PROCEDIMIENTODESEGUIMIENTOYCONTROL

Cdigo:PR22Versin:1Vigentedesde:12032012Pgina1de3

Elabor:DavidRicardoMezaCargo:CoordinadorSeguimientoyControlFecha:240212

Aprob:LinaMarcelaTamayoCargo:GerenteAdministrativaFecha:280212

1. OBJETIVOGenerarsistemadeseguimientoycontrolderecursosasignadosa losproyectosal inicio,duranteycierredelmismoquegenerenalertasencasodedesviacionesdelosinteresesdelosstakeholders.2. ALCANCEEstedocumentoseaplicaalosproyectosdelacompaadesdeeliniciohastaelcierredelosmismos.Los usuarios de este documento son en forma directa el Coordinador de Seguimiento y Control, y suscolaboradores, e indirectamente debe ser conocido y divulgado a todo el personal de la Compaa querequieradelaadquisicindeunproducto(definidocomoMateriaprimaoInsumos)oservicios.3. DEFINICIONESAprobacin:Registro(firma,correodeaprobacin,cartadeaprobacin,etc.)quesoportelavalidacindelaadquisicindebienesoserviciosdadoporelresponsableadministrativo(Gerenciaadministrativaoquiensedelegue).CajaMenor:Montodedinerosuministradoaunproyectooreaparalagestinextraordinariaeimprevistaparalacorrectagestindelosproyectosy/oadministrativos.Estesedeberlegalizarysoportarenelmenortiempoposible.Centro de Costos: Es el cdigo de identificacin de proyectos y administrativos que permite realizartrazabilidaddecostosdelosproyectos.Formatos: Se refiere a aquellos avaladosporel SistemadeGestin Integralparaelapoyooperacional yregistrodeactividadesdelproceso.Stakeholders:Gruposdeinters.Visto Bueno: Registro (firma, correo de aprobacin, carta de aprobacin, etc.) que soporte laresponsabilidad de respaldo a la adquisicin de bienes o servicios dado por quien hace la requisicin(CoordinacionesoGerencias).4. RESPONSABLESElcoordinadordeSeguimientoycontrolesresponsabledehacercumplirelprocedimiento.5. ACTIVIDADESDECONTROLLasactividadesdeControlcontemplanunasecuenciadeactividadesporproyectoas:

PROCEDIMIENTODESEGUIMIENTOYCONTROL

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Grafica1.ActividadesdeControl

5.1 RECEPCININFORMACINDEINICIOParticipar en reunin de inicio de proyecto ganado, recibir la informacin por parte de Licitaciones quepermita generar presupuesto y entregar informacin pertinente a reas involucradas (Depto. GestinHumana, SGI, T.I., Logstica, Compras yGerencia de proyectos). Se hacemediante FT 01 Listado pararevisininternadecontratos.5.2 GENERACINPRESUPUESTOBASEDEPROYECTOConstruir el Presupuesto Base de cada proyecto para ser entregado a las reas de inters (Gerencias),quienesdispondrnde su trasmisina losdepartamentosde inters. Identificar claramenteelCentrodeCostosalquepertenece.5.3 APOYOENELCONTROLMENSUAL:ApoyaralaGerenciaAdministrativaenlaconsolidacinyanlisisdeconsumoderecursosyrecuperacindecarteradecadaproyectoactivo.5.4 APOYOENCIERREDEPROYECTOApoyar a la Gerencia en el cierre administrativo de recursos de cada proyecto mediante comparacinpresupuestoVs.Ejecutadoyfacturado.5.5 ACTUALIZACINDECONSUMOTransmitiraGerenciayLicitacionesactualizacindevaloresrealesdeconsumoderecursoscuandodierealugarsuactualizacin.6. ACTIVIDADESDESUPERVISINSonsupervisadaslasactividadesde:I) ComprasySuministros:Laactividaddesupervisinsedesarrollamediantetareasde:

PROCEDIMIENTODESEGUIMIENTOYCONTROL

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Verificacin internamensualacumplimientodePR28ProcedimientodeComprasyServicios,EstadorealdeinventarioenfsicoysistemaHELISA.

VistoBuenoyrecomendacindeaprobacionesacomprasderecursoscontempladosenelproyectoysinexistenciaenBodegaprincipalparasutraslado.

Validacindeprocesosdecomprasregularesyextraordinarias(LegalizacionesdeCajaMenor).GenerararchivodeseguimientoarecursosconsumidosporCentrodeCostosdeacuerdoaODCyfacturas.

II) Serviciosprofesionales:Laactividaddesupervisinsedesarrollamediantetareasde: VerificacininternamensualdecumplimientodePR28procedimientodeComprasyServicios. Estadodeconsumoderecursosporadquisicindeserviciosprofesionalesalosproyectos EstadorealdecargasalsistemaHELISA. RecomendaraprobacindeServiciossegncontempleelpresupuestodecadaproyecto. Generarnotificacinagerenciaadministrativaencasodeserrecursosreembolsables. GenerararchivodeseguimientoarecursosconsumidosporCentrodeCostosdeacuerdoaODSy

facturas.