curs sistema de gestió documental

IMPLANTACIÓ D’UN SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL

Conceptes

Arxiu

L’organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i de fons documentals.

També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons

El lloc on es conserven aquests fons

Conceptes

Tipologia d’arxius:

• En funció de l’organisme productor, els arxius poden ser de l’Administració Central, perifèrica, autonòmica, local, judicial, etc...

• En funció de l’àmbit dels seus fons: nacionals, generals, regionals,

provincials, de districte, municipals, comarcals, etc.

• En funció de la personalitat jurídica de la institució productora: arxius públics i privats

• En funció del cicle vital dels documents poden ser: arxius d’oficina o de gestió, centrals, intermedis o històrics.

Conceptes

Arxiu de gestió

Són els arxius que corresponen a cadascuna de les unitats administratives de l’organisme.

Hi ha dipositada la documentació activa, és a dir, la documentació en tràmit i més recent, consultada amb freqüència i encara no susceptible d’ésser transferida.

Cada unitat de gestió tindrà un responsable d’arxiu, que rebrà informació i assessorament del responsable de l’arxiu central, en matèries d’arxiu.

ConceptesFuncions de l’arxiu de gestió:

. Identificació dels documents: signatura corresponent als codis de procedència orgànica, i de classificació funcional que estableix el quadre de classificació del departament

. Arxivament físic dels documents en consonància amb la normativa fixada per l’arxiu central (identificació d’expedients, carpetes, capses...)

. Eliminació sistemàtica de les còpies sense valor administratiu, d’acord amb les directrius establertes per cada organisme

.Aplicació, sota la supervisió i control del responsable de l’arxiu central, de les taules d’avaluació documental en la documentació generada o rebuda

. Execució periòdica de transferències en funció dels terminis establerts

Conceptes

Arxiu Central

Únic per a tot l’organisme. Unitat responsable de fixar les normatives en matèria d’arxius del centre o organisme i alhora, espai físic on es diposita tota la documentació semiactiva o de consulta poc freqüent.

ConceptesFuncions de l’arxiu central:

. Estudi de la tipologia, funcions i circuits de la totalitat de la documentació que es gestiona

. Elaboració d’un quadre de classificació funciona, únic per a tot l’organisme, i d’un manual d’arxiu, on es reculli la normativa i el procediment a seguir en matèria arxivística

. Assessorament tècnic als responsables de l’organisme en matèria d’arxius i coordinació i seguiment dels arxius de gestió

. Gestió de les transferències, recepció, tractament tècnic i ubicació en el dipòsit central de la documentació ingressada pels arxius de gestió, i tramesa de transferències a la fase semiactiva de l’arxiu històric

. Establiment d’un servei de consulta i préstec que garanteixi el nivell de confidencialitat, accés, conservació i difusió en funció de cadascuna de les tipologies documentals

. Presentació de propostes sobre avaluació i tria dels documents generats, i aplicació de les taules d’avaluació documental

. Elaboració i actualització d’instruments de descripció i control de la documentació dipositada (inventaris, llistats d’expedients eliminats, taules dels documents de conservació permanent...)

. Col.laboració amb projectes de gestió documental d’àmbit departamental i interdepartamental

Conceptes

Arxius Històrics de la

Generalitat de Catalunya

Arxiu Nacional de Catalunya

Xarxa d’Arxius Comarcals

Arxius que desenvolupen el tractament arxivístic dels documents en funció de les dues darreres fases del cicle documental: fase semiactiva i la de caràcter permanent o històrica

ConceptesArxiu que aplega la documentació de consulta poc freqüent. Fase semiactiva:

Les seves funcions:

. Recepció de les transferències remeses per l’arxiu central, tractament tècnic dels documents, ubicació en els dipòsits i transferències a l’arxiu històric corresponent de la documentació que s’escaigui

. Aplicació de les taules d’avaluació documental

. Establiment d’un servei de consulta i préstec que garanteixi el nivell de confidencialitat, accés i conservació dels documents

. Elaboració i actualització d’instruments de descripció de la documentació dipositada (inventaris, llistats d’expedients eliminats, taules de documents de conservació permanent, etc..)

ConceptesLa documentació que hi trobem és de caràcter permanent, atès que ja haestat sotmesa als processos d’avaluació i tria fixats en les anteriors fases documentals, irealitzats per altres arxius seguint les resolucions de les taules d’avaluació documental i tria de la documentació. El valor documental ha passat a considerar-se històric, deconservació definitiva. Fase històrica:

Les seves funcions:

. Recepció de les transferències que ja han superat la seva fase semiactiva

. Aplicació de les taules d’avaluació documental

. Atenció a l’usuari (Administració, investigadors...), implantant un servei de préstec i consulta en funció dels nivells d’accés, conservació, confidencialitat i difusió dels documents

. Restauració o canvi de suport, si escau, de la documentació malmesa per diferents agents

Conceptes

Fons

És el conjunt de documents produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l’exercici de les activitats i funcions que li son pròpies.

