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MANUAL DE PORTAL GESTIÓN DE

COMPRAS

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ................................................................................... 3 PRESENTACIÓN DEL MANUAL ............................................................................................... 3 VERSIÓN DEL MANUAL ......................................................................................................... 3

PRÓLOGO............................................................................................ 4

PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO ............................................................................................ 4 AUDIENCIA ........................................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN .................................................................................. 5

PRESENTACIÓN DEL PORTAL ................................................................................................. 5 OBJETIVOS ........................................................................................................................... 5 INGRESO AL PORTAL ............................................................................................................. 6 PANTALLA PRINCIPAL ........................................................................................................... 7

PORTAL GESTIÓN DE COMPRAS ........................................................ 8

MENÚ PRINCIPAL ....................................................................................................... 8 INICIO........................................................................................................................ 8 ACTUALIZAR DATOS ................................................................................................... 9

Datos Generales - Tributarios ....................................................................................... 9 Información Contactos .................................................................................................. 9 Artículos que Provee .................................................................................................... 10 Solicitud Actualización de Datos .................................................................................. 11

ELABORAR COTIZACIONES ........................................................................................ 13 Requerimientos Universidad ....................................................................................... 14 Cotización Libre ........................................................................................................... 22

CONSULTAR COTIZACIONES ...................................................................................... 23 Parámetros de Búsqueda ............................................................................................. 23 Resultado – Cotizaciones Consultadas ........................................................................ 24

CONSULTAR ÓRDENES DE COMPRA ........................................................................... 25 Parámetros de Búsqueda ............................................................................................. 25

CONSULTAR PAGOS .................................................................................................. 27 Parámetros de Búsqueda: ........................................................................................... 28 Concepto de Pagos – Bienes y Servicios ...................................................................... 29

NOTIFICACIONES ...................................................................................................... 30 Formulario de Búsqueda ............................................................................................. 31

RESTRINGIR REFERENCIAS ...................................................................................... 32 Referencias con Proveedores Asignados ..................................................................... 33

MONEDAS COTIZACIÓN ............................................................................................. 36 Formulario de Búsqueda ............................................................................................. 37

FUNCIONARIOS CON ROL DE PROVEEDOR .................................................................. 37

PRESENTACIÓN

Presentación del Manual

Caseware Ingeniería presenta el manual de usuario para el Portal de Gestión de Compras. En este documento se encuentra:

Descripción general de la empresa

Descripción detallada del portal de gestión de compras.

Orientación de interfaz gráfica que guía al usuario a través de la página de ingreso al aplicativo del Portal de Gestión de Compras. Todo el manual incluye gráficas ilustrativas para un mejor manejo del portal.

Explicación de la forma cómo está distribuido el menú de opciones para el componente.

Documentación de cada una de las formas que componen el Portal de Gestión de Compras, indicando la funcionalidad, los campos que tiene la forma.

Versión del Manual Éste manual está sujeto a la actual versión de ICEBERG 2009.1-3336

PRÓLOGO

Presentación del producto

CaseWare Ingeniería es una empresa dedicada a prestar servicios de consultoría a las instituciones de educación superior. Con base en la experiencia de nuestro equipo de trabajo creamos la solución financiera, administrativa y de talento humano llamada ICEBERG, en la que recopilamos las necesidades más sentidas de las áreas administrativas de las instituciones de educación superior y las materializamos en un sistema totalmente integrado que ofrece múltiples beneficios a nuestros clientes. Audiencia Este manual está dirigido a todos los funcionarios de la Universidad que manejan el tema de compras, proveedores, cotizaciones, requisiciones, etc. y que desean conocer cómo funciona el Portal de Gestión de Compras. Igualmente este manual puede ser consultado por los diferentes proveedores de las Universidades, para que conozcan la manera de utilizar correctamente el Portal.

INTRODUCCIÓN Presentación del Portal El Portal de Gestión de Compras se encarga de optimizar y agilizar los procesos del área de compras mediante un conjunto de herramientas que ayudan a tener una mejor dirección, debido al orden y la sencillez con la que integra los diferentes aspectos propios del área de compras de cualquier universidad. Los beneficios no son solo para la universidad, ya que por su fácil manejo, los proveedores pueden realizar cotizaciones que se ajusten mas a los requisitos de la universidad y de manera más completa.

Objetivos

1. Poseer un sistema que permita a la Universidad tener un óptimo manejo de

proveedores, gracias a una base organizada y clasificada, y a los procedimientos de cotización que garantizan una gestión más confiable.

