lineamientos para la integración del presupuesto a través del programa operativo anual · 2013....

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”

Lineamientos para la integración del presupuesto a través del Programa

Operativo Anual

30 de junio de 2012

Secretaría de Administración y Finanzas Lomas del Estadio s/n

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Índice

I. Objetivo 4 II. Alcance 4 III. Definiciones y elementos para la elaboración y el registro de proyectos 4 IV. Políticas 6 V. Responsabilidades y autoridad para el desarrollo 8 VI. Referencias 9 VII. Anexos 11

Lineamientos para la integración del presupuesto a través del Programa Operativo Anual

Secretaría de Administración y Finanzas/Dirección de Planeación Institucional

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Lineamientos para la integración del presupuesto a través del Programa Operativo Anual I. Objetivo Registrar los proyectos del POA de las entidades académicas y dependencias de la Universidad Veracruzana (UV) y elaborar el reporte de avance y seguimiento.

II. Alcance Aplica a todos los titulares de las entidades académicas y dependencias de la UV.

III. Definiciones y elementos para la elaboración y el registro de proyectos. Aplican los términos y definiciones del Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-01), los incluidos en la Guía para la Operación del Sistema (DPI-GE-G -02), así como los siguientes:

Programa operativo anual (POA). Es el instrumento de planeación a corto plazo que nos permite avanzar en el cumplimiento del Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad”, en los Planes de Desarrollo de las Entidades Académicas (PlaDEA’s) y los Planes de Desarrollo de la Dependencias (PlaDDe’s).

Su estructura es por fondos y estos se integran por proyectos. Los proyectos son formulados por las entidades académicas y dependencias y deben ser desarrollados durante el año, son autorizados por la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) y la Dirección de Planeación Institucional (DPI).

Proyecto. Es un conjunto de actividades programadas para el cumplimiento de objetivos y metas que se integran al POA de la entidad académica o dependencia. Está a cargo de un responsable y su contenido comprende: Justificación, Objetivo general, Objetivos particulares, metas y acciones con recursos asociados.

Un proyecto atiende las necesidades académicas y administrativas a través de propuestas de mejora ─para el fortalecimiento y desarrollo de las entidades académicas y dependencias de la institución─ asociadas a los programas específicos enmarcados en el Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad”.

Sistema. Módulo del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) para la elaboración del POA.

Avance y seguimiento del POA. Es un proceso sistemático para conocer los avances y cumplimiento de las metas de los proyectos que integran el POA de las entidades académicas y dependencias, a través del análisis y medición de resultados.

Justificación del proyecto. Descripción clara y concreta de la contribución del proyecto al quehacer de la entidad académica o dependencia.



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Objetivo general. Descripción clara y precisa de los resultados que se desean obtener en relación con un propósito fundamental predeterminado (el qué y para qué), su correcta definición reviste gran importancia ya que sirve de punto de partida para dirigir los esfuerzos a alcanzar el cambio o fin propuesto.

Objetivos particulares. Expresión cualitativa de un propósito particular. Se diferencia del objetivo

general por su nivel de detalle y complementariedad.

Para el objetivo general descrito en el proyecto se debe definir al menos un objetivo particular.

De acuerdo a su contribución, cada objetivo particular se debe asociar a un eje rector y programa específico del Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad”.

Para establecer los objetivos se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

Cuidar que en la redacción de los objetivos (general y particulares), se haga referencia al estado futuro deseado, no expresándolo como una acción, ya que esta última suele asociarse al medio y no al fin.

Especificar con claridad la finalidad que pretende, es decir establecer el qué y el para qué.

Definir los objetivos en tal forma que resulten prácticos y razonablemente factibles.

Evitar el uso de adjetivos como adecuado, eficiente, óptimo, etc. dado que deben estar implícitos en el mismo objetivo.

Metas. Representan los resultados deseados en términos cuantitativos. Deben construirse en función de una intención, un lugar y temporalidad determinada.

