informe seguimiento y evaluaciÓn grupo de correspondencia · d. elaborar y radicar el memorando de...
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE CORRESPONDENCIA
OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Noviembre 2.016
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 3
5. INFORME ........................................................................................................................................ 3
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ............. 4
5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE
CORRESPONDENCIA .......................................................................................................................... 5
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ENTREGA
EQUIVOCADA DE COMUNICACIONES. ........................................................................................ 15
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN. ................................................. 17
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE
CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................ 18
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 19
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................................... 21
1. OBJETIVO
Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Correspondencia, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Resolución 000180 de 2014.
2. ALCANCE
El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Septiembre de 2.016 y el 31 de Octubre de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Octubre de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.
3. MÉTODOLOGÍA
Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por el Grupo de Archivo y
Correspondencia. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del
principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.
4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. 5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las
funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 y demás
normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de Gestión (PAG)
– Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a la Vigencia 2.015.
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
El Grupo de Correspondencia actualmente cuenta con el siguiente equipo:
Cumplimiento de las Funciones Legalmente Otorgadas a través de la normatividad
Tanto externa como Interna
De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como las de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad.
De conformidad con la Resolución 000180 de 2014 ‘’Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador’’ A el Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, se le asignaron funciones específicas tendientes a apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Administración de la Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud. De conformidad con las funciones específicas asignadas por la Resolución en mención, el profesional asignado para este seguimiento, de la Oficina de Control Interno, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de dos (2) de esas funciones específicas, las cuales son: 3. Coordinar y operar el Sistema de Información de Correspondencia de la Superintendencia. 7. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
Así las cosas, el profesional a cargo de este seguimiento procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia del Grupo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron. 5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE
CORRESPONDENCIA
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las 4 actividades
y 28 sub-actividades, que conforman el procedimiento ‘Administración de
Correspondencia’’ con el objeto de verificar los planes, programas, políticas e
instrumentos archivísticos mediante las directrices definidas por los órganos rectores, en
concordancia con la planeación institucional.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO – ADMINISTRACION DE LA
CORRESPONDENCIA
1. Gestionar y tramitar las comunicaciones oficiales externas recibidas
a. Recepcionar, registrar y direccionar las comunicaciones oficiales externas
recibidas
b. Digitalizar documentos. Documento Digitalizado
Hoja de ruta de control de radicación y digitalización código GDFT24
c. Planillar documentos
d. Distribuir los documentos
Planilla de entrega a las Dependencias. GDFT014
e. Recepcionar las comunicaciones externas a través de correo electrónico.
Las comunicaciones por correo electrónico no se imprimen, se sube la Imagen al SUPERCOR
con los respectivos anexos y de envían a la Dependencia.
2. Producir las comunicaciones o documentos para enviar
a. Gestionar y tramitar las comunicaciones oficiales internas
b. Recepcionar, clasificar y alistar las comunicaciones o documentos externos para
envío físico de documentos
c. Realizar el cargue y verificación de la información de salida en la ‘’Aplicación para
registro de servicios postales’’.
d. Generar las guías de envío, ordenes de servicio y alistamiento de documentos.
’Aplicación para registro de servicios postales’’
e. Entregar los documentos al transportador mediante la copia de Orden de Servicio.
ORDEN DE SERVICIO
f. Actualizar el estado del documento de salida. Estado enviado en el Sistema de
Gestión Documental.
g. Elaborar la planilla de entrega por servicio de distribuidor motorizado. Planilla
GDFT16.
h. Entregar los documentos a través de servicio de distribuidor motorizado urbano. Copia de la Planilla GDFT16
i. Actualizar los datos de entrega de las comunicaciones en el Sistema de Gestión
Documental. Datos actualizados en el sistema de Gestión Documental
j. Gestionar la entrega a las dependencias de copias de comunicaciones de salida.
Planilla de Entrega Copias Recibido de Motorizado Código GDFT27
k. Recepcionar comunicaciones o documentos externos para envío por medio de
correo electrónico certificado: Diligenciamiento de la Planilla Virtual GDFT-020.
l. Enviar la correspondencia por medio de Correo electrónico certificado. Acuses de
envío, recibo y apertura.
