solució de gestió documental i arxiu absis - presentació 03 06-2013
DESCRIPTION
Solució de gestió documental i arxiu ABSIS - presentació 03 06-2013TRANSCRIPT
Jornada de gestió documental i arxiuPresentació de la solució ABSArxiu
Barcelona, 03 de juny del 2013
www.absis.cat
Índex
1.1.1.1. Benvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentacióBenvinguda i presentació2.2.2.2. Part I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activaPart I : Fase activa
Metadades de preservació
Captura i classificació documental
Visor de documents amb signatures
Transferència d’expedients a l’arxiu
Debat
3.3.3.3. Part II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semiPart II: Fase semi----activaactivaactivaactivaCustodia i disposició
Seguretat i auditoria
Cercador avançat
Debat
4.4.4.4. Full de rutaFull de rutaFull de rutaFull de ruta5.5.5.5. CloendaCloendaCloendaCloenda
Part I : Fase activa
www.absis.cat
Esquema de components de la solucióABSArxiu
Part I : Fase activaCaptura i classificació documental
www.absis.cat
Classificació documental: Repositori de documents DM
www.absis.cat
Classificació documental: Repositori de documents RM - QdCQdCQdCQdC
www.absis.cat
Esquema de metadades de preservació – Unitat documental composta (Expedient)
(5) Obligatori només pels expedients oberts a instància de part(*) Definits només a Alfresco
www.absis.cat
Esquema de metadades de preservació – Unitat documental simple (Document)
(4) La metadada s’ha de capturar automàticament del Registre E/S
www.absis.cat
Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient
www.absis.cat
Captura i classificació documental – Incoació de l’expedient
www.absis.cat
Captura i classificació documental – Adjuntar document
www.absis.cat
Captura i classificació documental – Adjuntar document
Entrada manualde les metadadesde preservaciódel documentque no es podencapturar automàticament
Part I : Fase activaVisor de documents amb signatures
www.absis.cat
Visor de documents amb signatures
- Admet signatures en format adjunt o separat al/del contingut
- Formats de signatures suportats: CADES, XADES i PADES
- Les signatures tipus separat s’emmagatzemen juntament al contingut en un mateix contenidor en format XML
- Formats dettach acceptats:• docx• odt• pdf• doc
Part I : Fase activaTransferència d’expedients a l’arxiu
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Esquema general
ABSArxiu
Documents(fase activa)
ABSDoc
Documents(fase semi-activa)
AlfrescoDM AlfrescoRM
SIGAP
connector ABSDoc
Expedients
Ordre de transferènciaa l’arxiu d’unaremesa expedients
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu - Expedients al DM
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedients a l’RM
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Descripció del procés
Procediment de transferència
o Preparar la remesa d’expedients i aprovar l’acta de la transferència
o Transferir la remesa d’expedients a l’arxiu (RM)
o Es verifica el valor de les metadades de preservació (expedient i document) i en cas de que no siguin correctes rebutja la transferència de l’expedient
o S’assigna a cada expedient un identificador únic de registre i un valor a la metadada de l’expedient “codi de referència”
o És canvia l’estat de l’expedient a “Transferit” i els seus documents passen a ser accessibles només des de l’RM
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu
Elaboració i transferència de la remesa d’expedients
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu – Expedient de transferència
AREAAREAAREAAREA1. Incoació expedient
2. Preparació de la remesa d’expedients a transferir
3. Elaboració acta de transferència i l’enviament a aprovació per part del responsable de l’arxiu
7. Recepció avís d’aprovació de l’acta (alerta)
8. Transferència de la remesa
ARXIUARXIUARXIUARXIU
4. Recepció avís d’aprovació acta de transferència (alerta)
5. Revisió expedients inclosos a l’acta
6. Aprovació acta de transferència
www.absis.cat
Transferència d’expedients a l’arxiu (Cut-Off)
Característiques del cut-off
o Un cop l’expedient ingresa a l’RM es converteix en un registre electrònic (documents d’arxiu) i resta a l’espera del cut-off
o El cut-off pot automatitzar-se, definint-se com a primera acció del calendari de preservació associat a cada sèrie.
