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Gestión y Evaluación de Costes SanitariosVol. 12 - Número 2 - Abril-junio 2011 93

Digitalización de todas las historiasclínicas activas de un hospital. El paso

de un archivo físico de historiasclínicas a un archivo digital

Sañudo García S, Vidal Sanz J, García Prieto E, Cisneros Martín MA

Hospital Universitario Río Hortega. [email protected]

Soledad Sañudo García

Resumen

Objetivo: El traslado al nuevo edificio del Hospital Universitario Río Hortegaconcluido en febrero de 2009, supuso una oportunidad para un planteamientodiferente en la gestión y manejo de sus historias clínicas. El objetivo fundamen-tal era el no trasladar el archivo del viejo al nuevo hospital, digitalizando el archi-vo activo del hospital.

Metodología: El Servicio de Admisión y Documentación Clínica diseñó el pro-yecto de digitalización del archivo activo, y la Comisión de Historias elaboró unapropuesta sobre la estructura y documentos de la historia digital. Se presentó elproyecto a todos los órganos de dirección y participación del hospital.

Desde el traslado de la primera consulta el 16 de noviembre de 2008, se fuerondigitalizando las historias que eran necesarias para esas consultas, bajo la premi-sa de que en el nuevo hospital ya no se utilizaban historias en papel. Igual ocu-rrió con los ingresos urgentes y programados.

Se terminó de digitalizar todo el archivo el 31 de agosto de 2009. En todo esetiempo la documentación en papel que se seguía generando, se digitalizabainsertándola junto con la historia digital del paciente que ya existía.

Resultados: Se han digitalizado 271 104 historias clínicas; el 100% del archivoactivo del hospital, lo que supone más de diez millones de hojas con una mediade 37 documentos por historia.

Diariamente se digitalizan e insertan en el archivo digital del hospital, una mediade 2505 documentos, de los que el 83% proceden de consultas; sin embargo,este volumen es un 62% menor que el que se tenía con la historia clínica enpapel.

El personal del archivo de historias clínicas ha reconvertido sus funciones, sien-do ahora una de las principales, la de control de calidad diario de todas las his-torias digitalizadas que van a utilizarse en las consultas. P

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Gestión y Evaluación de Costes SanitariosVol. 12 - Número 2 - Abril-junio 201194

Hasta este momento, el archivo de historias clínicas digitales ocupa 1 terabyte.

Conclusiones: Actualmente como resultado de este proyecto, en el hospital noexiste archivo de historias clínicas.

Palabras clave: Digitalización, Historia Clínica, Archivo historias clínicas.

Scanning all active medical records of an hospital. The passage from a physical to a digital medical records file

Abstract

Objective: The move of the new building of the Hospital Universitario Rio Hortegaconcluded in February 2009 and provided an opportunity for a different approachto the management and handling of medical records. The main objective was notto move the old file to the new hospital but scanning the active file from the hospi-tal.

Methodology: The Department of Admission and Clinical Documentation desig-ned the project of scanning the active file, and the History Commission drafted aproposal on the structure and documents the digital history should have. The pro-ject was presented to all the directory and participation boards of the hospital.

Since the move of the first medical practice on 16 November 2008, the stories thatwere necessary for such practices were being scanned, on the premise that thenew hospital will no longer use records in paper. The same happened with emer-gency and planned admissions.

The entire file was finaly finished on August 31, 2009. During all this period of timeany document generated in paper was scanned and inserted together with thepatient's digital history that already existed.

Results: 271,104 medical records have been digitized so far, 100% of the active fileof the hospital, representing more than 10 million sheets with an average of 37documents per history.

Every day is digitized and inserted into the digital file of the hospital, an average of2,505 documents, of which 83% come from practices, although this volume is 62%lower than it was with the clinical history on paper.

The staff of the medical record files have converted their duties and now, the dailyquality control of all the digitized records to be used in queries became one of itsmain.

Until now, the digital medical records file occupies 1 terabyte.

Conclusions: Currently and as a result of this project, there is no medical recordsfile at the hospital.

