Implementación de los Sistemas de Gestión: MECI – SGC – SISTEDA

Control de Producto No Conforme

Santiago de Cali, Mayo 2 de 2012

Contenido

1. Definición.

2. Medios para detectar Productos No Conformes.

3. Procedimiento para manejar un producto No Conforme.

1. Definición

Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos.

En el Numeral 8.3 NTCGP-1000-2009

La Entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme con los requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados.

2. Medios Utilizados para Detectar No Conformidades

• Mediciones

• Análisis de datos

• Resultados de seguimiento y medición.

• Autoevaluación

• Resultados de Auditorías Internas y Externas

• Revisión por la dirección

• Percepción del Usuario

• Reportes de producto y/o servicio no conforme. (Quejas del Usuario).

3. Procedimiento para el Manejo del Control del Producto No

Conforme

Código: MCCO01.04.14.12.P01

IDENTIFICAR Y REGISTRAR Detección no conformidad e informe

ANALIZAR Y ESTABLECER

TRATAMIENTO Descripción: origen y causa

EJECUTAR TRATAMIENTO Acciones para la solución

DOCUMENTAR EL REGISTRO

DE TRATAMIENTO Verificación del cierre

VERIFICAR LA EFICACIA

DEL TRATAMIENTO Tratamiento estadístico

Identificar y Registrar Producto

• Cualquier servidor público puede identificar las fallas, anomalías, inconsistencias.

• El servicio o producto no conforme se puede identificar antes, durante y después de la prestación del servicio o realización del producto

– Antes y durante: Se detecta en cualquiera de las etapas de desarrollo del proceso.

– Después: Detectado por un integrante del proceso o por el

cliente (Queja o reclamo).

Registro del Servicio o Producto No Conforme

Los Servidores Públicos, deben estar atentos a la identificación de todo producto o servicio no conforme, el cual se debe reportar en el siguiente formato: Reporte del Servicio o Producto no conforme

REGISTRO No.

FECHA DEL HALLAZGO: / / IDENTIFICADO POR:

MACRO/PROCESO/PROCEDIMIENTO AFECTADO:

FUENTE DEL HALLAZGO: REVISION GERENCIAL:_____PETICION_____QUEJA O RECLAMO______PRODUCTO NO CONFORME____

RESULTADO DE INDICADORES:_____OTRA CUAL?:___________

DEPENDENCIA:

Pruebas o evidencias que soportan la situación:

HALLAZGO COMUNICADO A:________________________________________ FIRMA:_________________________________________

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

CONTROLMEJORA CONTÍNUA

MCCO01.04.14.12.F01

1VERSIÓN

21/agos/09FECHA DE

APROBACIÓN

SISTEMAS DE GESTIÓNSGC - MECI - SISTEDA

REPORTE DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

Elaborado por: Mesa de Trabajo Planes de Mejoramiento Cargo: Profesional Contratista Fecha: 25/oct/09 Firma:

Revisado por: Profesional Universitario designado del Equipo Técnico de GestiónCargo: Profesional Universitario Fecha: 25/oct/09 Firma:

Aprobado por: Johannio Marulanda Cargo: Representante de la Dirección Fecha: 25/oct/09 Firma:

Analizar la Causa y Establecer Tratamiento

El Responsable del Producto o Servicio, debe analizar las posibles causas que originaron la no conformidad e implementar las acciones necesarias para eliminarlas.

?

Analizar la Causa y Establecer Tratamiento

• Los servidores que participan en el proceso son claves en análisis de las causas y en las posibles acciones de mejora, dado su conocimiento y experiencia en el tema.

• La mirada externa al proceso también es un punto clave al momento de analizar una no conformidad.

Tratamiento de la No Conformidad

• Corrección: La definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada.

• Concesión: La autorización de su uso, aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.

• Rechazo: La definición de acciones para impedir su uso o aplicación originalmente prevista.

• Reproceso: Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para que cumpla con los requisitos establecidos.

¿Cuándo una Corrección No es Suficiente?

• La no conformidad es recurrente.

• La no conformidad se presenta o se produce el impacto después de la entrega del producto o servicio o cuando ya se ha comenzado su uso.

• El Responsable del Producto No Conforme investiga las causas y la identificación de mejora a través del Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Código MCCO01.04.14.12.P02.

EJEMPLO DE ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN

PREVENTIVA

Registro del Tratamiento

Con base en los resultados anteriores, el responsable del proceso registra el tratamiento dado al producto o servicio No Conforme en el formato Registro del tratamiento al producto y/o servicio No conforme y una vez finaliza la acción, envía copia al representante del Equipo Técnico de Gestión de su dependencia, el cual se debe reportar en el siguiente formato: Registro del Tratamiento

Procedimiento:

NoFECHA DE

OCURRENCIA

IDENTIFICADO

POR

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO O PRODUCTO

NO CONFORME

TRATAMIENTO DADO AL SERVICIO O PRODUCTO

NO CONFORME

RESPONSABLE DEL

TRATAMIENTO DE LA NO

CONFORMIDAD

SUBPROCESO :

PROCESO :

CONTROLMEJORA CONTÍNUA

MCCO01.04.14.12.F02

1VERSIÓN

21/ago/09FECHA DE

APROBACION

SISTEMAS DE GESTIÓNSGC - MECI - SISTEDA

REGISTRO DEL

SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

Elaborado por: Mesa de Trabajo Planes de Mejoramiento Cargo: Profesional Contratista Fecha: 21/04/09 Firma:

Revisado por: Profesional Universitario designado del Equipo Técnico de GestiónCargo: Profesional Universitario Fecha: 21/04/09 Firma:

Aprobado por: Johannio Marulanda Cargo: Representante de la Dirección Fecha: 21/04/09 Firma:

Realizar el Seguimiento

El Representante del Equipo Técnico de Gestión, El Circulo de Cultura, Calidad y Control y quienes hagan sus veces, realizaran el seguimiento a aquellas no conformidades detectadas y que tengan acciones posteriores al tratamiento, con el fin de verificar que tratamiento se ejecutó y en el caso de que se implementen acciones correctivas verificar que las causas que originaron la no conformidad fueron eliminadas.

PARA RECORDAR…

MUCHAS GRACIAS!