informe de auditoria de seguimiento a la...

INFORME DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

A LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LA ENTIDAD

Y VERIFICACIÓN DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA

CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP.

Marzo 2016

Oficina de Control Interno

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO GENERAL

ALCANCE DE LA AUDITORIA

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

CONCLUSIONES

I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar la gestión integral adelantada por el Área de Contratos de la Presidencia de

la República, en el registro oportuno y constante de la información en el Sistema

Electrónico de Contratación Pública - SECOP y la supervisión de los contratos suscritos

por la Entidad.

II. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El periodo a evaluar se encuentra comprendido entre el 1 de julio y el 31 de diciembre

de 2015.

La revisión se basó en la consulta del aplicativo SECOP, en el cual reposa la

información consignada por la Entidad respecto a los procesos contractuales

adelantados y en la información suministrada por el Área de Contratos (Proceso de

Adquisición de Bienes y Servicios).

Es responsabilidad del Área de Contratos, el contenido de la información

suministrada. Por parte de la Oficina de Control Interno, la responsabilidad consiste

en producir un informe que contenga las observaciones si hay lugar a ellas sobre el

acatamiento a las disposiciones legales. Lo consignado en el presente informe, se

encuentra soportado en los papeles de trabajo que reposan en los archivos de esta

oficina.

III. REVISIÓN SECOP

Durante el mes de marzo de 2016, la Oficina de Control Interno adelantó la revisión

mediante prueba selectiva de los registros de actos contractuales efectuados en el

SECOP de conformidad con el Decreto 1081 y 1082 de 2015, en relación a los procesos

contractuales adelantos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República. Durante el periodo auditado, se pudo establecer que la Entidad ha

registrado en el SECOP un total de 360 procesos.

Es importante mencionar que de los 360 procesos, 124 corresponden a la

contratación adelantada por el Fondo de Programas Especiales para la Paz. En el

mismo sentido, 14 procesos corresponden a la vigencia 2013 y 25 a la vigencia 2014.

De conformidad con lo anterior, se pudo establecer que la entidad ha registrado en

el SECOP entre el primero (1) de julio al treinta y uno (31) de diciembre de 2015, un

total de 197 procesos.

Realizada la anterior precisión, se procedió a revisar un total de veinte (20) procesos

contractuales de los 197 registrados en el SECOP, como lo establece el numeral 5.4.1.1

Diseño de la muestra Alcance método Estadístico Manual de Auditorías Internas.

A continuación, se adjunta la imagen del Sistema Electrónico para la Contratación

Pública-SECOP en la cual se observa la Entidad, el período comprendido y el número

total de registros encontrados.

IV. ANÁLISIS DE LA REVISIÓN EN EL SECOP

Se relacionan a continuación los veinte (20) procesos contractuales, objetos de

evaluación mediante prueba selectiva, de la siguiente manera:

A. CONTRATOS CELEBRADOS.

1. Licitación Pública 06-15 celebrado entre el DAPRE y INDUMUEBLES

HERNANDEZ SAS (Contrato número CTO-166-15)

OBJETO: Contratar la adquisición e instalación de amueblamiento de oficina para

algunas sedes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.

ACTO ADMINISTRATIVO

VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN

EN EL SECOP

1. Aviso de convocatoria pública 03-08-2015 08:49 AM

2. Proyecto de pliego de condiciones 03-08-2015 08:51 AM

3. Estudios y documentos previos 03-08-2015 08:50 AM

4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 01-09-2015 09:09 AM

5. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones al

proyecto de pliego de condiciones. 01-09-2015 09:10 AM

6. Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar N/A

7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 01-09-2015 09:16 AM

8. Pliego de condiciones definitivo

Adenda 1

01-09-2015 09:17 AM

Adenda 2

15-10-2015 06:55 PM

9. Adendas 22-09-2015 04:55 PM

10. Acta de cierre del proceso 17-09-2015 05:34 PM

11. Informe de evaluación 05-10-2015 08:44 AM

12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso 23-10-2015 08:57 AM

13. Acto administrativo de declaratoria de desierta N/A

14. Contrato. 12-11-2015 05:15 PM

15. Acta de liquidación. N/A

16. Adición

Adición1

18-12-2015 02:36 PM

Adición 2

04-01-2016 09:08 AM

2. Licitación Pública 08-15 celebrado entre el DAPRE y Unión Temporal QBE

Seguros S.A.- La Previsora Compañía de Seguros S.A. Mapfre Seguros Generales

(Contrato número CTO-233-15)

