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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA FACULTAD DE POSTGRADOS Y FORMACIÓN CONTINUADA

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FECHA 07/11/2017

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

Documentar y establecer los procedimientos de la Facultad de Postgrados y Formación Continuada, como herramienta de estandarización y de control a la ejecución de las actividades establecidas por la facultad.

2. ALCANCE DEL MANUAL:

Abarca la administración de los programas académicos de postgrado y de formación continuada; la oferta y desarrollo de los mismos y la postulación de graduandos de cada programa académico de la sede de Bogotá.

3. PROCEDIMIENTOS INSCRIPCIÓN Y APERTURA DE PROGRAMAS

ESTRATEGIA DE MERCADEO

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

1 Decanatura

METAS ASIGNADAS POR PRESUPUESTO: Establece presupuesto de la facultad.

2

Decanatura

Coordinadores de

Programa Mercadeo

PROGRAMACIÓN APERTURAS: Programar Número de Cohortes y N° de Estudiantes de acuerdo al presupuesto de la Facultad

3

Coordinador Mercadeo

Coordinadores de

Programa

CRONOGRAMA DE INSCRIPCIONES, CIERRE DE INSCRIPCIONES Y APERTURAS: Cronograma fechas inscripciones, cierre de inscripciones y aperturas

4 Decanatura

APROBACIÓN DE CRONOGRAMA DE APERTURAS: Firma y aprueba cronograma de aperturas.

5 Coordinador Mercadeo

ESTRATEGIAS DE MERCADEO INTERNO Y EXTERNO: Interno: 1. Visita a las facultades de la universidad para la consecución de bases de

datos y promoción de los programas de la Facultad (estudiantes de último semestre para especialización y diplomados como opción de grado).

2. Envió de correo electrónico a los estudiantes invitándolos a realizar su postgrado.

3. Tele mercadeo. Gestión sobre la base de datos. 4. Entregar material publicitario impreso (P.O.P) a los interesados y aspirantes. 5. Servicio al cliente. 6. Promoción en los eventos internos de la Universidad para establecer una

base de datos de clientes potenciales. 7. Estrategia de promoción y mercadeo en los eventos de graduados para

establecer una base de datos de clientes potenciales.

Externo: Identificación de necesidades. 1. Construcción de base de datos empresarial, análisis e investigación de la


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4. INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES, ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE POSTGRADOS

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA ESPECIALIZACIÓN

El aspirante debe ingresar a la página principal, dirigirse a la pestaña de Inscripción y luego a la de PRE-INSCRIPCIÓN, escribir tipo y número de documento de identidad, seleccionar el tipo de convocatoria indicando año y periodo académico. Una vez termine de diligenciar la pre-inscripción y para continuar con el proceso el aspirante debe imprimir el recibo de pago y cancelar el valor correspondiente en el Banco Caja Social. Pagado dicho valor, en un plazo máximo de dos días hábiles el aspirante recibirá vía correo electrónico, su usuario y contraseña para continuar diligenciando el Formulario de Inscripción. Luego de recibir su usuario y contraseña se debe dirigir nuevamente a la pestaña de Inscripción y luego a INSCRIPCIÓN y diligenciar el formulario e imprimirlo. Con el recibo de pago, el formulario impreso y la siguiente documentación completa deberán radicar en la Facultad de Postgrados:

Comprobante de pago de la inscripción (Original) Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150 % Una foto de frente a color, tamaño 3x4 Fotocopia del diploma y/o acta de grado que acredite el título profesional de pregrado Hoja de vida sencilla del aspirante Fotocopia del carnet de la EPS o Certificado de Afiliación

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA MAESTRÍA El aspirante debe ingresar a la página principal, dirigirse a la pestaña de Inscripción y luego a la de PRE-INSCRIPCIÓN, escribir tipo y número de documento de identidad, seleccionar el tipo de convocatoria indicando año y periodo académico. Una vez termine de diligenciar la pre-inscripción y para continuar con el proceso el aspirante debe imprimir el recibo de pago y cancelar el valor correspondiente en el Banco Caja Social. Pagado dicho valor, en un plazo máximo de dos días hábiles el aspirante recibirá vía correo electrónico, su usuario y contraseña para continuar diligenciando el Formulario de Inscripción. Luego de recibir su usuario y contraseña se debe dirigir nuevamente a la pestaña de Inscripción y luego a INSCRIPCIÓN y diligenciar el formulario e imprimirlo. Con el recibo de pago, el formulario impreso y la siguiente documentación completa deberá radicarla en la Facultad de Postgrados: Comprobante de pago de la inscripción (Original) Fotocopia de la cedula de ciudadanía ampliada al 150 % Una foto de frente a color, tamaño 3x4 Fotocopia del diploma y/o acta de grado que acredite el título profesional de pregrado

competencia. 2. Plan de comunicaciones.

a. Impreso b. Marketing digital c. Redes sociales

3. Mercadeo directo 4. Activación de marca en visitas a empresas públicas y privadas. 5. Mailing 6. Tele mercadeo. 7. Convenios interinstitucionales.

6 Coordinador Mercadeo

ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS: Se realiza gestión y seguimiento a la base de datos del proceso.


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Certificado de Calificaciones de Pregrado (No aplica para egresados de la UGC) Hoja de vida sencilla del aspirante Fotocopia del carnet de la EPS o Certificado de Afiliación La propuesta de Investigación de conformidad con los lineamientos que para tal efecto establezca la

Facultad de Postgrados.

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN PARA OPCIÓN DE GRADO

El aspirante debe ingresar a la página principal, dirigirse a la pestaña de Inscripción y luego a la de PRE-INSCRIPCIÓN, escribir tipo y número de documento de identidad, seleccionar el tipo de convocatoria indicando año y periodo académico. Una vez termine de diligenciar la pre-inscripción y para continuar con el proceso el aspirante debe imprimir el recibo de pago y cancelar el valor correspondiente en el Banco Caja Social. Pagado dicho valor, en un plazo máximo de dos días hábiles el aspirante con usuario y contraseña de su gestión académica, debe dirigirse nuevamente a la pestaña de Inscripción y luego a INSCRIPCIÓN (con usuario y contraseña) y diligenciar el formulario e imprimirlo. Con el recibo de pago, el formulario impreso y la siguiente documentación completa deberá radicarla en la Facultad de Postgrados: Comprobante de pago de la inscripción Fotocopia de la cedula de ciudadanía ampliada al 150 % Una foto de frente a color, tamaño 3x4 Certificado de terminación de materias y/o Paz y salvo Académico y/o Carta de autorización de su

Facultad Paz y Salvo Financiero Hoja de vida sencilla del aspirante Fotocopia del carnet de la EPS o Certificado de Afiliación.


