para solicitud de traslado de activos

para Solicitud de Traslado de Activos

Febrero 2021

Guía de Usuario

2

Gerencia de Diseño Organizacional (GDO)

Gestión Electrónica de Documentos (GED)

Guía para Solicitud de Traslado de Activos

Propósito:

Proveer a los usuarios la información necesaria para realizar los pasos en la

plataforma GED1, para solicitar el traslado de activos hacia: una nueva oficina, otro

funcionario o al Almacén General.

La automatización del trámite permite eficientizarlo desde el inicio de la solicitud

hasta el reingreso del activo a las instalaciones del Instituto, elimina el uso de papel

y asegura la trazabilidad en todas las etapas del proceso.

A continuación, se muestra el procedimiento para realizar dicho trámite en el SIG.

1) Acceso al trámite:

a) Se ingresa al SIG a través de la dirección sig.iica.int con su nombre de usuario

y contraseña.

Una vez que se ingresa al SIG, se despliega la página principal con la “Bandeja de

entrada”, como sección inicial.

b) En el menú superior se elige la opción “Documentos del GED”, la cual

desplegará un menú de opciones de modelos de documentos a utilizar.

1 El GED es un componente del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

3


c) Para realizar la solicitud de traslado de activos, se elige la opción “Traslado de

Activos”

2) Crear el trámite para gestionar el servicio por medio del GED / SIG:

a) Creación de datos del documento.

i. Al hacer doble clic, aparecerá la siguiente plantilla; en ella, hay una serie

de campos para incluir los datos requeridos por el sistema.

4


Significado de los campos y cómo completarlos:

Modelo: El sistema asigna automáticamente el nombre del modelo seleccionado.

Número Oficio/AD: El sistema asigna automáticamente un número consecutivo

correspondiente a este proceso.

Registro: El sistema asigna de forma automática la fecha y la hora en tiempo real..

Es obligatorio completar algunos los campos que no son automáticos. En caso

de no hacerlo, el sistema emitirá una alerta de error, identificando en color rojo

los espacios pendientes de completar. Existen otros campos en los que se

puede ingresar la información solicitada pero no son obligatorios; de modo que

si no se requiere completarlos, se puede continuar con el proceso sin problema.

5


Fecha Documento: Este campo es para ingresar la fecha del documento que se

está tramitando; puede que coincida o no con la fecha de inicio del trámite. Se

ingresa la fecha que el documento posee o, en su defecto, la fecha que se

requiera. En cualquier caso, el sistema lleva el registro real de la fecha en que se

inicia el trámite. Para facilitar el llenado de este campo, se despliega un calendario

al pulsar sobre este campo.

Remitente: Está representado por la Dirección operativa a la que pertenece el

solicitante (se filtra y se selecciona del menú desplegable).

Destinatario: Se selecciona del menú desplegable la “Gerencia de Servicios

Administrativos”.

Asunto/Favorecido: Automáticamente se carga “Traslado de Activos”.

Clasificación: Automáticamente se carga “DIRECCIÓN DE SERVICIOS

CORPORATIVOS”.

Flujo: Automáticamente se carga “Traslado de Activos”.

Proyecto: Es un campo opcional. Se selecciona del desplegable. No obstante, es

una opción diseñada preferentemente para un Proyecto del cual formaría parte

este paso.

Valor: Es un campo opcional. Valor de lo que se tramita (si lo amerita).

Moneda: Es un campo opcional. La moneda específica en que se tramita (si lo

amerita, se selecciona del menú desplegable).

Palabra Clave: Automáticamente se carga “Activos”

Observación del Título del Producto: Se puede incluir un detalle adicional, si lo

amerita, para reforzar la información.

b) Una vez completados los campos necesarios, se selecciona “Guardar y continuar”.

6


Automáticamente se genera un aviso en color verde, indicando: “¡La operación fue

hecha con éxito!”

