la gestió documental electrònica a l’ajuntament de de cubelles … · 3 de juny. masia...
TRANSCRIPT
3 de junyMasia d’en Cabanyes –Vilanova i la Geltrú
La gestió documental electrònica a l’Ajuntament de de Cubelles amb
el servei DESA’L
Núria Jané OrpíArxivera de l’Ajuntament de Cubelles
2015
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Estratègia d’implementacióPiràmide organitzativa
Administratius i auxiliars administratius
Personal tècnic
SecretàriaInterventora, OPIC
Serveis jurídicsServeis informàtics
Alcalde/essaRegidors/es
CcgarrafToni Cerdà
Arxiu municipalNúria JanéGrup de treball
e-documents
Estratègia d’implementació
Administratius i auxiliars administratius
Personal tècnic
Alcalde/essaRegidors/es
SecretàriaInterventora, OPIC
Serveis jurídicsServeis informàtics
De dalt a baixDe baix a dalt
Estratègia d’implementació
PUNTS FORTS• Implicació total en el
projecte• Generació de normativa per
dur-ho a terme• Partida pressupostària
suficient
PUNTS FEBLES• No implicació dels que
treballen dia a dia amb els documents electrònics
Resultat: el projecte no arriba a implementar-se mai del tot
De dalt a baix
Estratègia d’implementació
PUNTS FORTS• Implicació dels que
treballen dia a dia amb els documents
PUNTS FEBLES• No implicació en el projecte• No es genera la normativa
necessària per dur-ho a terme
• No hi ha consignació pressupostària suficient
Resultat: el projecte no arriba a implementar-se mai
De baix a dalt
Estratègia d’implementació
Administratius i auxiliars administratius
Personal tècnic
Alcalde/essaRegidors/es
SecretàriaInterventora, OPIC
Serveis jurídicsServeis informàtics
Resultat: cal una implicació de tots els actors perquè el projecte es pugui dur a terme
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Fases d’implementacióFASE 1: DOCUMENTS EXTERNS FASE 2: DOCUMENTS INTERNS
• Diligències d’exposició pública (e-tauler)
• Notificacions electròniques (e-notum)
• Consultes a Via Oberta• Registre d’entrada
comunicacions eacat
• Informes tècnics• Comunicacions internes• Informes i certificats
d’al·legacions• Sol·licituds d’informes a
altres departaments• Diligències• Documents comptables• Notificacions• ...
ARXIVAMENT AL DESA’L
Serveis implementats
Els documents generats
Serveis implementats
Els documents generats
Serveis implementats
Serveis implementats
Serveis implementats
Els documents generats
Serveis implementats
Els documents generats
Els documents generats
Els documents generats
Serveis implementats
Serveis que estem implementant
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Els documents internsEl grup de treball d’E-documents
- Reunions quinzenals
- Personal de diversos departaments
- Oficina de participació ciutadana (registre, padró)- Serveis tècnics (urbanisme, medi ambient)- Serveis econòmics (intervenció, tresoreria)- Recursos humans- Serveis jurídics- Contractació- Serveis generals
Els documents interns
Procediment d’aprovació i implementació
1. Proposta per part d’un dels membres del grup e-docs
2. Revisió per part de l’arxiu, qui emplena determinats camps
3. Revisió/aprovació per part dels Serveis jurídics
4. Elaboració d’un formulari normalitzat
5. Creació de la normativa autoritzant l’ús (Decret o JGL)
Priorització dels documents amb més volum
Els documents interns
Els documents interns
Els documents interns
Els documents interns
Els documents interns
Els documents interns
Avantatges: simplificació, garantia d’arribada al departament, disminució volum.