La presupuestación y programación de los recursos financieros requeridos para el logro de las metas deben estar directamente en relación con las acciones necesarias para su cumplimiento en el mes programado.

Cuantificación de meta. Expresión en términos absolutos o relativos de cada meta relacionada con una unidad de medida y un plazo en que se alcanzará.

Acción. Tarea a realizar para el cumplimiento de una meta. Una vez definida la meta, es necesario establecer las acciones para el cumplimiento de la misma y el presupuesto por partida a través del ejercicio de los recursos establecidos, precisando la programación para ello.



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IV. Políticas

Generales

1. El POA se integra con los proyectos autorizados para ser ejercidos en el período del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.

2. El POA de cada entidad académica o dependencia se integra con los proyectos autorizados que realizarán en el año, los cuales se encuentran incluidos en un determinado fondo.

3. El reporte de avance y seguimiento del POA lo realizará cada entidad académica o dependencia en los periodos y fechas que dé a conocer la Dirección de Planeación Institucional (DPI).

4. Los proyectos integrados en los POA, deben contribuir a lograr los retos descritos en los ejes estratégicos del Plan General de Desarrollo 2025, lo establecido en el Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad” y el Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (PlaDEA) o Dependencia (PlaDDe).

5. La elaboración y el registro de los proyectos deberá realizarse a través del sistema, observando lo dispuesto en el punto III “Definiciones y elementos para la elaboración y registro de proyectos” del procedimiento Integración del Programa Operativo Anual (POA).

6. Para la elaboración y registro de proyectos deberán considerarse los catálogos institucionales (fondos, dependencias, cuentas, programas y proyectos y unidades responsables) y el Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad”, mismos que podrán consultarse en el sistema. Para el registro de proyectos que no se encuentren en el catálogo institucional de claves programáticas, deberá elaborarse aplicando la clave provisional 91101 (proyectos en proceso de autorización) o en la 91102 (idem.), sólo cuando se requiera capturar más de un proyecto al mismo tiempo, debiendo solicitar a la DPI la asignación de la clave definitiva correspondiente, sugiriendo el nombre con el que se identificará el proyecto (30 caracteres). Una vez autorizado por las dependencias correspondientes, la DPI dará a conocer a la entidad académica o dependencia solicitante la clave definitiva asignada al proyecto para su ejercicio. Para que la DPI asigne claves a proyectos que correspondan a programas educativos (PE) nuevos, la entidad académica deberá solicitarla a través de la Secretaría Académica.

7. La programación y presupuestación de los recursos financieros requeridos para la realización de los proyectos deben elaborarse por fondo y partida.

8. Los requerimientos de los recursos financieros para la realización de los proyectos deberán plantearse ajustándose a los criterios y conceptos de ingresos y egresos (cuentas) para cada tipo de fondo, establecidos por la Dirección General de Recursos Financieros (DGRF) de la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF), en el MPA (apartados de ingresos y egresos) y en los catálogos utilizados en el sistema para la elaboración del POA POA (fondos, dependencias, cuentas, programas y proyectos, unidades responsables, eje rector y programas institucionales).



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9. Las necesidades para la contratación de personal de apoyo deberán ser justificadas en el proyecto respectivo y ajustarse a los criterios y lineamientos establecidos, en el apartado correspondiente del MPA.

10. La programación y presupuestación de los requerimientos de bienes (materiales y equipos), servicios y arrendamientos deberán realizarlo las entidades académicas y dependencias conforme al calendario de recepción de adquisiciones y a los catálogos publicados por la Dirección de Recursos Materiales en su página Web http://www.uv.mx/saf/nuv/drm/index.html.