OBJETO: En virtud del presente contrato EL ASEGURADOR se obliga con LA ENTIDAD,

bajo sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a constituir las

pólizas de seguros, correspondientes al GRUPO 3 (Responsabilidad Civil Servidores

Públicos Presidencia y Vicepresidencia) y GRUPO 4 (Responsabilidad Civil Servidores

Públicos Demás Cargos) de la Entidad.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP




4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 30-10-2015 03:56 PM


proyecto de pliego de condiciones. 30-10-2015 03:56 PM


7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. 30-10-2015 05:55 PM

8. Pliego de condiciones definitivo. 30-10-2015 06:26 PM

9. Adendas.

Adenda 1

10-11-2015 05:06 PM

10. Acta de cierre del proceso. 17-11-2015 06:31 PM

11. Informe de evaluación. 27-11-2015 09:52 AM

12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. N/A


14. Contrato. 18-12-2015 11:36 AM

15. Acta de liquidación. Contrato en ejecución

3. Licitación Pública 05-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES ÉXITO S.A

(Contrato número CTO-134-15)

OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios

medios, con plena autonomía técnica y administrativa a efectuar el suministro a LA

ENTIDAD en forma sucesiva y a precios unitarios de los productos de víveres, rancho,

abarrotes, productos de aseo y limpieza para la Casa Privada del Señor Presidente

de la República.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP




4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. N/A


proyecto de pliego de condiciones. N/A



8. Pliego de condiciones definitivo. 19-08-2015 10:17 AM

9. Adendas.

Adenda 1

26-08-2015 03:34 PM



12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 24-09-2015 07:49 AM


14. Contrato. 30-09-2015 11:52 AM

15. Adición 30-12-2015 02:57 PM

15. Acta de liquidación. Contrato en ejecución

4. Selección Abreviada de Menor Cuantía 21-15 celebrado entre el DAPRE y

PROAND Y CIA LTDA (Contrato número CTO-222-15)

OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios con plena autonomía

técnica y administrativa a prestar a la ENTIDAD el servicio de mantenimiento

preventivo mensual y correctivo cada vez que se requiera con suministro de repuestos

para los equipos de rayos x, ubicados en las sedes de la Presidencia de la República

de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en anexo técnico y

económico del presente contrato.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP




4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 20-10-2015 09:21 AM


proyecto de pliego de condiciones. 20-10-2015 09:21 AM




9. Adendas.

Adenda 1

27-10-2015 08:30 AM

Adenda 2

06-11-2015 03:25 PM




13. Acto administrativo de adjudicación. 26-11-2015 05:24 PM

14. Contrato. 10-12-2015 04:57 PM

15. Acta de liquidación. No esta publicada


NEOGLOBAL SAS (Contrato número CTO-219-15)

OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios

medios, con plena autonomía técnica y administrativa a prestar el servicio de

mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para las plantas

eléctricas y subestaciones ubicadas en la Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena

de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en el anexo técnico-

económico del presente contrato.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP










9. Adendas. N/A



12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 30-10-2015 07:17 PM


14. Contrato. 01-12-2015 06:38 PM



PRODUCCIÓN DE EVENTOS 911 S.A.S. (Contrato número CTO-164-15)

OBJETO: En virtud de este contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios,

con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a LA ENTIDAD los servicios de

organización, administración, operación y ejecución de acciones logísticas para la

realización de eventos de la Dirección para la Atención Integral contra Minas

Antipersonal.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP

1. Aviso de convocatoria pública 11-08-2015 06:59 PM

2. Proyecto de pliego de condiciones 11-08-2015 07:01 PM

3. Estudios y documentos previos 11-08-2015 07:00 PM

4. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. 07-09-2015 02:09 PM

17-09-2015 07:52 AM


proyecto de pliego de condiciones.

