auditorias- sistematización

DERECHOS RESERVADOS

AUDITORIA INTERNA- SISTEMATIZACINUNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

GERENCIA DE LA CALIDAD

Docente: Juan Carlos Martnez Tobo

Fortalecer las habilidades para la planificacin y ejecucin de auditorias de sistemas de gestinde la calidad conforme al nuevo enfoque de la futura norma ISO 9001:2015.

Auditora Interna- Sistematizacin

Objetivo

Duracin

20 Horas12 y 13 de junio de 2015 . 10 horas 19 y 20 de junio de 2015. 10 horas

Uno de los mecanismos que utiliza la Alta Direccin con mayor poder para evaluar la pertinenciay eficacia del SGC es la Auditora, razn por la que es necesario alinear las competencias de losauditores con la nueva propuesta de ISO 9001 en su quinta versin.

Justificacin

Nuevos paradigmas necesarios para desarrollar una auditoria efectiva 11 secretos de una Auditoria que desea agregar valor Errores ms frecuentes en un proceso de auditoria Evidencias que sustentan la aplicacin de los requisitos de la nueva versin ISO 9001:2015 Las habilidades claves para ser una buen auditor

Contenido

TALLER 1

Objetivo:

Metodologa:

Revisar conceptos y enfoques trabajados en cursos previos deauditora.

A. Construir bajo la estructura PHVA y la norma ISO 19011 un diagrama que represente elprocedimiento del proceso de auditoria interna.

B. Construir un paralelo que muestre la diferencia entre:

1. Programa de Auditora, Plan de Auditora y Lista de Verificacin.

2. Lder de Auditora, Auditor y Equipo de Auditora

3. Actividades de auditora, Auditora In Situ y Recopilacin de Informacin

4. Inicio de la auditora y Reunin de Apertura

5. Finalizacin de Auditora y Reunin de Cierre

Tiempo de trabajo: 45 minutos

Tiempo de revisin: 30 minutos

Valor: 20% de la nota final

Cumplimiento

del programa

Informe Revisin

Gerencial

AC

Desempeo del

procedimiento

AP

AM

Preparar, aprobar y

distribuir Informe

Auditoria

Finalizacin de

la auditoria

Seguimiento a

las AC

Generacin

hallazgos

Conclusin

auditoria

Clasificacin

hallazgos

Reunin de

cierre

GESTION DEL PROCESO DE AUDITORIA

P

Programa de

auditoria

Calificacin

de auditores

Procedim.

auditoria

H Actividades de auditoria

V

A

Responsable Programa

PROCESO

P

Inicio de

auditoria

Revisin

documental

Plan de

auditoria

HAuditoria in

situ

V

A

Lder de auditoria

ACTIVIDADES AUDITORIA

PLista

verificacin

Reunin de

apertura

HRecopilacin

de la

informacin

V

A

Revisin

documental

Equipo auditor

AUDITORIA IN SITU

P

Polticas

Objetivos

Programas

HControles:

V

A

Planes

Procedimientos

Recursos

Humanos

Operativos

Document.

Seguimiento:

Cliente

Producto

Proceso

Sistema

Ley

Correccin

AC / AP

AM

Auditor

RECOPILACION INFORMACION

AUDITORIA

OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO

CONFIANZA

MOTIVACION AL AUDITADO

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Integridad: el fundamento de la profesionalidad

Presentacin imparcial: la obligacin de informar con veracidad y exactitud. Retroalimentacin

Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar

Confidencialidad: Seguridad de la informacin

Independencia: imparcialidad y objetividad.

Enfoque basado en la evidencia: conclusiones fiables y reproducibles

Paradigmas

Enfoque Sistmico

-PlanificarQu hacer?

Cmo hacerlo?

HacerHacer loplanificado

VerificarLas cosaspasaron segnse planificaron?

ActuarCmo mejorar la

prxima vez?

