sistema organizacional 8 15 calidad

8/18/2019 Sistema Organizacional 8 15 Calidad

1/8

Insumos)

Recursos

Beneficios esperados

Organismo como

proceso de conversion

Correccion de

desviaciones control)

Mecanismos de control.

eneficio

final

Por tanto, un organismo es un sistema abierto que intercambia informaci6n,

energia y materiales con su medio. Y adopta una estructura determinada por su in-

tegraci6n con los sistemas que forman su medio ambiente : c1ientes, causantes,

proveedores, bancos, gobiemo, etc. El organismo como sistema, forma a su vez un

ambiente condicionante, los subsistemas y elementos que se integran en el, por ejem-

plo los recursos humanos son

un

elemento cuyo rendirniento depende de la apli-

caci6n que se

Ie

de y del medio desarrollado en

su

entomo.

El punto de vista del sistema abierto hace el estudio de los organismos mucho

mas dificil, que bajo la perspectiva de sistema cerrado, y concentrarse

s610

en las

operaciones intemas e ignorar las influencias ambientales. Sin embargo, esto puede

llevarnos a conc1usiones err6neas.

Hay

un

pun to que es necesario

ac1arar

Cuando se habla de organismos como sis-

temas abiertos, deberia decirse sistemas relativamente abiertos. De hecho, la ma-

yori de los organismos biol6gicos y los organismos sociales estan parcialmente

abiertos y parcialmente cerrados.

Pensar en una empresa publica 0 privada, 0 una instituci6n educativa, como

un

sistema es reconocer que todo organismo esta compuesto por multiples elementos,

interconectados de manera compleja, y en evoluci6n permanente bajo la influencia

del medio exterior;

y

que debe ser orientado hacia la realizaci6n de objetivos ge-

nerales.

Pero si la empresa u organismo pueden ser concebidos como sistemas totales, es

util discemir diversos niveles: por ejemplo, el sistema estrategico que formula obje-

tivos y politicas generales y controla su realizaci6n; el sistema de coordinaci6n que

transforma los objetivos en directrices y planes y los ejecuta; y el sistema operativo

que realiza las operaciones.


2/8

1 5

Componentes del sistema

organizacional

De

acuerdo con

10

expuesto anteriormente, el principal componente del sistema

administrativo puede ser comprendido como un gran transformador 0 procesador de

insumos 0 recursos, a productos finales que se envfan al medio ambiente .

Los componentes del sistema organizacional son los siguientes:

a) El medio ambiente social, econ6mico, politico y cultural, cuyo ambito de

acci6n llega a contener esferas regionales, nacionales y aun intemacionales,

mediante una 0 varias entradas. Las entradas dan paso a varios insumos 0

recursos del medio.

b) Los insumos del sistema que serfan los componentes que ingresan a el y que

pueden comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como:

recursos humanos, financieros, materiales, directrices, politicas, instrucciones

operativas, informaci6n, normas legales, etcetera.

c) Los procesos de conversi6n, que comprenden las estructuras organizativas de

procedimiento, as como predisposiciones y experiencias person ales de los ad-

ministradores, los procesos de conversi6n no

s610

transforman los insumos en

productos sino que, en ocasiones, pueden abstenerse de procesar algunos para

orientar los prioritarios.

d) Las salidas

0

productos que pueden ser de condici6n diversa como: bienes, ser-

vicios, informaci6n, normas, opiniones, etcetera, y que provocan ciertos efec-

tos sobre el medio ambiente, los cuales pueden ser beneficos

0

perjudiciales,

de acuerdo con la forma en que se acercan 0 se desvfan del cumplimiento de

los objetivos fijados

al

sistema.

e) La retroalimentaci6n del sistema organizacional que permite medir sus resul-

tados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la relaci6n entre los

insumos requeridos y los productos elaborados y su eficacia, referida al mayor

o menor logro de los objetivos.

