instructivo instructivo de la polltica de tratamiento …
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1 OBJETIVO
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenci
El presente instructivo tiene la finalidad de servir como complemento y guiacutea para comunicar losprincipios rectores y los lineamientos del Ministerio de Justicia y del Derecho en cuanto a la poliacuteticade tratamiento de datos personales recolectados tratados yo registrados en nuestras bases dedatos en desarrollo del objeto social de la entidad y establecer los derechos a conocer actualizarmodificar y rectificar los datos que se hayan recopilado
2 ALCANCE
Inicia con la definicioacuten de directrices de la Politica de Tratamiento y Proteccioacuten de Datos personalesy finaliza con la implementacioacuten de las directrices por parte de las aacutereas que tengan bases de datosyo archivos que contengan datos personales
3 DESARROLLO
31 GENERALIDADES
La Constitucioacuten Politica de Colombia en el Tiacutetulo 1I Capiacutetulo 1 reglamentoacute los DerechosFundamentales como eje central de la misma dentro los cuales se resalta el artiacuteculo 20 en el cualel legislador garantizoacute a las personas el acceso a la informacioacuten veraz e imparcial a su vez consagroacuteen el artiacuteculo 15 los derechos y las garantiacuteas de quienes ostentan la titularidad de dicha informacioacutentales como la proteccioacuten a la intimidad personal y familiar al buen nombre ya conocer actualizar yrectificar la informacioacuten que sobre ellas se haya recolectado almacenado o haya sido objeto de usocirculacioacuten yo supresioacuten de las bases de datos y archivos de entidades puacuteblicas y privadas
En virtud del referido artiacuteculo -Art 15 CP- se expide la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de2012 la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personalesque se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de caraacutecter puacuteblicocomo privado
El numeral k) del articulo 17 y el numeral f) del artiacuteculo 18 de la mencionada ley establecen comodeber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos el adoptar un manual internode poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley yen especial parala atencioacuten de consultas y reclamos por parte de los titulares
Con el fin de facilitar la implementacioacuten de la ley y el manual de politicas para el tratamiento de datosen el Titulo 11Capitulo 25 del Decreto 1074 del26 de mayo de 2015 y el Decreto Uacutenico Reglamentariodel Sector Comercio Industria y Turismo se reglamentoacute parcialmente la Ley 1581 de 2012 en elcual se establecen y adicionan requisitos para el adecuado tratamiento de datos personalesregistrados en bases de datos puacuteblicas y privadas
De igual forma se expide la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y regulacioacuten del derecho deAcceso a la Informacioacuten puacuteblica nacional adicionando nuevos principios conceptos y procedimientospara el ejercicio y garantiacutea del referido derecho junto con lo dispuesto en la Parte VIII Tiacutetulo 111del
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INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia B 20Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 el cual establece nuevas disposiciones y aclara temasrelacionados con la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica en cuanto a su divulgacioacuten publicacioacutenrecepcioacuten clasificacioacuten y reserva asi como tambieacuten la elaboraCioacuten de instrumentos de gestioacuten de lainformacioacuten y de seguimiento
Finalmente la Ley 1755 del 30 de junio de 2015 a traveacutes de la cual se regula el Derecho de Peticioacutenincorpora en su Articulo 24 informacioacuten con caraacutecter reservado entre otras cosas el referente adatos geneacuteticos humanos (Datos sensibles)
El Ministerio de Justicia y del Derecho -MINJUSTICIA- como organismo del sector central de laAdministracioacuten Puacuteblica Nacional de la Rama Ejecutiva del Poder Puacuteblico generador de poliacuteticaspuacuteblicas a nivel nacional y garante de la proteccioacuten de derechos fundamentales tales como elHabeas Data la intimidad y el acceso a la informacioacuten le asiste la responsabilidad sobre eltratamiento de los datos personales que en el ejercicio de su actividad deban ser recolectadosalmacenados yo para uso circulacioacuten y supresioacuten Razoacuten por la cual en cumplimiento de lanormativa vigente se expide el presente Manual de poliacuteticas para el tratamiento de datos personales
32 Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales1
En el desarrollo interpretacioacuten y aplicacioacuten de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lacomplementan modifican o adicionan la Direccioacuten de Anaacutelisis y Disentildeo Estrateacutegico aplicaraacute demanera armoacutenica e integral los siguientes principios rectores
Principio de maacutexima publicidad para titular universal Toda informacioacuten en posesioacuten bajo controlo custodia de un sujeto obligado es puacuteblica y no podraacute ser reservada o limitada sino por disposicioacutenconstitucional o de conformidad con las leyes existentes
Principio de legalidad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales se fundamentaraacute enlo establecido por la Ley y las demaacutes disposiciones que la desarrollen
Principio de finalidad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales obedeceraacuten a unafinalidad legitima de acuerdo con la Constitucioacuten y la Ley la cual seraacute informada al titular de losdatos
Principio de libertad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales solo puede ejercersecon el consentimiento previo expreso e informado del titular Los datos personales no podraacuten serobtenidos o divulgados sin previa autorizacioacuten o en ausencia de mandato legal o judicial que releveel consentimiento
Principio de veracidad o calidad La informacioacuten sujeta a tratamiento debe ser veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible Se prohibe el tratamiento de datos parcialesincompletos fraccionados o que induzcan a error
I Art 4 L 1581112 Art 2 Y3 L 171214
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Viacutegencia2 1 FES 2u
Principio de transparencia En la recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales debegarantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado encualquier momento y sin restricciones informacioacuten acerca de la existencia de datos que leconciernan
Principio de acceso y circulacioacuten restringida La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos soacutelopodraacute hacerse por personas autorizadas por el titular yo por las personas previstas en la Ley y demaacutesnormas que la desarrollanLos datos personales salvo la informacioacuten puacuteblica no podraacuten estar disponibles en Internet u otrosmedios de divulgacioacuten o comunicacioacuten masiva salvo que el acceso sea teacutecnicamente controlablepara brindar un conocimiento restringido soacutelo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley
Principio de seguridad Los datos personales e informacioacuten sujeta a tratamiento puacuteblico seraacute objetode proteccioacuten y deberaacute manejarse con las medidas y recursos teacutecnicos humanos y administrativosque sean necesarios para brindar seguridad a los registros asi como con la adopcioacuten deherramientas tecnoloacutegicas de proteccioacuten evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o accesono autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en la recoleccioacuten uso ytratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de puacuteblicos estaacuten obligadas a garantizarla reserva de la informacioacuten incluso luego de finalizada su relacioacuten con alguna de las labores quecomprende el tratamiento
Principio de facilitacioacuten Los responsables del tratamiento deberaacuten facilitar el ejercicio del derechode acceso a la informacioacuten excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo
Principio de no discriminacioacuten De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberaacuteentregar informacioacuten a todas las personas que lo soliciten en igualdad de condiciones sin hacerdistinciones arbitrarias
Principio de gratuidad Seguacuten el cual el acceso a la informacioacuten es gratuito y no se podraacute cobrarvalores adicionales al costo de reproduccioacuten de la informacioacuten
Principio de celeridad Este principio busca la agilidad en el traacutemite y la gestioacuten administrativa
33Categorias Especiales de Datos 2
331 Datos Sensibles 3
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebidopuede generar su discriminacioacuten tales como aquellos que revelen el origen racial o eacutetnico la
2 Titulo 111L 158112Art 5 L158112
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orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatosorganizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopoliacutetico o que garanticen los derechos y garantias de partidos poliacuteticos de oposicioacuten asiacute como losdatos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos
332 Tratamiento de datos sensibles4
Se prohibe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando
a) El titular haya dado su autorizacioacuten expliacutecita a dicho tratamiento salvo en los casos que por leyno sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacioacuten
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el intereacutes vital del titular y eacuteste se encuentre fisicao juridicamente incapacitado En estos eventos los representantes legales deberaacuten otorgar suautorizacioacuten
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantiaspor parte de una fundacioacuten ONG asociacioacuten o cualquier otro organismo sin aacutenimo de lucro cuyafinalidad sea poliacutetica filosoacutefica religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a susmiembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razoacuten de su finaliacutedad En estoseventos los datos no se podraacuten suministrar a terceros sin la autorizacioacuten del titular
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial
e) El tratamiento tenga una finalidad histoacuterica estadiacutestica o cientifica En este evento deberaacutenadoptarse las medidas conducentes a la supresioacuten de identidad de los titulares
333 Derechos de los nintildeos nintildeas y adolescentes5
En la recoleccioacuten uso y tratamiento de los datos personales se aseguraraacute el respeto a los derechosprevalentes de los nintildeos nintildeas y adolescentes Queda proscrito el tratamiento de datos personalesde nintildeos nintildeas y adolescentes salvo aquellos datos que sean de naturaleza puacuteblica
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacioacuten y capacitar a losrepresentantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nintildeos nintildeasy adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimientoacerca del uso responsable y seguro por parte de nintildeos niacutentildeas y adolescentes de sus datospersonales su derecho a la privacidad y proteccioacuten de su informacioacuten personal y la de los demaacutes
Art 6 L 1581125Art7L158112
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Vigencia2 1 FEB 20334 Personas a quienes se les puede suministrar la informacioacuten6
La informacioacuten y datos personales que reuacutenan las condiciones establecidas por la ley y las demaacutesnormas que la desarrollan podraacuten suministrarse a las siguientes personas
a) A los titulares o sus representantes legales
b) A las entidades puacuteblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley
335 Excepciones de Acceso a la Informacioacuten 7
El acceso a datos personales corresponde a una excepcioacuten de acceso a la informacioacuten puacuteblicanacional enmarcadas en el titulo 111 de la Ley 1712 de 2014
3351 Informacioacuten exceptuada por dantildeo de derechos a personas naturales o juridicas8
Hace alusioacuten a toda aquella informacioacuten puacuteblica clasificada cuyo acceso podraacute ser rechazado odenegado de manera motivada y por escrito siempre que el acceso pudiere causar dantildeo a derechoscomo la intimidad la vida la salud y la seguridad
3352 Informacioacuten exceptuada por dantildeo a los intereses puacuteblicos9
Se refiere a aquella informacioacuten puacuteblica reservada cuyo acceso podraacute ser rechazado o denegadode manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias siempre que dicho accesoestuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional
bull La defensa y seguridad nacionalLa seguridad puacuteblica
bull Las relaciones internacionalesbull La prevencioacuten investigacioacuten y persecucioacuten de los delitos y las faltas disciplinarias mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos seguacuten elcasoEl debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judicialesLa administracioacuten efectiva de la justicia
bull Los derechos de la infancia y la adolescenciabull La estabilidad macroeconoacutemica y financiera del paiacutesbull La salud puacutebliacuteca
6Art 13L 1581127 Titulo 111L 1712148 Art 18 L 1712149 Art 19 L 171214
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Divulgacioacuten parcial
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En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
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Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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rJ
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Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
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VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
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INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
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Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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fjbull
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia B 20Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 el cual establece nuevas disposiciones y aclara temasrelacionados con la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica en cuanto a su divulgacioacuten publicacioacutenrecepcioacuten clasificacioacuten y reserva asi como tambieacuten la elaboraCioacuten de instrumentos de gestioacuten de lainformacioacuten y de seguimiento
Finalmente la Ley 1755 del 30 de junio de 2015 a traveacutes de la cual se regula el Derecho de Peticioacutenincorpora en su Articulo 24 informacioacuten con caraacutecter reservado entre otras cosas el referente adatos geneacuteticos humanos (Datos sensibles)
El Ministerio de Justicia y del Derecho -MINJUSTICIA- como organismo del sector central de laAdministracioacuten Puacuteblica Nacional de la Rama Ejecutiva del Poder Puacuteblico generador de poliacuteticaspuacuteblicas a nivel nacional y garante de la proteccioacuten de derechos fundamentales tales como elHabeas Data la intimidad y el acceso a la informacioacuten le asiste la responsabilidad sobre eltratamiento de los datos personales que en el ejercicio de su actividad deban ser recolectadosalmacenados yo para uso circulacioacuten y supresioacuten Razoacuten por la cual en cumplimiento de lanormativa vigente se expide el presente Manual de poliacuteticas para el tratamiento de datos personales
32 Principios Generales para el Tratamiento de Datos Personales1
En el desarrollo interpretacioacuten y aplicacioacuten de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lacomplementan modifican o adicionan la Direccioacuten de Anaacutelisis y Disentildeo Estrateacutegico aplicaraacute demanera armoacutenica e integral los siguientes principios rectores
Principio de maacutexima publicidad para titular universal Toda informacioacuten en posesioacuten bajo controlo custodia de un sujeto obligado es puacuteblica y no podraacute ser reservada o limitada sino por disposicioacutenconstitucional o de conformidad con las leyes existentes