2. Optimizar el trabajo del área de compras, ya que las requisiciones y la emisión de

órdenes de compra se manejan de manera sistematizada permitiendo planear y programar de mejor manera las adquisiciones que deben realizar.

3. Brindar un espacio de interacción entre Universidad – Proveedor, mejorando el flujo y la calidad de información.

Ingreso al Portal

Al ingresar al browser, le aparecerá una pantalla principal, el cual consta de dos partes: En la parte central hay una información para proveedores; allí se especifican los requisitos que se deben cumplir para ser un proveedor de la Universidad. Ésta información se parametriza por Iceberg y está disponible para que cualquier proveedor la pueda consultar. En la parte derecha se encuentra el cuadro de “Autenticación”, en el cual se debe ingresar el usuario y la contraseña.

Pantalla Principal Al ingresar al portal aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla se encuentra dividido en tres secciones: En la parte izquierda de la pantalla, se encuentra el área del menú principal, en el centro se encuentra el área de trabajo, y en la parte interior, hay una barra de información del proveedor: Cuenta del proveedor con el que ingresó, nombre del proveedor y código del proveedor dentro de Iceberg.

PORTAL GESTIÓN DE COMPRAS

Menú Principal

El menú del PORTAL DE GESTIÓN DE COMPRAS, está conformado de la siguiente manera:

Las opciones actualizar datos, elaborar cotizaciones, consultar cotizaciones, consultar órdenes de compra y consultar pagos aplican para los proveedores. Las opciones notificaciones, restringir referencias y monedas cotización aplican para el administrador de la aplicación. Estas opciones se pueden modificar, agregar o quitar por iceberg. Se crea un rol en iceberg, para ser proveedor o para ser administrador del portal.

Inicio

Al oprimir inicio siempre llevará al usuario a la pantalla principal.

Actualizar Datos

Datos Generales – Tributarios

En este campo se le presenta al proveedor la información de los datos generales del proveedor. La información que se presenta es el nombre del proveedor, el código, la identificación, la dirección, el teléfono, el fax, la ciudad. Igualmente muestra datos tributarios del proveedor, estos datos son: si es un gran contribuyente, si es autorretenedor, si es una organización sin ánimo de lucro, el tipo de persona, y el régimen que maneja. Estos datos ya los tiene el sistema, es decir ya son manejados por Iceberg. Son datos informativos del proveedor. Información Contactos

En la primera pestaña presenta la información de contactos de personas de ese proveedor.

Artículos que Provee

Presenta un listado de los artículos o referencias que el proveedor proporciona. Permite al proveedor actualizar los artículos que él provee. Crea el listado de los artículos que puede ofrecer a la Universidad. Igualmente, permite eliminar artículos que el proveedor ya no desea ofrecer a la Universidad. Para ingresar un artículo, se debe dar clic sobre el Botón Nuevo. Allí se despliega la siguiente forma:

En esta forma se debe ingresar el nuevo artículo que se desea ofrecer a la Universidad. Solicitud Actualización de Datos

Si el proveedor ve que alguno de los datos ya no aplica o por ejemplo que cambió de dirección o de teléfono, se dirige a esta pestaña y desde allí puede solicitar el cambio de esa información. El proveedor escribe lo que desea cambiar, y desde allí se envía la solicitud. Al

enviar la solicitud, aparece una pantalla de pre visualización del correo que va ser enviado a la Universidad pidiendo la solicitud del cambio de los datos. Ese correo es generado automáticamente por Iceberg.

Elaborar Cotizaciones Este campo permite a los proveedores ingresar cotizaciones.

La primera parte se refiere a la selección del centro de costo al que se va a cotizar. El proveedor debe escoger la seccional a la que desea cotizar. Este campo se utiliza cuando la Universidad maneja varias seccionales.

La segunda parte se refiere a la selección del tipo de cotización: Requerimientos Universidad y Cotización Libre. Requerimientos Universidad Son todos aquellos elementos que la Universidad está necesitando o que entran por requisiciones.

La cotización se divide en tres partes. La primera parte es el encabezado de la cotización, la parte inferior son las referencias a cotizar, o las referencias que la Universidad requiere. Y la tercera parte se refiere a la pestaña detalle, donde se muestran los elementos que el proveedor va cotizando.

Pestaña Cotización: Al principio se muestra el tipo de cotización que escogió el proveedor, en este caso por requerimientos de la Universidad y a quien se le está cotizando, es decir nombre de la Universidad.

