de trabajo para laversión médica:

- Medicina- Odontología- Psicología- Facturación

Y la versión veterinaria de dos:- Veterinaria- Facturación

Éstos corresponden a instancias parcialmente aisladas en las que se registra la informaciónclínica correspondiente a la actuación de estos profesionales. Por motivos de gestión yauditoría, algunas cuentas pueden desplazarse en los diferentes entornos, pero sólo podránescribir registros clínicos cuando éstos coincidan con su perfil profesional.

De igual forma, la aplicación permite crear cuentas discriminadas en las siguientescategorías:

- Médico general- Médico especialista- Odontólogo- Piscólogo- Otras (cuentas auxiliares)

Si se tratada de un médico especialista, el programa toma la especialidad para construir lafirma y denominar los registros que éste emita. Para las demás cuentas, salvo para las demedicina general, se podrá asignar un cargo o título que cumpla los mismos propósitos.

Los permisos habilitados para las cuentas asistenciales son:

- Autorización para crear usuarios (Privilegios de Administrador).

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- Autorización para cambiar de entorno.- Autorización para acceder al panel de gestión de los RIPS.- Autorización para editar la información de los RIPS adjunta a cada registro clínico

individual. - Autorización para crear o editar plantillas de texto (que todos los usuarios asistenciales

pueden utilizar). - Autorización para crear, visualizar o editar grupos de pacientes (todos los usuarios

pueden agregar pacientes a los grupos ya existentes).

Los permisos habilitados para las cuentas auxiliares son:

- Autorización para crear usuarios (Privilegios de Administrador).- Autorización para ver registros clínicos.- Autorización para cambiar de entorno.- Autorización para ver datos personales.- Autorización para crear notas clínicas y de procedimientos de enfermería (Cuenta de

enfermería)- Autorización para acceder al panel de gestión de los RIPS.- Autorización para editar la información de los RIPS adjunta a cada registro clínico

individual. - Autorización para crear o editar plantillas de texto.- Autorización para crear, visualizar o editar grupos de pacientes. - Autorización para acceder a las agendas.- Autorización para acceder a las terapias periódicas e inmunizaciones.

Como se expone en el capítulo 3; las cuentas con privilegios de administrador puedenasignar o denegar permisos según las necesidades de la empresa. Las demás autorizacionesrealizan exactamente lo que su nombre denota, y son aclarados en la misma ayuda gráficadel programa, disponible en la sección pertinente.

4.1 ¿Se puede restringir el acceso a un usuario de manera temporal?

Desde el Panel del Administrador (accesible desde el menú principal), se puedearchivar una cuenta de usuario. Al hacerlo ésta perderá el acceso al programa. Desde aquítambién puede autorizarse nuevamente su acceso, para lo cual el administrador deberecordar asignarle una nueva contraseña, pues la anterior habrá desaparecido.

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========================================================= 5. Seguridad informática=========================================================

La aplicación cuenta con una interfaz intuitiva, la cual permite que el usuario realice dentrode sí misma todas las funciones básicas para el propósito del software; por lo que mediantesu manipulación 'habitual' no existe riesgo de filtrar información a terceros o de manipular losdatos custodiados en la historia clínica. El uso inadecuado o malintencionado de la aplicaciónpuede revelar riesgos para la seguridad informática no previstos durante las fases dedesarrollo de la plataforma.

Activamente se han elaborado mecanismos para la validación de la información y lamitigación del riesgo de acceso a las bases de datos, archivos del servidor y código fuentepor parte de terceros; sin embargo, siempre existirán riesgos prevenibles y no preveniblesque puedan desencadenar situaciones adversas para el usuario, sus pacientes o laplataforma.

Siendo conscientes de la importancia del bien inmaterial que se custodia, de su implicaciónmédico-legal, y de la sensibilidad de su contenido, se adoptan, entre otras, las siguientesmedidas por parte de la aplicación de cara a la seguridad informática:

- Se utilizan las últimas versiones de los lenguajes de programación y bases de datosque así lo requieren, tanto en fases de desarrollo y depuración, como durante suoperación.