1 ASPIRANTE

SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE PROGRAMA DE POSTGRADO: Personal o portal institucional

2 COORDINACIÓN DE MERCADEO

ENTREGA DE INFORMACIÓN DE ACUERDO A PROGRAMA: Se le entrega al aspirante de postgrado la información solicitada.

3 ASPIRANTE

PAGO DE INSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS: Realiza pago de inscripción y entrega documentos completos a la facultad de postgrados. Diligencia formato de entrevista.


APERTURA DE CARPETA: Se realiza apertura de la carpeta física y se alimenta la base de datos de inscritos en Excel. El proceso se verifica mediante lista de chequeo de datos. Una vez se tenga el cupo presupuestado lleno, se entrega comunicación al Coordinador de Programa respectivo para iniciar el proceso de entrevista. Se adjunta listado de aspirantes y la hoja de entrevista.


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5 COORDINADOR DE PROGRAMA

CITACIÓN Y REALIZACIÓN DE ENTREVISTA: Se realiza la entrevista por parte del Coordinador y se Diligencia el formato de entrevista. Firma de ejecución de entrevista. Entrega formato de entrevista diligenciado y firmado por la Coordinación de programa.

ESPECIALIZACIONES: Se realiza de manera personal, se revisan los datos del estudiante en el formulario: información académica e información laboral. Y se tienen en cuenta los siguientes aspectos: Interés por el programa 20% Trayectoria laboral y relación con el programa 20% Conocimiento sobre la UGC 20% Valores éticos 20% Valores sociales 20% Admitido si: inicio proceso de admisión No: Entrega De Documentos De Inscripción.

MAESTRÍAS: Se realiza de manera personal, se revisan los datos del estudiante en el formulario: información académica e información laboral. Y se tienen en cuenta los siguientes aspectos: Interés por el programa 20% Trayectoria laboral y relación con el programa 20% Conocimiento sobre la UGC 20% Valores éticos 20% Valores sociales 20% Admitido si Presenta y defiende su propuesta de Investigación (que entrega impresa). No: Entrega De Documentos De Inscripción.


COMUNICACIÓN AL ASPIRANTE ADMITIDO: Se comunica a los aspirantes el resultado de su proceso y su admisión. La comunicación se realiza por medio electrónico y telefónico. Para los aspirantes que no fueron aceptados se les informa que pueden venir por sus documentos si lo desean.


ENTREGA DE CARPETA DE INSCRIPCIONES: Mediante oficio se entrega la Coordinación General el listado de admitidos con sus documentos de soportes.

8 COORDINACIÓN

GENERAL

RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INSCRIPCIONES: Recepción de las carpetas de inscripciones del área de Mercadeo, verificar la completitud de la documentación. Si la documentación está completa, se procede a registrarla en el Sistema de Gestión Académico En caso de encontrar alguna novedad se informa al área de Mercadeo.

9 ADMISIONES, REGISTRO Y

CONTROL

ASIGNACIÓN DE FORMULARIO Y CLAVE: El proceso genera la respectiva asignación de No. De formulario y Clave del estudiante.


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Remite la respectiva información para su ingreso al SIA, vía correo institucional al área de Coordinación General de postgrados.

10 COORDINACIÓN

GENERAL

CONFIRMACIÓN DE ADMISIÓN: Registro de información en el Sistema de Gestión Académico. Se confirma en el Sistema de Gestión Académico la admisión del estudiante.

11 CARTERA

GENERACIÓN DE MATRÍCULA: Con la confirmación de admisión del estudiante, se generan la orden de matrícula respectiva, cargándola en el sistema de cada estudiante.

12 COORDINACIÓN

GENERAL

NOTIFICACIÓN DE MATRICULA AL ESTUDIANTE ADMITIDO: Ordenes de matrícula, Se notifica al estudiante mediante correo electrónico o en su defecto se le entrega personalmente. (El estudiante firma el recibido en la relación de matrículas generadas.)

13 ESTUDIANTE

PAGO Y LEGALIZACIÓN DE MATRÍCULA: Realización de pago de matrícula y entrega de copia de la misma a la facultad de Postgrados.

14 COORDINACIÓN

GENERAL

RELACIÓN DE ESTUDIANTES MATRICULADOS: Se expide una relación de estudiantes matriculados al secretario académico de la facultad. (Excel).

5. PROCEDIMIENTO DE POSTULACIÓN DOCENTE: El proceso de postulación docente aplica para todos los registros calificados de los programas de postgrados ofrecidos por la Facultad de Postgrados y Formación Continuada respectivamente. Este procedimiento inicia paralelamente cuando se cuenta con los aspirantes necesarios para dar inicio a un programa de Postgrados o formación continuada y se cuenta la respectiva malla curricular y la elaboración de horarios. La elaboración de horarios es responsabilidad del Coordinador de Programa.


1 COORDINADOR DEL PROGRAMA

SELECCIÓN DE DOCENTES: Revisión de hojas de vida docentes con los respectivos soportes, citación a entrevista.

2 COORDINADOR DEL PROGRAMA

REALIZACIÓN DE ENTREVISTA A DOCENTES:


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Se realiza la respectiva entrevista al docente y se diligencia el formato de entrevista como soporte al proceso de selección docente. Si: se remite las hojas de vida en el formato institucional para tal fin. Se adjunta los soportes respectivos de idoneidad y formato de entrevista diligenciado.

3 COORDINACIÓN

GENERAL

VERIFICACIÓN DE IDONEIDAD: Se verifica las hojas de los docentes postulados, los soportes de idoneidad y resultado de la entrevista ejecutada en el paso anterior. Si: ingreso al formato de docentes postulados. No: Se regresa la hoja de vida a la Coordinación de Programa.

