reconciliacion de efectivo parte iii

Guía Reconciliación Efectivo - Centros de Efectivo y cajeros AutomáticosOficina Regional Latinoamérica y el Caribe

¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

QUITO, 2012

SISTEMA VIRTUAL DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD INTEGRAL

-SIVFOSEG-


GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM

TERCERA PARTE


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

PROCESAMIENTO DE EFECTIVO

QUITO, 2012

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Procesamiento de efectivo.

En el área de procesamiento de efectivo es fundamental tener un adecuado registro de cómo fluye el dinero entre los responsables que lo manipulan, también es importante contar con controles debidamente establecidos en los procesos desarrollados en esta área para garantizar que no existen responsabilidades compartidas, indebida manipulación de dineros y de información con las novedades existentes.


Registros de los procesos de efectivo.

OBJETIVO RIESGO POLÍTICA

Garantizar que el centro de efectivo conserva los registros de las operaciones diarias, para hacer frente a las reclamaciones de los clientes por inconsistencias en la información de sus fondos de efectivo.

Pérdida de la pista de auditoria que puede ocasionar una incapacidad para refutar las reclamaciones de los clientes por la falta de evidencia para mostrarle al cliente. Esto puede generar pérdidas económicas.

Mantener los registros de las operaciones del área de procesos de efectivo el tiempo establecido por el Grupo.

Administración procesamiento de efectivo


Sistema de seguimiento de los depósitos recibidos


Mantener registros de la trazabilidad o seguimiento del dinero; es decir en donde se encuentra el efectivo en un momento dado siguiendo el proceso y quien es el responsable del mismo

Incapacidad de rastrear el movimiento de fondos e identificar el responsable de los mismos, permitiendo así la posibilidad de la ocurrencia de pérdidas financieras

Todos los movimientos de efectivo deben estar documentados y firmados por parte del área que entrega el dinero y por el área que lo recibe. De igual manera el sistema de información del centro de efectivo debería permitir ubicar los dineros en un momento dado por medio de seguimientos de registros de entrada y salida de efectivo.

Ingreso de efectivo


Proceso de efectivoRegistro del efectivo procesado


Garantizar que todo el efectivo procesado es registrado en la base de datos del sistema de información del centro de efectivo

El efectivo procesado puede ser mal distribuido, sustraídos o extraviado, ocasionando reclamaciones y / o pérdidas financieras

Todo deposito o transacción de efectivo debe ser documentado, supervisado y registrado en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso. Se debe registrar el número del documento con el efectivo procesado, nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.


Balanceo de Fondos y Reporte de efectivo a los clientes


Asegurarse que el procedimiento utilizado por el centro de efectivo para hacer el balanceo diario de fondos e informar al cliente sobre la cantidad de dinero que ellos tienen en las instalaciones del centro de efectivo, se esta está haciendo correctamente siguiendo todas las normas de control correspondientes como: Trazabilidad de la operación, No responsabilidades compartidas, adecuada labor de supervisión y aprobación.

El efectivo procesado puede ser mal distribuido, sustraídos o extraviado, ocasionando reclamaciones y / o pérdidas financieras.

El procedimiento utilizado por el centro de efectivo debe cubrir como mínimo los siguientes pasos: Separación de funciones entre el procesador de caja y cajero principal responsable de la fusión de fondos. Verificación independiente de las boletas de depósito y de las cantidades procesadas. Conciliación de los fondos procesados físicamente en cada cuenta.

Todos los balances de efectivo deben ser documentados, supervisados y registrados en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso. Se debe registrar el número del documento con el efectivo procesado, nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.



Diferencias y novedades de efectivo


Que todas las diferencias y novedades de efectivo estén plena y oportunamente identificadas por parte del personal encargado del centro de efectivo como también por los diferentes organismos de control que tiene el Grupo para controlar este tipo de novedades, de igual manera, todas las diferencias y novedades de efectivo deben estar registradas oportunamente en el sistema de información del centro de efectivo.

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias y así evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo.

Un adecuado proceso de administración de diferencias y novedades de efectivo debe contener como mínimo los siguientes elementos: Adecuada segregación de responsabilidades entre el área que identifica la diferencia, el área que supervisa la ocurrencia de este hecho y el área que aprueba las pautas a seguir como puede ser el cobro del dinero faltante o la aceptación de la pérdida por parte del centro de efectivo.

Todas las diferencias y novedades de efectivo presentadas deben ser documentadas, supervisadas y registradas en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso.

Sigue….


Diferencias y novedades de efectivo


Se debe registrar el número del documento donde se presentó la diferencia, el nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.


Las diferencias y novedades de efectivo deben ser informadas oportunamente a los responsables correspondientes y todos los organismos de control que el Grupo ha establecido (Área de Seguridad del país y Regional, Auditoria del país y Regional) los cuales deberán hacer la investigación correspondiente para identificar las debilidades de control existentes en el proceso y para tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias.


Salida de dinerosSalvaguarda de fondos


El centro de efectivo es el responsable de salvaguardar correctamente todos los fondos depositados por los clientes

Sí los controles establecidos no son cumplidos adecuadamente por parte del centro de efectivo, se puede presentar la manipulación indebida y la perdida de los dineros salvaguardados en las bóvedas del centro de efectivo.

Realización de auditorias de efectivo permanentes y/o sorpresivas por parte de las órganos de control internos establecidos para efectuar este control, como son el supervisor, el jefe de operaciones, el área de seguridad, la auditoria interna, la auditoria regional.

