PREMIO

NACIONAL 5S

PERÚ-2018

COMITÉ ORGANIZADOR

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ÌNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN

I.OBJETIVOS DEL PREMIO NACIONAL 5S 5

II.CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA 5S 5

Seiri 5

Seiton 6

Seiso 6

Seiketsu 7

Shitsuke 7

III.PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S 9

Paso 1: Decisión de la Alta Dirección 9

Paso 2: Compromiso de la Alta Dirección 10

a. Promesa de responsabilidad 10

b. Formulación y presentación de la Política y Objetivo 10

c. Anuncio oficial del inicio de las 5S. 10

Paso 3: Organización del equipo 5S 11

a. Los facilitadores 12

b. El grupo de difusión 12

c. Los auditores 13

Paso 4: Plan Maestro 13

Paso 5: Ejecución del Plan Maestro 14

Paso 6: Verificación del Sistema 5S 15

Paso 7: Análisis y Mejora 15

IV.CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S 17

Compromiso de la Alta Dirección 17

Organización 22

Implementación 25

Integración y resultados 27

V.PUNTAJES POR CRITERIOS 28

VI.RÙBRICA DE EVALUACIÓN 31

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ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1. Guía para la presentación del informe de postulación 34

ANEXO 2. Ficha de Inscripción 36

ANEXO 3. Condiciones de Aceptación 37

ANEXO 4. Compromiso de Reserva de Información 38

ANEXO 5. Cronograma 2018 39

ANEXO 6. Categorías de postulación 40

ANEXO 7. Convocatoria y postulación – Fase previa 41

Evaluación del Relatorio. Fase I

Visita de Evaluación. Fase II

Reunión del Comité Autónomo Premio 5S. Fase III

Ceremonia de entrega del Premio Nacional 5S - 2018

Miembros del Comité Organizador

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INTRODUCCIÓN

Con frecuencia, las empresas peruanas se encuentran ante la necesidad de

implementar mejoras, a fin de eliminar aquellos desperdicios identificados que no

generan valor. En algunos casos, se ha aplicado en forma previa algún modelo de

gestión de calidad y conseguido inclusive alguna certificación internacional, pero se

ha verificado que estas certificaciones no necesariamente generan una cultura de

calidad que las lleve a ser una organización de clase mundial, al nivel de las

organizaciones japonesas, europeas o americanas.

Por el contrario, muchas organizaciones peruanas y latinas en general, no logran

desplegar los principios de la calidad a todos los niveles, ya sea por el estilo de

liderazgo o por la resistencia al cambio que se genera a nivel de los colaboradores

ante un nuevo modelo de gestión. Bajo esta premisa, debe entenderse que el agente

de cambio son las personas y se debe trabajar con ellas, pues existe una gran

diferencia cultural entre los colaboradores latinos y los colaboradores japoneses,

europeos o americanos.

Para alcazar este objetivo, resulta indispensable aplicar el modelo 5S, a efectos de

lograr un cambio cultural interno que permita sostener cualquier sistema o

certificación de calidad, así como conducir a nuestras organizaciones hacia la

competitividad a nivel mundial. Efectivamente, la experiencia exitosa de empresas

japonesas que aplican la metodología 5S, confirman su importancia y sustentan el

por qué el Premio Nacional 5S promueve su implementación.

Para estos fines, se conformó el Comité Autónomo Premio Nacional 5S, el cual está

integrado por representantes de prestigiosas organizaciones, entre las que figuran la

Asociación Peruano Japonesa, la Cámara de Comercio e Industria Peruano

Japonesa, la Japan International Cooperation Agency (JICA), la Japan External

Trade Organization (JETRO) y la Asociación Kenshu Kiokay del Perú - AOTS Perú.

Este Comité tiene por finalidad organizar anualmente el Premio Nacional 5S, y dar

reconocimiento público a las organizaciones participantes que estén comprometidas

con programas de mejora continua y que hayan implementado adecuadamente el

modelo 5S.

El presente documento describe el procedimiento para poner en práctica las 5S y

presenta las bases del concurso para el Premio Nacional 5S, sobre las que el Comité

invita a participar a las empresas de distintos sectores económicos del país que

siguen este modelo.

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PREMIO NACIONAL 5S

I. OBJETIVOS:

El Premio Nacional 5S busca promover una cultura organizacional en la que sea propicia la implementación y práctica de herramientas de mejora continua y sistemas de gestión de calidad de clase mundial, que conlleven a desarrollar entornos de trabajo, donde el personal esté motivado a formar parte de un equipo que busque mejorar la calidad en los procesos productivos o de prestación de servicios e incrementar con ello la productividad, en beneficio de la organización y sus colaboradores en conjunto.

Los objetivos específicos relacionados son:

Incentivar a las organizaciones peruanas a la práctica intensiva de las 5S.

Difundir conocimientos sobre la implementación del modeo 5S y herramientas de gestión complementarias de mejora continua a todas las organizaciones interesadas.

Estandarizar el uso de las 5S.

Fomentar el trabajo en equipo a través de los equipos de 5S.

Reconocer públicamente los logros de las organizaciones peruanas que demuestren la implementación exitosa del modelo 5S.

Promover el intercambio de experiencias en la aplicación de las 5S.

II. CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LAS 5S:

Seiri=Seleccionar (Primera S):

Con la aplicación de la primera S, se busca optimizar el uso de los recursos, identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar de trabajo todos los materiales innecesarios y desperdicios que no general valos, conservando solo los materiales que se van a utilizar.

En sentido más amplio, el concepto,seleccionar implica:

• Separar todo lo que es útil de lo inútil, lo que sirve de lo que no sirve. En efecto, resulta de práctica común, que en el lugar de trabajo se cuente con una mesa, un estante o un lugar donde se guarden objetos que no se necesitan pero que se considera que en algún momento serán utilizados; sin embargo, suelen permanecer en ese lugar por mucho tiempo sin usarse, ocupando espacio que se pueden necesitar para otros objetos.

• No solicitar materiales en exceso. En algunas organizaciones, los responsables de cada área -en algunas ocasiones- requieren mayor cantidad de material de oficina, repuestos, herramientas, entre otros, de la que realmente necesitan; y, estos terminan deteriorándose o en otros destinos, lo cual genera pérdidas para la organización.

• No confundir lo bueno con lo necesario. Efectivamente, los trabajadores -en especial el personal de mantenimiento- suelen guardar repuestos, partes y piezas en desuso o descompuestas, con la idea de que en algún

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momento van a necesitarlas, lo cual generalmente no sucede.

No guardar documentación desactualizada o irrelevante, tales como catálogos, información de organizaciones con las que ya no se trabaja o archivos electrónicos inútiles en las computadoras. De igual forma, no se debe mantener periódicos murales con información desactualizada, manuales y planos técnicos, o procedimientos e instructivos, en versiones antiguas que hayan sufrido modificaciones o que hayan caído en desuso.

En resumen, optimizar el uso de los recursos significa utilizar, gastar o comprar solamente lo que se necesita, en la cantidad que se necesita y solo cuando se necesita. En caso contrario, si el actuar se rige por los malos hábitos, ello conllevará a un perjuicio a nivel laboral y, sobre todo, a nivel personal.

Seiton = Ordenar (Segunda S)

A través de su aplicación, se procura establecer la forma en que deben ubicarse los materiales, herramientas, utensilios y demás recursos necesarios para el trabajo, incluyendo su identificación, con el objetivo de que cualquier persona que los necesite pueda ubicarlos, utilizarlos y reponerlos de forma fácil y rápida.

Este concepto -bastante general y conocido por quienes practican las 5S-, se puede estructurar en base a tres premisas con la finalidad que sea más efectivo:

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Una etiqueta para cada cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta.

Las cosas deben ser estar dispuestas de acuerdo a su frecuencia de uso; es decir, lo que más se utiliza debe estar más cerca, de manera que se ahorre tiempo y esfuerzo.

Es menester precisar que, el “orden” de las 5S no tiene mucho que ver con el orden cosmético con el que generalmente se asocia esta palabra. En realidad, el “orden” de las 5S está orientado a eliminar desperdicios de tiempo, espacios y esfuerzos; lo que permite generar ahorro, mejorar la eficiencia y la productividad.

En ese orden de ideas, si la disposición de las cosas permite ahorrar tiempo, energía, recursos o dinero, entonces se cumple con el objetivo de la segunda “S”. Así, por ejemplo, las cosas guardadas en un estante o archivador no deben estar amontonadas sino deberán cumplir con los tres conceptos mencionados previamente.

Seiso = Limpiar (Tercera S)

Con la tercera S, se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan suciedad, asegurando que todos los equipos o materiales se encuentren siempre en perfecto estado de uso, a fin de evitar riesgos o desperdicios por mala operatividad.

Bajo esta premisa, su aplicación puede estructurarse de la siguiente forma:

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Efectuar una inspección detallada.

Realizar acciones de conservación.

Eliminar fuentes que generan suciedad.

La puesta en marcha de estas tres acciones permitirán:

Eliminar o reducir accidentes.

Reducir fallas o desperfectos, considerando que la causa raíz de las fallas en los equipos responde habitualmente a la falta de limpieza.

Seiketsu = Estandarización (Cuarta S)

Respecto a la cuarta S, podemos señalar que quizá sea la de más difícil comprensióny, al mismo tiempo, una de las más importantes, por cuanto ella asegura el sostenimiento del sistema y propicia la mejora continua.

Si bien es cierto, la mayoría de personas utiliza la palabra estandarización o estándar en sus conversaciones, ante la pregunta: ¿Qué significa estandarizar?, gran parte de ellas responde lo siguiente: “Es implantar procedimientos o normas”, “Es uniformizar”, “Es usar piezas iguales".

Estas respuestas corresponden a formas de estandarización y no a la definición misma, puesto que, estandarizar significa tomar acciones o medidas que permitan evitar errores y mantener el nivel alcanzado. Los estándares más comunes son los procedimientos e instructivos, aunquelos más eficaces son los menos conocidos; entre ellos tenemos a:

Los Poka-Yoke (a prueba de errores), técnica japonesa que permite desarrollar los procesos o actividades sin cometer errores.