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

El concepto de PHVA es algo que est presente en todas las reas de nuestra vida profesional y personal,

y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera

informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que

hacemos. Cada actividad, no importa lo simple o compleja que

sea, se enmarca en este ciclo interminable

De una Auditora Operacional a una Auditora Estratgica

LOS 11 SECRETOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA QUE

AGREGUE VALOR

Utilizar el lenguaje de las Organizaciones es mejor que el de las Normas

1

Identifique preocupaciones de la Alta Direccin

2

Entender las expectativas y cultura organizacional del auditado

3

Considere los riesgos que existen en la Gestin de la Auditora

4

Identifique el grado en que la Organizacin cumple con las promesas

pactadas

5

Involucre a los procesos clientes y procesos proveedores dentro de las

auditoras

6

Defina objetivos nicos y particularespara cada auditoria

7

Audite desde el Sistema de Gestin hacia el cumplimiento de los criterios

8

Enfoque mayor en los procesos y no en la documentacin

9

Enfoque en los resultados ms que en la documentacin

10

No olvide que la auditora es uno de los motores de la mejora y no una actividad

fiscalizadora o punitiva

11

Evolucin de las normas de Gestin ISO 9001

Evolucin de la norma ISO 9001

Cronologa de la actualizacin de las normas

Proposal Stage

NWIP (New work item proposal)

Preparatory Stage

WD

(Working Draft)

Committee Stage

CD (Committe

Draft)

Approval Stage

FDIS (Final Draft of international

Standard)

Publication Stage

ISO

(International Standard)

Approval Stage

DIS (Draft International

Standard)

Est

ado

Act

ual

Est

ado

Act

ual

ISO 45001

Se aproxima su aprobacin en el

segundo semestre de 2016

2014

ISO 45001 ISO 9001 e ISO 14001

ISO 9001

(Jun a Oct)

ISO 14001

(Jul a Nov)

ISO 9001

(Ago - Sep)

ISO 14001

(Oct a Nov)

ISO 9001

(Sep)

ISO 14001

(Nov)

2014 2015 2015

Evolucin de la norma ISO 9001

Para qu actualizar la norma ISO 9001?

Considerar los cambios en las prcticas ytecnologas relacionadas con los sistemas degestin de calidad, el medio ambiente y lasprcticas de negocio entre otros.

Asegurar que los requisitos sean claros y en unlenguaje simple, de tal forma que lasorganizaciones puedan implementar la normay sea fcil de evaluar su conformidad ya seapro primer, segunda o tercera parte

Incrementar la confianza en las capacidadesde una organizacin para proporcionarproductos o servicios conformes.

Asegurar que los requisitos sean adecuados para proporcionar la confianza deque las organizaciones que cumplen con esta norma son capaces de proveerproductos que cumplen los requisitos de los clientes y otros de una formaconsistente.

Alinear la norma a la estructura de alto nivel desarrollada por la ISO, con el fin demejorar la compatibilidad con otras normas de sistemas de gestin de la ISO.

Para qu actualizar la norma ISO 9001?

Que se tomo en cuenta? Las necesidades de los usuarios

Encuesta realizada por la ISO

Comentarios recibidos durante larevisin de la ISO 9001:2008

Lecciones aprendidas

Solicitudes de interpretacin.

El trabajo realizado por un grupodesignado por el ISO /TC /176/SC2relacionado con la identificacin deposibles conceptos a trabajar.

Recursos financieros

Comunicacin

Reaccin de la organizacin a los

cambios

Riesgo

Innovacin

Gestin del conocimiento

Que se tomo en cuenta?

Qu hay de nuevo en el requisito de auditorias?

Definiciones

Auditora

Proceso sistemtico e interdependiente para obtenerevidencia objetiva y evaluara de manera objetiva con el fin dedeterminar el grado en el que se cumplen los criterios deauditoria.

NOTA 1: Una auditoria puede ser una auditoria interna (de primera parte) o una auditoria externa(de segunda o tercera parte), y puede ser una auditoria combinada o una auditoria conjunta.

NOTA 2: Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primeraparte, se realizan por la propia organizacin, o en su nombre para la revisin por la direccin, yotros fines internos, y pueden constituir la base para la declaracin de conformidad de unaorganizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independenciapuede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

NOTA 3 : Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias desegunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienenun inters en la organizacin, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. Lasauditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes yexternas, tales como las que proporcionan la certificacin/registro de conformidad con lasNormas ISO 9001 O ISO 14001.

Evidencia objetiva

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo

Nota 1 : La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observacin, medicin, ensayo u otros medios.

Nota 2 : La evidencia objetiva con fines de auditora generalmente se compone de registros, declaraciones de hechos u otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y verificables.

DatosHechos acerca de un objeto

Programa de auditoraConjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempodeterminado y dirigidas hacia un propsito especifico

Criterio de auditoraConjunto de polticas , informacin documentada o requisitos utilizadoscomo referencia frente a la que se comparar la evidencia de la auditora

Evidencia objetiva de la auditoraRegistros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables

Hallazgos de la auditora

Resultados de la evaluacin de la evidenciade la auditora recopilada frente a loscriterios de auditora.