07-09-2015 02:09 PM

17-09-2015 07:53 AM




9. Adendas.

Adenda 1

21-09-2015 05:47 PM

Adenda 2

24-09-2015 06:14 PM

Adenda 3

24-09-2015 06:16 PM

Adenda 4

13-10-2015 06:52 PM

Adenda 5

27-10-2015 03:44 PM



12. Proyecto de acto administrativo que decide el proceso. 03-11-2015 12:38 PM


14. Contrato. 09-11-2015 04:50 PM


7. Selección Abreviada de Menor Cuantía 18-15 proceso descartado

OBJETO: Contratar el mantenimiento y conservación de zonas verdes y jardines

(incluidos los árboles), con suministro de especies de tierra y abonos, reposición de

material vegetal, poda de prado y tala de árboles de las sedes del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.

ACTO ADMINISTRATIVO


EN EL SECOP





5. Aviso Descarte Proceso 04/11/2015




8. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. N/A

9. Pliego de condiciones definitivo. N/A

10. Adendas. N/A

11. Acta de cierre del proceso. N/A

12. Informe de evaluación. N/A



15. Contrato. N/A


8. Mínima Cuantía 60-15 celebrado entre el DAPRE y GUSTAVO JOSÉ BOTERO

GÓMEZ (Carta de Aceptación No. 43-15).

OBJETO: Contratar la adquisición de la Revista Newsweek en Ingles, para las

diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República.

ACTO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE PUBLICACIÓN

EN EL SECOP

1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 11-12-2015 04:38 PM


3. Observaciones a la invitación pública N/A

4. Documento de respuesta de la entidad sobre las observaciones a la

invitación. N/A

5. Adendas. N/A

6. Acta de cierre del proceso. 16-12-2015 08:46 AM


8. Respuestas a las observaciones del informe de evaluación. N/A

9. Oferta Ganadora. 23-12-2015 04:11 PM

9. Mínima Cuantía 55-15 celebrado entre el DAPRE y SOLUTION COPY LTDA

(Carta de Aceptación No. 40-15).

OBJETO: Contratar el servicio de copiado fotográfico con suministro de material

gráfico y elementos que se requieran para exposiciones fotográficas, de conformidad

con las especificaciones técnicas requeridas de conformidad con las

especificaciones técnicas requeridas por la Entidad.


EN EL SECOP



3. Observaciones a la invitación pública 19-11-2015 06:16 PM


invitación. 19-11-2015 04:55 PM

5. Adendas. 25-11-2015 06:41 PM


7. Informe de evaluación. 30-11-2015 03:59 PM


9. Oferta Ganadora. 04-12-2015 10:58 AM

10. Mínima Cuantía 47-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES EXITO


OBJETO: Contratar el suministro en forma sucesiva y a precios unitarios de los

productos de víveres, rancho y abarrotes para la Casa de huéspedes Ilustres de

Cartagena.


EN EL SECOP

1. Invitación pública a participar en los procesos de mínima cuantía 25-08-2015 08:53 AM




invitación. N/A

5. Adendas. N/A





11. Mínima Cuantía 44-15 celebrado entre el DAPRE y UBALDO MELO DIAZ


OBJETO: Contratar la adquisición de objetos protocolarios consistentes en libros en

ingles del Premio Nobel Colombiano Gabriel García Márquez, para ser entregados

como obsequios protocolarios en los encuentros Binacionales de la Presidencia de la

República.


EN EL SECOP





invitación. N/A

5. Adendas. N/A




9. Oferta Ganadora 24-08-2015 04:54 PM

12. Mínima Cuantía 40-15, celebrada entre el DAPRE y CARRETILLAS TÉCNICAS

DE COLOMBIA S.A.S (Carta de aceptación 028-15)

OBJETO: Contratar la adquisición de carros manuales transportadores de material

archivístico, de conformidad con las especificaciones técnicas requeridas por la

Entidad.