Col·lecció

És el conjunt inorgànic de documents que es reuneixen i s’ordenen en funció de criteris subjectius independentment de la seva provinença

Conceptes

Document d’arxiu

Informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització, una persona en el desenvolupament de les seves activitats.

Conceptes

Documents classificats per la naturalesa jurídica del productor:

Públics: els produïts o rebuts per persones o ens públics o bé relatius al dret públic

Privats: els produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques privades

Conceptes

Documents classificats per la fase documental:

Actius: els que són en tràmit o d’ús habitual

Semiactius: els que han conclòs la tramitació ordinària i no s’usen de manera habitual

Inactius o històrics: els que, un cop conclosa la vigència administrativa immediata, posseeixen valors primordialment de caràcter cultural

Conceptes

Pel llenguatge utilitzat:

Textuals: documents en què la informació està representada utilitzant un sistema de signes alfabètics o més d’un mitjà (mitjançant el text manuscrit, mecanografiat, imprès o projectat), llegibles amb o sense l’ajuda d’una màquina

Conceptes

Cartogràfics: documents en què lainformació està representada a partird’una base tècnica i matemàtica(geomètrica o fotogramètrica), amb elsquals es pretén representar de maneraobjectiva la totalitat o una part de lasuperfície terrestre, de l’esfera celeste od’un cos celeste, o de qualsevol entitatequiparable, real o irreal. Contenen,per tant, la pretesa representació objectiva de superfícies geogràfiques oastronòmiques (mapes, plànols geogràfics,plànols parcel.laris, cartes marines, portolans,ortofotos,cartes astronòmiques...)

Conceptes

Icònics: Documents en què lainformació es presentamitjançant imatges querepresenten percepcionssubjectives en tant quereflecteixen una percepció, Una perspectiva o un punt devista.

(dibuixos, cartells, gravats, gràfics,fotografies...)

Conceptes

Tecnogràfics: Documents en què la informació estàrepresentada a partir d’una base tècnica i matemàtica(geomètrica o fotogramètrica), i amb els quals es preténrepresentar de manera objectiva estructures (edificis oelements arquitectònics, infraestructures...), artefactes(màquines, estris, peces...), éssers (microorganismes,animals, elements anatòmics...) o objectes (minerals,cristalls...)

Conceptes

Audiovisuals: Documents en què la informació fixada es pot percebre o reproduir com a imatges amb so que transmeten l’efecte de moviment. Per extensió s’inclouen també les imatges amb moviment sense so incorporat.

Sonors: Documents en què la informació fixada es pot reproduir com a sons.

Conceptes

Electrònics: Documents en què lainformació és manipulada,transmesa o processada perMitjans informàtics i té contingut,context i estructura suficient per atestimoniar l’activitat que l’hagenerat.

Webs, bases de dades, fulls de càlcul, missatgeria de correuelectrònic,bústies de veu...

SGD. Definició

Sistema de Gestió Documental

Terme anglosaxó record management: Àrea de gestió administrativa general, relativa a aconseguir economia i eficàcia en la creació, manteniment, ús i accés als documents.

SGD. Definició

Dos principis bàsics:

eficàcia en la producció, organització i gestió dels documents

economia-optimització dels recursos utilitzats en aquesta producció, organització i gestió documental

SGD. Definició i Marc Normatiu


Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (art. 2)

e) El conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

SGD. Definició i Marc Normatiu


Segons la norma ISO 15489-1

Camp de l’organització i de la gestió encarregat del control eficaç i sistemàtic de la creació, de la recepció, de la conservació, la utilització i de la sort final dels documents.

Compren mètodes de fixació i de preservació de l’autenticitat i la integritat dels documents.

SGD. Marc NormatiuLlei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (DOGC núm. 3437,

de 24.07.2001)

Decret 52/2006, de 28 de març, sobre la composició i el funcionament del Consell Nacional d’Arxius.

Ordre de 25 d’octubre de 1995, per la qual es fixen les condicions de descripció i conservació dels documents audiovisuals dels arxius de la Generalitat de Catalunya.

Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l’organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2180, d’11.03.1996)

SGD. Marc Normatiu

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de Catalunya.

Decret 227/1994, de 14 d’octubre, pel qual s’estableixen els òrgans de l’Administració de la Generalitat de Catalunya amb competències per expedir còpies autèntiques de documents i certificacions sobre aquests.

Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català (DOGC núm. 1807, d’11.10.1993)

Decret 110/1988, de 5 de maig, pel qual es regula l’organització de la Xarxa d’Arxius Històrics Comarcals

SGD. Objectius principals. Contribuir a la millora dels processos administratius

. Garantir que es creïn, capturin i gestionin documents adequats

. Garantir la preservació i la conservació dels fons documentals

. Garantir l’accés a la informació i als documents de manera eficaç i ràpida

. Afavorir la transparència administrativa

. Preservar els drets de les persones i la seva publicitat

. Garantir que l’estructura del SGD actuï en benefici de la organització

. Integrar el servei d’arxiu en l’estructura administrativa i participar en ella

SGD. Disseny i estratègies

Fases:

1. Anàlisi de la situació de partida

2. Identificació de requisits documentals

3. Definició d’estratègies

4. Creació d’instruments

5. Implantació del sistema i avaluació

6. Avaluació continua


1. Anàlisi de la situació de partida

L’objectiu és detectar els problemes de gestió documental de l’organització

. Documents sobre l’organisme, sobre el seu funcionament i les seves activitats

. Estructura jeràrquica de funcions i activitats

. Relació de processos que reflecteixi la producció documental


2. Identificació de requeriments

Establir les necessitats de l’organisme en relació a la creació, recepció i conservació dels documents que incideixen en les seves activitats.

