HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

ORGANIZACIONALORGANIGRAMASMANUALESDIAGRAMAS DE FLUJO

ORGANIZACIÓNLa organización como proceso consiste en el

diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos orientados a la simplificación y optimización del trabajo considerando los objetivos de la empresa

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALEs la división de todas las actividades de una

empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos con niveles de autoridad que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIVISION DEL TRABAJO

describir los procesos básicos y macro procesos

Definir las funciones mas importantes Clasificar y agrupar funciones de acuerdo a

los macro procesos Establecer líneas de comunicación e

interrelación Definir los microprocesos para así agrupar en

departamentos

COORDINACION Lograr la unidad de esfuerzos sin tiempos

ociosos, fugas de responsabilidad o duplicidad.

DEPARTAMENTALIZACION

Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud

Departamentalización funcionalDepartamentalización por productoDepartamentalización geográfica o territorioDepartamentalización por clienteDepartamentalización por proceso o equipo

MODELOS DE ORGANIZACIONLineal o militar donde la autoridad de concentra en

una sola personaLineo funcional se agrupa las funciones de acuerdo a

la funciones principales dela empresaStaff brindan conocimientos especializados y

expertos en consultaríaComités se asigna proyectos a un grupo de

personas para discutir asuntos en común (directivos, ejecutivos, de vigilancia , consultivos)

Mutidivisional típica de grandes empresas debido a su magnitud se divide la organización para lograr mayor eficiencia

Matricial combina la departamentalización funcional con la defunciones

ORGANIGRAMAS

Es la representación grafica de la estructura formal de una organización

las relaciones entre las unidades estructuralesLos puestos de mayor y menor importanciaLos niveles y estratos jerárquicosLas líneas de autoridad y su relatividadLa división de funcionesLos canales formales de comunicaciónLa naturaleza lineal o staff del departamento

TIPOS DE ORGANIGRAMAPOR SU FORMA

Vertical los puestos subordinados se encuentran en un nivel inferior

TIPOS DE ORGANIGRAMAHORIZONTAL la máxima autoridad a la

derecha

TIPOS DE ORGANIGRAMAMIXTOS combinación vertical y horizontal

para ampliar la grafica del organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMADE BLOQUE derivada del vertical integra

mayor numero de unidades en espacio mas reducido

TIPOS DE ORGANIGRAMACIRCULAR la máxima autoridad al centro y

rodeado por círculos que representan los demás niveles

TIPOS DE ORGANIGRAMA

POR SU AMBITOGeneralesHasta determinadoNivel jerárquico

AnalíticosMas técnicos y detallados

TIPOS DE ORGANIGRAMA

POR SU CONTENIDOIntegrales muestran la totalidad de la

estructura

TIPOS DE ORGANIGRAMAFuncionales muestran las principales

funciones de las unidades como sus interrelaciones

TIPOS DE ORGANIGRAMASDe puestos, plazas y unidades muestran las

necesidades de personal y el existente

MANUALESLos manuales administrativos son

documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registra y transmitir de forma ordenada y sistemática la información sobre políticas, organización, funciones y procedimientos necesarios para que las actividades y tareas se ejecuten.

FINALIDAD DE LOS MANUALESDelimitar en forma escrita las funciones,

responsabilidad y autoridad de cada cargo.Normalizar y controlar los tramites de los

procedimientosAdoctrinamiento del personal nuevoAdiestramiento del personal en servicio

MANUALES

PROCESO DE ELABORACIONSe debe considerar antes:

Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo

Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada .

Del conocimiento de estos aspectos se podrá elaborar manuales acorde ala situación de la organización

MANUALES

Recopilación de la información .- se deberá comunicar por escrito

Procesamiento de la información Redacción considerar para quien va dirigido,

grado de especialización, frecuencia de usoElaboración de graficas .- facilita la

comprensión de los manualesFormato y comprensión .- invita al usuario

para resolver dudasRevisión y aprobación.- primero con los

actores en cuestiónActualización .-para cumplir con el objetivo

del manual

MANUALESCLASIFICACION DE LOS MANUALES

Por su contenido Manual de historia del organismo. Manual de políticas. Manual de procedimientos administrativos.

Manual de organización y funciones. Manual de adiestramiento o instructivo. Manual técnico.

MANUALES

Por su función especifica Manual de producción. Manual de compras Manual de ventas Manual de finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranza. Manual de personal.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

En los flujogramas se detallan gráficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos.

DIAGRAMAS DE FLUJOConsideraciones para su construcciónDebe de indicar claramente dónde inicia y

dónde termina el diagramaCualquier camino del diagrama debe de

llevarte siempre a la terminal de fin.Organizar los símbolos de tal forma que siga

visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

DIAGRAMAS DE FLUJO

No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

DIAGRAMAS DE FLUJOSIMBOLOGIA UTILIZADA

DIAGRAMAS DE FLUJOTIPOS DE DIAGRAMA Diagrama de primer nivel o dirección

descendente

DIAGRAMA DE FLUJOFlujograma de segundo nivel o detallado

incluye puntos de decisión, procesos, actividades frecuente, retroalimentacion.

DIAGRAMAS DE FLUJOFlujograma de ejecución o matriz muestra

quien se ocupa de realizar los pasos, y los participantes de la ejecución de esos pasos

GRACIAS