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Objetivos de aprendizaje

Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:

L.... Conocer la tarea administrativa en los organismos sociales.

L.... Describir el papel del administrador moderno.

L.... Comprender el estudio del sistema organizacional.

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L.... Identificar los sistemas organizacionales como sistemas abiertos.

L.... Describir los componentes del sistema organizacional.

El sistema organizacional abarca la optimizacion mediante la direccion tecnica, la organizacion del personal y otros recursos, y relacionando a la empresa con su medio ambiente. Expresa West Churchuman:

Este ultimo componente, que determina los objetivos totales y relaciona las normas del sistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistema adrninistrativo. Es el subsistema que se interesa por los planes totales e instrumenta sus pensarnientos.

Un enfoque del estudio de los organismos sociales debe centrar su atencion en los procesos administrativos fundamentales (planeacion, organizacion, integracion, direccion, control) que son esenciales si es que los organismos han de lograr sus obje­tivos y metas fundamentales. Este proceso administrative es biisico para cualquier ti­po de organismo (publico, privado, educativo), en el que los recursos humanos, financieros y materiales deben combinarse para lograr ciertos objetivos. Ademas, el proceso es necesario, sin importar el area de especializacion de la administracion (comercializacion, produccion, finanzas, etcetera).

Otra manera de ayudar al entendimiento de la tarea administrativa es observar, dentro de los organismos, los distintos niveles 0 subsistemas.

Lo anterior se puede mostrar en la figura 1.1, que es una adaptacion del trabajo que al respecto hacen los autores Parson, Petit y Thompson.

MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA

~-------------------------I I I I I I I I I

I I I I I I I I I IINTRODUCCI6N DE LAS I FZAS. AMBIENTALES

Nivel/Subsistema estrategico

Nivel/Subsistema operativo

LiMITES

~--------------------------La empresa compuesta par niveles a subsistemas.

Efisten diferencias basic as en la orientacion de los sistemas administrativos en esto~ diferentes niveles. El sistema operativo tiene que ver principal mente con la racionalidad tecnico-economica, y trata de crear certidumbre cerrando el micleo tec­nico para muchas variables. Contrastando con esto, el nivel estrategico de la empresa encara el mas alta grado de incertidumbre en terrninos de los insumos provenientes del medio ambiente, sobre los cuales tiene muy poco 0 ningun control. Por 10 tanto, la administracion en estos niveles debe tener los puntos de vista del sistema abierto y concentrarse en estrategias innovativas y/o adaptativas.

El nivel de coordinacion opera entre los niveles operativo y estrategico y sirve de intermediacion y coordinacion entre ambos. Este nivel transforma la incertidumbre del medio ambiente, en la racionalidad tecnico-economica necesaria, como insu­mo, del subsistema operativo.

En muchos organismos sociales estos niveles estan separados teoricamente. Por ejemplo, en una universidad, el consejo universitario se concibe como satisfactor de la responsabilidad estrategica, mientras que el rector, los directores y los jefes de depar­tamento participan en asuntos de coordinacion; los profesores, bajo este concepto, desarrollan las funciones operativas. En las empresas, el consejo directivo relaciona la institucion al organismo con su medio ambiente, la administracion media y supe­rior manejan los aspectos de coordinacion y otros empleados desarrollan las tareas operativas.

Li 1.1 Papel del administrador

Considerar un organismo social como un sistema abierto sugiere un papel sustancial­mente diferente del que ha desempefiado la administracion, bajo la teoria tradicio­nal. Nos dice J. A. Beckett:

Se ha producido un cambio profundo en la manera en que la administraci6n era conce­bida antes de la Hamada revoluci6n de sistemas.

En la escuela tradicional se hacia hincapie en la racionalidad tecnico-economica. Este enfoque de sistema cerrado era apropiado para el nivel operativo pero no para los niveles de coordinacion y estrategico. La escuela del comportarniento (relaciones humanas) hizo hincapie en el susbsistema psicosocial e ignOi"o 10 tecnico, 10 estruc­tural y los aspectos ambientales. El planteamiento de la ciencia administrativa se hizo desde el punto de vista de un sistema cerrado, enfocandose en las tecnicas de la to­rna de decisiones gerenciales.

El punto de vista de un sistema abierto crea un papel mas diffcil para la admi­nistracion. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambiguedades y, sobre todo, debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes requerimientos. La administracion es un proceso que abarca y traspasa los distintos subsistemas del organismo.

El enfoque de sistemas sugiere que la adrninistracion debe enfrentar situaciones dimirnicas, inciertas, y con frecuencia ambiguas. La adrninistracion tiene un control completo de todos los factores de la produccion, como 10 indica la teona tradicional. Esta fuertemente restringida por muchos factores intemos y extemos (tecnologfa, psicosociales) .