Key words: Scanning, Clinical History, Medical records file.

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Introducción

La historia clínica es uno de los ele-mentos fundamentales de la asisten-cia sanitaria. Esta importancia hasido refrendada por la legislaciónque ha regulado tanto las caracterís-ticas de los documentos que la com-ponen como su confidencialidad ysu perdurabilidad1.

La obligatoriedad de custodiar lashistorias clínicas o una parte selec-cionada de ellas, produce problemasimportantes en los hospitales, por lacontinua necesidad de espacio parael almacenamiento de la documen-tación clínica2. Las tecnologías infor-máticas, disponen de solucionespara este problema permitiendo ungran ahorro de espacio3.

El soporte electrónico permite tam-bién el acceso simultáneo a la infor-mación por parte de diferentes usua-rios4.

La historia clínica electrónica se confi-gura como una solución a estos pro-blemas y una oportunidad para mejo-rar muchos aspectos que el actualsoporte papel, no puede solucionar5.

Pero mientras acaba de implantarseen todos los lugares la historia elec-trónica, se han propuesto solucionespara resolver los problemas de espa-cio y accesibilidad de las historias delos hospitales; soluciones que han idopasando desde la microfilmación a laexternalización de los archivos6.

Una opción valida en el actual mo -mento tecnológico es el de la digitali-zación de los documentos de las his-torias, ya que la mayor capacidad dealmacenamiento informático y mejoraen las infraestructuras de comunica-ciones en la redes de los hospitalespermite que su recopilación y consul-ta sean factibles7.

Además, la legislación permite modi-ficar el soporte papel para la custodiade los documentos clínicos8.

El Hospital Universitario Río Hortegade Valladolid, con más de 50 años dehistoria, se trasladó a un nuevo edifi-cio en febrero de 2009.

Esto supuso una oportunidad para unplanteamiento diferente en la gestióny manejo de su documentación clínicay para solucionar de forma definitivael problema de falta de espacio en suarchivo de historias clínicas.

El Servicio de Admisión y Documenta-ción Clínica afrontó este trasladocomo una posibilidad para eliminaren el nuevo centro la necesidad de unarchivo de historias clínicas y al mismotiempo preparar la situación para faci-litar la implantación de la futura histo-ria clínica electrónica9.

Objetivo

Partiendo de la premisa básica del pro-yecto que fue el no trasladar ningunahistoria clínica en papel al nuevo hos-pital, y por tanto no trasladar el Archivode Historias Clínicas, se presenta laexperiencia del proceso de digitaliza-ción de las historias del archivo activodel Hospital Universitario Río Hortega,así como las soluciones adoptadaspara su implantación, procesamiento,consulta y actualización.

Material y métodos

El hospital disponía de un archivo dehistorias clínicas, con más de 800 000historias ubicadas en dos áreas diferen-tes, el archivo pasivo y el archivo activo.

El Servicio de Admisión y Documenta-ción Clínica es el responsable de sugestión.


El archivo pasivoa, con 500 000 histo-rias, se encuentra en un edificio exter-no al hospital y su nivel de disponibili-dad y utilización no precisaba deninguna intervención adicional. Por lotanto la actuación se centraría en lasaproximadamente 300 000 historiasde su archivo activo.

Por otra parte, en el hospital existe unsistema informatizado de repositoriode informes clínicos, desde el año1999. Este programa facilitó el cambiocultural introduciendo el manejo de losordenadores por parte de los profesio-nales sanitarios. Era pues el soporteadecuado para visualizar las imágenesdigitalizadas de las historias.

Igualmente, el hospital dispone de unsistema de radiología digital desde elaño 2004.

Toda la documentación clínica de en -fermería de hospitalización, se encon-traba ya informatizada en un programaespecífico denominado “GACELA”des de el año 2006.

El cambio al nuevo edificio, supusoademás un cambio en la adscripciónde 80 000 habitantes entre los doshospitales de Valladolid (el HospitalUniversitario Río Hortega y el Hospi-tal Clínico Universitario), lo que supo-nía redistribuir las historias clínicas delos pacientes implicados, situaciónque el papel no permitía.

