manual per a identificar sistemes de ......projecte, per la qual cosa es pot utilitzar com a base de...
TRANSCRIPT
MANUAL PER A IDENTIFICAR SISTEMES DE SIMPLIFICACIÓ DE COSTOS EN OPERACIONS DE GARANTIA JUVENIL
03/11/2015
AREA D’OCUPACIÓ JUVENIL
2
Índex de continguts
1. Antecedents ................................................................................................................................. 3
2. Objectiu del document ................................................................................................................. 4
3. Com identificar els sistemes de simplificació................................................................................ 4
Annex 1: Model de taula per quantificar el cost del projecte ............................................................ 14
Annex 2: Exemples d'opcions de costos simplificats ....................................................................... 15
Possibilitat 1: Barems estàndard de costos unitaris – mòduls ........................................... 15
Possibilitat 2: Sumes globals - Imports a tant alçat (art. 67.1.c del RG) ...................... 16
Possibilitat 3: Finançament a tipus fix (art. 67.1.d del RG) .................................................. 17
Opció 1: Finançament a tipus fix de costos indirectes (art. 68.1.b del RG) ................................... 18
Opció 2: Finançament a tipus fix ................................................................................................... 19
3
COM IDENTIFICAR SISTEMES DE SIMPLIFICACIÓ DE COSTOS EN
OPERACIONS DE GARANTIA JUVENIL
1. Antecedents
Quan utilitzem costos simplificats en subvencions, els costos subvencionables es calculen
segons un mètode predefinit, basat en els productes, els resultats o bé, altres costos.
D’aquesta manera, no cal rastrejar els documents justificatius de cada euro de despesa
cofinançada i s’alleugereix considerablement la càrrega administrativa.
A la vegada, el sistema de costos simplificats contribueix a un us més correcte dels fons
comunitaris, doncs s’ha comprovat que es redueix el percentatge d’error detectat en les
successives auditories.
Especialment, es recomana la utilització de costos simplificats:
−quan els costos reals són difícils de verificar i demostrar (per exemple, quan s’han de
verificar molts justificants d’imports petits que a més tenen poc impacte en el resultat previst
del projecte)
−quan es disposi de dades fiables sobre l’execució financera i quantitativa de les operacions
−quan existeixi risc de que els documents comptables no es conservin degudament (en cas,
per exemple, d’agrupacions o entitats amb una estructura administrativa molt petita)
És important tenir en compte que l’implementació de costos simplificats en
operacions cofinançades pel Programa Operatiu d’Ocupació Juvenil 2014 – 2020 és
obligatòria per atorgaments inferiors a 50.000 euros, i recomanable en atorgaments
iguals o superiors a 50.000 euros.
4
2. Objectiu del document
Mitjançant aquest document es volen donar orientacions sobre com identificar sistemes de
simplificació de costos a implementar en projectes cofinançats pel Programa Operatiu
d’Ocupació Juvenil 2014 – 2020, en el marc de la convocatòria de Projectes Singulars.
Primer es donaran indicacions de com identificar el sistema de costos simplificats a aplicar
en el vostre projecte.
Seguidament, es donen orientacions de com determinar els valors econòmics.
Finalment, a l’annex 2 del document, trobareu uns exemples il·lustratius sobre els sistemes
de simplificació de costes.
3. Com identificar els sistemes de simplificació
Per tal d’identificar els sistemes de simplificació, us suggerim un procés a seguir que us
podrà ajudar.
Pas 1: Anàlisi del projecte que es vol realitzar
Tot i conèixer perfectament el projecte que voleu realitzar, cal fer un anàlisi des de la
perspectiva dels costos que es generaran durant la seva execució.
• Pot ser que el projecte contingui actuacions diferenciades amb costos específics per
tipologia d’actuació. En aquest cas, es pot proposar un tipus de sistema de simplificació de
costos per actuació. (Ex: Orientació, Formació...)
