manual de procedimientos - sicad.sonora.gob.mxsicad.sonora.gob.mx/archivos/temps/192.pdf ·...
TRANSCRIPT
Manual de
Procedimientos
Dirección General de Auditoría Gubernamental
agosto 2012
Docu
men
to o
bsolet
o
Manual de
Procedimientos
Dirección General de
Auditoría Gubernamental
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-1625/2012 de fecha 17/08/2012”.
C.P. Carlos Tapia Astiazarán
Secretario de la Contraloría GeneralDirectora General de Auditoría
Gubernamental
Secretario de la Contraloría General
Docu
men
to o
bsolet
o
ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
Docu
men
to o
bsolet
o
Introducción
El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y
mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
realizadas por la Dirección General de Auditoría Gubernamental, cuidando que éstas atiendan a la
misión del Gobierno Estatal.
El Manual generado en esta Dirección General, contempla la Red de Procesos de esta Unidad
Administrativa, la Lista Maestra de Documentos, el Registro Histórico de Cambios, así como los
procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo.
Es importante señalar que este documento se deberá actualizar en la medida que presente
modificaciones en su contenido, ya sea en la normatividad establecida, en la estructura org ánica o
en algún otro aspecto que influya en su operatividad.
Para la elaboración del presente documento participaron las distintas áreas de esta Unidad
Administrativa y la Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad
1
Docu
men
to o
bsolet
o
Objetivo del Manual
El presente Manual tiene como objetivo equipar al personal que labora en esta Direcci ón
General, de una base documental para que conozcan la manera de llevar a cabo su trabajo,
buscando la consistencia en la operación y generando los medios para la mejora.
2
Docu
men
to o
bsolet
o
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSSecretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
19/08/2012
06-DAG-RP/Rev.00
Hoja 1 de 1
5.1 C 04 01 Evaluación de la
Gestión de los Entes
Públicos
Operativo Director General de
Auditoría
Gubernamental
Un mejor
desempeño en el
ejercicio de la
gestión de los entes
públicos
01 Realizar Auditorías
Gubernamentales
- Informes de Auditoría
- Denuncias
1. Proporción de auditorías
realizadas
2. No. de informes con hasta 50
obs. y hasta 40 dias / No. de
informes con hasta 50 obs.
3. No. de informes con más de
50 obs. y entre 41 y 55 dias /
No. de informes con más de 50
obs.
Secretario de la
Contraloría
Dependencias y
Entidades de la APE
1. Tendencia a
disminuir el número
de observaciones
de cuenta pública
5.1 C 04 01 Evaluación de la
Gestión de los Entes
Públicos
Operativo Director General de
Auditoría
Gubernamental
Un mejor
desempeño en el
ejercicio de la
gestión de los entes
públicos
02 Designación, contratación y
evaluación de los Despachos de
Auditoría Externa
- Contrato de prestación de
servicios profesionales.
- Evaluación de los
despachos externos.
1. Proporción de contratos
realizados
2. Proporción de informes
observados
Secretario de la
Contraloría General.
Gobernador del Estado.
Sociedad en General.
1. Tendencia a
disminuir el número
de observaciones
de cuenta pública
5.1 C 04 01 Evaluación de la
Gestión de los Entes
Públicos
Operativo Director General de
Auditoría
Gubernamental
Un mejor
desempeño en el
ejercicio de la
gestión de los entes
públicos
03 Seguimiento a observaciones
determinadas a los entes públicos
en las diversas auditorias
- Actas de solventación.
- Denuncias administrativas
ante la DGRySP.
1. Proporción de seguimientos
realizados.
2. Seguimiento a las
observaciones del ISAF.
Gobernador del Estado.
Secretario de la
Contraloría.
ISAF.
Sociedad en general.
1. Tendencia a
disminuir el número
de observaciones
de cuenta pública
Catálogo de Macroprocesos
03 Modernización de la Función Pública
01 Planeación de la Gestión Interna
02 Vinculación Sociedad-Gobierno para la
Transparencia, Rendición de Cuentas y Combate a
la Corrupción
04 Fiscalización, Control y Evaluación
05 Administración de la Gestión Interna
Catálogo de Facultades
A Control y Desarrollo Administrativo
B Desarrollo Administrativo
C Control Gubernamental
D Participación Social y Vinculación
E Transparencia y Combate a la Corrupción
Elaboró Revisó Validó
Coordinador Interno de
Calidad
Directora General de
Auditoría Gubernamental
Secretario de la
Contraloría General
3
Documento
obsoleto
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar Auditorías Gubernamentales
06-DAG-P01/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Auditoría Gubernamental
19/08/2012
Secretaría de la Contraloría General
Controlar el proceso de realización de Auditorías Gubernamentales a los entes públicos mediante la aplicación de
técnicas, normas y procedimientos de auditoría.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplicable a todas las revisiones que realiza la Dirección General de Auditoría Gubernamental.
II.- ALCANCE
Auditoría Directa: La que se realiza conforme a lo establecido en el programa anual de auditor ía elaborado por la
Dirección General de Auditoría
Gubernamental.Auditoría Especial: La que se realiza fuera de programación por instrucciones del C. Secretario de
la Contraloría General o por requerimiento
externo. Técnicas de Auditoría: Métodos prácticos de investigación y pruebas que el Auditor utiliza para
obtener la información y comprobación
necesaria para poder emitir su opinión profesional.Normas Generales de Auditoría Pública: Requisitos mínimos de
calidad que el Auditor debe observar en el desempeño de sus labores y aún
cuando son de aplicación generalizada para los Contadores Públicos, deben ser observadas por todas las personas
que practiquen la auditoría
pública, independientemente de su profesión.Marco de actuación de los Entes Públicos de la administración
pública estatal: Conjunto de leyes, decretos, reglamentos y disposiciones
administrativas que le son aplicables en su actuación a los servidores públicos de los Entes Públicos de la
Administración Pública Estatal.Entes Públicos de la Administración Pública Estatal: Dependencias.- Las señaladas
como tales en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado
de Sonora y las Unidades Administrativas adscritas directamente al Gobernador del Estado así como el Tribunal de
lo Contencioso
Administrativo, las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje.Entidades.- Los Organismos Descentralizados, las
Empresas de Participación Estatal Mayoritaria, los Fondos, las Sociedades y Asociaciones
Civiles asimiladas a dichas empresas en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora
y Fideicomisos Públicos. Así
como aquellos que se crean con recursos de los Organismos Descentralizados o de las Empresas de Participaci ón
Estatal Mayoritaria. SFP: Secretaría de la Función Pública.PED: Plan Estatal de Desarrollo 2009-2015.PAA:
Programa Anual de Auditorías.