11. Todo lo no previsto en el procedimiento, con relación a la integración del POA, lo resolverán la SAF y la DPI.

Para Proyectos del fondo de operación ordinario (111):

12. La asignación presupuestal se dará a conocer a los titulares de las entidades académicas y dependencias por la SAF.

13. Las entidades académicas y dependencias deberán plantear sus necesidades de

mantenimiento mayor de inmuebles, remodelaciones y obra nueva en los términos que establezca la Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. El ejercicio presupuestal de las obras que se autoricen deberán reflejarse en las entidades académicas y dependencias beneficiadas.

14. Los sueldos y prestaciones de la plantilla de plazas del personal de planta y eventual de cada

una de las entidades académicas y dependencias son presupuestados por la DGRF de la SAF.

15. Los servicios básicos de energía eléctrica y agua de cada una de las entidades académicas y dependencias son presupuestados por la DGRF de la SAF.

16. Los saldos no ejercidos se cancelan al cierre de cada ejercicio.

Para Proyectos de otros fondos:

17. Se consideran autofinanciables aquellos proyectos que tengan por finalidad impartir estudios de posgrado, cursos de educación continua y otros eventos que, utilizando la infraestructura de la Institución, generan ingresos suficientes para su operación o realización y no cuenten con apoyo presupuestal de la UV. Del total del ingreso de los proyectos autofinanciables el 10% se destinará al presupuesto ordinario de la universidad. El 90% correspondiente al costo del proyecto se calendarizará para su ejercicio e incluirá todos los gastos e inversiones que se tengan que realizar para la ejecución de las acciones derivadas del mismo.

18. Toda propuesta para la celebración de convenio que presenten las entidades académicas y dependencias, deberá contar con el proyecto para su incorporación al POA, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento “Propuesta de Convenios” (DVG-GE-P-01). En estos proyectos se debe considerar la aportación del 20% de Apoyo Administrativo Académico sobre el monto total del convenio. Estos porcentajes serán descontados de los ingresos cada vez que se reciba un depósito y aplicados de acuerdo a las indicaciones de la SAF. El 80% restante corresponde al monto para operar el convenio.

19. Al registrar el POA, los importes que resulten de la aplicación de los porcentajes mencionados



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en los puntos anteriores se destinarán al presupuesto ordinario de la universidad y deberán afectarse en las cuentas 5244 (para los ingresos) y 7601 (para los egresos), denominadas “Apoyo Administrativo Académico”.

20. Los proyectos financiados por fondos específicos, autofinanciables, patronatos y los que se

deriven de la celebración de convenios, conservarán el saldo por ejercer que tengan al 31 de diciembre, mismo que deben integrar en la elaboración del proyecto correspondiente para el siguiente ejercicio.

21. Para la elaboración de proyectos financiados o subsidiados por organismos públicos o privados, deben observarse los lineamientos para la administración de proyectos emitidos por esos organismos y las disposiciones específicas establecidas en el presente procedimiento.

V. Responsabilidades y autoridad para el desarrollo

SAF y DPI 1. Aprueban y emiten el procedimiento para la integración del POA. 2. Definen los catálogos fondos, dependencias, cuentas, programas y proyectos, unidades

responsables, eje rector y programas institucionales) y especificaciones para el sistema. 3. Comunican a los titulares de las entidades académicas y dependencias la forma mediante la

cual se deberá ingresar al sistema a través de los portales web universitarios, así como para consultar los documentos, procedimientos y guías correspondientes.

A) Reporte de avance y seguimiento Entidad académica o dependencia 4. Elabora o corrige en el sistema, de acuerdo con lo descrito en el apartado 1.2 de la Guía

Operativa del POA (DPI-GE-G-02) incluida en el sistema, el reporte de avance y seguimiento de los proyectos del POA 2011, de conformidad con el calendario anexo.

5. Envía los reportes de avance y seguimiento a la Unidad Responsable (UR) a través del sistema. UR 6. Revisa el reporte de avance y seguimiento de los proyectos realizado por las entidades

académicas y dependencias que la conforman, en relación a las metas de los proyectos del POA 2011 y que los reportes cumplan con lo dispuesto en este procedimiento.

a. Si cumple.- Autoriza y envía a la DPI a través del sistema.

b. No cumple.- Reabre en el sistema los reportes que no cumplan, señalando las causas por las que deban modificarse, regresa al punto 4.