• També es pot donar el cas que, tot i tenir diferents actuacions, els costos vinculats a la
seva execució son comuns a totes elles (per exemple, un determinat cost de personal
directament vinculat al projecte). En aquest cas, pot ser serà més convenient fer la proposta
per categoria de despeses. (Despeses directes de personal, altres despeses directes, i
despeses indirectes,...)
5
CAS PRÀCTIC: Un projecte presentat per una entitat vinculada al mon de l’esport: l’objecte
és donar a conèixer entre les persones beneficiàries de la garantia juvenil les actuacions
que es poden realitzar en aquest àmbit professional i dotar als i les joves de l’orientació i
formació adequada. El projecte consta de tres tipus d’actuacions.
a.orientació: assessorament i donar a conèixer aquest àmbit professional,...
b.formació: en monitors/es, entrenadors/es, ...
c.pràctiques en instal·lacions esportives
Després de fer el corresponent anàlisi, optem per un sistema de costos per actuació
(Orientació, formació i practiques)
Pas 2: Identificació de la categoria de despeses
Un cop feta l’anàlisi, identificarem els costos i els classificarem en despeses directes i
despeses indirectes.
A títol orientatiu, es facilita una descripció de cadascuna d’aquestes categories:
−Despeses directes: aquelles que estan directament relacionades amb una activitat
específica de l'entitat i el nexe dels quals amb aquesta activitat específica pot demostrar-se
(dins de les despeses directes, es troben les despeses directes de personal).
L'element més comú i característic de les despeses directes és la seva associació
indubtable i identificable amb el producte o servei objecte de l'operació. Això suposa que la
identificació directa entre la despesa i el seu resultat ha de poder fer-se per mitjà d'una
simple observació, o d'una forma tècnica inequívoca.
Un exemple de despeses directes pot ser personal orientador o formador, material didàctic,
mitjans, assegurances dels alumnes, etc...
−Despeses indirectes: aquestes es caracteritzen perquè no poden ser vinculades de manera
inequívoca al resultat d'un únic servei o a un sol producte.
En no ser possible establir d'una forma indubtable quina quantitat del cost és atribuïble a un
objectiu determinat, els costos indirectes només poden ser repartits als resultats que els
causen mitjançant l'ús d'un mètode de distribució que atengui a criteris lògics i no mètrics.
Un exemple de despeses indirectes pot ser despeses d'administració (personal i material),
despeses de manteniment, despeses de subministraments (llum, aigua i telefonia)
6
CAS PRÀCTIC: seguint amb el nostre exemple, identifiquem les despeses:
−personal directe orientador: realitza la tutorització i orientació durant tot el projecte
−despeses de cursos formació
−despeses de les pràctiques
−despeses d’informació i difusió
−despeses de coordinació administrativa i direcció del projecte, subministraments (telèfon,
llum, aigua, TIC....), manteniment....
I les classifiquem en directes i indirectes a cada actuació:
ACCIONS CONTINGUTS DE LES
ACCIONS DESPESES ASSOCIADES
CLASSIFICACIÓ DE LA DESPESA
AC
TUA
CIÓ
OR
IEN
TAC
IÓ
ORIENTACIÓ
SESSIONS INFORMATIVES
DESPESES DE REALITZACIÓ DE LES SESSIONS I LA PUBLICITAT
ALTRES DESPESES DIRECTES
PUBLICITAT RADIO - PRENSA
TRIPTICS INFORMATIUS
ATENCIÓ I AVALUACIÓ INICIAL DE LA
PERSONA JOVE DESPESES DE PERSONAL ORIENTADOR
DESPESES DIRECTES DE PERSONAL
ORIENTACIÓ DINS DELS OBJECTIUS DEL