El proceso de digitalización del archi-vo activo, suponía la contratación deun servicio, adjudicándose el concur-so (1 850 000 €) en mayo de 2008.

La premisa básica del servicio contra-tado era la de digitalizar todas las his-torias clínicas activas del hospital, sien-do este el aspecto más novedoso,pues las experiencias previas eransobre todo sobre historias y archivospasivos10,11.

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Comisión de HHCC

Servicio de Admisióny Documentación Clínica

(SADC)

Definición delmodelo de

historia clínicadigital

Modificación enprocesos yrecursos

informáticos

Decisiones ycoordinacióncon las HHCC

del otrohospital

Decisionessobre el

proceso y lagestión

del cambio

Reestructuraciónde los procesos

del archivo

Plan deemergencias

Comisiónde Dirección

Facilitar unaasistencia clínica

adecuada

Sustitución del soporte papel

en las historias

Solucionar el problema de falta

de espacio en el archivonuevo hospital

Poder intercambiarentre dos hospitales sin

problemas de disponibilidad80 000 historias

Ser el paso previoa inmediato a la

implantación de una HCE

Servicios centralesConserjería

Jefes de servicio

Junta técnico-asistencial

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Diseño proyecto

Objetivos

Estrategia del proyecto

Figura 1. Esquema del proceso estratégico

a El archivo pasivo esta constituido por las histo-rias de pacientes fallecidos, de pacientes queno han acudido al hospital en los últimos diezaños, documentación expurgada de las histo-rias muy voluminosas y el fondo histórico.


Como en el hospital, la historia clíni-ca en papel seguía siendo la que seutilizaba de forma habitual en la acti-vidad asistencial, iba a ser necesariodigitalizar también los documentos e historias que se fueran creandodurante el tiempo que durara el pro-ceso de digitalización, de tal formaque no se volviera a archivar la docu-mentación en papel que se fueragenerando.

El ritmo del proceso debía ser elnecesario para no dificultar la asisten-cia diaria de los pacientes que acu -dían al nuevo hospital, tanto de formaprogramada como urgente.

Una vez adjudicado el concurso laComisión de Dirección del hospitalacometió su dirección estratégicaabordando los distintos aspectos queimplicaba (figura 1):

– Definición del modelo de historiaclínica digital del centro.

– Reestructuración de los procesosy funciones del personal del ar -chivo.

– Modificación en procesos y recur-sos informáticos.

– Decisiones sobre el proceso, la ges-tión del cambio y la desapariciónpaulatina de las historias en papel.

– Decisiones y coordinación con lashistorias clínicas de los pacientesque nos son transferidos desde elotro hospital de Valladolid (el Hos-pital Clínico Universitario).

– Plan de contingencias.

La primera decisión fue la de encargara la Comisión de Historias Clínicas,que elaborara una propuesta sobre laestructura que deberían tener las his-torias digitalizadas.

En todo el proyecto de debía garanti-zar que respecto a las historias clínicasy su información se contemplaran ymantuvieran todos los requisitos y dis-posiciones legales establecidos tantopor la legislación nacional1 como au -tonómica8.

La Comisión de Historias Clínicas con-cluyó lo siguiente:

– Las imágenes de las historias di -gitalizadas se visualizarían en el re -po sitorio informatizado que yaexistía en el hospital, que se llamaSistema de Información Clínica (SIClínica).

– Se digitalizarían todos los docu-mentos que existieran en la histo-ria, sin expurgar ninguno, a dife-rencia del diseño de experienciasprevias11,12.

– Esto permitiría destruir toda ladocumentación una vez acabara sudigitalización y tras un período deseguridad.

– Se mantendría la misma estructuraque tenía la historia en papel delhospital, es decir la documenta-ción de cada ingreso por una partey la de las consultas agrupadas porespecialidad por otra, para simpli-ficar así la consulta de las imáge-nes (tabla 1).