Leonard Sayles describe el papel de la adrninistracion bajo el enfoque de sistemas de la manera siguiente:

El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administracion no tienen !fmites nftidos 0 claramente definidos; mas bien, el administrador modemo esta colo­cado en medio de una red de interrelaciones dependientes .. . EI unico objetivo per­durable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible y de interrela­ciones, de patrones de conducta que estan dentro de !fmites ffsicos razonables. Pero esto es la busqueda de un equilibrio dinamico, ya que las variables del sistema (la division del trabajo y los controles) evolucionan en con stante cambio. Por tanto, uni­camente aquellos administradores que puedan manejar la incertidumbre, la ambigiiedad, pueden tener posibilidades de exito.

Una de las funciones mas difundidas de la adrninistracion a todos los niveles es la toma de decisiones. En el sistema operativo son apropiados los enfoques del sis­tema cerrado, sin embargo para los niveles estrategico y de coordinacion los enfo­ques para la toma de decisiones deb en ser del sistema abierto.

L:i 1.2 Estudio de sistema organizacional

Para estudiar la administracion de un organismo social como un sistema, conviene, en primer lugar, aislarla de su medio ambiente, si bien en terminos muy relativos y unicamente para propositos analfticos; para ello cabe sefialar de manera conven­cionallos limites del sistema adrninistrativo - evidentemente, los limites 0 fronteras que delimitan a un sistema son solo proposiciones metodologicas-. La adopcion con­vencional del concepto de lirnites 0 fronteras del sistema es, por tanto, una accion estrategica para deterrninar, con un criterio cientffico, cuales son los elementos importantes que deben ser investigados con profundidad - como factores intemos 0

variables dependientes-, y cuales pueden ser considerados como factores extemos o variables independientes. Manejar estos factores como intemos y extemos, nos per­mitira comprender mejor los problemas que se refieren directamente al sistema admi­nistrativo. Al respecto dice Rosousky Lezama:

Todo enfoque de sistemas conlleva inevitablemente un cierto grado de subjetividad. Por tanto, 10 que se incluya en un sistema, 10 que se coloque dentro 0 fuera de sus Ifmites 0 fronteras, depended de 10 que desee analizar.

Es obvio tambien, que muchos de los cambios suscitados en un sistema pueden provenir no solo del medio ambiente, sino tambien de los rnismos factores intemos

1.3 Los sistemas organizacionales como sistemas abiertos

de ese sistema; su forma de organizacion es en ocasiones, origen de variaciones

importantes. Para efectos de este estudio, es conveniente dejar fuera, como parte del medio

ambiente, aquellos factores que habnin de considerarse como variables indepen­dientes del sistema. Su exclusion para los propositos de este analisis se hace con la idea de manejar las variables estrictamente de orden administrativo, 10 cual no impli­ca desconocer la necesidad de que los especialistas de las distintas ciencias sociales expliquen -en su momenta y oportunidad- la naturaleza de esas variables, sus mutuas influencias Y las variaciones que sufren como consecuencia del fun­cionamiento del sistema administrativo.

Nos abocaremos asf al estudio de las variaciones que se producen dentro de las estructuras y procesos mismos del sistema. Este enfoque permitinl, posteriormente, conocer como se puede regular 0 enfrentar una demand a que se origine, tanto en el propio sistema como en el medio ambiente.

Existe ya consentimiento de que la capacidad de un sistema para absorber y re­gular demand as intemas y extemas, esta basicamente en funcion de la realimentacion de informacion, que sobre estas demandas puedan tener los mecanismos 0 indivi­duos a quienes se ha encargado la toma de decisiones dentro del sistema, y por tanto, de la capacidad del sistema para adaptarse a los requerimientos y restricciones que Ie impone el medio ambiente.

Partimos del concepto de que la administracion constituye un sistema abierto, y por ende, debe afrontar los problemas generados por su exposicion a influencias procedentes del sistema mayor, 0 sea, el sistema sociopolitico, economico y cultu­ral. Es preciso que consiga retroalimentarse en terminos oportunos y suficientes de la experiencia de sus realizaciones pasadas, asf como de sus efectos sobre el sistema global, con el proposito de que este en condiciones de tomar medidas para autorre­gularse, y de conseguir los recursos y el apoyo que requiere para su existencia como sistema.