Principio de legalidad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales se fundamentaraacute enlo establecido por la Ley y las demaacutes disposiciones que la desarrollen
Principio de finalidad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales obedeceraacuten a unafinalidad legitima de acuerdo con la Constitucioacuten y la Ley la cual seraacute informada al titular de losdatos
Principio de libertad La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales solo puede ejercersecon el consentimiento previo expreso e informado del titular Los datos personales no podraacuten serobtenidos o divulgados sin previa autorizacioacuten o en ausencia de mandato legal o judicial que releveel consentimiento
Principio de veracidad o calidad La informacioacuten sujeta a tratamiento debe ser veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible Se prohibe el tratamiento de datos parcialesincompletos fraccionados o que induzcan a error
I Art 4 L 1581112 Art 2 Y3 L 171214
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Viacutegencia2 1 FES 2u
Principio de transparencia En la recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales debegarantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado encualquier momento y sin restricciones informacioacuten acerca de la existencia de datos que leconciernan
Principio de acceso y circulacioacuten restringida La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos soacutelopodraacute hacerse por personas autorizadas por el titular yo por las personas previstas en la Ley y demaacutesnormas que la desarrollanLos datos personales salvo la informacioacuten puacuteblica no podraacuten estar disponibles en Internet u otrosmedios de divulgacioacuten o comunicacioacuten masiva salvo que el acceso sea teacutecnicamente controlablepara brindar un conocimiento restringido soacutelo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley
Principio de seguridad Los datos personales e informacioacuten sujeta a tratamiento puacuteblico seraacute objetode proteccioacuten y deberaacute manejarse con las medidas y recursos teacutecnicos humanos y administrativosque sean necesarios para brindar seguridad a los registros asi como con la adopcioacuten deherramientas tecnoloacutegicas de proteccioacuten evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o accesono autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en la recoleccioacuten uso ytratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de puacuteblicos estaacuten obligadas a garantizarla reserva de la informacioacuten incluso luego de finalizada su relacioacuten con alguna de las labores quecomprende el tratamiento
Principio de facilitacioacuten Los responsables del tratamiento deberaacuten facilitar el ejercicio del derechode acceso a la informacioacuten excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo
Principio de no discriminacioacuten De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberaacuteentregar informacioacuten a todas las personas que lo soliciten en igualdad de condiciones sin hacerdistinciones arbitrarias
Principio de gratuidad Seguacuten el cual el acceso a la informacioacuten es gratuito y no se podraacute cobrarvalores adicionales al costo de reproduccioacuten de la informacioacuten
Principio de celeridad Este principio busca la agilidad en el traacutemite y la gestioacuten administrativa
33Categorias Especiales de Datos 2
331 Datos Sensibles 3
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebidopuede generar su discriminacioacuten tales como aquellos que revelen el origen racial o eacutetnico la
2 Titulo 111L 158112Art 5 L158112
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Vigencia
orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatosorganizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopoliacutetico o que garanticen los derechos y garantias de partidos poliacuteticos de oposicioacuten asiacute como losdatos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos
332 Tratamiento de datos sensibles4
Se prohibe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando
a) El titular haya dado su autorizacioacuten expliacutecita a dicho tratamiento salvo en los casos que por leyno sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacioacuten
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el intereacutes vital del titular y eacuteste se encuentre fisicao juridicamente incapacitado En estos eventos los representantes legales deberaacuten otorgar suautorizacioacuten
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantiaspor parte de una fundacioacuten ONG asociacioacuten o cualquier otro organismo sin aacutenimo de lucro cuyafinalidad sea poliacutetica filosoacutefica religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a susmiembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razoacuten de su finaliacutedad En estoseventos los datos no se podraacuten suministrar a terceros sin la autorizacioacuten del titular
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial
e) El tratamiento tenga una finalidad histoacuterica estadiacutestica o cientifica En este evento deberaacutenadoptarse las medidas conducentes a la supresioacuten de identidad de los titulares
333 Derechos de los nintildeos nintildeas y adolescentes5
En la recoleccioacuten uso y tratamiento de los datos personales se aseguraraacute el respeto a los derechosprevalentes de los nintildeos nintildeas y adolescentes Queda proscrito el tratamiento de datos personalesde nintildeos nintildeas y adolescentes salvo aquellos datos que sean de naturaleza puacuteblica
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacioacuten y capacitar a losrepresentantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nintildeos nintildeasy adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimientoacerca del uso responsable y seguro por parte de nintildeos niacutentildeas y adolescentes de sus datospersonales su derecho a la privacidad y proteccioacuten de su informacioacuten personal y la de los demaacutes
Art 6 L 1581125Art7L158112
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)(~FMCOl05
VOl
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Versioacuten 01
Vigencia2 1 FEB 20334 Personas a quienes se les puede suministrar la informacioacuten6
La informacioacuten y datos personales que reuacutenan las condiciones establecidas por la ley y las demaacutesnormas que la desarrollan podraacuten suministrarse a las siguientes personas
a) A los titulares o sus representantes legales
b) A las entidades puacuteblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley
335 Excepciones de Acceso a la Informacioacuten 7
El acceso a datos personales corresponde a una excepcioacuten de acceso a la informacioacuten puacuteblicanacional enmarcadas en el titulo 111 de la Ley 1712 de 2014
3351 Informacioacuten exceptuada por dantildeo de derechos a personas naturales o juridicas8
Hace alusioacuten a toda aquella informacioacuten puacuteblica clasificada cuyo acceso podraacute ser rechazado odenegado de manera motivada y por escrito siempre que el acceso pudiere causar dantildeo a derechoscomo la intimidad la vida la salud y la seguridad
3352 Informacioacuten exceptuada por dantildeo a los intereses puacuteblicos9
Se refiere a aquella informacioacuten puacuteblica reservada cuyo acceso podraacute ser rechazado o denegadode manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias siempre que dicho accesoestuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional
bull La defensa y seguridad nacionalLa seguridad puacuteblica
bull Las relaciones internacionalesbull La prevencioacuten investigacioacuten y persecucioacuten de los delitos y las faltas disciplinarias mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos seguacuten elcasoEl debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judicialesLa administracioacuten efectiva de la justicia