4 COORDINACIÓN

GENERAL

CUADRO DE POSTULACIÓN DOCENTE: Se diligencia el formato en Excel de postulación docente de acuerdo a lo estipulado. Se elabora el oficio relacionando la respectiva postulación para firma del Decano.

5 DECANO

APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: Firma el oficio de postulación docente. En caso de encontrar alguna novedad se informa a la coordinación General para su modificación.

6 VICERRECTORÍA

ACADÉMICA

APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación.

7 CONTROL INTERNO

APROBACIÓN DE POSTULACIÓN DOCENTE: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación.

8 RECTORÍA

APROBACIÓN FINAL DE POSTULACIÓN DOCENTE: Aprobación final para el proceso de contratación docente.

9 DESARROLLO

HUMANO

CONTRATACIÓN DOCENTE: Se realiza la contratación docente (docente de tiempo completo) de acuerdo a las normas legales vigentes y las normas internas correspondientes. Para los docentes de Hora Catedra, la Coordinación General crea el contrato en el Sistema de Gestión Académico.


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6. PROCEDIMIENTO PROGRAMACIÓN DE CLASE: Aplica para los programas de postgrados aprobados bajo registro calificado.

Para el inicio del desarrollo de actividades descrito a continuación es necesario haber cumplido los siguientes requisitos:

a) Confirmación de horarios de acuerdo a la malla curricular. De acuerdo al procedimiento descrito de POSTULACIÓN DOCENTE.

b) Aprobado la postulación docente de acuerdo al procedimiento descrito de POSTULACIÓN DOCENTE. c) Para los programas de maestrías, aprobación de la propuesta de investigación a los estudiantes,

acorde con INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES, ADMISIÓN Y MATRÍCULAS DE POSTGRADOS


1. COORDINADOR DE

PROGRAMA

CONFIRMACIÓN DE HORARIOS A LOS DOCENTES: Confirmación de los docentes. Entrega de horario y syllabus actualizado a cada docente, según la malla curricular. Entrega de formato de Socialización de syllabus que debe diligenciar el primer día de clase. Se entrega una copia del horario del docente a la Coordinación General, se le informa igualmente las fechas de inicio y terminación del programa de postgrado.

2. COORDINADOR

GENERAL

OFICIALIZACION DE HORARIO: Una vez entregado el horario por el Coordinador de Programa, la Coordinación General procederá a registrarlo en el Sistema de Gestión Académico.

3. DOCENTE

ACTUALIZACIÓN DEL SYLLABUS: Recepción del syllabus correspondiente. Si: Se realiza la respectiva actualización del syllabus y se comunica al Coordinador de Programa para su actualización. No: paso No. 4.

4. COORDINADOR

GENERAL

PREPARACIÓN DE INDUCCIÓN: a) Definir Fecha de Apertura b) Solicitar auditorio para el evento. c) Elaborar agenda y oficios de invitación a las dependencias de la

Universidad. d) Diligenciar Formato Institucional para refrigerios.

5. COORDINADOR DE

PROGRAMA

PREPARACIÓN DEL LECTIO INAUGURALIS: Se realiza la agenda de la Lectio Inauguralis y se propone el experto encargado para dictar la conferencia. Impresión de agenda


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Impresión de horario Citación de estudiantes a la jornada de inducción a través del correo electrónico o vía telefónica.

6.

COORDINADOR

GENERAL

COORDINADOR DE PROGRAMA

EJECUCIÓN DE JORNADA DE INDUCCIÓN: Apoyo logístico a la ejecución de la jornada de inducción. Presidir y presentar al ponente central y al programa. Entregar a cada estudiante de la especialización su carpeta con el horario y carta de bienvenida.

7. COORDINADOR

GENERAL

PROGRAMACIÓN DE CLASES - ASIGNACIÓN DE PLANTA FÍSICA - ASISTENCIA CONTROL DE CLASE: a) Entregar Formatos de programación de clase a coordinadores en reunión

de coordinadores (Convocada por Coordinación General el primer día hábil de cada semana).

b) Recibir el programador por coordinador (el mismo día de su entrega) c) Elaborar el programador general de clases de la Facultad de Postgrados. d) Verificar suficiencia y ubicación de salones para los distintos programas

según el programador general semanal de clases. e) Solicitar salas de Cómputo según lo programado por el coordinador. f) Solicitar parqueaderos para profesores al Departamento de Seguridad

según lo programado por el coordinador. g) Elaborar listados de asistencia según Programador de clases y Horarios. h) Elaborar o desarchivar Formato de Control de clase y anexarlos a

listados de asistencia. i) Entregar formatos de asistencia y control de clase a los coordinadores de

Programa (Los formatos de asistencia serán firmados por los docentes en el momento de la entrega y el coordinador de programa verificará la firma en los mismos)

j) Recepción de Docentes (Día Sábado). k) Recibir Formatos de Control de clase diligenciados. l) Archivar Formatos de Control de clase (Entregar formato de control de

clase a secretaría académica una vez se haya culminado el modulo) m) Recuperar listas de asistencia en los diferentes salones de clase (La

persona encargada de recoger las listas de asistencia revisará que estas lleven la firma del docente).

n) Chequear listas de asistencia y alimentar base de datos de asistencia por estudiante.

o) Archivar listas de asistencia p) Emitir informes de asistencia de estudiantes en caso de ser requerido. q) Recibir excusas de inasistencia para ser valoradas y clasificadas. r) Entregar a los coordinadores de programa Listados de Asistencia y

Controles de Clase organizados según lo programado.

8. COORDINADOR DE

PROGRAMA

PRIMER DÍA DE CLASE: Recepción a los estudiantes de postgrados. Entrega de listado de asistencia de estudiantes y hoja de ruta.

9. DOCENTE PRIMER DÍA DE CLASE:


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Socializar ante los estudiantes el syllabus del programa. (Acta de socialización).

