IMPLEMENTACIÓN DE 5S EN UN

TALLER DE MANTENIMIENTO SOREN ALEJANDRO CORONA RODRÍGUEZ.

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO

FACULTAD DE INGENIERÍA

DIPLOMADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Fecha de elaboración: 24 de marzo de 2017

Resumen En este trabajo de investigación se explica de manera breve qué es un sistema 5S,

cuál es su propósito y cuáles son los beneficios que aporta a la empresa que lo

implementa. Una vez explicada esa información, se expone una problemática en un

taller de mantenimiento y se propone como solución la implementación de un

programa 5S que permita establecer un orden y limpieza dentro del mismo, para así

incrementar la efectividad y productividad del personal que labora en dichas

instalaciones.

Abstract In this research work, it is explained what a 5S system is, what its purpose is and what are the benefits it brings to the company that implements it. Once explained that information, a problem is exposed in a maintenance workshop and it is proposed as a solution the implementation of a 5S program that allows to establish an order and a cleaning within it, thus increase the effectiveness and productivity of the people working there.

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INTRODUCCIÓN

Hoy en día, las empresas se ven en la necesidad de implementar diversas técnicas que permitan

aprovechar de la mejor manera los recursos con los que cuentan, para poder posicionarse en un

nivel superior con respecto a sus competidores. Dichas técnicas constituyen en conjunto lo que es

comúnmente llamado “Gestión de la Calidad” y abarcan un compendio de herramientas que

facilitan la evaluación de los procesos internos de la empresa. Una de dichas herramientas es el

“Sistema 5S”, el cual es ampliamente conocido por la mayoría de las industrias, pero,

lamentablemente, no es tan frecuentemente aplicado.

Debido a las actividades que se realizan en un taller, es usual encontrar situaciones en las que se

considera que se tiene un cierto orden y limpieza en las herramientas e instalaciones del mismo, sin

embargo, la realidad dista mucho de ser así, pues en la mayoría de los casos, únicamente las

personas que administran dicho taller saben exactamente dónde es el lugar de cada cosa, así como

la utilidad de cada herramienta. A pesar del poco o nulo orden de las cosas, el taller trabaja con

relativa efectividad y las personas que laboran en él van formando hábitos en cuanto a cómo y

dónde se almacenan, sin embargo, es un hecho clarísimo que no se está trabajando con la mayor

eficiencia posible. El asunto resulta más grave aún, cuando se considera el taller de alguna empresa,

pues repercute directamente en el sistema de gestión de calidad que lleve la misma, así como

también genera retrasos y confusión para todas las personas que hacen uso de él, lo que a su vez

puede reflejarse en baja efectividad.

La implementación de las 5S es una excelente solución para el problema previsto, pues ayuda entre

otras cosas, a establecer un orden en la disposición de las herramientas y equipos del taller,

mejorando así el ambiente del mismo.

Dicho lo anterior, es necesario elaborar un plan de acción para la correcta implementación del

sistema 5S, el cual debe especificar los objetivos a conseguir y las labores necesarias para lograrlo,

partiendo desde del compromiso de la Dirección y altos mandos hasta el establecimiento de

mecanismos de control para garantizar su correcta ejecución.

Es así como este documento pretende informar de las ventajas de la implementación de un sistema

5S, así como un breve plan de acción a seguir para lograrlo.

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ANTECEDENTES

SISTEMA 5S La estrategia de las 5S es una metodología práctica que permite el establecimiento y mantenimiento

del lugar de trabajo bien organizado, ordenado y limpio, para así mejorar las condiciones de

seguridad y calidad en el trabajo, y que se vea reflejado en una mayor productividad. Está integrado

por cinco palabras japonesas que inician con la letra “S”, las cuales se muestran en la tabla 1.

Tabla 1: Los 5 principios japoneses.

Palabra japonesa Traducción Descripción

Seiri Clasificar Separar los elementos necesarios de los

innecesarios y eliminar del área de trabajo los innecesarios.