3) Enviando el documento a través del GED:

En la parte izquierda del recuadro “Informaciones del documento” están reflejados

todos los datos incorporados en la sección anterior, así como el número de

“Protocolo”. Este último es un consecutivo de todos los trámites que han ingresado

los usuarios y que ayudará a localizar o dar seguimiento al trámite. Más adelante

se verá incorporado en la sección de “Bandeja de Entrada”.

En la parte derecha del recuadro, se observa que no hay documentos adjuntos ya

que este proceso no genera una plantilla automáticamente, sino que, se debe

adjuntar el formulario “Traslado de Equipo y Mobiliario” disponible en la Intranet

Institucional.

7


Una vez que se haya completado la información del formulario anteriormente

mencionado se debe cargar el archivo utilizando la opción “Insertar Nuevo Archivo”

cuyo símbolo es el siguiente y si el archivo se cargó correctamente debe

aparecer en la parte derecha del recuadro.

Si se desea corregir la información del formulario antes de enviarlo se realiza lo

siguiente:

a) Se posiciona sobre el archivo y se da doble clic (el campo se torna de color

azul),

b) Se da clic sobre la función de “Mostrar” (descargar)

c) Una vez realizado los cambios, el documento se guarda con el nombre original,

sin cambios o extensiones y se carga nuevamente en el sistema.

Nota: A continuación, se muestra el formulario que se debe descargar desde la Intranet

Institucional, además, se puede observar la información que se debe completar y que es

necesaria para poder realizar el trámite, si se envía información incompleta en cualquiera

de sus etapas puede ser devuelto.

En caso de que los activos se deban movilizar a diferentes destinos, se debe adjuntar un

formulario por cada destino, por ejemplo: si un activo se movilizará hacia el Almacén

general y otro hacia una oficina diferente, se adjuntan dos archivos con la información

necesaria para gestionar el proceso correctamente.

8


9


Para continuar con el trámite, se pulsa el ícono:

Al hacerlo, el sistema conduce al usuario a la siguiente pantalla:

Se selecciona una de las opciones, según corresponda a la decisión o el estado del

trámite, y a la acción que se requiere o espera de quién ejecuta el servicio:

La “Observación” seleccionada, aparecerá en el campo establecido. El o la funcionaria

que está solicitando el traslado, puede adicionar un texto “Consideración”, con el objetivo

de explicar la acción que se espera, explicar la tarea que se le está encomendando

realizar al o la colaboradora, o fundamentar una decisión.

10


En este punto, se puede cambiar la “Observación” por otra, sin que se afecte el texto de

la “Consideración” anteriormente escrito.

Una vez completada esta sección, se pulsa nuevamente el ícono:

El propósito y la ruta del trámite están definidos dentro de la estructura de este flujo, por

lo que automáticamente se despliega la lista de los funcionarios responsables de la

siguiente etapa del proceso, en este caso se envía al Encargado de Activos del Instituto,

al que se le notificará para que proceda con la atención del trámite, tal y como se muestra

a continuación:

11


Como se aprecia, el selector torna de color azul el nombre de la persona destinataria, lo

que indica que ya está seleccionada. Para continuar se elige el ícono:

Para mostrar que el proceso se realizó correctamente, el sistema genera el siguiente

mensaje:

El mensaje indica que el trámite pasó a la atención del o la colaboradora seleccionada,

quien lo encontrará ahora en su “Bandeja de Entrada” y en su correo electrónico.

Si la información está incompleta, el documento podrá ser devuelto para que sean

incorporados los datos requeridos.

Video tutorial: https://vimeo.com/508190839/16cafe3bcd

4) Otras funcionalidades útiles en este trámite:

a) Acción “confidencial” Su ícono es:

Con esta función se define que el trámite será confidencial y solo los usuarios elegidos

de la lista podrán acceder a él y darle seguimiento.

Es importante aclarar que, si se quiere incluir en el registro de confidencialidad al usuario

que está gestionando el trámite en ese momento, se lo debe de seleccionar de la lista de

usuarios, o bien utilizar la función de “Incluir a los que participan en el documento” como

se mostrará a continuación:

Se marca la opción en la casilla “Confidencial” y seguidamente aparece el siguiente

recuadro:

https://vimeo.com/508190839/16cafe3bcd

12


En la lista del lado derecho del recuadro aparecerán los nombres de todos los usuarios.