- Se validan todos los datos ingresados antes de ser almacenados; aunque esto nosiempre se haga manifiesto al usuario. En los casos que así lo requieren se realizatanto desde el cliente como desde el servidor.

- Se utilizan algoritmos idóneos para el manejo de contraseñas y de información cifrada.- El acceso al código fuente y las funciones de mantenimiento son realizadas por una

única persona. - Se mantiene vigente el certificado SSL.- No se indexan los componentes de la plataforma en los motores de búsqueda. - Se realizan rondas de seguridad periódicas.- Se generan copias de seguridad en forma regular, las cuales son almacenadas

externamente.- Se generan claves de cada registro clínico que sirvan como herramienta rápida para

validar su autenticidad.

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- Se realiza una búsqueda activa y constante de vulnerabilidades estructurales;utilizando herramientas como scanners, pruebas técnicas y auditorías internas dedesempeño y de revisión del código fuente.

- Se mantiene una configuración adecuada de los servidores de cara a la protección dela información.

A pesar de las medidas adoptadas, no hay sistema informático totalmente seguro; al serimposible prever toda situación potencialmente lesiva para la seguridad de los datos. Esinfactible aislar cada uno de los elementos externos e internos que suponen un riesgo devulnerabilidad o una vulnerabilidad franca; por lo que pese a las medidas adoptadas por partede Notarius, es importante adherirse a las recomendaciones para el uso seguro ysatisfactorio de la plataforma, pues el usuario tiene un rol fundamental en la protecciónde los datos. Por su parte; es compromiso del desarrollador velar por la integridad de lainformación que su aplicación custodia, protegerla de terceros y mantener la vigilancia activade riesgos, estructurando las estrategias más adecuadas para erradicarlos o controlarlos en elmenor tiempo posible.

Las recomendaciones al usuario pueden encontrarse en el documento citado en el párrafoanterior, el cual será incluido en el apéndice de este manual; y que debió ser entregado trasla instalación del producto. También puede consultarlo en el sitio web de la aplicación.

A continuación se precisan los riesgos más importantes que se asumen al utilizar laaplicación web:

5.1 Riesgo de suplantación de identidad – robo de cuentas de usuario

La historia clínica electrónica tiene plena validez legal en Colombia. La protección de losdatos de acceso al sistema, la complejidad en las contraseñas, la restricción en los permisosde las cuentas y el uso del software por personal idóneo, responsable y capacitado deben serprioridad al momento de garantizar la custodia de los datos, y deben ser parte de losrequisitos mínimos para la utilización del producto. Si no se toman precauciones, personascon diversas intenciones pudieran obtener datos de acceso a la plataforma y beneficiarse dela suplantación de perfiles profesionales, o bien sabotear los datos modificables, contraseñasy privilegios de las demás cuentas, e incluso obtener información confidencial y sensible delos pacientes.

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Éste es el riesgo más común y donde se es más vulnerable; pues múltiples métodospueden ser utilizados para obtener los datos de acceso a un programa, siendo los máshabituales los que dependen del usuario. Es mucho más costoso en tiempo y recursos atacarun sistema informático que engañar a un ser humano haciendo uso de su ingenuidad o de subuena fe. Robos importantes de información a lo largo de la historia se han realizadomediante una llamada telefónica, una falsa visita técnica o hasta una conversación de pasillo;sin tener que recurrir a una sola línea de código o a la coacción.

Por otra parte, los equipos que utilizamos en nuestros sitios de trabajo pueden servulnerables. Existen diferentes clases de malware para diferentes propósitos, algunos de ellosprogramados específicamente para invadir la privacidad, otros pueden dejar abiertasvulnerabilidades que otras aplicaciones maliciosas puedan posteriormente explotar. Tantodesde la perspectiva informática como social, el eslabón más vulnerable es el usuario final;pues es quien debe garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos, considerando losriesgos físicos y virtuales que vulneran la misma; obligándose a utilizar de forma adecuadalos recursos de su sitio de trabajo y a proteger su información personal.