El empoderamiento del personal, que permite a este la toma de decisiones para prevenir fallas.

Las señales o controles visuales o auditivos.

En este contexto, un estándar dejará de serlo cuando permite un error y se genera una falla, entonces será necesario crear un nuevo estándar o mejorarlo.

Shitsuke = Disciplina (Quinta S)

En relación a la quinta S, se pude afirmar que la disciplina constituye el respeto a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una comunidad, de una organización o de una persona; significa también orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales.

Del mismo modo que la estandarización, la disciplina representa una de las actividades más importantes de las 5S, por cuanto en ella radica la clave del éxito para sostener el sistema a través del tiempo.

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A efectos de lograr la implementación total del sistema, es fundamental la creación o formación de hábitos, así como el cambio de actitud y la adopción de una nueva cultura de vida y de trabajo, en la que se practiquen y difundan los valores de la organización.

Asimismo, para alcanzar la implementación de la quinta “S” es de vital importancia el compromiso y la participación activa de la Alta Dirección, la misma que se convierte en el líder principal de este proceso;. es así que, quienes conforman la Alta Dirección deben predicar con el ejemplo, implementandor las 5S en su área de acción.Igualmente, la Alta Dirección deberá liderar y trabajar en equipo con todo su personal, utilizando las herramientas disponibles como son la comunicación permanente, auditorías, publicaciones en el periódico mural, revistas, entre otros.

Conviene destacar que, la utilización de la cuarta S y de las herramientas y técnicas de gestión japonesas, servirán como base para lograr la implementación exitosa de la quinta S. Igualmente, la práctica constante (repetir, repetir, repetir) permitirá la creación de buenos hábitos.

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III. PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S:

Con el fin de lograr una exitosa implementación de las 5S, es de vital

importancia que la Alta Dirección lidere este proceso de cambio -conforme

hemos señalado líneas arriba. De igual manera, es necesario que las 5S sean

comprendidas como un sistema que debe implementarse a nivel de toda la

organización; para tal fin, debe crearse una cultura de calidad que facilite este

proceso de implementación y alinearlo con los sistemas de gestión propios de

cada organización.

La implementación del Sistema 5S se realizará en 7 pasos, como se muestra en

la siguiente figura:

PASO 1: DECISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN:

Antes de anunciar la decisión de implementar el Sistema 5S, la Alta Dirección debe

considerar cuidadosamente los siguientes aspectos:

¿Cuál es la visión estratégica?

¿Cuál es el objetivo que busca a través de su implementación?

¿Cómo y quién ejercerá el liderazgo del Proyecto?

¿Qué acciones de responsabilidad social están asociadas con esta implementación?

La disposición de los recursos necesarios para todo el proceso, que es progresivo y permanente.

En la medida que los líderes estén convencidos de los beneficios que se

lograrán con esta medida, ellos lograrán que el personal de la organización

comprenda el por qué de la introducción a las 5S y valoren esta necesidad.

Como es de conocimiento general, la elevación de los costos de las materias

primas, los errores en los procesos, los reclamos en materia de calidad, la

caida de los precios de los productos, y otros factores negativos del entorno,

obligan a las organizaciones a ser más eficientes. Por tal razón, muchas de

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ellas están adoptando el sistema como un medio para resolver complejos

problemas internos y estar en condiciones de afrontar las turbulencias

económicas.

PASO 2: COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN:

El compromiso de la Alta Dirección debe ser claro y preciso, manifestando esta su intención de implementar las 5S como un sistema dinámico en la organización, que proveerá múltiples beneficios.

Este compromiso de la Alta Dirección se materializa en tres momentos distintos: a) Promesa de responsabilidad, b) Formulación y presentación de la política y los objetivos 5S, y c) Lanzamiento.

a) Promesa de responsabilidad:

La Alta Dirección anuncia su compromiso de implementar el Sistema 5S en la organización hasta su total ejecución. Para tal efecto, conforma un Comité 5S responsable de dirigir la implementación.

Para cumplir con estos fines, la AltaDirección compromete a los integrantes de la organización a sumar esfuerzos para lograr el éxito en la implementación y ejecución del Sistema 5S.

b) Formulación y presentación de la política y objetivos 5S:

La política de las 5S debe ser parte integral de la política global que rige la

actuación de las personas y de la organización , estableciéndose los objetivos y

directrices de las actividades a realizar. En ese orden de ideas, los objetivos de

las 5S deben integrarse con la planificación estratégica de la organización, a

mediano y largo plazo, y deben fijarse solamente después de consultas y

coordinaciones con todos los interesados, incluida la Alta Dirección.

Resulta indispensable que, el Sistema 5S sea de carácter permanente, solo así se podrán alcanzar los objetivos trazados;, para ello, es conveniente que se logre un sostenido alineamiento con alguno de los siguientes modelos: Gestión de Calidad (ISO 9001), Gestión Ambiental (ISO 14001), Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS 18001), Gestión de Calidad Total (TQM), Toyota Production System (TPS), Mantenimiento Productivo Total (TPM), o cualquier otro sistema de gestión de la organización.

c) Anuncio oficial del Inicio de las 5S:

El anuncio oficial es un acto trascendental que realiza la Alta Dirección, este debe darse al inicio del programa con la participación de toda la organización, explicando la política y los objetivos del Sistema 5S. Adicionalmente, se pueden adoptar diversas estrategias informativas y motivadoras en las que pueden utilizar gráficos, canciones, lemas, slogans, pancartas, mascotas, entre otros.

Asimismo, es recomendable elaborar un video informativo 5S que describa de

manera simple el por qué de la adopción del Sistema, explicar qué se busca con

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este, señalar quiénes deben participar, y presentar la Política y Objetivos de las 5S.

Respecto al lanzamiento, este dependerá de las facilidades que se ofrezcan y de

las características de la organización; según ello, podrían emplearsediversas

estrategias que, a su vez, sean respaldadas con diversos elementos de apoyo

como:

Revistas institucionales.

Redes sociales.

Trípticos.

Gigantografías.

Reuniones plenarias, etc.

PASO 3: ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO 5S:

Un factor crítico de éxito para la implementación de las 5S es contar con una estructura organizacional que sustente las actividades de implementación, pues la ausencia de esta expone al programa a caer en una rutina poco motivadora que, finalmente terminará deteniendo toda actividad relacionada a las 5S. Por tal motivo, se debe crear el Comité 5S, conformado por los miembros de la

Alta Dirección, quienes liderarán y harán seguimiento al proyecto. En adición, a

este Comité se deberán integrar personas de las diferentes áreas de la

organización, como equipo de apoyo, con la misión de hacer el trabajo de

coordinación y supervisión del proyecto, que tendrá un programa de ejecución.

Este equipo estará distribuido como sigue: a) Facilitadores, b) Promotores, y c)

Auditores.

Consecuentemente, las 5S se promoverán a través de una estructura de

pequeños grupos multifuncionales que se distribuirán en toda la organización, y

los líderes de pequeños grupos de cada nivel de la organización serán -a su

vez- miembros de pequeños grupos del siguiente nivel más elevado.

Igualmente, la Alta Dirección constituirá en sí misma un pequeño grupo. Este

sistema es sumamente eficaz para desplegar las políticas y objetivos de la Alta

Dirección por toda la organización.

Por otra parte, para brindar los espacios y comodidades del caso no

solo para el Comité sino principalmente para los grupos de apoyo, es

deseable que se cuente con una oficina de promoción de las 5S, la cual

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será de múltiples usos, en la cual se podrán realizar las siguientes

actividades: Los miembros del Comité podrán sesionar.

Se implementará una biblioteca al servicio del Comité y de los

interesados.

Se celebrarán reuniones para evaluar los proyectos de mejoras por

parte de los grupos multifuncionales.

De otro lado, los especialistas 5S se encargarán de facilitar la implementación, diseminar la información, diseñar y ejecutar las auditorías.

a) Facilitadores:

Este es considerado como el más importante de los tres grupos de apoyo, puesto

que se convertirá en el motor del Sistema 5S, motivando y capacitando a todo el

personal, pero, fundamentalmente repartiendo la responsabilidad de implementación

a un grupo mayor de personas.

Si bien es cierto que, la capacitación inicial en 5S podrá ser realizada por un

consultor externo, se recomienda que este se encargue exclusivamente de la

preparación del grupo de facilitadores; mientras que la capacitación del resto del

personal, incluyendo a los demás miembros del Comité, deberá estar a cargo de los

facilitadores, hecho que eleva el nivel de motivación de este grupo y los compromete

seriamente con el proceso de implementación.

Bajo esta premisa, los facilitadores deberán ser -en un 80%- miembros de base de la

organización. Se debe invitar a participar de este grupo principalmente a personas

con el siguiente perfil:

Líderes natos de la organización.

Los denominados “males necesarios”, quienes son en general todos los

que estando fuera del programa, puedan representar un factor crítico

para el éxito.

Considerando que la capacitación interna deberá ser liderada por el equipo de facilitadores, a cargo de ellos estará la planificación de los seminarios externos y planes de formación internos adecuados para cada nivel, a fin de comprender claramente el Sistema 5S. Los seminarios externos estarán principalmente orientados al Comité y especialistas 5S, y los planes de formación internos al personal.

b) Grupo de difusión:

Este grupo tiene el encargo de mantener a la organización comunicada en forma

permanente acerca de todos los pasos que se siguen como parte del programa y

juega un doble rol. Por un lado, ejerce cierta presión sobre los responsables de las

áreas auditadas, en la medida en que los resultados son mostrados y difundidos a

través de los canales de comunicación de este grupo, que son básicamente los

siguientes:

Periódicos murales para los empleados de a pie; es decir, los que no

trabajan en oficina ni poseen una computadora.

