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IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5S EN EL LABORATORIO DE LA
EMPRESA CALIDAD Y SERVICIOS LTDA
ANGELICA MARIA MUÑOZ CRISTANCHO
DAVID STEVENS COBO URREA
ELISA ANDREA DUEÑAS SOTO
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C SEMESTRE I – 2021
II
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5 S EN EL LABORATORIO DE LA
EMPRESA CALIDAD Y SERVICIOS LTDA
ANGELICA MARIA MUÑOZ CRISTANCHO
DAVID STEVENS COBO URREA
ELISA ANDREA DUEÑAS SOTO
Trabajo de grado para obtener el título de Especialistas en Gerencia de Proyectos
ASESOR: MARCELA VELOSA GARCÍA, MGP, PMP.
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C SEMESTRE I – 2021
III
Agradecimientos
A Dios por brindarnos la oportunidad de alcanzar una nueva meta, en nuestra trayectoria
profesional. A nuestra familia que nos apoyaron en seguir con nuestra formación profesional y a
todo el personal docente por brindarnos sus conocimientos y aportes, que permiten que hoy se
haga realidad la entrega de este proyecto.
Autores
IV
Tabla de Contenido
Introducción ................................................................................................................................... 15
Objetivos ........................................................................................................................................ 16
1. Antecedentes Organizacionales .............................................................................................. 17
1.1 Descripción de la Organización Ejecutora .............................................................................. 17
1.2 Objetivos Estratégicos de la Organización ............................................................................. 17
1.3 Misión, Visión y Políticas ....................................................................................................... 18
1.4 Mapa Estratégico ..................................................................................................................... 19
1.5 Cadena de valor de la Organización ........................................................................................ 19
1.6 Estructura Organizacional ....................................................................................................... 20
2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico) ................................................ 22
2.1 Descripción del Problema o Necesidad ................................................................................... 22
2.2 Árbol de Problemas ................................................................................................................. 23
2.3 Árbol de Soluciones ................................................................................................................ 24
2.4 Árbol de Acciones ................................................................................................................... 25
2.5 Determinación de Alternativas ................................................................................................ 25
2.6 Evaluación de Alternativas ..................................................................................................... 26
2.7 Descripción de la Alternativa Seleccionada ............................................................................ 28
3. Marco Metodológico para Realizar Trabajo de Grado ........................................................... 29
3.1 Tipos y Métodos de Investigación .......................................................................................... 29
3.2 Herramientas para la Recolección de Información ................................................................. 29
3.3 Fuentes de Información ........................................................................................................... 30
4. Estudios y Evaluaciones ......................................................................................................... 32
4.1 Estudio Técnico ....................................................................................................................... 32
V
4.1.1 Diseño conceptual de la solución. ......................................................................................... 32
4.1.2 Análisis y descripción del proceso. ....................................................................................... 35
4.1.3 Definición del tamaño y localización del proyecto. ............................................................. 36
4.1.4 Requerimientos para el desarrollo del proyecto. .................................................................. 36
4.2 Estudio de Mercado ................................................................................................................. 37
4.2.1 Población. ............................................................................................................................. 37
4.2.2 Dimensionamiento de la demanda. ....................................................................................... 38
4.2.3 Dimensionamiento de la oferta. ............................................................................................ 39
4.3 Estudio Viabilidad Financiera ................................................................................................. 39
4.3.1 Estimación de costos de inversión del proyecto. .................................................................. 40
4.3.2 Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto. ...................................... 41
4.3.3 Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad. ...................................................... 41
4.3.4 Análisis de tasas de interés para costos de financiación. ...................................................... 42
4.3.5 Tablas de amortización y/o capitalización. ........................................................................... 42
4.3.6 Flujo de caja. ......................................................................................................................... 42
4.3.7 Evaluación financiera y análisis de indicadores. .................................................................. 45
4.4 Estudio Social y Ambiental ..................................................................................................... 46