PROGRAMA DESPESES ASSEGURANCES DELS PARTICIPANTS -DESPESES DE MATERIAL -DESPESES DE LES VISITES ORGANITZADES
A ENTITATS ESPORTIVES
ALTRES DESPESES DIRECTES
SEGUIMENT DEL JOVE AL LLARG DEL PROGRAMA
SUPORT A LA INSERCIÓ LABORAL
GESTIO I SUPORT DE L'ACCIÓ
DESPESES DE SUPORT ADMINISTRATIU - DE DIRECCIO DE PROJECTE -
SUMINISTRAMENTS
DESPESES INDIRECTES
7
ACCIONS CONTINGUTS DE LES
ACCIONS DESPESES ASSOCIADES
CLASSIFICACIÓ DE LA DESPESA
AC
TUA
CIÓ
FO
RM
AC
IÓ
FORMACIÓ DELS JOVES
SEGONS ORIENTACIÓ REALITZADA
SESSIONS FORMATIVES PRESENCIALS
DESPESES PERSONAL FORMADOR
DESPESES DIRECTES DE PERSONAL
ASSEGURANCES
ALTRES DESPESES DIRECTES MATERIAL DOCENT - EQUIPS I INSTAL·LACIONS
PER EXERCIR LA FORMACIÓ
DESPESES DE SUPORT ADMINISTRATIU - DE
DIRECCIO DE LA FORMACIÓ DESPESES INDIRECTES
SUMINISTRAMENTS
SESSIONS FORMATIVES A DISTÀNCIA
DESPESES PERSONAL FORMADOR
DESPESES DIRECTES DE PERSONAL
MITJANS TECNOLÒGICS ALTRES DESPESES DIRECTES
ACCIONS CONTINGUTS DE LES
ACCIONS DESPESES ASSOCIADES
CLASSIFICACIÓ DE LA DESPESA
AC
TUA
CIÓ
PR
ÀC
TIQ
UES
CONTRACTE LABORAL
CONTRACTACIÓ PARTICIPANT
DESPESES PERSONAL CONTRACTAT - SALARIS -
SEG.SOCIAL CÀRREC EMPRESA
DESPESES DIRECTES DE PERSONAL
8
Pas 3: Identificació de l’opció de costos simplificats i determinació del valor (import )
a aplicar:
En aquest punt haurem de determinar quins sistemes de simplificació de costos podem
implementar de les tres opcions:
•finançament a tipus fix
•costos unitaris (mòduls)
•sumes globals (tant alçat)
Finançament a tipus fix: aquest sistema equival a l’aplicació d’un percentatge predefinit a
una o vàries categories de costos, per tal de determinar l’import a imputar de les altres
categories de costos. L’opció de TANT FIX permet simplificar la imputació de determinades
despeses, calculant-la sobre altres despeses fàcilment identificables. En els programes de
garantia juvenil, els professionals que acompanya la persona jove acostuma a ser el pilar del
projecte, per la qual cosa es pot utilitzar com a base de càlcul del tant fix per a les altres
despeses
Costos unitaris: els costos unitaris o mòduls representen tots o una part dels costos
elegibles del projecte a través de la multiplicació d’unitats quantificables, productes o
resultats, per un valor establert a priori. L’opció de COSTOS UNITARIS es recomanable
quan tenim molts justificants, de petits imports, difícils d’acreditar o conservar. Cal justificar
com s’ha determinat el valor del cost unitari
Sumes globals (tant alçat): en aquest cas, tots els costos elegibles o part dels costos
elegibles del projecte són calculats sobre la base d’una suma (import) global predeterminada
i que no superi els 100.000 euros, d’acord amb uns criteris d’execució de les activitats i a
l’obtenció d’uns resultats. La subvenció només es paga si els criteris d’execució i els
resultats han estat executats en la seva totalitat. Sinó, no es paga res.
9
Un cop identificats els sistemes de simplificació de costos més adequats, entre els tres
abans indicats, determinarem el valor (imports) a aplicar.
A. La primera opció és valorar si els imports de les opcions de costos simplificats ja
determinades pel SOC s’ajusten al vostre projecte. Per tal que siguin aplicables, l’actuació
a realitzar ha de ser similar. Per tal de comprovar-ho mirarem si les categories de despeses
associades al nostre projecte són similars a les previstes en les determinades pel SOC. Si
us sembla que son aplicables, jo teniu sistema de simplificació determinat.