Fixar-les en un document


3. Definició d’estratègies

Establiment de polítiques i procediments,

Definició d’instruments de normalització (estandards)

Creació d’eines o implementació del sistema


4. Creació dels instruments

. Quadre de classificació

. Calendari de conservació i eliminació

. Repertori o catàleg

. Tesaurus

. Altres eines necessàries


5. Implantació del sistema i avaluació

Implantar les eines creades anteriorment, de forma planificada i coordinada per tal d’assolir els objectius de la implantació d’un SGD.

Avaluar la implantació per tal de esmenar els possibles errors del projecte


6. Avaluació continua

Habilitar els mecanismes que permetin entrar en un sistema d’avaluació continua per tal de treballar en un escenari de gestió de qualitat

SGD. Disseny i estrategies

Anàlisi documental

L’anàlisi de la documentació és la primera fase per establir el sistema de gestió dels documents d’un organisme.

Es basa en l’estudi detallat dels factors que intervenen en la creació, gestió i conservació o eliminació dels documents.

SGD. Disseny i estratègiesDades bàsiques que ha de contemplar un formulari sobre l’anàlisi de ladocumentació existent en un organisme:

1. Unitat orgànicaIdentificació de la unitat administrativa, dependència orgànica, data de creació, nom del cap o responsable i nom de les persones responsables d’arxiu

2. Ubicació i estat de conservacióTipus de contenidor (capses, carpetes, calaixos, armaris, prestatgeries...), espai d’ubicació (habitual de treball, edifici, fora de l’edifici)

3. Anàlisi de la documentacióTítol de la sèrie, marc legal i normatiu, funció administrativa, documentació que compon l’expedient, suport físic de la documentació, circuit documental (intern i extern), ordenació (numèrica, alfabètica, geogràfica...), sèries antecedents i relacionades, terminis de conservació (administratiu, fiscal, jurídic,...), nivell d’accés, document essencial o secundari i freqüència de consulta

SGD. Instruments

. Quadre de classificació

. Sistema d’arxivament

. Instruments de descripció

. Calendari de conservació i eliminació

SGD. Classificació dels documents

Objectiu

Identificar, classificar i codificar els expedients d’acord amb uns criteris preestablerts

Eina

Quadre de classificació


Quadre de classificació

Estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, i activitats de l’organització i que permet identificar i agrupar física i intel.lectualment els documents i també la seva recuperació


La classificació orgànica: reprodueix l’estructura orgànica o

organigrama d’una institució.

L’acceptació d’una classificació orgànica presenta alguns problemes derivats dels canvis que pateixen les estructures administratives en curts i breus espais de temps. Enfront de la inalterabilitat de les sèries documentals, els organismes varien de tal forma que si apliquem estrictament el principi de procedència i el principi a l’ordre original ens trobaríem amb diverses classificacions per a un sol fons.


La classificació funcional es basa en l’estudi de les competències, lesfuncions i les activitats d’una institució. En les institucions públiques lescompetències venen determinades per una legislació jurídica, en formade lleis, decrets o reglaments. Que estableixen les funcions i lesactivitats que deriven del desenvolupament de les competènciesassignades.

En els darrers anys es tendeix cada vegada més a fer i a basar els sistemes de classificació en les funcions de l’organisme. El criteri funcional, atès que es sustenta en la naturalesa mateixa dels documents, és el criteri més objectiu.

Les funcions pròpies de cada organisme poden variar, ampliar, desaparèixer o que n’apareguin de noves. La classificació funcional no suposa per tant que s’hagi de canviar aquesta si no que les funcions que desapareixen donen lloc a sèries tancades i les noves es poden incorporar sense cap problema. Els canvis orgànics no afecten a la composició d’un quadre de classificació funcional atès que les funcions es relacionen jeràrquicament i són més estables.


Procediment per establir un quadre de classificació:

. Coneixement del funcionament de l’entitat i el seu marc jurídic

. Establir estructura de funcions i activitats

. Proposta de subdivisions

. Triar el tipus de codificació segons les necessitats

. Elaborar manual de procediments


Codificació

Correlativa: jerarquia

1. Administració General

1.4. Secretaria

1.4.1. Estadístiques generals, interrogatoris, qüestionaris

1.4.2. Estudis i informes

1.4.3. Expedients de Secretaria

1.4.4. Memòries municipals

1.4.5. Certificacions

1.4.6. Contractació


Codificació

Significativa: la numeració se succeeix sense tenir en compte la dependència d’uns codis d’altres. No hi ha jerarquia.