10. COORDINADOR DE

PROGRAMA

DESARROLLO DE CLASE: Recibir por parte del docente: Acta de socialización de Syllabus, Acta documentos y lecturas segunda lengua Hacer seguimiento a los docentes y estudiantes que garanticen el buen desarrollo del curso. Hacer seguimiento a los docentes y estudiantes que garanticen el buen desarrollo del curso: prestar atención oportuna PQR. ELECTIVAS DISCIPLINARES Y NO DISCIPLINARES El coordinador se presenta al salón de clase y presenta el Formato con las Electivas y objetivo general. Los estudiantes elijen una de las opciones presentadas. Los estudiantes hacen la elección y firman acuerdo. El Coordinador selecciona el docente especializado según la electiva y ejecuta el procedimiento de postulación docente según literal 2.3. La ejecución de Desarrollo de Clase de la electiva disciplinar y no disciplinares se realiza de la misma forma que describe este procedimiento de –desarrollo de Clase. PROCESO DE INVESTIGACIÓN: El proceso de investigación se realiza según lo descrito en el literal 2.6 PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN.

11. COORDINADOR

GENERAL

DESARROLLO DE CLASE: ELECTIVA LIBRE (RECREATIVA Y CULTURAL) a) Definir fechas de electiva libre con el Departamento de Bienestar

Universitario. b) Socializar con Coordinadores de Programa las fechas definidas para la

electiva (para ser incluidas en Horarios de los programas) c) Remitir a Bienestar listado de estudiantes asistentes a la Electiva. d) Socializar con estudiantes información necesaria para la asistencia y

desarrollo de las actividades que componen la electiva libre. e) Recibir calificaciones de Bienestar en lo referido a la electiva libre en su

fase recreativa. f) Diligenciar Reporte de calificaciones con las dos notas constitutivas de la

electiva libre. g) Radicar Reporte de Calificaciones a Secretaría Académica.

12. DOCENTE

REPORTE DE CALIFICACIONES: El reporte de calificaciones corresponde a las siguiente serie de actividades: a) Reporte de calificaciones numéricas de los estudiantes. b) Realizar el debido proceso de evaluación y calificación del módulo. c) Revisión y actualización del syllabus.


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13.


COORDINACIÓN DE

AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

EVALUACIÓN DOCENTE: La respectiva evaluación docente se realiza en conjunto entre el Coordinador de Programa y la Coordinación de Autoevaluación y Acreditación de acuerdo al procedimiento de Coordinación de Autoevaluación y Acreditación Literal 2.7 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN La autoevaluación docente y la evaluación que realiza los estudiantes son entregadas a la Coordinación de autoevaluación y Acreditación.

Los respectivos controles establecidos para el desarrollo de clase en la cual se encuentran: listas de asistencia y los controles de clase son de control del Coordinador General de la faculta de Postgrados.

7. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUADA: REQUISITOS PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUADA

DOCUMENTOS

Paz y salvo académico Paz y salvo financiero Comprobante original de pago de matricula Fotocopia de la cédula ampliada al 150%


1 FORMACIÓN CONTINUADA

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ESTUDIANTES: Recepción De Documentos Estudiantes


REGISTRO DEL MATRICULADO EN BASE DE DATOS: Digitar los datos personales a) nombres y apellidos b) no. Cédula c) código estudiante d) no. Celular e) correo electrónico


GESTIÓN DOCUMENTAL: SOPORTES ACADÉMICO: Paz y salvo académico y financiero los cuales se archivan en una a-z con las respectivas planillas de calificaciones; copia de los cuales se envían a las diferentes facultades. SOPORTE FINANCIERO: Para dar trámite a las cuentas de cobro de los docentes, se requiere relación de base de datos de estudiantes y comprobante de pago original me matricula como respaldo al presupuesto.


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8. PREPARACIÓN DE CARGA ACADÉMICA Y CLASES PARA PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTINUADA:



REUNIÓN COORDINADORES DE ÁREA: Previo al inicio del programa (diplomado, curso, etc.), y una vez aprobada la postulación docente (ver literal 2.3), se convoca a una reunión con el coordinador encargado del área para programar la carga académica (fechas, hora, módulos y docente.


DILIGENCIAR FORMATO DE HORARIO ESTABLECIDO: Digitar en el formato establecido la información entregada por el coordinador del área en reunión previa.


NOTIFICACIÓN AL DOCENTE DE SU CARGA ACADÉMICA: Redactar oficios determinando la carga académica de cada uno de los docentes que dictara el modulo, en el diplomado, curso, etc. y enviarlo por correo electrónico al respectivo docente.


PREPARACIÓN DE LA JORNADA DE INDUCCIÓN: ELECCIÓN DEL CONFERENCISTA Determinar el área del diplomado (derecho – gestión – educación) Elegir el conferencista de las más altas calidades personales y profesionales, de ser posible un personaje de la vida pública. Seleccionar con el conferencista el tema para la lectio inaguralis Comunicación de aprobación de conferencista.

5 DECANO

APROBACIÓN DE CONFERENCISTA: Firma el oficio de postulación conferencista. En caso de encontrar alguna novedad se informa a la coordinación de Formación Continuada para su modificación.

6 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

APROBACIÓN DE POSTULACIÓN CONFERENCISTA: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación.

7 CONTROL INTERNO

APROBACIÓN DE POSTULACIÓN CONFERENCISTA: En caso de encontrar alguna novedad se informa a la Decanatura para su modificación.


INVITACIÓN CONFERENCISTA:


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Aprobado el currículo, experiencia y perfil del conferencista, previa definición de la fecha de apertura Elaboración de la invitación al conferencista para la Lectio Inaguralis


CONVOCATORIA ESTUDIANTE: Redactar oficio convocando a los estudiantes con copia al coordinador del diplomado a la inducción resaltando la calidad del conferencista que tendrá a cargo la Lectio Inaguralis y enviarlo por correo electrónico.


LOGÍSTICA DE LA INDUCCIÓN: a) Solicitar ante la oficina de medios audiovisuales el auditorio, el protocolo

del mimo y el apoyo tecnológico que se requiera. b) Solicitar ante la oficina de servicios generales una estación de tinto que

funcionara en la parte externa del auditorio. c) Elaboración de la agenda del evento d) Informar ante el departamento de seguridad el ingreso del conferencista e) Entregar al de departamento de seguridad el listado de los estudiantes y

los docente de este programa que inicia f) Solicitar al conferencista el archivo virtual de la conferencia.