Fecha Cotización: Fecha en la que se realiza la cotización. El proveedor no puede modificar esta fecha. Esta fecha siempre va ser el día actual.

Fecha Vigencia: Fecha de vigencia que tiene la cotización. La vigencia debe ser del día de la cotización o mayor, ya que el sistema no permite fechas anteriores.

Moneda Cotización: Moneda en la que se está realizando la cotización. Puede ser pesos, dólar americano, euro, yen japonés o real. Éstas son monedas de cotización del portal, y también se pueden parametrizar en el portal.

Descuento Pronto Pago: Se puede manejar descuento por pronto pago. Este descuento se hace sobre el total de la cotización. Se maneja mediante un porcentaje.

N° Cotización: Es el número de cotización que le pone el proveedor. Es un número de control interno del proveedor.

Forma pagos: La forma de pago que desea el proveedor que le paguen. Puede ser cheque, efectivo, crédito. Sin embargo, la Universidad es quien decide de qué forma va a pagar.

N°. Cotización Interna: Número de cotización real.

Subtotal: Sumatoria de todos los detalles.

Descuento: Sumatoria de los detalles que tuvieron descuentos.

Valor IVA: Sumatoria del valor del IVA.

Total Cotización: Sumatoria de la cotización incluyendo IVA.

Dto. Pronto Pago: Sumatoria de los descuentos por pronto pago.

Observaciones: Este campo es para que el proveedor describa o especifique algún aspecto de la cotización.

Referencias a cotizar: Indica las referencias que tiene el proveedor disponible para cotizar.

Presenta un listado de todas las referencias posibles que puede cotizar. Y las presenta en forma de paginación. Cada página muestra de a cinco elementos. Con los

botones , puedo navegar a través de las páginas, es decir puedo ir a la primera página, puedo ir a la última.

Parámetros de Búsqueda: Posee dos campos a diligenciar, primero seleccionamos si la búsqueda se va a realizar por referencia o por requisición (por requisición es menos frecuente, en estos casos las universidades llaman al proveedor y le solicitan que les coticé los artículos en determinada requisición). En el espacio en blanco se diligencia una palabra clave, el número de la referencia, etc., esto con el objeto de agilizar la búsqueda. Si el campo de búsqueda se encuentra en blanco y se da buscar, muestra todas las referencias disponibles en el momento.

Referencia: Muestra las diferentes referencias que pueden ser cotizadas. Algunas de esas referencias pueden tener descripción adicional, que puede ser ocultada si se desea.

Cantidad: Indica el número de unidades que están siendo cotizadas.

Presentación: Detalla como viene presentado el producto, por ejemplo: Unidad, bolsa, pliego, etc.

Und. Medida: Establece el tipo de medida en el que viene estimado el producto, como: gramo, kilo, onzas, metro, mililitros, litros, etc.

Marca: Especifica la marca del articulo referenciado.

Cotizar: Esta casilla contiene un icono el cual cuando se señala despliega la siguiente pantalla en la cual el proveedor debe ingresar la información para cotizar el elemento.

Referencia: Muestra la referencia del producto.

Descripción Adicional Solicitada: Este aspecto es bastante importante pues proporciona información muy específica del producto.

Referencia de reemplazo: En caso de que el producto a ofrecer tenga una novedad o modificación, esta opción permite evidenciarla, ejemplo si se está ofreciendo ambientador pero no es marca “A” sino marca “B”.

Días de Entrega: Número de días en que el proveedor se compromete a entregar su producto.

Medida/Duración Garantía: Hay dos espacios en el primero se indica el número y en el segundo espacio se determina el espacio de tiempo: días, meses o años.

Precio: Valor del producto por Unidad.

Porcentaje IVA: Si el producto genera IVA en este espacio se indica el porcentaje.

Descuento: En caso que no se desee ofrecer un descuento, como este es un espacio obligatorio, se debe colocar “0”.

Observaciones: Zona destinada a aclaraciones o indicaciones acerca del producto de la cotización.

Nota: Los campos señalados con un asterisco rojo se deben diligenciar obligatoriamente.

Presionando “Cancelar” se descarta toda la información, pero si se presiona “Aplicar cambios” se guarda toda la información ingresada en las pestaña detalle. Se pueden cotizar tantas referencias como se quiera.