EN EL SECOP





invitación. N/A

5. Adendas. N/A




9. Oferta Ganadora. 14-07-2015 09:05 AM

13. Mínima Cuantía 39-15, declarado desierto.

OBJETO: Contratar la adquisición con instalación de un sistema de sonido para la sala

de juntas de la Vicepresidencia de la Republica, acorde con las especificaciones

técnicas requeridas por la Entidad.


EN EL SECOP


2. Estudios y documentos previos 16-02-2015 04:14PM



invitación. N/A

5. Adendas. N/A


7. Informe de evaluación. N/A


9. Acto de declaratoria de desierta 03-07-2015 05:38 PM

14. Mínima Cuantía 51-15, celebrada entre el DAPRE y MAP INGENIEROS Y/O

MARIA FERNANDA CORTÉS E.U (Carta de aceptación CTO-038-15)

OBJETO: Contratar la adquisición de elementos ergonómicos para uso de los

funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

según las especificaciones técnicas exigidas.


EN EL SECOP



3. Observaciones a la invitación pública 29-10-2015 10:30 AM


invitación. 29-10-2015 10:30 AM

5. Adendas. N/A





15. Mínima Cuantía 48-15 celebrada entre el DAPRE y BIG MEDIA PUBLICIDAD

S.A.S (Carta de aceptación CTO-035-15)

OBJETO: Contratar la publicación de avisos en un diario de amplia circulación

Nacional, que requiera el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República.


EN EL SECOP



3. Observaciones a la invitación pública 11-09-2015 05:13 PM


invitación. 11-09-2015 05:13 PM

5. Adendas. 14-09-2015 04:19 PM





16. Contratación Directa 202-15 celebrado entre el DAPRE y ARMADILLO LTDA

(Contrato CTO-202-15).

OBJETO: En virtud del presente contrato EL ARRENDADOR entrega al ARRENDATARIO,

a título de arrendamiento, y éste recibe de aquel al mismo título, el piso 10 del edificio

ubicado en la Carrera 8 No. 12B-39, con el fin de suministrar áreas y oficinas

adecuadas para el desarrollo de las actividades de las diferentes dependencias de

la Presidencia de la República.


EN EL SECOP

1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa, si a ello

hubiere lugar. 02-03-2016 04:03 PM


3. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las

cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad

contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se

profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a

esta.

03-12-2015 05:37 PM

4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de

liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. El contrato este en ejecución

17. Contratación Directa 241-15 celebrado entre el DAPRE y LEXBASE S.A.S.

(Contrato CTO-241-15).

OBJETO: EL CONTRATISTA, se obliga a prestar, por sus propios medios, con plena

autonomía técnica y administrativa, el servicio de suscripción para el acceso a la

consulta de una base de datos que facilite la elaboración de líneas jurisprudenciales

de la Corte Constitucional con el fin de proveer a la Secretaría Jurídica de

herramientas que faciliten abordar el estudio y análisis de temáticas contenidas en

normas legales o en los proyectos de diferentes actos normativos que ofrezcan

complejidad de interpretación sobre su constitucionalidad o legalidad frente a la

normatividad vigente y los diversos lineamientos jurisprudenciales existentes.


EN EL SECOP


hubiere lugar. N/A






esta.

29-12-2015 09:27 AM


liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. N/A

18. Contratación Directa 243-15 celebrado entre el DAPRE y JEFERSON YECID

LÓPEZ GONZÁLEZ. (Contrato CTO-243-15).

OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga a prestar a la

ENTIDAD, por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa, los

servicios de apoyo a la gestión para realizar actividades de tipo operativo asistencial,

de mensajería y de servicios generales en la Dirección para la Estrategia de

Comunicación, tendientes a contribuir con el normal funcionamiento de la misma.