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Revistas virtuales para empleados que trabajan con computadoras.

Revistas impresas para todo el personal.

Por otro lado, este grupo -con el tiempo- ayudará a crear una cultura dentro de la

organización que permitirá la identificación de todo el personal con su organización.

c) Grupo de auditores:

Este grupo tiene como rol la acción correctora que se constituirá en el sistema

“rígido”, que no permitirá debilitarse a los equipos responsables de cada área y, en

general, a todo trabajador. Otro importante encargo de este grupo es ser constante

en el propósito, con lo cual logrará que cada uno de los principios de las 5S se

conviertan finalmente en hábitos.

Resulta oportuno destacar que, la labor de los auditores tendrá un valor agregado;

pues en cada oportunidad que se realice una auditoría deberá aprovecharla para

concientizar al personal sobre la conveniencia de tener buenas prácticas.

Los auditores del programa 5S serán elegidos cuidando su perfil, deberán ser

seleccionados revisando la planilla de jefes, supervisores o personal destacado. Se

debe dar prioridad a los auditores internos ISO si la organización los tuviera.

PASO 4: PLAN MAESTRO:

Para formular un plan maestro de implementación del Sistema 5S,-en primer

lugar- se deberán decidir las actividades a poner en práctica para lograr los

objetivos de las 5S. Este es un paso de suma importancia, por cuanto La Alta

Dirección de cada organización debe reflexionar y decidir sobre las formas más

eficientes de cubrir los desfases entre la situación de partida y el logro de

objetivos.

Para tal efecto, se deberá optar por la aplicación masiva del programa 5S o la

implementación gradual, comenzando con un plan piloto. A excepción de las

organizaciones muy pequeñas, siempre es recomendable empezar con un plan

piloto.

El plan maestro debe estructurarse con grandes proyecciones En ese sentido,

será muy motivador trazar objetivos que comprendan la participación de la

organización en el Premio Nacional 5S y focalizarse en alcanzar el

reconocimiento mayor.

En esta etapa de elaboración del plan maestro, resulta relevante definir los

objetivos, metas e indicadores del sistema 5S, deplegándolos hasta el nivel más

conveniente que facilite su implementación. Por el contrario, no sería

conveniente diseñar un sistema complejo que pudiera generar resistencia en el

personal.

Bajo este marco, el Plan maestro debe establecer en forma detallada las etapas

a desarrollar, indicando qué se hará, quienes serán los responsables, cuándo y

dónde y cómo se realizará, puede usarse la técnica de 5W+1H y describir las

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actividades en un cronograma.Para la etapa de planificación, se recomienda la

utilización del ciclo PHVA, describiendo las etapas de planificación, ejecución,

verificación y estandarización, estableciendo un proceso de mejora continua.

En lo que concierne al avance, a fin de asegurar que este sea uniforme y que

haya sido integrada toda la organización en el proyecto, se recomienda elaborar

un mapa de implementación, para cuyo efecto, cada sector de las instalaciones

de la organización deberá tener un equipo responsable de la ejecución del

programa 5S, bajo la conducción de un líder. Las responsabilidades de cada

uno de los integrantes deberán estar claramente definidas.

PASO 5: EJECUCIÓN DEL PLAN MAESTRO:

Esta tiene como primera actividad la auditoría inicial de 5S en todos los

ambientes de la organización, con registros fotográficos y/o videos que

evidencien el estado inicial antes de la ejecución del programa 5S. Con estas

herramientas audiovisuales, deberá registrarse al detalle todo lo que se

considere que es obejto de mejora.

Durante la ejecución del programa 5S, se realizan actividades seleccionadas

para lograr los objetivos del plan maestro; cuyo orden y plazos establecidos para

ellas, deberán ajustarse en cada uno de los pasos de la implementación, a fin de

adaptarlas a las características particulares de la organización. No obstante,

algunas actividades pueden realizarse simultáneamente.

Para tener un proceso de ejecución del plan maestro exitoso, ese recomienda

que la implementación se realice por cada “S”, y no se avance a la siguiente “S”

si no se valida a través de la auditoría interna.

Campaña de la 1 S: Establecer un día para el Lanzamiento de la 1S, en el que

todo el personal realice el descarte o selección, y luego auditar el resultado.

Campaña de la 2S. Señalar un día para el lanzamiento de la 2° S, con posterior

auditoría.

Campaña de la 3S: Fijar un día para el lanzamiento de la 3S, al cabo de lo cual,

se auditará la 1, 2 y 3S.

Campaña de la 4S: Establecer un día para el lanzamiento de la 4S, y luego se

realizará la auditoría.

Campaña de la 5°S: Será constante desde el inicio del programa, bajo el

liderazgo de la Alta Dirección y el apoyo de los facilitadores, quienes deberán

promover la práctica de los valores y enseñar, con el ejemplo, al resto del

personal..

Las auditorías internas a todas las áreas de la organización deberán ser

permanentes, con la frecuencia que determine el Comité y, de manera cruzada; vale

decir que, los auditores de un área deberán auditar alternadamente otra área y

viceversa.

PASO 6: VERIFICACIÓN DEL SISTEMA 5S:

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La verificación del Sistema 5S estará a cargo del Comité 5S , liderado por la Alta Dirección. Esta debe contemplar los siguientes aspectos:

La consolidación de resultados.

El cumplimiento de la política, y

El logro de objetivos a través de la evaluación del comportamiento de los indicadores.

PASO 7: ANÁLISIS Y MEJORA:

Mediante el análisis se buscará la integración de los resultados y, a través de

ellos, la generación de nuevos objetivos cada vez más elevados, que reflejen la

visión a la que aspira la organización. Teniendo a las 5S como base de todos los

sistemas de gestión de calidad japonesas, se garantizará la supervivencia y

rentabilidad de la organización.

Este paso de la implementación, servirá también para medir si las

organizaciones se encuentran preparadas para su participación en el Premio

Nacional 5S; lo cual incentivará permanentemente a sus integrantes y ayudará a

continuar con las actividades de 5S, sosteniéndolas en el tiempo.

Una vez concluida la implementación de las 5S o habiendo logrado participar

como organización en el Premio Nacional 5S, resulta fundamental que todo el

personal involucrado continúe con un plan de capacitación en herramientas y

técnicas japonesas de soporte o sostenimiento de las 5S, entre las que

destacan: como:

Kaizen (Mejora continua), ciclo PHVA, técnica de Poka Yoke, control visual, 7

herramientas, implementación de los proyectos de mejora, TPS, TPM, SMED,

herramientas de solución de problemas, etc. De esta forma, la utilización

apropiada de estas técnicas y herramientas garantizará el éxito permanente

para convertirse en una organización de clase mundial.

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LOS SIETE PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S

Implementación de 5S Puntos clave

P1

Decisión de la Alta Dirección

. Anunciar la introducción del programa 5S por la alta Dirección, a través de una reunión plenaria interna o la realización de un video.

. Crear el Comité 5S, integrado por los miembros de la Alta Dirección y personal clave de altos mandos.

P2 Compromiso de la Alta

Dirección

. Compromiso de la Alta Dirección y de todos los integrantes de la

organización para llevar a cabo la ejecución del programa 5S hasta su total

implementación.

. Establecer líneas de actuación estratégica y objetivos.

. Crear mecanismos de comunicación masiva (revista, periódico mural etc.)

P3 Organización del Equipo 5S

. Conformar los equipos de especialistas.

. Crear la Oficina de promoción de las 5S (opcional).

. Diseñar talleres de capacitación para el personal, a cargo de los

facilitadores.

P4 Plan Maestro

. Elaborar desde la fase de preparación hasta la postulación al Premio Nacional 5S. . Definir el plan piloto.

P5 Ejecución del Plan Maestro

. Designar un responsable por cada área de la organización, en las que se llevará a cabo el proceo de implementación

. Organizar campañas que propicien la participación masiva del personal del área seleccionada en el proceso de implementación.

. Realizar auditoría inicial de 5S en todos los ambientes de la organización con registros audiovisuales que evidencien el estado inicial antes de la ejecución del programa 5S. .Efectuar auditorías al final de cada campaña para medir su resultado.

1S

Campaña de 1 S . Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal a que participe..

Auditoría de 1 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 1 S

2S

Campaña de 2 S . Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal. a que participe.

Auditoría de 1 y 2 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 2 S

3S

Campaña de 3 S . Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal a que participe.

Auditoría de 1, 2 y 3 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 3 S,

4S

Campaña de 4 S . Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal a que participe.

Auditoria de 1, 2 , 3 y 4 S . Auditar luego del resultado del lanzamiernto de la 4 S

5S Campaña de la 5 S . Liderada por la Alta Dirección con apoyo de los facilitadores.

P6 Verificación del Sistema 5S . Verificar el logro de los objetivos revisando los resultados.

P7 Análisis y Mejora . Integrar resultados y definir objetivos más elevados. . Postular al Premio Nacional 5S.

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IV. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S:

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN (300 puntos):

Este criterio examina el compromiso, participación y responsabilidad de la Alta Dirección, además de la forma como apoya y respalda al programa 5S y a todos los involucrados en el proyecto de implementación.

1.1. Planeación:

El sub-criterio planeación evalúa el proceso de desarrollo de las estrategias sobre las 5S. La Alta Dirección debe definir cómo se conciben los objetivos de las 5S y alinerarlos con los grandes objetivos estratégicos de la organización; asimismo, debe fijarlos planes de acción para alcanzarlos. Adicionalmente, la Alta Dirección examinará la manera en que se despliegan los planes y como se hará el seguimiento al desempeño de los involucrados.

1.1.1. ¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la promoción de las 5S en su organización?

- Se incluyen las 5S como parte de los objetivos estratégicos para fortalecer el desempeño y la posición competitiva de la organización, en la descripción del proceso de desarrollo de las estrategias de esta última.

- Se verifica que existe una alineación de los objetivos de las 5S con los objetivos estratégicos de la organización.