El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversi6n, los productos y la

retroalimentaci6n, se relacionan e interactuan unos con otros, de la manera que se

muestra en la figura

lA

A todo el conjunto de esos elementos y sus interacciones

se

Ie

denomina sistema organizacional.

Un sistema organizacional no es simplemente la unidad administrativa conteni-

da en el proceso de conversi6n.

Un sistema administrativo es la combinaci6n de la

unidad administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactuan con

la unidad, es decir:

a) EI entomo en el que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad

y es afectado por esta.

b) Insumos y productos de la unidad, conectados entre

sf

por el proceso de con-

versi6n y los mecanismos de retroalimentaci6n.


3/8

•

RECURSOS:

- Humanos

- Materiales

- Tecnicos

• DIRECTRICES

• POLITICAS

• NORMAS

• INSTRUCCIONES

• INFORMACI6N

CONTROL

o

Administracion

o

~ g : 1 1----

D O D

Bienes / S

ervi

cios

Normas

Opiniones

In

form

a

ci

on

fJ v

i

I - - - - - - - - - - - - - RELACI6N

DE

EFICIENCIA

. - - - - - -

Sistema de informacion

Para obtene r los

objet ivos propuestos

I

I 1

1 1

RELACl6N

DE

EFICACIA __

: : : : : : : : :: : : : : : : : :: : : : : : : : _

(MEDIO AMBIENTE )

(social-economico

politico -cultural

regional-nac ion a l

mundia l

El sistema administrativo_


4/8

Este tipo de sistema constituye una estructura util para tratar temas individuales;

pues no

s610

enfoca la atenci6n sobre una descripci6n simple de las partes separadas,

sino tambien en la importancia y la relaci6n de esas partes entre

sf

Como estructura conceptual, el sistema administrativo nos ayuda a pensar en la

administraci6n publica 0 privada, y puesto que no es un conjunto fijo de participantes

activos puede servir para dirigir nuestras ideas hacia sucesos generales (es decir, las

generalizaciones sobre actividades administrativas de todos los organismos sociales),

o sobre sucesos particulares (es decir, actividades administrativas circunstanciales).

El sistema organizacional no es un conjunto de patrones fijos en el que los admi-

nistradores establecen relaciones documentadas con su medio ambiente. El sistema es

una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en el estudio de la

administraci6n.

De la misma forma, podemos desglosar mas nuestra empresa u organismo, en con-

junto de procesos, como son entre otros, los de ventas, producci6n, finanzas, perso-

nal, etc., teniendo cada uno su propio adaptador, el cual

esta constituido por el ana-

lizador de informaci6n de entrada, las reglas de decisi6n, el analizador de informaci6n

intema y la unidad de control. Aunque cada subproceso puede operarse independien-

temente, es necesario un

a d a p t a ~ o r

que integre a todos estos para asegurar una ade-

cuada coordinaci6n entre ellos. A su vez, la subdivisi6n de cada subproceso se hara

en terminos semejantes.

En la figura

1 5

se representa con cierto detalle una empresa como sistema total.

Se tiene como entrada de la informaci6n del ambiente intemo y extemo en materia

econ6mica, politica, social y psico16gica. En esta representaci6n

s610

se muestran los

subsistemas de ventas y producci6n, insistiendo en que los resultados del subsistema

de ventas afectan directamente al de producci6n. Tambien se seiiala que, ademas de

que cada subsistema tiene

su

propio adaptador, existe otro de coordinaci6n general.

t I

1 6 Subs i s t emas de un s is tema organizacional

Como ya se cit6 anteriormente se debe considerar a un organismo social en terminos

de un modelo general de sistema abierto. El sistema abierto esta en interacci6n con-

tinua con su medio ambiente y logra un estado estable 0 de equilibrio dinamico mien-

tras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la

supervivencia del sistema

no sena

posible sin un flujo continuo de transformaci6n y

producci6n. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operaci6n, y saca

los recursos transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que

el cicIo continue, por ejemplo.

EI

organismo recibe insumos de la sociedad en diver-

sas formas: personal, materiales, dinero, informaci6n; transforma estos insumos en

productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para man -

tener su participaci6n.