– Además, para agilizar así la consul-ta de las imágenes, se identifica-ron los tipos documentales mássignificativos dentro de cada epi-sodio.

– Así, para cada ingreso, las imáge-nes digitalizadas se indexarían en(figura 2):

• Informes.

• Protocolo quirúrgico o partogama.

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• Informes de exploraciones com-plementarias.

• Otros documentos del episodio.

• Resto de documentación (aque-lla que según la legislación8 pue-de ser eliminada a los cinco añosde finalizar el episodio).

– Para cada consulta de cada espe-cialidad, la documentación se agru-paría en tres bloques:

• Anamnesis y evolución, colocadaen orden inverso de fechas. Estedetalle fue muy útil e importante(figura 3).

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Ingresos y cirugía mayor ambulatoria Consultas de cada especialidadInforme clínico N.º de historia_ICU_I Anamnesis y exploración N.º de historia _ código

de la especialidad_AProtocolo quirúrgico/ N.º de historia_ICU_QpartogramaInformes de exploraciones N.º de historia_ICU_CcomplementariasOtros documentos N.º de historia_ICU_D Otros documentos N.º de historia _ código

de la especialidad_ODocumentación expurgable N.º de historia_ICU_E Documentación expurgable N.º de historia _ código

de la especialidad_EICU: número de orden del episodio correspondiente.

Tabla 1. Estructura de los documentos digitalizados en cada episodio

Figura 2. Visualización a los documentos digitalizados en el programa SI Clínica.

Consulta de tipos de documentos en el episodio elegido


• Otros documentos del episodio.

• Resto de documentación (aque-lla que según la legislación8 pue-de ser eliminada a los cinco añosde finalizar el episodio).

– Se acordó que si algún tipo docu-mental o algún episodio no teníadocumentos en la historia, la ima-gen asociada, se identificaría como“sin documentación”, de formaque se aseguraba que en la historiaen papel se había buscado esadocumentación pero no existía.

– Ya que en las historias activas enpapel, había documentos más anti-guos que el año de implantacióndel SI Clínica (ingresos anteriores a1992 y consultas anteriores a 1997)

se decidió indexarlos en una carpe-ta identificada como “otros episo-dios”.

– Una decisión fundamental fue la deampliar el proyecto, instando al ser-vicio de informática que diseñara yhabilitara algún sistema sencillo parapoder registrar de forma electrónicaen el SI Clínica, al menos la anamne-sis y evolución clínica de consultasexternas, para minimizar en lo posi-ble la creación de nueva documen-tación en papel, en el periodo transi-torio hasta la implantación de lahistoria clínica electrónica9,13.

La Dirección del hospital asumió estasconclusiones, que presentó a los dife-rentes niveles representativos del hos-pital (Jefes de Servicio, Comisión Mix-

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Figura 3. Visualización de los documentos digitalizados en el programa SI Clínica.

Visualización de las imágenes dentro del tipo documental elegido

Las anotaciones de evolución se colocaron ordenadas en orden inverso de fechas, para poder visualizar primero laúltima anotación. Cada tipo documental está identificado por una etiqueta de código de barras, que permite suindexación automática.


ta, Junta Técnico Asistencial, sesionesclínicas, etc.), dentro de los proyectosasociados al traslado al nuevo edificio. Antes de iniciar el proceso de digitali-zación masiva y de utilización del SIClínica para registrar las anotacionesdel evolutivo de consultas externas,se decidió pilotar su aplicabilidad, yaque al tratarse de historias activas,había que asegurar que no se dificul-taba la actividad asistencial.

En noviembre de 2008, se planteó unpiloto en el que durante una semanamédicos de las especialidades de Medi-cina Interna, Traumatología, Neurología,Dermatología y Cirugía General, juntocon un médico del Servicio de Admisióny Documentación Clínica atendieron apacientes en consulta, aunque enmenor número de lo habitual, manejan-do ya las historias digitalizadas y reali-zando las anotaciones de evolución clí-nica en el programa informático que sehabía desarrollado para ello.

