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Instructivo para completar la Matriz de Articulación Estratégica de la Gestión de Recursos Humanos con la Estrategia Institucional y el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH)

DGSC | Área de Desarrollo Estratégico | Unidad de Planificación Institucional1


San José, Costa Rica2017

Dirección General de Servicio Civil

2Instructivo para completar la Matriz de Articulación Estratégica de la Gestión de Recursos Humanos con la Estrategia Institucional y el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH)DGSC | Área de Desarrollo Estratégico | Unidad de Planificación Institucional

Ficha de créditos

Elaborado por: Marianella Guardiola Leiva Analista, Unidad de Planificación Institucional

Colaboración: Jennifer Calvo Matamoros Karla Vásquez Quesada Analistas, Unidad de Planificación Institucional

Revisión técnica: Bernal Robles Robles Coordinador, Unidad de Planificación Institucional

Diseño Gráfico:Juan Pablo Barrientos Jiménez

PRESENTACIÓN

La Dirección General de Servicio Civil por medio de la Contraloría de Servicios Institucional en el año 2015, emitió un informe en el cual se da a conocer los resultados de una investigación relacionada con la “Evaluación del papel de dicha Dirección General, como ente rector del Sistema Institucional de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH) y su incidencia en la calidad de los servicios desde la perspectiva de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH) como entes usuarios”.

Producto de esta investigación se determina la necesidad de implementar acciones que permitan a todos los actores interactuar como un sistema, razón por la que se recomienda, entre otros aspectos, establecer un proceso de planificación estratégica para el SIGEREH, que incluya la definición de objetivos, metas, planes y acciones.

En virtud de lo anterior, las Áreas de Gestión de Recursos Humanos y Desarrollo Estratégico de esta Dirección General durante el año 2016, unen sus esfuerzos para formalizar el “Plan Estratégico para el Sistema Institucional de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH)”, proceso en el cual se define el Marco Filosófico (Misión, Visión, y Ejes Estratégico), con el aporte de diferentes Jefes de las OGEREH invitados a los respectivos talleres.

Para cumplir los objetivos planteados para el Sistema de Gestión de Recursos Humanos, se necesita implementar una cultura de planificación que permita alcanzar paulatinamente una vinculación con la estrategia institucional y el que hacer de la OGEREH, razón por la cual se diseña la presente Matriz, con el propósito de orientar a Jefes o Encargados de Recursos Humanos, en el proceso de Planificación Estratégica del SIGEREH, en lo que respecta a la preparación del Plan de dicha oficina, mismo que deberá ser elaborado anualmente.

Este instrumento nos permitirá recabar información importante sobre los aportes que realizan los diferentes actores del Sistema, así como dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas, que eventualmente permitirá a las autoridades de esta Dirección General de Servicio Civil, gestionar una oportuna toma de decisiones en beneficio de la eficiencia del Régimen de Servicio Civil y por ende de la Administración Pública.

tabla de contenidos

Presentación ...................................................................... 2

Ficha de créditos .............................................................. 2

Objetivo General: ............................................................. 3

Objetivos Específicos: ..................................................... 3

Alcance................................................................................. 3

Matriz de Articulación Estratégica de la Gestión de Recursos Humanoscon la Estrategia Institucional y el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH) ..................................... 3



MATRIZ DE ARTICULACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS CON LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (SIGEREH)

La siguiente matriz es un instrumento que se completará cada año, para lo cual la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH), debe planificar las actividades a realizarse en ese periodo, mismas que deben ser vinculadas con los objetivos estratégicos definidos en el Plan Estratégico Institucional.

En este sentido, el Jefe o Encargado de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos, es el responsable inmediato de la preparación de dicho instrumento así como su cumplimiento. Este será insumo para elaborar el proceso de planificación estratégica del SIGEREH, en el qué cada integrante aporta al cumplimiento de los objetivos propuestos y a los procesos de la gestión de recursos humanos definidos para el Sistema.

