TALLER

DE

GESTIN DOCUMENTAL

1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos generados por una

unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua

ilustrada en el organigrama, dan origen a:

Los Fondos Documentales

Las Secciones Documentales

Las Subsecciones Documentales

Las Series Documentales y las Subseries

Los tipos Documentales

2. DEFINICIN DE CLASIFICACION, ORDENACIN Y

DESCRIPCIN DOCUMENTAL

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

La clasificacin es una labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

Series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de

acuerdo con la estructura orgnico - funcional de la entidad. Este proceso tiene una

herramienta que facilita el desarrollo de esta actividad y es la Tabla de Retencin

Documental (TRD.)

ORDENACIN DOCUMENTAL

La ordenacin documental la podemos definir de las siguientes formas:

o Operacin archivstica que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas

y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.

o Es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. (ordenarlo

dentro de la carpeta correspondiente).

Los sistemas de ordenacin son:

Alfabtico (onomstico, toponmico, temtico)

Numrico (ordinal, cronolgico)

Mixtos (alfanumrico)

DESCRIPCIN DOCUMENTAL

o La descripcin documental Es el proceso de anlisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que

permiten su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la

gestin y para la investigacin.

o Es la explicacin resumida del contenido del documento previo anlisis del

mismo.

La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el

contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. En ste se

deben disear instrumentos para recuperar la informacin, como son: guas,

inventarios, catlogos e ndices, que debern ser actualizados permanentemente.

La Norma ISAD (G) es una gua general que sirve para orientar descripciones

archivsticas, es flexible porque debe usarse junto con normas regionales existentes y

permite actualizaciones. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido

de los documentos de un archivo para hacerlos accesibles.

3. DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

La ordenacin y la organizacin de archivos no son la misma actividad, aunque

conceptualmente se crea que lo son. En archivstica la ordenacin es una actividad

que junto a la clasificacin y la descripcin, forman parte de la organizacin

documental. En otras palabras, en el proceso de Organizacin Documental

encontramos otros procesos de nivel inferior que son: clasificacin, ordenacin y

descripcin documental.

ORGANIZACN = Clasificacin + Ordenacin +

Descripcin

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN

DOCUMENTAL?

La clasificacin documental debe reflejar la estructura de cada entidad de tal

manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las

subdivisiones que conforman la institucin.

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN? Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en

cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una

institucin a lo largo de su gestin.

Agrupaciones Documentales

Estructura Orgnica

Fondo Documental Entidad Productora de Documentos

Secciones Documentales Dependencias de Mayor Jerarqua

Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo

Es identificar

CLASIFICAR

FUNCIONES ESTRUCTURA PROCEDENCIA (Productor)

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA

CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO

DE ELLOS?

Los principios generales de la organizacin archivstica de los fondos

documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos,

los cuales estn dados por la oficina productora de los mismos.

Principio de procedencia: Es aqul segn el cual cada documento

debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en

cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y

en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y

expedientes. Este principio permite identificar los creadores de

documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales)

y administrativos (secciones y subsecciones documentales).

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta:

Identificar el nombre de la entidad

Reconstruir la unidad jerrquica de la entidad productora

Precisar funciones y actividades correspondientes a cada

dependencia.

Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se

conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente

ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las

actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin.

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos

que determinan el orden en que los documentos se producen en

desarrollo de un trmite. El orden original (secuencia administrativa de

produccin) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se

plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y

ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA

CLASIFICACIN?

En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a

cada agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones

reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos

encomendados a cada dependencia.

Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que

sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier

entidad (personal, presupuesto, asuntos jurdicos, etc.)

Las funciones especificas desarrollan la misin de la entidad y

constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquiera otra.

Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.

Es necesario identificar las funciones de las dependencias, ya que las

series documentales que surgen como resultado del cumplimiento de las

funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse en la dependencia

que las ejecut.

Establecidas las series documentales segn la funcin que las produjo,

se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo con la oficina

que desarrolla la funcin, dicha identificacin deber contener el cdigo

o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la serie

documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para la

entidad, que se adoptar tambin en las tablas de retencin documental

(TRD).

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE

LA CLASIFICACIN?

Los pasos metodolgicos de la clasificacin son:

Identificacin de productores: Es el primer paso y consiste en identificar

las agrupaciones documentales, Fondo, Seccin, subseccin; esta

informacin la contienen los actos administrativos de creacin y

reestructuracin del organismo productor y de los organigramas.

