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INSTRUCCIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA

Proceso PC 091.. TRASLADO DE

EXPEDIENTE(PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN)

Fecha última modificación: 2010

DENOMINACION: PC 091 TRASLADO DE EXPEDIENTE(PRUEBAS DE ACCESO Y ADMINISIÓN)

Cambios respecto de la versión anterior

Elaborado Jose Calos Bueno Anguita. Aprobado Juan Carlos Morales Camacho Publicado Juan Carlos Roldán Martín

Objeto Establecer un procedimiento de gestión de solicitudes que realiza el alumnado, para

trasladar sus datos de acceso, a la universidad destino. Todos alumnos de nuevo ingreso, donde vayan a inicia su grado en la universidad adjudicada.

Indicadores 1.[ P.C 091..] Pocertanje de solicitudes de traslados de expedientes y envío a las

universidades de destino elaborada y tramitadas en el plazo de 3 meses y 3 días para enviar la carta de pago.

Registros Acreditación del resultado Formatos http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-

unidades/sga/tramites/acceso/formulario_traslado_selectividad

Normativa Decreto 117/ 2017, de 11 de julio, por el que se determinan los precios públicos, para el curso 2017/2018, de las Universidades Públicas de Andalucía por prestación de servicio académicos y Administrativo. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Real Decreto 1671/209, de noviempre por el desarrolla parcialmente la ley 11.

TRASLADO DE EXPEDIENTE (PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN) Destinatarios

Este procedimiento está destinado a estudiantes que hayan superado las Pruebas de Acceso y Admisión

en la Universidad de Jaén y:

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o Accedan por primera vez a estudios universitarios en una Universidad que no pertenezca al

Distrito Único de Andalucía, o

o Siendo titulados hayan obtenido plaza por el cupo general en otra Universidad.

Instrucciones

1. Cumplimenta el formulario electrónico (no olvides pulsar "enviar").

2. Si tienes derecho a bonificación por ser miembro de una familia numerosa, envíanos la

documentación escaneada a trasladospau@ujaen.es.

3. Una vez que lo validemos, te enviaremos por correo electrónico la carta de pago, que deberás

ingresar en cualquier sucursal de Caja Rural Jaén, o bien realizar una transferencia a la cuenta número ES06

3067 0109 3011 5065 3325 (en ese caso debes remitirnos el resguardo a acceso@ujaen.es)

4. Presenta en el Centro donde te vayas a matricular la carta de pago sellada por la Caja, o acompañada

del resguardo de la transferencia.

A tener en cuenta

o El traslado consiste en una certificación oficial que nosotros remitiremos de forma interna al

Centro en el que te vayas a matricular.

o Si por el motivo que sea tu matrícula es anulada o desistes de la misma, debes comunicárnoslo

para anular el traslado y evitarte molestias en el futuro.

Enlaces relacionados

o Solicitud de traslado de expediente para alumnos/as de Pruebas de Acceso y Admisión a la

Universidad que inician estudios en otra Universidad

Solicitud de traslado de expediente para alumnos/as de Pruebas de Acceso a la Universidad que inician estudios en otra Universidad

CUMPLIMENTE LOS CAMPOS DE LA SIGUIENTE TABLA Y PINCHE EL BOTÓN ENVIAR. ESPERE A RECIBIR UN

CORREO ELECTRÓNICO CON UNA CARTA DE PAGO.

NOMBRE: *

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APELLIDOS: *

D.N.I.: *

ADJUNTE COPIA DE SU D.N.I. (Obligatorio): *

TELÉFONO: *

CORREO ELECTRÓNICO: *

TIPO PRUEBA DE ACCESO SUPERADA: *

Pruebas de Acceso a la Universidad (Selectividad)

Prueba de Acceso Mayores de 25 / 40 / 45 años

CURSO ACADÉMICO DE SUPERACIÓN: *

CONVOCATORIA:

Ordinaria

Extraordinaria

UNIVERSIDAD DE DESTINO: *

CENTRO: *

TITULACIÓN EN LA QUE INICIA ESTUDIOS: *

TIPO DE BONIFICACIÓN Y/O COMPENSACIONES: *

Familia Ordinaria

Familia Numerosa General

Familia Numerosa Especial

Discapacidad = o > 33%

Una vez que ha finalizado el plazo de preinscripción, de matrícula y están gravadas todas las solicitudes de traslados de expediente de Acceso, hay que enviar de forma interna a las universidades de destino antes de finalizar el año natural. Para mandar los traslados hay que hacer los siguientes pasos:

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PARTE INTERNA DE LOS TRASDOS DE EXPEDIENTES DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD

UNIVERSITAS XXI:

MODULO ACCESO

GESTIÓN DE TANDA Y CERTIFICADO

GENERAR UNA TANDA DE TRASLADO, DESCARGAR Y RENOMBRAR LOS CERTIFICADO EN ARCHIVO INDIVIDUALES

UNO A UNO, E IMPRIMIR LOS OFICIO DE REMISIÓN PARA SU ENVÍO

SECRETARÍA GENERAL

SUBIDA MAXIVA DE LOS CERTIFICADOS A

LA FIRMA DIGITAL

DESCARGA DE LOS CERTIFICADOS

FIRMADOS EN LA FIRMA DIGITAL UNO A UNO E IMPRIMIR LOS

ORDENAR LOS OFICIOS DE REMISIÓN CON LOS CERTIFICADO DE TRALADOS

REGISTRAR Y DAR NÚMERO DE SALIDA

ENVIAR LOS TRASLADOS A LAS UNIVERSIDADES POR CORREO

ORDINARIO

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PC. 09.012 (XX) TRASLADO DE EXPEDIENTE PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN

1. El Proceso se inicia mediante la solicitud del Traslado por parte del alumno. a. En ventanilla Si el alumno solicita el traslado en ventanilla debe venir con su DNI y se genera la carta de pago y se le entrega para su abono en Caja Rural de Jaén. b. Mediante formulario por la página web: Si el alumno solicita el certificado de la Prueba de Acceso a través de la página Web debe rellenar el formulario correspondiente. Acceso a la web. http://www10.ujaen.es y dentro de ella pinchamos en Acceso a Mayores de 25.40 y 45

En la página de Acceso accede el/la alumno/a enlace Pruebas de Acceso y Admisión a la Universidad para estudiantes de Bachillerato y Ciclos Formativos de Grado Superior

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Dentro de la página de Acceso encontramos el enlace para Traslado de Expediente.- TRASLADO EXPEDIENTE ( PRUEBA DE ACCESO Y ADMISIÓN)

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Recibido el formulario en el correo de Acceso, se le guarda en su expediente creado en Carpeta de expedientes personales de Google Drive, se le genera carta de pago y se le envía por correo electrónico a la dirección indicada en el formulario.

2. –Recibida la solicitud del interesado, bien por ventanilla o por correo electrónico,

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PRECAUCIONES:

1.Tenemos que saber a la hora de grabar la solicitud en el programa de Gestión de Alumnos U-XXI que el CENTRO y TÍTULACIÓN de cada universidad, si es correcto, para ello hay que irse a la página web de cada universidad y mirar los grados que se estudian y en el centro dónde se imparten, ya que hay universidades que están muy diseminadas en toda la geografía de su comunidad, y un mismo grado se dan en dos campus o lugares diferentes, las universidades más diseminadas son entre otras son, Castilla – La Mancha, Castilla León, Universidad Rey Juan Carlos por ejemplo.

Con ello evitaremos:

1. Modificar la solicitud una vez grabada en U.XXI. 2. Sacar dicha solicitud de la tanda de traslado en la que aparece 3. Evitar que sea devuelta por correo ordinario una vez enviada a la universidad de

destino. 4. Rehacer un nuevo certificado de traslado de expediente. 5. Subir de nuevo a la Secretaría General para su firma. 6. Enviar dicho traslado a la universidad, centro de destino correcto. 7. Llamar por teléfono al interesado o Centro de la universidad de destino.