EN EL SECOP


hubiere lugar. N/A






esta.

29-12-2015 12:58 PM


liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella. N/A

19. Contratación Directa 240-15 celebrado entre el DAPRE y COLOMBIA

TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P (Contrato CTO-240-15).

OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga, por sus propios

medios, con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a la ENTIDAD el

servicio de instalación e interconexión para la Sala de Tele presencia de la Entidad,

por medio de un canal dedicado terrestre.


EN EL SECOP








esta.

22-12-2015 02:45 PM



20. Contratación Directa 237-15 celebrado entre el DAPRE y COSMOS

SISTEMAS INTEGRADOS LTDA. (Contrato CTO-237-15).

OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga, por sus propios

medios, con plena autonomía técnica y administrativa, a prestar a LA ENTIDAD el

servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con bolsa de repuestos para los

equipos tecnológicos que componen la Sala de Estrategia Nacional (SEN) de

acuerdo a las especificaciones previstas en el anexo técnico y económico del

presente contrato.


EN EL SECOP





cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y

la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el

curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.

21-12-2015 12:35 PM



V. RESULTADOS DE LA REVISIÓN AL SECOP

Una vez efectuada la revisión, se obtuvieron los siguientes resultados:

1. No se realizó la publicación en los 3 días siguientes a la suscripción de los actos

administrativos en el SECOP, como se evidenció en los siguientes contratos:

a. Licitación Pública 05-15 celebrado entre el DAPRE y ALMACENES ÉXITO

S.A. (adición 1 contrato número CTO-134-15.)

b. Contratación Directa 202-15 celebrado entre el DAPRE y ARMADILLO

LTDA (Contrato CTO-202-15). AA. De justificación.

c. Contratación Directa 241-15 celebrado entre el DAPRE y LEXBASE S.A.S.

(Contrato CTO-241-15). Contrato.

Incumpliendo lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad

en el SECOP. No Conformidad Real 1.

Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0509 “BS

- Control de Registros en publicación SECOP”, se deberán incluir acciones que

permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real 1.

VI. REVISIÓN SUPERVISIÓN DE CONTRATOS.

Durante el mes de marzo de 2016, la Oficina de Control Interno adelantó la revisión

mediante prueba selectiva de la supervisión de 56 contratos de los 243 ejecutados

en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República durante la

vigencia 2015, como lo establece el numeral 5.4.1.1 Diseño de la muestra 1.Métodos

de muestreo estadístico del Manual de Auditorías Internas.

A continuación, se relacionan los resultados obtenidos en la revisión de los 56

contratos, objeto de auditoría:

VI. RESULTADOS DE LA REVISIÓN A LA SUPERVISIÓN

Una vez efectuada la revisión, se obtuvieron los siguientes resultados:

1. Se evidenció debilidad en la revisión de los documentos pre-contractuales, como

se observó en la carpeta del contrato 005-15, al encontrar en el folio 6, que la

oferta de servicios se presentó el día 15 de diciembre de 2015 y el contrato se firmó

el 9 de febrero de 2015. Incumpliendo el Control de Planeación y Gestión del

Modelo Estándar de Control Interno 2014. No Conformidad Real 2.

2. No se evidenciaron claramente los resultados obtenidos frente a las obligaciones

contractuales de contratos ejecutados, como se evidenció en:

La carpeta del contrato 028-15

- En los informes del contratista y la certificación del supervisor de julio hasta

octubre de 2015 presentan la misma información.

- En cuanto a la Relación con el proyecto de Inversión en la certificación del

supervisor: producto que contribuye “(…) planes locales de acción integral contra

minas antipersonal (construidos) (…)”. Presenta una meta producto de 20 constante

en la certificaciones de abril a octubre y un % de contribución del 1.55, y en el

informe final del supervisor una meta producto de 58 y % de contribución de 1.55,

lo anterior no permite entender su resultado y relación con las obligaciones

pactadas.

La carpeta del contrato 003-15.