bull Los derechos de la infancia y la adolescenciabull La estabilidad macroeconoacutemica y financiera del paiacutesbull La salud puacutebliacuteca
6Art 13L 1581127 Titulo 111L 1712148 Art 18 L 1712149 Art 19 L 171214
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Divulgacioacuten parcial
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Versioacuten 01
Vigencia
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
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Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
8de 14 F-MC-Ol05VOl
INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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t bull
rJ
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
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VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
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PERSONALES
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Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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Viacutegencia2 1 FES 2u
Principio de transparencia En la recoleccioacuten uso y tratamiento de datos personales debegarantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado encualquier momento y sin restricciones informacioacuten acerca de la existencia de datos que leconciernan
Principio de acceso y circulacioacuten restringida La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos soacutelopodraacute hacerse por personas autorizadas por el titular yo por las personas previstas en la Ley y demaacutesnormas que la desarrollanLos datos personales salvo la informacioacuten puacuteblica no podraacuten estar disponibles en Internet u otrosmedios de divulgacioacuten o comunicacioacuten masiva salvo que el acceso sea teacutecnicamente controlablepara brindar un conocimiento restringido soacutelo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley
Principio de seguridad Los datos personales e informacioacuten sujeta a tratamiento puacuteblico seraacute objetode proteccioacuten y deberaacute manejarse con las medidas y recursos teacutecnicos humanos y administrativosque sean necesarios para brindar seguridad a los registros asi como con la adopcioacuten deherramientas tecnoloacutegicas de proteccioacuten evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o accesono autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en la recoleccioacuten uso ytratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de puacuteblicos estaacuten obligadas a garantizarla reserva de la informacioacuten incluso luego de finalizada su relacioacuten con alguna de las labores quecomprende el tratamiento
Principio de facilitacioacuten Los responsables del tratamiento deberaacuten facilitar el ejercicio del derechode acceso a la informacioacuten excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo
Principio de no discriminacioacuten De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberaacuteentregar informacioacuten a todas las personas que lo soliciten en igualdad de condiciones sin hacerdistinciones arbitrarias
Principio de gratuidad Seguacuten el cual el acceso a la informacioacuten es gratuito y no se podraacute cobrarvalores adicionales al costo de reproduccioacuten de la informacioacuten
Principio de celeridad Este principio busca la agilidad en el traacutemite y la gestioacuten administrativa
33Categorias Especiales de Datos 2
331 Datos Sensibles 3
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebidopuede generar su discriminacioacuten tales como aquellos que revelen el origen racial o eacutetnico la
2 Titulo 111L 158112Art 5 L158112
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Vigencia
orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatosorganizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopoliacutetico o que garanticen los derechos y garantias de partidos poliacuteticos de oposicioacuten asiacute como losdatos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos
332 Tratamiento de datos sensibles4
Se prohibe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando
a) El titular haya dado su autorizacioacuten expliacutecita a dicho tratamiento salvo en los casos que por leyno sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacioacuten
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el intereacutes vital del titular y eacuteste se encuentre fisicao juridicamente incapacitado En estos eventos los representantes legales deberaacuten otorgar suautorizacioacuten
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantiaspor parte de una fundacioacuten ONG asociacioacuten o cualquier otro organismo sin aacutenimo de lucro cuyafinalidad sea poliacutetica filosoacutefica religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a susmiembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razoacuten de su finaliacutedad En estoseventos los datos no se podraacuten suministrar a terceros sin la autorizacioacuten del titular
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial
e) El tratamiento tenga una finalidad histoacuterica estadiacutestica o cientifica En este evento deberaacutenadoptarse las medidas conducentes a la supresioacuten de identidad de los titulares
333 Derechos de los nintildeos nintildeas y adolescentes5
En la recoleccioacuten uso y tratamiento de los datos personales se aseguraraacute el respeto a los derechosprevalentes de los nintildeos nintildeas y adolescentes Queda proscrito el tratamiento de datos personalesde nintildeos nintildeas y adolescentes salvo aquellos datos que sean de naturaleza puacuteblica
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacioacuten y capacitar a losrepresentantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nintildeos nintildeasy adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimientoacerca del uso responsable y seguro por parte de nintildeos niacutentildeas y adolescentes de sus datospersonales su derecho a la privacidad y proteccioacuten de su informacioacuten personal y la de los demaacutes
Art 6 L 1581125Art7L158112
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)(~FMCOl05
VOl
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Vigencia2 1 FEB 20334 Personas a quienes se les puede suministrar la informacioacuten6
La informacioacuten y datos personales que reuacutenan las condiciones establecidas por la ley y las demaacutesnormas que la desarrollan podraacuten suministrarse a las siguientes personas
a) A los titulares o sus representantes legales
b) A las entidades puacuteblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley
335 Excepciones de Acceso a la Informacioacuten 7
El acceso a datos personales corresponde a una excepcioacuten de acceso a la informacioacuten puacuteblicanacional enmarcadas en el titulo 111 de la Ley 1712 de 2014
3351 Informacioacuten exceptuada por dantildeo de derechos a personas naturales o juridicas8
Hace alusioacuten a toda aquella informacioacuten puacuteblica clasificada cuyo acceso podraacute ser rechazado odenegado de manera motivada y por escrito siempre que el acceso pudiere causar dantildeo a derechoscomo la intimidad la vida la salud y la seguridad
3352 Informacioacuten exceptuada por dantildeo a los intereses puacuteblicos9
Se refiere a aquella informacioacuten puacuteblica reservada cuyo acceso podraacute ser rechazado o denegadode manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias siempre que dicho accesoestuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional
bull La defensa y seguridad nacionalLa seguridad puacuteblica
bull Las relaciones internacionalesbull La prevencioacuten investigacioacuten y persecucioacuten de los delitos y las faltas disciplinarias mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos seguacuten elcasoEl debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judicialesLa administracioacuten efectiva de la justicia