En la matriz referenciada debe agregar el logo de su institución en el encabezado, a la derecha.

Además debe completar la información de los siguientes elementos:

1. oGerehEn este espacio corresponde anotar el nombre de

la Institución a la que pertenece la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH).

2. responsableEn esta celda se debe indicar el nombre completo

del Jefe o Coordinador de la OGEREH, como responsable de velar por la ejecución de las actividades consignadas en esta matriz.

OBJETIVO GENERAL:Brindar orientación metodológica a los Jefes o

Encargados de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH), para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Operativo de la OGEREH, vinculado con la estratégica de la gestión de recursos humanos, la planificación estrategia institucional y el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH).

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:a) Promover en las Oficinas de Gestión Institucional

de Recursos Humanos (OGEREH), una cultura de planificación operacional vinculada en la estrategia institucional y el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH).

b) Orientar a los Jefes o Encargados de las Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH), en la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Operativo de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH).

ALCANCE

Esta guía está dirigida a Jefes o Encargados, responsables de la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Operativo de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH) y diferentes actores del Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH).


3. Misión institucionalRegistrar la misión de la institución tal y como se

estableció en el Plan Estratégico Institucional o Marco Filosófico Institucional que se encuentre vigente.

4. Visión institucionalEn este campo se debe transcribir la visión de la

institución actual de acuerdo con lo planteado en el Plan Estratégico Institucional o Marco Filosófico Institucional.

5. objetiVo(s) estratéGico(s) Vinculado(s) a niVel del pei

Los objetivos estratégicos solicitados, corresponde a los que oportunamente se definieron en el Plan Estratégico Institucional (PEI) vigente. En caso que la institución no posea un plan estratégico puede dejar este espacio en blanco.

6. objetiVo(s) estratéGico(s) oGereh(s)Registre en esta celda los objetivos estratégicos

que se encuentren definidos en el plan operativo propiamente de la OGEREH, mismo que debe mantener relación con el PEI. En el caso que no se cuente con este enunciado, corresponde redactar, al menos, un objetivo estratégico que vincule la gestión de los recursos humanos con la estrategia institucional.

7. interVenciónSe define como un conjunto de acciones y

decisiones llevadas a cabo por la Institución o la OGEREH con la finalidad de resolver un problema identificado para la mejora del servicio público como por ejemplo:

• Acciones que procuran alcanzar los objetivos, oportunidades de mejora, administrar riegos, iniciativas o recomendaciones.

• Proyecto conjunto de actividades planificadas y relacionadas entre sí, delimitadas en tiempo y coste, que permiten dar una solución integral a una necesidad

institucional, y de esta manera el cumplimiento de los objetivos y entregables definidos

• Investigación se refiere al desarrollo de modelos, sistemas, procesos de gestión y mejora continua, que mediante metodologías y herramientas, conduzcan a la mayor profesionalización y mejora del desempeño, dentro del campo de la gestión del talento humano y el empleo público.

8. resultado esperadoResponde a los resultados esperados al fin de la

intervención, se trata de cosas tangibles, verificables y cuantificables, que guardan relación con los objetivos de la intervención y al igual que estos, deben ser alcanzables o realizables.

9. indicador(es)

9.1 Indicador: es una medida que brinda información cuantitativa o cualitativa del grado de cumplimiento de una intervención que se utiliza para demostrar el cambio dado con respecto a una situación. En esta celda no se debe indicar la formula. Ejemplo “Porcentaje de pedimentos de personal resueltos”.

9.2 Formula: Anotar la fórmula del indicador planteado, como por ejemplo. “Cantidad de pedimentos de personal resueltos/Cantidad de pedimentos sin resolver”

9.3 Línea Base: Indicar la línea base del indicador de la intervención indicada en la casilla 9.1, dicho dato se tomará al inicio como referencia para establecer valores futuros a alcanzar por el indicador, lo que permitirá evaluar el grado de cumplimiento de la meta.