III.- DEFINICIONES
Plan Estatal de Desarrollo 2009-2015.Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado.Ley de Acceso a la Información
Pública del Estado de SonoraManual de Calidad de la Secretar ía de la Contraloría.Marco de actuación de los Entes
Públicos de la Administración Pública Estatal.Manual Interno de Procedimientos de Auditoría.Reglamento Interior de
la Secretaría de la Contraloría General.Procedimiento de Seguimiento a observaciones determinadas a los entes
públicos en las diversas auditorías
(06-DAG-P03).Cédula de Indicadores
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
4
Docu
men
to o
bsolet
o
1.- La realización de auditorías invariablemente deberá llevarse a cabo en apego a las normas, t écnicas y
procedimientos de
auditoría pública.2.- Si durante el desarrollo de la auditoría, el auditor detecta situaciones irregulares que pudieran
derivar en un daño patrimonial
al Estado o a la operatividad del ente auditado, se hará del conocimiento a la Direcci ón General de Auditoría
Gubernamental. 3.- La designación del personal que fungirá como Jefe de Departamento y Supervisor de Área se hará
mediante oficio de comisión.4.- En caso de ser necesario los Jefes de Departamento podrán realizar actividades de
Supervisor de Área y los Subdirectores,
podrán realizar actividades de Jefes de Departamento y Supervisor de Área.5.- La entrega del informe al ente
auditado quedará sujeto a la disponibilidad del tiempo en la firma del oficio de envío por parte
del Director General de Auditoría Gubernamental y/o del Secretario.6.- Para la Elaboración y revisión del informe se
establecieron los siguientes tiempos:No. de observaciones Hasta 50
Mas de 50Elaboración y Revisión 40 días hábiles 55 días hábiles7.-En caso de
existir una auditoría en proceso y llegara a presentarse una denuncia correspondiente al ente auditado, o se
desea ampliar el alcance o rubros de la revisión, se actuará en base al mismo oficio de notificación.8.- El cierre de
las auditorías especiales, estará condicionado a la instrucción verbal del Director General de Auditoría
Gubernamental o del Secretario en virtud de situaciones imprevisibles. 9.- Cuando no se determinen observaciones
en la auditoría, se notificará al ente auditado mediante oficio de resultados, firmado
por el Secretario de la Contraloría General o por el Director General de Auditoría Gubernamental.10.- Podrá existir la
suspensión temporal de la revisión en caso de que exista intervención por parte del Poder Legislativo Estatal
o Federal y Despacho Externo al ente auditado.11.- En caso de requerirse personal de apoyo de otras Unidades
Administrativas de la Secretaría de la Contraloría General, para
realizar auditorías, se habilitará conforme al oficio de comisión. 12.- La realización de las auditorías
gubernamentales se llevará a cabo con una muestra mínima del 30%.13.- En caso de auditoría de apoyo a la SFP,
otras instancias o auditorías especiales, se designará al personal auditor de apoyo
por esta Dirección General. En este caso no se realizan las actividades de este procedimiento, ya que la auditor ía
está a cargo
de la SFP o del Secretario.14.- Por cada Informe de Auditoría (Parcial o Final) se elaborará una Hoja Viajera;
cuando se hubiere dado el caso de emitir un
primer informe parcial, en los subsecuentes o el final, en la hoja viajera correspondiente no es necesario el llenado
de los puntos
1. y 2. de esa auditoría y se utilizará la revisión de la hoja viajera que le corresponda (a partir de la fecha de inicio
de revisión
documental en campo punto 3.)15.- Las auditorías que no deriven un informe de resultados al ente auditado por la
gravedad de las irregularidades determinadas,
turnadas a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial a través de denuncias, se
considerarán como
auditorías realizadas con carácter especial para efectos del cumplimiento de metas y en su caso, podr án no
realizarse las
actividades de este procedimiento. 16.- El desface entre las auditorías programadas y la fecha de inicio podrá ser
de seis meses, sujeto a trabajos especiales o a extensión del alcance determinado originalmente en la auditoría.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DAG-P01-F01/Rev.00 Programa Anual de Auditoría
06-DAG-P01-F02/Rev.00 Informe de Auditoría
06-DAG-P01-I01/Rev.00 Programa Anual de Auditorías
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo06-DAG-P01-A01/Rev.00
5
Docu
men
to o
bsolet
o
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.00 PLANEACION DE LAS AUDITORIAS
1.01 Director General de Auditoría
GubernamentalDirector de
Auditoría
GubernamentalSubdirector
de Auditorías a
DependenciasSubdirector de
Auditorías a
Entidades y Programas
Federales
Elaboran y revisan el PAA de conformidad con
el
instructivo de elaboración del Programa Anual
de
Auditorías.
PAA
1.02 Secretario de la Contraloría
General
Autoriza el PAA y lo turna al Director General
de
Auditoría Gubernamental para su aplicación.
PAA
1.03 Director General de Auditoría
Gubernamental
Instruye al Director de Auditoría
Gubernamental
el inicio de la auditoría. Además, de ser
necesario, seleccionará al Jefe de
Departamento
y/o Supervisor de Área.
1.04 Director de Auditoría
GubernamentalSubdirector
de Auditorías a
DependenciasSubdirector de
Auditorías a
Entidades y Programas
Federales y/o Jefe de
Departamento
Seleccionan al personal que va a realizar la
auditoría y elaboran los oficios de notificación
y
comisión
Oficio de notificación y
comisión
1.05 Subdirector de Auditorías a
DependenciasSubdirector de
Auditorías a
Entidades y Programas
Federales
Entregan los oficios de notificación y comisión
al
responsable de supervisar la auditoría.
1.06 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Firman de recibido el oficio de comisión y
proceden a la realización del estudio preliminar
de los antecedentes de las Dependencias y
Entidades a auditar, incluyendo los aspectos
legales, informes y papeles de trabajo de
auditorías anteriores, en su caso, dictámenes
de Despachos Externos, informes de los
Comisarios Públicos, informes del Instituto
Superior de Auditoría y Fiscalización,
correspondencia girada y recibida, programa
de solventación de observaciones, dejando
evidencia en la hoja viajera.
Acuse en los Oficios comisión
Hoja Viajera
1.07 Preparan el acta de inicio de auditoría, la
solicitud inicial de documentación, y si
procede,
elaboran los cuestionarios de evaluación del
control interno: Organización General,
Recursos
Financieros, Recursos Humanos y/o Recursos
Materiales.
2.00 Desarrollo de la Auditoría.
6
Docu
men
to o
bsolet
o
2.01 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Entregan el oficio de notificación al ente
público
auditado, anexando al mismo la solicitud
inicial
de documentación y recaban acuses de
recibo.
Acuse en el Oficio de
notificación, acuse en
solicitud
inicial.
2.02 Levantan el acta de inicio de auditoría. Acta de Inicio.
2.03 Aplica (cuando procedan) los cuestionarios
evaluatorios de control interno
Cuestionarios de control
interno
2.04 Subdirectores y/o Jefe de
Departamento
Elabora el programa de trabajo, definiendo los
rubros a revisar y lo turnan a quien
corresponda
para su autorización.
Programa de Trabajo
2.05 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Inicia la revisión documental conforme a las
técnicas y procedimientos de auditoría,
programa de trabajo, y la normatividad
referente
a las Dependencias y Entidades. Si se
requiere,
solicitará información adicional, para
continuar
con la auditoría.
2.06 Jefe de Departamento Verifica, cuando menos una vez cada diez días
hábiles de la revisión de que se trate, que el
trabajo del Auditor se realice de acuerdo a lo
establecido en el programa de trabajo, dejando
evidencia en el reporte de tiempo.Esta
verificación se realizará tomando como
base el inicio formal de la auditoria.
Reporte de Tiempo
2.07 Subdirector de Auditorías a
Dependencias y/o
Subdirector de Auditorías a
Entidades y Programas
Federales
Revisan que los Jefes de Departamento
supervisen, cuando menos una vez cada diez
días hábiles en la auditoría de que se trate,
que
el trabajo de los Auditores se realicen de
acuerdo
a lo establecido en el programa de trabajo,
dejando evidencia en el Reporte de Tiempo.
Reporte de Tiempo
2.08 Secretario Notifica por escrito a quién corresponda
cuando
haya necesidad de hacer cambios del personal
Jefe de Departamento y/o Supervisor de Área
durante el desarrollo de la auditoría, ya sea por
incorporación o sustitución.
Oficio de incorporación o
sustitución de Jefe de
Departamento y/o Supervisor
de
Área
2.09 Subdirector de Auditorías a
Dependencias y/o
Subdirector de Auditorías a
Entidades y Programas
Federales y/oJefe de
Departamento y/o
Supervisor de Área
Elabora, en caso de ser necesario, tarjeta
informativa, si durante la revisión se detectan
observaciones relevantes; o en su defecto,
elabora y firma oficio de denuncia.
Tarjeta Informativa Oficio de
Denuncia
2.10 Director de Auditoría
Gubernamental
Revisa la tarjeta informativa antes de ser
entregada al Director General de Auditoría
Gubernamental, para los efectos
procedentes.En caso de Denuncia, firma oficio
y lo turna al
Director General de Auditoría Gubernamental
para su firma y envío a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial, y
finaliza el procedimiento.