Seiton Ordenar Ordenar, organizar y rotular los elementos

necesarios de manera que estén disponibles y fácilmente accesibles y localizables.

Seiso Limpiar Eliminar el polvo y la suciedad. Hacer una

limpieza minuciosa.

Seiketsu Estandarizar Mantener el área de trabajo higiénica

mediante el mejoramiento de las tres “S” anteriores.

Shitsuke Disciplina Respetar las reglas por propio

convencimiento. Cambiar los hábitos de trabajo mediante la continuidad y la práctica.

Seiri – Clasificar Esta etapa consiste en separar los elementos necesarios de los innecesarios y retirar estos últimos

del espacio de trabajo. El objetivo es mantener únicamente aquellos elementos que son esenciales

para la tarea a desarrollar en dicha zona de trabajo.

Usualmente las personas acumulan herramientas, equipos, documentos o cualquier otro objeto con

la idea de que “será útil en algún momento futuro”, convirtiendo así sus espacios de trabajo en áreas

con una enorme cantidad de artículos no utilizables y dificultando la localización de aquellos que sí

son útiles. Debido a esto, es posible que este paso sea algo complicado de realizar correctamente,

pues se puede caer en la disyuntiva de no saber decidir qué objetos mantener en el área de trabajo

y cuáles no. Para solucionarlo, se puede hacer uso de diagramas de flujo que apoyen en la

clasificación como el que se muestra en la imagen 1.

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Imagen 1: Diagrama para clasificar los objetos útiles.

Seiton – Ordenar En esta etapa se deben ordenar los elementos que han sido considerados útiles. El objetivo es

acomodar los elementos de manera tal que facilite la búsqueda, identificación, retiro y devolución

en cualquier momento y por cualquier persona.

Algunas estrategias para facilitar este paso pueden ser:

¿Qué se usa con mayor frecuencia?

o Colocar en el lugar más accesible aquellos objetos que se utilizan constantemente.

¿Cómo se va a almacenar el objeto en cuestión?

o Algunas recomendaciones pueden ser etiquetar el lugar dónde irá el elemento con

el nombre del elemento o dibujar un contorno alrededor del objeto; todo esto de

manera que sea fácil la devolución del mismo.

Seiso – Limpiar En esta etapa se desea identificar y eliminar las fuentes de suciedad de los equipos o herramientas

previamente clasificados. El objetivo es asegurar que los puestos de trabajo, así como los elementos

que los constituyen, se encuentren en perfecto estado para que sean usados en el momento que se

desee.

Seiketsu – Estandarizar En esta fase se desea llegar a un estado óptimo de las tres primeras etapas, con el fin de mantener

los logros ya adquiridos, para esto se deben establecer normas y mecanismos que inciten a las

personas involucradas a continuar con el sistema y no abandonarlo. El objetivo principal de esta

etapa es mantener la eficacia del sistema y evitar retroceder, con el paso del tiempo, a la situación

inicial de la que se partió.

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Una técnica muy útil puede ser la localización de fotografías del área de trabajo en condiciones

óptimas, de esta manera la persona que hace uso de ese espacio puede observar gráficamente cómo

debe estar esa área en todo momento, y así evitar regresar a malos hábitos de desorden.

Shitsuke – Disciplina Si bien es la etapa en la que es más difícil observar su aplicación y medir sus resultados, al mismo

tiempo resulta ser la etapa con la mayor importancia, pues en ella recae toda la verdadera

efectividad del sistema 5S.

Es posible que con la aplicación de las primeras 4S se observen grandes resultados a simple vista,

(higiene, orden, objetos clasificados, etc.), sin embargo, es hasta esta etapa en la que realmente el

sistema evoluciona y obtiene toda la potencia necesaria para impactar positivamente de manera

constante en la productividad y efectividad de una empresa. Es en esta etapa en la que se debe

implantar disciplina en lo que se está haciendo, se debe motivar y solicitar a que todo el personal

inmiscuido obedezca las normas establecidas para evitar que se rompan los procedimientos ya

establecidos.