M100 Organització del govern municipal

M101 Constitució municipalM102 Creació i supressió d'ens dependentsM103 Delegació, assumpció, creació i

encomana de competències i serveisM104 Dispensa, anul·lació i conflictes de

competències i serveisM105 Denominació, tractament, simbologia

municipal i registre de l’ens local

M108 Òrgans bàsics de governM106 Cartipàs, nomenaments, delegacions,

substitucions, creació d’òrgansM110 Alcaldia / Tinences / Regidories

delegades M111 Ple municipalM112 Junta de govern local / Comissió de

governM114 Comissió especial de comptes


N150 Organització administrativaN151 Coordinació administrativaN153 Mètodes d'organitzacióN162 Sistemes i processosN154 Procediments administratiusN152 Manuals de procedimentN190 Protocols de gestió i bones pràctiquesN155 Impresos, formularis i modelsN156 Directrius, instruccions i normativa per a la gestióN157 Directoris i taules corporativesN158 Normalització de dadesN160 Projectes d'organització i milloraN161 Correcció lingüística i traduccióN342 Imatge corporativa

N180 Reunions de coordinacióN181 Reunions comandamentsN182 Comitè de direccióN184 Reunions de les àreesN185 Reunions de departaments / Unitats orgàniquesN186 DespatxosN140 Reunions i comissions tècniquesN141 Comissió tècnica municipal transversal territorialN142 Comissió d’avaluació de documents –CAD


Grup de sèries

Conjunt de documents format per l’agrupació de dues o més sèries

Sèrie

Conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús


Unitat documental composta

Unitat organitzada de documents aplegats pel propi productor per al seu ús corrent, o bé aplegats durant el procés d’organització arxivística, perquè fan referència a un mateix tema, activitat o procediment. Una unitat documental composta és normalment la unitat bàsica d’una sèrie.

Un expedient administratiu, un projecte d’obra (amb diversos plànols)

Unitat documental simple

Unitat arxivística més petita i indivisible intel.lectualment

Una carta, una memòria, un informe, una fotografia, un mapa, un plànol, un llibre diari de compdabilitat...

SGD. Arxivament dels documents

Correspondència

Ofici. Comunicació oficial integrada en la tramitació del procediment administratiu. Es considera de caràcter intern l’adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari/a, i de caràcter extern l’adreçat a particulars

Arxivament: Sempre amb l’expedient del qual forma part


Carta. Document habitual que s’usa per a les comunicacions de caràcter interpersonal o de contingut general que no queden previstes com a components de la tramitació d’un procediment administratiu.

Arxivament: La que fa referència a continguts generals o de caràcter interpersonal es pot arxivar com a relacions externes, utilitzant els grups següents:

Generalitat de CatalunyaAdministracionsLocalsEstatalsAutonòmiquesInternacionalsDe JustíciaOrganismesEntitatsSector privat i particular

Si la carta completa un expedient, sempre s’arxivarà amb aquest


Saluda. Tipus de comunicació protocol.lària dins de l’Administració

Arxivament: El saluda, al igual que la nadala, no es pot considerar un document que integra l’expedient, i per tant són eliminables, tot i així la nadala si té interès artístic es pot arxivar en l’apartat de relacions públiques.

SGD. Arxivament de documents

Comunicats interns. Únicament s’han d’utilitzar com a notes que indiquen el circuit de tramitació d’un document o plantegen recomanacions personals que no afecten la resolució de l’expedient, per tant es poden eliminar periòdicament.

El seu mal ús però, converteix el que haurien de ser simples anotacions, en cartes o oficis, que poden incidir en la resolució de l’expedient, en aquest cas, s’han de conservar.


Expedients

L’expedient reflecteix documentalment les diverses fases d’un procediment administratiu que conté uns drets i deures de l’Administració i del ciutadà


Unitat de l’expedient

L’expedient ha d’incloure tots els documents originals que facin referència a un procediment administratiu concret.

És practica habitual que en procediments complexos, com ara la contractació administrativa, l’expropiació forçosa o certs tipus de subvencions, l’expedient es fraccioni entre les diverses unitats administratives que gestionen un aspecte determinat del procediment.

Ocasionalment aquestes unitats es queden còpies del tràmit que les afecta, duplicant així el volum documental.

Es recomana eliminar totes les còpies que no s’incloguin en l’expedient, o en cas de conservar-les a títols informatiu, no transferir-les a l’arxiu central i eliminar-les en el mateix arxiu de gestió.


Un cop resolt l’expedient, aquest ha de ser únic i ha de contenir tots els documents originals.

Aquesta recomanació es fonamenta:

. D’acord amb el que estableix l’art. 116.2 de la Llei 30/92, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, en els casos d’interposició de recursos administratius, l’òrgan que ha dictat l’acte impugnat resta obligat a trametre còpia completa i ordenada de l’expedient a l’òrgan competent per resoldre el recurs.

