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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 12 INSTRUCTIVO PARA USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALIZADO 21/07/2015 Página 1 INSTRUCTIVO PARA CARGUE SUMINISTROS TIPO DE ARCHIVO 90

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ACTUALIZADO 21/07/2015

Página 1

INSTRUCTIVO PARA

CARGUE SUMINISTROS

TIPO DE ARCHIVO 90

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INSTRUCTIVO PARA CARGUE SUMINISTROS

TIPO DE ARCHIVO 90

Para la realización del proceso de Cargue de Ingresos Referenciados se debe ingresar al Aplicativo

ICEBERG – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - GENERAL – CARGUE DE ARCHIVO donde

previamente a este proceso se iniciara con la estructura del archivo y a continuación con el proceso

de cargue.

1. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

Para realizar el proceso de Cargue Suministros (tipo de archivo 90), se debe definir una hoja de

cálculo (.xls) con 27 en cada columna que corresponda se ingresa la información como se

demuestra en la ilustración a continuación.

Inicialmente Para obtener los datos como No. Suministro y No. Proveedor previamente se debe

ingresar a la aplicación ICEBERG – ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – ADQUISIONES –

ELABORACION DE SUMINISTROS

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1.) Se selecciona la opción Elaboración de Suministros.

2.) En la pestaña Ordenes de Suministro donde se ingresan datos como:

- Sitio almacenamiento: 6 (“Biblioteca”).

- Organización: 1

- C. Costo: Centro de costo al que se le cargaran esos elementos.

- Autorizado: Numero de la cedula del funcionario Autorizado para realizar

solicitud.

-Observaciones: Se ingresa alguna descripción alusiva al pedido.

3.) Al finalizar esta información se le da F10 para guardar los cambios y el sistema generará

automáticamente un número en el campo Suministro. Este numero es el cual se debe

incluir en el archivo al realizar el proceso de cargue.

Para conocer el número del proveedor se realiza de la siguiente manera:

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1.) Se selecciona la opción Elaboración de Suministros.

2.) En la pestaña Cotización encontrará unas nuevas opciones.

3.) En el campo identificación se da clic en la lupa que aparece a la derecha donde mostrara la

ventana de búsqueda.

En el campo Find se digita el numero del Nit del proveedor sin (.) puntos, guion, ni digito

de verificación. Se da clic en el botón Find parte inferior-izquierda, cuando el aparezca la

información solicitada encontrara en la parte izquierda un campo Proveedor este es el

número asignado a este, con este dato lo suministramos al campo de la estructura del

archivo a cargar.

El archivo plano se prepara como se hace actualmente para cualquier otro cargue, es importante

que en las columnas de valores las dejen como campo numérico sin decimales ni punto de miles de

la siguiente forma:

Se selecciona las columnas, dando clic derecho seleccionan la opción Formato de Celdas

Allí les aparece la ventado del lado derecho donde en la pestaña Número seleccionan la opción Número, posiciones decimales “0”

En la casilla Usar separadores de miles (.) se deselecciona si esta habilitada y clic en Aceptar para que tome los cambios.

Teniendo toda la información completa del archivo quedaría de la siguiente forma:

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Se guarda el archivo en guardar como, se cambia el nombre del archivo por un nombre sencillo (sin

espacios) y en tipo se selecciona CSV (delimitado por comas) como se muestra en la siguiente

imagen y se selecciona Guardar.

Nota: se recomienda que inicialmente se cree una carpeta denomina “Cargue” en el disco C. y sea

allí donde se aloje el archivo.

Ingresamos a la carpeta donde se encuentra el archivo con la extensión .csv

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Teniendo el archivo CSV, se abre con bloc de notas para darle formato adecuado para el cargue.

- Se borran las filas del encabezado

- Las columnas separadas por pai (|)

Quedando el archivo como se muestra a continuación.

Se guardan los cambios realizados

2. CARGUE (Imagen evidenciada al inicio del documento)

En la ventana de Cargue de Archivo se ingresan los siguientes datos:

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1.) Banco : UNI

2.) Tipo : 90

3.) Fecha : La fecha que e esta realizando el cague en formato DD/MM/YYYY

4.) Tabla : DETALLE_SUMINISTRO

Tipo : TB (Tabla)

5.) Archivo: Nombre del archivo que se va a realizar el cargue

6.) Directorio: Ruta donde se encuentra ubicado el archivo.

7.) Guardar: En el icono de Guardar se da clic almacenando así la información.

1.) Al ser correcto el proceso genera en el campo secuencia un numero consecutivo a los

cargues que ya se hayan ingresado.

2.) Cargar: Teniendo definida la información se procede a dar clic en el botón cargar para que

realice el proceso de importación de información al sistema.

Confirmado que la información cargo se realiza una búsqueda (F7) y se consulta (F8) la

información suministrada y en su panel inferior encontrara todos los registros de la información

que contuvo el archivo al cual se le realizo el proceso de cargue.

Continuando con el proceso en la opción Procesamiento de Registros se procesa la

información.

Se Realiza una búsqueda (F7) y se consulta (F8) la información suministrada en el proceso

anterior.

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1.) Ingresa la misma información suministrado en el Cargue de Archivo junto con el

secuencia que genero.

2.) Una vez proceda en el panel inferior presenta toda la información contenida en el cargue.

3.) Procesar: Tal como su nombre lo dice procesa la información ingresándola a la base de

datos, en su tabla correspondiente.

Al ser realizado el proceso anterior con éxito en la parte superior izquierda en el campo

Procesado cambia al estado Si, además en el panel inferior con la barra de desplazamiento a la

derecha genera un número de secuencia a cada registro de cargues consecutivo a los realizado

anteriormente.

Para verificar que la información haya quedado correcta, se debe ingresar al Modulo de

ADQUISIONES – ELABORACION DE SUMINISTROS

Con la opción buscar (F7) que activa los campos para búsqueda en el campo numero ingresamos el

numero generado de Registro o Recibo en el paso anterior de Procesamiento de Registros

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Al consultar (F8) Presenta la información que fue suministrada por el proceso de cargue con

respecto a ese registro.

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Se da clic en el botón de Confirmar.

Pasando a la opción Asignación de Suministros de la aplicación iceberg.

Se realiza la búsqueda ingresando en el campo suministro el número generado como también el

sitio.

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Teniendo visible la información se realiza una supervisión de la información que concuerde con la

suministrada en el archivo de cargue al ser verificada se procede a lo siguiente.

1) Aprobación Total: Se da clic sobre este botón dando aprobación a la información

2) Generación Total: Se da clic sobre este botón el cual generara automáticamente la Orden de

compra.

Para verificar los datos de la orden de compra sean iguales a los del archivo generado. Se ingresa al

modulo de Adquisidores – Asignación y Generación – Aprobación / anulación de compra

En caso de ser la ultima generada dando tan solo F8 aparecerá o realizando el proceso de búsqueda

(F8) ingresando el numero del proveedor y F8 para consultar.

En la parte central derecha presenta el valor de toda la orden de compra para esta dependencia que

tiene que coincidir exactamente con lo reportado en el archivo de Excel.

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