bull Los derechos de la infancia y la adolescenciabull La estabilidad macroeconoacutemica y financiera del paiacutesbull La salud puacutebliacuteca
6Art 13L 1581127 Titulo 111L 1712148 Art 18 L 1712149 Art 19 L 171214
5 de 14 F-Me-Ol-05VOl
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Divulgacioacuten parcial
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Versioacuten 01
Vigencia
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
6 de 14 FMC-Ol05V01
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Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
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Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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t bull
rJ
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Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
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Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
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INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
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Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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- 00000001
- 00000002
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INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia
orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatosorganizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopoliacutetico o que garanticen los derechos y garantias de partidos poliacuteticos de oposicioacuten asiacute como losdatos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos
332 Tratamiento de datos sensibles4
Se prohibe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando
a) El titular haya dado su autorizacioacuten expliacutecita a dicho tratamiento salvo en los casos que por leyno sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacioacuten
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el intereacutes vital del titular y eacuteste se encuentre fisicao juridicamente incapacitado En estos eventos los representantes legales deberaacuten otorgar suautorizacioacuten
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantiaspor parte de una fundacioacuten ONG asociacioacuten o cualquier otro organismo sin aacutenimo de lucro cuyafinalidad sea poliacutetica filosoacutefica religiosa o sindical siempre que se refieran exclusivamente a susmiembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razoacuten de su finaliacutedad En estoseventos los datos no se podraacuten suministrar a terceros sin la autorizacioacuten del titular
d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial
e) El tratamiento tenga una finalidad histoacuterica estadiacutestica o cientifica En este evento deberaacutenadoptarse las medidas conducentes a la supresioacuten de identidad de los titulares
333 Derechos de los nintildeos nintildeas y adolescentes5
En la recoleccioacuten uso y tratamiento de los datos personales se aseguraraacute el respeto a los derechosprevalentes de los nintildeos nintildeas y adolescentes Queda proscrito el tratamiento de datos personalesde nintildeos nintildeas y adolescentes salvo aquellos datos que sean de naturaleza puacuteblica
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacioacuten y capacitar a losrepresentantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los nintildeos nintildeasy adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimientoacerca del uso responsable y seguro por parte de nintildeos niacutentildeas y adolescentes de sus datospersonales su derecho a la privacidad y proteccioacuten de su informacioacuten personal y la de los demaacutes
Art 6 L 1581125Art7L158112
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)(~FMCOl05
VOl
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Coacutedigo I-GIGO-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FEB 20334 Personas a quienes se les puede suministrar la informacioacuten6
La informacioacuten y datos personales que reuacutenan las condiciones establecidas por la ley y las demaacutesnormas que la desarrollan podraacuten suministrarse a las siguientes personas
a) A los titulares o sus representantes legales
b) A las entidades puacuteblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley
335 Excepciones de Acceso a la Informacioacuten 7
El acceso a datos personales corresponde a una excepcioacuten de acceso a la informacioacuten puacuteblicanacional enmarcadas en el titulo 111 de la Ley 1712 de 2014
3351 Informacioacuten exceptuada por dantildeo de derechos a personas naturales o juridicas8
Hace alusioacuten a toda aquella informacioacuten puacuteblica clasificada cuyo acceso podraacute ser rechazado odenegado de manera motivada y por escrito siempre que el acceso pudiere causar dantildeo a derechoscomo la intimidad la vida la salud y la seguridad
3352 Informacioacuten exceptuada por dantildeo a los intereses puacuteblicos9
Se refiere a aquella informacioacuten puacuteblica reservada cuyo acceso podraacute ser rechazado o denegadode manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias siempre que dicho accesoestuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional
bull La defensa y seguridad nacionalLa seguridad puacuteblica
bull Las relaciones internacionalesbull La prevencioacuten investigacioacuten y persecucioacuten de los delitos y las faltas disciplinarias mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos seguacuten elcasoEl debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judicialesLa administracioacuten efectiva de la justicia
bull Los derechos de la infancia y la adolescenciabull La estabilidad macroeconoacutemica y financiera del paiacutesbull La salud puacutebliacuteca
6Art 13L 1581127 Titulo 111L 1712148 Art 18 L 1712149 Art 19 L 171214
5 de 14 F-Me-Ol-05VOl
3353
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Divulgacioacuten parcial
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
6 de 14 FMC-Ol05V01
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
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Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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t bull
rJ
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGO-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FEB 20334 Personas a quienes se les puede suministrar la informacioacuten6
La informacioacuten y datos personales que reuacutenan las condiciones establecidas por la ley y las demaacutesnormas que la desarrollan podraacuten suministrarse a las siguientes personas
a) A los titulares o sus representantes legales
b) A las entidades puacuteblicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley
335 Excepciones de Acceso a la Informacioacuten 7
El acceso a datos personales corresponde a una excepcioacuten de acceso a la informacioacuten puacuteblicanacional enmarcadas en el titulo 111 de la Ley 1712 de 2014
3351 Informacioacuten exceptuada por dantildeo de derechos a personas naturales o juridicas8
Hace alusioacuten a toda aquella informacioacuten puacuteblica clasificada cuyo acceso podraacute ser rechazado odenegado de manera motivada y por escrito siempre que el acceso pudiere causar dantildeo a derechoscomo la intimidad la vida la salud y la seguridad
3352 Informacioacuten exceptuada por dantildeo a los intereses puacuteblicos9
Se refiere a aquella informacioacuten puacuteblica reservada cuyo acceso podraacute ser rechazado o denegadode manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias siempre que dicho accesoestuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional
bull La defensa y seguridad nacionalLa seguridad puacuteblica
bull Las relaciones internacionalesbull La prevencioacuten investigacioacuten y persecucioacuten de los delitos y las faltas disciplinarias mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos seguacuten elcasoEl debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judicialesLa administracioacuten efectiva de la justicia