Tot seguit us les detallem els sistemes que ja estan determinats i acceptats en simplificació
de costos en el SOC, amb el detall de les despeses associades per a cadascun d’ells:
Opció finançament a tipus fix per imputar despeses indirectes:
Opció finançament a tipus fix per imputar altres despeses del projecte/actuació
(directes i indirectes):
Tipus
d’actuació
Categoria despesa
base càlcul tan fix
Categoria despesa que
s’imputa mitjançant el tant fix
Tan fix Costos a
acreditar
Orientació Despeses directes del
personal orientador
Altres despeses directes:
materials, assegurances de les
persones destinatàries, visites,
desplaçaments a diferents tipus
d’experiències professionals,
accions de difusió i sensibilització
Despeses indirectes:
subministraments, personal
administratiu, de suport i direcció.
Altres despeses indirectes
25%
Despeses
directes
de
personal
Tipus
d’actuació
Categoria despesa
base càlcul tan fix
Categoria despesa que
s’imputa mitjançant el tant
fix
Tan fix Costos a
acreditar
Qualsevol Despeses directes de
personal
Despeses indirectes 15% Despeses
directes de
personal
Formació
professional
Despeses directes Despeses indirectes 10% Totes les
despeses
directes
10
Opció barems costos unitaris:
Tipus
d’actuació
Mètode de
càlcul
Cost unitari Acreditació de l’assoliment del
mòdul
contractació
laboral/conve
ni pràctiques
no laborals
Temps (mesos)
de contracte x
cost unitari de
treball
Equivalent al salari
mínim
interprofessional
(SMI) publicat al
BOE, ajustat a la
durada de la jornada
Acreditació de que les persones
contractades tenen la condició de
persones destinatàries de l’actuació
Existència d’un programa per la
realització de les pràctiques
Inici contracte/fi contracte per
acreditar el temps de contractació
B. Si cap d’aquests valors predeterminats és aplicable, passarem a quantificar l’’import que s’ajusti al nostre projecte.
1. OPCIÓ TANT FIX: tan fix per imputar altres despeses del projecte o operació (directes
diferents de les de personal i indirectes), calculat sobre les despeses directes de
personal: màxim 40% (art. 14.2 R(UE) 1304/2013).
Per tal de determinar el tan fix, caldrà fer un anàlisi no exhaustiu del cost de l’execució del
projecte o actuació sobre el qual es vol aplicar el tant fix, identificant de manera separada:
• despeses directes de personal
• altres despeses directes
• despeses indirectes
Aquest anàlisi caldrà documentar-lo: a l’annex 1 us facilitem un model de taula per
quantificar el valor.
2. OPCIÓ COSTOS UNITARIS/MÒDULS: Els costos unitaris, o mòduls, poden ser de dos
tipus:
− de producte: es determina el cost de l’obtenció del producte (per exemple, el cost de
formació per alumne) i sobre una previsió (10 alumnes), és calcula l’import previst. Al
finalitzar l’execució del projecte, s’ajusta l’import en base a les unitats producte realitzades
(alumnes que hagin fet la formació: per exemple, si 9 finalitzen i 1 abandona, es pagarà per
9 alumnes)
11
− de procés: en aquest cas, es modula el cost de realització del procés: seguint amb
l’exemple anterior, no quantificarem el cost per alumne, sinó el cost de realitzar la formació
(procés). Per exemple, s’estableix un cost per hora de formació. La previsió d’hores de
formació per assolir l’objectiu ens donarà l’import previst. Al finalitzar l’execució del projecte,
s’ajustarà l’import en funció de les hores realitzades.
La determinació del valor del cost unitari també caldrà documentar-la i adjuntar-la amb la
sol·licitud
Seguint amb el nostre exemple:
POSSIBLES SISTEMES DE SIMPLIFICACIÓ VALOR REQUISITS
AC
TUA
CIÓ
OR
IEN
TAC
IÓ
PREDETERMINAT PEL SOC
TANT ALÇAT CALCULAT SOBRE LES DESPESES DIRECTES DE
PERSONAL PER IMPUTAR LES DESPESES INDIRECTES
15%
NO S’INCLOUEN ALTRES DESPESES DIRECTES
DIFERENTS DE LES DE PERSONAL
PREDETERMINAT PEL SOC
TANT FIX CALCULAT SOBRE LES DESPESES DIRECTES DE
PERSONAL, PER IMPUTAR ALTRES DESPESES DIRECTES I DESPESES
INDIRECTES
25%
ARGUMENTAR LA SIMILITUD DE L’OPERACIÓ.