5.2 Riesgo de velado de información

La aplicación permite editar datos muy importantes de los pacientes, como lo son los deidentificación. Un usuario con un interés particular podría cambiar la totalidad de los datos delperfil de un paciente, y en consecuencia, impedir que sea localizado por los medios habitualesde búsqueda; haciendo parecer que no existieran documentos clínicos asociados a su perfil, oque éstos pudieron ser eliminados, realizados a mano, o extraviados de alguna manera.

La modificación de los datos de un usuario, sea cual sea su fin, representa un delito alfalsificarse información con importancia médico legal, que a su vez tiene plena validezprobatoria.

En los casos donde se sospeche esta conducta se pueden revisar las bitácoras; y si no essuficiente, solicitar la búsqueda de los registros originales en los archivos de la base de datos.Este servicio requiere la reconstrucción de una o varias copias de seguridad, por lo que esnecesario que se autorice y solicite de manera escrita. Este procedimiento tiene un costo enfunción del número de usuarios a buscar y del número de bases de datos a reconstruir. Lasolicitud debe contener mínimamente:

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- Fecha de la solicitud.- Entidad que realiza la solicitud.- Persona que realiza la solicitud.- Usuario o listado de usuarios a buscar.- Fechas de las copias de seguridad que se solicita reconstruir para cada usuario.- Autorización explícita a Notarius para acceder a la base de datos para labores de

búsqueda.- Autorización explícita a Notarius para editar la información requerida (en caso de que

desee que se reconstruya el perfil original si se encuentran coincidencias).- Firma.- Documento de identidad del solicitante.- Datos de contacto: Correo electrónico y números de teléfono.

Esta intervención se realiza según el protocolo para el acceso a las bases de datos,notificándose al usuario antes y después del ingreso a la misma; así como se constituye unabitácora que resume las búsquedas realizadas, los hallazgos y las intervenciones efectuadas.Una vez se verifique el pago del servicio se dispondrá de 5 días hábiles si se trata de menosde 10 pacientes o de 20 reconstrucciones de las copias de seguridad, o de 15 días hábiles sicorresponde a una cifra superior.

Este riesgo se mitiga mediante la educación de los usuarios de la plataforma, dejandoclaro que existen mecanismos para recuperar los datos e incluso para determinar alresponsable de la conducta sospechosa, fraudulenta o delictiva; además de promoviendo unacultura de ética institucional y de protección de la información.

5.3 Riesgo de pérdida de información

Discriminaremos este riesgo en dos categorías dada la diferencia sustancial en susimplicaciones.

5.3.1 Riesgo de pérdida de información por parte del usuario

Esta supone menos gravedad, pues no suele comprometer la integridad de más de unregistro. La situación más habitual en la que ocurre es al dejar abierta la historia clínica endesarrollo por mucho tiempo, terminando tardíamente su edición, por lo que al momento deguardarla provisional o definitivamente se puede dar el cierre de la sesión del usuario. En

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este caso el registro no es almacenado, y según la versión pre-grabada, al retroceder puedeperderse parte de la información consignada en el formato.

Si ha permanecido mucho tiempo fuera de la plataforma puede iniciar sesión nuevamentesin comprometer el progreso de su trabajo; para ello debe evitar cerrar el navegador.

5.3.2 Riesgo de pérdida de información por parte de Notarius

Este riesgo tiene unas implicaciones más significativas, dado que pudiera suponer lapérdida completa de los registros clínicos consignados desde la última copia deseguridad generada hasta la hora de la presentación de la situación adversa.