. L’expedient complet i original és fonamental quan s’ha de recórrer a la via jurisdiccional contenciosa administrativa


Descripció i ordenació dels expedients

Cal descriure els expedients amb claredat, amb l’objectiu de localitzar-los fàcilment i de tenir controlat el seu contingut

Descripció externa: Les carpetes d’expedient han de contenir: nombre de volums, data, codificació funcional (bàsica i complementària), títol, i referència de la unitat orgànica que genera o gestiona l’expedient


Descripció interna: És convenient paginar l’expedient, així s’aconsegueix el control de la diversa documentació que conté i es garanteix que en el cas que aquest s’hagi de presentar com a prova davant dels tribunals no hi faltin documents.

Ordenació: Tots els expedients s’han d’ordenar d’acord amb les seves característiques. Les principals fases d’ordenació són:

Numérica

AlfabèticaGeogràficacombinació entre elles

SGD. Axivament dels documents

Divisió en subcarpetes de l’expedient. Són un exemple els expedients de personal. Es poden ordenar en dos espais diferents dins del mateix expedient.

Un primer espai, integrat per tots aquells documents bàsics en la vida administrativa del funcionari (certificats, pressa de possessió...) i un segon espai integrat pels documents propis de la gestió administrativa (permisos, llicències...) susceptibles d’ésser eliminats


Les còpies. Tractament arxivístic

El procediment administratiu comporta la realització de còpies si volem mantenir la integritat de l’expedient (és el cas dels documents que genera l’organisme i van adreçats a l’exterior, o de sortida)

D’altra banda, però, es troben tot un seguit de còpies amb una finalitat pròpiament informativa i que pot ser útil per a la resolució de l’expedient


Còpies de documents expedits per l’organisme

La unitat orgànica que l’ha expedit és guardarà una única còpia dels documents de sortida, i la incorporarà a l’expedient.

En cas que sigui un alt càrrec el que signi el document creat per una unitat que

en depèn jeràrquicament, aquest podrà conservar una segona còpia a títol informatiu, però la còpia única del document la retornarà a la unitat encarregada de l’assumpte, i així garantirà la unitat de l’expedient.

Es recomana a les unitats que gestionen documentació d’alts càrrecs, que realitzin eliminacions periòdiques de les segones còpies una vegada assegurada la resolució de l’expedient per part de les unitats administratives dependents.

Les còpies conservades han d’estar consignades en paper oficial, degudament signades, datades, registrades i amb els segells de còpia, per tal de garantir-ne l’autenticitat


Còpies informatives o de treball

És freqüent conservar còpies de documents que ens proporcionen informació sobre un determinat tema (p.ex. les del pressupost que s’inclouen sovint en molts dels expedients arxivats en les unitats administratives).

Aquestes còpies han de ser separades de l’expedient una vegada aquest ha finalitzat.

Si les còpies són de documents generats pel propi organisme, i per tant l’original està en una altra unitat, s’han de destruir.

Si son documents que contenen informació que no ha estat generada per l’organisme, es poden conservar en la unitat administrativa, fent sempre referència a l’expedient, però sense transferir-les a l’arxiu central.


Documents en suport paper de format estàndard

Els documents en suport paper i format estandarditzat es guardaran en carpetes d’expedient, correctament identificades amb les signatures sistemàtica i topogràfica.

Les carpetes es col.locaran dins les capses de cartró, intentant no omplir-les en excés per tal de facilitar l’extracció de les carpetes.

La temperatura recomanada oscil.la entre els 20ºC i els 25ºC a l’estiu i entre els 15ºC i els 20ºC a l’hivern.

La humitat relativa serà al voltant del 50%


Documents en suport paper de gran format

Les signatures sistemàtica i topogràfica de la peça s’escriuran amb un llapis de mina tova, al dors del document, en la part inferior dreta, i si es creu convenient en la part inferior dreta de la camisa.

S’han de col.locar en mobles adients o bé en prestatgeries de gran format. Les peces han d’estar separades entre si mitjançant camises o paper de cartró no àcid, i si formen part d’un mateix expedient agrupades totes segons es tipus de format.

En els documents iconogràfics, es recomana posar un paper de seda entre la part de la imatge i la camisa o cartró.

En els mapes i plànols la signatura seguirà els mateixos criteris emprats en els documents iconogràfics (dors, part inferior dreta i llapis). S’ha de desenrotllar, desplegar i col.locar en posició horitzontal, dins les camises i amb un paper de seda entre la part de la imatge i la camisa.


Documents audiovisuals

Ordre 25 octubre 1995, pel qual es determinen les condicions de descripció i conservació dels documents audiovisuals dels arxius de la Generalitat de Catalunya. (DOGC núm. 2126, de 10 de novembre de 1995).


Documents electrònics i telemàtics

Cada vegada que s’iniciï un expedient en suport electrònic, caldrà arxivar-hi a continuació tota la documentació que es generi sobre l’assumpte.

La identificació de l’expedient es farà de la mateixa manera que si es trobés en suport paper.


Com a norma general no serà obligatori conservar el document enregistrat en suport electrònic si disposem del document original en suport paper, i aquest està degudament registrat.


Es recomana utilitzar suports òptics per a l’enregistrament definitiu de la informació (CD, DVD).