EJECUCIÓN DE LA INDUCCIÓN: Ejecución de acto de inducción Lectio Inaguralis, de acuerdo a la planificación establecida.

12 DOCENTE

PRIMER DÍA DE CLASE: Entregar a los estudiantes el primer día de clases copia del horario socializando el contenido programático de curso de Formación Continuada. El primer día de clase se entrega en el aula el listado con la base de datos del estudiante, con el fin de que cada uno verifique que la información registrada es correcta (nombres y apellidos-no. Cédula – código estudiante – no. Celular – correo electrónico).


DESARROLLO DE CLASE: Al iniciar cada clase se entrega al respectivo docente el formato de hoja de ruta donde se especifica fecha de la clase, hora de inicio, hora de terminación, total de horas dictadas, tema a orientar en cada clase y firma del docente. Elaborar y entregar al profesor la planilla de calificaciones para su respectivo diligenciamiento. Ingresar al archivo digital las notas suministradas por el docente Publicar planilla de calificaciones


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14 DOCENTE

DESARROLLO DE CLASE: Al iniciar cada clase se entrega al representante del grupo el formato de asistencia donde se registra el código, nombre y apellidos para que el estudiante firme su asistencia a clase. Realizar adecuadamente el registro de notas de los estudiantes.

15 DOCENTE

REPORTE DE CALIFICACIONES: El reporte de calificaciones corresponde a las siguiente serie de actividades: d) Reporte de calificaciones numéricas de los estudiantes. e) Realizar el debido proceso de evaluación y calificación del módulo. f) Revisión y actualización del syllabus.


CONTROL AL DESARROLLO DE CLASE: La responsabilidad del control al desarrollo de clase es exclusivo de la Coordinación de Formación Continuada, quien custodia: a) Control de ruta b) Registro de asistencia c) Reporte de calificaciones

17


COORDINADOR

DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

EVALUACIÓN DOCENTE: La respectiva evaluación docente se realiza en conjunto entre el Coordinador de Programa y la Coordinación de Autoevaluación y Acreditación de acuerdo al procedimiento de Coordinación de Autoevaluación y Acreditación Literal 2.7 AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN La autoevaluación docente y la evaluación que realiza los estudiantes son entregadas a la Coordinación de Autoevaluación y Acreditación.


REMISIÓN PLANILLA DE CALIFICACIONES A FACULTADES: Elaborar oficio remisorio para la respectiva facultad soportado con la planilla de notas, paz y salvo académico y paz y salvo financiero de los estudiantes. Entregar personalmente en secretaria de la facultad respectiva el oficio para su radicación


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Es responsabilidad de la Coordinación de Formación continuada la gestión de pagos a docentes:

a) Verificar en los horarios de cada programa la fecha de terminación de módulo por docente. b) Recepción de documentos del docente (RUT – fotocopia de la cédula). c) Diligenciar documentos exigidos por formación continuada conjuntamente con el docente para el

trámite de cuenta de cobro. d) Elaborar relación de cuentas de cobro respaldado por el control de ruta, con la siguiente información:

no. Cuenta de cobro, cédula, nombres y apellidos, días y mes cobrado, programa, módulo, jornada, total horas, valor hora, valor total).

e) Elaborar presupuesto soportado con la base de datos de estudiantes y los respectivos recibos de matrícula en original.

f) Elaborar el oficio remisorio a la Vicerrectoría Academice con los respectivos vistos buenos. g) Solicitar el respectivo visto bueno de coordinación de formación continuada, secretaria académica y

decanatura. h) Remitir el oficio con los soportes debidamente diligenciados ante la oficina de presupuesto.

9. PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN: TUTORÍA


1 COORDINADOR DE INVESTIGACIONES

Socializar a los coordinadores de los diferentes programas de postgrados el día y los horarios para atención tutorial.

2 DOCENTE

INVERSTIGADOR

Socializar a los estudiantes los datos para solicitar cita para tutoría.

3 DOCENTE

INVESTIGADOR

Desarrollar la tutoría y realizar el registro en el formato establecido en la coordinación de investigación.

4 DOCENTE

INVESTIGADOR

Entregar formato establecido en la coordinación de investigación diligenciado con el informe de tutorías a la coordinación de investigaciones.

10. SUSTENTACIÓN DE TRABAJO DE GRADO PARA ESPECIALIZACIONES


1 COORDINACIÓN DEL PROGRAMA

Comunicar a la coordinación de investigación las fechas programadas para las sustentaciones. Y socializar estas fechas con los estudiantes y docentes respectivos.

2 DOCENTE DEL

PROGRAMA

Entregar a la coordinación de investigación dos semanas antes de la sustentación, una copia de cada uno de los trabajos con el listado de estudiantes que han pasado la asignatura y pueden sustentar. Entregar una copia de cada trabajo al coordinador del programa quien debe asistir a la sustentación.


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COORDINACIÓN DE

INVESTIGACIÓN

DOCENTE INVESTIGADOR

Asignar docente investigador como jurado de los trabajos entregados por el docente del programa. El docente investigador hace la lectura del trabajo de grado.

4 COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

Elaborar acta de sustentación de trabajo de grado. Formato Código R-07-07 ATG Registro: Acta de Sustentación Trabajo de Grado. La cual debe ser firmada en la sesión de sustentación. El acta firmada reposará en la secretaría académica. Elaborar formato para el registro del Concepto de Jurado de Trabajo de Grado. Formato Código: R-07-07 TGP Registro: Concepto de Jurado Trabajo de Grado. La cual debe ser firmada en la sesión de sustentación. El formato de concepto de jurado reposa en la coordinación de investigación.

5

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA

COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

DOCENTE

INVESTIGADOR DOCENTE DEL

PROGRAMA

Presentación del trabajo de grado por parte de los estudiantes ante los jurados, el docente del programa y el coordinador del programa. Cada estudiante al terminar la sustentación será informado de los resultados de la evaluación.(aplazado,aprobado,meritorio,laureado) En caso de que la evaluación de la sustentación del trabajo de grado es aplazada, el estudiante cuenta con máximo 20 días para realizar los ajustes que le indiquen sus jurados y programarle una nueva sustentación. Cuando la evaluación del trabajo de grado es Aprobado, meritorio o laureada. Continúa con el paso 6. Recibe en la coordinación de investigación la orientación para el diligenciamiento del formato: Guía para la presentación y entrega de artículos, trabajos de grado, tesinas y/o monografías en CD-ROM al departamento de Biblioteca. Esta es una exigencia de la biblioteca.