NO CAL PRESENTAR RES MÉS
TANT FIX
APLICACIO TANT FIX RESPECTE DESPESES DIRECTES DE
PERSONAL PEL CÀLCUL DE LA RESTA DE DESPESES DE
L'ACTUACIÓ
VALOR A DETERMINAR
MAX. 40%
HA D’EXISTIR EVIDÈNCIA DOCUMENTADA QUE
EFECTIVAMENT EXISTEIXEN ALTRES DESPESES
DIRECTES, A MÉS DE LES INDIRECTES.
CAL DOCUMENTAR EL CÀLCUL DEL VALOR DEL
TANT FIX
COSTOS UNITARIS/MÒDULS
IDENTIFICAR UNITATS FÍSIQUES SOBRE LES QUE APLICAR EL
MÒDUL
PER EXEMPLE:
COST/HORA ORIENTACIÓ/
PERSONA JOVE
CAL QUE L'ENTITAT TINGUI DADES HISTÒRIQUES O DE REFERÈNCIA SUFICIENTS
PER DETERMINAR EL VALOR DEL MÒDUL.
CAL DOCUMENTAR EL
CÀLCUL
12
CONTINGUTS DE LES ACCIONS
SISTEMA DE SIMPLIFICACIÓ VALORS REQUISITS
AC
TUA
CIÓ
FO
RM
AC
IÓ
SESSIONS
FORMATIV
ES
PRESENCIA
LS
PREDETERMINAT PEL SOC
TANT ALÇAT CALCULAT SOBRE
LES DESPESES DIRECTES DE
PERSONAL PER IMPUTAR LES
DESPESES INDIRECTES
15%
NO S’INCLOUEN ALTRES DESPESES DIRECTES
DIFERENTS DE LES DE PERSONAL
PREDETERMINAT PEL SOC
APLICACIO TANT FIX CALCULAT
SOBRE TOTES LES DESPESES
DIRECTES PER IMPUTAR DE LES
INDIRECTES
10%
LES DESPESSES DIRECTES SON CLARAMENT IDENTIFICABLES I
CUANTIFICABLES I LES INDIRECTES SUPOSEN UN ESFORÇ ADMINISTRATIU
CONSIDERABLE
TANT FIX
APLICACIO TANT FIX RESPECTE
DESPESES DIRECTES DE
PERSONAL PEL CÀLCUL DE LA
RESTA DE DESPESES DE L'ACTUACIÓ
VALOR A DETERMINAR
MAX. 40%
LES DESPESSES DIRECTES DE PERSONAL SUPOSEN EL COST MES ELEVAT DE
L'ACCIÓ RESPECTE DE LA RESTA DE DESPESES
CAL DOCUMENTAR EL CÀLCUL DEL VALOR DEL
TANT FIX
SESSIONS FORMATIV
ES A DISTÀNCIA
COSTOS UNITARIS
OPCIO DE BAREMS
ESTANDAR - MODULS -
PER EXEMPLE: COST/HORA
FORMACIÓ/PERSONA JOVE
S'UTILITZEN MODULS NORMATIVAMENT ESTABLERTS PER LA
FORMACIÓ A DISTÀNCIA
SISTEMA DE SIMPLIFICACIÓ VALOR REQUISITS
AC
TUA
CIÓ
PR
AC
TIQ
UES
PREDETERMINAT PEL SOC
EQUIVALENT AL SALARI MÍNIM
INTERPROFESSIONAL (SMI) PUBLICAT AL BOE, AJUSTAT A LA JORNADA
DE TREBALL
ARGUMENTAR LA SIMILITUD DE L’OPERACIÓ.
