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GENERALES AUDITORIAS INTERNAS O PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA CONCLUSIONES

Periodo Auditado Cierre vigencia 2016 y lo corrido de 2017 Fecha del Informe: 20 de octubre de 2017

Procesos Auditados: (12) Procesos de Dirección, Misionales y de Soporte

Objetivo de la Auditoría:

Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

ASPECTOS CONFORMES

NO. CONCLUSIÓN PROCESO(S) RESPONSABLE(S)

1

COMPROMISO RESPONSABLES DE PROCESOS

Procesos de Dirección y Evaluación, Misionales y de Soporte

Se evidenció alto compromiso y conocimiento por parte de los responsables de los procesos y su disposición con el proceso de auditoría, lo que permitió verificar la alineación de la Política de Gobierno con los lineamientos internos y los controles establecidos, para el desarrollo de las funciones de la Entidad.

2

DISPOSICIÓN COORDINACIÓN Y ORGANIZACIÓN EQUIPOS DE

Procesos de Dirección y Evaluación, Misionales y de Soporte

TRABAJO

- La disposición para atender la auditoría interna al SIGEPRE, la buena interrelación entre los equipos de los procesos, la oportuna entrega de las evidencias y los registros, permitió realizar la auditoría en todos los aspectos planificados y obtener los resultados para la mejora continua del SIGEPRE.

- Se evidenció coordinación en los equipos de trabajo de las dependencias, seguimiento y aplicación de controles, lo que permitió verificar las etapas de articulación, implementación, seguimiento y medición de los planes de los procesos, el cumplimiento de los objetivos y la prestación de los servicios.

3

-,

DEFINICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS MISIONALES

Proceso Gestión de Asuntos Políticos

- Oficina del Alto Comisionado para la Paz: alistamiento y seguimiento a la implementación de los Acuerdos de Paz.

- Alta Consejería Presidencial de Comunicaciones: Herramienta SAMI, facilitando la automatización del trámite Campañas Publicitarias de las entidades públicas del orden nacional.

- Consejería Presidencial para la Primera Infancia: eficaz articulación y coordinación dele Estrategia Nacional de "Cero a Siempre".

- Consejería Presidencial para Equidad de la Mujer - CPEM: adecuado funcionamiento del Observatorio de Asuntos de Género.

- Alta Consejería Presidencial para las Regiones:implementación de la aplicación APP, permitiendo fortalecer la comunicación e interacción con Gobernadores y Alcaldes.

- Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven: aplicabilidad de Plataformas Tecnológicas: JUACO y si JOVEN, especializadas en datos relevantes de y para la población juvenil en Colombia.

- Descontamina Colombia: Estrategias de articulación efectiva bajo estándares nacionales e internacionales para Desminado Humanitario, Asistencia a Víctimas y Educación en el Riesgo de Minas, logrando resultados de impacto, contribuyendo en la disminución de víctimas por Minas, así: en 2015, se registraron 222 víctimas; en 2016, 84 víctimas y en lo corrido de 2017, 16 víctimas.

- Consejería Presidencial para los Derechos Humanos: trabajo articulado con las entidades del Plan Marco y las mesas preparatorias, permitiendo aunar esfuerzos para el avance de la Política en Derechos Humanos.

F-EM-10 (Versión: 04)

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APLICACIÓN DE CONTROLES

Proceso Gestión de Asuntos Políticos Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión Financiera Tecnologías de Información y Comunicaciones

Evaluación, Control y Mejoramiento

- Se observó una aplicación efectiva de los controles establecidos para el seguimiento al cumplimiento de los objetivos y Metas misionales así como una correcta prestación del servicio en el Proceso Gestión de Asuntos Políticos.

- Los controles internos aplicados en los riesgos, en la programación y ejecución de las comisiones así como en la ejecución del plan anual de adquisiciones, permitieron detectar desviaciones y adoptar correctivos en el Proceso Gestión de Asuntos Políticos.

- Aplicación de controles para atender las solicitudes de contratación, lo que les ha permitido cumplir en forma oportuna con las disposiciones de la Dirección de Operaciones.

- Se resalta la implementación y aplicación de controles al interior del proceso de Gestión Financiera, que permiten garantizar la realización de las actividades acorde con los procedimientos y normatividad correspondiente, así como la adecuada administración de los riesgos identificados.

- La aplicación dé controles idóneos que permiten anticiparse ante situaciones que amenacen la seguridad de la información.

- Los controles que tienen establecidos permiten blindar la ejecución de las labores, garantizando efectividad en el ejercicio que realiza la Oficina de Control Interno de manera satisfactoria. .

5

OPERACIÓN DEL SIGEPRE

Gestión de Asuntos Políticos Evaluación, Control y Mejoramiento

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

- La estrategia adoptada para descentralizar la operación del SIGEPRE como la labor de los Enlaces del Proceso Asuntos Políticos, han permitido el registro de la información con calidad y una gestión orientada al resultado.

- El desarrollo del aplicativo y el manejo del SIGEPRE en Evaluación, Control y Mejoramiento, han permitido un eficiente desarrollo de las funciones del equipo del proceso.

- El adecuado manejo del aplicativo SIGEPRE como herramienta de seguimiento y control de las actividades en las 5 dependencias del Proceso SA, permitieron tomar decisiones oportunas y adoptar acciones de mejora continua.

6

RESPUESTA OPORTUNA A LAS PSQR

Gestión de Asuntos Políticos

La estrategia adoptada para dar trámite y respuesta a las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos, permitiendo la respuesta oportuna de las PSQR, en dependencias como: la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, en la Consejería Presidencial para la Primera Infancia, en la Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas, Dirección para el Sector Privado y Dirección de Colombia Joven.

7

DOCUMENTACIÓN CONTROLADA DE LOS PROCESOS


Difusión al interior sobre los cambios y ajustes en los documentos del SIGEPRE, lo que ha generado un mayor interés en el manejo de la herramienta y en los beneficios que obtiene al disponer de información actualizada.

8

COMUNICACIÓN INTERNA

Gestión Financiera Se observó una adecuada comunicación al interior del proceso, desde el líder, los coordinadores de grupo y el equipo de trabajo en general, lo que ha permitido la ejecución de actividades con eficiencia y eficacia.

9

SOCIALIZACION INTERNA DE VALORES

Gestión de Asuntos Políticos Adquisición de Bienes y Servicios

- La estrategia de socialización interna de los valores institucionales, permite fortalecer una cultura organizacional más comprometida y sensible a las necesidades de los clientes externos.

- La socialización interna de los valores institucionales, permiten fortalecer uña cultura organizacional con sentido de lo público.

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CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y PRINCIPIO DE

Gestión de Asuntos Políticos Talento Humano

Direccionamiento Estratégico Gestión Jurídica

DIVULGACIÓN

- La implementación de instrumentos de autocontrol, que permite evidenciar el cumplimiento de la Ley 1712 del 2014 sobre la publicidad de los informes de supervisión de los contratos y demás documentos producidos por dependencias como: la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer y Consejería Presidencial para la Primera Infancia.

- Secretaría de Transparencia en la implementación y mantención de la calificación de información en el aplicativo Taurus, detallando la TRD.

- Se evidenció la implementación del principio de divulgación en marco de la Ley de Transparencia a través de la publicación de los informes de los supervisores que hacen parte del Área de Talento Humano.

- Se evidenció en la Oficina de Planeación la implementación de acciones que permitieron fortalecer el proceso de calificación de información (Aplicativo Taurus).

- Se resalta la calificación de la información asi como la base de datos de actos normativos, lo que facilitó la consulta, calidad y oportunidad en los reportes de la Secretaría Jurídica.

11

PRESTACIÓN DE LOS SUB-SERVICIOS MISIONALES



- La experticia y compromiso del equipo de trabajo en la elaboración de los discursos, artículos y fichas, logrando una gestión eficaz y el excelente liderazgo ejercido por el Director de Discursos, logrando cohesión del equipo de trabajo en el cumplimiento de los objetivos.

- Se ve una efectiva planeación de las actividades de la Secretaría de Prensa para el acompañamiento y cumplimiento de la agenda de Señor Presidente.

- El conocimiento y compromiso del personal de Casa Militar, han permitido prestar un servicio con calidad y oportunidad así corno la coherencia de la información reportada, permite la toma de decisiones oportunas.

- Capacidad de gestión para obtener apoyo con Organismos de Cooperación Internacional para contribuir en el cumplimiento de las metas definidas por la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer.

- El modelo de gestión funcional del AICMA, en sus componentes de Direccionamiento Estratégico, Pilares Misionales, Coordinación y Soporte, Retroalimentación — Acción, y Evaluación, Seguimiento y mejora, que le han permitido identificar cómo coordinar el funcionamiento interno para alcanzar resultados.

12

PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS

Atención al Usuario Gestión Administrativa

Tecnologías de Información y Comunicaciones

- El conocimiento del proceso y de las actividades realizadas por parte del equipo de trabajo del Grupo de Atención a la Ciudadanía ha permitido prestar un buen servicio a la ciudadanía.

- Los controles implementados lo cual ha permito una mejora en la prestación de los servicios del proceso Gestión Administrativa.