6 COORDINACION

DE INVESTIGACIÓN

Asesorar al estudiante para el diligenciamiento del formato: Guía para la presentación y entrega de artículos, trabajos de grado, tesinas y/o monografías en CD-ROM al departamento de Biblioteca. Para hacer la entrega en físico al Departamento de Biblioteca.

11. SUSTENTACIÓN DE TRABAJO DE GRADO PARA MAESTRÍAS


1

JURADO

TRABAJO DE GRADO

Entregar el resultado de la evaluación y su concepto de aprobado o aplazado para sustentación dentro del plazo establecido.

2 COORDINACION

DE INVESTIGACIÓN

Comunicar al asesor / director del trabajo de grado, las evaluaciones de los jurados asignados, para que se comunique al estudiante. En caso de que la evaluación tenga observaciones se orienta al estudiante para que realice y se presente nuevamente ante los jurados para programar fecha.


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En caso de que no se tengan observaciones se comunica al estudiante par que prepare la sustentación.

3

COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

Comunicar al asesor/director de trabajo de grado, a los jurados, a los estudiantes la programación de la fecha de sustentación.

4 COORDINACION

DE INVESTIGACIÓN

Elaborar acta de sustentación de trabajo de grado. Formato Código R-07-07 ATG Registro: Acta de Sustentación Trabajo de Grado. La cual debe ser firmada en la sesión de sustentación. Este documento reposará en la secretaría académica. Elabora formato para el registro del Concepto de Jurado de Trabajo de Grado. Formato Código: R-07-07 TGP Registro: Concepto de Jurado Trabajo de Grado. La cual debe ser firmada en la sesión de sustentación. El formato de concepto de jurado reposa en la coordinación de investigación.

5

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA

COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

DOCENTE

INVESTIGADOR DOCENTE DEL

PROGRAMA

Sesión de sustentación. Presentación del trabajo de grado por parte de los estudiantes ante los jurados, el asesor/director, el coordinador del programa, el coordinador de investigaciones. Cada estudiante al terminar la sustentación será informado de los resultados de la evaluación. (Aplazado, aprobado, meritorio, laureado).

6

COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

Cuando la evaluación de la sustentación del trabajo de grado es aplazada el estudiante tendrá una segunda oportunidad dentro del mes siguiente a la celebración de la primera sustentación.

7 COORDINACION

DE INVESTIGACIÓN

Cuando la evaluación del trabajo de grado es Aprobado recibe en la coordinación de investigación la orientación para el diligenciamiento del formato: Guía para la presentación y entrega de artículos, trabajos de grado, tesinas y/o monografías en CD-ROM al departamento de Biblioteca. Esta es una exigencia de la biblioteca

8

COORDINACIÓN

DE INVESTIGACIÓN

Se hace entrega física del formato a la biblioteca.


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12. PROCEDIMIENTO AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN:


1 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

SENSIBILIZACIÓN HACIA UNA CULTURA DE LA AUTOEVALUACIÓN: Desarrollo de espacios de socialización y sensibilización a partir de folletos, material informativo, entre otros, relacionado con temas de pertinencia institucional como Horizonte Institucional.

2 COMITÉ DE

AUTOEVALUACIÓN

ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE AUTOEVALUACIÓN: De acuerdo a los resultados arrojados en proceso anteriores, se revisan los instrumentos y junto con el comité de autoevaluación se realiza u una propuesta para modificar los instrumentos actuales.

3 COORDINADOR DEL

PROGRAMA

APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO FRENTE A LA COMUNIDAD ACADÉMICA: Se hará la aplicación del instrumento de evaluación, así como la agrupación de la información y su respectivo análisis.

4 COORDINADOR DEL

PROGRAMA

ELABORACIÓN DE INFORME: Elaboración del informe de autoevaluación, así como la socialización ante la comunidad académica de la Facultad de Postgrados.

5 COORDINADOR DEL

PROGRAMA

FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: Elaboración de los planes de mejoramiento a partir de los resultados encontrados en la aplicación del instrumento.

6

COORDINADOR AUTOEVALUACIÓN

COORDINADOR DE

PROGRAMAS

SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO: Realizar el respectivo seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento.

13. PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DOCENTE:


1

COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

CONSTRUCCIÓN Y CONTROL DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE: Construir el instrumento de Evaluación Docente.


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2

COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE: Aplicar con cada uno de los programas de especialización y maestría la evaluación de docentes en los tiempos establecidos para tal fin.

3

COORDINADOR DEL

PROGRAMA

APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DOCENTE: Se hará la aplicación del instrumento de evaluación, así como la agrupación de la información y su respectivo análisis.

4

COORDINADOR DEL

PROGRAMA

ELABORACIÓN DE INFORME: Elaboración del informe de evaluación docente, así como la socialización.

5

COORDINADOR DEL PROGRAMA

FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: Elaboración de los planes de mejoramiento a partir de los resultados encontrados en la aplicación del instrumento.

6

COORDINADOR

AUTOEVALUACIÓN / COORDINADOR DE

PROGRAMA

SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO: Realizar el respectivo seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento.

14. DOCUMENTOS DE REGISTROS CALIFICADOS:


1 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE REGISTRO CALIFICADO: Coordinar el desarrollo, preparación y documentación del Registro Calificado de los diferentes programas de postgrado de la Universidad, teniendo en cuenta la exigencia de las condiciones mínimas de calidad.

2 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

RECEPCIÓN Y ARTICULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS MAESTROS PARA RENOVACIÓN DE REGISTROS CALIFICADOS: Coordinar con las Facultades que soportan académicamente los programas de Postgrado y con las Unidades Académicas de la Universidad, la elaboración y documentación del trámite de Registro Calificado de los programas de Postgrado que requieren este proceso.