- Se constata la formulación de objetivos y metas para implementar las 5S, en las matrices estratégicas de gestión por áreas, e incluyen planes de acción, indicadores de medición, tiempos establecidos y responsables.

- Se ha conformado el Comité 5S, responsable directo de la implementación del programa 5S en la organización.

- Se ha estructurado un organigrama funcional de la organización, en el cualel Comité 5S o algún equipo organizacional de las 5S tiene representación con reporte directo a la Alta Dirección.

1.1.2. ¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está

cumpliendo?

- Participaactivamente en reuniones periódicas del Comité, lo cual se comprueba mediante actas y/o directrices generadas a partir de su participación.

- Revisalos informes de auditoría y apoyando las conclusiones a las que llegue el Comité, sobre la base de su análisis.

- Evalúa formatos, reportes o informes mensuales de avance de los resultados de la implementación de las 5S. En cada caso, se revisan los cronogramas comparando las fechas establecidas entre el plan inicial y el

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plan actual.

Analiza cómo y en qué se está gastando el presupuesto asignado al

proyecto de implementación de las 5S. Los responsables de cada área justificarán los gastos en los que se incurre, con la documentación correspondiente.

- Observa el despliegue de la información y comunicación para el lanzamiento de las 5S en toda la organización: Afiches, letreros visuales, periódico mural, fotos, videos institucionales, revistas, eventos, charlas y seminarios. El liderazgo corresponde al Comité 5S y a todos los miembros de su equipo de apoyo la difusión.

1.1.3. ¿La Alta Dirección tiene dispuesto un plan de capacitaciones en

5S para los miembros de la organización?

- La organización debe contar con un plan anual aprobado por la Alta Dirección de capacitaciones en 5S, dirigido por consultores externos para los facilitadores, y por estos para todo el personal.

1.2. Ejecución:

El sub-criterio ejecución examina la amplitud y la profundidad con que los enfoques estratégicos de la Alta Dirección son aplicados a las áreas relevantes de la organización; es decir, que tan bien estos se encuentran alineados con el programa 5S. La ejecución es excepcional si la implementación se da en todas las áreas, de lo contrario solo sería limitado. La organización debe garantizar que el despliegue de las estrategias asociadas a las 5S sirvapara alcanzar las metas.

1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades

(recursos, materiales, ambientes, etc.) para llevar a cabo la implementación de las 5S en su organización?

- Asigna recursos en general para las actividades de 5S, etapa por etapa, y/o otros recursos logísticos, tales como: lugar para reuniones semanales, mesas de trabajo, muebles, pizarras, materiales de capacitación, edición y publicación de revistas, cámara fotográfica o filmadora, tableros de publicación, etc.

- Respalda y fortalece las decisiones del Comité 5S para conformar los equipos de auditores, facilitadores y/o líderes del programa 5S, en las unidades de negocio o áreas de la organización. Se debe acreditar la conformación voluntaria de sus miembros, mediante actas de reuniones de trabajo.

- Aompaña y brinda soporte externo de un equipo de especialistas en 5S para el diseño, planeación, implementación, sostenibilidad y auditorías del programa 5S, en todas sus etapas. Será importante hacer primero un diagnóstico inicial para establecer una línea base del proyecto y luego la mejora continua.

- Delega el seguimiento de la implementación a un coordinador de las 5S, en caso que por motivos de trabajo no pueda realizarlo directamente la Alta Dirección o el Comité. Esta persona, con gran conocimiento de los procesos

19

y personas se encargará de coordinar la ejecución de las actividades de 5S entre todos los involucrados.

1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su participación

(o el de su representante) en las reuniones del equipo o Comité 5S en la organización?

- Presenta registros, fotos o cualquier documento que demuestra que la Alta Dirección o su representante están participando rutinariamente en las reuniones del equipo o Comité 5S.

1.2.3. ¿Existe constancia de que se han realizado el número de capacitaciones en 5S según lo planificado?

- Deberá existir actas de asistencia estandariazadas, en la que conste una relación detallada y firmada por cada uno de los participantes en los cursos o charlas de capacitación, de acuerdo a lo planificado.

1.2.4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para el programa 5S?

- Se recomienda que, de manera programada y periódica, los integrantes de la Alta Dirección y del Comité 5S convoquen a los líderes del programa 5S y/o miembros de los grupos de apoyo de este a reuniones de carácter informal (desayunos, almuerzos o cenas) Ello permitirá tomar de primera fuente la información acerca del avance de las 5S o aspectos con oportunidad de mejora, así como, optimizar la comunicación al interior de la organización y motivar al personal de apoyo, quienes participan en esta actividad ad honorem.

- Mediante los medios tecnológicos y/o las redes sociales, la Alta Dirección mantiene la comunicación fluida -en tiempo real- para difundir estrategias, cambios, avances, nuevos miembros o resultados exitosos que merecen ser compartidos por todos. Será importante archivar estos mensajes en una carpeta de las 5S, o copias impresas l para su publicación en el tablero de las 5S (periódicos murales), y así hacerla de conocimiento de todo el personal de la organización.

- Durante las reuniones mensuales del Comité 5S y los integrantes de su equipo de auditores, facilitadores, el equipo de difusión y/o líderes del programa 5S, se informa sobre los resultados obtenidos del avance en la implementación de las 5S. A su vez, se ejecuta el despliegue hacia abajo con los miembros de estos equipos y el despliegue hacia arriba con el Comité 5S.

1.3. Control:

El sub-criterio control examina el camino a seguir para realizar la implementación del programa 5S, verificando el uso de métodos y herramientas que la Alta Dirección ha establecido como estándares de trabajo dentro de las políticas y normas de la organización. Se explica cómo se asegura el cumplimiento de los pasos previstos en el proyecto y la manera en que la Alta Dirección promueve que los equipos y personas gestionen las áreas claves de la organización. El manejo y control de la documentación tendrá un enfoque sistémico desde su concepción inicial, y se elegirán

20

responsables entre los miembros del Comité 5S para su administración.

1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección acreditar que realiza un seguimiento de las actividades del Comité 5S o equipos de trabajo con respecto a la implementación de 5S en la organización?

- La Alta Dirección aprueba, establece y difunde las prácticas del programa 5S, como parte de los nuevos estándares o principios de la organización. Se elaboran manuales, procedimientos, formatos de control y auditorías, hojas de chequeo y verificación según los criterios o parámetros formulados por la Alta Dirección.

- Se deben verificar registros de auditorías cruzadas entre las áreas de trabajo y, en algunos casos, la Alta Dirección dispone la contratación de un auditor externo para uniformizar los criterios de evaluación y control.

1.3.2. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento

del programa 5S y que todos gozan de la misma posibilidad de participación?

- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del programa 5S, la Alta Dirección establece un día central -previamente planificado- para que todos estén presentes incluyendo supervisión y jefaturas. Ese día, algunas actividades son paralizadas o delegadas al personal ya capacitado en las 5S. Debe llenarse un formato de asistencia, donde se consignen los nombres y las firmas de todos los participantes, fotos y/o filmación del evento.

- En función deldiagnóstico inicial de conocimiento sobre las 5S, se determina quiénes necesitan refuerzo en conceptos básicos para implementarlas. De esta manera, la Alta Dirección brinda la oportunidad de participación y de nivelación a todo el personal.

- Con el apoyo del área de Recursos Humanos, todo personal nuevo que ingresa a la organización, tendrá un proceso de inducción, de carácter obligatorio, en el que se incluirá la introducción al programa de las 5S.

- La Alta Dirección debe promover y dar facilidades de soporte a todos los miembros de los círculos de calidad en sus proyectos de mejora continua y 5S, en todos los niveles de la organización. Será importante que ellos mismos expongan ante la Alta Dirección sus propios proyectos de mejora y sus conocimientos de las 5S.

1.4. Revisión del sistema:

La revisión del sistema deberá ser realizada por la Alta Dirección al inicio de cada período anual, partiendo de la revisión de lo realizado en el período anterior de acuerdo al plan maestro. En esta revisión se identificará todo aquello que que quedó pendiente de ejecución o que no se cumplió según lo planificado y, servirá para plantear los correctivos del caso, presentar nuevos objetivos para el sistema, entre otros.

1.4.1. ¿Existen documentos de revisión general del sistema de

21

implementación de 5S con participación de la Alta Dirección? P.ej. Lo que faltó realizar el año anterior, los nuevos objetivos, el plan de mejoras, etc.

Se debe presentar documentación (p.ej. actas de reunión) en las que haya constancia de la participación de la Alta Dirección en la revisión de lo acontecido con la implementación en el año anterior y los nuevos objetivos para el siguiente período.

1.5. Reconocimientos:

El sub-criterio reconocimientos se refiere a las políticas existentes en la organización para agradecer al personal que participa de manera destacada en el programa 5S y en los proyectos de mejora continua. Dicho reconocimiento debe principalmente satisfacer necesidades intrínsecas y trascendentes del personal, evitándose hasta donde sea posible premio monetario individual. La Alta Dirección incorpora estas políticas de reconocimiento dentro de las políticas del área de Recursos Humanos.

1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o equipos

que participan en la implementación de 5S?

El reconocimiento no tiene que ser pecuniario, pues este con el tiempo puede generar un efecto contrario. En su lugar, recomienda reconocimientos para los equipos destacados en lugar de reconocimientos individuales, los cuales son motivadores par el personal involucrado. Debe presentarse los modelos de reconocimientos utilizados.

1.5.2. ¿Se cuenta con un sistema estructurado y planificado de

reconocimientos relacionado con las 5S para el personal?

La organización debe tener establecido un plan de reconocimientos bien estructurado, que incluya un cronograma de entrega de reconocimientos relacionado con la implementación exitosa de las 5S.

1.5.3. ¿Hay forma de demostrar que este reconocimiento se está

cumpliendo?

Debe presentarse muestra audiovisual, escrita o de otra naturaleza, por la cual se acredite que existe una política de reconocimientos en la organización.

