reuniÓn de apertura auditorÍas i semestre · financiera planta fÍsica mantto tecnolÓgico...

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría

Resolución de Rectoría N° 140 de 2014

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS Ier SEMESTRE

2014

Plan de Auditoría 1° Sem_2014 Resolución de

Rectoría N° 140 de 2014

Procedimiento de Auditoría Interna

PSE.05 Versión: 05

Presentación y Aprobación del

Plan de Auditoría

Preparación de Auditorías

Ejecución

Retroalimentación

Mejoramiento

Presentación del Plan de Auditoría al Rector

Revisión y aprobación del Plan por el Rector

Planificación de las Actividades de la Auditoría por el Equipo Auditor

Comunicación de la Reunión de Apertura a las UAA

Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría a las UAA

Ejecución del Plan de Auditoría por el Equipo Auditor

Evaluación de Hallazgos

Elaboración del Informe de Auditoría

Entrega del informe preliminar de auditoría por la DCIEG

Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).

Evaluación y validación de los soportes por la DCIEG y entrega del informa definitivo de auditoría

Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad) (10 días hábiles)

Plan con ajustes de observaciones (5 días hábiles)

Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento

(1 Año)

MISIONAL

Subdirección Acad. Ipred Escuela de Ing. Eléctrica Escuela de Ing. Mecánica Escuela de Geología Escuela de Idiomas Escuela de Medicina Dpto. de Patología

Dpto. de Pediatría

GESTIÓN

Decanatura de la facultad de Ciencias.

Dirección de Certificación y Gestión documental.

TeleUIS.

Sede Bucarica-Guatiguará.

Escuela de Ing. Química

FINANCIERO

Secretaría General

Subdirección Administrativa del IPRED

Escuela de Artes

Departamento de Salud Pública.

Escuela de Ing. de Sistemas.

Biblioteca SISTEMAS E

INFRAESTRUCTURA

Vicerrectoría Administrativa

División de Servicios de Información.

Escuela de Ingeniería de Petróleos

Escuela de Estudios Industriales

Decanato de la Facultad de Ciencias Humanas

Escuela de Ingeniería Civil.

RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN FINANCIERA

PLANTA FÍSICA MANTTO

TECNOLÓGICO

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

ACCIONES INMEDIATAS

CONTRATACIÓN

Se gestiona por parte de la unidad

auditada y/o DCIEG ante los distintos

procesos o UAA, los casos que requieren

soluciones inmediatas o a corto

plazo.

Verificación de Registros

(Sistemas de información y archivo físico)

Observación Directa

Entrevistas al personal de interés

Aplicación de encuestas a grupos de interés

Eje de Sistemas e Infraestructura

Física y Tecnológica

Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Lucy Carolina Forero Galán Auxiliar

1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas.

2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría.

3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.

4. Verificar el estado de programas y proyectos registrados en el Programa de Gestión y en el Banco de Proyectos de la Universidad, encaminados a fortalecer la infraestructura física y tecnológica en las unidades auditadas.

El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes:

• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.)

• Áreas de oficinas (Incluye mobiliario)

• Laboratorios

• Talleres

• Redes eléctrica y de datos.

• Administración y disponibilidad de recursos, oportunos y eficientes, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada.

• 2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.)

• Equipos de laboratorio

• Sistemas y Equipos para el procesamiento de datos

• otros

• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO (Si aplica)

• Áreas administrativas

• Áreas académicas

• Laboratorios

• Talleres

• 4. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

• Estado y avance de los proyectos

• Sistemas de Información (Desarrollo Aplica sólo a la DSI)

El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes:

• Iluminación • Ventilación

• Limpieza (Orden y Aseo)

• Mobiliario (Mesas, Sillas)

• Mesones de los laboratorios

• Gabinetes

• Cableado (Eléctrico y de Datos)

• Seguridad Física (protección de los equipos y acceso a las áreas)

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

• Pisos

• Techos

• Muros

• Escaleras de acceso a las áreas

• Ventanas

• Ruido percibido en las áreas

• Olores en las áreas

• Grifería

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005).

Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos de Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO).

Sistema de Información Financiero UIS

Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.

Plan de Gestión Institucional.


División Servicios de Información

Decanato Facultad de Ciencias Humanas

Escuela de Estudios Industriales y Empresariales


Escuela de Ingeniería Civil


REUNIÓN DE APERTURA

5 de Febrero

FECHA DE AUDITORÍA

13 y 14 de Febrero


• 5 de Febrero

FECHA DE AUDITORÍA

• 10 y 11 de Marzo

División de Servicios de Información

Decanato Facultad de Ciencias Humanas

• 5 de Febrero REUNIÓN DE APERTURA

• 2 y 3 de Abril FECHA DE

AUDITORÍA

Escuela de Estudios Industriales y Empresariales


• 5 de Febrero

FECHA AUDITORÍA

• 29 y 30 de Abril



5 de Febrero

FECHA AUDITORÍA

27 y 28 de

Mayo

Escuela de Ingeniería Civil


• 5 de Febrero

FECHA AUDITORÍA

• 9 y 10 de Junio

AUDITORÍA INTERNA EJE PROCESOS MISIONALES

Jaime Alfonso Moreno Capacho Profesional Equipo Auditor

Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales, desarrolladas en los programas de posgrado, pregrado y a distancia auditados, conforme a la normatividad aplicable.