Es importante denotar que esta última etapa implica un cambio de hábitos y una apertura a crear

nuevas costumbres; implica que se debe continuar con lo que se decidió hacer en un principio y no

retroceder ante ninguna circunstancia.

Es de vital importancia la correcta implementación de esta última etapa, pues sin ella, el sistema

pierde gran parte de su fuerza y efectividad.

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S La implementación de un sistema 5S implica un gran esfuerzo por parte de todos los niveles

organizacionales de una empresa, desde un compromiso por parte de la Alta Dirección, pasando por

una correcta planeación por parte del comité encargado de la aplicación del sistema hasta llegar a

la creación de hábitos por parte de los usuarios del programa. Por esta razón, es muy común

encontrar cierta oposición y resistencia a la aplicación de las 5S; sin embargo, generalmente el hecho

explicar los beneficios y las mejoras que provee el sistema permite la aceptación del mismo y la

apertura a su ejecución. Algunos de los beneficios son los siguientes:

Crea un ambiente de trabajo más agradable.

Incrementa la calidad al reducir material o herramientas defectuosas.

Reduce los retrasos en la búsqueda de material.

Reduce los elementos innecesarios de trabajo.

Fomenta el trabajo en equipo.

Fomenta la unidad de diversos departamentos o áreas.

Introduce el control visual de elementos de trabajo.

Aumenta la vida útil de los equipos y herramientas.

Mejora considerablemente la imagen de la empresa.

Genera una cultura organizacional.

Establece las bases para nuevas metodologías de mejoramiento continuo.

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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La empresa “USEONG DE MÉXICO S.A. DE C.V.”, ubicada en el polígono empresarial de Santa Rosa

Jaúregui en la ciudad de Querétaro, es una empresa dedicada a la fabricación de componentes

electromecánicos, tales como electroválvulas o actuadores. Es una empresa relativamente pequeña

en comparación con otras industrias de su ramo, pues cuenta con apenas un máximo de 150

trabajadores repartidos en diversos departamentos, uno de ellos es el departamento de

mantenimiento. Dicha área cuenta con un taller completamente equipado con herramientas,

sustancias, instrumentos y equipos necesarios para las diversas tareas que ahí se realizan. Son 5

personas las pertenecientes a dicho departamento y las que hacen el mayor uso de sus instalaciones

y herramientas; sin embargo, frecuentemente otros departamentos también requieren de sus

equipos.

Lamentablemente, debido a las tareas de las que se encarga el departamento de mantenimiento

(así como también a malos hábitos), las instalaciones del taller se encuentran en un estado de caos

y desorden, únicamente las 5 personas encargadas del área conocen la ubicación de las

herramientas y la pseudo clasificación existente para su organización.

En la imagen 2, se puede observar parte de la problemática explicada previamente; se observa la

base de una máquina, cajas de cartón, cajas de plástico con material, entre otras cosas. Si bien no

es un completo desorden, tampoco es un estado idóneo de organización.

Imagen 2: Taller de mantenimiento, USEONG.

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De igual manera se observa en la imagen 3, que existe un pseudo orden en cuanto a la manera de

organizar las herramientas y equipos en los anaqueles, es posible observar y notar que, por ejemplo,

los pistones se encuentran juntos en una única zona, así como los solventes o las demás

herramientas como llaves y pinzas. Si bien es notorio que cada cosa tiene un lugar, sería mucho más

benéfico identificar la zona de cada herramienta, tal vez con etiquetas o con algún tipo de control

visual que ayude a localizarlas de manera más rápida.

Imagen 3: Anaqueles de herramientas.

La imagen 4 corresponde a la sección en la que se encuentran guardados diversos objetos como

tornillos, tuercas, conexiones neumáticas, etc. Es una zona que se encuentra debidamente

etiquetada, con separaciones para cada objeto y una clasificación clara y concisa. Lamentablemente,

se puede observar que se tienen malos hábitos pues en la imagen aparecen artículos cuyo lugar

ciertamente no es ahí, por ejemplo, las tablas de madera y los tubos de metal, dichos elementos ya

llevaban una cantidad considerable de tiempo en ese lugar sin que nadie los ocupara ni procurara

retirarlos y almacenarlos debidamente.