3 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

DESARROLLO DE REUNIONES DE PREPARACIÓN Y ALISTAMIENTO PARA VISITAS DE PARES ACADÉMICOS: Convocar y coordinar reuniones con las diferentes dependencias de la


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Facultad, los diferentes estamentos de la Universidad y comunidad académica, relativas al trámite de Registro Calificado de los diversos programas de Postgrado.

4 DECANATURAS DE

FACULTAD

APROBACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES. Someter a consideración, concepto y/o aprobación de los organismos autorizados de la Universidad los diferentes documentos derivados del proceso de preparación de Registro Calificado de los diversos programas de Postgrado.

5 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

CAPACITACIÓN SOBRE PROCESOS DE RENOVACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO: Capacitar a funcionarios de la Universidad en el tema de Registro Calificado.

6

VICERRECTORÍA ACADÉMICA /

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

SUBIR DOCUMENTOS DE RENOVACIÓN DE REGISTROS CALIFICADOS ANTE EL MEN: Presentar ante el Ministerio de Educación Nacional los documentos de trámite de Registro Calificado de los programas de Postgrado.

7

VICERRECTORÍA ACADÉMICA /

COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN

SOLUCIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL MEN SOBRE LOS PROCESOS DE RENOVACIÓN: Preparar respuesta a requerimientos del Ministerio de Educación Nacional derivados del proceso de Registro Calificado.

8 COORDINACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

DESARROLLO DE SIMULACROS Y PREPARACIÓN PREVIO A LA VISITA: Coordinar con el apoyo de las unidades académicas de la Universidad, la preparación y adecuación de la logística por visita de pares académicos amigos u oficiales.

15. PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CALIFICACIONES: Trámite para controlar el registro, publicación y cierre de las actas de calificación en el sistema de gestión académico, de los programas de postgrado.

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1

COORDINADOR

GENERAL

HORARIOS DE CLASE: Registrar y reportar el registro de los horarios de clase en el SGA.


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2

1. COORDINADOR GENERAL

2. SECRETARIO

ACADÉMICO

MATRÍCULA DE CURSOS: 1. Matricular a los cursos a los estudiantes de primer periodo académico 2. Matricular los cursos a los estudiantes antiguos.

3 SECRETARIO ACADÉMICO

APERTURA ACTA DE CALIFICACIÓN: Hacer apertura a las actas de calificación de los cursos que tengan horario de clase registrado, estudiantes matriculados y docente; de lo anterior se informa a los Coordinadores de Programa.

4 DOCENTE

REGISTRO DE CALIFICACIONES: Registrar en el SGA las calificaciones parciales e inasistencias de los estudiantes matriculados en el curso asignado, publicar calificaciones, analizar y responder los reclamos de los estudiantes y cerrar el acta de calificación. Ante eventualidades con el SGA, con autorización del Secretario Académico, radicar en la Facultad las calificaciones en el formato reporte calificaciones postgrados código R-07-07RCA. Cuando se presenten novedades de tipo financiero o académicos, el docente las reportará el formato de novedad reporte calificaciones postgrados código R-07-07NRC.


SEGUIMIENTO REGISTRO DE CALIFICACIONES: A partir del horario de clases registrado en el SGA, hacer seguimiento a la publicación y cierre de actas de calificaciones por parte de los docentes dentro de los términos establecidos.


CIERRE ACTA DE CALIFICACIÓN: Posterior al cierre de acta del docente, realizar el cierre definitivamente el acta de calificación.


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16. PROCEDIMIENTO DE NOVEDADES DE CALIFICACIÓN.


1

1. ESTUDIANTE

2. DOCENTE

3. SECRETARIO

ACADEMICO

REPORTE NOVEDAD DE CALIFICACIÓN: El estudiante reporta por escrito la novedad o el docente diligencia formato de novedad de calificación o el Secretario Académico detecta la novedad en la revisión.

2 ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir los formatos de novedad de calificación de parte del docente o el reclamo del estudiante. Si la modificación es producto de la revisión que hace el Secretario Académico continua el numeral 4.


VERIFICACIÓN SGA: Verificar en el sistema académico la novedad de calificación radicada por el docente o el reclamo presentado por el estudiante.

4

1. SECRETARIO ACADÉMICO

2. DECANO O CONSEJO DE

FACULTAD

APROBAR SOLICITUD: Si la modificación puede ser resuelta por el Secretario Académico dar el trámite correspondiente o en caso contrario elevar la consulta al Decano o Consejo de Facultad.

5

1. SECRETARIO ACADÉMICO

2. OFICINA DE REGISTRO Y

CONTROL

ACTUALIZAR SGA: 1. Las novedades de calificaciones aprobadas antes del cierre definitivo del

acta de calificación las registra en el SGA la secretaria académica.

2. Las novedades de acta de calificación con cierre definitivo o que no permita modificar el perfil de usuario del Secretaria Académico, se tramitan ante la Oficina de Registro y Control con el formato corrección de notas en UXXI código R-07-03CHN.

6

ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

SOCIALIZACION: Comunicar al estudiante la respuesta a la novedad reportada, si no es aprobada o través el SGA en caso contrario.

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ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivar los documentos soportes de la corrección.


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17. PROCEDIMIENTO ESTUDIO ACADEMICO DE REINGRESO:

Se realizan para reconocer como aprobados cursos por reingresar o efectuar un traslado de programa bien sea interno o externo se determinan los cursos pendientes por aprobar de un plan de estudios que fue suspendido.


1 ESTUDIANTE

REGISTRO REINGRESO EN PAGINA WEB: Registrar la información solicita en el portal web de la Universidad.

2 ESTUDIANTE

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS DE REINGRESO: Diligenciar y radicar en la oficina de Admisiones y Registro la documentación requerida.


CONTROL

COMUNICACIÓN DE ESTUDAINTES DE REINGRESO: Remitir comunicación de los estudiantes de reingreso a la Facultad de Postgrados y Formación Continuada.


VERIFICACION DE PEMSUM: Verificar el pensum del solicitante vs pensum vigente y elaborar el estudio académico.


RESPUESTA AL ESTUDIANTE: Emitir respuesta al estudiante informando los cursos pendientes por aprobar.