Este riesgo puede acontecer ante un mal funcionamiento crítico de la red de servidoresque respalda la plataforma, bien por actos de sabotaje como por eventos fortuitos; escenarioque sería de tipo inesperado, poco probable, pero aún así plausible y por ende muyimportante que sea observado. Pese a que nuestros servidores tienen un gran respaldo enmateria de mantenimiento en línea y seguridad; es necesario prever los mecanismos por losque se actuaría con miras a proteger la información o al menos mitigar sus pérdidas. Esfundamental destacar que las fallas en los servidores habitualmente no comprometen laintegridad de los datos que almacenan, sino que corresponden a situaciones transitorias quemotivan la suspensión del servicio sin perjuicio de la información previamente contenida,retornando completamente a la normalidad con todas sus capacidades una vez superado elfenómeno adverso.

En caso de actos de sabotaje, se activaría el protocolo descrito en el apartadocorrespondiente de este capítulo.

Para identificar si hubo pérdida de información oportunamente y tomar las medidasnecesarias se sugiere verificar las últimas acciones realizadas sobre el programa antes dereiniciar toda operación si se presenta una falla temporal en el servicio que corresponda alservidor (es decir; los equipos funcionan bien, la conexión a internet o a la red local estánbien, pero la plataforma está fuera de línea al contrario de otros sitios o muestra un mensajeque así lo denota). En caso de que se haya evidenciado pérdida de la información, se sugiererealizar las atenciones perdidas en forma manual por parte de los profesionalescorrespondientes a modo de recurso provisional (o en el peor de los casos definitivo), a laespera de obtener claridad por parte del soporte técnico, el cual en este momento ya debería

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haber sido notificado de la falla por parte del usuario. Se deben seguir las recomendacionesdadas por el personal en relación con el protocolo que más adelante se expone.

La solicitud de mantener el registro manual de contingencia parte del principio deoportunidad y secuencialidad de la historia clínica, de obligatorio cumplimiento para todas lasinstituciones prestadoras de servicios de salud.

Se reitera que estas situaciones son plausibles, pero poco probables (de baja probabilidadestadística), siendo un compromiso constante de Notarius velar por la seguridad de lainformación que permite custodiar; siendo éste uno de los ejes fundamentales en suconstitución.

En caso de pérdida de información o sospecha de la misma, el protocolo de actuaciónde Notarius es el siguiente:

- Recibir la solicitud del usuario que presenta el inconveniente, la cual debe conteneruna autorización explícita a Notarius de acceder a la base de datos. Esta debe serrealizada por escrito, y pretende hacer transparente el acceso a la base de datos pararealizar las verificaciones y reparaciones que tengan ocasión.

- Detener la aplicación con riesgo o pérdida efectiva de información (si se identifica quemantener su uso es potencialmente perjudicial). Esto garantiza que si existen datosrecuperables puedan restaurarse de forma satisfactoria y mucho más ágil, facilitandola reactivación pronta del servicio sin contratiempos; sin embargo, sólo sería necesariosuspender el servicio en escenarios puntuales.

- Acceder a la base de datos y verificar el estado actual de la misma respecto a lasolicitud e inquietudes del usuario.

- Realizar una búsqueda de corrupción y de errores en la misma, además de las causasdel problema.

- Si se evidencia una pérdida de información anterior a la última copia de seguridad éstase restaura.

- Se restauran los registros reconstruidos o recuperados adicionales.- Verificar nuevamente la integridad de la información y realizar las reparaciones

pertinentes.- Informar del cese de uso de la base de datos.- Generar bitácora de la intervención y del daño, con acciones de mejora, implicaciones

e información relacionada para dar cierre satisfactorio al caso.

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5.4 Riesgo de ataques informáticos y sabotaje

Los sistemas informáticos pueden ser transgredidos mediante la explotación devulnerabilidades previamente conocidas o bien, mediante la búsqueda activa de nuevosmecanismos que permitan acceder a los contenidos del servidor y de la base de datos.