Cuando el indicador se construye por primera vez, el valor base será “0”, no obstante, se debe tener presente que sí para el próximo año, en el caso que se vuelva a programar esta misma intervención, se debe tomar el valor resultante como línea base, por ejemplo, si la OGEREH no cuenta con un registro de “Pedimentos de personal resueltos” la línea base para



el año 2018 será “0”, pero si para dicho año se cumple lo programado, para el 2019 la línea base será la cantidad de pedimentos de personal resueltos en el año anterior.

9.4 Meta: Especificar la meta del indicador la cual debe ser anual.

10. proceso de Grh Vinculado a la interVención

Se refiere a los procesos de Gestión de Recursos Humanos definidos en el Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (RESC), en este espacio se debe registrar el proceso al que corresponde la intervención programada, por lo que se debe tener claridad de las actividades generales que comprende cada uno de estos, las cuales se citan a continuación:

1) Planificación de Recursos HumanosDe acuerdo con la Resolución DG-315-2011 del

ocho de junio del dos mil once, este proceso en el ámbito del Régimen de Servicio Civil (incluye todos los procesos citados en el Capítulo XII del RESC) aplicable a os Ministerio, Instituciones y Órganos Adscritos cubiertos por el Estatuto de Servicio Civil, será una responsabilidad manifiesta de obligado desarrollo por parte de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH), para lo cual deberán ajustar sus esquemas de trabajo de una visión estratégica de los recursos humanos, que integre sus objetivos y acciones a la gestión estratégica de sus instituciones y se articulen, mediante el uso de indicadores estratégicos y operativos y la medición sistemática de su desempeño, con la visión del Régimen de Servicio Civil, construida conjuntamente con órgano rector del SIGEREH y aprobada formalmente por éste en sus respectivos procesos de planificación estratégica.

2) Gestión de la Organización del Trabajo. Este proceso es responsable de ejecutar el Análisis

Ocupacional, que comprende el mantenimiento y actualización del sistema de clasificación de puestos

que opera en la organización correspondiente, sobre el que se fundamente la valoración de puestos, el reclutamiento, la selección, la capacitación, el desarrollo y otras áreas de la Gestión de Recursos Humanos. Incluye el diseño de los cargos de trabajo, que implica la descripción de las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades que la organización asigna a los mismos, misiones y su ámbito de acción, lo cual conlleva la generación de perfiles y la determinación de las competencias necesarias para su correcto desempeño.

3) Gestión del Empleo.Este proceso tiene, acorde con su naturaleza, la

función de dirigir el conjunto de políticas y prácticas orientadas a gestionar los asuntos adecuados mediante los cuales las personas logran ingresar a la organización, continúan en permanente movimiento para finalmente salir de ella. Así se distinguen en este componente atribuciones relacionadas con la planificación, el reclutamiento, selección, recepción, socialización o inducción, período de prueba, movilidad o promoción incluida la funcional (variación de tareas) y la geográfica (reubicación), y la desvinculación de personas.

4) Gestión de Servicios del Personal.Este proceso tiene la competencia de facilitar la

organización del registro y control del personal. En este sentido este componente incluye la administración del trámite de pagos, control de movimientos de personal, control de asistencia, vacaciones, certificaciones, administración de bases de datos y administración de expedientes, trámites generales sobre incentivos, beneficios, licencias, permisos y otros afines al registro y control.

5) Gestión de la Compensación. Incluye dentro de sus competencias la

intervención en actividades relativas al conjunto de compensaciones retributivas (salariales y extra salariales) y no retributivas que la organización dispensa


a sus funcionarios por concepto de la prestación de servicios y contribución de éstos a los propósitos de aquella, reflejada por su relación de trabajo. Incorpora, en estricto cumplimiento las políticas, directrices y lineamientos en materia de desconcentración vigentes y emitidas por la Dirección General de Servicio Civil, según competencias delegadas, actividades como la propuesta de estructuras salariales (fija, básica u otras), diseño y administración de retribuciones variables, beneficios extra salariales, administración de salarios, reconocimientos no monetarios y en general todo aquello que apoye la definición de políticas que se vinculan a una estrategia de compensación global.