Para identificar un fondo documental, que es la totalidad de la

documentacin producida y recibida por una entidad, debemos tener en

cuenta lo siguiente:

Fecha de creacin

Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones

anlogas

Organismos que heredan competencias

Estructura Orgnica: El objetivo de este paso es identificar las secciones y

subsecciones documentales producidas por las dependencias segn su

nivel o rango en el organigrama y as saber cules son de nivel directivo y

cual subalterno.

Se realiza basndose en:

Organigramas

Creacin y supresin de dependencias

Manuales de funciones

Manuales de procedimientos

Reglamentos internos

La Clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad,

para lo cual es necesario tomar como base los estatutos y los organigramas.

Series Documentales y Asuntos

Las series se identifican con las funciones y actividades de las dependencias

para el cumplimiento de los objetivos. Para el desarrollo de estas funciones se

establecen trmites y procedimientos que se ven reflejados en la produccin

documental. Cuando se rene documentacin de estructura y contenido

homogneos se forman las series documentales.

Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad

documental que materializan los trmites administrativos adelantados por las

dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos

que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite del

cual forman parte.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las unidades

administrativas por las funciones que le han asignado. Una unidad

documental puede ser simple o compleja dependiendo de los documentos

que hagan parte de esta unin.

10. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE

La unidad documental es simple cuando est constituida por el mismo

tipo documental, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva

Ejemplo:

Acta de reunin comit enero - 2013

Acta de reunin comit junio 2013

Acta de reunin comit diciembre - 2013

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA

La unidad documental compleja, es cuando est integrada por tipos

documentales de diversa ndole, que responden a una secuencia dentro

de un trmite. Est conformada por varias piezas documentales que se

han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formando un

expediente, por ejemplo: una historia laboral, un contrato, un proceso

disciplinario.

Ejemplo:

Historia laboral conformado por:

o Contrato de trabajo

o Certificado mdico

o Certificados de estudio

o Fotocopia de cedula y libreta militar

Historia clnica conformada por

o Hoja de anamnesis y exploracin clnica

o Hoja de curso clnico o evolucin

o Documento de alta voluntaria

o Hoja de prescripciones

o Hoja de interconsulta

o Hoja de consentimiento informado

o Etc.

11. TIPOS DOCUMENTALES

Es la expresin de las diferentes actuaciones de la administracin

reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, microfilm,

microficha, etctera) y con unos mismos caracteres internos especficos

para cada uno, que determinan su contenido. Los tipos documentales se

derivan de las funciones desarrolladas por los rganos de las

instituciones. Cada funcin se traduce en uno o varios tipos

documentales

Es aquella unidad documental simple que rene todas las caractersticas

necesarias para ser considerada como documento, que produce o recibe

una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; stos,

a su vez, integran la respectiva serie documental.

Ejemplo:

Factura

Pliza, etc.

12. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se define como las etapas o ciclos que

atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su

disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin

permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios

establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos

con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y

secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el

documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el

que pueden tener para la investigacin histrica).

Fases del Ciclo Vital de los Documentos

El ciclo vital de los documentos tiene tres fases, conformando archivos

con caractersticas y condiciones especiales.

Fase Activa: se inicia cuando los documentos son producidos y

utilizados en el curso de alguna gestin y termina una vez que se

concluye definitivamente el asunto que gnero la documentacin. En

esta fase se realiza una valoracin primaria de los documentos, que

consiste en la Identificacin y determinacin de los plazos y modalidades

de uso de los documentos por parte de las instituciones que los

producen o conservan.

Los valores primarios son:

Administrativo: Aquel que poseen los documentos producidos o

recibidos por una institucin y sirven como testimonio de sus

procedimientos y actividades.

Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en la

institucin para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones de

la administracin pblica o de sus ciudadanos.

Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de

testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

Su lugar de resguardo en esta fase se encuentra en la propia rea

generadora que es el archivo de gestin.

El archivo de gestin comprende toda la documentacin que es

sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas

productoras u otras que la soliciten.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de

Gestin Documental (PGD):

Produccin

Recepcin

Distribucin

Tramite

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final.

Fase Semiactiva: Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea

a los documentos, ha cumplido su periodo en trmite. En esta fase la

consulta de los documentos no es muy frecuente, pero sigue teniendo

vigencia. En esta fase los documentos conservan los valores primarios y

se custodian con el propsito de prevenir obligaciones y derechos que

establece la ley.