4.4.1 Análisis y categorización de riesgos. .................................................................................... 46
4.4.2 Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto. ................................................................ 49
4.4.3 Responsabilidad social – empresarial (RSE). ....................................................................... 49
5. Planes de Gestión del Proyecto ............................................................................................... 51
5.1 Gestión de la Integración ........................................................................................................ 51
5.1.1 Acta de constitución (Project Charter). ................................................................................. 51
5.1.2 Registro de supuestos y restricciones ................................................................................... 57
5.1.3 Plan de gestión de beneficios. ............................................................................................... 58
VI
5.1.4 Plan de Gestión de Cambios. ................................................................................................ 60
5.1.5 Lecciones aprendidas. ........................................................................................................... 60
5.2 Plan de gestión de interesados ................................................................................................. 61
5.2.1. Registro de interesados. ........................................................................................................ 61
5.2.2. Estrategias para involucrar los interesados. .......................................................................... 62
5.3 Plan de Gestión del Alcance ................................................................................................... 63
5.3.1 Plan y matriz de trazabilidad de requisitos. .......................................................................... 65
5.3.2 Enunciado del alcance. ......................................................................................................... 66
5.3.3 Estructura de descomposición del trabajo (EDT). ................................................................ 68
5.3.4 Diccionario de la EDT. ......................................................................................................... 68
5.4 Plan de Gestión del Cronograma ............................................................................................. 69
5.4.1 Listado de actividades con análisis PERT. ........................................................................... 72
5.4.2 Diagrama de red del proyecto. .............................................................................................. 75
5.4.3 Línea base del cronograma. .................................................................................................. 77
5.4.4 Técnicas para desarrolla el cronograma aplicadas. ............................................................... 80
5.5 Plan de Gestión de Costos ....................................................................................................... 82
5.5.1 Estimación de costos en MS Project. .................................................................................... 85
5.5.2 Estimación ascendente y determinación del presupuesto. .................................................... 87
5.6 Plan de Gestión de Recursos ................................................................................................... 90
5.6.1 Estimación de los recursos. ................................................................................................... 92
5.6.2 Estructura de desglose de recursos (RBS). ........................................................................... 92
5.6.3 Asignación de recursos. ........................................................................................................ 93
5.6.4 Calendario de recursos. ......................................................................................................... 93
5.6.5 Plan de capacitación y desarrollo del equipo. ....................................................................... 96
5.7 . Plan de gestión de las Comunicaciones ................................................................................ 97
VII
5.7.1 Canales de Comunicación. .................................................................................................... 99
5.7.2 Sistema de Información de las Comunicaciones. ................................................................ 100
5.7.3 Matriz de Comunicaciones. ................................................................................................. 100
5.7.4 Estrategia de Comunicaciones. ........................................................................................... 102
5.8 Plan de gestión de calidad ..................................................................................................... 102
5.8.1 Métricas de calidad. ............................................................................................................ 106
5.8.2 Documentos de prueba y evaluación. ................................................................................. 108
5.8.3 Entregables verificados. ...................................................................................................... 108
5.9 Plan de gestión del riesgo ...................................................................................................... 109
5.9.1 Matriz de riesgos. ................................................................................................................ 110
5.9.2 Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual). .................................................... 110
5.10 Plan de gestión de adquisiciones .......................................................................................... 111
5.10.1 Matriz de las adquisiciones. .............................................................................................. 112
5.10.2 Cronograma de compras. ................................................................................................... 113
6. Gestión del valor ganado ...................................................................................................... 114