En resumen, los conceptos minimos necesarios para manejar y analizar la admi­nistracion dentro del enfoque de sistemas son: el de sistema, el de medio ambiente, el de demandas (insumos) y respuestas (productos), y el de retroalimentacion. Par­tiendo de este marco de referencia podemos intentar, con mayor detalle, el analisis de los componentes del sistema administrativo, a fin de estar en condiciones de cono­cer los principales problemas que enfrenta y proponer soluciones adecuadas y viables.

c:::t 1.3 los sistemas organizacionales como sistemas abiertos

Johnson fue de los primeros autores que identifican a las organizaciones como sis­temas sociales y considero a la empresa como un sistema relativamente aislado 0

abierto. Segtin su grado de aislamiento 0 influencia con el resto del universo, los sistemas

pueden clasificarse en:

a) Sistemas absolutamente aislados; que son aquellos que no reciben ni ejercen influencia sobre el resto del universo.

b) Sistemas relativamente aislados; que reciben influencia del resto del uni­verso, pero solo a traves de ciertas vias especificas llamadas entradas (insumos); 0 que ejercen influencia sobre el resto del universo, pero solo a traves de ciertas vias especificas denominadas salidas (productos).

Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada 0 insumo, un proceso de conversion y una salida 0 producto,. que es el insumo procesado.

Caracteristicas de (os sistemas abiertos

Los componentes de estos sistemas tienen caracteristicas que conviene recordar, por su importancia en la conducta de los organismos, estas son:

a) Cicio de actividades. Los sistemas abiertos mantienen un intercambio de energia con el entorno. El producto que obtienen como consecuencia de sus operaciones de produccion, provee los recursos de~nergia necesarios para la repeticion del cicIo de actividades.

b) Entropia. La supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidad para resistir un proceso entr6pico. La entropfa es una ley universal de la na­turaleza por la cual, todas las formas de organizacion se dirigen hacia la des­organizacion y la caducidad.

c) Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta introducir las fuerzas externas para adquirir control sobre ellas. La preservacion del caracter de los sistemas complejos, se logra mediante el crecimiento y la expansion, la forma mas comun de este consiste en la ampliacion de algunos subsistemas.

d) Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a partir de diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas . En la forma en que el sis­tema se oriente hacia mecanismos de regulacion para el control de su operacion, la equifinalidad se reduce.

e) Uso de informacion. El tipo mas sencillo de informaQion es la retroali­mentacion (feedback) y permite al sistema, corregir sus desviaciones respec­to al curso de accion deseado.

f) Codificacion. La codificacion consiste en simplificar el universo de los men­sajes, convirtiendolos en categorias sencillas y de significacion para el sis­tema.

g) Subsistema. Todo organismo es un sistema de partes interrelacionadas operando conjuntamente; formando a su vez un entorno condicionante de sub­sistemas, bien por la funcion (produccion, compras, personal), bien por su naturaleza (hombres, maquinas, etcetera).

4 1.4 EI organismo social como sistema

Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: cerrados y abiertos y en interac­ci6n con su medio. Esta distinci6n, aunque no es absoluta, es muy importante en la teorfa administrativa. El pensarniento de sistemas cerrados se basa principalmente en las ciencias ffsicas y es aplicable a sistemas mecanicistas. Muchos de los primeros conceptos de las ciencias sociales y de la teona adrninistrativa eran consideraciones de sistemas cerrados, porque ellos consideraban el sistema bajo estudio libre de in­fluencias extern as y determinfstico. Las teorfas tradicionales sobre administraci6n fueron vistas primero como sistemas cerrados, por 10 que se concentraban unica­mente en la operaci6n intern a de la empresa y adoptaban enfoques altamente racionales, tornados de los modelos de las ciencias ffsicas.

EI punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biol6gicos 0

sociales se encuentran en una relaci6n dinamica con su ambiente y que perciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de produc­tos. EI sistema abierto se adapta a su medio ambiente, el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos.

La forma mas sencilla de representar a un organismo en terminos de un modelo general de sistema abierto, se muestra en la figura 1.2.

(Insumos)

Recursos

Organismo como proceso de conversion

c=!!!liU,J La empresa como sistema.

(Productos) ~

Beneficios

EI sistema abierto esta en interacci6n continua con su medio y logra un estado estable 0 de equilibrio dimimico, mientras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la supervivencia del sistema no serfa po sible sin un flujo continuo de transformaci6n y producci6n.

Por ejemplo, un organismo social recibe insumos de la sociedad en forma de per­sonal, materiales, dinero, informaci6n; transforma esos insumos en productos y servicios, y a su personal para mantener su participaci6n. Para el organismo, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el cicio de recursos entre ella y su ambiente.

Es necesario considerar que cualquier organismo requiere mecanismos de con­trol, que inc1uyen la comparaci6n de los resultados obtenidos con las metas espe­radas, asf como la toma de decisiones correctivas en su caso. Esto se muestra en la figura 1.3.