Su lugar de resguardo se encuentra en el archivo Central.

El Archivo Central comprende toda la documentacin transferida por las

distintas oficinas productoras (archivos de gestin). El periodo de

conservacin en archivo de central es denominado precaucional; el

tiempo que permanecer resguardado depender de los valores

primarios de los documentos.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de

Gestin Documental (PGD):

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final

Fase Inactiva

Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin;

estos pueden ser:

Muestreo, Baja documental, Transferencia, y Traslado al archivo

histrico.

En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la

dependencia o institucin y adquiere un valor de uso social en el que

cualquier individuo podr consultarlo y utilizarlo como una fuente de

informacin de investigaciones futuras, publicaciones de artculos, entre

otros.

El lugar de resguardo en esta fase se encuentra en el archivo histrico,

el Archivo Histrico recibe las transferencias del Archivo de Central,

cuando sus vigencias fueron cumplidas. Esta documentacin se

conservar y preservar permanente si al menos tiene un valor

secundario (evidencial, testimonial o informativo).

En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su

guarda permanente en el archivo histrico o su baja documental.

La valoracin secundaria consiste en la identificacin y aplicacin de los

usos que los documentos tendrn para la investigacin cientfica y social

en todos sus campos, as como su utilidad como fuentes de informacin

de carcter nico o permanente.

Los valores secundarios son:

Evidencial: Es el valor que revela el origen, organizacin y desarrollo

de la institucin.

Testimonial: Refleja la evolucin y los cambios ms importantes desde

el punto de vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos,

procedimientos, decretos, leyes)

Informativo: La documentacin histrica por lo regular posee valores

informativos en tanto revelan fenmenos particulares de las

instituciones.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de

Gestin Documental (PGD):

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final.

13. ASPECTOS IMPORTANTES DE LOS ACUERDOS

03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

Acuerdo 03, de marzo 15 de 2013.

Los aspectos relacionados con la valoracin y la disposicin final de los

documentos, ser responsabilidad del Comit Evaluador de Documentos

del AGN. El comit evaluador estar conformado por varios funcionarios,

encabezados por el Director del AGN. Este comit se reunir una vez al

mes o de forma extraordinaria en situaciones que lo ameriten.

Las funciones del comit evaluador sern:

Servir como rgano asesor en la evaluacin de las TRD y TVD

Sugerir o emitir conceptos en lo referente a valoracin, conservacin,

transferencia y disposicin final de los documentos.

Presentar informes peridicos de las actividades realizadas.

Acuerdos 04, de marzo 15 de 2013.

Todas las entidades del estado, en cualquier nivel, departamental, distrital,

municipal, etc. Estn obligados a elaborar TRD y TVD siguiendo los

procesos exigidos por el AGN. Estas TRD y TVD se aplicaran a los

documentos fsicos y electrnicos, sin excepcin. La elaboracin de las

TRD y TVD estar a cargo de profesionales de las distintas areas

competentes (archivistas, historiadores, abogados, etc.)

Las TRD y TVD deben cumplir con todos los procesos exigidos por el AGN,

estos procesos son:

1. Elaboracin

2. Aprobacin

3. Presentacin

4. Convalidacin

5. Ajustes

6. Publicacin

7. Implementacin

8. Actualizacin

Acuerdos 05, de marzo 15 de 2013.

Los aspectos ms importantes de este acuerdo son los que tratan sobre el

proceso de Organizacin Documental. Establece que todas las entidades del

estado estn obligadas a realizar el proceso de Organizacin Documental, de

acuerdo a las tres fases que lo componen y que son: Clasificacin, Ordenacin

y Descripcin documental.

Las actividades correspondientes a la Clasificacin, Ordenacin y Descripcin

documental, deben estar fundamentadas en la informacin que soportan los

instrumentos archivsticos, como son las Tablas de Retencin Documental

(TRD), las Tablas de Valoracin Documental (TVD), los Cuadros de

Clasificacin Documental (CCD) y los Bancos Terminolgicos (BT).

El incumplimiento de los procesos y normas establecidas por el Archivo

General de la Nacin, acarrear sanciones estipuladas por ley.

BIBLIOGRAFA

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Imagen tomada de: http://www.matematica.ues.edu.sv/escuela/?p=1456