NO CAL PRESENTAR RES MÉS
COST UNITARI/ MOULS
IDENTIFICAR UNITATS FÍSIQUES SOBRE LES QUE
APLICAR EL MÒDUL
PER EXEMPLE, PERSONA FISICA EN PRÀCTIQUES x
IMPORT DETERMINAT SOBRE DADES HISTÒRIQUES
CAL QUE L'ENTITAT TINGUI DADES HISTÒRIQUES O DE REFERÈNCIA SUFICIENTS
PER DETERMINAR EL VALOR DEL MÒDUL.
CAL DOCUMENTAR EL
CÀLCUL
13
3. SUMES GLOBALS (TANT ALÇAT): L’opció de SUMES GLOBALS s’utilitzarà per
actuacions en les quals l’aportació de la subvenció no superi els 100.000 euros. Es
recomana, per tant, per actuacions o línies d’actuació d’imports petits. Tenir en compte que
la suma global és una opció de TOT o RES!!, de manera que és recomanable aplicar-la
quan són actuacions que o s’executen totalment, o no s’executen.
Per exemple:
L’entitat beneficiària petita vol organitzar un seminari local. Donada la dimensió de l’actuació
(poc cost econòmic), la diversitat de despeses de poc cost (lloguer de la sala municipal,
cadires, enllumenat, megafonia...begudes pels ponents, edició de tríptics fotocopiats...), el
tipus d’entitat (no porta una comptabilitat analítica ni està dotada d’una estructura
administrativa potent) es planteja l’opció de presentar una suma global. L’entitat beneficiària
presenta un pressupost detallat i les condicions d’execució, i l’administració accepta un cost
de 7.500 euros. Quan es verifica que lel seminari s’ha realitzat segons s’havia pactat, es
paguen els 7.500 euros. Si no es realitza, o bé no es fa segons els termes pactats, no es
paga res.
Mètodes de càlcul dels costos unitaris i sumes globals:
Tan pel que fa als costos unitaris com a les sumes globals, per a la determinació dels valors
econòmics, caldrà fer una valoració ex-ante, a partir d’un mètode just, equitatiu i verificable,
que caldrà acreditar amb la sol·licitud de subvenció. Aquest mètode es pot basar en:
− dades estadístiques i altra informació objectiva
− dades històriques verificables
− aplicació de les pràctiques habituals de comptabilitat de costos
A l’annex 1. trobareu un model per tal de quantificar el cost del projecte (si hi ha diferents
accions, n’haureu d’elaborar un per cadascuna d’elles: per exemple, un per orientació i un
per formació), que us pot servir per acreditar el valor proposat.
14
Annex 1: Model de taula per quantificar el cost del projecte
15
Annex 2: Exemples d'opcions de costos simplificats
Nota: Aquest exemple té com a objectiu explicar els principals punts de la aplicació i només es dona a títol il·lustratiu i no constitueixen un requisit o recomanació per operacións similars.
Aquest annex conté l'exemple d'una subvenció a un beneficiari que pretén organitzar un seminari per a 50 participants per presentar nous instruments d'execució. El personal dedica temps a la planificació i a l'organització de l'esdeveniment, es lloga una sala, alguns ponents vénen de l'estranger, i les actes del seminari hauran de publicar-se. També h i ha costos indirectes relacionats amb el personal (costos de comptabilitat, director, etc.) i electricitat, factures de telèfon, suport informàtic, etc.
El projecte de pressupost en 'costos reals' és el següent, i la seva forma serà igual per a totes les possibilitats i opcions de manera que les diferències puguin veure's amb major claredat:
Les diferents formes en les quals es tractaria aquest projecte, en funció de l'opció de cost simplificat que es triï, es descriuen a continuació.
Possibilitat 1: Barems estàndard de costos unitaris – mòduls Principi: la totalitat o part de la despesa subvencionable es calcula sobre la base de les activitats quantificades, execució o resultats multiplicats per un cost unitari definit prèviament.
Per al seminari, es podria fixar un cost unitari de 1.000 euros per persona que assisteix al seminari (sobre la base d'un dels mètodes de càlcul de l'article 67.5 del RG).