- La percepción positiva por parte de los usuarios en los servicios internos que presta el Proceso TICS.


13

EFICACIA DE LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS

Direccionamiento Estratégico (DE) Evaluación, Control y Mejoramiento (EM)

Atención al Usuario (AU) Gestión de Asuntos Políticos (AP)

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa (SA)

Gestión Administrativa (GA) Adquisición de Bienes y Servicios (BS)

Talento Humano (TH)

- Se evidenció la eficacia de las acciones propuestas en 66 planes de mejoramiento porque eliminaron las causas que generaron las no conformidades así como la implementación de acciones de mejora:

(DE) 7 Mejoras. (EM) 7 mejoras. (AU) 2 mejoras. (AP) 28 Mejoras. (SA) 4 mejoras. (CA) 6 mejoras. (BS) 10 mejoras. (TH) 2 mejoras.

ASPECTOS NO CONFORMES REALES Y POTENCIALES

ASPECTOS NO CONFORMES REALES

1

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE ACCION

Gestión de Asuntos Políticos Direccionamiento Estratégico


Existen debilidades en el seguimiento y control de las actividades del Plan de Acción, no se registran los avances con oportunidad y no se adjuntan los entregables, corno se evidenció en los siguientes casos:

Secretaria de Transparencia Oficina de Planeación Consejería Presidencial para la Primera Infancia Alta Consejería Presidencial para las Regiones Dirección para Asuntos Políticos FONDOPAZ Secretaria Privada

Incumpliendo con el numeral 4.2.4 Control de los registros, el 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento, en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 y las actividades 17, 27 y 28 del Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01 y los lineamientos internos establecidos por el Proceso de Direccionamiento Estratégico del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia — SIGEPRE. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

2

ANÁLISIS DE DATOS DE INDICADORES

Direccionamiento Estratégico Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión de Asuntos Políticos Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

y Comunicación y Prensa Tecnologías de Información y Comunicaciones

No se evidencia análisis de datos que demuestre idoneidad, eficacia del proceso ni tampoco que estos permitan identificar oportunidades de mejora frente a las mediciones realizadas a través de la recopilación de información, corno se evidenció en los siguientes casos:

Dirección de Gestión General Adquisición de Bienes y Servicios Dirección para el Posconflicto Secretaria Privada TICS

Incumpliendo el procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02, el numeral 8.4 Análisis de datos, el literal c) de la NTC GP 1000 y el control de evaluación eh el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.


3

MONITOREO DE RIESGOS Y APLICABILIDAD DE CONTROLES


Tecnologías de Información y Comunicaciones

Existen debilidades en el monitoreo y descripción de la aplicabilidad de los controles asociados a los riesgos, como se evidenció en:

La Dirección para el Posconflicto (Transversal DE) Proceso TICS

Incumpliendo el numeral 8.2.3 de la NTC GP 1000 Seguimiento y Medición de los procesos, con el módulo de Planeación y Gestión, control de evaluación y seguimiento en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014, el numeral 6.4.1 controles y el numeral 6.6.1 monitoreo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 Versión 12; y el Manual de Políticas de Seguridad de la Información apra el caso de TICS.

4

CONTROL DE DOCUMENTOS

Atención al Usuario Gestión de Asuntos Políticos

Gestión Jurídica Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

y Comunicación y Prensa Talento Humano

Direccionamiento Estratégico

Existen debilidades en el control de los documentos de los procesos, no se actualizan a partir de la normatividad vigente, como se evidenció en los siguientes casos:

Atención al Usuario Dirección para Asuntos Políticos Oficina del Alto Comisionado para la Paz Secretaria de Transparencia Secretaria Jurídica Secretaria Privada Talento Humano

Incumpliendo lo establecido en el Procedimiento de Generación y Control de Documentos y con el numeral 4.2.3 Control de Documentos y el literal (b), (c) y (f) de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000 y el MECI 2014 en el componente de Información y Comunicación. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

5

TRAMITE Y RESPUESTA DE LAS PSQR

Gestión de Asuntos Políticos Gestión Administrativa

Gestión Jurídica Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

y Comunicación y Prensa Talento Humano

Atención al Usuario

No se dio respuesta oportuna a los Derechos de Petición allegados a la Entidad, como se evidenció en:

Gestión de Asuntos Políticos Gestión Administrativa Gestión Jurídica Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y

Prensa Talento Humano


Incumpliendo la Ley 1755 de 2015, Resolución 0987 de 2016 (Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición), el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 y la NTC GP 1000 7.5.4 Propiedad del cliente. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

6

ANÁLISIS EVALUACIÓN SERVICIOS MISIONALES


Gestión de Asuntos Políticos Atención al Usuario

No se ha realizado el análisis de los resultados de la evaluación de los servicios misionales 2016, como se evidenció en:

Dirección de Discursos Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 10. Mecanismos de Evaluación de cumplimiento en el Servicio del Manual de Servicios Misionales M-AU 01, el numeral 8.4 literal a) Análisis de datos de la NTC GP 1000 y el control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014. Transversal a Proceso de Atención al Usuario.

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7

CARACTERIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PRODUCTOS NO

Gestión Jurídica Atención al Usuario

CONFORMES

No se presentó la caracterización y seguimiento de productos no conforme F-AU-01, como se evidenció en

La Secretaría Jurídica

Incumpliendo los lineamientos establecidos en el Manual de Servicios Misionales M-AU-01, en el numeral 8.2.4 de la NTC GP 1000 y el control de evaluación y seguimiento en el componente de autoevaluación institucional del MECI 2014. Transversal a/ Proceso de Atención al Usuario. .

8

REPORTE TRATAMIENTO SS NO CONFORME



No se realizó el reporte al tratamiento al servicio no conforme, como se observó en:

La Secretaria Privada

Incumpliendo lo dispuesto en el literal E numeral 9 del Manual de Servicios Misionales de la Presidencia de la República- M-AU-01. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

9

PLANES DE MEJORAMIENTO NO EFICACES


Adquisición de Bienes y Servicios


Gestión Documental Evaluación, Control y Mejoramiento

Las acciones propuestas e implementadas en las 14 mejoras no fueron eficaces, como se evidenció en:

Dirección de Discursos: NCR-0555 y 0M-0297. Adquisición de Bienes y Servicios: NCR-0495 y NCR-0462. Dirección de Eventos: NCR-0556. Secretaria de Prensa: NCR-0557 Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal —

Descontamina Colombia: NCR-0537 Proceso de Direccionamiento Estratégico: NCP-0237, NCP-0238 y

NCR-0561. FONDO PAZ: NCP-0226 y NCR-0227 Gestión Documental: NCP-0240 Oficina del Alto Comisionado para la Paz: OM-0294

Incumpliendo el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06, numeral 8.5 de la NTC GP 1000 y el MECI en control de evaluación, componente Planes de Mejoramiento. Las mejoras se devolverán al paso de formulación y deberán reformularse en un nuevo plan. Transversal al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento.

10

REGISTROS DE ARTICULACION Y SEGUIMIENTO


No se evidencian registros de los servicios de articulación, seguimiento y coordinación que presta la Dirección para el Posconflicto, como se observó en:

Los talleres de coordinación con entidades del orden nacional para el seguimiento a los puntos del acuerdo: No se documentan los resultados del mismo.

No se documentan los compromisos y el respectivo seguimiento, acordados en mesas preparatorias y técnicas.

Incumpliendo la Caracterización del Proceso Gestión de Asuntos Políticos, el numeral 6. Lineamientos Generales para la prestación de los servicios misionales del M-AU-01 Manual de Servicios Misionales, el literal e) del nutriera' 7.5.1 control de la prestación del servicio, el numeral 7.5.3 Identificación y trazabilidad de la NTC GP 1000.2009.

11

•

BENEFICIOS DEL APLICATIVO SIGEPRE


Desconocimiento del uso y beneficios del sistema SIGEPRE, como se evidenció en:

FON DO PAZ

Incumpliendo el numeral 5.6 Responsabilidad y autoridad — todo el personal, establecido en el Manual del SIGEPRE M-DE-02.


12

PUBLICACIÓN INFORMACIÓN


- Se determinó que la información publicada en el micrositio de:

a). FONDO PAZ no se encuentra actualizada b) Secretaría de Transparencia no se encuentra completa

Incumpliendo el Principio de Transparencia establecido en la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

- No se encuentran publicados los informes de supervisión en la página web de la Entidad, como se evidenció en la revisión de:

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos Secretaria de Transparencia

Incumpliendo lo establecido en el literal g) del artículo 11 de la ley de transparencia 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015, Articulo 2.1.1.2.1.8; el aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014 y el numeral 2.6.2 del Manual de Contratación de la Entidad código M-BS-01 (versión 17). Transversal al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

CODIFICACIÓN OBLIGACIONES SIIF

de Asuntos Políticos 13 Gestión

La actividad de "Codificar las obligaciones de acuerdo con la parametrización de Sistema S.I.I.F, el Régimen de Contabilidad Pública, y la naturaleza del gasto, contabilizar y aprobar las obligaciones y deducciones de acuerdo con lo definido en la Cuenta de Pago." no la está realizando el Grupo de Contabilidad de FONDO PAZ, como se evidenció al observar que remiten la información sin verificar la correcta codificación, generando reprocesos, dado que el proceso de codificación lo está realizando el grupo de Central de Cuentas. Incumpliendo lo dispuesto en la actividad 15 del procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuestal del Proceso de Gestión Financiera.