Si se rellena bien la solicitud del principio será más fluido todos los procesos de traslado de expedientes de acceso y admisión.

2. Además, También hay que tener en cuenta si dicha solicitud traslado de Acceso y Admisión a la universidad es nuestro.

¿Cómo sabemos si una solicitud de traslado es nuestra?,

Preguntando al interesado si ha hecho las pruebas de acceso y admisión en la Universidad de Jaén, o cuando empezamos a grabar las solicitudes y no reconoce el sistema el D.N.I del alumno, luego, no es de nuevo ingreso, es traslado entrante o saliente:

1. Traslado entrante: Vienen de fuera de la Universidad de Jaén (lo gestiona los Centros).

2. traslados salientes: Salen de la Universidad de Jaén a una universidad no andaluza (lo gestiona los Centros).

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Antes de grabar la solicitud hay que mirar en UXXI, en Expediente si es nuestro alumno,

1 Si tiene en el expediente el nodo de inicio y no tiene el nodo de finalización, esa solicitud pertenece a la secretaría de centro, siempre que no sea del curso académico iniciado

2 Si tiene en el expediente tanto el nodo de inicio como el nodo de finalización, puede ser nuestro, si su forma de acceder a la plaza adjudicada es por el cupo General o simultaneidad. Pero si accede por el cupo de titulados, se requeriría la certificación del expediente académico del título por el cual ha accedido a la plaza de Grado.

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3. HACER UNA CARPETA CON APELLIDOS, NOMBRES Y D.N.I DEL ALUMNO, en esta guardaremos solicitud, carta de pago y el traslado firmado por Secretaría General.

En resumen, si tenemos comprobado la titulación y centro donde se implanta el Grado en la universidad correspondiente que accede el alumno y que esas solicitudes son de acceso a la universidad, tenemos una buena visión para asegurarnos el final del proceso de traslado de expedientes de nuevo ingreso.

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4. GRABACIÓN DE LOS DATOS DEL TRASLADO Y GENERACIÓN DEL RECIBO

En Universitas y seguimos estos pasos:

Específicos – Acceso – Traslados – Mantenimiento de Traslados de Acceso:

En el campo Alumno: ponemos el documento de identificación del alumno y le damos a F7 para que nos aparezca su nombre y apellidos y su teléfono.

Rellenamos los campos: Año acad. y Univers.

De la pestaña de Datos académicos rellenamos los campos Centro: y Estudio:

De la pestaña de Datos económicos rellenamos el campo T.Matrícula:

Le damos al botón de Generar recibo (guardamos) y luego Imprimir Recibo.

Saldrían dos copias de la carta de pago para que el alumno realice el ingreso en la Caja Rural de Jaén. No tiene que traer ningún justificante de haber realizado el pago.

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Obtenida la carta de pago, nos vamos a la carpeta del alumno que hemos creado, para archivar su carta de pago del traslado de expediente.

A continuación escribimos un correo electrónico al alumno, enviando le la carta de pago y la forma de pago

Finalizado el plazo de preinscripción y de matrícula, y una vez que tengamos todas las solicitudes de traslado gravadas, hacer la siguiente parte del proceso.

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5. GENERACIÓN DE TANDAS, EMISIÓN DEL OFICIO DE REMISIÓN Y RELACIÓN Y EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE TRASLADOS

Traspasamos los datos de los matriculados en la Universidad de Jaén que cumplen los requisitos1 para traslados internos. Específicos- Acceso-Traslados- Imp. de recibos y traslados internos:

Se nos abriría la siguiente pantalla:

Rellenamos únicamente el campo Año Académico y le damos a Extracción de datos de Matrícula Activa (y OK).2 1 Consiste en generar de forma automática traslados, en el año de matrícula y universidad activos, a los alumnos que cumplan las siguientes condiciones:

• Tienen al menos una prueba de acceso a la universidad superada • No tienen registrado ningún traslado vigente (no anulado) • Tienen matrícula no anulada en el año activo de matrícula y es su primera matrícula en el plan • En el desglose de movimientos de dicha matrícula aparece el concepto imputable 5D o 12D (Certificado PAU) • Tienen un recibo cobrado que cubre el importe de esos conceptos

2 Los traslados se generarán con las siguientes características: La universidad de traslado es la activa. La casilla “Automático” del traslado está marcada La casilla “Pagado” del traslado está marcada El centro que se informa en el traslado es el centro del expediente del alumno

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Generamos las tandas, los oficios y los certificados de traslados:

Específicos – Acceso – Traslados – Gestión de tandas y Certificados

Vamos a generar dos tandas, la primera con los traslados internos y la segunda con el resto de traslados:

Nos ponemos en la pestaña de Gestión de tandas:

1ª tanda: Traslados internos *Ponemos año académico y en Universidad “UJAEN”. Grabamos. (Automáticamente sale el nº de tanda en la columna “Cod.”).

*Le damos a (y nos sale un mensaje con el número de alumnos que componen la tanda)

le damos a OK.

Nos quedamos aquí, porque los traslados de la UJA no los vamos a imprimir.

2ª tanda: Traslados externos * Ponemos año académico. Grabamos para que nos salga el número de tanda.

El estudio que se informa en el traslado es el estudio al que pertenece el plan del expediente del alumno

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No ponemos nada en la columna de Universidad para que nos salga en esta tanda todos los traslados que no estén en la 1ª que creamos.

*Le damos a (y nos sale un mensaje con el número de alumnos que componen la tanda)

Le damos a OK Ahora, desde la misma pestaña de Gestión de tandas, vamos a generar los Oficios de remisión y las Relaciones de traslados.

En Frecuencia seleccionamos por CENTRO3 Le damos a Imprimir Oficio de remisión Nos quedaría así:

3 Si seleccionamos por CENTRO nos sale un oficio por cada Centro Si seleccionamos por UNIVERSIDAD sólo nos sale un oficio para todos los centros de la misma universidad.

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Generamos los Certificados desde la pestaña de Certificados

Ponemos el Año académico, el número de tanda de la que queramos los certificados (sólo vamos a generar los de los traslados externos), el Tipo de traslado, que será. Para finalizar, le

damos a

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Una vez que hemos generado una tanda de traslado, hemos imprimido el escrito de remisión de oficio, hay que descargar los certificado de la tanda correspondiente, ya que sale un archivo en PDF con todos los certificado de la tanda, y hay que hacer dicho archivo, en archivos individuales de cada certificado y renombrar los con el D.N.I del alumno.

Cuando ya tengamos los archivos individuales de dichos certificados de la correspondiente tanda, hay que subirlos a la firma digital para que los firme la Secretaría General.

Una vez comprobada que están los certificados firmados, hay que descargar los archivos firmados por la Secretaría General. En la descargas de dichos archivos hay que prestar la máxima atención y concentración, ya que hay que descargar los archivos uno a uno. La firma digital sólo coge los archivos de 100 en 100, y van en 10 pestañas, cada pestaña descarga 10 certificados.

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Cuando hacemos la primera tanda de traslados al ser de mayor volumen, habrá que renombrar la en varias partes para descargar todos los certificados, ejemplo, Tanda Nº 1-11, Tanda Nº 1-2…..etc hasta que los tengamos todos descargados, una tanda sólo tiene100 certificados.

Pestaña PESTAÑAS

Descarga del certificado

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La fase final del proceso es la fase 6 y 7

6. ORDENAR LOS OFICIOS DE REMISIÓN CON LOS CERTIFICADOS DE TRASLADO FIRMADOS

8. REGISTRA Y DAR NÚMERO DE SALIDA A DICHOS OFICIOS CON SUS TRASDOS CORRESPONDIENTES Y ENVIAR LOS A LA UNIVERSIDAD CORRESPONDIENTE POR CORREO ORDINARIO