bull Los derechos de la infancia y la adolescenciabull La estabilidad macroeconoacutemica y financiera del paiacutesbull La salud puacutebliacuteca
6Art 13L 1581127 Titulo 111L 1712148 Art 18 L 1712149 Art 19 L 171214
5 de 14 F-Me-Ol-05VOl
3353
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Divulgacioacuten parcial
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
6 de 14 FMC-Ol05V01
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
9 de 14 F-MC-01-05V01
t bull
rJ
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
12 de 14 F-MC-Ol-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Divulgacioacuten parcial
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia
En aquellas circunstancias en que la totalidad de la informacioacuten contenida en un documento no esteacuteprotegida por una excepcioacuten legal deberaacute hacerse una versioacuten publica que mantenga reservauacutenicamente de la parte indispensable a efectos de garantizar el acceso a la informacioacuten y al mismotiempo proteger debidamente los datos personales del titular
34DEBERES AVISO DE PRIVACIDAD y CRITERIO DIFERENCIAL
341 Deberes del Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de105 datos personales1o
El Ministerio de Justicia y del Derecho actuando en calidad de responsable del tratamiento de datospersonales deberaacute
a) Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el titular para el uso ytratamiento de los datos personales
c) Informar debidamente al titular de los datos sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos quele asisten en virtud de la autorizacioacuten otorgada
d) Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
e) Garantizar que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completaexacta actualizada comprobable y comprensible
f) Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidasnecesarias para que la informacioacuten suministrada a eacuteste se mantenga actualizada
g) Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento
h) Suministrar al encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacutepreviamente autorizado
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la informacioacuten del titular
Art 17 Y 18 L 158112
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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t bull
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Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
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VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
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INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 2 1 FEB 2 1j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
k) Adoptar un manual interno de poliacuteticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumpliacutemientode la ley y para la atencioacuten de consultas y reclamos
1)Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hayasido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
m) Registrar en la base de datos respectiva la leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que seregula en la presente ley
n) Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado porparte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del datopersonal
o) Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a loscoacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares
r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio
342 Aviso de Privacidad 11
Cuando no sea posible poner a disposicioacuten del titular la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten elMinisteriacuteo de Justicia y del Derecho informaraacute por mediacuteo de un Aviso de Privacidad sobre laexistencia de tales poliacuteticas
El Aviso de Privacidad se expediraacute en mediacuteos fisicos electroacutenicos o en cualquier otro formato endonde se ponga a disposicioacuten del titular de los datos ademaacutes de la existencia de poliacuteticas detratamiento de datos la forma de acceder a ellas y la fiacutenalidad que se pretende dar a la informacioacutenel aviso se enviaraacute al correo electroacutenico o direccioacuten fiacutesiacuteca cuando se disponga de diacutecha informacioacutenEn caso contrario se publiacutecaraacute en la paacutegina web de la entiacutedad en documento dirigido al titular de losdatos
343 Contenido del Aviso de Privacidad 12
1 Nombre o razoacuten social y datos de contacto del responsable del tratamiento2 El tratamiento al cual seraacuten sometidos los datos y la finaliacutedad del mismo
11 Art 15 Decreto 13771312 Art 15 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
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Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
8de 14 F-MC-Ol05VOl
INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
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Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
14 de 14 F-Me-Ol-0SV01
- 00000001
- 00000002
- 00000003
- 00000004
- 00000005
- 00000006
- 00000007
- 00000008
- 00000009
- 00000010
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- 00000012
- 00000013
- 00000014
-
Coacutedigo I-GIGD-G01-01INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Versioacuten 01
Vigencia FEB 203 Los derechos que le asisten al titular4 Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Politica para elTratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Avisode Privacidad5lnformacioacuten sobre consulta y acceso a la Politica para el Tratamiento de Datos Personales
Cuando se trate de la recoleccioacuten de datos personales sensibles el Aviso de Privacidad deberaacutesentildealar expresamente el caraacutecter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipode datos13
344 Criterio Diferencial de Accesibilidad 14
Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la informacioacuten queparticularmente las afecte los sujetos responsables del tratamiento divulgaraacuten la informacioacutenpertinente en diversos idiomas y lenguas y a su vez elaboraraacuten formatos alternativos comprensiblespara grupos diferenciales asegurando el acceso a esa informacioacuten a los distintos grupos eacutetnicos yculturales del pais asi como a la adecuacioacuten de los medios de comunicacioacuten para facilitar ygarantizar el acceso a personas en situacioacuten de discapacidad
35POLiTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 15351 Funcioacuten de Proteccioacuten de Datos PersonalesEl Ministerio de Justicia y del Derecho actuaraacute como responsable del tratamiento de sus datospersonales y haraacute uso de los mismos uacutenicamente para las finalidades para las que se encuentrafacultado especialmente las sentildealadas en el titulo Modo en que se utiliza la informacioacuten de lapresente politica y sobre la base de la ley y la normatividad vigenteDatos de identificacioacuten del responsable del tratamientoRazoacuten social del responsable Ministerio de Justicia y del DerechoDomicilio Bogotaacute ColombiaDireccioacuten Calle 53 No 13 - 27Paacutegina Web htlplwwwminjusticiagovcoTeleacutefono en Bogotaacute PBX (+57) (1) 4443100Linea gratuita nacional 01-800-09-11170Correo Electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
Canales de servicioPresencialCarrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC ColombiaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 500 pmCorrespondenciaHorario de atencioacuten lunes a viernes de 800 am a 330 pm jornada continuaTeleacutefono PBX (+57)(1) 444 3100Linea de atencioacuten al ciudadano 01-800-09-11170
13 Ver ANEXO W1l~Art 8 L 1712141~Titulo 111Decreto 1377113
8de 14 F-MC-Ol05VOl
INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
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t bull
rJ
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
12 de 14 F-MC-Ol-05VOl
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
14 de 14 F-Me-Ol-0SV01
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INSTRUCTIVO CoacutedigoI-GIGO-G01-01