- El porcentaje de contribución con las metas de productos del proyecto de

Inversión Implementación de las estrategias de la Alta Consejería para Programas

Especiales 2011011000187 no son coherentes con las actividades descritas

mensualmente en las certificaciones de ejecución contractual, como se

evidenció en la revisión de:

Producto: “Desarrollo de Talleres de diseño participativo y de socialización con

las comunidades beneficiarias”.

En las certificaciones de: junio 29.17% Folio 151. Julio 33.33% folio 163 y septiembre

45.83% folio 173. En las cuales no se evidenció el desarrollo de los talleres en

mención y no se encontraron documentos soportes.

Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Consejería Presidencial para

la Primera Infancia, remitió mediante correo electrónico del día 26 de mayo de

2016 el siguiente informe, respecto a la No Conformidad refreída al contrato 003-

15:

“(…)Respuesta: La versión 3 del formato FB-S-34 «Certificación Periódica de Ejecución de

Contrato de Prestación de Servicios Personales», liberada el 30 de abril de 2015, trajo como

novedad la inclusión de la tabla RELACIÓN CON EL PROYECTO DE INVERSIÓN.

Para los contratos de la Consejería Presidencial para la Primera Infancia, se decidió registrar

el avance de las metas del Proyecto de Inversión 2015 conforme las gestiones realizadas

por todo el equipo y no desde el aporte de cada contratista. Es decir, para el caso de este

producto se tenía prevista la realización de 24 Talleres (12 Talleres de Socialización y 12

Talleres de Diseño Participativo) los cuales fueron realizados durante la vigencia por los

siguientes contratistas:

1. Laura Arrazola Liévano: 6

2. Andrés Felipe Ortega Hernández: 2

3. Gabriel Alejandro Cano Velandia: 4

4. Eugenio Ortiz Uribe: 10

5. Iván Darío Quiñones Sánchez: 2

A continuación se explica cómo fue el comportamiento de la meta en los meses de mayo

a septiembre:

Mes Avance

Meta

Observación

Mayo 2015 29,17%

Durante el mes de Mayo de 2015 se realizaron 2 Talleres de

Socialización en los municipios de Policarpa (Nariño) y Leticia

(Amazonas).

A estas jornadas asistieron por parte del Equipo de la Consejería

Presidencial para la Primera Infancia:

1. Policarpa (Nariño) – Iván Dario Quiñones S.

2. Leticia (Amazonas) – Andrés Felipe Ortega H.

Junio 2015 29,17%

Durante el mes de Junio de 2015 no se realizaron Talleres de Diseño

Participativo y tampoco Talleres de Socialización. Por tal motivo la

contribución a la meta no se mueve y se reporta la misma meta del

mes anterior (Mayo 2016).

Julio 2015 33,33%

Durante el mes de Julio de 2015 se realizó 1 Taller de Diseño

Participativo con la comunidad beneficiaria del Centro de

Desarrollo Infantil en el municipio de Santa Rosa de Viterbo. En esta

jornada participó la contratista Laura Arrazola Liévano.

De acuerdo con lo anterior, la meta se incrementa durante este

mes.

Agosto

2015 33,33%

Durante el mes de Agosto de 2015 no se realizaron Talleres de Diseño

Participativo y tampoco Talleres de Socialización. Por tal motivo, la

contribución a la meta no se mueve y se reporta la misma meta del

mes anterior (Julio 2016).

Septiembre

2015 45,83%

Durante el mes de septiembre se realizaron 2 Talleres de Diseño

Participativo en los municipios de Fortul (Arauca) y Santa Lucía

(Atlántico).

A estas jornadas asistieron por parte del Equipo de la Consejería

Presidencial para la Primera Infancia:

1. Fortul (Arauca) – Laura Arrazola Liévano.

2. Santa Lucía (Atlántico) – Andrés Felipe Ortega H. y Eugenio

Ortiz Uribe.

De acuerdo con lo anterior, la meta se incrementa durante este

mes.