22

2. ORGANIZACIÓN (120 puntos):

Debe existir un proceso estructurado, cuantificable, y especialmente diseñado para alcanzar los objetivos propuestos por el programa 5S. Para tal fin, la Alta Dirección plasmará en este proceso la planificación de todas las actividades del programa para su respectivo control y medición de metas.

2.1. Planeación:

2.1.1. ¿Tiene la organización Comités o equipos de trabajo que

soporten esta actividad de manera sostenida y permanente? Es necesario que la organización tenga un Comité o equipo de trabajo equivalente, multidisciplinario y soportado por la Alta Dirección, que gestione el programa 5S y, que constituya el nexo entre todas las áreas de la organización y la Alta Dirección.

2.1.2. ¿Tiene el Comité o equipo encargado del programa de

implementación de 5S acta de creación, principios y funciones?

El Comité o equipo de trabajo encargado del programa 5S debe tener un acta de creación como órgano, en la que se establezcan los principios para los que fue creado y las funciones que deben desempeñar cada uno de sus integrantes dentro del Comité.

2.1.3. ¿Ha establecido la organización objetivos y políticas del

programa 5S? Los objetivos y políticas del programa 5S en la organización deben estar claramente definidos y publicados en todos los medios de comunicación que utilice la organización, para conocimiento de todo el personal.

2.2. Ejecución:

Sobre la base de una óptima planificación, se procederá a ejecutar los trabajos comprendidos en el programa 5SEn ese sentido, corresponderá verificar si el accionar del Comité se encuentra alineado con lo planificado.

2.2.1. ¿Se puede verificar que hayan actas de reuniones de trabajo del

Comité o del equipo de trabajo, realizadas en los últimos 6 meses y referidas a la implementación de las 5S en la organización?

Las actas de las reuniones del Comité o equipo de trabajo deben contener los nombres y firmas de los participantes, indicando la fecha y hora de la reunión, agenda y acuerdos adoptados, referidos al programa de implementación de las 5S en la organización.

2.2.2. ¿Se puede comprobar que hayan acuerdos de mejoras en la implementación de las 5S, en actas de reunión de los últimos 6 meses?

23

Las actas que se tendrían en consideración deberán contener los acuerdos de mejoras respecto al proceso de mplementación de las 5S, e incluirán un registro de asistencia y firmas delos participantes a las reuniones.

2.2.3. ¿Se han desarrollado o implementado los acuerdos de mejora?

Se requiere presentar evidencia audiovisual por la cual se demuestre que se han adoptado medidas para levantar observaciones e implementar mejoras. Del mismo modo, debe constar en actas la situación encontrada y la forma en que esta fue mejorada, debidamente firmada por el jefe o gerente de área.

2.3. Control:

2.3.1. ¿Pueden mostrar documentos en el que conste el control que realiza el Comité o equipo para asegurar el éxito de las actividades de 5S?

El Comité 5S de la organización debe demostrar tener mecanismos de control que aseguren el éxito del programa 5S, que sirvan para retroalimentarlo. Estos controles pueden ser algunos de los que, a continuación, se mencionan:

Porcentaje de cumplimiento del plan maestro.

Informes de seguimiento a auditorías.

Informes de seguimiento a acciones correctivas y preventivas, relacionadas con las no-conformidades detectadas en las auditorías.

Revisión de indicadores relacionados con la práctica de las 5S.

Análisis de indicadores que midan el porcentaje de las capacitaciones realizadas sobre el sistema 5S vs. lo planeado.

2.3.2. ¿Cómo demuestra el Comité o equipo de trabajo que, a su vez,

estos son objeto de control respecto de sus actividades?

Para efectos de garantizar el éxito del Comité o equipo de trabajo encargado del programa 5S, se debe demostrar que sus actividades son igualmente controladas por parte de la Alta Dirección. Para tal fin, pueden servir:

Actas de reuniones periódicas entre el Comité y la Alta Dirección.

Verificación del cumplimiento de los Estatutos del Comité.

Informes y/o comunicados intercambiados entre el Comité y la Alta Dirección, entre otros.

2.3.3. ¿Existe registro audiovisual “del antes y después del punto fijo” del del proceso de implementación de las 5S?

Durante el proceso de implementación, deberá establecerse un punto fijo

24

en cada área de la organización y obtener un registro audiovisual (fotografías y videos), antes y después de la implementación, lo cual servirá para sustentar el avance obtenido en la implementación de las 5S.

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3. IMPLEMENTACIÓN (480 puntos):

La implementación es uno de los factores críticos del éxito del sistema 5S. Por esta razón, la planificación de las actividades y su correspondiente ejecución deben estar bajo supervisión permanente por parte de los involucrados, en constante coordinación con la Alta Dirección.

3.1. Planeación:

3.1.1. ¿Tiene la organización un plan de implementación de las 5S

actualizado?

El plan maestro de implementación de las 5S contiene el detalle de todas las actividades que se vienen desarrollando para la implementación del sistema 5S. Este plan debe ser revisado, aprobado y sucrito por la Alta Dirección de la organización.

3.1.2. ¿Tienen planificadas las campañas de 5S para los próximos 6

meses?

El Comité 5S o equipo de trabajo deberá mostrar el cronograma de realización de las campañas de 5S a desarrollarse en los próximos 6 meses, con sus respectivas agendas.

3.1.3. ¿Existe un esquema sectorizado de ambientes para la

implementación de 5S en la organización?

La organización deberá presentar un esquema que contenga la sectorización de las diferentes áreas de la organización, en los que se viene implementando las 5S.

3.1.4. ¿Se ha designado un responsable de implementación de 5S en

todas las áreas o sectores de la organización? Si la las áreas de la organización han sido debidamente sectorizadas, deberá presentarse el listado de dichas sectorizaciones, así como el nombre y cargo de los reponsables asignados a cada una de ellas.sectoir. En caso de que no exista un responsable asignado en uno de los sectores, la organización deberá indicar cómo se realizará la implementación de 5S en el mencionado sector y cómo se llevará el control en este.

3.2. Ejecución

3.2.1. ¿Tienen alguna forma de probar que se haya realizado el

lanzamiento o reforzamiento del programa 5S en la organización en el último año?

En este punto, debe presentarse cualquier muestra audiovisual o acta en la que conste que la Alta Dirección haya aprobado el lanzamiento y/o reforzamiento del programa 5S en la organización.

3.2.2. ¿Existen evidencias (registros fotográficos, videos, actas) de

26

haber realizado las campañas de 5S por lo menos una vez en los últimos 6 meses?

Debe acreditarse -a través de cualquier registro audivisual o actas- que, en los últimos 6 meses, se ha realizado no menos de una campaña por cada una de las S que conforman el programa.

3.2.3. ¿Puede el personal demostrar conocimientos claros sobre los

conceptos de 5S? (Se preguntará indistintamente al personal) Al momento de realizarse la visita de los evaluadores en la organización participante, ellos elegirán al azar a cualquier persona del staff de trabajadores de cualesquiera de las áreas o sectores, a fin de hacerle una rápida evaluación para determinar su nivel de conocimiento de los conceptos de las 5S.

3.2.4. Selección de áreas, ambientes o sectores de la organización, por parte de los evaluadores en su visita de auditoría:

En la visita de auditoría que realicen los evaluadores a la organización, ellos podrán seleccionar al azar tres a más áreas, sectores o ambientes, dependiendo del tamaño de las instalaciones podrán visitar todas las áreas de la sede participante. Procediendo a realizar la auditoría de las 5S con su propia lista de chequeo. El porcentaje obtenido en la lista de chequeo será aplicado al puntaje total asignado a este punto.

3.3. Control: 3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de 5S

realizadas en las áreas de la organización en los últimos 6 meses?

La organización deberá contar con formatos estandarizados de auditoría, consignando día y hora, área o sector inspeccionado, descripción de hallazgos, y nombre y firma del responsable de la auditoría interna de las 5S..

3.3.2. ¿Pueden presentar registros de, por lo menos, 3 indicadores de

implementación de 5S en los últimos 6 meses?

La organización deberá presentar los registros mensuales de los indicadores que demuestren el nivel de efectividad de la implementación del programa 5S.

3.3.3. ¿Pueden acreditarse el levantamiento de los hallazgos en las

auditorías de las 5S en los últimos 6 meses?

Los hallazgos detectados y descritos por los auditores internos deberán estar acompañados de medios probatorios que demuestren el levantamiento de los mismos, lo cual deberá estar registrado en un acta, con fecha, nombre y firma del auditor responsable y registro audiovisual.

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4. INTEGRACIÓN Y RESULTADOS (100 puntos):

Este cuarto punto tiene como propósito determinar el grado de implementación del programa 5S alcanzado por la organización, tanto en el aspecto cualitativo como cuantitativo, así como el grado de integración que ha logrado esta con los proveedores, clientes, vecinos, entre otros.

4.1. ¿Pueden demostrar resultados obtenidos después de la

implementación? (Aspectos cualitativos)

La organización debe enumerar los logros alcanzados, en virtud de la implementación de las 5S, en aspectos cualitativos que deberán ser acreditados a través de distintas herramientas, entre las cuales podemos citar:

Encuestas de clima laboral.

Premios o distinciones obtenidos.

Exhibición de registro audiovisual antes y después de la implementación.

Entrevistas y reportajes a involucrados.

Evidencia del progreso en los resultados de las auditorias.

Proyectos de mejora formulados por el personal.

Progreso de indicadores de desempeño.

4.2. ¿Pueden acreditar resultados obtenidos después de la

implementación? (Aspectos cuantitativos)

La organización debe señalar las metas alcanzadas en aspectos cuantitativos, luego de la implementación de las 5S, las que deberán ser probadas con ayuda de algunas herramientas, tales como:

Progreso de indicadores de gestión claves del negocio.

Reducción de costos acreditados en proyectos realizados.

Aumento en los niveles de venta.

Incremento en los niveles de facturación.

Indicadores de crecimiento de mercado, etc.