3. Gestionar las devoluciones de correspondencia enviada
a. Recepcionar la devolución de correspondencia por parte de la empresa de servicio
de correo, mediante el Reporte Globalizado de la Empresa de Mensajería. Planillas de
devoluciones de la empresa de correo. ‘’Reporte Globalizado’’.
b. Registrar la devolución en el Sistema de Gestión Documental
c. Generar el listado de devoluciones por dependencia. Formato Planilla entrega de
Devoluciones. GDFT21.
d. Elaborar y radicar el memorando de entrega de devoluciones
e. Entregar las devoluciones a cada dependencia
f. Solicitar pruebas de entrega y descargue de documentos del Sistema de Gestión
Documental: Diligenciamiento de la Planilla Virtual GDFT-026.
k. Descargue del documento del sistema de gestión documental, mediante planilla
GDFT025
4. Gestionar las reclamaciones y solicitudes de trámite de correspondencia, mediante
correo electrónico.
Conforme a las evidencias incorporadas en este informe, puede concluirse que el Grupo de
Gestión Documental ha venido cumpliendo con el procedimiento establecido en el Mapa de
Procesos y Procedimientos; vigente actualmente en la Institución.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
ENTREGA EQUIVOCADA DE COMUNICACIONES.
Acciones implementadas: a. Verificar que las comunicaciones contengan ciudad y Departamento. b. Verificar que las comunicaciones contengan destinatario claro. c. Verificar que las comunicaciones contengan dirección del destinatario. d. Verificar que la ciudad y departamento sean concordantes con el destinatario y la dirección indicada. e. Tratar en lo posible de filtrar los documentos duplicados y no enviarlos por cuanto se irían con dirección errada.
A continuación, se presentan los pantallazos, que evidencian las acciones implementadas:
Si se detecta alguna de las anteriores inconsistencias, se devuelven las comunicaciones
mediante Memorando a la dependencia origen.
f. Entregar la correspondencia solamente al personal autorizado por la empresa de correo. g. Capacitar al personal en el manejo de la plataforma.
5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN.
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Mapa de Riesgos anticorrupción, y
evidenció que la última versión correspondiente a la vigencia de 2016, está asociada a
diez procesos, los cuales se describen a continuación:
Por lo anterior, se puede determinar, que los procesos pertenecientes al Grupo de
Gestión Documental, en la actualidad, únicamente, presentan Mapa de Riesgos
Anticorrupción, relacionados con el Grupo de Notificaciones, al cual se realizará
seguimiento en otro Informe.
5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE
CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD NOMBRE INDICADOR
FORMULA CUMPLE NO CUMPLE
Administración de Correspondencia
Administrar la documentación recibida y producida por la Entidad
Porcentaje de documentos radicados y no entregados por las dependencias al Grupo de Correspondencia
Número de documentos entregados a correspondencia para su envío en el período / Total de documentos radicados por las dependencias en el sistema de correspondencia para envío en el período
X
Resultado: 18930 / 19674 = 96%
Evidencia: Supercor.
El resultado del Indicador se cumple, toda vez, que la meta supera el 95%.
5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES
En cuanto a los Hallazgos encontrados por la Oficina de Control Interno al Grupo de
Correspondencia, derivadas de la auditoría de Gestión realizada en el mes de Enero de 2016,
presentada mediante NIRC 3-2016-001600 del 29 de Enero de 2016. Se pudo evidenciar que
para el total de 5 Hallazgos, fueron formulados 4 Planes de mejoramiento.