Oficio de denuncia con acuse
de
recibo
7
Docu
men
to o
bsolet
o
3.00 Elaboración del Informe de Auditoría.
3.01 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Elabora, en caso de ser necesario, informe
parcial de auditoría de acuerdo al formato
establecido, llevando a cabo las actividades
correspondientes a la elaboración, revisión y
entrega del informe, dejando evidencia en la
hoja
viajera, y se continúa con el procedimiento
excepto, por las actividades 3.05.Después de
finalizar el informe parcial, continúa
con el desarrollo de la auditoría.
Informe Parcial de Auditoría
DirectaHoja Viajera
3.02 Supervisor de Área Concluye con la revisión documental y se
traslada a las oficinas de la Dirección General
de
Auditoría Gubernamental para elaborar el
informe de auditoría e integrar los papeles de
trabajo. Concluido el informe lo turna para su
revisión.
Hoja ViajeraReporte de
Tiempo
3.03 Director de Auditoría
Gubernamental, Subdirector
de Auditorías a
Dependencias, Subdirector
de Auditorías a Entidades y
Programas Federales y Jefe
de Departamento
Revisan que el informe de auditoría contenga la
observación, normatividad violada y la
recomendación.
Informe de Auditoría
DirectaHoja viajera
3.04 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Comentan con el personal responsable de
atender la auditoría, las observaciones
determinadas en la revisión.
Cédula de observaciones
3.05 Levantan el acta de cierre de auditoría Acta de cierre
3.06 Subdirector de Auditorías a
DependenciasSubdirector de
Auditorías a
Entidades y Programas
Federales y Jefe de
Departamento
Turna en su caso a quién corresponda el
informe
para su revisión, considerando los tiempos
establecidos en la política no. 6
Informe de Auditoría Directa
Hoja viajera
3.07 Director General de Auditoría
GubernamentalDirector de
Auditoría
GubernamentalSubdirector
de Auditorías a
DependenciasSubdirector de
Auditorías a
Entidades y Programas
Federales
Revisan, en su caso, el informe de auditoría
considerando los tiempos establecidos en la
política no. 6
Informe de Auditoría
DirectaHoja viajera
3.08 Director General de Auditoría
Gubernamental Director de
Auditoría Gubernamental
Subdirector de Auditoría a
Dependencia Subdirector de
Auditoría a Entidades y
Programas Federales Jefe
de Departamento y/o
Supervisor de Área
Firman el informe de auditoría directa Informe de Auditoría
DirectaHoja viajera
3.09 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Elabora el oficio de envío de informe de
auditoría
directa o de resultados
Oficio de envío de informe de
auditoría directaOficio de envío
de resultados
8
Docu
men
to o
bsolet
o
3.10 Turnan el oficio de envío de informe de
auditoría
directa o de resultados a quien corresponda
para
su firma.Firmado el oficio de envío de informe o
resultados, se da la conformidad del producto.
Oficio de envío de informe de
auditoría directaOficio de envío
de resultados
3.11 Subdirector de Auditorías a
Dependencias y/o
Subdirector de Auditorías a
Entidades y Programas
Federales y/o Jefe de
Departamento
Entregan el oficio de envío del informe de
auditoría directa o de resultados, anexando al
primero, el informe impreso y en dispositivo
magnético, así como el modelo de oficio de
respuesta, a la Secretaría Ejecutiva
Control de envío de informe
3.12 Secretaria Ejecutiva Remite a la Dirección General de
Administración
y Control Presupuestal, el oficio de envío de
resultados o, en su caso, el oficio de envío de
informe de auditoría directa. En algunos casos
se
podrá entregar el informe de auditoría directa o
de resultados a los entes auditados por
personal
de esta Dirección General.
Control de envío de informes
3.13 Dirección General de
Administración y Control
Presupuestal
Entrega a la Dependencia o Entidad auditada
oficio de envío de resultados o, en su caso, el
oficio de envío del informe. Posteriormente lo
entrega con los sellos de recibido a la
Secretaria
Ejecutiva para su archivo en el minutario
correspondiente.
Control de archivo de informes
y
papeles de trabajo
3.14 Subdirector de Auditoría a
Dependencia y/o
Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales y/o
Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Entregan al responsable del archivo el Informe
de Auditoría Directa y los Papeles de Trabajo
que se generaron durante la auditoría, para su
resguardo y control correspondiente.
Nota: Este procedimiento continúa en el
procedimiento de seguimiento a observaciones
determinadas a los entes públicos en las
diversas auditoría (P03).
Control de archivo de informes
y
papeles de trabajo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador Interno de Calidad Secretario de la Contraloría
General
Directora General de Auditoría
Gubernamental
9
Docu
men
to o
bsolet
o
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Realizar Auditorías Gubernamentales
06-DAG-P01/Rev.00 19/08/2012 08:47:14a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa Anual de
Auditorias
Directas (PAA)
01 Subdirector de
Dependencias/
Subdirector de Entidades
y Programas Federales
Papel 2 años Oficina del
Oficio de notificación02 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Oficio de Comisión03 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Acta de inicio04 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Solicitud Inicial de
Documentación
05 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Hoja Viajera06 Jefe de
Departamento/Secretaria
Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Cuestionarios de Control
Interno
07 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Programa de Trabajo08 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Reporte de Tiempo09 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Oficio de incorporación o
sustitución de Jefe de
Departamento y/o
Supervisor de
Área
10 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Tarjeta Informativa11 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Inforne Parcial de
Auditoría
Directa
12 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Archivo de la
Inforne de Auditoría
Directa
13 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Archivo de la
Cédula de Observaciones14 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Acta de cierre15 Supervisor de
Área/Secretaria Ejecutiva
Papel 2 años Archivo de la
Control de envío de
informes
16 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Área de trabajo
Control de archivo de
informes y
papales de trabajo
17 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Área de trabajo
10
Docu
men
to o
bsolet
o
Oficio de envío de informe
de
auditoría directa
18 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Archivo de la
Oficio de envío de
resultados
19 Secretaria Ejecutiva Papel 2 años Archivo de la
Oficio de Denuncia20 Director de Auditoría
Gubernamental
Papel 1 año Oficina del
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
11
Docu
men
to o
bsolet
o
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Realizar Auditorías Gubernamentales
06-DAG-P01/Rev.00
1 ¿Se elaboró y revisó el Programa Anual de Auditorías Directas
(PAA) de conformidad con
el instructivo de elaboración del Programa Anual de Auditorías
Directas?
2 ¿El Secretario autorizó el PAA y se turnó al Director General de
Auditoría Gubernamental
para su aplicación?
3 ¿Se elaboró el oficio de notificación del personal que va a
realizar la auditoría?
4 ¿Se elaboró el oficio de comisión del personal que va a realizar
la auditoría?
5 ¿Se cuenta con el acuse de recibido del oficio de Comisión?
6 ¿Se procedió a la realización del estudio preliminar de los
antecedentes de las
Dependencias y Entidades a auditar, dejando evidencia en la
hoja viajera?
7 ¿Se entregó el oficio de notificación al ente público auditado?
8 ¿Se levantó el acta de inicio de auditoría?
9 ¿Se tramitó la solicitud inicial de documentación?
10 ¿Se aplicaron los cuestionarios de control interno?
11 ¿Se elaboró y autorizó el programa de trabajo, definiendo los
rubros a revisar?
12 ¿Existe evidencia de las visitas de supervisión al auditor, cuando
menos una vez cada diez
días hábiles, en el ente auditado?
13 ¿Notifican por escrito cuando hay necesidad de hacer cambios
de personal auditor o
supervisor durante el desarrollo de la auditoría?
12
Docu
men
to o
bsolet
o
14 ¿Se elaboró, en caso de ser necesario, tarjeta informativa si
durante la revisión se
detectaron observaciones relevantes?