No necessiten massa manteniment. No cal tocar-los massa i evitar altes temperatures.

Amb independència del suport en què s’enregistren els documents, cal fer una còpia de seguretat i conservar cadascun dels exemplars en llocs diferents.

És necessària una migració de les dades a mesura que les noves tecnologies avancen, per tal de garantir-ne la lectura i l’ús.

SGD. Descripció dels expedients i documents

L’objectiu de la tasca descriptiva és la creació d’instruments de descripció amb la finalitat de possibilitar l’accés al document i a la informació

El resultat de la descripció sistemàtica son els instruments de descripció

GuiaInventariCatàleg/repertori

SGD. Descripció dels expedients i dels documents

Guia

Recull informació sobre el productor i conservador de la documentació

Descripció a nivell de fons o subfons


Inventari

Recull informació sobre les funcions, competències i activitats de l’ens

Descriu el/s fon/s fins al nivell de sèrie o subsèrie


Catàleg/repertori

Recull informació referent a les unitats documentals compostes i simples

Descriu a nivell d’unitat documental simple

Pot ser sectorial quan representa només la producció d’una unitat orgànica


El sistema de descripció ha de permetre recuperar la

informació independentment

del suport

del cicle de vida dels documents

de la seva ubicació

de la seva naturalesa


Altres instruments complementaris:

Índex. Llista alfabètica de noms de persones, organismes, llocs..., permet localitzar informació.

Tesaurus. Vocabulari específic i jeràrquic, que reflecteix les relacions lingüístiques entre els temes que recull.

SGD. Conservació dels documents

Avaluació

Procediment que té com a finalitat fixar les regles de conservació mitjançant l’estudi de la documentació i de la determinació dels valors dels documents


Calendari de Conservació

Instrument que conté les regles de conservació fixades per a cada expedient i document

Objectius del calendari. Disminuir la massa documental. Procurar un millor condicionament. Optimitzar l’espai. Facilitar l’accés a la documentació. Definir el fons a conservar. Conservar correctament la documentació

essencial


Conceptes

. Exemplar principal: expedient que conté la informació més completa i el nombre més elevat de documents originals sobre un assumpte concret.

. Exemplar secundari: expedient que conté una parta de la informació i còpies dels documents originals sobre un assumpte concret.

.Document (expedient) essencial: Document (expedient) administratiu indispensable per al funcionament de l’organisme i que asseguraria la continuïtat de les seves activitats després d’un desastre o catàstrofe.


Regla de conservació

Criteri que determina quina documentació es conserva, on, en quin suport i en quin període de temps i quina s’elimina.

Elements que ha de contenir. Número. Codi de classificació de l’expedient o document. Títol de la sèrie. Unitat administrativa. Termini i disposició final

expedient principalexpedient secundari

. Criteri de mostreig

. Tipus de suport

. Accessibilitat

. Altra documentació útil (essencial, mesures especials)


Avaluació i tria documental

Dos procediments:

Elaboració de les propostes d’avaluació documental

Aplicació de les taules d’avaluació documental (TAD)


Qualsevol organisme administratiu ha d’aplicar les taules d’avaluació publicades DOGC, sempre i quan els documents s’ajustin a la descripció publicada i és comuniqui de la forma establerta reglamentàriament a la CNAATD

http://cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.asp




Per a l’aplicació de les taules d’avaluació documental és requisit indispensable, sobre tot quan s’han d’eliminar, l’existència d’un inventari dels documents.

És responsabilitat de l’arxiver la destrucció dels documents i realitzar els corresponents assentaments en el llibre de registre de la destrucció de documents.


Arxiude

gestió

Arxiucentral

CNAATD

Comunicació

Comunicació

Vistiplau

15 diesVistiplau

Destrucció física

Inscripció en el llibre deregistre de destrucció dedocuments


Transferències documentals

El procediment administratiu comporta que una vegada ha finalitzat la tramitació d’un expedient, aquest tingui un període de vigència administrativa i de consulta determinat.

Atenent a les fases de la documentació, activa, semiactiva, de consulta poc freqüent i històrica, es faran tres transferències

1a. Arxiu de gestió a arxiu central

2a. Arxiu central a arxiu històric (fase semiactiva)

3a. Arxiu històric (fase semiactiva) a arxiu històric (fase inactiva)

Arxius degestió

Arxiucentral

Arxiu Històric

(fase semiactiva)

Arxiu Històric

(fase inactiva)

1a. transferència

2a.transferència

3a. transferència


1a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència de la documentació en els arxius de gestió és de 5 anys

Passats 5 anys, i un cop aplicades les TAD, la documentació és susceptible d’ésser transferida a l’arxiu central.

Arxiu degestió

Arxiu central


Operacions a fer per l’arxiu de gestió abans de la 1a. Transferència:

. Revisió dels expedients per tal de garantir-ne la unicitat i tancament. Corresponent identificació de les carpetes: data, codi de procedència i funcional, títol i descripció de l’assumpte

. Eliminació de les segones còpies i aplicació de les TAD

. Neteja de la documentació: eliminació d’elements sobrers (clips, plastificacions, gomes elàstiques...)