14

CONTROL DE ACTAS Y REGISTROS


y Comunicación y Prensa Adquisición de Bienes y Servicios

Existen debilidades en el control de actas y registros, como se evidenció en:

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos Dirección de Eventos Secretaría de Prensa Adquisición de Bienes y Servicios

Incumpliendo lo establecido en el artículo 11 del Decreto 4100 de 2011 y el artículo 4 del Decreto 4690 de 2007, el numeral 4.2.4 Control de registros de la NTCGP 1000:2009, el numeral 4.4 Organización del Manual de Gestión Documental y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014, el artículo 10 de la Resolución 0345 del 24 de mayo de 2016.

15

PROVISIÓN DE RECURSOS

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

Los integrantes del grupo de monitoreo de la Secretaría de Prensa no cuentan con audífonos y grabadoras indispensables para el desarrollo de sus actividades laborales, como se pudo evidenciar en el recorrido y entrevista al grupo de monitoreo de la Secretaria de Prensa, Incumpliendo con el numeral 6.1 Provisión de Recursos de la NTC GP 1000:2009, Control de Planeación y Gestión en el elemento Planes, Programas y Proyectos del MECI 2014.

16

I 1

FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN

Gestión Documental

„de

Se evidencia el incumplimiento de las funciones del supervisor en el contrato 064-16 COLVATEL, el cual no se ejecutó al 100%, como se determinó en la entrevista con el encargado del proceso y en la revisión documental del expediente contractual. Incumpliendo el 2.2.2 designación de supervisión y responsabilidades implicadas en su ejercicio del (5/1"-BS-01 Manual de Contratación V.17, los artículos 83 y 84

la Ley7l'4 de 2011, artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Código: F-E 10 (Versión: 04) 7 de 15

CRONOG RAMA DE TRANSFERENCIAS

Gestión de Asuntos Políticos al Usuario

Gestión Documental 17 Atención

Se evidencia el incumplimiento del cronograma de Transferencias Primarias al archivo central, como se observó para las dependencias:

ACP para las Comunicaciones Atención al Usuario Consejería para los Derechos Humanos Secretaria de Transparencia Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal -

Descontamina Colombia Consejería para la equidad de la Mujer.

Incumpliendo la Tabla de Retención Documental de la dependencia y el numeral 4.5.1 Transferencias Primarias al Archivo Central del Manual de Gestión Documental M-GD-01, el Control de Registros 4.2.4 de la NTC GP 1000 y el componente de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversal al proceso de Gestión Documental.

18

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO

Gestión de Asuntos Políticos Gestión Documental

No se aplican los lineamientos de organización y archivo, como se evidenció en:

Dirección para el Posconflicto Alta Consejería Presidencial ara las Comunicaciones

Incumpliendo el numeral 4.4 Organización del Manual de Gestión Documental M-GD-01, el numeral 4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000 y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014. Transversal al Proceso de Gestión Documental.

19

SEÑALIZACIÓN

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial Talento Humano

No hay señalización donde se indiquen salidas de emergencia, puntos de encuentro y áreas restringidas, evidenciado:

En la Secretaria de Prensa

Incumpliendo el Decreto 1443 de 2014 SEÑALIZACIÓN Artículo 25. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias y la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de la Entidad. Transversal al Proceso de Talento Humano.

20

DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO

Tecnologías de InforMación y Comunicaciones

No se documentaron los cambios asociados a los sistemas de información de la Entidad, como se evidenció al indagar por la gestión del Cambio de la versión 02 del SIGEPRE de marzo de 2017 y el cambio del Sistema de Información de nómina HOMINIS a Sistema KACTUS realizado en enero de 2017, incumpliendo el numeral 6.3 b) de la NTC ISO 9001:2008 Infraestructura y el Procedimiento Administración de Cambio P-TI-22. Versión 2 y el numeral 9. Gestión del Cambio en el SIGEPRE del Manual del SIGEPRE.

ASPECTOS NO CONFORMES POTENCIALES

1

SOPORTES DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCION

Di recciona Miento Estratégico Gestión de Asuntos Políticos

Talento Humano Di reccionamiento Estratégico

Se óbservaron debilidades en el seguimiento y control de los registros que son soporte de actividades del Plan de Acción, como se evidenció (Muestra) en:

Oficina de Planeación Dirección de Gestión General Consejería Presidencial de Seguridad Talento Humano

Lo que podría afectar el cumplimiento del numeral 4.2.4 Control de Registros, el 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento, en el componente de Autoevaluacióri Institucional del MECI 2014 y las actividades 17, 27 y 28 del Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico. .

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2

DEFINICIÓN DE CONTROLES PARA MITIGAR RIESGOS



Se observaron debilidades en la definición y aplicación de controles que mitiguen la materialización del Riesgo, como se evidenció en los siguientes casos:

, Secretaria de Prensa Secretaria de Transparencia

Lo que podría generar la materialización del riesgo, el incumplimiento al numeral 6.6.1 Monitoreo de Riesgos en el Aplicativo SIGEPRE de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01, el control de Evaluación y Seguimiento del MECI 2014 y el numeral 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

3

FORMULACIÓN DE INDICADORES PARA RIESGOS

Gestión de Asuntos Políticos Tecnologías de Información y Comunicaciones

Se observaron debilidades en la formulación de los indicadores que miden la materialización de los riesgos, como se evidenció en los siguientes casos:

1. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos 2, TICS

Posible incumplimiento del numeral 6.5.3 Formulación de acciones y/o indicadores de riesgo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo, con el módulo de Planeación y Gestión, componente Administración del Riesgo del MECI 2014 y el numeral 4.1 requisitos generales de la NTC GP 1000 y el Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

IDENTIFICACIÓN RIESGO DE CORRUPCIÓN

Gestión Documental Direccionamiento Estratégico

-

4

No existe un riesgo asociado a Corrupción donde se pueda controlar y minimizar el riesgo de destrucción, alteración, ocultamiento en modalidades culposas o dolosas en los documentos producidos por las distintas dependencias de la entidad, como se evidenció en:

El Proceso de Gestión Documental.

Lo que podría generar el incumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y los Lineamientos para la Administración del Riesgo de la Entidad. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

5

CODIFICACIÓN CONCEPTOS JURÍDICOS INTERNOS

Gestión Jurídica Atención al Usuario

En el análisis de 'revisión de conceptos jurídicos se evidenció que no hay claridad frente a la codificación de conceptos jurídicos internos como externos, como se evidenció en Secretaría Jurídica, toda vez que el concepto 0FI17-00043641 se codificó como externo, correspondiendo a un concepto interno de la Entidad por lo que debió haber sido codificado con un MEM, lo que podría generar un incumplimiento al Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, al eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014 y el numeral 4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

6

CONTROLES DE SUPERVISORES


Se observaron debilidades en los controles que ejercen los supervisores, como se evidenció en .

FONDO PAZ

generando demoras en el pago de los honorarios. Lo que podría afectar el PAC programado, las metas presupuestales y el numeral 2.2.3.1.2.4 Manual de Contratación del DAPRE.

7

MANEJO DE RESIDUOS

Gestión Administrativa Se presentan debilidades en el manejo de los residuos del Grupo de Transportes, como se observó en la visita realizada durante la auditoría, en donde se encontraron residuos en un lugar no apropiado, lo que podria incumplir la Política Ambiental de la Entidad.

1.


8

ARCHIVO EISICO


Se observaron debilidades en la organización del archivo físico de la Consejería Presidencial para la Primera Infancia sujeto de transferencia documental, como se evidenció en la verificación de los documentos a transferir al encontrar los de la vigencia 2016 en uña A-Z. Posible incumplimiento a lo establecido en.el numeral 4.4 del M-GD-01 Manual de Gestión Documental, el numeral 4.2.4 Control de Registros de la Norma NTC GP 1000 y el elemento de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversal al proceso de Gestión Documental.

9

CICLO LÓGICO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGSI

Tecnología de Información y Comunicaciones

En el proceso de implementación de la NTC 27001:2013 asociada a la NCR NCR-0573 TI - SGSI Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y a la OM-0210, se evidenció que se destinó para la Categoría de Diseño del Sistema de gestión de Seguridad de la Información la actividad "4.1 Determinación del alcance del Sistema de gestión de Seguridad de la Información (SGSI)" desde el 13 de marzo de 2017 hasta el 31 de agosto de 2017 y para la actividad "4.2 Formulación estratégica (Políticas, objetivos, alcance y exclusiones)." desde el 13 de marzo de 2017 hasta el 30 de septiembre de 2017, actividad que dentro del ciclo lógico de implementación del sistema de gestión, debe ser posterior a la definición de su alcance. Adicional, no se evidenció en el seguimiento de la actividad la etapa actual de aprobación por parte del Comité de Seguridad. Lo anterior, podría generar un incumplimiento asociado al numeral 4.2.1 de la NTC ISO 27001:2013 y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

OPORTUNIDADES DE MEJORA

1

SOCIALIZACION Y SENSIBILIZAPION

Direccionamiento Estratégico Atención al Usuario

Evaluación, Control y Mejoramiento Gestión de Asuntos Políticos


Adquisición de Bienes y Servicios Talento Humano

Fomentar en los nuevos Jefes de dependencias la importancia del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, lo cual permitirá mejorar el compromiso de las dependencias con el mejoramiento continuo. DE

Implementar nuevos mecanismos para la socialización de generación, actualización e inactivación de documentos del SIGEPRE, permitirá que los usuarios estén más atentos de los documentos vigentes. DE

Fortalecer la socialización de los valores existentes en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, con el fin de orientar una función administrativa eficiente, integra y transparente. DE, AP, SA, TH.