Nota 1: Los hallazgos de la auditora indican conformidad o no conformidad.

Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la identificacin de oportunidades de mejora o registrar buenas prcticas

Auditora Interna al SGCFDIS 9001:2015

Requisito 9.2. Auditora Interna

Para qu?

Proporcionar informacin respecto alcumplimiento del sistema de gestinde la calidad referente a:

1. Los propios requisitos de la organizacin para susistema de gestin de la calidad.

2. Los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001.

3. Al Grado de implementacin

4. Al Grado de mantenimiento reflejado en el nivel deeficacia alcanzado.

Que debemos demostrar?

La organizacin debe:

Planificar

Establecer

Implementar

Mantener

Programa de auditora

Elementos del Programa de Auditora

Frecuencia Mtodos

Responsabilidades Requisitos

De planificacin

Elaboracin de informes

Programa de Auditora

Considerando

Los objetivos de la calidad,

La importancia

de los procesos

involucrados

La retroalimenta

cin del cliente,

Los cambios que tengan un impacto en la organizacin

y los resultados de las auditoras

previas

En cada Auditora

En cada auditora

Criterios

AlcanceAuditores

Asegurar

La objetividad

La imparcialidad

del proceso de auditora;

Informe de los Resultados a

las partes interesadas

La toma de las correcciones y

las acciones correctivas

Conservacin de la

informacin documentada

Necesidades para la elaboracin de la 5 versin

La adopcin de la EAN, tal como se establece en el Anexo SL de las Directivasde ISO, Parte 1.

Un requisito explcito para el pensamiento basado en el riesgo, con el fin deapoyar y mejorar la comprensin y la aplicacin del enfoque por procesos.

Menos nfasis en los documentos.

Aplicabilidad mejorada para las empresas que prestan servicios.

Un requisito para definir las fronteras del Sistema de Gestin de la Calidad.

Mayor nfasis en el contexto organizacional.

Ms requisitos para el liderazgo y mayor nfasis en el logro de los resultadosdeseados para mejorar la satisfaccin del cliente.

Liderazgo

Mejora

PlanificacinEvaluacin

del Desempeo

Operacin& Soporte

Planear

ActuarVerificar

Hacer

Sistema de Gestin de la Calidad

Satisfaccin del Cliente

Productos y Servicios

Resultados del SGC

Organizacin y Contexto

Necesidades y

Expectativas de las Partes Interesadas

Requisitos del Cliente

Estructura establecida por la ISO para los Sistemas de Gestin

1. Objeto y campo de aplicacin

2. Referencias normativas

3. Trminos y definiciones

4. Contexto de la organizacin

5. Liderazgo

6. Planificacin

7. Soporte

8. Operacin

9. Evaluacin del desempeo

10. Mejora

Cambios en la Estructura

1. La nica intencin del cambio es mejorar la alineacincon otras normas de Sistemas de Gestin.

2. Se busca una presentacin coherente para todos losSistemas de Gestin de los requisitos

3. NO es necesario que los cambios de la estructura y laterminologa se vean reflejados en su SGC.

4. NO es un modelo para la documentacin de laspolticas, los objetivos y los procesos de unaorganizacin.

5. No existe ningn requisito para la estructura de ladocumentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

4 Contexto de la organizacin

Conocimiento Organizacional

Mi Organizacin

Contexto Externo

Capacidad Interna

Alcance

Limites

Aplicabilidad

Contexto Externo

Capacidad Interna

Requisitos Partes Interesadas

Productos y Servicios

Gestin por Procesos

Elementos de Entrada

Secuencia

RiesgosElementos de Salida

Oportunidades

5 Liderazgo

Compromiso

Eficacia

Integracin

Personas

Tratamiento

Roles

Del SGC

Requisitos

Procesos de Negocio

Involucrado

Dirigiendo

Apoyando

Riesgos

Oportunidades

6 Planificacin para el SGC

Cmo lograr los objetivos?

Qu se va a hacer?

Con que recursos?

Quin es el responsable?

Para cuando?

Cmo saber si logramos lo que esperbamos?

7 Soporte

Capacidad de Recursos

Internos

Externos

Definir que se necesita

Organiza-ciones

Externas

Conocimientos Organizaciones

Identificarlo

Conseguirlo

Mantenerlo

Puesta en Marcha

Comunicacin

Qu?

Cundo?

A quien?

Cmo?

