manual de usuario para liquidar...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 21

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL DE USUARIO

PARA LIQUIDAR

RETEFUENTE





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Contenido

1. GENERALIDADES ............................................................................................ 3

1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 4

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. PARAMETRIZACIÓN ........................................................................................ 5

3.1. Agrupador RTS ........................................................................................... 6

3.2. Verificar Concepto 540 alivios tributarios .................................................. 7

3.3. Ingreso de Alivios Tributarios ..................................................................... 8

3.3.1. Alivios por Disminución Vivienda o leasing Habitacional ........................................ 8

3.3.2. Valor Disminución Salud y Educación. ..................................................................... 9

3.4. Verificar los Alivios Tributarios ................................................................. 11

3.5. Verificar valor de la UVT ........................................................................... 12

3.6. Crear el calendario de nómina .................................................................. 13

3.6.1. Verificar Agrupador CRS ......................................................................................... 14

3.7. Liquidar Rete fuente ................................................................................. 15

3.8. Comparación de Valores ........................................................................... 19





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran

Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las

actividades realizadas en el departamento de desarrollo Humano:

a. Ingreso de novedades a la base de datos reportada por los Usuarios.

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización

del programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación

ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Nómina donde realiza la

parametrización para realizar Rete fuente semestral a los empleados de la universidad.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para realizar Retención fuente que será aplicada

a empleados de la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el

proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la

base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un

determinado orden el cual está presentado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de

árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

3. PARAMETRIZACIÓN

Se deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha ejemplo: i) De diciembre 2011 a noviembre 2012. Que se aplica en el semestre enero- junio 2013 ii) De junio 2012 a mayo 2013. Que se aplica en el semestre julio-diciembre de 2013. b) Todas las Nóminas del año inmediatamente anterior deben estar Liquidadas y Acumuladas. c) No realizar incrementos salariales y tener los parámetros de ley actualizados a Junio y Diciembre respectivamente. d) Se debe correr en los meses de Julio y Enero, justo antes de correr cualquier nómina de esos meses.





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3.1. Agrupador RTS

Verificar en iceberg que el agrupador RTS tenga todos los conceptos base para sacar el promedio. Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Instalación- Agrupadores

Se pulsa F7 y se digita RTS en la celda Código luego se pulsa F8, en el segundo bloque, se revisa que estén todos conceptos base incluidos en el agrupado, si falta alguno se debe incluir, con la tecla F6





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3.2. Verificar Concepto 540 alivios tributarios

Se deben haber reportado todos los alivios tributarios para agregar o verificar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades- Alivio Rete fuente

Se ingresa a la celda concepto y se pulsa F7 se ingresa el número del concepto 540-

Retención en la Fuente Salario se quita la marca a Consulta y se pulsa F8

En el bloque FIJO:

Teniendo los documentos solicitados a los empleados como certificaciones de estudio de

hijos, préstamo hipotecario, leasing, medicina pre-pagada, pago voluntario a pensión etc.,

se registran los valores como se muestra a continuación:





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3.3. Ingreso de Alivios Tributarios

Se ubica el cursor en la celda Empleado y se pulsa F7 ingresa el código del Empleado se

carga Primer apellido y Nombre automáticamente, luego se analiza la documentación para

agregar los valores en las columnas, el valor de Porcentaje Rtefte, se calcula

Automáticamente al ingresar todas la novedades y se guarda con F10.

3.3.1. Alivios por Disminución Vivienda o leasing Habitacional

Se ingresa el valor de los interés que paga el empleado por el préstamo mensualmente no

deben sobrepasar el tope que registra la norma.





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3.3.2. Valor Disminución Salud y Educación.

a- Salud:

Se ingresa el valor que paga el empleado por medicina pre-pagada mensualmente, No

debe superar el tope que establece la norma.

b- Educación:

Para alivio de educación se debe verificar las personas a cargo para ello se ingresa por

ICEBERG-TALENTO HUMANO- Hoja de Vida- Persona TH





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Al ingresar se ubica el cursor en Nit y se pulsa F7, se ingresa el número de identificación y

se pulsa F8, se carga información del empleado

Se revisa y se verifica con la información presentada por el empleado, en el campo A

cargo se registran las personas que tiene a cargo y en la celda Declarante se verifica si

está declarando rete fuente, si declara se coloca un “Si” o si no declara se deja vacío.