4.3. ¿Tienen elementos que demuestren la integración de las actividades 5S con proveedores, clientes, entre otros?

La organización deberá mostrar la forma en que está integrando de alguna manera (compartiendo conocimientos) las actividades de 5S con sus proveedores, clientes, entre otros Para tal efecto, deberá presentar elementos audiovisuales, actas de reuniones, capacitación, etc.

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29

V. PUNTAJES POR CRITERIO

CRITERIO Puntos

Puntuación total de la evaluación 1000 10% 20% ….. 90% 100%

TOTAL

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ( 300 puntos) 300

1.1. Planeación 60

1.1.1. ¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la promoción de las 5S en su organización? 20

1.1.2. ¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está cumpliendo?

20

1.1.3. ¿La Alta Dirección tiene dispuesto un plan de capacitaciones en 5S para los miembros de la organización? 20

1.2. Ejecución 120

1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades (recursos, materiales, ambientes, etc.) para llevar a cabo la implementación de las 5S en su organización?

30

1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su participación (o el de su representante) en las reuniones del equipo o Comité 5S en la organización?

30

1.2.3. ¿Existe constancia de que se han realizado el número de capacitaciones en 5S según lo planificado? 30

1.2.4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para el programa 5S?

30

1.3. Control 50

1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección acreditar que realiza un seguimiento de las actividades del Comité 5S o equipos de trabajo con respecto a la implementación de 5S en la organización?

20

1.3.2. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento del programa 5S y que todos gozan de la misma posibilidad de participación?

30

1.4. Revisión del Sistema 20

1.4.1. ¿Existen documentos de revisión general del sistema de implementación de 5S con participación de la Alta Dirección? P.ej. Lo que faltó realizar el año anterior, los nuevos objetivos, el plan de mejoras, etc.

20

1.5. Reconocimientos 50

1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o equipos que participan en la implementación de 5S?

20

1.5.2. ¿Se cuenta con un sistema estructurado y planificado de reconocimientos relacionado con las 5S para el personal? 20

1.5.3. ¿Hay forma de demostrar que este reconocimiento se está cumpliendo? 10

2. ORGANIZACIÓN ( 120 puntos) 120

2.1. Planeación 30

30

2.1.1. ¿Tiene la organización Comités o equipos de trabajo que soporten esta actividad de manera sostenida y permanente? 10

2.1.2. ¿Tiene el Comité o equipo encargado del programa de implementación de 5S acta de creación, principios y funciones? 10

2.1.3. ¿Ha establecido la organización objetivos y políticas del programa 5S? 10

2.2. Ejecución 60

2.2.1. ¿Se puede verificar que hayan actas de reuniones de trbaajo del Comité o del equipo de trabajo, realizadas en los últimos 6 meses y referidas a la implementación de las 5S en la organización?

20

2.2.2. ¿Se puede comprobar que hayan acuerdos de mejoras en la implementación de las 5S, en actas de reunión de los últimos 6 meses?

20

2.2.3. ¿Se han desarrollado o implementado los acuerdos de mejora? 20

2.3. Control 30

2.3.1. ¿Pueden mostrar documentos en el que conste el control que realiza el comité o equipo para asegurar el èxito de las actividades de 5S?

10

2.3.2. ¿Cómo demuestra el Comité o equipo de trabajo que, a su vez, estos son objeto de control respecto de sus actividades? 10

2.3.3. ¿Èxiste registro audiovisual “del antes y después” “del punto fijo” del proceso de implementación de 5S? 10

3. IMPLEMENTACIÓN ( 530 puntos) 480

3.1. Planeación 40

3.1.1. ¿Tiene la organización un plan de implementación de las 5S actualizado? 10

3.1.2. ¿Tienen planificadas las campañas de 5S para los próximos 6 meses? 10

3.1.3. ¿Èxiste un esquema sectorizado de ambientes para la implementación de 5S en la organización? 10

3.1.4. ¿Se ha designado un responsable de implementación de 5S en todas las áreas o sectores de la organizaciòn? 10

3.2. Ejecución 410

3.2.1. ¿Tienen alguna forma de probar que se haya realizado el lanzamiento o reforzamiento del programa 5S en la organización en el último año?

10

3.2.2. ¿Existen evidencias (Registros fotográficos, videos, actas) de haber realizado las campañas de 5S por lo menos una vez en los últimos 6 meses?

10

3.2.3. ¿Puede el personal demostrar conocimientos claros sobre los conceptos de 5S? (Se preguntarà indistintamente al personal)

10

3.2.4. Selecciòn de áreas, ambientes o sectores de la organización, por parte de los evaluadores en su visita de eveluaciòn. Auditoria en 3 ambientes como mínimo.

380

3.3. Control 30

3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de 5S realizadas en las áreas enlos últimos 6 meses? 10

31

3.3.2. ¿Pueden mostrar registros de, por lo menos, 3 indicadores de implementación de 5S enlos últimos 6 meses? 10

3.3.3. ¿Pueden acreditarse el levantamiento de los hallazgos en las auditorías de las 5S en los últimos 6 meses? 10

4. INTEGRACION Y RESULTADOS (100 puntos) 100

4.1. ¿Pueden demostrar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos cualitativos) 30

4.2. ¿Pueden acreditar resultados obtenidos después de la implementación? (Aspectos cuantitativos) 40

4.3. ¿Tienen elementos que demuestren la integraciòn de las actividades 5S con proveedores, clientes, entre otros? 30

V. RÚBRICA DE EVALUACIÓN

NIVEL BRONCE PLATA ORO DIAMANTE

CRITERIOS

DE

EVALUACIÓN

POCO DESARROLLO (menos de 500 puntos)

DESARROLLO BÁSICO (501 a 650 puntos)

BUEN DESARROLLO (651 a 800 puntos)

MUY BUEN DESARROLLO

(801 a 1000 puntos)

GANADOR POR 3 AÑOS CONSECUTIVOS DEL

NIVEL ORO con un total de 2,800 puntos

1

COMPROMISO DE

LA ALTA

DIRECCIÓN

- No existe un

involucramiento probado

de la Alta Dirección.

- No se cuenta con un

plan definido de

implementación.

- Se invierten muy

pocos recursos en la

implementación de las

5S.

- Existe un relativo apoyo de

la Alta Dirección.

- No se realizan controles ni

revisiones comprobadas

del Sistema 5S

- No hay un programa de

reconocimientos referidos a

las 5S

- Se han destinado algunos

recursos para la

implementación de las 5S.

- Existe el compromiso de la

Alta Dirección.

- Se destinan algunos

recursos al programa de

5S

- La Alta Dirección controla

y revisa las actividades del

Comité 5S.

- Se aprecian algunos

avances en el manejo de

reconocimientos al personal

que participa con éxito en el

programa

- 5S.

- Existe el compromiso

comprobado de la Alta

Dirección.

- Se han realizado

presentaciones de la Alta

Dirección, específicas para

el Sistema de las 5S

- Se ha conformado el

Comité de las 5S, en el cual

participa por lo menos un

gerente de alto nivel

dentro de la

Organización.

- Existe un control probado

de la Alta Dirección sobre el

Comité o grupo de trabajo

encargado de la

implementación de las 5S.

- Existe un gran compromiso probado de

la Alta Dirección.

- Se han realizado presentaciones masivas

a toda la organización (presenciales,

escritas y/o a través de videos a todo el

personal), por parte de la Alta Dirección,

referidas a las 5S.

- Se ha conformado un Comité de las 5S,

integrado por los funcionarios del más

alto nivel dentro de la organización.

- El presidente del Comité de las 5S

reporta directamente los avances del

sistema al Gerente General de la

organización.

- Se cuenta con un equipo organizacional

en paralelo dentro de la organización que

dirige y controla las actividades de las 5S.

- Se han incluido los principios de las 5S

como parte de las políticas, los valores

o principios de la organización.

- Se ha formado un grupo de trabajo y/o

se han organizado actividades en el

Comité de las 5S, dedicados a las

acciones de capacitación permanente

para el personal de la organización,

- Este grupo de trabajo y/o actividades en

el Comité de las 5S, están orientados a

reforzar y mantener una cultura propia en

la organización, sinérgica a las 5S

(incluye edición de revistas institucionales,

periódicos murales y demás actividades

formativas de las buenas prácticas

organizacionales).

- Este grupo de trabajo y/o actividades en

el Comité de las 5S, planifican y realizan

auditorías cruzadas y permanentes en

toda la organización.

2 ORGANIZACIÓN

- No se demuestra un real

conocimiento del

sistema 5S.

- No se ha conformado un

Comité o equipo que se

responsabilice de la

implementación y el

mantenimiento de las

5S.

- No se muestran planes

de acción para la

implementación de las

5S.

- Se ha constituido un

Comité de las 5S.

- No existe ningún control

que asegure que la práctica

de las 5S se convertirá en

una práctica sostenida en el

tiempo.

- No se aprecia el apoyo de

la Alta Dirección a las

actividades del programa

- Se ha conformado un

Comité de las 5S.

- Existe un equipo de trabajo

que controla y revisa las

actividades de las 5S.

- Se demuestra apoyo a las

actividades del programa,

por parte de Alta Dirección.

- Existe un Comité de las 5S

integrado por gerentes y/o

miembros representativos

de la organización.

- El Comité controla y revisa

las actividades de las 5S.

- Se constata un buen apoyo

a las actividades del

programa, por parte de Alta

Dirección.

- Se ha capacitado a todo el personal en

todos los niveles de la estructura

organizacional, incluyendo a los

contratistas y demás personas

involucradas en las diversas actividades

de la organización.

3 IMPLEMENTACIÒN

- La implementación de

las 5S no se ha

alcanzado aún en toda

la organización.

- La capacitación en el

Sistema 5S, no ha

incluido a todo el

personal del área donde

se realiza la

implementación.

- La Auditoría de

Evaluación de las 5S,

tiene un resultado

menor a 50/100

(<50%).