Esto permitió:

– Analizar como se desarrollaba unaconsulta manejando la historia enel nuevo entorno.

– Que estos facultativos se constitu-yeran en formadores primero desus compañeros del mismo servi-cio y posteriormente del resto deservicios, de manera que antes deltraslado al nuevo hospital, todoslos médicos conocieran el nuevosistema y su manejo.

– Los servicios quirúrgicos concluye-ron que el proyecto era factible.Los servicios médicos indicaronque se precisarían muchos ajustesantes de poder pasar una consultanormal con este sistema.

– Todos los especialistas implicadosen esta prueba, constataron las difi-cultades que aparecían en la rela-

ción médico-paciente, al manejar elordenador en la consulta, si bienreconocieron que se trataba de unproblema de hábito en la mayoríade los casos.

– Se valoró positivamente la calidad,accesibilidad y manejo de la docu-mentación digitalizada.

– Se instó a mejorar de forma muyimportante la navegabilidad y velo-cidad del programa informáticoque se realizó para registrar las ano-taciones de evolución.

Por su parte en la Unidad de Docu-mentación Clínica y Archivo se redise-ñaron los procesos y los programas degestión de historias y las funciones de su personal para adaptarse a lanueva situación:

– Se realizó un análisis de la estruc-tura y tipología documental de lashistoria clínica para ajustar lo acor-dado por la Comisión de HistoriasClínicas, con la situación real de lashistorias y su documentación.

– Se realizaron sesiones de consen-so y formación con el personal dela empresa adjudicataria.

– Aunque se acordó en un inicio digi-talizar las historias que cada día serecibían en el archivo, la evolucióndel proceso hizo que al final se tuvie-ran que digitalizar las historias que seprestaban para las consultas que seiban iniciando en el nuevo hospital.

– Se siguió al mismo tiempo, prestan-do historias en papel para las con-sultas e ingresos que iban quedan-do en el viejo hospital, lo queobligaba a una coordinación muyprecisa en la gestión de las historias.

– Se ajustaron los plazos y volúmenesde préstamo de las historias para

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digitalización, de forma que en elmomento en que se trasladó todo elhospital (febrero 2009), diariamentese facilitaban a digitalización unamedia de 900 historias para las con-sultas externas del nuevo hospital(con 72 horas de antelación), unas 80 historias para ingresos programa-dos (que debían estar preparadasen dos horas, desde que se cerrabala programación hasta que ingresa-ban los primeros pacientes) y unas100 historias de ingresos urgentes,que se digitalizaban en cuatro hora-rios distintos a lo largo del día.

– A estas historias más activas, seañadían otras hasta llegar al ritmoacordado de 3000 historias digita-lizadas al día.

– Las historias clínicas de los pacien-tes que habían pasado a nuestraárea sanitaria, se digitalizaban amedida que el facultativo las solici-taba, devolviendo el original al otrohospital y dejando las imágenesdigitalizadas, accesibles igualmen-te en el SI Clínica. Este procesocontinúa en la actualidad.

– Un equipo del personal de archivose hizo responsable de aplicar lassoluciones documentales perti-nentes ante las contingencias quese presentaban.

– Ya que se continúa generando doc -umentación en papel en el hospital,fue preciso diseñar un procedimien-to que permitiera, insertar las nue-vas imágenes, episodios e historiasque fueran apareciendo, junto conlo ya digitalizado con anterioridad,incorporándolo al procedimientoglobal.

El Servicio de Informática del hospital:

– Decidió que las imágenes digitaliza-das de los documentos, se grabaran

en ficheros tiff multipágina con unaestructura y denominación concretaque permitieron su incorporaciónautomática al SI Clínica (tabla 1).

– Preparó 4 terabytes de espacio enlos servidores del hospital parasoportar el almacenamiento delarchivo digital.

– Diseñó un programa con el que segeneraban dos ficheros por cadahistoria prestada a digitalización;uno con los datos de identificacióndel paciente y el otro con los datosde sus episodios.