Pestaña detalle: Permite observar los productos que se están cotizando mostrando la siguiente información: Referencia del producto cotizado, presentación, cantidad, valor unitario, valor subtotal, descuento (para esa referencia), valor descuento, IVA (para esa referencia),

valor IVA y valor total. Al finalizar el renglón se observa un icono el cual nos permite eliminar esa referencia de la cotización.

Existe una validación en la que no se permite agregar la misma referencia dos veces, por lo que si se selecciona una referencia que ya esta agregada aparecerá el siguiente cuadro.

Esta validación es opcional dependiendo las necesidades del usuario, puesto que existe la posibilidad que ante una misma referencia se reciban dos cotizaciones una como referencia normal y otra como referencia de reemplazo, postulando un producto que ofrece otro tipo de garantías. Botón Descartar esta cotización: Si el proveedor desea eliminar la cotización que estaba realizando porque ya no aplica o porque es muy antigua, lo puede hacer mediante el botón descartar esta cotización. Este botón borra la cotización que está en curso y se genera una nueva. Al seleccionar esta opción, en la pantalla va a aparecer un mensaje de confirmación para iniciar una nueva cotización.

Botón Continuar en otro momento: Al seleccionar este botón, guarda lo que se ha realizado hasta el momento

Para volver a la cotización, el portal da aviso de la cotización pendiente mediante este cuadro, se presiona OK y la carga.

Nota: El número de cotización lo da el sistema automáticamente, y es muy importante tanto para la Universidad como el proveedor pues hablaran en torno a determinada cotización haciendo referencia a este número. Botón Enviar Cotización: Este botón permite al proveedor enviar la cotización a la Universidad para que sea tenida en cuenta. Al momento de presionar este botón se debe estar seguro que la cotización esta completa, porque después de presionarlo ya no se permitirá hacer ningún cambio. La cotización habrá pasado de un estado de elaboración a uno de grabación, y aparecerá el siguiente cuadro:

El botón “Aceptar” devuelve al usuario a la pantalla inicial de “Elaborar cotizaciones”; y el “Impresión Reporte” muestra una vista preliminar de la cotización:

Esta ventana brinda la opción de guardar la cotización o imprimirla en PDF. Para poderlo imprimir debe exportarse a PDF

Nota: Si en el momento de enviar, falta completar alguna información o la información está mal diligenciada, va a aparecer en la pantalla un mensaje de validación del formulario, en el cual el sistema pide que se verifique la información solicitada ya que existen datos que no están permitidos o que se encuentran vacios.

Si se va a enviar una cotización y la pestaña de detalles esta vacía, es decir no se ha cotizado ninguna referencia, aparecerá el siguiente cuadro:

Cotización Libre La cotización libre permite al proveedor hacer cotizaciones de elementos que no requiere la Universidad. Por ejemplo, el proveedor Dell tiene una promoción de computadores y a través de esta cotización, se le envía una cotización de computadores por promoción, para que la tengan en cuenta. Así la Universidad no requiera en el momento esos computadores, el proveedor envía esa oferta para que la miren. La cotización libre se puede habilitar o deshabilitar por medio de un parámetro en Iceberg. Es decir, es opcional si la Universidad lo quiere manejar o no.

“Cotización Libre” contiene los mismos campos y se diligencia de igual manera que la opción “Requerimientos Universidad”. Las únicas diferencias son que ya no se tienen habilitado el campo de “Búsqueda por Requisición” y que las referencias que van a aparecer son todas las que tiene la universidad.

Consultar Cotizaciones Esta opción permite consultar las cotizaciones del proveedor que ingreso al portal, es decir el proveedor puede ver todas sus cotizaciones mas no puede ver las cotizaciones de otros proveedores.

Parámetros de Búsqueda

Existen varias posibilidades para que un proveedor pueda consultar sus cotizaciones.

No. Cotización: Ofrece dos alternativas, la primera consiste digitar en el espacio “Interno” el número interno de su cotización (el que automáticamente da el sistema), o también puede buscar digitando en el campo proveedor el número que le dio el proveedor a esa cotización según su consecutivo, y presionar el botón “Buscar”.

Fecha Cotización: Se debe establecer en los espacios la fecha donde se quiere comenzar y terminar la búsqueda. Por ejemplo buscar las cotizaciones de determinado mes.

Referencia: Se ingresa el número de la referencia que se cotizó.

Cotizaciones Vigentes: Solo muestra las cotizaciones las cuales la fecha de validez no ha caducado.