15 ¿Se elaboró y firmó, en caso de ser necesario, oficio de
denuncia?
16 ¿Se envió oficio de denuncia a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación
Patrimonial?
17 ¿Cuenta el informe parcial o final de auditoría, con el detalle de
la observación,
normatividad violada y la recomendación?
18 ¿Existe evidencia documental del envío del informe parcial y/o
final de auditoría?
19 ¿Se comentan los resultados de la auditoría con el personal del
ente auditado, dejando
evidencia en la Cédula de Observaciones?
20 ¿Se elaboró el acta de cierre de la auditoría?
21 ¿Se revisó el informe de Auditoría Directa según los tiempos
establecidos en la política 6
de este procedimiento?
22 ¿Se firmó el informe de auditoría?
23 ¿Se elaboró y entregó el oficio de envío de informe de auditoría
directa o de resultados?
24 ¿Se entregó al responsable del archivo el Informe de Auditoría y
papeles de trabajo para
su archivo?
25 ¿Hay evidencia de la medición de los indicadores?
26 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado (cédula del
indicador)?
27 ¿Se cumplió con lo programado en el POA?
28 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
29 ¿Se identificaron y se evalúan las características del servicio?
30 ¿En caso de que el producto no cumpla con las
especificaciones, se registra en la bitácora
de producto no conforme?
31 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
32 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0113
Docu
men
to o
bsolet
o
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Designación, contratación y evaluación de los Despachos de Auditoría Externa
06-DAG-P02/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Auditoría Gubernamental
25/01/2013
Secretaría de la Contraloría General
Designar y contratar a los Despachos que auditan los Entes Públicos, así como evaluar los resultados que
presentan a la Secretaría de la Contraloría General.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplicable a todas las revisiones que realizan los Despachos de Auditor ía Externa.
II.- ALCANCE
Despachos: Despacho de Auditoría Externos.
Entes Públicos de la Administración Pública Estatal:
Dependencias: Las señaladas como tales en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y las
Unidades Administrativas adscritas directamente al Gobernador del Estado así como el Tribunal de lo Contencioso
Administrativo, las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje y el Consejo Tutelar para Menores del Estado de
Sonora.
Entidades: Los Organismos Descentralizados, las Empresas de Participación Estatal Mayoritaria, los Fondos, las
Sociedades y Asociaciones Civiles asimiladas a dichas empresas en los t érminos de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonora y Fideicomisos Públicos. Así como aquellos que se crean con recursos de los
Organismos Descentralizados o de las Empresas de Participación Estatal Mayoritaria.
Secretaría: Secretaría de la Contraloría General
Bases: Bases para la Asignación y Evaluación de Despachos de Auditoría en la Administración Pública Paraestatal
publicadas en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 24 de Enero del 2005, tomo CLXXV No.7 y sus
modificaciones posteriores.
Comité de Evaluación: Órgano colegiado de carácter consultivo integrado por el Secretario, el Titular de la Dirección
General de Auditoria Gubernamental, el Director de Control y Seguimiento de la Administraci ón Pública y el Director
de Auditoría Gubernamental todos de la Contraloría General del Gobierno del Estado de Sonora, así como dos
representantes del Instituto Sonorense de Contadores Públicos, A.C. y dos representantes del Colegio de
Contadores Públicos de Sonora A.C.
Contratos: Contratos de Prestación de Servicios Profesionales.
Adéndum: Ampliación o modificación a las condiciones y términos originalmente contratados
Marco Normativo de los Entes Públicos de la Administración Pública Estatal: Toda la Normatividad Aplicable a los
Entes Públicos.
III.- DEFINICIONES
Marco Normativo de los Entes Públicos de la Administración Pública Estatal.
Manual de Gestión de Calidad.
Bases para la Asignación y Evaluación de Despachos de Auditoría en la Administración Pública Paraestatal
publicadas en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 24 de Enero de 2005, tomo CLXXV No. 7 y sus
modificaciones posteriores.
Normas de Auditoría para Atestiguar Revisión.
Cédula de Indicadores.
IV.- REFERENCIAS
14
Docu
men
to o
bsolet
o
1.- El Secretario de la Contraloría General podrá designar a los despachos directamente para auditar las entidades,
en aquellos casos que no se ajusten del todo a los procedimientos previstos en las bases.
2.- El Secretario de la Contraloría podrá designar y contratar al despacho externo que auditará los estados
financieros del Gobierno del Estado.
3.- Cuando el presupuesto del ejercicio no sea autorizado por el H. Congreso del Estado, el Secretario de la
Contraloría General ratificará los contratos conforme la designación del ejercicio inmediato anterior.
4.- La clasificación de despachos externos y clasificación de entidades únicamente se autorizará cuando se realice
el proceso de designación de despachos.
5.- No podrán participar los despachos por los siguientes motivos:
a).- No actualizados de acuerdo al artículo tercero de las bases al momento de iniciar con la actividad 5.01
b) Cuando se encuentren en los supuestos de los art ículos 5 y 6 de las Bases. En caso de que el representante
legal tenga participación en dos o más despachos, únicamente participará uno de ellos.
6.- La evaluación de Despachos Externos se realizará de acuerdo a lo establecido en los art ículos 23, 33 y 34 de
las Bases.
7.- La fecha de cumplimiento de inicio de auditoría y entrega de oficio de solicitud inicial descrito en el contrato,
depende de la disponibilidad de firma del contrato de los titulares de las entidades, el Secretario de la Contralor ía
General y de los despachos externos.
8.- El Secretario de la Contraloría General o el Director General de Auditoría Gubernamental, podrán autorizar
prórroga a los despachos externos para la entrega de los informes, siempre que la solicitud sea realizada por escrito
y con la debida justificación.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DAG-P02-F01/Rev.01 Programa Anual de Auditorías Externas
06-DAG-P02-F02/Rev.01 Reporte de Asignación de Despachos
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo06-DAG-P02-A01/Rev.01
15
Docu
men
to o
bsolet
o
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.00 Programa Anual
1.01 Director General de Auditoría
Gubernamental. Director de
Control y Seguimiento de la
Administración Pública ó
Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública y/o
Jefe de Departamento
Elaboran y revisan el programa anual de
auditorías externas y se turna al Secretario de
la Contraloría General
1.02 Secretario de la Contraloría
General
Autoriza el programa anual de auditorías
externas y lo turna al Director General de
Auditoría Gubernamental para su aplicación
Programa anual de auditorías
externas autorizado
1.03 Director General de Auditoría
Gubernamental
Instruye al Director de Control y Seguimiento
de la Administración Pública el inicio de la
contratación, de acuerdo al programa anual de
auditoría externa
2.00 Inscripción de despachos
2.01 Director General de Auditoría
Gubernamental
Recibe la documentación de los despachos
que solicitan su inscripción en el Registro y lo
turna al Director de Control y Seguimiento de
la Administración Pública
2.02 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Turna la documentación al Jefe de
Departamento o Subdirector de Control y
Seguimiento de la Administración Pública para
su revisión
2.03 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública Jefe
de Departamento y/o
Supervisor de Área
Verifica que la documentación corresponda a
lo descrito en el artículo Cuarto de las Bases.
En caso de no cumplir notifica al Despacho
por correo electrónico o teléfono, a fin de que
se corrija la situación.
2.04 Jefe de Departamento
Supervisor de Área
Si la documentación cumple con los requisitos
establecidos en los artículos 4 y 8 de las
Bases, se incluye al despacho en el Registro
de Despachos Externos, se le asigna un
número de registro consecutivo y se archiva la
documentación según corresponda.