Fortalecer conocimientos de la herramienta SIGEPRE al interior del Grupo de Atención a la Ciudadanía con el fin de garantizar una correcta aplicación y control de la gestión. AU

Brindar mayor publicidad a la actividad Mesa Red de Hablantes, como una herramienta práctica para resolver problemas o dificultades, en desarrollo de actividades donde intervienen dos o más procesos. EM

Establecer estrategias que permitan involucrar a los supervisores y generar conciencia de la importancia de ellos en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, lo que permitirá cumplir con el proceso de ejecución hasta la entrega satisfactoria del bien o servicio. BS • .


2

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Y ARTICULACIÓN INTERNAS


Talento Humano Tecnologías de Información y Comunicaciones,

Fortalecer los canales de comunicación y articular con las dependencias misionales del DAPRE, los avances del Plan Marco de Implementación, con el fin de obtener los resultados esperados en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. AP

Definir estrategias de comunicación que permitan conocer al interior de la Entidad los avances y resultados de la Dirección Descontamina Colombia. AP

Establecer controles que permitan una efectiva articulación e interacción entre el Proceso de Gestión Administrativa y el Fondo de Programas Especiales para la Paz. GA

Fortalecer los mecanismos de comunicación interna entre los grupos de trabajo, con el fin que todo el equipo de trabajo conozca las actividades desarrolladas por el proceso de Talento Humano. TH

Articular los grupos de trabajo, con el fin de mejorar la comunicación interna y el flujo de entradas y salidas dentro del proceso. TI

3

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Direccionamiento Estratégico Gestión de Asuntos Políticos


Adquisición de Bienes y Servicios

Analizar la efectividad de las acciones establecidas para el seguimiento a la calidad y oportunidad de la planeación estratégica e institucional. DE

Implementar un sistema de evaluación de los servicios prestados por la Dirección de Gestión General y la Oficina de Planeación a las diferentes dependencias del DAPRE. DE

Establecer mecanismos de evaluación de los nuevos enlaces del SIGEPRE (por creación de dependencias, cambio de personal), permitirá mejorar el compromiso y sentido de pertenencia del personal de la Entidad con el Sistema Integrado de Gestión. DE

Fortalecer los mecanismos de seguimiento a los compromisos adquiridos en las asistencias técnicas prestadas por la DSNJ Colombia Joven, con el fin de mejorar el reporte de avance y cumplimiento para la toma de decisiones. AP

Revisar y replantear los indicadores que no dan cuenta de la gestión real de la Dirección para el Posconflicto, lo que permitirá cumplir con las funciones establecidas en el Decreto 672 de 2017. AP

Fortalecer el análisis de datos de los indicadores del proceso, así como el contenido de las actas que se generan en las reuniones internas de trabajo, de tal manera que la información sirva para la toma de decisiones del proceso. SA

Revisar la conveniencia de establecer como priorizado el indicador Eficacia en los Contratos perfeccionados y legalizados, lo que permitirá demostrar la idoneidad de la gestión frente a los resultados del proceso. BS

11

4

i

DOCUMENTOS SIGEPRE

Di reccionamiento Estratégico Atención al Usuario

Gestión de Asuntos Políticos Talento Humano

Ajustar el procedimiento de gestión de recursos de cooperación internacional no reembolsable en cuanto al proceso de ejecución y seguimiento, lo cual permitirá que haya más claridad por parte de los supervisores y dependencias que cuenten con estos documentos. DE

Documentar la operación de la herramienta de gestión de correspondencia a nivel de usuario, con el fin de identificar controles y facilitar el uso de la herramienta. AU

Mantener actualizado el Normograma del proceso en el SIGEPRE, de tal manera que facilite su consulta y sirva como herramienta de gestión del proceso. AP

Analizar la pertinencia de actualizar los documentos (procedimientos, guias, manuales, formatos, entre otros) del proceso de Talento Humano, a partir de la actualización de la caracterización del proceso, con el fin de implementar acciones de mejoramiento continuo en la documentación del proceso de Talento Humano. TH

C o: F-EM-10 (Versión: 04) 11 de 15

5

' CONSUMO EFICIENTE


.

Establecer controles que permitan un consumo eficiente de los recursos asignados corno papelería y toner, lo que contribuirá al cumplimiento de la política de austeridad del gasto de la Entidad. AP

Implementar medidas que permitan a los conductores un manejo adecuado del agua que se utiliza para el lavado de los vehículos de la Entidad. GA

6

REGISTRO Y CALIDAD DE LA INFORMACION

Atención al Usuario Gestión de Asuntos Políticos

Gestión Financiera Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

y Comunicación y Prensa Gestión Documental

Talento Humano Tecnologías de Información y Comunicaciones

.

Fortalecer el registro y calidad de la información de los indicadores del proceso y Plan de Acción así como los soportes correspondientes al análisis de los indicadores, permitirá garantizar la toma de decisiones oportuna. AU

Revisar la pertinencia que los recursos asociados en las actividades del plan de acción, sean responsables de registrar información en el SIGEPRE, lo que evitará la concentración de esta actividad en un solo recurso y optimizará el reporte de información en la herramienta. AP, GF, TH, TI.

Fortalecer el reporte de las acciones realizadas en el Plan de Acción, especificando cuando no se logran las metas y adjuntando los entregables, lo que permitirá identificar causas ante metas rezagadas. AP

Realizar el cargue de información dentro de los tiempos establecidos en los planes de mejoramiento, así corno adjuntar los soportes correspondientes para garantizar la correcta ejecución y eficacia de la Mejora, lo que facilitará el cumplimiento del Procedimieñto P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de plañes de mejoramiento. AP

Fortalecer el control de los documentos presentados como soportes de la ejecución de las actividades del plan de acción, con el fin de garantizar que dispongan de la estructura y del logo oficial, lo que facilitará la comprensión de la información así como la oficialidad del documento revisado y aprobado por quien corresponde. AP, GD.

Evidenciar las actividades realizadas en cumplimiento del contrato 039- 17, tales como registro de visitas, actividad desarrollada y equipo intervenido. Lo que permitirá tener un Mejor control del desarrollo y

7

RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Gestión de Asuntos Politices Gestión Jurídica

Revisar la "Guía para la gestión del riesgo de corrupción" con el fin de identificar posibles riesgos de corrupción; considerando que la Consejería Presidencial para la Primera Infancia coordina la gestión de recursos públicos administrados por terceros, lo que permitirá adoptar nuevas Medidas de control. AP

Contemplar un riesgo de Corrupción en la Secretaria de Transparencia, que permita controlar posibles conductas a favor propio o de un tercero, corno lo es la supervisión de contratos o el Manejo indebido de información. AP

Revisar y ajustar la formulación del riesgo de corrupción, permitirá precisarlo y facilitar su entendimiento a personas ajenas al proceso. GJ


8

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


Talento Humano

Solicitar soporte al Área de Tecnología y Sistemas de Información en la canalización de los cables ubicados en la oficina secretarial, con el fin de contribuir al cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, generando acciones dirigidas a identificar, minimizar, eliminar y controlar los diferentes factores de riesgo, así como a la promoción y prevención de la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajo y enfermedades laborales. AP

Separar los puestos de trabajo del Área de Archivo del Proceso, permitirá cumplir con la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. BS

Continuar en el proceso de articulación del SIGEPRE y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, lo que permitirá implementar estos sistemas de conformidad con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, la NTC ISO 14001 y la NTCGP 1000. TH

9

CALIFICACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN


y Comunicación y Prensa Adquisición de Bienes y Servicios

Revisar el aplicativo TAURUS para ajustar la disponibilidad y almacenamiento de los documentos conforme a las nuevas necesidades de la Dirección de Gobierno. AP

Revisar la pertinencia de registrar la información producida por la Dirección Asuntos Políticos de conformidad con las funciones contenidas en el Decreto 672 del 2017, para fortalecer los documentos a registrar en la Tabla de Retención Documental y realizar la respectiva calificación de la información en el aplicativo TAURUS. AP

Mejorar la seguridad y privacidad de las instalaciones, teniendo en cuenta los temas que allí se manejan; algunos de los cuales están clasificados y así evitar un posible riesgo de fuga de información (Archivo Fotográfico). SA

Revisar y actualizar el tipo de soporte descrito en la serie de Contratos y Convenios del aplicativo Taurus, con lo descrito en la Tabla de Retención Documental, dado que en la primera se encuentra como papel y electrónico y en la segunda, papel. Lo que permitirá guardar coherencia con la información presentada y exactitud de los medios de presentación de la misma. BS

10

PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO


Planificar con tiempo la agenda del señor Presidente, vinculando todas las áreas que le prestan servicio, permitirá brindar un eficaz servicio y aumentar la satisfacción del cliente. SA

Realizar una reunión con las áreas soportes del proceso, con el fin de realizar una articulación más eficaz en las funciones que realiza cada una SA .