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE Versioacuten01TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES Vigenci 1 FEB 201Correo electroacutenico serviciociudadanominjusticiagovco
36 Informacioacuten que se recopila
El Ministerio de Justicia y del Derecho recolecta informacioacuten y datos personales en el momento en que son ingresados a los sistemas de informacioacuten (SICF JECIV SICAAC SIE eProcess Extended SICJ GECODI LEGALAPP SUIN JURISCOL SIIF SIDCO SIJT) pertenecientes a cualquiera delos servicios prestados por el Ministerio de Justicia y del Derecho y los reportes generados por elmismo
Adicionalmente el Ministerio de Justicia y del Derecho administra los datos registrados a traveacutes delSistema de informacioacuten SICFR2 el cual contiene informacioacuten de caraacutecter institucional como lashojas de vida y la declaracioacuten de bienes y rentas de servidores puacuteblicos y contratistas del Estado
Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos en el eProcessExtended yen el formato de registros de peticioacuten queja reclamo o sugerencia
Para mayor informacioacuten se podraacute consultar los activos de informacioacuten publicados el Ministerio deJusticia y del Derecho
El Ministerio de Justicia y del Derecho podraacute solicitar informacioacuten adicional (sensible) la cual podraacuteser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria
37 Modo en que se utiliza la informacioacuten
Previa autorizacioacuten del titular de los datos personales le permitiraacute al Ministerio de Justicia y delDerecho darle el siguiente tratamiento
a) Para los fines administrativos propios de la entidad
b) Caracterizar ciudadanos y grupos de intereacutes y adelantar estrategias de mejoramiento en laprestacioacuten del servicio
c) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones quejas reclamos denuncias sugerencias yofelicitaciones presentados a la entidad
d) Alimentar el Sistema de Informacioacuten
e) Conocer y consultar la informacioacuten del titular del dato que reposen en bases de datos de entidadespuacuteblicas o privadas
f) Adelantar encuestas de satisfaccioacuten de usuarios
g) Enviacuteo de informacioacuten de intereacutes general
9 de 14 F-MC-01-05V01
t bull
rJ
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
14 de 14 F-Me-Ol-0SV01
- 00000001
- 00000002
- 00000003
- 00000004
- 00000005
- 00000006
- 00000007
- 00000008
- 00000009
- 00000010
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
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Versioacuten 01
Vigencia2 1 FES 20
h) Recopilar informacioacuten de ciudadanos asistentes a capacitacioacuten desarrolladas por la entidad
La informacioacuten y datos personales suministrados por el titular de los mismos podraacuten ser utilizadospor el Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos para eldesarrollo de las funciones propias de la entidad Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dara los datos personales deberaacute ser informado previamente en el aviso de privacidad y en larespectiva autorizacioacuten otorgada por el titular del dato seguacuten sea el caso y siempre teniendo encuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos por la Ley elpresente documento y las demaacutes normas que desarrollen la materia
38 Derechos de los titulares delos datos personales16
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza al titular de datos personales el pleno ejercicio delos derechos que se enlistan a continuacioacuten
a) Conocer actualizar modificar y rectificar sus datos personales Este derecho se podraacute ejercertambieacuten frente a datos parciales inexactos incompletos fraccionados que induzcan a error oaquellos cuyo tratamiento esteacute expresamente prohibido o no haya sido autorizado
b) Solicitar prueba de la autorizacioacuten otorgada al Ministerio de Justicia y del Derecho para eltratamiento de sus datos personales
c) Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales previa solicitud elevada a traveacutesde los canales de servicio
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuestoen la ley y las demaacutes normas que la modifiquen adicionen o complementen
e) Revocar la autorizacioacuten yo solicitar la supresioacuten de uno a maacutes datos cuando en el tratamiento nose respeten los principios derechos y garantias constitucionales y legales La revocatoria yosupresioacuten procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que enel tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitucioacuten
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
39 Autorizacioacuten17
El Ministerio de Justicia y del Derecho solicitaraacute a maacutes tardar en la recoleccioacuten de la informacioacutenautorizacioacuten del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales salvo en los casosexceptuados por la ley18 dicha autorizacioacuten deberaacute estar contenida en un documento fisico oelectroacutenico
16 Art 8 L 158111217 Art 5 Decreto 137713 ~Ver ANEXO WlArt 10 l 158112
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Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
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Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
12 de 14 F-MC-Ol-05VOl
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
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Versioacuten 01
Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
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TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
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Versioacuten 01
Vigencia 1 FEB 201
391 Autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales sensibles19bull
La recoleccioacuten uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad deltitular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten ej origen racial religioacutenadscripcioacuten ideoloacutegica etc) estaacute prohibido a excepcioacuten de los casos sentildealados por la ley20cuando el tratamiento sea posible se deberaacute1 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar sutratamiento2 Informar al titular previamente y de forma expliacutecita los requisitos generales de laautorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal los datos sensibles queseraacuten objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento asiacute como obtener del titular suconsentiacutemiento expreso
392 Revocatoria de la autorizacioacuten 21
El titular de los datos personales podraacute en todo momento solicitar al Ministerio de Justicia ydel Derecho la revocatoria de la autorizacioacuten otorgada mediante la presentacioacuten de unreclamo La revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacute cuando el titular tenga un deber legalo contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la EntidadSi vencido el teacutermino legal para atender el reclamo el Ministerio de Justiacutecia y del Derecho noha eliminado los datos personales el titular tendraacute derecho a solicitar a la Superintendenciade Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacioacuten
310 Consultas22
Los titulares sus causahabientes o representantes podraacuten consultar la informacioacuten personal deltitular que repose en cualquier base de datos por lo que el Ministerio de Justicia y del Derecho comoresponsable del tratamiento suministraraacute a eacutestos toda la informacioacuten contenida en el registroindividual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del titular
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica para laformulacioacuten de consultas los cuales seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones administrado por la entidad
La consulta seraacute atendida en un teacutermino maacuteximo de diez (10) diacuteas haacutebiles contados a partir de lafecha de recibo de la misma De cumplirse el teacutermino sin que sea posible atender la consulta elMinisterio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos informaraacute alinteresado expresando los motivos de la demora y sentildealando la fecha en que se atenderaacute suconsulta la cual no podraacute superar los cinco (5) diacuteas haacutebiles siguientes al vencimiento del primerteacutermino