Registro de despachos
externos
3.00 Actualización de Expedientes de Despachos
3.01 Director General de Auditoría
Gubernamental
Recibe la documentación descrita de acuerdo
al Artículo Cuarto de las Bases, y la turna al
Director de Control y Seguimiento de
Administración Pública y/o Subdirector de
Control y Seguimiento de la Administración
Pública y/o Jefe de Departamento, para su
revisión
3.02 Jefe de Departamento y/o
Supervisor de Área
Actualiza el registro de los despachos y
archiva según corresponda
Registro de despachos
externos
4.00 Clasificación de los Despachos y Entidades
4.01 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública, Jefe
de Departamento y/o
Supervisor de Área
Clasifican a los despachos de acuerdo a lo
descrito en el Artículo 10 de las Bases,
únicamente cuando se lleva a cabo el
procedimiento de selección de auditorías
comunes descrito en el artículo 21 de las
Bases
Ingresos de Despachos
Externos
16
Docu
men
to o
bsolet
o
4.02 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Revisa la clasificación de los despachos y lo
turna al Director General de Auditoría
Gubernamental
4.03 Director General de Auditoría
Gubernamental
Autoriza la clasificación de los despachos. Ingresos de Despachos
Externos
4.04 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública, Jefe
de Departamento y/o
Supervisor de Area
Clasifican a las Entidades de acuerdo a lo
descrito en el Artículo 11 de las Bases,
únicamente cuando se lleva a cabo el
procedimiento de selección de auditorias
comunes descrito en el Artículo 21 de las
Bases.
Ingresos de Entidades
4.05 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Revisa la clasificación de las Entidades y lo
turna al Director General de Auditoría
Gubernamental
4.06 Director General de Auditoría
Gubernamental
Autoriza la clasificación de las Entidades. Ingresos de Entidades
5.00 Selección y Asignación de Despachos en
Entidades
5.01 Secretario de la Contraloría
General
Instruye al Director General de Auditoría
Gubernamental para que inicie los
procedimientos descritos en el Capítulo
Tercero de las Bases
5.02 Director General de Auditoría
Gubernamental
Recibe las cotizaciones de los despachos y
los turna al Director de Control y Seguimiento
de la Administración Pública
5.03 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Turna las cotizaciones al Jefe de
Departamento y/o Subdirector de Control y
Seguimiento de la Administración Pública para
su revisión
5.04 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública y/o
Jefe de Departamento
Revisa las cotizaciones de los despachos y
verifican que se especifiquen claramente los
honorarios, viáticos (si aplican) y horas
estimadas para la realización de la auditoría
cotizaciones
5.05 Jefe de Departamento
Supervisor de Área
Registra en el reporte de Asignación de
Despachos las cotizaciones y turna al Director
de Control y Seguimiento de la Administración
Pública y/o al Subdirector de Control y
Seguimiento de la Administración Pública
para su revisión
Reporte de Asignación de
Despachos
5.06 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Recibe el reporte de Asignación de Despachos
y una vez revisado se turna al Director General
de Auditoría Gubernamental
5.07 Director General de Auditoría
Gubernamental Director de
Control y Seguimiento de la
Administración Pública
Analizan las propuestas, designan a los
despachos ganadores y se autoriza el Reporte
de Asignación de Despachos
Reporte de Asignación de
Despachos
5.08 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública,
Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Autorizado el reporte de asignación de
despachos, elaboran los contratos y/o
adendum respectivos, para revisión y firma de
quienes intervienen
Reporte de Asignación de
Despachos. Contratos de
Prestación de Servicios
Profesionales
6.00 Auditorías Externas Especiales
17
Docu
men
to o
bsolet
o
6.01 Secretario de la Contraloría
General
Instruye al Director General de Auditoría
Gubernamental, para que inicie con la
selección y asignación de los despachos, de
acuerdo con el Artículo 14 de las Bases
6.02 Director General de Auditoría
Gubernamental, Director de
Control y Seguimiento de la
Administración Pública,
Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Reciben las cotizaciones de auditorias
especiales y proceden a elaborar los
contratos, para su posterior revisión, firma y
entrega a las partes que intervienen
Cotizaciones Contratos de
Prestación de Servicios
Profesionales
7.00 Evaluación de los Despachos Externos
7.01 Jefe de Departamento Registra y verifica que los informes se reciban
conforme a los plazos establecidos en el
contrato.
Control de Recepción de
Informes de Auditoría
7.02 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública,
Subdirector, Jefe de
Departamento y Supervisor
de Área
Revisan que se cumpla con lo establecido en
el contrato y en los artículos 23 y 33 de las
Bases, en su caso. Si se detectan
observaciones, éstas se informan al despacho
vía fax, correo electrónico o teléfono, para su
aclaración o corrección
7.03 Subdirector, Jefe de
Departamento y
Supervisorde Área
Anota los resultados de la revisión en el acta
de aportación de datos o informes y elementos
básicos que integran el dictamen del auditor.
Acta de Aportación de Datos
o Informes, Elementos
básicos que integran el
dictamen del auditor
7.04 Subdirector, Jefe de
Departamento, Supervisor de
Área
Turna las Actas de Aportación de Datos o
Informes al Director de Control y Seguimiento
de la Administración Pública para su revisión.
Actas de aportación de datos
o informes
7.05 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública, Jefe
de Departamento
Elabora el Concentrado de Actas de
Aportación y turna al Director de Control y
Seguimiento de la Administración Pública para
revisión.
Concentrado de Actas de
Aportación
7.06 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Revisa el Concentrado de Actas de Aportación
y turna al Director General de Auditoría
Gubernamental
7.07 Director General de Auditoría
Gubernamental
Recibe el Concentrado de Actas de
Aportación, lo revisa y presenta al Secretario
de la Contraloría General.
7.08 Secretario de la Contraloría
General y/o Director General
de Auditoría Gubernamental
Procede conforme lo establecido en los
artículos 26 y 32 de las Bases
Acta de Comité de
Evaluación
7.09 Director General de Auditoría
Gubernamental
Ejecuta los acuerdos establecidos por el
Comité de Evaluación
FIN DEL PROCEDIMIENTO
18
Docu
men
to o
bsolet
o
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador Interno de Calidad Secretario de la Contraloría
General
Directora General de Auditoría
Gubernamental
19
Docu
men
to o
bsolet
o
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Designación, contratación y evaluación de los Despachos de Auditoría
Externa
06-DAG-P02/Rev.01 25/01/2013 11:57:13a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa anual de
auditorías
externas autorizado
01 Director de Control y
Sseguimiento de la
Administración Pública
Papel 1 año Área de Trabajo
Registro de Despachos
Externos
02 Jefe de Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Electrónico y/o
Papel
Permanente Área de Trabajo
Ingresos de Despachos
Externos
03 Jefe de Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Electrónico y/o
Papel
1 año Área de Trabajo
Ingresos de Entidades04 Jefe del Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Electrónico y/o
Papel
1 año Área de Trabajo
Cotizaciones05 Supervisor de Área Papel 1 año Área de Trabajo
Reporte de Asignación de
Despachos
06 Jefe del Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Electrónico y/o
Papel
1 año Área de Trabajo
Contratos de Prestación
de
Servicios Profesionales
07 Jefe del Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Papel 1 año Área de Trabajo
Control de recepción de
Informes
de Auditoria
08 Jefe del Departamento de
Coordinación de
Auditorias Externas
Electrónico y/o
Papel
1 año Área de Trabajo
Acta de Aportación de
Datos ó
Informes
09 Subdirector General de
Control y Seguimiento de
la Administración Pública
Papel 1 año Área de Trabajo
Elementos básicos que
integran
el dictamen del auditor
10 Subdirector de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Papel 1 año Área de Trabajo
Concentrado de Actas de
Aportación
11 Jefe del Departamento de
Coordinación de Auditorias
Externas
Electrónico y/o
Papel
1 año Área de Trabajo
Acta del Comité de
Evaluación
12 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Papel 1 año Área de Trabajo
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
20
Docu
men
to o
bsolet
o
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Designación, contratación y evaluación de los
Despachos de Auditoría Externa
06-DAG-P02/Rev.01
1 ¿El Secretario de la Contraloría autorizó el Programa Anual de
Auditorias Externas para el ejercicio actual?