6.1 Indicadores de medición del desempeño ............................................................................... 114
6.2 Análisis de valor ganado y curva S ....................................................................................... 117
7. Informe de Avance de Proyecto ............................................................................................ 124
Conclusiones ................................................................................................................................ 127
Recomendaciones ......................................................................................................................... 129
Referencias ................................................................................................................................... 130
APÉNDICE .................................................................................................................................. 133
VIII
Índice de Tablas
Tabla 1. Evaluación de Alternativa A ........................................................................................... 26
Tabla 2. Evaluación de alternativa B ............................................................................................. 27
Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto implementación de la metodología 5s . 36
Tabla 4. Población Total ............................................................................................................... 38
Tabla 5. Demanda .......................................................................................................................... 39
Tabla 6. Oferta ............................................................................................................................... 39
Tabla 7. Estimación de Costos de Inversión ................................................................................. 40
Tabla 8. Costos de Oportunidad .................................................................................................... 42
Tabla 9. Flujo de caja sin aplicar metodología 5s ......................................................................... 43
Tabla 10. Flujo de caja aplicando la metodología 5s .................................................................... 44
Tabla 11. Indicadores Financieros ................................................................................................ 45
Tabla 12. Acta de Constitución. Proyecto implementación metodología 5s................................. 51
Tabla 13. Registro de supuestos y restricciones. ........................................................................... 57
Tabla 14. Plan de Gestión de Beneficios ....................................................................................... 58
Tabla 15. Registro de interesados ................................................................................................. 61
Tabla 16. Estrategias de gestión de los interesados ...................................................................... 62
Tabla 17. Plan de Gestión del Alcance. Proyecto implementación metodología 5s ..................... 63
Tabla 18. Enunciado del Alcance. Proyecto implementación de la metodología de las 5s .......... 66
Tabla 19. Listado de Actividades con Análisis PERT .................................................................. 73
Tabla 20. Cronograma Metodología 5s ........................................................................................ 77
Tabla 21. Estimación ascendente y presupuesto .......................................................................... 88
Tabla 22. Plan de gestión de recursos .......................................................................................... 90
Tabla 23. Calendario de Recursos ................................................................................................. 94
Tabla 24. Plan de Capacitación ..................................................................................................... 96
Tabla 25. Plan de gestión de las Comunicaciones. ........................................................................ 97
Tabla 26. Plan de gestión de calidad ........................................................................................... 103
Tabla 27. Métricas de calidad del proyecto. ............................................................................... 107
Tabla 28. Entregables del proyecto verificados .......................................................................... 108
IX
Tabla 29. Índices-Corte - 23 de Junio 2021. ............................................................................. 118
Tabla 30. Índices-Corte - 29 de septiembre 2020. .................................................................... 121
Tabla 31. Índices Corte 3 – 5 de enero 2021 ............................................................................... 122
Tabla 32. Informe de Avance de Proyecto .................................................................................. 124
X
Índice de Figuras
Figura 1. Mapa Estratégico CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. ..................................................... 19
Figura 2. Cadena de valor CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. ....................................................... 20
Figura 3. Estructura Organizacional CALIDAD Y SERVICIOS. ................................................ 21
Figura 4. Árbol de Problemas. ...................................................................................................... 23
Figura 5. Árbol de Soluciones. ...................................................................................................... 24
Figura 6. Árbol de Acciones. ...................................................................................................... 25
Figura 7. Análisis y descripción del proceso. Proyecto implementación de metodología 5s. ...... 36
Figura 8. Matriz de evaluación de riesgos. ................................................................................... 48
Figura 9. Recursos que consumen combustible y energía. ........................................................... 49
Figura 10. Ecobalance Implementación Metodología 5s. ............................................................. 50