Cut-Off
www.absis.cat
Debat
Debat
Part II : Fase semi- activaCustodia i disposició
www.absis.cat
Calendaris de preservació (disposició) - Característiques
o Els calendaris de preservació es configuren a nivell de sèrie documental
o Cada calendari pot tenir assignades varies accions (passos)
o Totes les accions d’un calendari s’apliquen a tots els expedients o a tots els documents de la sèrie documental
o Un cop afegida una acció a un calendari d’una sèrie , si la sèrie conté documents, l’acció ja no es pot eliminar del calendari
o Un cop afegida l’acció “destruir” a un calendari ja no es poden afegir més accions
www.absis.cat
Calendaris de preservació – Configuració general
www.absis.cat
Calendaris de preservació – Configuració accions
o Principals tipus d’accions de preservació:
- Tancar
- Conservar
- Destruir
- Transferir
Existeixen més tipus d’accions però el seu ús no aplica als arxius administratius
www.absis.cat
Calendaris de preservació – Exemple
Calendari de preservació de la sèrie documental 6.07
www.absis.cat
Disposició. Llistat d’expedients que s’han de destruir o transferir
Esdeveniments pendents
www.absis.cat
Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)
L’acció de destrucció d’un expedient o document comporta:
o Eliminació física dels documents sense possibilitat de recuperació
o Manteniment de les metadades
o Registre d’un apunt al registre de destruccions
www.absis.cat
Disposició. Destrucció d’expedients i documents (registres)
www.absis.cat
Congelació. Bloqueig d’expedients i documents (registres)
Al congelar un expedient o documents aquest queda exclós de les accions dels calendaris
Part II : Fase semi-activaSeguretat i auditoria
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria - Consola d’administració RM
Alfresco inclou un mòdul d’auditoria dels tots els events de l’RM
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria - Auditoria d’un registreExemple d’auditoria d’un registre (Expedient 001-2013-4)
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Ampliació consola d’administració RM
ABSArxiu amplia les funcionalitats del mòdul d’auditoria de l’RM amb:
o Transferències a l’arxiu – llistat d’expedients que han ingresat a l’arxiu
o Registres de destruccions – llistat d’expurgs
o Consultes internes (traçabilitat dels accessos als registres)
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Transferències a l’arxiu
Accés a la llista d’expedients que s’han rebut a l’arxiu i se’ls ha fet el Cut-off. Permet filtre per data d’ingrés i usuari d’enviament
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Registre d’expurgs (destruccions)
Accés a la llista de registres que s’han destruït. Permet accedir a les metadades dels registres destruïts
www.absis.cat
Seguretat i Auditoria – Consultes internes
Accés a la llista d’accessos que s’han produït sobre un registre
www.absis.cat
Seguretat i auditoria. Informe de secretaria
Llistat de sèries documentals que contenen expedients que s’han de destruir. Inclouopció per exportar el llistat
www.absis.cat
Seguretat i auditoria . Cercador avançat de l’RM
www.absis.cat
Seguretat i auditoria . Cercador avançat del RM – Resultats cerca
www.absis.cat
Debat
Debat
Full de ruta
www.absis.cat
Full de ruta
Setembre 2013
o Adaptació Registre E/S i Acords/Resolucions a Alfrescoo Migració a Alfresco 4.0 (+ RM 2.0) Permet QdC amb més de 2 nivells !!
o Eliminar restriccions model metadades Alfresco perquè admeti qualsevol valoro Ampliació esquema de metadades (volum expedient, emplaçament expedient,
llista interessats, càrrec signant document, autor document, ...)
www.absis.cat
Full de ruta
Properes versions
o Adaptació resta de productes ABSIS a Alfrescoo Permetre accedir des d’ABSIS als documents arxivatso Evolutius sobre la gestió de les sèries documentals
o Afegir nivell de seguretat i de LOPD com a metadades de la sèrieo Informatitzar el calendari de transferència de cada sèrie
o Millorar el procés transferències d’expedients a l’RM: validacionso Unificar els manteniments d’esquemes de metadades preservació (ABSDoc i
Alfresco)o Implementar operacions massives de destrucció i transferènciao Millora entrada manual metadades preservació: Plantilles per tipus de documento Desenvolupament transferència de registres a la plataforma iArxiu