Informacin Documentada

Identificacin

Distribucin

Acceso

Recuperacin

Uso

Almacenamiento

Preservacin

C. de Cambios

Retencin

Disposicin

8 Operacin 1 Parte

Comunicacin con el cliente

PUNTOS DE VISTA

PERCEPCIONES

QUEJAS

8 Operacin 2 Parte

Prcticamente sin cambios

8 Operacin 3 Parte

Provisin externa

INCLUSION DEL PROCESO TOTAL

PARCIALIMPACTO EN EL

PROCESO, PRODUCTO SERVICIO

8 Operacin 4 Parte

Control de elementos de salida

CORRECCION SEPARACION CONTENCION

DEVOLUCION SUSPENSION NOTIFICACION

AUTORIZACION

9 Evaluacin del desempeo

Satisfaccin del cliente

PUNTOS DE VISTA

OPINIONES

Revisin por la direccin

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PARTES INTERESADAS

RIESGOS

10 Mejora

Eliminacin del requisito de

Acciones Preventivas

SGC

Conveniencia,

Adecuacin y

Eficacia

Los ms frecuentes

TALLER 2

Objetivo:

Metodologa:

Revisar los requisitos de la futura versin de la normas ISO 9001 yplantear posibles evidencias en el entorno de su enfoque.

Se deben armar 6 grupos y cada uno debe trabajar un numeral completo de la normaproponiendo las posibles evidencias que como auditores solicitaran y la forma en que loharan.

Este taller debe ser trabajado para la sesin del 19 de junio de 2015 y debe ser presentado atravs de una mesa redonda en un espacio de no ms de 1 hora para la totalidad de grupos. Lamesa ser moderada por el docente.

Tiempo de trabajo: 15 minutos en clase y se trabaja durante la semana

Tiempo de revisin: 60 minutos el 19 de junio de 2015


TALLER 3

Objetivo:

Metodologa:

Desarrollar habilidades para la formulacin de preguntas.

Construir preguntas siguiendo la secuencia PHVA y en consideracin de la informacinpresentada por el docente previo al taller.

Cada grupo seguir trabajando con el numeral asignado en el taller 2 y deben formular por lomenos 4 preguntas que cubran el objetivo y alcance de auditoria que se proponga.




MOTIVACION PARA LA ACCION

COMUNICACIN TRANSACCIONAL

ESCUCHA ACTIVA

ENTREVISTA

COMUNICACIN

TRANSACCIONAL

MOTIVACION PARA EL AUDITADO

Evidencia objetiva

Retroalimentacin

Solucin rpida y eficaz

Actitud de accin

Acuerdos de solucin

TALLER 4

Objetivo:

Metodologa:

Mostrar los aspectos ms relevantes para la realizacin deentrevistas y la recopilacin de informacin.

El docente mostrar a travs de simulacros varios escenarios:

Escenario No 1: Auditoria sin definicin de actividades de inicio (objetivo, alcance y criterio).

Escenario No 2: Auditoria con objetivo, alcance y criterios pero sin ningn tipo de tcnica de auditora.

Escenario 3: Auditoria con tcnica y acciones de mejoramiento.

Cada simulacro tendr una duracin de 5 a 10 minutos y el grupo deber identificar los aspectos positivos y los aspectos por mejorar en cada caso.



NEGOCIACION

La negociacin tiene como fundamento una

actitud tolerante, en donde se cede y a la vez

se demandan concesiones.

Las partes deben aceptar de manera voluntaria y

proactiva colocarse en el lugar del otro y tener la

habilidad para explorar a fondo el por qu de los

razonamientos, intereses, deseos, emociones,

cosmovisin y percepcin de la situacin que

involucra la controversia y aborda la comprensin de

las motivaciones del otro.

Abordaje positivo de conflictos

Acepte que el conflicto es normal y frecuentemente en lavida humana.

Aconseje slo cuando le pidan consejo.

Presente sus ideas sin imponerlas.

Respete a todos de palabra y obra.

Reconozca sus errores y de ser necesario disclpese,pues no siempre tendr razn.

Empatice, pngase en el lugar de los dems.

Reduzca la tendencia a juzgar la conducta o laspreferencias de sus semejantes.

Abordaje positivo de conflictos

Vea lo positivo. Halague ms y critique menos, busquepuntos de coincidencia.

Sugiera y proponga en vez de ordenar o mandar.

Acepte que sus interpretaciones de los hechos no son ninicos, ni la verdad.

Abstngase de hacer bromas pesadas.

No se inmiscuya en la vida de los dems.

Aprenda tcnicas de comunicacin efectiva paraescuchar y hablar adecuadamente.