Se debe hacer el mismo tipo de analisis para cualquier tipo de organismo. El punto

de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teorfa admi-

nistrativa mas integral.


5/8

No

progra

mada

CII

' f ~ m ~

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c:

CII

- d mforma-

:0

ClOn

e . .

E

entrada

C ~ ~ ~ ;

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0

'6

Of ,

Politico ~ / 9

Sociologico

Psicologico

Tecnico

Pronos

tieo

ventas

Diseno

sistema 1--1- - - - - - - - - -

de

4

ventas

Reglas informa- Error

H1;,,, k )

e .. . dise-

d . - CIon m-

eClSlon terna

no

Control

Proceso

ventas

progra

made

c- A

U

.

Empresa como

sistema total

DISENO

DEL

SISTEM GENER L

''',,;,

infor-

macion

entra.

Ventas

Diseno

sistema

de pro

duccion

eJeas inf?rma-

R I

H,'1;,;,

decision

C ~ ~ ~ ~ ~

Control

Proceso

de

produc

cion

Buenos

servi

cios

.

II>

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3

III

o

.0

III

::>

N

III

n

o·

::>

III


6/8

1

Produccion

Yentas

Recursos

humanos

Nivel

estrategico

1.6 Subsistemas de

un

sistema organizacional

ENTR D S

1

1

Finanzas Personal

f+-

S LID S

F E

OR

UNCION S

I

Recursos

I

ateriales

Informacion

POR SU

NATURALEZA

Relaciona al organismo

---+ con su medio ambiente

• Diseiia planes

• Diseiia sistemas integrales

,

1

Otros

servicios

de apoyo

Productos

Sistemas

ambientales

Abierto

Nivel

Coord. Integra las actividades

--'. • Internas

Nivel

operativo

Logra objetivos

efi iente

y efectivamente

POR

SU

NIVEL JER RQUICO

Cerrado

Subsistemas par funcion, par naturaleza, par nivel jerarquica.


7/8

Si examinamos el interior de los elementos del sistema descubriremos que estos

elementos estan compuestos por partes interrelacionadas que actuan para producir

en conjunto las acciones que debe cumpl ir el elemento dentro del sistema. En otras

palabras tambien los elementos son sistemas en si que vienen a ser subsistemas del

sistema examinado.

En general todos los sistemas -fisicos biologicos y sociales- pueden ser consi

derados en un sentido organizacional. Un sistema esta compuesto por subsistemas de

orden menor y tambien forma parte de

un

suprasistema. Por tanto existe cierta je

rarquia entre los componentes del sistema. Muchos autores de la teoria general de

sistemas han concluido que esta relacion jerarquica es muy importante en todo tipo

de sistema. La estructura jerarquica

no

solo se relaciona con los niveles sino que se

basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en

un sistema mas amplio con el proposito de coordinar las actividades y procesos.

El sistema administrativo esta integrado por subsistemas los cuales pueden ser

clasificados de acuerdo con los siguientes criterios:

• Por la funcion

0

actividad por ejemplo: comercializacion produccion finan

zas etcetera.

• Por su naturaleza por ejemplo: hombres maquinas informacion productos

etcetera.

• Por el nivel organizacional por ejemplo: estrategico de coordinaci6n y ope

rativo.

En la figura 1.6 podemos observar claramente

1

anterior.


8/8

1 Las organizaciones estan compuestas por niveles 0 subsistemas. Indique

cuales son.

2. De acuerdo con el autor Sayles L. l,cual debe ser el papel del adrninistrador

moderno, bajo el enfoque de sistemas?

3. Segun el grado de aislamiento 0 influencia con el resto del entorno,

l como

se

clasifican los sistemas?

4. Enumere las caracterfsticas de los sistemas abiertos.

5. Explique brevemente los componentes de un sistema organizacional.

6

El sistema organizacional esta integrado por subsistemas. Explique como

pueden ser estos.

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