2 ¿Se incluye únicamente en el Registro de Despachos Externos,
a aquellos Despachos que cumplen con los requisitos
establecidos en el Artículo Cuarto de las Bases?
3 ¿Se recibe y revisa anualmente la documentación descrita de
acuerdo al Artículo Cuarto de las Bases para la Actualización
de Expedientes de Despachos?
4 ¿Se cuenta con el registro actualizado de los Despachos?
5 ¿Se integra la documentación de la actualización de los
Despachos Externos en los expedientes respectivos?
6 ¿El Director General de Auditoria Gubernamental autorizó la
clasificación de los Despachos de acuerdo a lo descrito en el
Artículo 10 de las Bases? Cuando se lleva a cabo el
procedimiento de selección de auditorías comunes descrito en el
Artículo 21 de las Bases
7 ¿El Director General de Auditoria Gubernamental autorizó la
clasificación de los Entidades de acuerdo a lo descrito en el
Artículo 11 de las Bases?
8 ¿Se registró en el reporte de Asignación de Despachos las
cotizaciones y fueron turnados al Director General de Auditor ía
Gubernamental para su análisis?
9 ¿Cuentan con todos los contratos de prestación de servicios
debidamente firmados por la Entidad, el Despacho Externo y la
SECOG?
10 ¿Se han realizado Auditorias Especiales?
11 ¿Se procede a elaborar los contratos para su revisión, firma y
entrega a las partes que intervienen de las Auditorias
Especiales?
12 ¿Se registra y verifica que los informes se reciban conforme a
los plazos establecidos en el contrato?
13 ¿Se revisa que los despachos externos cumplan con lo
establecido en el contrato y en los artículos 23 y 33 de las
Bases (en su caso)?21
Docu
men
to o
bsolet
o
14 ¿Cuentan con las Actas de Aportación de Datos o Informes
debidamente requisitadas donde se muestren los resultados de
la Evaluación a los Despachos?
15 ¿Se da a conocer al Despacho mediante fax, correo electrónico
o teléfono, los resultados para proceder sus aclaraciones, en
caso de que se detecten observaciones?
16 ¿El Director General de Auditoria Gubernamental recibe el
concentrado de actas de aportación y lo presenta al Secretario
de la Contraloría General?
17 ¿Se procede conforme al artículo 26 y 32 de las Bases?
18 ¿El Director General de Auditoria Gubernamental ejecuta los
acuerdos establecidos por el Comité de Evaluación?
19 ¿Hay evidencia de la medición de los indicadores?
20 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado (cédula del indicador)?
21 ¿Se cumplió con lo programado en el Programa Anual de
Trabajo?
22 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
23 ¿Se identificaron y se evalúan las características del servicio?
24 ¿En caso de que el producto no cumpla con las
especificaciones, se registra en la bitácora de producto no
conforme?
25 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
26 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0122
Docu
men
to o
bsolet
o
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Seguimiento a observaciones determinadas a los entes públicos en las diversas
auditorias
06-DAG-P03/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Auditoría Gubernamental
01/02/2013
Secretaría de la Contraloría General
Controlar el proceso de seguimiento para verificar el cumplimiento de las recomendaciones propuestas como
resultado de las diversas auditorías practicadas a los entes públicos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplicable a todos los seguimientos de observaciones que realiza la Direcció n General de Auditoría Gubernamental.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
23
Docu
men
to o
bsolet
o
Procedimientos de Auditoría: Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de
hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante las cuales el Contador
Público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Técnicas de Auditoría: Métodos prácticos de investigación y prueba que el Contador Público utiliza para lograr la
información y comprobación necesaria, para poder emitir su opinión profesional.
Auditoría Directa: La que se realiza conforme a lo establecido en el programa anual de auditor ía elaborado por la
Dirección General de Auditoría Gubernamental.
Auditoría Especial: La que se realiza fuera de programación por instrucciones del C. Secretario de la Contralor ía
General o por requerimiento externo.
Normas Generales de Auditoría Pública: Requisitos mínimos de calidad que el Auditor Público debe observar en el
desempeño de sus labores, y aún cuando son de aplicación generalizada para los Contadores Públicos, deben ser
observadas por todas las personas que practiquen la auditoría pública, independientemente de su profesión.
Marco de actuación de los Entes Públicos de la Administración Pública Estatal: Conjunto de leyes, decretos,
reglamentos y disposiciones administrativas que le son aplicables en su actuaci ón a los servidores públicos de los
Entes Públicos de la Administración Pública Estatal.
Entes Públicos de la Administración Pública Estatal:
Dependencias.- Las señaladas como tales en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y las
Unidades Administrativas adscritas directamente al Gobernador del Estado así como el Tribunal de lo Contencioso
Administrativo y las Juntas Locales de Conciliación y Arbitraje.
Entidades.- Los Organismos Descentralizados, las Empresas de Participación Estatal Mayoritaria, los Fondos, las
Sociedades y Asociaciones Civiles asimiladas a dichas empresas en los t érminos de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonora y Fideicomisos Públicos. Así como aquellos que se crean con recursos de los
Organismos Descentralizados o de las Empresas de Participación Estatal Mayoritaria.
Programa de Solventación: Documento a través del cual las dependencias y entidades se comprometen a solventar
las observaciones determinadas en las diversas auditorías (directas y externas).
Secretaría: Secretaría de la Contraloría General.
Despachos: Despacho de Auditoría Externa.
ISAF: Instituto Superior de Auditoría y Fiscalización.
OCDA: Órganos de Control y Desarrollo Administrativo.
Marco Normativo de los Entes Públicos de la Administración Pública Estatal.
Manual de Gestión de Calidad.
Procedimientos: Realizar Auditorías Gubernamentales (06-DAG-P01).
Tramitación de Determinación de Responsabilidades (06-DRS-P01).
Cédula de los Indicadores.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
24
Docu
men
to o
bsolet
o
1.- El control de la actividad de seguimiento se llevará a cabo por los Subdirectores o por los Jefes de
Departamento.
2.- Cuando la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, reciba documentación que
posiblemente modifique el estado de la denuncia presentada por la Direcci ón General de Auditoría Gubernamental,
ésta procederá a su análisis e informará a aquella por escrito el resultado de la revisi ón, con el fin de que se de
continuidad al proceso administrativo.
3.- En el caso del seguimiento a las observaciones determinadas por los Despachos y el ISAF:
a) El acta de solventación será firmada por los responsables de su seguimiento, cuando se requiera o concluya con
el proceso de seguimiento.
b) El acta de cierre se levanta cuando se concluya el proceso de seguimiento y se firma por el personal
responsable.
4.- El Secretario de la Contraloría General Informa al Director General de Auditoría Gubernamental el acuerdo
celebrado con el ISAF acerca del plazo definitivo en que deberán solventarse las observaciones del ejercicio, así
como la presentación de los avances.
5.- El Secretario o la Directora General de Auditoría Gubernamental podrán autorizar prórroga para dar respuesta al
informe de auditoría a través de la solicitud simultánea del Programa de Solventación debidamente calendarizado. En
este caso se omitirá elaborar el acta de solventación de la respuesta al informe.
6.- EL Secretario y/o el Director General de Auditoría Gubernamental podrán solicitar el Programa de Solventación.
7.- Se notificará por escrito al ente auditado el estado final que guardan las observaciones determinadas en la
auditoría correspondiente, previo análisis a las respuestas al Informe de Auditoría Directa y al Programa de
Solventación.
8.- La elaboración de las denuncias será en un periodo de 3 (tres) meses, a partir del día hábil siguiente al
vencimiento del plazo establecido en el programa de solventación.
