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Material Preparado por el Equipo de Trabajo de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios
MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI SECRETARIA DE SALUD MUNICIPAL
Implementación del
Modelo Operativo por Procesos.
Metodología a seguir en la contratación de
prestación de servicios profesionales y apoyo
a la gestión, mediante contratación directa.
ABRIL DE 2013
Material Preparado por el Equipo de Trabajo de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios
Contenido
1. Equipo de Trabajo
2. Objetivo
3. Marco Legal
4. Flujograma contractual de Prestación de Servicios
Profesionales y Apoyo a la Gestión
5. Documentos requeridos por los Contratistas
6. Obligaciones comunes de los contratistas
7. Consecuencias del Incumplimiento del Contrato.
8. Documentos que hacen parte del Expediente Contractual
9. Documentos a entregar por parte del contratista para el
primer y segundo pago hasta la finalización del contrato
10.Formatos
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Equipo de Trabajo
Néstor Barón Carrillo Ing. Industrial, Especialista en Administración Total de la Calidad y la Productividad, Especialista en Gerencia Financiera, Est. Maestría en Administración en Salud. Contratista SSPM
Carolina Uribe Buendía Abogada, Especialista en Derecho Administrativo, Contratista SSPM
Malcom Cuero Guarín Ing. Industrial- Contratista SSPM Héctor Gerardo Hurtado Ing. de Sistemas - Contratista - SSPM Alexandra Gómez Mondragón Ing. Industrial- Contratista SSPM Kamila Gómez Guerrero Tecnóloga administrativa -Contratista Jhoan Stivens Gonzalez Auxiliar Administrativo Jacqueline Viveros Marmolejo Responsable - Grupo Jurídico SSPM Aurora Arana Campo Abogada – Técnico operativa SSPM
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Objetivo
Brindar al personal vinculado al Municipio de
Santiago de Cali – Secretaría de Salud Pública
Municipal mediante la modalidad de
contratación directa. Prestación de Servicios
Profesionales y apoyo a la gestión, las
herramientas administrativas, procedimientos,
obligaciones y metodologías a utilizar para la
correcta ejecución contractual.
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El artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 0734 de 2012 permite contratar
servicios profesionales o de apoyo a la gestión de la entidad en
forma directa con la persona natural o jurídica que este en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya
demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada
con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya
obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del
gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios
profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos
de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se
derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así
como los relacionados con actividades operativas, logísticas o
asistenciales.
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Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(CDP)
Elaboración del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP)
Elaboración de Estudios Previos
Invitación a presentar Propuesta
Aceptación de Invitación y Entrega de Propuesta por
parte del Proponente
Revisión de documentación entregada por el futuro
Contratista
Registro de Fecha, Numeración y Digitalización
del contrato
Publicación del Contrato en el SECOP (Sistema Electrónico para la
Contratación Publica)
Elaboración de Minuta
Elaboración de Registro Presupuestal de Compromiso (RPC), Pedido y Ficha Técnica
por parte del Grupo Financiero
Designación de Supervisor del Contrato
Elaboración de Acta de Inicio por parte del Supervisor
(Firmada por el Supervisor y Contratista)
Elaboración de Primer Informe de Actividades por
parte del Contratista.
Elaboración del Primer Informe del Supervisor del
contrato.
Presentación de la Primera Cuenta para Pago por parte
del Contratista
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1. Hoja de vida formato único persona natural del DAFF (SIGEP). www.sigep.gov.co
2. Declaración Juramentada de bienes y rentas
3. Copia Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
4. Copia registro único tributario (RUT) actualizado
5. Libreta Militar (Varones 18-50 años)
6. Tarjeta Profesional cuando aplique:
COPNIA, para Ingenieros.
Registro Profesional de la Sec. Salud departamental, disciplinas del área de salud
Certificado de antecedentes disciplinarios del Consejo superior de la Judicatura para Abogados.
Certificado de Junta Central de Contadores.
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7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios. Procuraduría General de la Nación .
8. Certificado de Antecedentes Fiscales. Contraloría.
9. Certificado de Antecedentes Judiciales. Policía Nacional.
10. Prueba de Afiliación y pago al Sistema General de Seguridad Social.
11. Certificados de Experiencia laboral, que contenga como mínimo el nombre de la entidad contratante, cargo, objeto y duración.
12. Diplomas y Actas de Grado (Bachiller, Pregrado y Postgrado) o Certificados de Estudio.
13. Certificación cuenta bancaria
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El ministerio de Protección Social por medio del decreto 1670 de mayo de 2007 definió las nuevas fechas límites para el pago de seguridad social, para trabajadores independientes.
Dos últimos dígitos de verificación (Documento de identidad)
Día hábil de cada mes de vencimiento
00 al 07 1 08 al 14 2 15 al 21 3 22 a128 4 29 al 35 5 36 al 42 6 43 al 49 7 50 al 56 8 57 al 63 9 64 al 69 10 70 al 75 11 76 al 81 12 82 al 87 13 88 al 93 14 94 al 99 15
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•APLICACIÓN CLAUSULA PENAL: SANCION MONETARIA. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión suscritos por la SSPM se ha determinado como cláusula penal del 10% del valor total del contrato.