Se puede llegar a la hipótesis de que alguien, en algún momento, intentó implementar algún sistema

de orden y clasificación de las herramientas en dicho taller, probablemente incluso se quiso

implementar un sistema 5S, sin embargo, es evidente que no se llevó a cabo en su totalidad y que

no se realizó correctamente la acción de reforzar los mecanismos establecidos para el orden ni se

buscó crear un hábito que indicara cómo se debían almacenar y clasificar los equipos y herramientas

del taller.

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Imagen 4: Zona de tornillos, tuercas y demás conexiones.

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SOLUCIÓN PROPUESTA: 5S

La implementación de un sistema 5S puede ser una excelente herramienta que ayude en el

mejoramiento del ambiente de trabajo del taller de mantenimiento de USEONG. Con esta

metodología no únicamente se ordenaría dicho espacio, sino que también impactaría directamente

en la efectividad que tiene el equipo de mantenimiento, puesto que se reducirían

considerablemente los tiempos de búsqueda y retiro de herramientas; lo que, a su vez, se reflejaría

directamente en la productividad de las líneas de operación al estar menos tiempo detenidas por

alguna falla. Es de esta manera en la que se observa que la implementación de un sistema 5S en el

taller de mantenimiento, podría generar una reacción en cadena para, eventualmente, mejorar la

calidad en la empresa.

¿QUIÉN DEBE ESTAR INVOLUCRADO? Edward Moulding menciona en su libro “5S: A Visual Control System for the Workplace” lo siguiente

respecto a esta cuestión:

“Adopting 5S at every level of staff will strengthen the daily management of an

organization, as it is an easy technique to apply and it speaks the same language

across the whole organization. Everyone – from top management to front-line

staff – needs to participate to make the program a success.”

Es de suma importancia recalcar que este es uno de los principales fundamentos del sistema 5S, la

inclusión de todos en la participación es necesario para el correcto desarrollo del programa,

fomentando así la buena comunicación entre departamentos y puestos al mismo tiempo que se

fortalecen habilidades como el trabajo en equipo.

PRIMER PASO: COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. Una vez establecido que es necesaria la colaboración de todas las áreas para implementar el

sistema, el siguiente paso inmediato es determinar si la Alta Dirección de la empresa está

comprometida con el programa a implementar y está dispuesta a respaldar las acciones,

mecanismos y normas que se establezcan con el sistema 5S. Se debe evaluar la situación actual en

la que se encuentra la empresa, en este caso en particular se debe evaluar a USEONG pero más

específicamente al taller de mantenimiento puesto que esa es el área piloto para arrancar con el

sistema.

Francisco Rey Sacristán plantea, en su libro “Las 5S: orden y limpieza en el trabajo”, una serie de

preguntas que ayudan a considerar y decidir si es necesario o no implementar 5S en la empresa.

“¿Nos vemos obligados a dedicar una jornada a limpiar cada cierto tiempo en

vez de trabajar normalmente? ¿Se encuentra cualquier herramienta/documento

con rapidez y sin necesidad de desplazarnos del puesto de trabajo? ¿Observamos

que ciertos documentos/herramientas están mal ubicados o que algún

equipo/maquina no funciona correctamente?”

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En función de las respuestas a preguntas como las anteriores, en conjunto con las reflexiones que

se obtengan de ellas y los beneficios que ofrece un sistema 5S, se debe determinar si es necesario

o no aplicar el programa. En caso de que la decisión sea a favor de implementarlo, la Alta Dirección

debe estar consciente de que es el pilar del sistema y de que su participación y compromiso es

esencial.