Volumetria: entre 4200 i 8500 folis entre impressions i fotocòpies (0,5-1 m/l anual)
Requisits: portasignatures(viafirma, en vies implementació)
Els documents interns
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Elements fonamentals
Codi de classificacióNúmero d’expedient
Sistema emprat: Codi de classificació_any_número d’expedient
Tasca: revisar que tots els departaments usin correctament els codis i numerin els expedients
Quadre de classificació
1. Demanar quin és el quadre de classificació
2. Comprovar la documentació física
3. Adaptar el quadre de classificació
4. Elaborar un mapa documental
5. Conscienciar els treballadors en l’ús del QdC
Quadre de classificació
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Revisió del QdC Comprovació dela documentació
física
Adaptació QdC Elaboració mapadocumental
Conscienciartreballadors ús
QdC
Percentatge assoliment objectius
Percentatge
Mapa documental
Mapa documentalApartats:• Codi actual
• Codi antic
• Sèrie/ tipologia
• Descripció
• Conservació
• Temps de conservació fase de gestió (oficines), fase
administrativa i fase històrica (arxiu municipal)
• Accés
Actualment hi ha un 40%
dels departaments amb
el Mapa documental fet
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Els tipus d’expedients
Expedient tradicional
• Únicament documents en paper
• Codi
• Número d’expedient
• Títol o assumpte
• Responsable
• Data de començament
• Data d’acabament
• Nombre de folis
Els tipus d’expedients
Expedient híbrid
• Documents en paper + documents
electrònics
• Codi
• Número d’expedient
• Títol o assumpte
• Responsable
• Data de començament
• Data d’acabament
• Nombre de documents
Els tipus d’expedients
Expedient tradicional
• Índex només usat per expedients que
van al jutjat o que poden ser
susceptibles de recursos
(Contractació, contenciosos, disciplina
urbanística...)
• S’acostuma a generar un índex en un
full a part.
• S’acostuma a fer tot l’índex un cop
l’expedient està tancat.
Els tipus d’expedients
Expedient híbrid
• Índex obligatori per indicar quins són els
documents que hi ha a l’expedient i
quins són electrònics
• Camps bàsics a l’índex: P/E, títol i
“check box” de comprovació
d’arxivament.
• Realització de l’índex a mesura que
incorporem documents
Els tipus d’expedientBeneficis • Identificació ràpida del tipus
d’expedient• Ordenació del contingut
bàsic de l’índex• Implementació normativa
en l’elaboració de l’índex
Dificultats• La major part dels
departaments no elabora índex
• Caldrà formació específica i insistència
• Caldran controls per part de secretaria i/o l’arxiu municipal
Formació ús expedients-Desa’l
Presentació de les noves carpetes d’expedients
Presentació de l’eina DESA’L
Assistència sessions Desa'l
Assistents
No assistents
Sessions teòriques
29 gener
5 febrer
12 febrer
19 febrer
De tots els departaments almenys hi va assistir 1 treballador
Formació ús expedients-Desa’LFormacions pràctiques
- Treballador per treballador
- Presentació dels diferents tipus de documents
- Comprovació bona lectura PDF signats
- Comprovació permisos Desa’l
- Pràctica creació d’expedient al Desa’l
- Pràctica creació document al Desa’l
Hi ha determinats
camps obligatoris
i altres opcionals
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Manuals elaborats
Manuals elaborats
- Manual d’ús adaptat i funcional
- Requisits propis de l’Ajuntament
(forma de reflectir els codis,
classificació edictes...)
Manuals elaborats
Manuals elaborats
La importància d’usar la mateixa
disposició és que amb la integració
dels serveis els documents electrònics
provinents de l’eacat s’arxivin
automàticament al seu expedient.
Manuals en vies d’elaboració
- Manual e-notum (adaptació)
- Manual viafirma
- Catàleg de documents administratius de
l’Ajuntament de Cubelles
De què parlarem?
1. Estratègia d’implementació
2. Fases d’implementació
– Fase 1: els serveis i els documents
– Fase 2: els documents interns
3. Els elements fonamentals
4. Els tipus d’expedients
5. Manuals elaborats
6. Desa’l
Repositori DESA’L
Repositori DESA’L
Repositori DESA’L
El repositori DESA’L
Documents arxivats actualment
• 824 documents de 291 expedients
• Tipus:
• Diligències e-tauler
• Evidències notificacions e-notum
• 1 conveni
• Consultes via oberta
• Comunicacions eacat
Gràcies per la vostra atenció