- Solo se está

trabajando la

implementación de las

5S dentro del área

piloto.

- El número de

auditorías internas

realizadas para evaluar

la implementación de las

5S son muy limitadas.

- No se ha implementado las

5S en toda la

organización.

- Se ha logrado alcanzar un

puntaje menor al 65/100

(65%) en la Auditoría de

Evaluación de las 5S.

- Existen muchas personas

que no han sido incluidas

en la capacitación de las 5S.

- Se ha implementado las

5S en toda la organización,

incluyendo ,por lo menos, a

una de las empresas

proveedoras o clientes de

la organización.

- Se ha logrado alcanzar un

puntaje menor al 80/100

(80%) en la Auditoría de

Evaluación de las

5S.

- Se ha capacitado en 5S a todo el personal.

- Se ha implementado las

5S en toda la organización,

además incluye a dos o

más empresas proveedoras

o clientes de la

organización.

- Se ha logrado alcanzar o

superar un puntaje de

80/100 (80%) en la

Auditoría de Evaluación de

las 5S.

- Existe un buen control de

la capacitación y

reforzamiento de las 5S,

liderado por el área de

Recursos Humanos.

- Se cuenta con un

programa de inducción, que

incluye la formación básica

en 5S.

- El equipo de facilitadores

está muy bien organizado y

se encarga de las

capacitaciones de 5S, entre

otras de interés, general

para el personal.

- Se ha implementado las 5S en toda la

organización, incluyendo a todas las

entidades onadas con las sus actividades

de la organización. - Se ha logrado

alcanzar un promedio de puntaje en los

últimos 3 años de 93.33/100 (93.33%) en

la Auditoría de Evaluación de las 5S.

- La organización puede probar en forma

documentaria, que las 5S vienen

siendo aplicadas con más de 3

años de antigüedad.

- La capacitación es un asunto institucional

manejado por el Comité y constantemente

se está actualizando el temarioss y

analizando los resultados.

4 INTEGRACIÓN

- La implementación de

las 5S es solamente una

iniciativa localizada.

- No se cuenta con el

apoyo de otras áreas de

la organización.

- Las 5S integran o

involucran a -por lo menos-

el 65% de los participantes

relacionados con las

gerencias de la

organización.

- Las actividades de las 5S

todavía no están

- Las 5S integran o

involucran a por lo menos el

80% de los participantes

relacionados con las

gerencias de la

organización.

- Todas las actividades de

las 5S están integradas a

- Las 5S integran a toda la

organización (con por lo

menos un miembro en el

Comité de las 5S, que

representa a cada gerencia)

y existen planes de

extender su alcance a las

organizaciones externas

- Las 5S integran a toda la organización

(en términos de participantes del Comité

de las 5S, están representadas todas las

gerencias de la organización) y además

incluye la participación en el Comité 5S,

de algún representante de los contratistas

más importantes involucrados en las

actividades de la organización.

plenamente integradas a los

sistemas de gestión y de

calidad de la organización.

los sistemas de gestión y de

calidad de la organización.

más importantes,

involucradas en las

actividades de la

organización.

- Todas las actividades de

la 5S están integradas a los

sistemas de gestión y

calidad de la organización.

- Todas las actividades de las 5S están

integradas a los sistemas de gestión y de

calidad de la organización. Se realizan

Auditorias Integradas,

5 INTEGRACIÒN Y

RESULTADOS

- No se observan

resultados medibles,

solamente un incipiente

desarrollo focalizado en

alguna área de trabajo.

- La implementación del

programa 5S solo está

en progreso en una fase

de plan piloto

- Los resultados de la

implementación de las 5S

no son notorios, dan la

impresión que son

esfuerzos aislados de

algunas áreas. No hay

Proyectos de Mejora o

Círculos de Calidad,

derivados de la práctica de

las 5S.

- La implementación de las

5S está en fase piloto y ha

pasado desapercibida en

gran parte de la

organización. No es posible

medir el impacto positivo de

las 5S en otros sistemas y/o

actividades de la

organización.

- No existe un manejo

sistemático de capacitación

en 5S.

- Los resultados de la

implementación de las

5Ssaltan a la vista y con

impacto positivo solo en el

área donde se aplica con

más intensidad, pero

todavía no se usan

indicadores que midan el

avance o los resultados de

la implementación de 5S.

- Son pocos o ninguno los

Proyectos de Mejora

Continua derivados de la

práctica de 5S.

- La implementación de las

5S, ha mejorado el clima

laboral de la organización.

- No se comprueba

documentariamente que

cada trabajador de la

organización reciba

capacitación.

- La implementación está en

la fase de generalización a

toda la empresa

- Los resultados de la

implementación de las 5S,

saltan a la vista, pero aún

proceso generar

indicadores que muestren el

resultado conseguido.

- Existen algunos Proyectos

de Mejora en marcha,

derivados de la práctica de

las 5S.

- La implementación de las

5S, está mejorando el clima

laboral de la organización.

- Las 5S tienen un impacto

positivo en otros sistemas

y/o actividades de la

organización.

- Se puede comprobar con

documentos, que cada

trabajador de la

organización recibe

capacitación en 5S.

- Los resultados de la implementación de

las 5S saltan a la vista, y también se

pueden comprobar con por lo menos 2

indicadores de medición.

- Existen múltiples Proyectos de Mejora

Continua, derivados de la práctica de las

5S.

- La implementación de las 5S ha

mejorado el clima laboral de la

organización.

- Las 5S, tienen un impacto positivo y

medible en otros sistemas y/o actividades

de la organización.

- Se puede comprobar con documentos

que cada trabajador de la organización

recibe capacitación en las 5S.

- La organización está en plena extensión

del program5S entre sus proveedores,

clientes y socios estratégicos.

35

ANEXO 1

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE POSTULACIÓN

En este anexo, la organización concursante encontrará las indicaciones para elaborar su Informe de Postulación.

El Informe de Postulación constituye una pieza fundamental en el proceso de evaluación, debido a que será la carta de presentación del concursante, que servirá de base y guía para orientar a los evaluadores a determinar el grado de implementación de las 5S en la organización participante. La evaluación se realizará en la sede seleccionada por la organización (incluyendo todas las áreas de la sede, si así lo considera oportuno el evaluador). Si la organización posee más de una sede en la localidad o en provincias, deberá presentar la información de la sede que postula al concurso. En caso de tener sistematizada la documentación para todas sus sedes, deberá indicar cuál es la sede que somete a concurso. La organización podrá postular al concurso a todas las sedes que estime conveniente, para cuyo efecto deberá cumplir con los requisitos establecidos en estas bases y cubrir los costos de manera independiente por cada sede. Asimismo, queda expresamente establecido que no se aceptarán postulaciones por áreas de una organización o de una sede (Por ejemplo: solo planta, solo almacenes, solo administración,.), sino por sede como una unidad integral.

Si los evaluadores verifican -a través del documento de postulación- un grado de implementación que está comprendido dentro de los parámetros de evaluación del Premio Nacional 5S, se programará una visita a la empresa a fin de corroborar la información proporcionada sobre su implementación.

En el proceso de elaboración del Informe de Elaboración, se deberán tener en

consideración los aspectos siguientes:

1. Carátula:

- Colocar logotipo de la organización.

- Razón social de la organización.

- Nombre comercial.

- Marcas de productos o servicios. RUC.

- Representante legal.

- Dirección.

- Teléfono.

- E-mail.

- Página web.

2. Ficha de inscripción (Anexo2).

3. Hoja de aceptación de condiciones (Anexo3).

4. Índice (usar los títulos propuestos en el contenido y número de página).

5. Información general de la organización:

- Principales productos.

- Volúmenes de producción.

- Principales clientes.

36

- Principales proveedores.

- N° de trabajadores.

- Posición en el mercado (% participación en el mercado).

- Organigrama.

6. Organización propuesta para la implementación de las 5S: En este punto del Informe, se debe explicar cómo está estructurada la organización para la implementación de las 5s, tareas, roles,competencias, entre otros .

7. Vocabulario (Relación de términos, abreviaciones y/o acrónimos utilizados en el documento).

8. Sustento de los 04 criterios de evaluación:

Para respaldar este sustento se puede presentar copias de documentos sustentatorios, fotos, videos, registros de evaluaciones, etc. Utilizar los mismos puntos y sub puntos que plantea el formato de postulación. (Se recomienda seguir el orden de despligue de los criterios que presenta las bases del Premio 5S)

9. Formato de presentación:

- Formato A4.

- Letra Arial 11.

- Espacio 1.5.

- Anillado con la primera tapa transparente que deje observar la carátula.

- La documentación sustentatoria deberá adjuntarse como anexos, de manera ordenada, legible, descriptiva, y debidamente numerada.

10. Presentar copia digitalizada en PDF.

37

ANEXO 2

FICHA DE INSCRIPCIÓN

1. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN

a. Razón Social: ______________________________________________

b. Representante Legal:

c. Nombre comercial (como es conocida la organización por los clientes): _______________________________

d. RUC: ______

e. Giro del negocio: ___________________________________________

f. Domicilio legal: _

g. Distrito Provincia

h. Página web de la organización:

i. Correo electrónico: _________________________________________

j. Teléfono fijo: Celular:

k. Fecha de inicio de actividades de la organización:

l. Fecha de inicio de la implementación de 5S

2. DATOS DE PERSONA DE CONTACTO:

Apellido paterno: _________________

Apellido materno:

Nombres:

DNI: ________________

Cargo:

Teléfono: Celular:

E-mail 1: _

E-mail 2:

FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE LEGAL

__________________________________________________

NOMBRE

DNI

38

ANEXO 3

CONDICIONES DE ACEPTACIÓN

Declaro haber leído detenida y detalladamente el presente documento, y tener pleno conocimiento de los términos y condiciones expresados en las bases del concurso Premio Nacional 5S - 2018, en el cual participamos de manera voluntaria y ACEPTAMOS de forma expresa los resultados del Comité Evaluador del concurso, el cual reconocemos y nos sometemos al carácter de inapelable de sus decisiones.