Habitualmente quienes realizan ataques informáticos utilizan software o algoritmospreviamente estructurados para encontrar las vulnerabilidades conocidas que pudieran nohaber sido observadas por los desarrolladores del programa. Es decir, buscan por diferentesmétodos un listado de puntos débiles que históricamente han descuidado otros servidores,sitios web y aplicaciones y, si las encuentran, inmediatamente las explotan según sunaturaleza; representando diferentes grados de amenaza. Esto obedece al porcentajeprincipal de asaltos a sitios web, ya que encontrar una vulnerabilidad nueva puede ser unatarea muy difícil; costosa y que requiere de recursos humanos y tiempo que habitualmente sedestinan a sitios que contengan un valor económico importante, como es el caso de losbancos y otras instituciones que permitan transferencias de sumas de dinero.

Notarius realiza una búsqueda activa y periódica de las vulnerabilidades conocidas,procurando mantener sus servidores actualizados y al día en temas de seguridad, de modoque se mitigue el riesgo de que un individuo malintencionado utilice algoritmos o aplicacionespara explotar puntos débiles que, por el estado del arte en seguridad informática, pudieranser prevenibles. Sin embargo, éste es un riesgo plausible y potencialmente muy perjudicial,por lo cual debe ser considerado seriamente.

Las maneras de sospechar que se ha sido víctima de un ataque informático son variables,desafortunadamente muchas veces son imperceptibles. Si usted nota publicidad, cambios enel aspecto de alguna sección del programa, en la dirección web o en los formularios; se leexige que descargue una actualización, aparecen errores inesperados, entre otras situacionessospechosas, debe solicitar claridad por parte del soporte técnico de Notarius antes decontinuar usando el producto.

El protocolo de actuación de Notarius ante la sospecha de ataques informáticos quepuedan vulnerar la información contenida en los servidores es el siguiente:

- Confirmar la inquietud o solicitud del usuario; salvo que la amenaza sea identificadapor los mecanismos de vigilancia y auditoría interna.

- Si se confirma que hay un riesgo alto, suspender tempranamente el servicio.

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- Cambiar todas credenciales internas para todas las instancias de Notarius.- Generar respaldo inmediato de la información contenida en los servidores. - Dar baja a la plataforma hasta caracterizar la amenaza y sus implicaciones, ante un

riesgo intermedio o bajo si este persiste con las acciones anteriores. La prioridad esproteger la información de los usuarios, la propiedad intelectual y los mecanismos deseguridad que puedan a futuro comprometer la plataforma más seriamente.

- Notificar a las autoridades competentes. - Obtener informe técnico del servidor y estructurar la estrategia para abordar y superar

el problema.- Generar retroalimentación a los clientes sobre la situación actual, las medidas tomadas

y las expectativas respecto a las mismas.- Una vez superada la situación adversa realizar una segunda verificación de la

efectividad de las medidas empleadas, de modo que al reiniciar actividades no se estéexpuesto al mismo riesgo.

- Subir nuevamente cada instancia de la plataforma y sus respectivas bases de datos. - Notificar a los clientes cuál es el estado actual de la plataforma, un análisis

retrospectivo del evento, las modificaciones realizadas en función de la estrategia deabordaje, y las acciones de mejora que tengan lugar.

- Diligenciar y almacenar la bitácora del evento.

Ya que ante estas situaciones se corre un riesgo significativo de pérdida, sabotaje o robode información, Notarius tomará las medidas necesarias para garantizar la protección de losdatos, obviando la autorización explícita de sus clientes para el acceso a la información; lacual se solicitará simultánea o posteriormente a manera de formalidad. En este contexto, enel acuerdo de licencia se pacta que el propietario de la aplicación se reserva el derecho aproteger su bien inmaterial, encontrándose este proceder enmarcado en esta situación;garantizándose en todo momento la privacidad de los documentos clínicos por nuestra parte,realizándose únicamente los procedimientos destinados a diagnosticar, evitar, prevenir omitigar el daño y determinar la naturaleza de la amenaza.