DPI 7. Recibe los reportes de avance y seguimiento autorizados por la UR.



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B) Elaboración y registro de proyectos para el POA 2012 Entidad académica o dependencia 8. Registra o corrige su POA 2012, capturando en el sistema los proyectos que lo integren, de

conformidad con este procedimiento. 9. Envía a la UR los proyectos que integran el POA 2012 a través del sistema. UR 10. Verifica en el sistema, que los proyectos registrados por las entidades académicas o

dependencias que conforman la UR para el POA 2012, cumplan con lo dispuesto en este procedimiento.

a. Si cumple.- autoriza y envía a la SAF y a la DPI ―a través del sistema― los proyectos que integran el POA 2012 de las entidades académicas y dependencias que la integran.

b. No cumple.- reabre en el sistema los proyectos que no cumplan, señalando en el mismo, las causas por las que deban modificarse y regresa al punto 8.

11. De ser el caso, reciben notificación de la reapertura de proyectos por la SAF/DPI, donde se

indican las causas por las que deban modificarse. 12. Reabre en el sistema el o los proyectos para su atención por parte de la entidad académica o

dependencia y regresa al punto 8. SAF y DPI 13. Reciben de las UR los proyectos que integran el POA 2011 de las entidades académicas y

dependencias que las integran, a través del sistema.

14. Verifican de manera coordinada, vía sistema, que los proyectos cumplan con lo dispuesto en este procedimiento.

a. Si cumplen.- Autorizan en el sistema y posteriormente se transfiere el recurso.

b. No cumplen.- Reabren en el sistema aquellos proyectos que no cumplan y notifica a la UR la reapertura y las causas por las que deban de modificarse (regresa al punto 12).

VI. Referencias

1. Plan General de Desarrollo 2025.

http://www.uv.mx/planeacioninstitucional/documentos/documents/PlanGeneraldeDesarrollo2025.pdf

2. Programa de Trabajo 2009-2013 “Innovación académica y descentralización para la sustentabilidad” (disponible en el sistema). http://www.uv.mx/programa-trabajo-2009-2013/



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3. Plan de Desarrollo de la Entidad Académica (PlaDEA) o Dependencia (PlaDDe).

4. Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-01)

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/glosario.html

5. Procedimiento Propuesta de Convenios (DVG-GE-P-01)

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/dvg/procedimientos/dvg-ge-p-01.pdf

6. Guía Contabilizadora (DGRF-C-GI-02).

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/pa-ANEXO3.pdf

7. Catálogo de claves de programas y proyectos (disponible en el sistema)

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/catalogos/programasyproyectos.pdf

8. Catálogo de Cuentas Concentradoras para el Gasto de Operación (GUM-GE-M-02) http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/pa-ANEXO4-2006.pdf

9. Tarifa de Viáticos (DGRF-GE-OtI-02).

http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/pa-ANEXO5-2010.pdf

10. Catálogo de bienes no inventariables (DGRF-C-OtI-04). http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/pa-ANEXO6.pdf

11. Conceptos de Mantenimiento de Inmuebles Menor Autorizados por Fondo Rotatorio. http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/pa-ANEXO7.pdf

12. Guía para la Operación del Sistema (DPI-GE-GI-02) (disponible en el sistema).

13. Catálogos de bienes que emite la Dirección de Recursos Materiales, http://www.uv.mx/saf/nuv/drm/catalogo/index.html.



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VII. Anexos

1. Diagramas del procedimiento para la integración del POA

* Es condición el envío del reporte de avance y seguimiento de los proyectos del POA 2011 para el registro de los proyectos del POA 2012.



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Histórico de Revisiones

Número de Revisión Fecha de Revisión o

Modificación 1 30 de junio de 2012

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