Asimismo, aceptamos respetar lo siguiente:

1° De ser seleccionada nuestra empresa para la segunda etapa del Premio Nacional

5S, brindar todas las facilidades correspondientes a los evaluadores, quienes realizarán la visita a la sede de nuestra empresa, participante en el Premio.

2° De obtener un Premio Nacional 5S, en la difusión del mismo se identificará

claramente la ubicación de la sede que ha participado y obtenido el Premio. 3° Cubrir los gastos que demanden la participación de nuestra empresa de acuerdo a

la siguiente estructura:

1. Cuota de Inscripción:

1.1. Empresas PYMES y Grandes Empresas,

Organizaciones públicas. S/. 1,500.00 + IGV

1.2. Colegios y Universidades privadas, Empresas

Inscritas en REMYPE S/. 1,000.00 + IGV

1.3. Colegios y Universidades Nacionales S/. 500.00 + IGV

2. Evaluación Presencial:

2.1 Medianas y Grandes Empresas. S/. 5,000.00 + IGV

2.2 Pequeñas Empresas, Organizaciones Públicas. S/. 3,000.00 + IGV

2.3 Micro empresas (inscritas en REMYPE), Colegios

y Universidades Privadas S/. 2,000.00 + IGV

2.4 Colegios y Universidades Nacionales. S/. 1,000.00 + IGV

Nota importante: - Para las organizaciones cuyas sedes estén ubicadas fuera de Lima

Metropolitana, se deberán cubrir adicionalmente, los costos totales por transporte, pasajes, viáticos, estadías y seguros para los evaluadores. (Dos evaluadores como mínimo).

- El pago de la evaluación presencial solo aplica para una sede de la organización participante.

…………………………………………....... (Firma del Representante Legal)

39

ANEXO 4

COMPROMISO DE RESERVA DE INFORMACIÓN

El Comité organizador del Premio Nacional 5S se compromete a mantener en

absoluta reserva toda la información respecto a la participación de la organización en

el concurso Premio Nacional 5S, que comprende lo siguiente:

- Mantener la reserva sobre los resultados de las organizaciones

participantes en el concurso.

- Guardar confidencialidad sobre las organizaciones participantes que no

obtuvieron reconocimiento.

- Mantener la reserva de toda información recopilada durante el proceso.

Presidente

Comité Autónomo Premio Nacional 5S

40

ANEXO 5

CRONOGRAMA 2018

Proceso de postulación, evaluación y selección de ganadores

PROCESO GESTOR O RESPONSABLE FECHA

CONVOCATORIA A ORGANIZACIONES

COMITÉ AUTÓNOMO 5S 15 marzo - 18 mayo

PRESENTACION DE EXPEDIENTE DE POSTULACIÓN

EMPRESA 19 marzo – 11 junio

REVISIÓN DE EXPEDIENTE DE POSTULACIÓN

COMITÉ AUTONOMO 5S 13 junio – 28 junio

PRIMER INFORME DE REVISIÓN DE EXPEDIENTE

EQUIPO EVALUADOR CERTIFICADO

03 julio - 16 julio

REVISIÓN DE INFORMES POR EL COMITÉ EVALUADOR

COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 17 julio – 23 julio

INFORME DE RESULTADOS de PRIMERA EVALUACION A EMPRESAS

COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 24 julio – 01 agosto

VISITA A ORGANIZACIONES SELECCIONADAS

EQUIPO EVALUADOR CERTIFICADO

02 agosto – 31 agosto

REVISIÓN DE RESULTADOS COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 03 setiembre - 21 setiembre

ENTREGA DE INFORMES FINALES A ORGANIZACIONES

COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 24 setiembre- 01 octubre

INFORME DE RESULTADOS A GANADORES

COMITÉ AUTÓNOMO 5S 02 octubre

ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS - ceremonia central

COMITÉ AUTÓNOMO 5S 1era semana de Noviembre

41

ANEXO 6

CATEGORIAS DE POSTULACIÓN

TIPO DE EMPRESA

VENTAS MÁXIMAS

ANUALES

Microempresa

hasta 150 UIT

Pequeña Empresa

+de 150 a 1700 UIT

Mediana Empresa

+de 1700 a 2,300 UIT

Gran Empresa

+ de 2,300 UIT

Colegios y Universidades

NO SE REQUIERE

Instituciones Públicas

NO SE REQUIERE

Sectores:

Manufactura

Minería

Comercio

Servicios

Educación

Público

42

ANEXO 7

CONVOCATORIA Y POSTULACIÓN

FASE PREVIA: La fase previa se inicia con la publicación de la convocatoria del Premio Nacional 5S

- 2018 y la difusión de las bases correspondientes.

Desde el momento de la difusión de las bases 2018, las organizaciones interesadas

podrán presentar su postulación mediante la “Ficha de inscripción”, presentándola en

la oficina de AOTS PERU, (la que podrá encontrar en el Anexo 2 de las presentes

bases), debidamente llenada, adjuntando el comprobante de pago por concepto de

“Postulación al Premio Nacional 5”. www.aotsperu.com

Recibida la ficha de inscripción, AOTS PERU remitirá un acuse de recibo a la

organización postulante, analizará la documentación presentada y confirmará la

aceptación de la postulación.

La fecha límite de inscripción para postular al concurso Premio Nacional 5S - 2018 es

el día 15 de mayo de 2018. Desde la convocatoria con las Bases del Premio Nacional

5S, se otorgará un tiempo prudencial, como se indica en el cronograma, para la

redacción del expediente, documento fundamental para la postulación al Premio

Nacional 5S: el cual debe reflejar la realidad de la organización postulante de forma

concisa y precisa, puesto que en la siguiente Fase II, Visita de Evaluación, se

realizará la comprobación de la implementación.

Recibido el expediente de postulación, se analizará el cumplimiento de los requisitos

establecidos en relación al formato y contenido del mismo. Si el expediente cumple

dichos requisitos, se enviará la confirmación de aceptación de documentación a la

organización.

En caso de que el expediente tuviere algunas no conformidades menores, se

permitirá a la organización la subsanación y adecuación del expediente en el plazo de

5 días hábiles desde la notificaci´pon de las mismas al postulante. En caso de

presentar no conformidades mayores o no adecuación a los requerimientos, el

expediente será descalificado.

EVALUACIÓN DEL RELATORIO: FASE I:

Los Evaluadores han sido seleccionados entre expertos profesionales de la

Asociación AOTS PERÚ e integrados en equipos de evaluación. Su rol es examinar

el Expediente de las organizaciones postulantes de forma individual ygrupal,

manteniendo en todo momento la imparcialidad y confidencialidad de la información

recibida.

Finalizado el análisis por parte de los equipos de evaluación, la documentación

resultante (Informe de evaluación de la implementación) será remitida al Comité

Técnico del Premio Nacional 5S.

43

El Comité Técnico del Premio Nacional 5S participará en la selección de

organizaciones que acceden a la fase de visita de evaluación, siendo informados del

listado completo de todas las organizaciones postulantes con la puntuación obtenida,

y analizando la documentación que sea necesaria para su evaluación y selección.

AOTS PERU informará a todas las organizaciones postulantes de su situación, en

forma personalizada y confidencial.

VISITA DE EVALUACIÓN: FASE II:

Todas las organizaciones seleccionadas recibirán una visita de evaluación (Fase II)

para continuar en el proceso, que contrastará la información contenida en el

Expediente de Postulación. Igualmente, los miembros del Comité Organizador

integrado por prestigiosas organizaciones ligadas a Japón, podrán visitar la

organización a manera de observadores para apreciar el nivel de implementación de

5S que tiene la organización concursante (aunque no emitirán ningún juicio ni

calificación). Para ello, se solicitará el permiso de visita correspondiente con la debida

anticipación.

En el caso que se necesite clarificar determinados aspectos contenidos en el

Expediente, la organización postulante puede presentar datos y evidencias

adicionales, que podrían modificar la valoración final de la evaluación; por lo que, la

información básica y sustancial debe estar contenida en el expediente. Si se diera

una variación en la puntuación entre las fases I y II, tendrá una justificación cualitativa

elaborada por el equipo de evaluación.

El equipo responsable de esta visita estará formado por un coordinador principal,

acompañado por un representante del equipo de evaluadores.

La visita de evaluación se realizará en la semana del 01 al 31 de agosto del 2018. La

duración de la visita será determinada en función del tamaño y características de la

organización postulante.

Como resultado de la visita, el equipo evaluador actualizará y complementará el

Informe de Retorno Final.

REUNIÓN DEL COMITÉ AUTONOMO DEL PREMIO 5S: FASE III:

El informe final, junto a la información y documentación recabada a lo largo del

proceso, será analizado por los miembros del Comité Autónomo del Premio Nacional

5S, integrado por representantes de las organizaciones peruano japonesas, así como

por personalidades e Instituciones japonesas que por su prestigio y trayectoria

realzan la trascendencia del proceso de evaluación y enriquecen el fallo del Comité

Autónomo del Premio Nacional 5S.

Tras el estudio de la documentación, el Jurado emitirá su fallo para cada una de las

categorías del Premio Nacional 5S - 2018.

El Comité Autónomo podrá designar a más de un galardonado por categoría, y

también podrá declarar desierta una o varias categorías. La decisión del Comité tiene

carácter de inapelable.

44

Finalizado el proceso, todas las organizaciones participantes en el Premio Nacional

5S - 2018 recibirán el informe final emitido por el equipo evaluador con el análisis y

conclusiones de la evaluación.

CEREMONIA DE ENTREGA DEL PREMIO NACIONAL 5S: FASE IV:

La entrega de reconocimientos a las organizaciones galardonadas con el Premio

Nacional 5S tendrá lugar en una ceremonia central, en los primeros días del mes de

noviembre del 2018, la cual se desarrollará dentro de las instalaciones de la

Asociación Peruano Japonesa.

45