. Identificació de les unitats d’instal.lació (capses) numerant-les correlativament en llapis.

. Comunicació de la sol.licitud de transferència a l’arxiu central, especificant la quantitat d’unitats d’instal.lació a transferir

. Complimentació dels fulls de transferència, i trasllat de les capses a l’arxiu central


Operacions a fer per l’arxiu central en rebre la

transferència.

. Comprovació que les dades complimentades en el full de transferència coincideixen amb el contingut real de les unitats d’instal.lació.

. Creació i manteniment d’un registre d’ingrés de la documentació.

. Actualització del inventari de la documentació existent a l’arxiu a partir de la relació d’expedients transferits.


2a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència de la documentació en els arxius centrals és de 10 anys.

Una vegada passat aquest període es pot transferir al dipòsit de la documentació en fase semiactiva de l’arxiu històric

ArxiuCentral

ArxiuHistòric

(fase semiactiva)


Operacions a fer per l’arxiu central abans de la 2a. transferència

. Sol.licitud de transferència per tal que aquest prepari l’espai on s’ubicarà la documentació tramesa

. Aplicació de les TAD en la documentació seleccionada per transferir

. Identificació de les unitats d’instal.lació (capses) numerant-les correlativament

. Complimentació dels fulls de transferència i trasllat de les capses a l’arxiu de prearxivament


Operacions a fer per l’arxiu històric en rebre la transferència

. Comprovació que les dades del full de transferència coincideixen amb el contingut de les unitats d’instal.lació

. Actualització del inventari de la documentació existent a l’arxiu a partir de la relació d’expedients transferits


3a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència en aquest arxiu és de 15 anys.

Una vegada complert aquest termini la documentació deixa de serConsiderada semiactiva i es converteix definitivament enhistòrica.

Arxiu Històric

(fase semiactiva)

Arxiu Històric(fase inactiva)


Operacions a fer per l’arxiu històric abans de la 3a. transferència

. Aplicació de les TAD

. Identificació de les unitats d’instal.lació

. Actualització de l’inventari i de la relació d’expedients que es transfereixen

. Complimentació dels fulls de transferència

. Tramesa de documents a l’arxiu


Operacions a fer per l’arxiu històric (Arxiu Nacional de Catalunya, Xarxa d’Arxius Comarcals)

. Comprovació que les dades complimentades en el full de transferències coincideixen amb el contingut de les unitats d’instal.lació.

. Actualització de l’inventari de la documentació existent a l’arxiu a partir de la relació d’expedients transferits.

. Conservació permanent.


Recomanacions generals per a la realització de transferències

. Comprovar que la documentació que es relaciona en els fulls de transferència, coincideix amb el contingut de les unitats d’instal.lació.

. Les capses que es transfereixen s’han de dipositar en espais correctament habilitats i controlats, i no en els passadissos, magatzems o altres llocs que no en garanteixen la seguretat i custòdia.

. En cada capsa o unitat d’instal.lació es posarà, preferiblement, documentació que faci referència a un mateix any, per facilitar l’aplicació de les taules d’avaluació.

. Juntament amb el full de transferència, s’adjuntarà la relació de documents que han estat eliminats. S’haurà de fer constar els terminis de conservació de la documentació que es transfereix.

SGD. Accés i Consulta

Una de les tasques més importants dels arxius centrals i històrics, és la d’oferir, tant a l’Administració com als administrats, un servei de préstec i consulta de la documentació que hi tenen dipositada


L’accés a la documentació que conté l’arxiu es pot veure limitat tant per la informació vinculada amb els administrats (dades sanitàries o personals), com per restriccions de la mateixa Administració (informes reservats relacionats amb la política de govern, documentació d’alts càrrecs...).

Els responsables de les unitats administratives que gestionen aquesta informació proposaran, d’acord amb la normativa legal, el grau de confidencialitat i accés a la documentació.


La consulta i préstec dels documents serà diferent en funció de si aquests és

intern la mateixa Administració

extern ciutadà


Préstec o consulta interns

En principi, l’arxiu central pot lliurar els documents, en consulta o préstec, al personal pertanyent a la mateixa unitat orgànica que els ha dipositat.

En el supòsit que el sol.licitant non sigui de la mateixa unitat administrativa que la que els va dipositar, haurà de lliurar, juntament amb la petició de préstec, una autorització del responsable de la unitat dipositària de la documentació.

SGD. Accés i ConsultaPréstecs o consulta externs

La legislació vigent sobre procediment administratiu reconeix el dret d’accés dels ciutadans als documents públics en els quals estigui interessats, i per tant, els arxius de les Administracions publiques han de preveure i atendre les seves possibles consultes.

En aquest cas la documentació s’ha de consultar a les mateixes dependències de l’arxiu de l’organisme, prèvia autorització per part del departament.

L’administració pot limitar el dret d’accés, motivadament, quan s’hagin de protegir els drets a la intimitat de terceres persones, el dret a la propietat intel.lectual,...