Realizar la identificación de nuevos riesgos, permitirá a la Secretaria Privada la adopción de nuevos planes que permitan mitigar conductas atípicas al proceso. SA

Retomar y formalizar el "Comité de Agenda del señor Presidente", con el fin de fortalecer la planeación y organización de sus eventos y de esta manera asegurar la calidad del servicio prestado. SA


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EVALUACIÓN DE SERVICIOS MISIONALES


y Comunicación y Prensa

Analizar el servicio de asistencia y asesoría para el desarrollo de políticas de gobierno y sus proyectos, en lo referente a:

- El Seguimiento a compromisos asumidos por el señor Presidente y al cumplimiento de las iniciativas y metas prioritarias de gobierno.

- Los espacios de diálogo generados para la articulación de acciones de gobierno y sector privado desde la Dirección para el Sector Privado.

- La Asesoría para el desarrollo e implementación de la política pública Nacional de Equidad de Género para la Mujeres dirigidas a cerrar las brechas de género

con el fin de obtener Nivel Alto en la calificación del Sr. Presidente. AP

Establecer acciones de revisión y retroalimentación por parte de la DSNJ Colombia Joven, para garantizar que la evaluación del clierite Población Beneficiaria, se consolida y presenta en la revisión por la Alta Dirección. AP

Documentar las acciones derivadas del análisis de los resultados de la evaluación de percepción del cliente, con el fin de evidenciar la mejora continua. AP, SA.

12

PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN


Establecer descripciones guía en los módulos CIBERTECA y NORMAS de la plataforma tecnológica JUACO, permitirá Mejorar su comprensión y funcionalidad para los usuarios y partes interesadas. AP

Establecer puntos de control para la elaboración y publicación de los informes de supervisión y así lograr mantener actualizada la información de los contratos que se encuentran publicados en la página web de la Entidad, referente al plazo de ejecución del contrato. AP, GD.

13

GESTION DOCUMENTAL

Gestión Administrativa Gestión de Asuntos Políticos

. Gestión Jurídica Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial

y Comunicación y Prensa Gestión Documental

1

Definir estrategias que garanticen la aplicación de los lineamientos para los documentos electrónicos, establecidos en el Manual de Gestión Documental. GA, AP

Fortalecer la estrategia de organización del archivo del FONDO, permitirá el cumplimiento de las políticas de gestión documental de la Entidad así como la aplicación de controles necesarios para garantizar la seguridad de la información. AP

Realizar la reclasificación de las PSQR, en articulación coh el Grupo de Atención a la Ciudadanía con el fin de minimizar el riesgo de información errónea en el sistema de gestión documental de la entidad, denominado SIGOB. GJ

Finalizar el trámite dado a las PSQR en el aplicativo SIGOB en los términos establecidos, permitirá conocer la fecha real de respuesta dada a los peticionarios y depurar el mismo. AP, SA.

Ajustar la Tabla de Retención Documental de las dependencias del proceso, de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto 672 de 2017 y a los formatos publicados en SIGEPRE. SA

Solicitar apoyo a la Mesa de Red de Hablantes, eh conjunto con la oficina de Planeación; para poder actualizar el Manual de Gestión Documental y lograr implementar el formato de Préstamo de Documentos. GD, ,


14

EVIDENCIA DE MEJORA CONTINUA

de la gestión y de los planes de de mejoramiento

la ejecución y diciembre 31 de


Documentar las mejoras que se detecten en el desarrollo establecer controles para el registro y cumplimiento mejoramiento, permitirá tener evidencia del proceso continuo. AP

Documentar las acciones implementadas para lograr depuración de la Reserva Presupuestal constituida a 2016 y que a la fecha continúa sin ejecutar. AP

OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017, se pudo determinar que:

El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE es conforme con los requisitos técnicos, legales, del cliente y la organización, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos, misión y visión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad, se emplearon controles y mecanismos de medición y seguimiento. Todo lo anterior, evidenciado en una mejor aplicación del sistema, en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información y en la prestación de los servicios internos y externos.

Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requsitos:

- Legales: Ley Ley 1755 de 2015 Regula el Derecho Fundamental de Petición, Ley 1712 de 2014 de Transparencia y de l Derecho de Acceso a la Información Pública Naciona, Ley 1474 de 2011 orietnada a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; Decreto Decreto 4100 de 2011 crea y organiza el Sistema Nacional de Derechos Humanos, Decreto 4690 de 2007 crea la Comisión Intersectorial para la prevención del reclutamiento y utilización de niños, niñas, adolescentes y jóvenes por grupos organizados al margen de la ley, Decreto 1081 de 2015 Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, Decreto 1443 de 2014 disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST); Resolución Resolución 0987 de 2016 se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el DAPRE, Resolución 0345 del 24 de mayo de 2016 por la cual se delegan unas funciones. artículo 8. Comité Asesor de Contratación.

- NTC GP 1000:2009: 4.1 Requisitos generales; 4.2.3 Control de Documentos; 4.2.4 Control de los Registros; 6.1 Provisión de Recursos; 7.5.1 control de la prestación del servicio; 7.5.3 Identificación y trazabilidad; 7.5.4 Propiedad del cliente; 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos; 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio; 8.4 Análisis de datos; 8.5 Mejora.

- NTC ISO 27001:2013: 4.2.1 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

- MECI: El control de Planeación y Gestión, componente de Planes, Programas y Proyectos, componente Administración del Riesgo, análisis y valoración del riesgo; el Control de Seguimiento y Evaluación, componente Planes de Mejoramiento, componente de Autoevaluación Institucional; el Eje transversal de Información y Comunicación, componente de Información y Comunicación Interna y Externa.

- Organización (DAPRE): Procedimientos Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01, Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02, Procedimiento de Generación y Control de Documentos, Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06, procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuestal, Procedimiento Administración de Cambio P-TI-22. Manuales Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, Manual de Servicios Misionales M-AU-01; Manual del SIGEPRE M-DE-02; Manual de Contratación del DAPRE; Manual de Gestión Documental; Manual de Políticas de Seguridad de la Información. Lineamientos Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01. Otros requisitos internos Tabla de Retención Documental, Lineamientos del Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Para el SIGEPRE es importante continuar fortaleciendo los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar las satisfacción de los clientes directos.

De lo anterior, se establecieron un total de 34 aspectos no conformes, así: 25 No Conformidades Reales y 9 No Conformidades Potenciales. En cuanto a los planes de mejoramiento, se solicitaron: 31 mejoras nuevas, 4 mejoras en ejecución que deberán reformularse y 14 mejoras declaradas no eficaces, deberán reformularse en nuevos planes, para un total de 49 mejoras producto del ciclo auditor.

Nota: Es parte integral del presente Informe la relación de los aspectos no con s los .idigos de los pl es d mejora.

Coordinador ORON BA ONTROL INTERNO

. _.......1111//,

"721.* MARIA ELISA

OFICINA DE

Auditorías Internas: II JEFE

Código: F-EM-10 (Versión: 04)

15 de 15

Relación de Mejoras va Aspectos No Conformes ciclo de Auditorios Internas al SIGEPRE 2017 ® PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Número Proceso Requisito Tipo de Hallazgo

Código Aplicativo

Hallazgo Informe de Auditorio

1 Estratégico

4.2.4 Control de los registros de la NTCGP 1000:2009

NCR NCR-0615

6. FONDOPAZ

• Existen debilidades en el seguimiento y control de las actividades del Plan de Acción, no se registran los avances con oportunidad y no se adjuntan los entregables, como se evidenció en los siguientes casos:

Secretaria de Transparencia Oficina de Planeación Consejería Presidencial para la Primera Infancia Alta Consejería Presidencial para las Regiones Dirección para Asuntos Políticos

Secretaria Privada

Incumpliendo con el numeral 4.2.4 Control de los registros, el 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento, en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 y las actividades 17, 27 y 28 del Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01 y los lineamientos internos establecidos por el Proceso de Direccionamiento Estratégico del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia — SIGEPRE. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

Nota: el detalle de cada evidencia correspondiente a cada dependencia relacionada, se encuentra ene! Informe tanto consolidado como por áreas.

8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000:2009

Direccionamiento 7.

Control de Evaluación y Seguimiento Autoevaluación Institucional del MECI 2014 Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE- 01

Lineamientos Internos establecidos por el Proceso de Direccionamiento Estratégico

2 Direccionamiento Estratégico

8.4 Análisis de datos, el literal c) de la NTC GP 1000:2009

NCR

NCR-0616

NCP-0238

No se evidencia análisis de datos que demuestre idoneidad, eficacia del proceso ni tampoco que estos permitan identificar oportunidades de mejora frente a las mediciones realizadas a través de la recopilación de información, como se evidenció en los siguientes casos:

Dirección de Gestión General Adquisición de Bienes y Servicios Dirección para el Posconflicto Secretaria Privada TICS (NCP-0238 No eficaz)

Incumpliendo el procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02, el numeral 8.4 Análisis de datos, el literal c) de la NTC GP 1000 y el control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Nota: el detalle de cada evidencia correspondiente a cada dependencia relacionada, se encuentra en el Informe tanto consolidado como por áreas.

Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P- DE-02

Control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014

3 Direccionamiento

Estratégico

4.1 Requisitos Generales de la NTC GP 1000:2009

NCR NCR-0617

Existen debilidades en el monitoréo y descripción de la aplicabilidad de los controles asociados a los riesgos, como se evidenció en:

La Dirección para el Posconflicto al encontrar que no se aplican los controles del riesgo 'Demoras en la implementación de los proyectos de la Estrategia de Respuesta Rápida', como se evidenció al evaluar la aplicación del control 'Realizar el seguimiento a los avances en la implementación de los proyectos de respuesta rápida mediante un Tablero de Control" al encontrar que no existe definido el tablero de control.

Incumpliendo el numeral 4.1 Requisitos Generales, 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009; el módulo de Planeación y Gestión, el 1.3.3 análisis y valoración del riesgo, el control de evaluación y seguimiento en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014; el numeral 6.4.1 controles y el numeral 6.6.1 monitoreo, de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 Versión 12. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009

El control do Planeación Y Gestión, el 1.3.3 análisis y valoración del riesgo MECI 2014

El control de evaluación y seguimiento en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014

6.4.1 controles y el 6.6.1 monitoreo do los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE..01

4.2.3 Control de Documentos y el literal (b), (c) y (f) de la NTCGP 1000:2009

Existen debilidades en el control de los documentos de los procesos, no se actualizan a partir de la normatividad vigente, como se evidenció en los siguientes casos:

Atención al Usuario Dirección para Asuntos Políticos

o nc,.,.....4...1 Al,,, rnmie;nn•neln ....e. 1,0',-,


Procedimiento de Generación Y Control de Documentos NCR NCR-0618

Secretaria de Transparencia Secretaria Jurídica • Secretaria Privada Talento Humano

, Incumpliendo lo establecido en el Procedimiento de Generación y Control de Documentos y con el numeral 4.2.3 Control de Documentos y el literal (b), (c) y (f) de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000 y el MECI 2014 en el componente dé Información y Comunicación. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.


Eje Transversal de Información y Comunicación del MECI 2014


4.2.4 Control de los registros de la 10002009

NTCGP

NCP NCP-0261

Se observaron debilidades en el seguimiento y control de los registros que son soporte de actividades del Plan de Acción, como se evidenció (muestra) en:

Oficina de Planeación Dirección de Gestión General Consejería Presidencial de Seguridad Talento Humano

Lo que podría afectar el cumplimiento del numeral 4.2.4 Control de Registros, el 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000, con el Control de Evaluación y Seguimiento, en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 y las actividades 17, 27 y 28 del Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

. Nota: el detalle de cada evidencia Correspondiente a cada dependencia relacionada, se encuentra en el Informe tanto consolidado como por áreas.

8.2.3 seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000:2009

Control de Evaluación y Seguimiento Autoevaluación Institucional del MECI 2014

Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE- 01: Actividades 17, 27 y28


6.6.1 monitoreo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01

NCP NCP-0262

Se observaron debilidades en la definición y aplicación de controles que mitiguen la materialización del Riesgo, corno se evidenció en los siguientes casos:

Secretaria de Prensa Secretaria de Transparencia

Lo que podría generar la materialización del riesgo, el incumplimiento al numeral 6,6.1 Monitoreo de Riesgos en el Aplicativo SIGEPRE de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01, el control de Evaluación y Seguimiento del MECI 2014 y el numeral 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009. Transversal al proceso de Direccionamiento Estratégico.

Nota: el detalle de Cada evidencia correspondiente a cada dependencia relacionada, se encuentra en el Informe tanto consolidado como por áreas

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos dele NTC GP 1000:2009

El control de Evaluación Y Seguimiento del MECI 2014

7 Direccionamiento

Estratégico

4.1 requisitos generales de la NTC GP 1000:2009

NCP NCP-0263

Se observaron debilidades en la formulación de los indicadores que miden la materialización de los riesgos, corno se evidenció en los siguientes casos:

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos TICS

Posible incumplimiento del numeral 6.5.3 Formulación de acciones y/o indicadores de riesgo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo, con el módulo de Planeación y Gestión, componente Administración del Riesgo del MECI 2014 y el numeral 4.1 requisitos generales de la NTC GP 1000 y el Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Nota: el detalle de cada evidencia correspondiente a cada dependencia relacionada, se encuentra en el Informe tanto consolidado cómo por áreas.

6.5.3 Formulación de acciones y/o indicadores de riesgo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo

- Módulo de Planeación Y Gestión, componente Administración del Riesgo del MECI 2014 Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P- DE-02

Direccionam iento Estratégico

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

NCP-0264

No existe un riesgo asociado a Corrupción donde se pueda controlar y minimizar el riesgo de destrucción, alteración, ocultamiento en modalidades culposas o dolosas en los documentos producidos por las distintas dependencias de la entidad, como se evidenció en la revisión y entrevista con el equipo de trabajo del Proceso de Gestión Documental. Lo que podría generar el incumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y los Lineamientos para la Administración del Riesgo de la Entidad. Transversal al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

8NCP Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01

9 Atención al

Usuario

Ley 1755 de 2015

NCR

NCR-0619

No se dio respuesta oportuna a los Derechos de Petición allegados a la Entidad, como se evidenció en:

Alta Consejería Presidencial para el Posconflicto Área Administrativa Consejería Presidencial de Seguridad Consejería Presidencial para los Derechos Humanos Alta Consejería Presidencial para el Sector Privado y Competitividad Alta Consejería Presidencial para las Regiones Despacho del Director del Departamento Dirección para el Posconflicto: La mejora OM-0349 deberá reformularse para dar

tratamiento a este aspecto no Conforme. Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal — Descontamina

Colombia. La mejora 0M-0296 en ejecución, deberá reformularse para dar tratamiento a este aspecto no Conforme.

Dirección para la Sustitución de Cultivos Ilícitos Fondo de Programas Especiales para la Paz

I) Área de Talento Humano Oficina del Alto Comisionado para la Paz Secretaría de Prensa Secretaría de Transparencia Secretaría Jurídica Dirección de Operaciones Atención a la Ciudadanía

Incumpliendo la Ley 1755 de 2015, Resolución 0987 de 2016 (Por la cual se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición), el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 y la NTC GP 1000 7.5.4 Propiedad del cliente. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.


Resolución 0987 de 2016

Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU- 04

0M-0349

7.14 Propiedad del cliente de la NTC GP 1000:2009

0M-0296

10 Atención al Usuario

8.4 literal a) Análisis de datos de la NTC GP 1000:2009

NCR NCR-0620

No se ha realizado el análisis de los resultados de la evaluación de los servicios misionales 2016, como se evidenció en:

Dirección de Discursos: correspondiente al servicio de Apoyo Logístico, en donde se obtuvo una calificación 4,00 sobre 5,00, como se evidenció en la entrevista efectuada en el desarrollo de la auditoría.

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos: 6. como se evidenció al indagar por las acciones tomadas con ocasión de la calificación de 3.48 dada por las Entidades Estatales a los servicios que presta la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, sobre lo cual se informó que no se ha realizado.

Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 10. Mecanismos de Evaluación de cumplimiento en el Servicio del Manual de Servicios Misionales M-AU-01, el numeral 8.4 literal a) Análisis de datos de la NTC GP 1000 y el control de evaluación en el componente de planes de mejoramiento del MECI 2014. Transversal a Proceso de Atención al Usuario.

10 Mecanismos de Evaluación de cumplimiento en el Servicio del Manual de Servicios Misionales M-AU-01

Controación en l de

ev el alu componente de planes de mejoramiento del MECI 2014

11 Atención al Usuario

8.2.4 de la NTC GP 1000:2009

NCR NCR 0621

• No se presentó la caracterización y seguimiento de productos no conforme F-AU-01, como se evidenció en la Secretaría Jurídica al encontrar el F-AU-01 sin diligenciar para la presente vigencia auditada, Incumpliendo los lineamientos establecidos en el Manual de Servicios Misionales M-AU-01, en el numeral 8.2.4 de la NTC GP 1000 y el control de evaluación y seguimiento en el componente de autoevaluación institucional del MECI 2014. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

Manual de Servicios Misionales M-AU-01

Control de evaluación Y seguimiento en el componente de autoevaluación institucional del MECI 2014.

12 Misionales Atención al

Usuario P residencia

Literal E numeral 9 delManual de Servicios •

de la de la

República- M-AU- 01.