9.- La presentación de las denuncias estará condicionada a la instrucción verbal del Secretario de la Contraloría
General o de la Directora General de Auditoría Gubernamental.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DAG-P03-F01/Rev.01 Seguimiento de Observaciones Externas
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo06-DAG-P03-A01/Rev.01
25
Docu
men
to o
bsolet
o
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.00 Seguimiento de auditorías directas.
1.01 Secretario de la Contraloría
General
Remite la respuesta al oficio de envío del
informe de auditoría a la Dirección General de
Auditoría Gubernamental, incluyendo soporte
documental para su análisis correspondiente.
Nota 1: En ocasiones se recibe directamente
la respuesta del informe en la Dirección
General. Nota 2: En caso que el ente público
auditado solicite prórroga de respuesta al oficio
de envío del informe, el Secretario y/o Director
General de Auditoría Gubernamental autoriza o
deniega mediante oficio o de lo contrario se
aplica la positiva ficta (aceptación de prórroga).
Oficio de solicitud de prórroga.
Respuesta al oficio de envío
del informe de auditoría
1.02 Director General de Auditoría
Gubernamental
En caso de no recibir respuesta al oficio de
envío del informe de auditoría, podrá turnar a la
Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial con el fin de que se de
inicio al procedimiento administrativo
correspondiente, conforme a la actividad 1.10
de este procedimiento.
Oficio de denuncia
1.03 Director General de Auditoría
Gubernamental y/o Director
de Auditoría Gubernamental
Turna al Subdirector de Auditoría a
Dependencias o al Subdirector de Auditoría a
Entidades y Programas Federales, la
respuesta al oficio de envío del informe de
auditoría y documentación anexa, para el
control y análisis respectivo
Respuesta al oficio de envío
del informe de auditoría
1.04 Subdirector de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Analizan la respuesta al oficio de envío del
informe de auditoría, dejando evidencia de ello
en la Hoja Viajera y elaboran acta de
solventación de observaciones. Informan al
Director de Auditoría Gubernamental los
resultados obtenidos.
Hoja Viajera. Acta de
Solventación de
observaciones
1.05 Subdirector de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales
Registran en la Hoja Viajera el resultado del
seguimiento para el control de las
observaciones de las Dependencias y
Entidades e informan al Director de Auditoría
Gubernamental de los resultados obtenidos.
Hoja Viajera
1.06 Subdirector de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales, Jefe
de Departamento
Elaboran oficio de solicitud de programa de
solventación cuando se determinen
observaciones no solventadas, mismo que es
autorizado por el Secretario de la Contraloría
General y se envía al ente auditado y procede
conforme a las actividades 1.01 a la 1.06,
aplicadas al programa de solventación.Nota 1).
- Se notificará por escrito al ente auditado el
estado final que guardan las observaciones
determinadas en la auditoría correspondiente,
previo análisis de las respuestas al Informe de
Auditoría y al Programa de Solventación.Nota
2).- Cuando se reciban instrucciones
superiores se omitirá esta actividad y se
turnará directamente el expediente a la
Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial, de acuerdo a la
actividad 1.10 del presente procedimiento.
Oficio de Solicitud de
Programa de Solventación
26
Docu
men
to o
bsolet
o
1.07 Emiten cuando se requiera el Reporte
actualizado denominado Situación de las
Observaciones No Solventadas.
Situación de las
Observaciones No
Solventadas
1.08 Director General de Auditoría
Gubernamental, Director de
Auditoría Gubernamental
Giran instrucciones a quien corresponda para
que se elabore el oficio de denuncia e integren
el expediente cuando no se solventen las
observaciones.
1.09 Subdirector de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Elaboran oficio de denuncia e integran el
expediente respectivo para su envío a la
Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial.
Oficio de Denuncia
1.10 Director General de Auditoría
Gubernamental
Envía la denuncia a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial
junto con el expediente que la sustenta, para
que esa Unidad proceda de acuerdo al
procedimiento Tramitación de Determinación
de Responsabilidades (06-DRS-P01).
Oficio de Denuncia con Acuse
de recibo
1.11 Director de Auditoría
Gubernamental, Subdirector
de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Atienden los requerimientos de la Dirección
General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial, respecto a los expedientes
turnados hasta su resolución definitiva.
1.12 Subdirector de Auditoría a
Dependencias, Subdirector
de Auditoría a Entidades y
Programas Federales, Jefe
de Departamento, Supervisor
de Área
Entregan al Responsable del Archivo los
papeles de trabajo que se generaron durante el
seguimiento, para su resguardo y control
correspondiente.
Control de archivo de informes
y papeles de trabajo
2.00 Seguimiento Previo de Auditorías Externas.
2.01 Auditor Auxiliar Recibe de los despachos Informe Semestral,
Dictamen e Informe Financiero ó Corto,
Complementario ó Largo y presupuestal,
descritos en los contratos de prestación de
servicios profesionales y recibe informes de
fiscalización de ISAF y turna al Jefe de
Departamento o Supervisor de Area
Informes de despachos
Informes de ISAF
2.02 Jefe de Departamento Registra el total de observaciones en el
"seguimiento de observaciones externas" ,
elabora el "Analítico de observaciones de
auditorías externas" y turna al supervisor de
área para su seguimiento
Analítico de observaciones de
auditorías externas,
Seguimiento de observaciones
externas
2.03 Subdirector, Jefe de
Departamento y/o Supervisor
de Área
Solicita de manera económica (Teléfono, Fax,
Correo Electrónico, Visita) al ente público la
documentación necesaria para solventar y deja
evidencia de ello en la Bitácora de
Seguimiento; la recibe, analiza y elabora el
"Status de seguimiento de solventación de
observaciones" o "Acta de solventación de
observaciones" y turna a la Coordinación de
Auditorías
Bitácora de Seguimiento,
Status de seguimiento de
solventación de
observaciones, Acta de
solventación de observaciones
2.04 Jefe de Departamento Recibe y registra los resultados en el Analítico
de observaciones de auditorías externas y en
el Seguimiento de observaciones externas y
archiva según corresponda
Analítico de observaciones de
auditorías externas
Seguimiento de observaciones
externas
27
Docu
men
to o
bsolet
o
2.05 Subdirector, Jefe de
Departamento
Recibe de la Dirección General de Órganos de
Control y Seguimiento y/o ISAF los avances
de solventación de las Entidades que cuentan
con OCDA y los registra en el Seguimiento de
observaciones externas
Seguimiento de observaciones
externas
3.00 Seguimiento de observaciones de Cuenta
Pública de entes que no cuentan con OCDA
3.01 Director General de Auditoría
Gubernamental
Recibe oficio de notificación de observaciones
determinadas por el ISAF y despachos
externos (cuenta pública) que no fueron
solventadas en el seguimiento previo y turnan
al Director de Control y Seguimiento
Oficio de notificación de
observaciones
3.02 Director de Control y
Seguimiento
Turna oficio de notificación de observaciones al
Subdirector de Control y Seguimiento y/o al
Jefe de Departamento para verificación y/o
registro de observaciones
3.03 Subdirector de Control y
Seguimiento, Jefe de
Departamento
Registra en el Analítico de observaciones de
auditorías externas y en el Seguimiento de
observaciones externas, las observaciones
correspondientes
Analítico de observaciones de
auditorías externas
Seguimiento de observaciones
externas
3.04 Subdirector de Control y
Seguimiento, Jefe de
Departamento, Supervisor de
Área
Elaboran y envían a los titulares de los entes
de la Administración Pública Estatal, los
oficios de solicitud de programa de
solventación firmados por el Secretario de la
Contraloría General y/o por el Director General
de Auditoría, para la calendarización de la
solventación
Oficio de solicitud de
programa de solventación con
acuse de recibo
3.05 Subdirector, Jefe de
Departamento, Supervisor de
Área
Inicia el seguimiento, previo oficio de
notificación y oficio de comisión, levantan el
acta de inicio, analizan la documentación
proporcionada por el ente público y plasman
los resultados en el acta de solventación o
status de seguimiento de solventación . NOTA:
No es necesario que el acta de solventación
sea formalizada, hasta que se requiera. NOTA:
Se deberá plasmar en la Bitácora de
Seguimiento las acciones de seguimiento
realizadas.