Si el proveedor desea consultar todas sus cotizaciones debe dejar en blanco todos los datos y presionar el botón “Buscar”. Esta puede ser una actividad muy pesada dependiendo de la Universidad y los proveedores según su historial.

Resultado – Cotizaciones Consultadas:

Permite ver todas las cotizaciones de la búsqueda, éstas se muestran paginadas de a tres y si se presiona el icono mas se despliega mostrando todos los detalles y la información de la cotización.

Impresión Reporte: Brinda la oportunidad de imprimir las cotizaciones consultadas. Si son varias las cotizaciones que se van a imprimir el sistema puede tomar unos segundos mientras se carga toda la información. Durante esos

segundos aparecerá el siguiente cuadro: , luego aparece la vista preliminar de las cotizaciones, las cuales aparecerán mínimo una por página. Para poderlo imprimir debe exportarse a PDF.

Consultar Órdenes de Compra Cuando la universidad aprueba una cotización, emite una orden de compra. Esta opción permite al proveedor consultar e imprimir dichas órdenes.

Parámetros de Búsqueda

Estado: Realiza la búsqueda de las órdenes de compra según su estado “Aprobada” o “Cerrada”

Fecha de Elaboración: Presenta las órdenes de compra de un periodo de tiempo determinado.

# Orden de Compra: Si el proveedor conoce el número de la orden de compra puede digitarlo consultarla.

Si el proveedor desea consultar todas las órdenes de compra debe dejar todos los espacios en blanco y presionar “Consultar”.

Impresión Reporte: Da una vista previa y la posibilidad de guardar o imprimir la orden de compra en PDF.

Nota: Los datos de la Universidad como dirección, fax, teléfono, así como la nota en la parte inferior de la orden de compra se pueden cambiar desde Iceberg modulo de compras.

Consultar Pagos Con esta opción el proveedor puede consultar toda la información acerca de los pagos como: el estado de los pagos, fechas tentativas de pago o los pagos que la Universidad le ha hecho por las órdenes de compra.

Parámetros de Búsqueda:

Fecha de Pago: Presenta los pagos que la universidad ha realizado al proveedor en un periodo de tiempo determinado.

No. Orden de Compra: Presenta el estado de pago de una orden de compra en particular.

No. Requisición: Muestra el de pago relacionado a determinado N| de requisición.

Así como en las demás opciones, si se dejan en blanco todos los campos y se presiona “Buscar” se pueden consultar todos los pagos.

Concepto de Pagos – Bienes y Servicios

Ord. Compra: Relaciona el numero de orden de compra a la cual corresponde el pago.

Radicación: Corresponde al número con el que se radico el pago.

Concepto: Muestra la denominación que la universidad le dio al pago.

Valor: Da a conocer el total del valor que la universidad debe pagar.

Requisición: Señala el número de requisición correspondiente al pago.

Valor Pend. Giro: Señala el monto pendiente por cancelar.

Fecha de Giro: Indica al proveedor en qué fecha debe esperar el pago. Si se oprime el icono mas se despliega el detalle de documentos de pago el cual muestra los pagos ya realizados al proveedor mediante la siguiente información: documento soporte con el que se realizó el pago, la fecha en que se radicó y la fecha en que se pagó, el concepto con el que se realizó el pago, y el valor pagado.

Notificaciones Permite al proveedor seleccionar usuarios de iceberg para enviar un aviso o informe de una novedad por medio de un correo.

Existen dos tipos de notificaciones una de actualización de datos y la otra de cotización. Una notificación de actualización se da cuando a un usuario iceberg le llega un correo electrónico comunicándole que determinado proveedor ha solicitado actualizar su dirección. Una notificación de cotización, es cuando al usuario de iceberg le llega un correo electrónico dándole aviso de que determinado proveedor le acaba de mandar una cotización.

Formulario de Búsqueda

Campo de Búsqueda: Se puede buscar por número de la cuenta, o por usuario de iceberg. Si se deja el campo vacío y se presiona “Buscar” se mostraran en la parte inferior todas las cuentas que hayan en ese momento.

Nuevo: Muestra la siguiente ventana

Cuenta: Muestra la lista de los usuarios trabajadores de la Universidad. Se selecciona la persona a la cual se desea que le lleguen los correos de una notificación.

Actualización Datos: En esta opción se elige si se quiere que al usuario seleccionado en la cuenta le lleguen las notificaciones de Actualización de Datos.

Cotización: Se elige si se quiere que al usuario seleccionado en la cuenta le lleguen las notificaciones de Actualización de Datos.