NCR NCR-0622

No se realizó el reporte al tratamiento al servicio no conforme, como se observó al revisar la estrategia 4 "Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica. 2017 Secretaria Privada" en la actividad denominada" Realizar el reporte de los productos y/o servicios no conformes de la dependencia." Incumpliendo lo dispuesto en el literal E numeral 9 del Manual de Servicios Misionales de la Presidencia de la República- M-AU-01. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

13 Atención al

Usuario

Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU- 04

NCP NCP-0265

Secretaría Jurídica: En el análisis de revisión de conceptos jurídicos se evidenció que no hay claridad frente a la codificación de conceptos jurídicos internos como externos, toda vez que el concepto 0FI17-00043641 se codificó como externo, correspondiendo a un concepto interno de la Entidad por lo que debió haber sido codificado con un MEM, lo que podría generar un incumplimiento al Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, al eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014 y el numeral 4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000. Transversal al Proceso de Atención al Usuario.

Eje transversal de Información Y Comunicación del MECI 2014

4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000:2009

14 Evaluación,

Control y Mejoramiento

Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM 06

NCR

NCR-0555 0M-0297

NCR-0495 NCR-0462 NCR-0556 NCR-0557 NCR-0537 NCP-0237 NCP-0238 NCR-0561 NCP-0226 NCR-0227 NCP-0240 OM-0294

Las acciones propuestas e implementadas eh las mejoras no fueron eficaces, como se evidenció en:

Dirección de Discursos: NCR-0555 y OM-0297. Adquisición de Bienes y Servicios: NCR-0495 y NCR-0462. Dirección de Eventos: NCR-0556. Secretaria de Prensa: NCR-0557

5, Dirección para la Acción Integral contra Minas Ántipersonal — Descontamina Colombia: NCR-0537 cerrarse como No Eficaz y se deberá asociar la Mejora NCR-0599.

Proceso de Direccionamiento Estratégico: NCP-0237, NCP-0238 y NCR-0561. FONDO PAZ: NCP-0226 y NCR-0227: para cerrar esta mejora NCR-0227, se deberá

asociar la Mejora NCR-0586. Gestión Documental: NCP-0240 Oficina del Alto Comisionado para la Paz: mejora OM-0294

Incumpliendo el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de Mejoramiento P-EM-06, numeral 8.5 de la NTC GP 1000 y el MECI en control de evaluación, componente Planes de Mejoramiento. Lal me/oras le devolverán al paso

8.5 de la NTC GP 1000:2009 .

Control de evaluación, componente Planes de Mejoramiento del MECI 2014. , de formulación v deberán reformularse gg oo nuevo plan Transversal ad Proceso c.k

valuación Control v.Meioramiento.


15 Gestión de Asuntos Políticos

Caracterización del Proceso Gestión de Asuntos Políticos

NCR NCR-0623

No se evidencian registros de los servicios de articulación, seguimiento y coordinación que presta la Dirección para el Posconflicto, como se observó en:

Los talleres de coordinación con entidades del orden nacional para el seguimiento a los puntos del acuerdo: No se documentan los resultados del mismo.

No se documentan los compromisos y el respectivo seguimiento, acordados en mesas preparatorias y técnicas. .

Incumpliendo la Caracterización del Proceso Gestión de Asuntos Políticos, el numeral 6. Lineamientos Generales para la prestación de los servicios misionales del M-AU-01 Manual de Servicios Misionales, el literal e) del numeral 7.5.1 control de la prestación del servicio, el numeral 7.5.3 Identificación y trazabilidad de la NTC GP 1000.2009.

7.5.1 control de la

6 Lineamientos Generales para la prestación de los servicios misionales del M- AU-01 Manual de Servicios Mi 'I

prestación del servicio, literal e) de la NTC GP 1000:2009.

7.5.3 Identificación y trazabilidad de la NTC GP 1000:2009.


5.6 Responsabilidad y autoridad —todo el personal, establecido en el Manual del SIGEPRE M-DE-02.

NCR NCR-0624

Desconocimiento del uso y beneficios del sistema SIGEPRE, como se evidenció en la prueba de recorrido al indagar el uso del aplicativo con el equipo de trabajo de FONDOPAZ. Incumpliendo el numeral 5.6 Responsabilidad y autoridad — todo el personal, establecido en el Manual del SIGEPRE M-DE-02.

17 .. Gestión de

Asuntos Políticos

Artículo 3 de Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional NCR NCR- 0625

Se determinó que la información publicada en el micrositio de FONDO PAZ — Contratación y pagos se encuentra desactualizada, corno se evidencié al encontrar la Resolución 3016 del 31 de diciembre de 2010, la cual fue derogada mediante Resolución 0345 de 2016. Incumpliendo el articulo 3 de Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

Aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

18 Gestión de

Asuntos Políticos

Actividad 15 del procedimiento P- GF-14 Ejecución Presupuestal

NCR NCR-0626

La actividad de "Codificar las obligaciones de acuerdo con la parametrización de Sistema S.I.I.F, el Régimen de Contabilidad Pública, y la naturaleza del gasto, contabilizar y aprobar las obligaciones y deducciones de acuerdo con lo definido en la Cuenta de Pago." no la está realizando el Grupo de Contabilidad de FONDO PAZ, como se evidenció al observar que remiten la información sin verificar la correcta codificación, generando reprocesos, dado que el proceso de codificación lo está realizando el grupo de Central de Cuentas. Incumpliendo lo dispuesto en la actividad 15 del procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuéstal del Proceso de Gestión Financiera.


Artículo 11 del Decreto 4100 de 2011

NCR NCR-0627

No se están elaborando las actas en las que se evidencie la realización de las sesiones, corno se observó en la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos al solicitar las actas, mismas que no fueron aportadas durante el proceso auditor. Incumpliendo lo establecido en el artículo 11 del Decreto 4100 de 2011 y el artículo 4 del Decreto 4690 de 2007.

Articulo 4 del Decreto 4690 de 2007 .


Principio de Transparencia establecido en la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a Ia información Pública Nacional

NCR NCR-0628

Se determiné que la información publicada en el micrositio de la Secretaria de Transparencia no se encuentra completa, como se observó en el sitio web http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Paginas/marco-normativo.aspx, al no encontrar la norrnatividad, como: el Conpes 3867, Conpes Social 167 de 2013, la Directiva Presidencial 01 de 2015 y la Ley 1712 de 2014 asociada a la Secretaría de Transparencia. Incumpliendo el Principio de Transparencia establecido en la Ley 1712

Aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y el aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.


PAC programado

NCP NCP-0266

Se observaron debilidades en los controles que ejercen los supervisores, como se evidenció en la entrevista con el equipo de FONDO PAZ, al observar que los supervisores de los contratistas que se encuentran en las zonas veredales, no están entregando la documentación en forma oportuna, generando demoras en el pago de los honorarios. Lo que podria afectar el PAC programado, las metas presupuestales y el numeral 2.2.3.1.2.4 Manual de Contratación del DAPRE.

Las metas presupuestales

2.2.3.1.2.4 Manual de Contratación del DAPRE.

22

Seguridad, Apoyo Logístico

Presidencial, Comunicación y

Prensa.

4.2.4 Control de registros de la NTCGP 1000:2009

NCR

NCR-0629

Se evidenció debilidad en el control de los registros del Proceso, como se determinó en la revisión documental de:

1) Dirección de Eventos

La carpeta Actas Avanzadas Dirección de Eventos, al encontrar el informe de reunión Avanzada Evento Presidencial — F-SA-69 de fecha 21 de abril de 2017, sin aprobación ni firma.

La carpeta Actas Planificación, Organización y Coordinación de los Eventos, al encontrar el acta de reunión de planificación, organización y coordinación de los eventos a realizarse por el Señor Presidente en la semana comprendida entre el 16 y el 23 de febrero de 2017, sin firma.

Esta evidencia se deberá asociar a la Mejora NCR-0556 (declarada No Eficaz)

2) Secretaria de Prensa

El acta de consejo de redacción del 27 de febrero de 2017 se encuentra sin firmas, como se puedo evidencia en la revisión y entrevista con el encargado en la Secretaria de Prensa.

Las actas de Consejos de Redacción no se encuentran clasificadas de acuerdo a la tabla de retención documental

Incumpliendo con el numeral 4.2.4 Control de registros de la NTCGP 1000:2009, el numeral 4.4 Organización del Manual de Gestión Documental y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

Gestión de •

4.4 Organización del Manual de Gestión Documental

NCR-0556

Eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

23

Gestión de Seguridad,

Apoyo Logístico Presidencial,

Comunicación y Prensa.

6.1 Provisión de Recursos de la NTC GP 1000:2009

NCR NCR-0630

Los integrantes del grupo de monitoreo de la Secretaria de Prensa no cuentan con audífonos y grabadoras indispensables para el desarrollo de sus actividades laborales, como se pudo evidenciar en el recorrido y entrevista al grupo de monitoreo de la Secretaria de Prensa, Incumpliendo con el numeral 6.1 Provisión de Recursos de la NTC GP 1000:2009, Control de Planeación y Gestión en el elemento Planes, Programas y Proyectos del MECI 2014.

Control de Planeación y Gestión en el elemento Planes, Programas y Proyectos del MECI 2014.

24 Gestión Administrativa

Politica Ambiental de la Entidad NCP NCP-0260

Se presentan debilidades en el manejo de los residuos del Grupo de Transportes, como se observó en la visita realizada durante la auditoría, en donde se encontraron residuos en un lugar no apropiado, lo que podria incumplir la Política Ambiental de la Entidad.