Para seleccionar a los usuarios de la lista se puede proceder de dos formas:

1. En la lista desplegada al lado derecho del recuadro, se da doble clic sobre el

nombre del usuario elegido y automáticamente se carga ese nombre en el espacio

en blanco del lado izquierdo del recuadro.

2. Se da un clic sobre el nombre del usuario deseado y con el botón derecho del

mouse, se arrastra el nombre hasta el espacio en blanco del lado izquierdo del

recuadro. Una vez ubicado allí, se suelta el botón.

Para ambos procedimientos, los usuarios agregados a esa lista serán los asignados en

la función confidencial.

Si se quiere que tengan acceso solo quienes participan del trámite, se pulsa en la casilla:

Automáticamente se cargarán los nombres, incluyendo al usuario que actualmente

gestiona el trámite.

Si se quiere eliminar a alguno de la lista, se hace clic sobre el nombre del usuario (el cuál

se tornará de color azul) y se pulsa la tecla “suprimir” o “delete”.

Si se decide quitar a todos, se pulsa en la casilla:

13


Automáticamente se borrarán todos los nombres.

También se puede hacer búsquedas por medio del “Filtro” ubicado en la parte superior

de ambas listas.

Se recomienda utilizar el ícono de “refrescar” en ambas listas, antes y después de utilizar

la funcionalidad, para mantener la información actualizada.

Para salir del recuadro, se pulsa la “x” ubicada en el extremo superior derecho del mismo,

y se prosigue el trámite.

b) Acción “Comunicar” Su ícono es:

Y se ubica en el siguiente recuadro:

Mediante esta función se pueden emitir comunicados dentro del GED.

Se puede utilizar para mantener al funcionario solicitante o funcionario que recibe los

activos la actualización de los activos que se encuentran a su nombre o bien para informar

a otros funcionarios que requieran información al respecto.

Su uso se muestra de la siguiente manera:

El o la responsable de la tarea:

14


i. Abre el trámite desde su “Bandeja de Entrada”

ii. Despliega el recuadro de “informaciones del documento”

iii. Se posiciona y da clic sobre la función “Enviar”

iv. Despliega el recuadro de “Enviando un documento”

v. Una vez que se selecciona la “Observación” se agrega una “Consideración”

(la cual corresponderá a la información que queremos transmitir por medio

del comunicado).

vi. Se da clic sobre la función “Comunicar”

vii. Se despliega y agrega el siguiente recuadro:

viii. Se busca en la lista al usuario o, para mayor facilidad, se utiliza la opción

de “Filtrar”, tal y como se muestra:

15


ix. Se da clic sobre “Enviar a los seleccionados”.

x. El sistema genera el siguiente mensaje de comprobación:

xi. Se da clic sobre “Regresar” para salir del recuadro y volver a la “Bandeja

de entrada”

El comunicado hacia el funcionario que recibe el comunicado aparecerá tanto en la

notificación de su correo electrónico como en la bandeja de entrada del GED.

Es importante tomar nota de los siguiente:

Se mantiene la misma numeración de protocolo y número del trámite original, tal y como

debe de ser ya que los comunicados pertenecen a ese mismo trámite.

En la casilla de “Recibido como” se especifica que es un “Comunicado”.

En la casilla de “Acción a tomar” se describe lo que se está comunicando.

Se pueden enviar tantos comunicados como se requiera, tal y como como se muestra a

continuación:

16


Con el fin de que no se acumulen comunicaciones en la “Bandeja de Entrada”, se

recomienda ir archivando cada uno de los comunicados una vez que hayan sido

revisados, esta es una buena práctica para evitar confusiones en la gestión de los

trámites.