Dades imprescindibles per formular correctament una petició de préstec o consulta

. Unitat orgànica que fa la petició

. Identificació del responsable de la petició (nom, telèfon)

. Dades sobre la documentació sol.licitada (codi de classificació, número i data de l’expedient, nombre de volums, número de transferència...)

. Autorització de la unitat administrativa dipositària de la documentació demanada, en cas que sigui una altra unitat la sol.licitant

. Data de sol.licitud del préstec o consulta

. Data de devolució de la documentació sol.licitada

. Tipus de sol.licitud (préstec, consulta, pròrroga)


L’organisme vetllarà per dotar a l’arxiu central amb els mitjans tècnics necessaris per a la consulta, i donat el cas, la reproducció dels documents dipositats.

En el supòsit de reproducció de documents, serà el sol.licitant que es farà càrrec dels costos de reproducció.

SGD. Accés i ConsultaNormativa

El lliure accés dels ciutadans als arxius i documents és un dret democràtic reconegut (art. 105b CE, 1978)

Dret desenvolupat en altres disposicions normatives:

Ley del Patrimonio Artístico Español, 1985

Ley Regim Jurídic de l’Administració Pública i Procediment Administratiu Comú, 1992

Ley orgància de protección de datos de caràcter personal , 1999, que substitueix la LORTAD, 1992


Accés als documents del patrimoni documental català. Llei 10/2001 de 13 de juliol, d’arxius i documents

Tot el títol IV regula aquest dret, sempre sotmès al marc legal estatal ja existent

La llei fixa les obligacions i la determinació de l’òrgan que ha de promoure i regular aquest accés

SGD. Accés i ConsultaLes obligacions

Independentment de les tècniques o els suports utilitzats, tots els documents públics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació i, si és procedent, la confidencialitat (art. 7.2.)

Les administracions i les entitats titulars de documents públics, i específicament els òrgans responsables de custodiar-los, hi ha de fer possible l’accés i lliurar-ne una còpia o un certificat a les persones que en cada cas hi tinguin dret. En qualsevol cas, cal garantir el dret a la intimitat personal i la reserva de les dades protegides per la llei (art. 7.4.)

SGD. Accés i ConsultaÒrgan que ha de promoure i regular el dret d’accés és la Comissió

Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (art. 19.2.a)

. Promoure l’exercici del dret d’accés als documents de les persones i les entitats públiques i privades

. Emetre informe sobre les reclamacions de les persones i de les entitats públiques i privades que considerin vulnerat llur dret d’accés als documents

. Emetre informe sobre les derogacions singulars de la normativa sobre accés als documents, en els termes establerts per l’article 34.3.


Regulació del dret d’accés (art. 34)

D’un manera general, totes les persones tenen dret a accedir als documents que formen part de procediments administratius closos

L’accés als documents públics només pot ésser denegat (amb resolució motivada) en aplicació de les limitacions legalment establertes

SGD. Accés i ConsultaExcepcionalment, amb l’informe previ de la CNAATD, l’administració

de la Generalitat, locals i altres entitats públiques poden, respecte a llurs documents:

. Permetre l’accés a documents exclosos de consulta pública, en casos de peticions d’accés per interessos legítims o científics, tot preservant les situacions protegides per la llei i garantint la intimitat de les persones

. Denegar l’accés a documents no exclosos de consulta pública que no hagin estat qualificats expressament d’accessibles per la normativa, sempre que es consideri que, d’acord amb la llei, perjudiquen interessos generals o de les persones

SGD. Accés i Consuta

La CNAATD ha d’establir els criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics i que les limitacions a la consulta de documents custodiats en els centres integrants del Sistema d’Arxius de Catalunya s’han de fer públiques perquè els usuaris en tinguin coneixement (art. 34.4. i 34.5.)


El termini per resoldre les sol.licituds d’accés a documents públics és de 2 mesos i el sentit del silenci administratiu es negatiu.

L’Administració ha de permetre l’accés parcial als documents que continguin dades que, d’acord amb la llei, calgui mantenir reservades, sempre que sigui possible sotmetre els documents a processos tècnics que garanteixin plenament la impossibilitat d’accés a les dades reservades i de reconstrucció d’aquestes dades a partir de la informació facilitada.


L’accés als documents s’ha de facilitar en el suport material disponible que la persona sol.licitant hagi elegit.

En cas que l’exercici del dret d’accés pugi perjudicar la conservació correcta d’un document, se n’ha de facilitar a la persona sol.licitant la consulta d’un reproducció i les AAPP i els arxius integrants del Sistema d’Arxius de Catalunya s’han de dotar dels recursos i els mitjans tècnics necessaris per a facilitar als ciutadans l’exercici del dret d’accés als documents

SGD. Accés i ConsultaExclusions de consulta (art. 36)

Es disposa d’una manera general, les exclusions establertes legalment quant a la consulta de documents públics queden sense efecte al cap de 30 anys de la producció del document, llevat que la legislació específica disposi una altra cosa.

Si es tracta de documents que contenen dades personals que puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat 25 anys d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data, 50 anys d’ençà de la producció del document.

curs sistema de gestió documental

Entertainment & Humor