25 Adquisición de

Bienes y Servicios

Articulo 10 de la Resolución 0345 del 24 de mayo de 2016

NCR NCR-0614

Existen debilidades en el control de las actas del Comité Asesor de Contratación 2017, como se evidenció en la revisión de las carpetas:

Falta el acta No. 5 en la carpeta 1 de 1, folios 48 al 55. Falta el acta No. 36 en la carpeta 1 de 1, folios 86 a 88. En http://intranet.presidencia.gov.co/contratos/actas-comite-gasto-2017.asp no se

encontraron publicadas las Actas No. 05, 25, 34, 36 y de la 44 a la 62, que den cuenta de la realización de los Comités Asesores de Contratación, evidenciado en el proceso de auditoría cuando se solicitaron al auditado para validar su registro.

Incumpliendo el artículo 10 de la Resolución 0345 del 24 de mayo de 2016, numeral 4.2.4 Control de los Registros de la NTC GP 1000:2009; y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.

4.2.4 Control de los Registros de la NTC GP 1000:2009


26 Adquisición de

Bienes y Servicios

Literal g) del artículo 11 de la ley de transparencia 1712 de 2014

NCR NCR-0495

No se encuentran publicados los informes de supervisión en la página web de la Entidad, como se evidenció en la revisión de:

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos: de los contratos 042-17, 067-17, 075-17 y los de la vigencia 2016.

Secretaria de Transparencia: los contratos 021-16,032-17,027-17, 034-17 a los cuales les falta la publicación del mes de Abril, y el contrato 036-17 el informe del mes de Mayo; como tampoco el Convenio Interadministrativo 070-17 con FONADE, el cual no ha sido creado en la página Web y por lo tanto no tiene los informes respectivos.

Incumpliendo lo establecido en el literal g) del artículo 11 de la ley de transparencia

Decreto 1081 de 2015, Articulo 2.1.1.2.1.8

Aspecto transversal de Información y Comunicación del MECI 2014

2.6.2 del Manual de Contratación de la Entidad código M- BS-01

1 (1 z ce 41.114, el uecreto 1 uot ae ¿tilo, Articulo 4.1 .1.4.1.o; ei aspecto transversal ce Información y Comunicación del MECI 2014 y el numeral 2.6.2 del Manual de Contratación de la Entidad código M-BS-01 (versión 17). Este aspecto deberá ser reformulado en la Mejora NCR-0495. Transversal al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

27 Gestión

Documental

2.2.2 designación de supervisión y responsabilidades implicadas en su ejercicio del M-BS- 01 Manual de Contratación NCR NCR-0588

Se evidencia el incumplimiento de las funciones del supervisor en el contrato 064-16 COLVATEL, el cual no se ejecutó al 100%, como se determinó en la entrevista con el encargado del proceso y en la revisión documental del expediente contractual. Incumpliendo el 2,2.2 designación de supervisión y responsabilidades implicadas en su ejercicio del M-BS-01 Manual de Contratación V.17, los artículos 83 y 84 dala Ley 1474 de 2011, artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Este aspecto deberá tratarse en la mejora NCR-0588 Incumplimiento meta proyecto 2015011000218 que se encuentra en ejecución, como se determinó en Mesa de Trabajo del 12 de octubre.

Los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 - -• • Artículo 32 de la Ley 80 de 1993

28 Gestión Documental

Tabla de Retención Documental

NCR NCR-0631

Se evidencia el incumplimiento del cronOgraMa de Transferencias Primarias al archivo central, como se observó para las dependencias:

ACP para las Comunicaciones Atención al Usuario Consejería para los Derechos Humanos Secretaria de Transparencia Dirección para la Acción Integral contra Minas Atitipersonal - Descontamina

Colombia Consejería para la equidad de la Mujer.

Incumpliendo la Tabla de Retención Documental de la dependencia y el numeral 4.5.1 Transferencias Primarias al Archivo Central del Manual de Gestión Documental M-GD-01, el Control de Registros 4.2.4 de la NTC GP 1000 y el componente de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversal al proceso de Gestión Documental.


,

4.5.1 Transferencias Primarias al Archivo Central del Manual de Gestión Documental M-GD- 01


Componente de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014.


4.4 Organización del Manual de Gestión Documental M-GD- 01

NCR NCR-0632

No se aplican los lineamientos de organización y archivo, como se evidenció en:

Dirección para el Posconflicto: Las series documentales Actas de Subcomité de Control Interno y Documentos de Proyectos de rápida Respuesta al encontrarlas sin rótulo, sin índice, con documentos que no corresponden a las series definidas eh la TRD.

Alta Consejería Presidencial ara las Comunicaciones: en la carpeta de las actas de los Subcomités de Control Interno de las vigencias 2016 y 2017, al no encontrarla organizada; y en el contenido del acta del primer subcomité de 2017 al encontrar que los asistentes a la reunión no concuerdan con los firmantes.

incumpliendo el numeral 4.4 Organización del Manual de Gestión Documental M-GD-01, él numeral 4.2.4 Control de Registros de la NTC GP 1000 y el eje transversal de Información y Comunicación del mEei 2014. Transversal al Proceso de Gestión Documental.


El eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014 : ,


4.4 del M-GD-01 Manual de Gestión Documental

NCP NCP-0267

Se observaron debilidades en la organización del archivo físico de la Consejería Presidencial para la Primera Infancia sujeto de transferencia documental, corno se evidenció eh la verificación de los documentos a transferir al encontrar los dé la vigencia 2016 en una A-Z. Posible incumplimiento a lo establecido en el numeral 4.4 del M-GD-01 Manual de Gestión Documental, el numeral 4.2.4 Control de Registros de la Norma NTC GP 1000 y el elemento de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014. Transversal al proceso de Gestión Documental.


Componente de Información y Comunicación Interna y Externa del MECI 2014

31 Talento Humano

Decreto 1443 de 2014 SEÑALIZACIÓN Artículo 25. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias

NCR NCR-0633

No hay señalización donde se indiquen salidas de emergencia, puntos de encuentro y áreas restringidas, evidenciado durante la prueba de recorrido en la Secretaria de Prensa. Incumpliendo el Decreto 1443 de 2014 SEÑALIZACIÓN Artículo 25. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias y la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente dé la Entidad. Transversal al Proceso de Talento Humano. La Política de

Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente de la Entidad.

8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos de la NTC GP 1000:2009

32 Tecnología de Información y

Comunicaciones

Módulo , de Planeación Y Gestión, control de evaluación Y seguimiento en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014 NCR NCR-0634

t

No se evidencia la aplicación de los controles del riesgo "Inadecuada trazabilidad en las actuaciones de los usuarios finales", como se determinó en el monitoreo realizado en el primer trimestre de 2017 al observar que no se registró el cómo se efectuó la aplicación de cada control, sino que se limita a describirlos nuevamente, incumpliendo el numeral 8.2.3 de la NTC GP 1000 Seguimiento y Medición de los procesos, con el módulo de Planeación y Gestión, control de evaluación y seguimiento en el componente de Autoevaluación Institucional del MECI 2014, el numeral 6.4.1 controles y el numeral 6.6.1 monitoreo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 Versión 12 y el Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

6.4.1 controles y el numeral 6.6.1 monitoreo de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01

Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

33 Tecnología de Información y

Comunicaciones

6.3 b) de la NTC ISO 9001:2008 Infraestructura

NCR NCR-0635

No se documentaron los cambios asociados a los sistemas de información de la Entidad, como se evidenció al indagar por la gestión del cambio de la versión 02 del SIGEPRE de marzo de 2017 y el cambio del Sistema de Información de nómina HOMINIS a Sistema KACTUS realizado en enero de 2017, incumpliendo el numeral 6.3 b) de la NTC ISO 9001:2008 Infraestructura y el Procedimiento Administración de Cambio P-TI-22. Versión 2 y el numeral 9. Gestión del Cambio en el SIGEPRE del Manual del SIGEPRE.

Procedimiento Administración de Cambio P-TI-22.

9. Gestión del Cambio en el SIGEPRE del Manual del SIGEPRE. .

34 Tecnologia de Información y

Comunicaciones

4.2.1 de la NTC ISO 27001:2013

NCP NCP-0268

En el proceso de implementación de la NTC 27001:2013 asociada ala NCR NCR-0573 TI - SCSI Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y a la OM-0210, se evidenció que se destinó para la Categoría de Diseño del Sistema de gestión de Seguridad de la Información la actividad "4.1 Determinación del alcance del Sistema de gestión de Seguridad de la Información (SGSI)" desde el 13 de marzo de 2017 hasta el 31 de agosto de 2017 y para la actividad "4.2 Formulación estratégica (Políticas, objetivos, alcance y exclusiones)." desde el 13 de marzo de 2017 hasta el 30 de septiembre de 2017, actividad que dentro del ciclo lógico de implementación del sistema de gestión, debe ser posterior a la definición de su alcance. Adicional, no se evidenció en el seguimiento de la actividad la etapa actual de aprobación por parte del Comité de Seguridad. Lo anterior, podría generar un incumplimiento asociado al numeral 4.2.1 de fa NTC ISO 27001:2013 y el eje transversal de Información y Comunicación del MECI 2014.


aspectos conformes - presidencia de la...

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