– Con estos datos se generan eti-quetas, que se pegan a los docu-mentos y que son leídas por elOCR del escáner, lo que permiteidentificar e indexar la documenta-ción de forma automática en losficheros predefinidos para cadahistoria (tabla 1).

– Además y siguiendo las recomen-daciones de la Comisión de Histo-rias Clínicas, el Servicio de Informá-tica, diseño un programa sencilloque permite registrar las anotacio-nes de evolución en consultas en elSI Clínica.

– Todo ello supuso además optimi-zar dicho programa y la red que losoporta, dado el mayor volumende información y de uso que esta-ba recibiendo.

– Además, hubo que aumentar ladotación de ordenadores dondefuera necesario.

– Se diseñó y aplicó el plan de con-tingencias informáticas.

Resultados

En mayo de 2008, se iniciaron los pri-meros contactos con la empresa adju-

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dicataria del concurso, analizando laestructura de las historias clínicas yevaluando su tipología documental.

Se realizaron pruebas sobre la calidadde visualización de las imágenes.Como consecuencia, fue necesariocrear una nueva carpeta entre losdocumentos digitalizados de cadahistoria, identificada como “varios”,donde se insertaban los documentosque precisaran una mayor calidad desu visualización, que se digitalizabande forma independiente y a color(fotos, ciertas graficas, etc.).

Se realizaron muestreos de historiasclínicas, para valorar la media aproxi-mada de documentos por historia yasí calcular las cargas de trabajo dia-rio de digitalización que serían nece-sarias.

Todos estos aspectos se ajustaron conbastante facilidad.

Se acordaron los plazos y momentode entrega diaria de historias y dedevolución de imágenes, según eltipo de historia y su necesidad. Paracumplir estos plazos, la empresa adju-dicataria precisó digitalizar en tres tur-nos todos los días y aumentar su plan-tilla hasta 30 personas en el área deidentificación e indexación de la do -cumentación, la que mayor trabajoma nual suponía (figura 4).

El proceso que resultó más complejoy que provocó la mayor parte de lascontingencias fue el de identificar conel nombre exacto los ficheros en losque se devolvían las imágenes de laforma que se había acordado. Cuan-do las historias digitalizadas se devol-vían con todas sus imágenes, peroalguno o todos sus ficheros no res-pondían exactamente a la nomencla-tura acordada, las imágenes no po -dían ser vistas por el medico en el SIClínica, aunque la historia constaba

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Figura 4. Equipo encargado de la identificación e indexación de los documentos

de cada episodio en cada historia clínica. Turno de mañana


como devuelta y digitalizada, para elprograma de gestión del archivo.

Esta estructura de ficheros resultabamuy útil para la descarga e incorpora-ción automática de las imágenes en elprograma del hospital, pero obligabaa muchos ajustes en los programas degestión de la digitalización, lo quesupuso en los primeros meses unadificultad añadida, hasta que pudoso lucionarse.

Por ello, una parte del personal delarchivo, se tuvo que encargar de revi-sar el día anterior a la consulta o alingreso programado, todas las histo-rias y comprobar si eran efectivamen-te visibles en el sistema informáticodel hospital y en su caso solucionar lasincidencias detectadas.

Se comenzó a digitalizar de formamasiva en noviembre de 2008. El tras-lado de consultas del viejo al nuevohospital se produjo de forma paulati-

na desde el 16 de noviembre de 2008hasta el 14 de febrero de 2009. Finali-zado el traslado, se siguió digitalizan-do las historias que habían quedadoen el archivo del viejo hospital, que nose cerró hasta que quedó vacío el 31de agosto de 2009.

Se han digitalizado 271 104 historiasclínicas; el 100% del archivo activo delhospital, lo que supone más de diezmillones de hojas con una media de37 documentos por historia.

A medida que han ido disminuyendoel número de historias que había quedigitalizar, aumentaba el número dedocumentación para insertar.