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======================================================== 6. Soporte técnico ========================================================

Las condiciones del soporte técnico se pactan en el acuerdo de licencia. Aún así, paraNotarius es fundamental dar prioridad al mantenimiento en línea de la plataforma. Anteeventualidades que supongan la detención completa del servicio se procurará entregardiariamente el reporte de las circunstancias que fundamentan esta interrupción, al igual quelas medidas empleadas y el tiempo estimado para su resolución. Aún así, destacamos quedurante toda nuestra operación como empresa hemos observado una gran eficiencia ennuestros recursos tecnológicos, con un tiempo en línea superior al 99%; lo que se haevidenciado en nuestros mecanismos de auditoría interna; y no hay razones para desconfiarque se mantendrá esta tendencia. En caso de tener que suspender el servicio, los díastranscurridos serán tomados como saldo a favor para la futura renovación de la licencia,exonerándose a Notarius del perjuicio derivado de la suspensión de su uso y de la activacióndel plan de contingenciar.

Es parte de lo convenido en el acuerdo de licencia garantizar mecanismos de contingencia,que van desde mantener formatos de historia clínica manual, hasta el registro extemporáneode los datos, provisionalmente almacenados en otro medio magnético (recordando que elregistro tardío de los datos de historia clínica afecta su principio de secuencialidad). Queda adisposición del usuario estructurar estos mecanismos y las vías por las cuales activar su uso;al igual que la transición posterior a la operación normal del programa.

Se hace necesario destacar que el soporte técnico de la aplicación se realiza en formaasincrónica, por lo que la respuesta a las solicitudes se garantiza en el tiempo pactado; aúnasí procurándose que ésta ocurra lo más pronto posible.

Para el contacto relacionado con soporte técnico puede comunicarse a los números deteléfono disponibles en el sitio web; por el formulario de contacto o por correo electrónico.

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========================================================= 7. Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud - RIPS=========================================================

La aplicación dispone de un sistema de módulos para la gestión de los RIPS. Éste seencuentra organizado de forma que cada vez que se genera un registro clínico, se le asocia aéste un nuevo folio que contiene la información complementaria necesaria para generarlos, yque no concierne directamente al acto médico. La información almacenada en estos foliosindividuales es recopilada en otra sección del programa que genera de manera automática losarchivos de texto según el intervalo de tiempo que establezca el usuario.

Para aclarar el funcionamiento y el procedimiento para generar estos registroscorrectamente, se va a dividir este capítulo en diferentes segmentos.

7.1 Folios que contienen la información para generar los RIPS asociados a cadaregistro clínico

Cada vez que se almacena un registro clínico en la base de datos se genera un folio que leguarda referencia, éste contiene la información necesaria para generar posteriormente losRIPS, además permite el seguimiento contable de las atenciones registradas y la consignaciónde información de facturación y auditoría, que no serán anexados a los formatos deimpresión ni serán considerados parte del registro clínico.

Para acceder a ellos se emplea el botón con aspecto de cápsula situado al lado derecho decada registro clínico en el perfil del paciente. En caso de que éste registro no haya sidoauditado, tendrá un color inactivo (gris por defecto), y en caso de haber sido diligenciadotendrá un color activo (azul por defecto).

7.2 ¿Cómo se generan los RIPS?

Desde el menú principal del programa se puede acceder a este apartado, siempre que sedisponga de los privilegios suficientes. En esta sección se encuentra referenciada el númerode registros clínicos en comparación con el número de folios de RIPS existentes para elintervalo de tiempo señalado (esto con el fin de descartar supresión de registros, o folios notomados en cuenta). Adicionalmente se enumeran y referencian los perfiles en los que sehayan realizado notas excluidas de los RIPS; es decir, registros clínicos que no portaránconsigo información relacionada con facturación, bien porque este registro es

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complementario de otro (como una evolución, una corrección de una fórmula médica, unaincapacidad, entre otras), o porque fue una atención que por su naturaleza fue gratuita.También se cuentan y enuncian los perfiles que tienen registros incompletos o no auditadosen ese periodo de tiempo. En ambos casos anteriores estos registros no serán tomados encuenta para producir los archivos finales. Sólo los folios adecuadamente diligenciados haránparte de los RIPS.