Evite discusiones y enfrentamientos innecesarios.

Acepte a las personas y cambie usted en lugar de querercambiarlos.

ESCUCHA ACTIVA

1

Auditor

Auditado

2

Preguntar

Contestar

EscucharRetroalimentar

5

Aprobar

Solicitar evidencia

7

Aportar evidencia

Verificar evidencia Analizar

informacin

2 46

89

Concluir

10

Registrar

12

11

Aprobar

Pruebas y Ensayos

Reportes de

mantenimiento

Entrevistas RegistrosDocumentos

Visitas a Sitio

Solicitud de

pruebas

Estudio de equipos

Sitios de

almacenamiento

FUENTES DE INFORMACION

TALLER 5

Objetivo:

Metodologa:

Adquirir habilidades en la tcnica y enfoque de Auditora.

Para cada una de las siguientes situaciones, proponer la mejora alternativa para conseguirevidencia.




TALLER 5

Situacin EnfoqueProcesos que se

involucraran

La organizacin cuenta con un

software para el manejo de las

acciones correctivas y

preventivas.

Se cuenta con un programa de

capacitacin para cerrar las

brechas pendientes de los

servidores pblicos.

Se adelanta un proyecto de

traer la Universidad al municipio

y de garantizar suministro

permanente de agua

Se reporta por parte de un

auditado un incremento en las

quejas y reclamos

La organizacin cuenta con un

programa de gestin ambiental

y uno de concientizacin en los

jvenes de no utilizar

sustancias psicoactivas.

REDACCION DE HALLAZGOS

No conformidad

CLASIFICACION

(Incumplimiento de un requisito

Observacin

Aspectos positivos

Aspectos por mejorar

GENERACION DE HALLAZGOS

CRITERIO

Poltica

Objetivos

Procedimientos

Requisitos

VS EVIDENCIA

Informacin verificada

Evaluar el impacto

FORTALEZAS

Existe divulgacin de la poltica Integral tanto anivel interno de la alcalda como para latotalidad de instituciones municipales y a lacomunidad, como elemento deapalancamiento de transparencia y buenacoordinacin interinstitucional.

OBSERVACIONES

Se podran incluir los beneficios que actualmente generan losdiferentes controles operacionales en las actividades de laorganizacin, involucrando criterios nuevos en la evaluacinde riesgos.

Se podra evaluar los impactos positivos con el fin dedeterminar el nivel de significancia y beneficio de cada una delas actividades que se emprenden de manera positiva en laalcalda como por ejemplo la formacin en formulacin yevaluacin de proyectos, la formacin de auditores, finanzaspara no financieros, PNL y reforestacin de reas.

NO CONFORMIDADES No se asegura la asignacin de cargos y funciones crticasdentro del Sistemas de Gestin Integral.

Evidencia: No se cuenta con una persona a cargo de la

identificacin, anlisis y evaluacin del cumplimiento de los

requisitos legales y la organizacin ha perdido capacidad en

evaluacin de sistema por la reduccin del nmero de

auditores internos integrales.

No se da cumplimiento a lo establecido en la organizacinpara la gestin de los riesgos de la alcalda.

Evidencia: Se evidenci que la matriz de gestin de riesgo

MGR-002: v2 no ha sido actualizada con los ltimos eventos

locales, la realizacin de la auditora interna y las nuevas

leyes y resoluciones generadas a nivel municipal.

INFORME DE AUDITORIA

Elaboracin

Plan de auditoria

Hallazgos

Conclusin

Aprobacin

DistribucinPartes

interesadas

Responsable del programa de auditoria

INFORME DE AUDITORIA

Comentarios sueltos

Hallazgos no presentados en la reunin de cierre

Trivialidades

Informacin no confirmada

QUE NO INCLUIR !!!!!

CONTENIDO DEL INFORME

Portada

Conclusin de la auditoria

Actividades de la auditoria.

Hallazgo en la planificacin

Hallazgos en la operacin

Hallazgos en la verificacin

Hallazgos en la Accin

Aspectos por mejorar

EXAMEN FINAL

Objetivo:

Metodologa:

Adquirir habilidades para la generacin de hallazgos de auditora.

En grupos de mximo 4 participantes y no menos de 2 participantes, se debe preparar unejemplo para cada uno de los tipos de clasificacin de hallazgos presentados.

En cada uno de los hallazgos se debe relacionar el captulo de la nueva versin como tambinel numeral de la versin actual ISO 9001:2008.




auditorias- sistematización

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