Oficio de Notificación, Oficio
de Comisión con acuse de
recibo, Acta de Inicio, Acta de
Solventación, Status de
Seguimiento de solventación
de observaciones, Bitácora de
Seguimiento
3.06 Supervisor de Área Informa al Subdirector y/o Jefe de
Departamento el resultado del seguimiento a
las observaciones, para su registro y
actualización en el seguimiento de
observaciones externas. En el caso de
avances de Entes con OCDA, se recibe la
información de la Dirección General de
Órganos de Control y Vigilancia y/o de ISAF
Status de seguimiento de
solventación de
observaciones, Acta de
solventación de observaciones
3.07 Supervisor de Área, Jefe de
Departamento, Subdirector
Elaboran acta de cierre de la auditoria de
seguimiento en las siguientes situaciones: A).-
Cuando se solventan la totalidad de las
observaciones determinadas. B).- Cuando no
se solventan la totalidad de las observaciones
y se procede a elaborar la denuncia a la
Dirección General de Responsabilidades.
Acta de cierre
3.08 Secretario de la Contraloria
General, Director General de
Auditoría Gubernamental,
Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública
Recibe, revisa y entrega periódicamente al
ISAF (las veces que sean necesarias, hasta
concluir con el plazo establecido por el ISAF
para la solventación), el resultado obtenido del
seguimiento realizado a las observaciones
determinadas en Dependencias y Entidades,
por auditores externos y el ISAF.
Oficio de entrega con acuse
de recibo.
28
Docu
men
to o
bsolet
o
3.09 Director General de Auditoría
Gubernamental
Gira instrucciones para que se elabore el oficio
de denuncia e integración del expediente,
según el inciso B de la actividad 3.07.
3.10 Envía a la Dirección General de
Responsabilidades la denuncia y el expediente
que la sustente.
Oficio de denuncia con acuse
de recibo
3.11 Director de Auditoría
Gubernamental, Director de
Control y Seguimiento de la
Administración Pública
Atienden los requerimientos de la Dirección
General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial, respecto a los expedientes
turnados hasta su resolución definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador Interno de Calidad Secretario de la Contraloría
General
Directora General de Auditoría
Gubernamental
29
Docu
men
to o
bsolet
o
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Seguimiento a observaciones determinadas a los entes públicos en las
diversas auditorias
06-DAG-P03/Rev.01 01/02/2013 11:57:19a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio de Solicitud de
Prórroga
01 Coordinador Técnico Papel 1 año Archivo de la
Respuesta al oficio de
envío del
informe de auditoría
02 Supervisor de Área Jefe
de Departamento
Coordinador Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Oficio de Denuncia03 Director de Auditoría
Gubernamental
Papel 1 año Oficina del
Hoja Viajera04 Jefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Acta de Solventación de
observaciones
05 Supervisor de ÁreaJefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Oficio de Solicitud de
Programa
de Solventación
06 Supervisor de Área Jefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Situación de
Observaciones No
Solventadas
07 Subdirectores Papel 1 año Oficinas de los
Control de archivo de
informes y
papeles de trabajo
08 Responsable del archivo Papel 1 año Archivo de la
Informes de Despachos09 Supervisor de Área Papel 1 año Archivos de la
Oficio de Notificación de
Observaciones
10 Director de Control y
Seguimiento de la
Administración Pública,
Subdirector, Jefe de
Departamento,
Papel 1 año Área de tabajo
Analitíco de
Observaciones de
auditorías externas
11 Jefe de Departamento Papel 1 año Área de tabajo del
Seguimiento de
observaciones
externas.
12 Coordinador Técnico Papel 1 año Archivo del
Bitácora de Seguimiento13 Supervisor de Área Papel 1 año Área de Trabajo
Status del Seguimiento
de
Solventación de
Observaciones
14 Jefe de Departamento Papel 1 año Archivos de la
Oficio de Notificación15 Supervisor de Área Jefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
30
Docu
men
to o
bsolet
o
Oficio de Comisión16 Supervisor de Área Jefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Acta de inicio17 Supervisor de Área Jefe de
DepartamentoCoordinador
Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Acta de Cierre18 Supervisor de Área
Jefe de Departamento
Coordinador Técnico
Papel 1 año Archivo de la
Oficio de entrega con
acuse de
recibo.
19 Coordinador Técnico Papel 1 año Archivo del
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
31
Docu
men
to o
bsolet
o
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Auditoría Gubernamental
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Seguimiento a observaciones determinadas a los entes
públicos en las diversas auditorias
06-DAG-P03/Rev.01
1 ¿Existe evidencia de que la respuesta al oficio de envío del
informe de Auditorías se haya
turnado a la Dirección General de Auditoría Gubernamental?
2 ¿De no recibirse la respuesta al oficio de envío del informe de
auditoría, se envía la
denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial?
3 En caso de que soliciten prórrogas de respuesta al oficio de
envío del informe de auditoría,
¿se autorizan a través de oficio o de que otra forma?
4 ¿Se deja evidencia del análisis a las respuestas al oficio de
envío del informe de
auditoría?
5 Cuando no se solventen la totalidad de las observaciones, ¿Se
elabora oficio de solicitud
de programas de solventación?
6 En caso de no recibir respuesta a la solicitud del programa de
solventación, ¿Se turna la
denuncia a la Dirección General de Responsabilidades?
7 ¿Se registran las observaciones en la Hoja Viajera?
8 Una vez analizada la respuesta al programa de solventación,
¿Se envían las
observaciones no solventadas a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación
Patrimonial?
9 ¿Se atienden los requerimientos de la Dirección General de
Responsabilidades y
Situación Patrimonial, respecto a los expedientes turnados
hasta su resolución definitiva?
10 ¿Se resguardaron los registros de resultados del proceso de
seguimiento de las
auditorias a las Dependencias y Entidades?
11 ¿Se recibieron de los Despachos de Auditores Externos los
informes siguientes? - Semestral- Dictamen e Informes
Financiero ó Corto, -Complementario ó Largo, - Presupuestal
todos del ejercicio 20__?
32
Docu
men
to o
bsolet
o
13 ¿Se ha dado seguimiento a la documentación proporcionada por
los Entes Públicos, se elaboraron el Status de Seguimiento de
Solventación de Observaciones o el Acta de solventación y se
dejó evidencia en la Bitácora de Seguimiento?
14 ¿Se registraron los resultados del seguimiento en el "Analítico
de observaciones de
auditorías externas " y en el "Seguimiento de observaciones
externas"?
15 ¿Se registraron en el Analítico de Observaciones de Auditores
Externos las observaciones de entes que no cuentan con OCDA,
recibidas mediante oficio de notificación de ISAF?
16 ¿Se solicitó la elaboración del Programa de Solventación a los
titulares de las distintas
Dependencias y Entidades?
17 ¿Se entregaron los oficios de notificación y oficio de comisión a
sus destinatarios?
18 ¿Se levantaron las actas de inicio?
19 ¿Se informó al Subdirector y/o Jefe de Departamento el
resultado de las observaciones solventadas?
20 ¿Se entregó al ISAF el avance obtenido del seguimiento
realizado a las observaciones del
ejercicio 20__?
21 ¿Se elaboraron las actas de cierre de las auditorias?
22 ¿Se turnaron a la Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial las
observaciones que no se solventaron?
23 ¿Hay evidencia de la medición del indicador?
24 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado (cédula del indicador)?
25 ¿Se cumplió con lo programado en el POA?
26 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
27 ¿En caso de que el producto no cumpla con los requisitos de
conformidad, se registra en la bitácora de producto no conforme?
28 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
29 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0133
Docu
men
to o
bsolet
o