PASOS A SEGUIR EN LA IMPLEMENTACIÓN DE 5S Los pasos posteriores para la correcta implementación de un sistema 5S pueden hacerse tan

extensos y detallados como la administración lo decida pertinente, a continuación, únicamente se

presenta una breve propuesta de un plan de acción a seguir.

1. Organización de un comité 5S.

Dicho comité será el encargado de idear y liderar la estrategia necesaria.

Se pueden definir encargados de áreas o zonas, o subcomités internos.

2. Definir un lanzamiento oficial de las 5S.

Establecer el día en el que se hace oficial la instauración del programa.

3. Realizar una planificación de actividades.

Concentrar en un esquema las fechas propuestas para las diversas actividades que

integran las 5S, así como para su evaluación y discusión de los resultados que se

vayan obteniendo.

4. Capacitar al personal en 5S.

5. Empezar con la etapa inicial de las 5S, Seiri, y continuar avanzando en el programa conforme

a las metas establecidas, desarrollando todas las actividades que integran cada una de las

5S.

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CONCLUSIÓN

Evidentemente el proceso para la correcta implementación de un sistema 5S es mucho más extenso

y detallado del alcance que pueda llegar a tener este documento, pues como se mencionó en un

principio, el objetivo del mismo es únicamente sensibilizar y convencer a la Alta Dirección de la

oportunidad de mejora existente en el taller de mantenimiento. José Roberto Rodríguez menciona

en su libro “Manual: Estrategia de las 5S — Gestión para la mejora continua” lo siguiente

La iniciativa de implementar la estrategia de las 5S puede surgir de cualquier

nivel jerárquico dela empresa, siendo lo ideal que su origen provenga de la Alta

Dirección, ya que es quien autoriza directa-mente los recursos necesarios para

iniciar eficazmente el proceso de implementación. Por otra parte, si la propuesta

proviene de algún nivel subordinado será un gran reto el obtener el Visto Bueno

y el compro-miso de la Alta Dirección.

Es evidente que será un reto obtener la aprobación de la Alta Dirección para la implementación de

un sistema 5S, sin embargo, con la realización del presente documento, y explicando los grandes

beneficios que otorga el sistema, es un desafío que aparenta ser relativamente alcanzable.

Independientemente de la decisión que tomen los directivos acerca de la propuesta, la elaboración

de dicho trabajo de investigación me permitió tener un acercamiento mucho más específico con el

sistema 5S. Si bien ya tenía conocimientos acerca de las 5S, su significado y su aplicación a grandes

rasgos, no tenía ninguna noción de las tareas específicas y las estrategias que se han ideado para su

correcta implementación. De igual manera aprendí un poco más acerca de la historia del programa,

cómo y dónde se originó, así como la íntima relación existente entre la filosofía de esta metodología

y la cultura japonesa.

La implementación de un sistema 5S crea las bases necesarias para incorporar la filosofía de

mejoramiento continuo, provee de grandes beneficios a la empresa que decide llevarlo a la práctica

e impacta en gran medida en la manera de pensar y actuar de las personas involucradas.

One of the key benefits of 5S is that it sets the foundation for continuous

improvement. The 5S program improves profit by installing a culture of quality

and safety in the workplace. It does this by reducing waste of all types – time,

material, supplies and maintenance – and simplifies the working environment,

thus incrrasing morale and, in turn, improving efficiency and productivity.

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REFERENCIAS

Libros:

Cardoza, J. R. (2010). Manual: Estrategia de las 5S - Gestión para la Mejora Continua.

Honduras: JICA.

Moulding, E. (2010). 5S: A Visual Control System for the Workplace.

Sacristán, F. R. (2005). Las 5S: orden y limpieza en el puesto de trabajo. FC Editorial.

Páginas Web:

López, C. (2001, Octubre 11). 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Base de la mejora

continua. Retrieved from https://www.gestiopolis.com/5s-seiri-seiton-seiso-seiketsu-y-

shitsuke-base-de-la-mejora-continua/

Varios. (n.d.). Metodología 5S. Retrieved from

http://www.leansolutions.co/conceptos/metodologia-5s/