Aplicar Cambios: Guarda la información.

Cancelar: Descarta la información.

Cuando el usuario recibirá el correo

Cuando el usuario no esta habilitado para recibir el correo.

Para eliminar al usuario de la lista. Confirmará la respuesta mediante el cuadro:

Restringir Referencias Esta opción es solo para funcionarios de la universidad. Con esta opción la universidad puede limitar ciertas referencias a determinado proveedor. Por ejemplo la universidad necesita varios productos de papelería pero no quiere las resmas de papel que le ofrece el proveedor “A”, con esta opción este proveedor no podrá cotizar esta referencia porque no podrá verla.

Referencias con Proveedores Asignados

Referencia: Busca determinada referencia con restricción. Si se da “Buscar” con el espacio en blanco, aparecerá el listado de todas las referencias que tienen restricción.

Si se desea obtener información más detallada sobre la referencia que tiene

restricción, se presiona y se muestra los proveedores que la tienen restringida.

Editar la restricción. Este símbolo corresponde a un estándar por lo que siempre significará “Editar”.

Eliminar la restricción. Este símbolo también corresponde a un estándar por lo que siempre significará “Eliminar”.

Nuevo: Abre la forma para crear una restricción.

Referencia: Al presionar aparecerá una ventana de búsqueda referencia.

Búsqueda: en este campo se ingresa la referencia que se quiere buscar o si se deja en blanco aparecerán todas las referencias.

Se selecciona la referencia que se quiere restringir y se presiona “Aceptar.”

Proveedor: De igual manera que con referencia se presiona y aparecerá una ventana de selección de proveedor.

Se selecciona el proveedor al que se quiere restringir y se presiona “Aceptar.”

Observaciones: Espacio destinado a escribir las razones por las cuales se realizo la respectiva restricción.

No Permitir Cotizar: Es muy importante señalar este cuadro con un visto , porque si no se señala no se está haciendo ninguna restricción.

Oprimir “Guardar” para almacenar los cambios o “Cancelar” para descartar la información. Nota: Así como una misma referencia se puede restringir para varios proveedores, un proveedor puede tener varias restricciones; para esto se deben seguir los mismos pasos.

Monedas Cotización Todas las monedas en las que se puede cotizar por el portal. Se basa en monedas de cotización de iceberg pero no son las monedas de cotización de iceberg.

Formulario de Búsqueda

Campo de Búsqueda: Si se desea buscar una moneda en particular o en blanco si se quieren ver todas las monedas que se manejan. Nota: Es posible eliminar monedas con el fin de no permitir cotizaciones en determinada moneda. Pero en monedas como el peso o el dólar donde ya hay cotizaciones con esta moneda, el sistema no permite borrar este tipo de moneda.

Nuevo: Si por ejemplo llega un nuevo proveedor y cotiza en una moneda que no se encuentra en la lista, se entra en esta opción y aparece la siguiente ventana:

Moneda Cotización: De una lista de monedas se selecciona la que se necesita.

Aplicar Cambios: Agrega la moneda que se selecciono para que ésta aparezca en el formulario de cotización.

Funcionarios con Rol de Proveedor

Aplica para los funcionarios de la universidad. Sirve para que los funcionarios se agreguen al rol de proveedor, es decir, les permite hacerse pasar como proveedor, con el fin de que el usuario pueda realizar cotizaciones a nombre del proveedor.

Esta opción deja cotizar a nombre de un proveedor en casos cuando el proveedor tuvo algún inconveniente por ejemplo el proveedor “A” necesita enviar una cotización pero no tiene internet, entonces se comunica con un funcionario de la universidad y le pide el favor que le registre la cotización.

Para acceder se ingresa usuario y clave

Tan pronto como entra al portal aparece una ventana de “Selección de Proveedor” que pide seleccionar de la lista el proveedor por el cual se va a ingresar y se le da “Aceptar”

Al estar en esta opción se habilita un botón en la parte inferior “Cambiar Proveedor”

Cambiar Proveedor: Permite salir del proveedor actual y entrar como otro proveedor. Confirma la decisión mediante el siguiente cuadro y después aparece de nuevo la ventana “Selección de Proveedor”

Esta opción además de permitir las mismas opciones como si se entrara como proveedor tiene un privilegio, el cual consiste en que la fecha de cotización se puede cambiar. Cabe

resaltar que esto es bajo la responsabilidad del usuario.

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