De esta forma, durante este tiempo sehan generado 125 856 episodios condocumentación para digitalizar einsertar en la historia digital ya existen-te, de los que el 73% corresponden adocumentación de las consultas y elresto a la documentación de ingresos

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Figura 5. Evolución e hitos de la digitalización de las historias clínicas


y cirugía mayor ambulatoria que conti-núa generándose toda ella en papel(figura 5).

Hasta el momento se han incorpora-do también al archivo digital del hos-pital, 12 232 historias de los pacientesque cambiaron su área sanitaria y quetenían su historia en el otro hospitalde la ciudad.

El personal de la Unidad de Docu-mentación Clínica que antes hacia lastareas de archivado y desarchivado delas historias, ha reconvertido su activi-dad pasando a analizar la calidad desus imágenes y a solucionar en esteentorno los problemas que se detec-tan.

Se ha conseguido después de losajustes iniciales, un nivel de calidaden la indexación y visualización de lasimágenes en el 97% de las historias.

Igualmente este personal realiza lagestión de la documentación que serecibe para insertar en el archivo digi-tal, revisando todos los documentosen papel que se producen en el hos-pital tanto en consultas como eningresos, y que suponen una mediade 612 episodios diarios, con un pro-medio de seis hojas en cada episodio.Este proceso, continúa en la actuali-dad, si bien el volumen de documen-tación en papel que se maneja ha dis-minuido en un 27% en relación alarchivo del antiguo hospital.

Hasta este momento, las imágenes delarchivo digital ocupan 1 terabyte.

El programa SI Clínica del hospital,pasó de ser un mero repositorio deinformación clínica, y por tanto deconsulta opcional por parte de losfacultativos, al sistema de registro delas anotaciones de consulta, si biende una forma muy sencilla y con unalcance limitado, pues no tiene los

requerimientos y utilidades de unahistoria clínica electrónica, pues noera eso lo que se pretendía.

De las 214 984 consultas que se hanrealizado desde el 16 de noviembrede 2008 hasta el 31 de enero de 2010,se han registrado anotaciones de evo-lución en el SI Clínica en el 76% de loscasos, con lo que se concluye quepese a la novedad, dificultades inicia-les y simplicidad del programa infor-mático diseñado, este sistema estasiendo utilizado.

Conclusiones

– El Archivo activo del Hospital Uni-versitario Río Hortega, tardó en serdigitalizado diez meses, cerrándo-se el 31 de agosto de 2009.

– Hubo muchas dificultades debidassobre todo al importante cambiocultural, que se unió a los proble-mas propios de un traslado dehospital y a las contingencias infor-máticas que surgieron.

– La decisión de digitalizar todos losdocumentos de la historia sin ex -purgar ninguno, consideramos queha sido acertada. Ha dado la segu-ridad que los usuarios necesitabany permite destruir todo el papel enel plazo acordado (un año).

– Igualmente la decisión de identifi-car como “sin documentación”,los casos en los que no existía elpapel en el episodio correspon-diente, supuso una buena opción,pues también dio seguridad atodos, de que en la historia enpapel esa documentación se habíabuscado, pero no existía.

– El resultado en la calidad documen-tal de la digitalización después delos ajustes iniciales es muy adecua-

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do, tanto en la visualización de laimagen, como en la identificación eindexación de documentos, contan solo un 3% de errores detecta-dos actualmente.

– La unión del proyecto de digitaliza-ción con el de incorporación infor-matizada de las anotaciones deevolución clínica en las consultas através del SI Clínica, ha resultadofinalmente una buena opción, sibien fue el elemento que más pro-blemas y dificultades supuso.

– El intercambio digital de historiasentre los dos hospitales de Vallado-lid, ha resultado una solución idó-nea.

– El personal de la Unidad de Docu-mentación Clínica y Archivo, hareconvertido sus funciones, siendoahora una de las principales, el con-trol de calidad diario de todas lashistorias digitalizadas que van a uti-lizarse en las consultas e ingresosprogramados, la digitalización einserción de los nuevos documen-tos generados diariamente y la ges-tión del archivo digital.

– Actualmente, como resultado de es -te proyecto, en el hospital no existearchivo activo de historias clínicas.

Bibliografía

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