Las auditorias de efectivo deben ser documentadas adecuadamente relacionando la fecha de la revisión, el nombre del cliente propietario del efectivo, denominaciones de dinero, saldo del balance diario comparado con el dinero contado físicamente.

Mensualmente el área de auditoria interna debe enviar el Gerente Regional de Reconciliaciones de efectivo, el informe con todas las auditorias de efectivo realizadas durante el periodo, mostrando el resultado de estos trabajos.


Retorno de dinero dentro de las área de procesos y bóvedas


Controlar todo el movimiento de dinero entre las áreas de procesos y bóvedas, identificando el responsable del efectivo y la transferencia de responsabilidades El efectivo devuelto puede

ser asignado de manera ineficiente, sustraído o extraviado, dando lugar a reclamaciones y / o pérdidas financieras. Los cobros en efectivo y / o la documentación de entrega y / o los datos pueden ser perdidos o dañados

El proceso de recibo de dineros de tercero de cumplir con los siguientes preceptos:

Documentos de recolección y entrega de dinero debidamente diligenciados y firmados,

Registro adecuado y oportuno de estos documentos en la base de datos del sistema de información del centro de efectivo.


Utilización de fondos para balancear diferencias


Evitar que los fondos de efectivo que están siendo procesados sean utilizados para atender órdenes de servicios sin ser antes balanceados con los totales relacionados en los documentos de entrega de dineros

La utilización del dinero que esta en procesos para atender ordenes de servicio, sin que este haya sido balanceado y conciliado, representa un riesgo de manipulación indebida de efectivo, Los fondos pueden ser asignados de manera ineficiente, sustraídos u ocultados, se pueden aplicar al cliente incorrecto. Se puede perder la pista de auditoria correspondiente

Los depósitos que están en el proceso de conteo deben permanecer separados del dinero disponible y no deben ser utilizados para atender órdenes de servicios sin ser antes balanceados con los totales relacionados en los documentos de entrega de dineros.


Seguimiento efectivo procesado


Conocer la ubicación del efectivo procesado en un momento determinado y quien es el responsable correspondiente

Perder la trazabilidad o seguimiento del dinero procesado que puede ocasionar la presencia de responsabilidades compartidas posibilitando así, la pérdida o extravío de dinero.

Todo el proceso del efectivo debe estar debidamente documentado desde que se hace el proceso del dinero, pasando por la entrega del mismo a la bóveda y la salida de este para atender ordenes de servicio.

Siempre debe haber un funcionario del centro efectivo plenamente identificado como responsable del dinero en la medida que este va pasando de un punto del proceso a otro.

Todos los documentos deben estar debidamente diligenciados con toda la información pertinente más la firma del funcionario que entrega el dinero más la firma del funcionario que lo recibe.


Reporte y conciliaciónNotificaciones hacia los clientes.

OBJETIVO RIESGO CONTROL

Conocer oportunamente de los clientes si están de acuerdo con los balances diarios enviados por el centro de efectivo.

Perder dinero por la falta de conciliación diaria con los bancos

El control es el balance diario de saldos el cual debe enviarse a los clientes todos los días.

El supervisor del centro de efectivo debe elaborar el balance diario de cada cliente con la información suministrada por los encargados de los mismos. Este reporte debe ser enviado al área de consolidación quién verifica y supervisa que los balances de efectivo estén sin diferencias o que si las hay, estas estén plenamente identificadas.

El responsable de la consolidación del efectivo debe enviar la notificación al banco vía correo electrónico, este debe dejar una copia escrita del acuse de recibido del correo por parte del cliente.

El responsable de la conciliación de los balances diarios de cliente debe tener en una base de datos u hoja en Excel el registro del movimiento diario de los saldo de los clientes, comenzando con el saldo inicial de la operación más las entradas y salidas de efectivo lo cual da como resultado, el saldo final del día.


Reporte y conciliación

El siguiente es un modelo del control de los balances diarios de clientes:

CLIENTE

Balance Diario Fecha Fecha Fecha Fecha

Balance Inicial

Entradas

Salidas

Balance Final

Novedades

Notificaciones hacia los clientes.


Reconciliación al final de los turnos.


Asegurar que cada turno del centro de efectivo entrega los dineros de los bancos sin novedades o diferencias y en el caso de que estas se presenten, estén plenamente identifi-cadas con el responsable correspondiente

Los Flujos de fondos pueden ser objeto de apropiación indebida o pueden presentares incorrectamente justificados. Las diferencias pueden ser no identificadas oportunamente permitiendo la posibilidad de reclamaciones contra G4S.

Cada responsable de turno debe entregar físicamente los dineros administrados durante su gestión, debe relacionar en el balance de entrega todas las novedades existentes y debe firmar como evidencia de entregado con la fecha correspondiente, igualmente, el responsable de turno que recibe el dinero, debe firmar como evidencia de recibo el balance diario que le entregan, esto debe hacerse por cada banco diariamente al momento del cambio de turnos; una copia de este documento debe quedar en la oficina del supervisor del centro de efectivo con la firmas de la persona que entrega el turno y con la firma de la persona que recibe el turno.


¡STOP!

RESUELVA LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 3 Y LA EVALUACIÓN EL LÍNEA

QUITO, 2012

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reconciliacion de efectivo parte iii

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