Cabe precisar, que en Informe de Seguimiento presentado por la OCI mediante NURC 3-2016-
017762 del 26 de septiembre de 2016, al Grupo de Correspondencia, se verificaron los planes
de mejoramiento implementados y se puede concluir que fueron acogidos por la Oficina Asesora
de Planeación, tal cual., se puede evidenciar en los pantallazos de los siguientes correos
enviados, que se muestran a continuación:
Así las cosas, en el presente informe, el Padrino de la Dependencia, realizara seguimiento a las acciones ejecutadas por la dependencia en relación con el Hallazgo No 4. HALLAZAGO 4 Dentro de la muestra seleccionada, se evidenció que algunas dependencias no realizan seguimiento a la correspondencia enviada a través de la empresa de servicios postales, ya que agotados los tiempos estipulados contractualmente para la verificación de la trazabilidad que deben surtir los documentos, se han encontrado en la revisión del consecutivo que algunos no registran en el Sistema de Información Supercor de la Entidad, prueba de entrega del documento al destinatario, impidiendo de igual manera el pago a la empresa de servicios postales. Igual sucede con el envío por otros medios habilitados para tal fin. A continuación, se exponen acciones de mejora implementadas, que contribuyen al cierre del hallazgo Numero 04. ....En la capacitación dictada se recordó a los enlaces y profesionales la importancia de atender las peticiones oportunamente y entregar las comunicaciones de respuesta al Grupo de Correspondencia para su envío. No obstante, lo anterior se siguen enviado los memorandos en los que se indican los documentos pendientes de entregar al Grupo de Correspondencia, tal como consta en los memorandos 3-2016-003771 al 3-2016-003797 del 8 de marzo de 2016. Así mismo, visitar a las personas que más cometen errores y hacerles capacitación en el puesto de trabajo, a fin de que esto no se vuelva a presentar….
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se destaca la Gestión realizada, por el Grupo de Correspondencia, en la implementación
de los controles establecidos en el Procedimiento ‘Administración de Correspondencia’’,
se observa el cumplimiento de los registros incluidos en el procedimiento, mediante el
diligenciamiento de los respectivos formatos que hacen parte de cada una de las
actividades.
En cuanto a las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno al Grupo
de Correspondencia, derivadas de la Auditoría de Gestión en el mes de Enero de 2016,
presentada mediante NURC 3-2016-001600 del 29 Enero 2016 se pudo evidenciar que
fueron acogidas en su totalidad.
Se destaca el acompañamiento realizado, por el Grupo de Correspondencia, en las
capacitaciones dictadas a los enlaces y profesionales de las diferentes dependencias,
sobre la importancia de atender las peticiones oportunamente y entregar las
comunicaciones de respuesta al Grupo de Correspondencia para su envío, de igual
manera, muy respetuosamente, se recomienda reforzar en las mencionadas
capacitaciones, el Diligenciamiento en las Dependencias, de la Planilla Virtual GDFT-
026, mediante la cual permite, …Solicitar pruebas de entrega y descargue de
documentos del Sistema de Gestión Documental…..
La Oficina de Control Interno, concluye que en Seguimiento realizado al Grupo de
Correspondencia y presentado mediante NURC 3-2016-017762 del 26 de septiembre de
2016, se evidencia la implantación de cuatro planes de mejoramiento correspondientes
a cinco Hallazgos encontrados en la Auditoría de Gestión realizada en el mes de enero
de 2016.
En relación, con el Hallazgo No 04, …. Dentro de la muestra seleccionada, se evidenció que algunas dependencias no realizan seguimiento a la correspondencia enviada a través de la empresa de servicios postales, ya que agotados los tiempos estipulados contractualmente para la verificación de la trazabilidad que deben surtir los documentos, se han encontrado en la revisión del consecutivo que algunos no registran en el Sistema de Información Supercor de la Entidad, prueba de entrega del documento al destinatario, impidiendo de igual manera el pago a la empresa de servicios postales. Igual sucede con el envío por otros medios habilitados para tal fin….
Si bien es cierto, que el Grupo de Correspondencia ha realizado acciones de mejora en relación al Hallazgo No 4, todavía no es posible concluir, que estas contribuyan al cierre del Hallazgo. En este punto es preciso recordar que una vez que se detecta un Hallazgo, la dependencia auditada debe suscribir el Plan de Mejoramiento, con acciones correctivas que ataquen la causa del Hallazgo. Posteriormente, en su condición de evaluador posterior e independiente, la Oficina de Control Interno realiza el seguimiento correspondiente, por lo que se reitera recomendación encaminada a que la dependencia auditada, en relación con la Hallazgo que ahora nos ocupa, estructure lo pertinente, remitiendo el Plan de Mejoramiento a la Oficina Asesora de Planeación.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyecto: Jorge Cuenca Urbina-Profesional Especializado Oficina de Control Interno.