Luego se guarda con F10





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3.4. Verificar los Alivios Tributarios

Ingresar por ICEBERG- NOMINA- REPORTES- NOVEDADES FIJO- Alivio

Tributario Registrado en Nómina

En esta ventana se pulsa sobre el semáforo

En el reporte generado saldrán los valores que se registraron en el concepto 540





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3.5. Verificar valor de la UVT

Se verifica que en los parámetros generales el valor de la UVT – Unidad de Valor

Tributario, corresponda al de la norma, Se ingresa por ICEBERG- TALENTO

HUMANO- Instalación- Parámetros Generales

Se pulsa F7 en campo Código se ingresa las siglas UVT y se pulsa F8, se carga el valor y

la descripción, si hay que modificar el valor, se ingresa y se guarda con F10.





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3.6. Crear el calendario de nómina

Crear un calendario con los periodos que se deben tener en cuenta para tomar los

acumulados para el promedio:

Fechas: 01/Junio del año anterior al 31/Mayo del año en curso o 01/diciembre del año

anterior al 30 de noviembre del año en curso.

El periodo del empleado es de acuerdo a la periodicidad de pago de la nómina, Mensual

o Quincenal

Descripción: Asignar nombre a la nómina

Estado: abierto

Año: Año actual

Número Periodo: número de mes actual

Orden de periodo: el consecutivo

Periodo*: Se digita

Fecha Inicial*: primer día del mes junio del año anterior





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Fecha Fin*: Último día del mes mayo del año actual

Fecha Pago: Fecha Actual

Agrupador: Se selecciona CRS- Calcular Rete-Fuente Semestral

Periodos: Quincenal

En el bloque Novedades todos los cuadros de texto se dejan en el valor “No”

3.6.1. Verificar Agrupador CRS

Luego se revisa que los conceptos de rete fuente estén en el agrupador que va a utilizar este

calendario de nómina se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina-

Instalación-agrupadores

Se ubica el cursor en la celda Código y se digita CRS luego se pulsa F8, la información es

cargada automáticamente

En el bloque detalle agrupador se revisa que estén registrados los conceptos 540 y 544





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3.7. Liquidar Rete fuente

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO-Liquidación prestaciones-

Cálculo Semestral de Rete fuente

Se realiza la liquidación de la pre-nomina pulsando en el botón Liquidar

En esta pantalla le damos OK





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Luego de correr el proceso en pre nómina se puede validar con el reporte que está en:

ICEBERG- TALENTO HUMANO- NOMINA- REPORTES- Acumulados-

Retención en la fuente Semestral

Se registra fecha inicial y final igual a como están en el calendario de nómina y se pulsa en

el semáforo

El resultado del reporte presenta los acumulados de cada empleado:





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En Fijo consultando el concepto 540 se puede visualizar la base de la Retención antes de

dividir entre los UVT y el porcentaje de retención semestral que calculó Iceberg (Cuando

está en pre nómina), se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Administración- Fijos





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Una vez este correcto el cálculo después de verificarlo como dice el numeral 3.8, se corre

en definitiva para que se actualice en Fijo la novedad al procedimiento Pro.RTF = 2 y en

la columna Factor Retfte el porcentaje respectivo se actualice.





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3.8. Comparación de Valores

Se ingresan los valores generados en una hoja de Excel para ser calculados manualmente

Se crea una hoja en Excel con los valores generados en el reporte

Se ingresan los valores que están en Excel al archivo que se descarga de internet en la

página actualicese.com para calcular el porcentaje de fijos de rete fuente.





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Se ingresa la información dependiendo de la celda donde se solicita

Se ingresan los valores correspondientes

Al finalizar en la celda D61 se genera el valor en porcentaje se compara con el que genero

iceberg ese valor se digita en la celda D62, luego se verifica el porcentaje y se compara con

el generado en el reporte de iceberg y si hay diferencia se verifica la información ingresada.

Ej.: 8.44 es el porcentaje calculado para este empleado y valor generado por iceberg es de

7.65 y la diferencia es de 0.793.





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Si a información es correcta se genera nuevamente la liquidación y se realiza el proceso

desde el ítem 3.7 se liquida en Definitiva se realiza una verificación como se muestra en el

numeral 3.4 si todo está correcto aquí finaliza el proceso.

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