El projecte de pressupost seria:
Nombre màxim de persones assistents al seminari = 50
Cost unitari /persona que assisteix al seminari =1.000 euros
Cost total subvencionables =50 x 1.000 euros =50.000 euros
Costos indirectes totals 5.000
Costos indirectes de personal Electricitat, telèfon, etc.
4.000 1.000
Costos directes totals 45.000
Costos directes de personal 30.000
Costos de lloguer 4.000
Costos de viatge 5.000
Menjars 1.000
Informació / Publicitat 5.000
16
Si assisteixen 48 persones al seminari, el cost subvencionable és:
48 x 1.000 euros = 48.000 euros
Pista d'auditoria:
• la metodologia utilitzada per determinar el valor del barem estàndard de cost unitari ha de justificar-se documentalment i guardar-se;
• el document que estableix les condicions d'ajut necessita ser clar sobre el barem estàndard de cost unitari- mòduls si i els factors que originin el pagament;
• justificació d'assistència al seminari (fulls d'assistència).
Nota: En aquest cas, la subvencionalitat dels participants no ha de verificar-se. Ara bé, sempre que els participants previstos hagin de complir amb un perfil determinat, la seva subvencionalitat si s'haurà de verificar.
Possibilitat 2: Sumes globals - Imports a tant alçat (art. 67.1.c del RG) Principi: la totalitat o part de la despesa subvencionable d'una operació és reemborsada sobre la base d'una única quantitat preestablerta, d'acord amb els termes de l'acord prèviament definits sobre les activitats i/o execució (corresponents a 1 unitat). S'abona la subvenció si es compleixen els termes preestablerts de l'acord sobre activitats i/o execució.
Es podria establir un import a tant alçat de 50.000 euros per a l'organització del seminari (independentment del nombre de participants) per presentar nous instruments d'execució, calculat sobre la base dels mètodes de càlcul previstos a l'article 67.5 del RG.
El projecte de pressupost seria:
Objectiu de l'import a tant alçat = organitzar un seminari per presentar nous instruments d'execució
Cost total subvencionable =50.000 euros
Si s'organitza el seminari i es presenten nous instruments d'execució (objectiu del seminari), l'import a tant alçat de 50.000 euros és subvencionable. Si el seminari, per qualsevol motiu, no s'organitza o no es presenten nous instruments d'execució, no es paga res.
17
Pista d'auditoria:
• la metodologia utilitzada per determinar el valor de l'import a tant alçat ha de justificar-se documentalment i guardar-se; • el document que estableix les condicions d'ajut ha de ser clar sobre els imports a tant alçat i els factors que originin el pagament; • la justificació de la realització del seminari i e l seu contingut és necessària (articles de premsa, invitació i programa, fotos...).
Possibilitat 3: Finançament a tipus fix (art. 67.1.d del RG)
Nota: els imports que resulten dels càlculs s'arrodoneixen artificialment.
Principi general: determinades categories de costos subvencionables que hi ha clarament identificades prèviament es calculen aplicant un percentatge establert prèviament a una o diverses categories de costos subvencionables.
En comparar els sistemes de finançament a tipus fix, sempre es comparen tots els elements del mètode i no sol els tipus:
• les categories de costos subvencionables sobre la base del qual el tipus s'aplicarà per calcular els imports subvencionables;
• el propi tipus fix;
• les categories de costos subvencionables calculades amb el tipus fix;
• en el seu cas, les categories de costos subvencionables a què no s'aplica el tipus fix i que no es calculen amb el tipus fix.
18
Opció 1: Finançament a tipus fix de costos indirectes (art. 68.1.b del RG)
L’entitat pot decidir optar pel sistema de tipus fix de l'article 68.1.b del RG: el tipus fix del 15% per calcular costos indirectes és aplicable únicament als costos directes de personal. No serà necessari justificar aquest tipus del 15% ja que s'especifica al reglament.
