introducció a la gestió documental
TRANSCRIPT
La gestió documental a les organitzacionsSr. Xavier Soler, Director del CATICSr. Xavier Soler, Director del CATIC
Manresa, 17 de Maig de 2011
30.000 a. C.
La DIGITALITZACIÓ
2007 � 94% de la información en format digital 2010 � 1,2 Zettabytes (1021 bytes)
2011 � Més de 60.000 milions de tweets (10 TB)
La documentació en paper
� El 30% del temps dels empleats es dedica a processar
paper
� El 90% dels documents són en paper
� Un 7.4% del temps es dedica a la cerca de documents
(2.600 €/any/empleat)
� Un 7.5% dels documents es perden
� El 15% dels documents estan mal ubicats
� El 30% dels documents contenen informació obsoleta
Font: Gartner & IDC
� Un arxivador de 4 calaixos conté entre 15 i 20.000 pàgines, costa
uns 20.000 € omplir-lo, i 1.500 € a l’any mantenir-lo.
� Les empreses gasten en promig, entre un 7 i un 14% dels seus
costos totals en processar documents
� Els requeriments d’espai es doblen cada 3 anys
� Una empresa destina de promig 280 hores per empleat al any en � Una empresa destina de promig 280 hores per empleat al any en
la cerca de documents perduts
� 70% de les empreses mai es recuperen si perden part de seva
informació per la manca de plans de recuperació davant
desastres
Gestió documental
� 80% de la informació de l’empresa és DESESTRUCTURADA:
mails, docs, presentacions, PDF’s, pàgines HTML,….
Cap a la gestió integrada de la informació
DMS
DocumentManagement
System
CMS
Content Management
System
BPM
Business Proces
Management
ECM
Enterprise Content
Management
DMSSystem
CMSSystem
BPM ECMManagement
� Procés clau de la implantació de gestió documental� Costos de captura
� Costos de detecció d’errors
� Costos de correcció d’errors
� Costos ocults
� Eines OCR, HCR, ICR, OMR,….
� Captura de text complet
� OCR Zonal
Captura de dades
� OCR Zonal
� OCR Intel·ligent � eines específiques per algun tipus de documents
� Solució digitalització de factures
� Ha de ser certificada per la AEAT: destrucció factures
� Integració amb ERP
Beneficis Gestió Documental
� Millora la seguretat i confidencialitat dels documents
(QUI?, QUE? , QUAN?)
� Incrementa eficiència en la cerca
� Accés a qualsevol informació des de qualsevol lloc
� Reducció espai magatzems
� Disminució costos missatgeria� Disminució costos missatgeria
� Millora atenció als clients
� Compliment de la legislació
Beneficis afegits ECM’s
� Automatització de processos �Reducció de costos
� Millor continuïtat dels processos de negoci
� Increment de la cohesió de les organitzacions
� Integració � reducció costos programació
� Consolidació de la gestió de dades
Fabricants
Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010
Fabricants
Quadrant màgic de Gartner - Novembre de 2010
� CLOUD, CLOUD, CLOUD cloudscanning, cloudprinting,…
� ISO 30300: cap a la normalització de la gestió documental
� Nous formats d’intercanvi: WWF (PDF verd)
� Estandarització de continguts. CMIS
� Mobilitat
Tendències