6) Gestión del Desarrollo.Compete la búsqueda permanente y continúa del

estímulo al crecimiento profesional de las personas, considerando entre otros aspectos su talento, promoviendo el aprendizaje que se requiera así como la definición de los itinerarios de carrera interna institucional que permitan interrelacionar los diversos perfiles, expectativas y preferencias individuales con los requerimientos y necesidades prioritarias y estratégicas de la organización. Asimismo busca influir sobre el rendimiento de las personas en el trabajo, con el propósito de lograr su alineación con las prioridades de la organización, además de estimular el desempeño sostenible en términos de la contribución que aportan los colaboradores a la consecución de los objetivos organizativos. Este componente se constituye por la generación y construcción de políticas de promoción y carrera, además de formación y capacitación que aseguren el aprendizaje individual y colectivo en procura del mantenimiento y evolución de las competencias de los funcionarios que apoyen su progreso profesional, así como el logro del fin organizacional. Asimismo incluye las funciones de planificación del rendimiento (pautas y estándares de rendimiento alineados con estrategia y objetivos organizativos), seguimiento activo del rendimiento, evaluación del rendimiento, retroalimentación al colaborador, lo que implica planes de mejora del rendimiento.

7) Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales. Este proceso en el desarrollo de sus cometidos

debe procurar que las relaciones establecidas entre la organización y sus funcionarios se perfilen en un sentido colectivo y cohesionado, en este ámbito cumple actividades relativas al monitoreo del clima organizativo, políticas y prácticas de comunicación ascendente y descendente, mantenimiento y mejora de la percepción de la satisfacción global de los colaboradores, gestión de las relaciones laborales (incluye la administración del régimen disciplinario), condiciones de trabajo, relaciones entre la organización y actores sociales (sindicatos, gremios, asociaciones), objetivos, valores y aspiraciones de poder de todas las partes que participan de la organización, transacción y administración del conflicto, gestión de políticas sociales destacando entre ellas la salud laboral y en general que se procure mejorar la calidad de vida laboral; adicionalmente podría implicar negociación colectiva salarial. Asimismo debe incluir procesos relativos a la evaluación o Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos, incorporando una revisión sistemática y formalmente estructurada para medir sus costos, beneficios del programa integral de Gestión de Recursos Humanos en el Ministerio, Institución u Órgano Adscrito que permita la comprobación práctica de su eficiencia, eficacia y calidad, en términos de su contribución con los objetivos organizacionales.

uente: Capítulo XII Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento

11. Vinculación estratéGicaCorresponde especificar claramente la vinculación

de la intervención con las políticas, planes, programas y proyectos estratégicos que se implementan en la institución, así como los lineamientos emitidos por la Dirección General de Servicio Civil y, los procesos de la gestión de recursos humanos definidos en el Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, entre otros aspectos.



12. proGraMación operatiVa (aVance Físico)

12.1 ActividadEn esta casilla la actividad se debe redactar de

forma infinitiva y de forma breve.

12.2 InicioAnotar la fecha en el formato día/mes/año, en

que se llevará a cabo la ejecución de cada una de las actividades.

12.3 FinSeñalar la fecha en el formato día/mes/año, en que

se pretende terminar la ejecución de cada una de las actividades.

En este aspecto es prudente considerar que el plan es anual, por lo que recomienda usar periodos trimestrales o semestrales, dando de esta manera periodos con holgura, salvo en aquellos casos en que se conoce con total precisión las fechas de inicio y fin de las actividades programadas.

12.4 Responsable(s) En esta casilla se debe indicar el nombre completo

del o los responsables de la ejecución de la(s) actividad(es).

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