Categories de costos subvencionables sobre la
base de les quals s’ aplicarà el tipus per
calcular els imports subvencionables (tipus 1)
Costos directes de personal = 30.000 euros
Tipus fix 15% (no es necessita justificació)
Categories de costos subvencionables que es
calcularan amb el tipus fix (tipus 2)
Costos indirectes (calculats)= 15% de costos directes = 15% x 30.000 euros =4.500 euros
Categories de costos subvencionables als
quals el tipus no s'aplica i no es calculen amb
el tipus fix (tipus 3)
Altres costos directes (costos de lloguer, costos de viatge, menjars, informació, publicitat) = 15.000 euros
Costos subvencionables totals = costos directes de personal + costos indirectes calculats + altres costos directes =30.000 + 4.500 + 15.000 =49.500 euros
El projecte de pressupost adopta la següent forma:
(Calculat)
Altres Costos directes (tipus 3):
Costos de lloguer
4.000
Costos de viatge 5.000 Menjars 1.000 Informació / Publicitat 5.000
Costes directes de personal (tipus 1)
�30.000
Costes indirectes (tipus 2) = 15% dels costos
directes de personal � 4.500
Costos subvencionables totals = 49.500
(Generalment basat en costos reals)
19
Pista d'auditoria:
Categories de costos subvencionables sobre la base de les quals el tipus s’aplica per calcular els imports subvencionables
Costos directes de personal: -definició clara del que són despeses directes de personal; -justificació dels costos salarials (nòmines, fulls de registre horaris en el seu cas, convenis col·lectius per justificar prestacions en espècie, en el seu cas, factura detallada de proveïdor extern)
Tipus fix És necessari fer referència a l'article 68.1.b del RG en el document que estableix les condicions d'ajut.
Categories de costos
subvencionables que es calcularan amb el tipus fix
No es necessita justificació.
Categories de costos
subvencionables als que no s'aplica el tipus i no es calculen amb el tipus fix
Altres costos directes, com a: costos de lloguer, costos de desplaçaments, menjars, informació i publicitat, s'han de justificar amb les corresponents factures i, en cas necessari, amb la justificació de la prestació del servei.
Opció 2: Finançament a tipus fix
L’entitat pot decidir optar pel sistema de tipus fix de l'article 14.2 del FSE: el tipus fix del 40% és aplicable únicament als costos directes de personal per calcular tots els altres costos de l'operació. No és necessari justificar aquest tipus del 40% taxa ja que s'especifica en el reglament (*).
Categories de costos subvencionables sobre la base de les quals el tipus s'aplicarà per calcular els imports subvencionables (tipus 1)
Costos directes de personal = 30.000 euros
Tipus fix 40% (no es necessita justificació)
Categories de costos subvencionables que es calcularan
amb el tipus fix (tipus 2) Tots els altres costos = 40% dels costos directes de personal = 40% x 30.000 euros = 12.000 euros
Categories de costos subvencionables als quals no es
aplica el tipus i no es calculen amb el tipus fix (tipus 3)
No és rellevant
Costos subvencionables totals = costos directes de personal + tots els altres costos calculats =30.000 euros + 12.000 euros = 42.000 euros
20
El projecte de pressupost adopta la següent forma:
(Generalment basat en costos reals)
Pista d'auditoria:
Categories de costos subvencionables sobre la base
de les quals el tipus s'aplicarà
per calcular els imports
subvencionables
Costos directes de personal:
- definició clara del que són despeses directes de personal; - justificació dels costos salarials (nòmines, fulls horaris en el
seu cas, convenis col·lectius per justificar retribucions en espècie, en el seu cas, factura detallada del proveïdor extern)
Tipus fix Es necessita fer referència a l'article 14.2 del FSE al document que estableix les condicions d'ajut.
Categories de costos subvencionables que es calcularan amb el tipus fix
No s'exigeix justificació.
(*) Es necessitaria una justificació si el tipus fos superior al 40%. Tanmateix, un tipus superior al 40% només podria
utilitzar-se en un altre marc diferent de l'article 14.2 del
Costos directes de personal (tipus 1)
�30.000
Tots els altres costos (tipus 2) = 40%
dels costos directes de personal
Costos subvencionables totals = 42.000