RESULTADO ESTUDIO ACADEMICO: Registrar en el SGA el resultado del estudio académico (1 = Rechazo reingreso o 5 = Aceptación reingreso) y el valor de la orden de matrícula según el número de créditos pendientes por aprobar.


CONTROL

SOLICITUD DE ORDEN DE MATRICULA: Solicitar a la sección de Cartera la emisión de la orden de matrícula.

8 CARTERA

EMITIR ORDEN DE MATRÍCULA: Emitir la orden de matrícula y notificar a Admisiones quien a su vez lo reporta al solicitante.


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18. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA (Interna o Externa)

Estudio académico que se realiza para reconocer como aprobados cursos por reingresar o efectuar un traslado de programa bien sea interno o externo.

9 ESTUDIANTE

PAGO DE ORDEN DE MATRÍCULA: Reclamar o descargar la orden de matrícula, efectuar el pago dentro de los plazos establecidos y radicar una copia del soporte del pago en la facultad.


MATRICULA DE CURSOS: Registrar la matrícula de los cursos correspondientes al estudio académico y al pago de matrícula efectuado.


1 ESTUDIANTE

SOLICITUD DE HOMOLOGACION: Radicar la solicitud de homologación de cursos de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil para Programas de Postgrado.

2 SECRETARIA ACADÉMICA

VERIFICACIÓN DE COMUNICACIÓN DEL ESTUDIANTE: Recibir y verificar que la solicitud de homologación cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil para Programas de Postgrado.

3 COORDINADOR DE

PROGRAMA

ANÁLISIS ACADÉMICO: Realizar el análisis académico y presentar propuesta de homologación.


VERIFICAR Y AVALAR ESTUDIO ACADÉMICO: Verificar la propuesta de estudio académico: Si la propuesta es avalada: Elaborar resolución de homologación. Si la propuesta no es avalada: regresar al coordinador de programa para su replanteamiento.

5 DECANO

RESOLUCION DE HOMOLOGACION: Si: Firma su aprobación. No: La regresa al Secretario Académico para su replanteamiento.


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19. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CUENTAS DE COBRO:

Postulación cuentas de cobro de horas de clase dictadas por los docentes de la facultad.


1 DOCENTE

RADICACION CUENTA DE COBRO Los docentes de la facultad programas de postgrado y formación continuada con ayuda de la asistente de secretaria académica y formación continuada, respectivamente, elaboran y radica la cuenta de cobro por las horas de clase dictadas una vez finalizado el curso.


NOTIFICACION RESOLUCION: Informar personalmente o por correo electrónico al interesado el resultado de estudio académico.

7 ESTUDIANTE

ACEPTACIÓN DE HOMOLOGACIÓN: El estudiante acepta el estudio de homologación. Si es aceptado: Firmar la resolución o mediante sus actos como el

asistir a la clases o pagar la matrícula, da una clara señal de aceptación.

Si no es aceptado: Comunicar el motivo de su decisión.

8 COORDINACIÓN

GENERAL

SOLICITUD DE ORDEN DE MATRÍCULA: Ver procedimiento de inscripción y matrícula de estudiantes nuevos. Si aplica.

9 ESTUDIANTE

PAGO DE MATRÍCULA: Realizar el pago de matrícula respectiva.


REGISTRO HOMOLOGACION: Previa verificación del pago de matrícula correspondiente, registrar en el SGA el resultado del estudio académico plasmado en la resolución.

11 ASISTENTE DE SECRETARIA ACADÉMICA

HISTORIA ACADEMICA: Anexar el resultado del estudio académico al protocolo de calificaciones respectivo, según el semestre en que se materialice la transferencia.


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2

COORDINACIÓN GENERAL

COORDINACIÓN DE

FORMACION CONTINUADA

CONTRO DE CLASE: Entregar el formato de control de clases diligenciado de postgrados y de formación continuada.

3

ASISTENTE DE SECRETARÍA ACADÉMICA

ASISTENTE DE

FORMACIÓN CONTINUADA

RECEPCION DOCUMENTOS: Recibir del docente la cuenta de cobro, RUT y demás documentación que establezca el Departamento Financiero.

4


ASISTENTE DE


VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Verificar que el docente previamente haya aportado el reporte de calificaciones y el syllabus si es un curso nuevo.

5


ASISTENTE DE


ELABORAR DOCUMENTO ENVIO CUENTAS DE COBRO: Elaborar relación de cuentas de cobro y comunicación remisoria.

6

1. COORDINACIÓN GENERAL

2. COORDINACIÓN DE

FORMACION CONTINUADA

REVISAR Y AVALAR DOCUMENTACIÓN: Revisar y avalar la documentación de cada cuenta de cobro que se postula para pago.


REVISAR POSTULACION DE PAGO: Revisar la documentación de la postulación de pago y actualizar el control del presupuesto asignado a este rubro.

8 DECANO

POSTULACION DE PAGO: Avalar la documentación de la postulación de pago y autorizar él envió a las instancias correspondientes.


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ASISTENTE

DECANATURA

REMISIÓN A PRESUPUESTO: Remitir la comunicación de remisión junto con las cuentas de cobro respectivas.

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ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Archivar los documentos del proceso según sistema.

CONTROL DE CAMBIOS:

No. Versión

FECHA DESCRIPCIÓN

0 01/07/2014 Emisión inicial

1 27/02/2015

Actualización de los procedimientos de la Secretaria Académica, debido a los cambios generados por la implementación del nuevo sistema de gestión académico – SGA. Y correcciones en palabras que no cumplen lo establecido en el reglamento estudiantil de programas de postgrado.

2 05/09/2015

Se actualiza los procedimientos de inscripción y apertura de programas y Secretaria Académica, debido a que algunas actividades pasaron a realizarse de forma digital por la implementación del nuevo software de gestión académico en la facultad se hace necesario actualizar los procedimientos de Desarrollo de clase.

3 18/11/2016 Se realizan ajustes generales al documento y se incluyen actividades relacionadas a la sustentación de trabajos de grado.

4 7/11/2017 Se realizan ajustes generales al manual de procedimiento de acuerdo a la entrada en aplicación del sistema de gestión académico [SGA] en la facultad.

cÓdigo p-07-07mfp manual de procedimientos de la...

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