•* CADUCIDAD ADMINISTRATIVA: “La caducidad es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.”
•Consecuencias de la caducidad: Inhabilidad para el contratista
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Cumplir con el objeto del contrato en los términos allí consignados.
Cumplir con todos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Apoyar de manera coordinada bajo la dirección de la persona asignada por la Secretaría de Salud Municipal, en las labores objeto de este contrato.
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• Informar al supervisor sobre las situaciones que afectan el avance de las actividades.
• Atender las sugerencias que el Municipio de Santiago de Cali-Secretaria de Salud Pública Municipal-considere convenientes y pertinentes para la ejecución del objeto del contrato.
• Reportar a la entidad contratante el número de cuenta bancaria de ahorro o corriente, donde se le ha de consignar el pago derivado de la ejecución del presente contrato.
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• Cumplir con las obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales.
• Preservar y custodiar los elementos devolutivos a su cargo, los cuales fueron facilitados por la entidad como apoyo al desarrollo de las actividades.
• Entregar al archivo de gestión la documentación debidamente organizada según Instructivo para la Organización de los Archivos de Gestión en el Municipio de Santiago de Cali.
• Obligaciones propias del objeto del contrato y demás que sean requeridas por la Sec. de Salud Pública Municipal.
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INFORMES
En cumplimiento de la cláusula primera y segunda del contrato, el contratista deberá presentar un (1) informe de las tareas desarrolladas, como requisito para cada pago.
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Ficha EBI Solicitud de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Estudios Previos contratación Directa PSP Modelo de Propuesta Invitación a presentar propuesta. Documentos del Contratista Minuta del Contrato Registro Presupuestal de Compromiso (RPC) Ficha técnica Pedido. Oficio de Asignación Supervisor del Contrato
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DOCUMENTOS A ENTREGAR POR PARTE DEL
CONTRATISTA PARA EL PAGO DE LA PRIMERA CUENTA Fotocopia de afiliación y pago
al Sistema de Seguridad Social (Salud, pensión y ARP).
Acta de Inicio
Informe del Supervisor
Informe de actividades y cronograma del contratista
Fotocopia documento de Identidad (cédula de ciudadanía).
Documento equivalente: solicitar a Grupo Financiero
Certificación cuenta bancaria
Minuta del Contrato
• Fotocopia del RUT (Registro único tributario)
• Fotocopia del Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)
• Fotocopia del Registro Presupuestal de compromiso (RPC).
• Fotocopia de la ficha técnica.
• Fotocopia del Pedido • Formato 3
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Fotocopia del Registro Presupuestal de compromiso (RPC)
Ficha Técnica de Impuestos
Documento equivalente (solicitar al Grupo financiero a Isabel Martínez o Juan Edilberto Guerrero.
Informe del Supervisor, donde autoriza el pago y certifica que el contratista esta al día con la Seguridad Social.
Informe de actividades del Contratista y Cronograma de Actividades
Pago de la Seguridad Social (EPS, Pensión y ARP)
Formato 3
DOCUMENTOS A ENTREGAR POR PARTE DEL
CONTRATISTA PARA EL SEGUNDO PAGO HASTA LA
FINALIZACIÓN DEL CONTRATO
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Fechas Limites de Radicación de Cuentas por Pagar vigencia
2013 MES FECHA DE CIERRE HORA LIMITE
Febrero febrero-22 5:00 P.M Marzo marzo-20 5:00 P.M Abril abril-24 5:00 P.M Mayo mayo-24 5:00 P.M Junio junio-21 5:00 P.M Julio julio-24 5:00 P.M Agosto agosto-23 5:00 P.M Septiembre septiembre-23 5:00 P.M Octubre octubre-24 5:00 P.M Noviembre noviembre-22 5:00 P.M
Diciembre
A definir con Presupuesto y Tesorería 5:00 P.M
Lo anterior con el propósito que el Grupo Financiero programe la revisión de la documentación para el trámite de contabilización, legalización en SAP y envío de las respectivas cuentas a la Sub-Dirección de Tesorería de Rentas.
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Imprimir los informes por ambos lados de la hoja, con el fin de contribuir con el medio ambiente.
Todas las paginas deben estar numeradas.
No usar ganchos de cosedora, solo utilizar clips.
Utilizar preferiblemente hojas tamaño carta.
RECOMENDACIONES PARA LA PRESENTACION
DE LOS INFORMES
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MAJA01.02.02.18.P02.F01 FORMATO ACTA DE
INICIO
INFORME DE ACTIVIDADES CONTRATISTA
INFORME DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CONTRATISTA SSPM
FORMATO3
FORMATO S A DILIGENCIAR POR LOS
SUPERVISORES Y CONTRATISTAS