Por tal motivo, aún en los meses en los cuales el contratista Gabriel Cano no realizó talleres

de diseño participativo y de socialización, se registró el avance que aportaba el resto del

equipo. Por tanto, se solicita no mantener este hallazgo en el informe final de la auditoría.

(…)”

Una vez revisado el Informe de descargos, se observó que la Consejería

Presidencial no presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No

Conformidad Real, por tal razón se mantiene, teniendo en cuenta que en la

certificación se atribuye el resultado de un indicador de manera individual y no

colectivo.

La carpeta del contrato 027-15:

- No se observó el informe pormenorizado con los avances y resultados

obtenidos que den cuenta de las actividades ejecutadas.

La carpeta del contrato 046-15 y 049-15

- No se encontraron los documentos soportes del ingreso al almacén y el

correspondiente recibo a satisfacción de los elementos adquiridos.

Lo anterior Incumpliendo lo dispuesto en el Manual de Contratación numeral 2.5

Supervisión y Seguimiento a la ejecución de los contratos. No Conformidad Real 3.

Mediante correos electrónicos de fecha 20 de mayo de 2015, el Grupo de

Bienestar y Responsabilidad Social del Área de Talento Humano, anexa soportes

documentales con el fin de desvirtuar el hallazgo.

Una vez revisados y analizados los documentos enviados, se observó que los

mismos no son soportes suficientes que permitan desvirtuar la No Conformidad

Real, por tal razón se mantiene.

3. Se evidenció que no se reportó trimestralmente al ordenador del gasto la

planificación y control de la ejecución de los contratos, como se determinó en la

consulta realizada al Área Financiera, donde manifestaron que los supervisores de

los contratos que se relacionan a continuación no reportaron dicha información:

054-15, 099-15, 075-15, 028-15, 013-15, 020-15, 047-15, 037-15, 027-15, 046 -15, 012-

15, 037-15, 069-15 y 044-15. Incumpliendo el numeral 6 del 2.5 supervisión y

seguimiento a la ejecución de los contratos del Manual de Contratación. No

Conformidad Real 4.

Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0514

“BS - Reporte trimestral al ordenador del gasto”, se deberán incluir acciones que

permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real 4.

4. Se evidenció que no se certificaron mensualmente los pagos por parte del

supervisor, como se observó en los soportes de la carpeta del contrato 013-15, al

encontrar que de 11 pagos sólo certificaron 9 de ellos. Incumpliendo lo dispuesto

en la cláusula segunda del citado contrato. No Conformidad Real 5.

Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Secretaria Jurídica, remitió

mediante correo electrónico del día 23 de mayo de 2016 el siguiente informe,

respecto a la No Conformidad refreída al contrato 003-15:

“(…)Esta situación se generó ante una situación de incapacidad que recayó

sorpresivamente sobre la persona encargada de recibir la información que debía

certificarse, lo cual generó un traumatismo que dificultó la tarea de convalidación de la

facturación a tramitarse, toda vez que la incapacidad mencionada se extendió por un

término superior a un año. No obstante, en la actualidad se tomaron las medidas

correctivas que permitan mitigar otra eventualidad parecida a futuro. (…)”

Una vez revisado el correo de descargos, se observó que la Secretaria Jurídica no

presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No Conformidad Real, por

tal razón se mantiene.

5. No se publicaron los informes de supervisión en la página web de la entidad,

como se evidenció en la revisión del sitio web - Informes de ejecución, al no

encontrar publicado el referido contrato 044-15. Incumpliendo lo establecido en

el Artículo 2.1.1.2.1.8, del Decreto 1081 de 2015. No Conformidad Real 6.

Sin embargo, como se encuentra en proceso de formulación la mejora NCR-0495

“BS - Publicación Informes de Supervisión”, se deberán incluir acciones que

permitan dar tratamiento a la situación encontrada en la No Conformidad Real

6.

6. No se realizó la liquidación de los contratos en los términos pactados, como se

evidenció en los contratos 014-15 y 020-15, al no encontrar el acta de liquidación

correspondiente en cada expediente. Incumpliendo lo dispuesto en las cláusulas

contractuales de los contratos mencionados. No Conformidad Real 7.