Evaluar el cumplimiento de las actividades de impacto académico desarrolladas por profesores, administrativos, tutores y estudiantes, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.

Determinar el estado actual de las actividades de Investigación y Extensión desarrolladas en los programas, en armonía con lo dispuesto a nivel Institucional en las Políticas de Investigación y Extensión, el Estatuto de Investigación y la normatividad aplicable.

Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades, de acuerdo con la normatividad aplicable.

•Docentes o Tutores Planta

•- Actividad Docente

•- Comisiones (Est-Adm)

•- Tenencias •- Periodo de prueba

•-Cumplimiento de actividades

•Docentes o Tutores Cátedra •- Banco Elegibles

•- Cumplimiento de actividades

DOCENTE

•Calidad Académica. •Gestión de Programas Académicos

•Planes de formación de personal

• Implementación de tablas de retención documental

PROGRAMAS ACADEMICOS

ESTUDIANTES

FO

RM

AC

IÓN

•Proceso de selección en posgrado

•Becas de sostenimiento

•Grado de percepción y satisfacción

•Actividades de Investigación desarrolladas en el programa.

•Grupos de Investigación.

•Utilización de los programas de apoyo de la VIE.

INVESTIGACIÓN

•Portafolio de servicios.

•Programas y Proyectos. •Educación continuada.

EXTENSIÓN

INV

ES

TIG

AC

IÓN

Y E

XT

EN

SIÓ

N

Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994.

Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009..

Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982.

Requisitos y procedimientos para la gestión de proyectos de Extensión y Educación Continuada, A.S. 103 de 2010.

Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008.

Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008.

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018.

Políticas de Investigación, A.S. 047 de 2004.

Políticas de Extensión, A.S. 006 de 2005.

Estatuto de Investigación, A.S. 043 de 2011.

Estatuto General, A.S. 166 de 1993.

Reglamento general de posgrado, A.S. 075 de 2013

Ley 594 de 2000, ley general de archivo

Subdirección Académica IPRED

20-21de Febrero

Escuela de Ingeniería Mecánica

19-20 Marzo

Escuela Geología 9-10 de Abril

Escuela de Idiomas 29-30 de Abril

Escuela de Medicina 21y 22 Mayo

Departamento de Patologia 4-5 Junio

Departamento de Pediatría

11-12 Junio

Escuela de Ingeniería Electrónica -Eléctrica y

Telecomunicaciones 18-19 de Junio

Decanatura de Facultad de

Ciencias

Dirección de Certificación y

Gestión Documental

TELEUIS

Sede Bucarica- Guatiguará

Escuela de Ingeniería Química

• 25 de Marzo de 2014


• 3 y 4 de Abril de 2014

AUDITORÍA



• 24 y 25 de Abril de 2014

AUDITORÍA



• 7 y 8 de Mayo de 2014

AUDITORÍA



• 21 y 22 de Mayo de 2014

AUDITORÍA



• 6 y 9 de Junio

AUDITORÍA

Validar el estado de avance de los proyectos de la unidad registrados en el módulo del Programa de Gestión 2014.

Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión 2014.

Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2014.

Programa de Gestión 2014 Evaluación de actividades Evaluación de indicadores Nivel de cumplimiento Observaciones Avances a la fecha de auditoría

Programa de Gestión 2015

Avances a la fecha de auditoría

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018 Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2014 Acuerdo Consejo Superior N° 077 de 2013 Sistema de Información Programa de Gestión Año 2013 – 2014 PPI.02 Procedimiento para la programación

presupuestal y de gestión GPI.01 Guía para la formulación del programa de

gestión y presupuesto de las Unidades Académico-Administrativas

Documentos soporte Referentes del Proceso de

Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000 Prioridades 2014

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Subsistema 2. Control de Gestión, Componente 2.3 Comunicación Pública, elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación informativa, Medios de Comunicación.

Gloria Patricia Porras Rojas Profesional Equipo Auditor Financiero

Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo

Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.

Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.

MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y

DE EFECTIVO

GESTIÓN DE CARTERA

• Presupuesto

• Ingresos

• Egresos

• Cuentas Por Cobrar

• Cartera Vencida

• Seguimiento Cartera

Vencida

CUENTAS POR PAGAR A

PROVEEDORES

AUDITORÍA

FINANCIERA

CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS AUSTERIDAD EN

EL GASTO PÚBLICO

Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)

Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01.

Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01.

Manual Plan de Cuentas Presupuestales

Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04.

Normatividad de Austeridad en el Gasto Público

Sistema de Información Financiero UIS

•Reunión de Apertura

Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Abril 3 y 4 de 2014

SECRETARÍA GENERAL

SUBDIRECCIÓN ADMINSITRATIVA DEL IPRED


Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Abril 24 y 25 de 2014


Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Mayo 7 y 8 de 2014

ESCUELA DE ARTES


Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Mayo 21 y 22 de 2014

DEPARTAMENTO DE SALUD PÚBLICA


Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Junio 6 y 9 de 2014

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS


Marzo 25 de 2014

•Auditoría

Junio 26 y 27 de 2014

BIBLIOTECA

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