Una vez la auditoría de los registros se encuentre lista se pueden descargar los archivoscorrespondientes. Se sugiere siempre revisarlos antes de enviarlos a la entidad competente.El nombre por defecto corresponde a la denominación exigida por la norma técnica más unnúmero que representa el mes y el año de la fecha inicial de búsqueda.

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========================================================= 8. Adaptación a los protocolos institucionales=========================================================

Es difícil abandonar un mecanismo ya establecido, así sea obsoleto, al que el tiempo yanos ha habituado; que por costumbre nos puede generar confianza, o al menos no producirla ansiedad ni dificultad que representa el aprendizaje de nuevas destrezas.

La intención de este programa es incorporarse de manera armónica en los procesosasistenciales y corporativos; sin embargo, pese a que su interfaz es muy intuitiva y la curvade aprendizaje es bastante favorable hasta para quienes son menos experimentados en lossistemas informáticos; el inicio de su utilización supondrá cambios, bien sutiles o bruscos, quepueden generar inicialmente resistencia en el usuario y en sus empleados. Es importanterecordar que una vez superada esta barrera inicial, la aplicación favorecerá la optimización yagilización de los procesos asistenciales y administrativos.

La manera ideal que consideramos de realizar este cambio de metodología debería sersúbita. Es decir, convenir una fecha, capacitar a los usuarios, y desde el día acordadocomenzar a utilizar definitivamente la plataforma; habiéndose previamente estructurado einformado los planes de contingencia, los cuales deberían ser utilizados únicamente en casode que se presente verdaderamente alguna.

En esta fase inicial de uso podrán surgir dificultades, dudas, retrasos en la prestación delservicio o en la entrega de las historias clínicas; así como errores humanos de aplicación delos nuevos protocolos y hasta situaciones que el administrador no advierta cómo resolver;pero esta perturbación inicial en la cotidianidad de la empresa se transformaráprogresivamente en la adaptación a la herramienta, la cual se tornará indispensable y suausencia francamente notable.

Se recuerda al usuario que en caso de requerirlo puede solicitar a Notarius habilitar unasección de pruebas por un periodo temporal específico, para que quienes estén aprendiendoa utilizar la plataforma puedan conocerla sin temor a perjudicar la calidad de los registrosclínicos. Igualmente se encuentra disponible el soporte técnico asincrónico, el materialinstruccional y la posibilidad de realizar inducciones presenciales o virtuales a uno o variosusuarios.

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========================================================= 9. Solicitudes, quejas y peticiones ======================================================== Las solicitudes, quejas y peticiones del usuario pueden realizarse por cualquier canal decomunicación establecido, siempre que sean presentadas de manera escrita. Se sugiere quese realice por medio del correo electrónico, o bien en físico por correo convencional. Seadvierte que las que sean presentadas mediante redes sociales serán remitidas a uno deestos dos canales para su manifestación formal. A partir del recibido se dispondrá de 15 díashábiles para dar respuesta a la misma.

NIT: 1020446661-7Gerente: Álvaro S. Jiménez Bolívar

Correo electrónico principal: softwarenotarius@gmail.comCorreo electrónico secundario: soporte@softwarenotarius.com

Teléfonos de contacto: (+57) 350 859 01 15(+57) 350 868 54 31

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========================================================= 10. APÉNDICES=========================================================

Adjunto a este manual debe observar: A. Recomendaciones para el uso seguro y satisfactorio de la plataforma.

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