Lo anterior, permite evidenciar que la Mejora NCR-0462 no fue eficaz dado que

no se eliminaron las causas generadoras de la no conformidad teniendo en

cuenta que se continúan liquidando los contratos por fuera de los términos

establecidos en la minuta; por lo tanto, se deberá reformular el plan de

mejoramiento como lo establece el procedimiento P-EM-06 Formulación,

seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento así como incluir las

acciones que permitan dar tratamiento a la situación evidenciada en la no

conformidad real 7.

7. Se evidenció que los certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales de

persona natural tienen fecha posterior a la firma del contrato, como se observó

en la revisión del contrato 036-15. Incumpliendo lo dispuesto en el parágrafo del

artículo 1 de la Ley 190 de 1995. No Conformidad Real 8.

8. Se evidenció que se cita normatividad derogada en los estudios previos, como se

observó en el literal H del contrato 036-15, “análisis de garantías a requerir”, al

referirse al artículo 7 del Decreto 2516 de 2011, el cual se derogó por el Decreto

734 de 2012, que a su vez se encuentra derogado por el Decreto 1510 de 2013.

Incumpliendo lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 153 de 1887. No Conformidad

Real 9.

9. Al realizarse la revisión del informe de cambio supervisión del contrato 003-15, se

detectó inconsistencia en los saldos por ejecutar del contrato, pues se relaciona

un valor de $ 46.073.600 m/cte, siendo el valor real por ejecutar de $33.073.600.

m/cte, Lo que podría afectar la confiabilidad de la información suministrada y el

control de los registros NTC GP 1000:2009. No Conformidad Potencial 1.

Una vez remitido el Informe de Auditoría Preliminar, la Consejería Presidencial para

la Primera Infancia, remitió mediante correo electrónico del día 26 de mayo de

2016, el siguiente informe respecto a la No Conformidad Potencial 1.

“(…) Efectivamente, se cometió un error involuntario de digitación durante la elaboración

del informe por cambio de supervisor, al consignar una cifra inexacta en el balance del

mismo. Sin embargo, la equivocación fue corregida en el informe final del contrato, en el

cual se ven reflejados los valores reales ejecutados. Es por ello que se solicita no mantener

este hallazgo en el informe final de la auditoría. (…)”

Una vez revisado el Informe de descargos, se observó que la Consejería

Presidencial no presentó evidencias objetivas que permitan desvirtuar la No

Conformidad Potencial, por tal razón se mantiene.

Recomendaciones generales

1. Fortalecer el análisis del sector presentado en los estudios previos por el área

solicitante de la contratación, lo que permitirá conocer el sector relativo al objeto

de la contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera,

organizacional, técnica, y de análisis de riesgo.

2. Realizar el informe final teniendo en cuenta los certificados del responsable del

Área de Tesorería de los pagos efectuados durante la ejecución del contrato, lo

que permitirá ejercer un mayor control sobre los valores realmente pagados y por

ende, garantizar el correcto cierre del mismo.

3. Publicar los informes de supervisión en la página web de la Entidad, lo que permitirá

cumplir a cabalidad con la Ley de Transparencia.

4. Mejorar la descripción de los informes de supervisión, acreditando los bienes y/o

servicios efectivamente entregados por el contratista, visualizando el cumplimiento

con las condiciones pactadas en las obligaciones del contrato y adjuntando los

soportes correspondientes, permitirá garantizar una adecuada supervisión del

contrato.

VIII. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Una vez finalizada la revisión a la información publicada en el SECOP como al

ejercicio de supervisión de los contratos suscritos por la Entidad durante la vigencia

2015, se pudo determinar que si bien el proceso dispone de procedimientos y

controles para el desarrollo de su gestión, es importante fortalecer la aplicabilidad

eficaz de los mismos, los cuales deberán ser tratados en los planes de mejoramiento

correctivos y preventivos.

informe de auditoria de seguimiento a la...

Documents