1Art 6 Decreto 1377113Art 6 L 15811221 Art 9 Decreto 13771322Art14L1581112
11 de 14 FMeOl-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
VigenciltQ 1 FEB 2019
311 Atencioacuten de peticiones consultas y reclamos sobre datos personales23
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
Art15L15811122 Art 21 Decreto 137713
12 de 14 F-MC-Ol-05VOl
INSTRUCTIVOINSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DE
TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOSPERSONALES
Coacutedigo I-GIGD-G01-01
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Vigencialtiquest 1 FEB 20personales los cuales seraacuten informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorizacioacutenpara el tratamiento de datos personales
313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
13 de 14 FMC-Ol-0SVOl
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE LA POLlTICA DETRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Coacutedigo [-GIGD-G01-01
Versioacuten 01
Vigenciaiquest 1 FEB 20
316 Seguridad de la Informacioacuten
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCiOacuteN DE CAMBIOSNA
Cargo Secretaria General
Nomore Ximena Poveda Bernal
L1DAD Y AUTORIDADA roboacute
Nom15re o FernandoMa a BenavidesCargo Direccioacuten deTecnologias y Gestioacuten deInformacioacuten en Justicia
Firma
Nomb e Mauricio EnriqueSmith MeiaCargo Subdirector deGestioacuten de Informacioacuten enJusticia
14 de 14 F-Me-Ol-0SV01
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- 00000002
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Los titulares o sus causahabientes que consideren que la informacioacuten contenida en una base dedatos debe ser objeto de correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demaacutes normas que la desarrollanpodraacuten presentar un reclamo que seraacute tramitado bajo las siguientes reglasContenidobull Identificacioacuten del titular del dato bull Descripcioacuten precisa de los hechos que dan lugar al reclamo bull Datos de notificacioacuten direccioacuten fisica yo electroacutenica bull Los demaacutes documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto se requeriraacute al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes ala recepcioacuten del reclamo para que subsane las fallas Transcurridos dos (2) meses desde la fechadel requerimiento sin que el solicitante presente la informacioacuten requerida se entenderaacute que hadesistido del reclamo
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo daraacute traslado a quiencorresponda en un teacutermino maacuteximo de dos (2) dias haacutebiles e informaraacute de la situacioacuten al interesado
Una vez recibido el reclamo completo se incluiraacute en la base de datos una leyenda que diga reclamoen traacutemite y el motivo de este en un teacutermino no mayor a dos (2) dias haacutebiles Dicha leyenda deberaacutemantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El reclamo seraacute atendido en quince (15) dias haacutebiles como maXlmo contados a partir del diasiguiente a la fecha de su recibo Si no fuere posible atender el reclamo dentro del teacuterminoestablecido el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderaacute su reclamo el cual no podraacute superar a ocho (8) dias haacutebiles siguientesal vencimiento del primer teacutermino
312 Derecho de acceso a los datos 24
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el derecho de acceso a los datos personales unavez se haya verificado la identidad del titular su causahabiente yo representante poniendo adisposicioacuten de eacuteste los respectivos datos personales
Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electroacutenicos yo presencialessencillos y con disponibilidad permanente los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos
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313 Actualizacioacuten y Rectificacioacuten de Datos 25
El Ministerio de Justicia y del Derecho como responsable del tratamiento de los datos deberaacuterectificar y actualizar a solicitud del titular toda informacioacuten que de eacuteste resulte ser incompleta oinexacta Para estos efectos el titular o su causahabiente yo representante sentildealaraacute lasactualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar junto a la documentacioacuten que soporte susolicitud
El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
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El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
4 CONTROL DE CAMBIOS
I VER~IOacuteN
5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
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El Ministerio de Justicia y del Derecho habilitaraacute los medios electroacutenicos existentes en la entidadencaminados a garantizar este derecho que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacutende peticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
314 Supresioacuten de Datos 26
Los titulares podraacuten en todo momento y cuando consideren que los datos no estaacuten recibiendo untratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cualfueron recolectados solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la supresioacuten de sus datospersonales mediante la presentacioacuten de un reclamo
No obstante la solicitud de supresioacuten de datos no procederaacute cuando el titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresioacuten de los datos represente unimpedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscalesinvestigacioacuten de delitos o actualizacioacuten de sanciones administrativas
Si vencido el teacutermino legal respectivo no se han eliminado los datos personales el titular tendraacutederecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresioacuten de losdatos personales
El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza los medios de comunicacioacuten electroacutenica u otros parasolicitud de supresioacuten de datos que seraacuten los mismos utilizados para la recepcioacuten y atencioacuten depeticiones quejas reclamos sugerencias denuncias yo felicitaciones
315 Persona o grupo responsable de la Atencioacuten de Peticiones Consultas Reclamos yDenuncias
El Aacuterea encargada de atender las quejas reclamos consultas y denuncias sobre el tratamiento dedatos personales es el Grupo Servicio al Ciudadano del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicadoen la Carrera 13 No 52 - 95 Bogotaacute DC Colombia lunes a Viernes de 800 am a 500 pm En elteleacutefono (+57) (1) 444 31 00 o via correo electroacutenico en serviciociudadanominjusticiagovco
25 Art 22 Decreto 13771326 Art 9 Decreto 137713
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El Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de medidas teacutecnicas humanas yadministrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demaacutes informacioacuten sujetaa tratamiento evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento
317 Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Politicas de Tratamiento
La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
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La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de suexpedicioacuten se divulgaraacute a traveacutes del portal institucional y estaraacute sujeto a actualizaciones en lamedida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materiaCuando se cumplan estas condiciones el Ministerio de Justicia y del Derecho informaraacute a los titularesde los datos personales sus causahabientes o representantes las nuevas medidas dictadas sobrela materia antes de implementar las nuevas politicas Ademaacutes deberaacute obtener del titular una nuevaautorizacioacuten cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento
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