manual de ingreso de nÓmina a...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 22

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL DE INGRESO DE

NÓMINA A

CONTABILIDAD





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Contenido

1. GENERALIDADES .................................................................................. 3

1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ....................... 4

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2. Flujograma General .................................................................................... 4

3. PROCESOS PARA REGISTRAR NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD .......................................................................................... 5

3.1. Ingreso a la aplicación IRS .......................................................................... 5

3.2. PROCESO PARA CARGAR LA NÓMINA ...................................................... 8

3.3. GENERAR REPORTE DE DOCUMENTOS POR PERIODO ......................... 11

3.4. Pre-liquidar Nómina ................................................................................. 12

3.5. Eliminar Nómina ...................................................................................... 15

3.6. Causar Nómina ......................................................................................... 16

3.7. Distribución de la nómina .......................................................................... 17

3.8. Radicación del pago de nómina ................................................................. 20





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran

Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las

actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para el ingreso de

la nómina al departamento de contabilidad donde encontramos:

a. Ingreso de nóminas Administrativa y Docente generadas por el departamento

Talento Humano.

b. Revisar y controlar el proceso de cargue de nómina a contabilidad y velar por su

correcto ingreso al sistema y optimizar el procesos aportando posibles soluciones

para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Documentar proceso y procedimientos realizados por el personal del departamento de

Contabilidad cuando ingresan las nóminas enviadas por el departamento de Desarrollo

Humano.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos del departamento de Contabilidad cuando

ingresa la nómina administrativa y docente detectando las actividades que se puedan

mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Contabilidad son registrados en la base

de datos con la ayuda de la aplicación ICEBERG y el IRS (Iceberg Report Server), estos

procesos deben seguir un determinado orden el cual está relacionado en forma detallada

en este manual de procesos y procedimientos.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Flujograma General

Objeto o Tecla Descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Teclas de Dirección

Desplazamiento por los valores de los registros al pulsar flecha abajo.





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3. PROCESOS PARA REGISTRAR NÓMINA EN EL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

3.1. Ingreso a la aplicación IRS

Se reciben nóminas en estado físico impresas por el departamento de Desarrollo

Humano, luego se ingresa a la aplicación IRS para verificar si están Cerradas (C)

Liquidadas (S) y Acumuladas (S) para ingresarlas a contabilidad

Para Ingresar a la aplicación IRS se utilizando el siguiente link:

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportGroup.action

Al ingresar a la dirección relacionada anteriormente ingresamos los siguientes datos

User Name: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Login: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Logo off: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

http://irs.ugc.edu.co:8080/icebergrs/reportGroup.action





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Al ingresar aparece con usuario y contraseña correcto se presenta este menú, se selecciona UGC

INTERFAZ DE NÓMINA para saber si las nóminas que ha enviado Desarrollo Humano están

cerradas para poderlas bajar a contabilidad.

Se ingresa el año y el mes liquidado y se pulsa en Ok

En la columna Lote nómina se despliega el listado de las nóminas y se revisa si están

liquidadas y acumuladas





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Después de revisar las nóminas se ingresa a IN-Comparativo Acumulado vs Pre-

liquidado contable por empleado para ver su estado

Periodo nómina: se digita año y mes

Lote de nómina que desea revisar: se selecciona una de la lista que esta liquidada,

acumulada y cerrada luego se pulsa OK

Se verifican los valores contables y de nómina, si están correctos para pasar a registrar la

nómina en iceberg.





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3.2. PROCESO PARA CARGAR LA NÓMINA

Se ingresa al sistema por ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA –

Aplicación Contable de Nómina por Periodo.

Se ingresa y se pulsa F7 en periodo se digita el año y el mes liquidado, automáticamente

se cargan los datos Org: 1, Periodo: Año y mes, Estado: pre-liquidado y se cargan los

lotes a o sea los nombres asignados a las nóminas liquidadas por Desarrollo Humano

para este periodo.

Se selecciona la primera y se pulsa en el botón Cargar Nómina





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En esta ventana se digita el nombre del periodo de la nómina o lote que se va a cargar y

se pulsa OK.

Después en la ventana a la pregunta desea reemplazar se le da S y Ok al realizar este

procedimiento se realizan cambios en el centro de costo relacionado.





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Pasa a estado vigente

Para liquidar se pulsa en el botón liquidar





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3.3. GENERAR REPORTE DE DOCUMENTOS POR PERIODO

Luego se va a ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA -

REPORTES- DOCUMENTOS POR PERIODO DE NÓMINA-Resumen de

Nómina por Periodo (CONTABLE)

Periodo: Se digita el año y mes a revisar

Lote Nómina: Se ingresa nombre de lote a verificar (ADM…)

Se pulsa en generar





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Se genera el proceso y pasa al estado vigente

3.4. Pre-liquidar Nómina

Después se pulsa el botón para pre-liquidar el periodo y lote correspondiente.





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Pulsamos en el boton YES

Pulsar en el botón OK

En la columna estado se puede observar cómo va el proceso con ese lote.

Impresión de resumen contable

Se realiza consulta e impresión del resumen contable para ello se ingresa a ICEBERG-

APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA- DOCUMENTOS POR PERIODO DE

NÓMINA- Resumen de nómina por periodo (CONTABLE)





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Se asigna el Periodo y el valor del Lote Nómina asignado por el departamento de

Desarrollo Humano y se pulsa en ejecutar.





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Con este informe se comparan los valores para verificar si están correctos

Con este reporte se revisan por conceptos de nómina, codificación contable, valores

individuales por centro de costos, personas, entidades etc.

3.5. Eliminar Nómina

Si son detectados en los dos anteriores casos diferencias en cuanto a codificación de

conceptos, cuentas o terceros se procede a ELIMINAR EL CARGUE así:





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Se pulsa el botón YES

Aparece una pantalla que nos informa que el proceso de eliminación ha finalizado

Una vez eliminada la nómina se realizan ajustes en los errores detectados en la base de

datos en donde corresponda y nuevamente se realiza el proceso de cargue.

3.6. Causar Nómina

Si esta correcto se continúa con el proceso de Causar la nómina así: Se pulsa sobre el

botón Causar Nómina, en el estado cambia de pre-liquidado a causación Nómina





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El sistema genera una ventanas de confirmación le damos YES y OK

Al terminar el proceso nos presenta esta ventana

El estado cambia a causación Nomina Empleados

3.7. Distribución de la nómina





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Luego de tener la nómina en causación se realiza la distribución contable pulsando en el botón

Aplicar Distribución

Se pulsa en el botón YES y OK

Luego Aparece una Ventana Confirmando El Proceso, se pulsa en el botón OK

El estado de la nómina cambia Distribución Contable, aquí termina el proceso y se revisan

los Documentos Generados





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Los datos, luego se guardan los datos la columna Número de los documentos NON Y DNOM. Ej.

71 y 66

Para ver estos documentos se debe ingresar a ICEBERG-ADMINISTRACION

FINANCIERA –CONTABILIDAD - comprobantes manuales





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3.8. Radicación del pago de nómina

Para realizar el pago a los terceros se debe ingresar por ICEBERG- APLICACIÓN

FINANCIERA DE NÓMINA- REPORTES-DOCUMENTOS POR PERIODO DE

NÓMINA-documento de nómina por tercero y concepto

Se digita el número del periodo y se pulsa en ejecutar





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Se genera un listado con todos los pagos a realizar y que se pueden radicar de acuerdo al

número de documento de tipo NOM y valor a girar.





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