En todo momento se puede usar la función de “Movimientos del documento” para

visualizar el historial del trámite. Aunque se archiven los comunicados, todo va a quedar

registrado en esta sección:

La función de “Datos del flujo del documento” (cuyo ícono se muestra abajo), es solo de

carácter informativo; no se presentará ninguna alteración o cambio en el proceso, aun

cuando se interactúe con ella. Lo que visualiza son las fases parametrizadas dentro del

flujo y los usuarios que participan en ellas, tal y como se muestra:

c) Acción “Cambiar usuario”. Su ícono es:

17


Este ícono no se desplegará para todos los usuarios. Por motivos de seguridad, su

uso quedará habilitado solo para roles de Administrador o de algunos encargados,

con el fin de evitar traslados no autorizados de funciones y responsabilidades a

otras personas sin una justificación fundamentada.

No obstante, es importante que se conozca de su existencia y funcionalidad, para

utilizarla solo cuando sea un caso realmente necesario y requiera realizar la

solicitud, como el caso particular de algún imprevisto que le suceda a un funcionario

y por el cual deba ausentarse, como un permiso, una incapacidad, o que por la

naturaleza de su puesto se encuentre fuera del instituto y urge que se realice el

paso de ese usuario dentro de un flujo determinado para avanzar con algo

importante, por ejemplo.

La solicitud se canaliza a través de los colegas de la Gerencia de Tecnologías de

la Información, Comunicación y Agricultura Digital (GTIC-AD) quienes son los que

están autorizados con el rol que se requiere para efectuar el cambio de usuario y

se gestiona mediante el help desk de la Intranet, OTRS Soporte SIG (lo que se

conoce como “ticket”), estipulando aquí el motivo y el nombre del usuario a quien

se le asignará el trámite para que le dé continuidad en ese momento.

Al ingresar el requerimiento por este medio, los colegas de la GTIC-AD atenderán

la solicitud y comunicarán apropiadamente cuando se haya realizado el cambio.

Mediante esta función se podrá cambiar al usuario actual de un trámite por otro usuario,

para que le dé continuidad incluso cuando el funcionario asignado se encuentre

incapacitado, en vacaciones o en una situación que le impida atender el trámite.

Luego de dar clic sobre el ícono

Se reasigna la tarea a otra persona, tal y como se muestra a continuación:

18


Aparecerá primero el nombre del usuario que tiene asignado el trámite en ese momento.

Seguidamente se despliega la lista de todos los usuarios y se selecciona a quien se

asignará para que continúe el trámite a partir de ese momento.

Seguidamente, se guarda el cambio con un clic sobre el ícono “Guardar”. Esta acción

generará que el trámite en mención ya no aparezca en la caja de entrada del anterior

usuario, sino que ahora aparezca en la del funcionario al que se le asignó.

d) Gestión de ausencias:

Esta acción no se encuentra disponible para todos los usuarios. Por motivos de

seguridad, su uso quedará habilitado solo para roles de Administrador o de

algunos encargados, con el fin de evitar traslados no autorizados de funciones

y responsabilidades a otras personas sin una justificación fundamentada.

No obstante, es importante que se conozca de su existencia y funcionalidad,

para utilizarla cuando sea necesario y proceder con antelación a realizar la

solicitud.

La solicitud se canaliza a través de los colegas de la Gerencia de Tecnologías

de la Información, Comunicación y Agricultura Digital (GTIC-AD) quienes son

los que están autorizados con el rol que se requiere para efectuar el cambio de

usuario y se gestiona mediante el help desk de la Intranet, OTRS Soporte SIG

(lo que se conoce como “ticket”), estipulando aquí el motivo, el nombre del

usuario que quedará a cargo y el período en que permanecerá ese cambio.

Al ingresar el requerimiento por este medio, los colegas de la GTIC-AD

atenderán la solicitud y comunicarán apropiadamente cuando se haya realizado

el cambio.

Una vez transcurrido el tiempo programado de ese cambio en el sistema,

automáticamente se retorna la actividad, función o participación al usuario

anterior en el o los flujos de los trámites.

para solicitud de traslado de activos

Documents