Figura 11. Flujograma de procedimiento línea base del alcance.. ................................................ 64
Figura 12. Flujograma de procedimiento aceptación del alcance. ................................................ 65
Figura 13. Estructura de Descomposición de Trabajo. ................................................................. 68
Figura 14. Plan de gestión del cronograma. ................................................................................. 71
Figura 15. Diagrama de Red de la Implementación de la Metodología 5s. ................................. 76
Figura 16. Diagrama de Gantt ...................................................................................................... 79
Figura 17. Sobreasignación de Recursos. ..................................................................................... 81
Figura 18. Reorganización de Recursos. ....................................................................................... 82
Figura 19. Estimación de costos. Diagrama de Gantt ................................................................... 86
Figura 20. Estructura de desglose de trabajo. .............................................................................. 93
Figura 21. Diagrama de flujo proyectos. ....................................................................................... 99
Figura 22. Matriz de Comunicaciones. ....................................................................................... 101
Figura 23. Estrategias de Comunicaciones. ................................................................................ 102
Figura 24. Matriz de probabilidad e impacto - Amenazas .......................................................... 111
Figura 25. Matriz de probabilidad e impacto - Oportunidades ................................................... 111
Figura 26. Clasificación de riesgos en la matriz de probabilidad e impacto. .............................. 111
Figura 27. Matriz de Adquisiciones. ........................................................................................... 112
Figura 28. Cronograma de adquisiciones. ................................................................................... 113
XI
Figura 29. Curva S. Corte 23 de Junio 2020. .............................................................................. 118
Figura 30. Curva S - Corte 29 de septiembre 2020. ................................................................... 121
Figura 31. Curva S Corte 5 de enero 2021. ................................................................................ 123
XII
Índice de Apéndices
Apéndice A. Análisis encuesta Implementación Metodología 5S .............................................. 133
Apéndice B. Matriz P5 ................................................................................................................ 136
Apéndice C. Plan de gestión de cambios .................................................................................... 138
Apéndice D. Lecciones Aprendidas. ........................................................................................... 143
Apéndice E. Plan de gestión de Interesados. ............................................................................... 144
Apéndice F. Matriz de trazabilidad de Requisitos ...................................................................... 148
Apéndice G. Diccionario de la EDT. ......................................................................................... 152
Apéndice H. Métricas de Calidad Producto ................................................................................ 155
Apéndice I. Documentos de prueba y evaluación. ...................................................................... 156
Apéndice J. Inventario de Laboratorio- Entregable 1.4.1 ........................................................... 158
Apéndice K. Formatos de Equipos, Reactivos y Vidriería.......................................................... 162
Apéndice L. Plan de gestión de riesgos. ..................................................................................... 165
Apéndice M. Matriz de identificación de riesgos. ....................................................................... 171
Apéndice N. Plan de gestión de Adquisiciones. .......................................................................... 172
XIII
Resumen
La compañía CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. cuenta con laboratorios acreditados que cumplen
con los requisitos de calidad y seguridad, a disposición de empresas del sector petrolero. Además,
cuenta con profesionales que están realizando pruebas de laboratorio y están en continúo
monitoreo. En el desarrollo de las actividades internas del laboratorio se evidencia la necesidad de
implementar un procedimiento para clasificar y ordenar equipos, áreas y reactivos, cada vez que se
termina algún servicio relacionado con el laboratorio.
El seguimiento y monitoreo de la metodología 5S permitirá que la compañía CALIDAD Y
SERVICIOS Ltda, tenga una cultura corporativa única, enfocada en mantener el orden, aseo y
disciplina en las áreas del laboratorio, con el fin de obtener mejoras cuantificables en relación con
el presupuesto establecido para reactivos, condiciones de equipos y áreas, requerimientos técnicos
del cliente, un mejoramiento continuo de los procesos y un mejor control visual del mismo.
Palabras Clave:
Metodología 5S, Laboratorio, Cliente, Hidrocarburos, Cultura
XIV
Abstract
The company CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. Has accredited laboratories that comply with the
quality and safety requirements, available to companies in the oil sector. In addition, it has
professionals who are conducting laboratory tests and are under continuous monitoring. In the
development of the internal activities of the laboratory, the risk of non-compliance in the time
established by the client for the delivery of results is evidenced. In addition, the need to implement
a procedure to classify and order equipment, areas and reagents, each time a service related to the
laboratory is completed.
The 5S methodology will allow the company CALIDAD Y SERVICIOS Ltda, to have a unique
corporate culture, focused on maintaining order, cleanliness and discipline in the laboratory areas,
in order to obtain quantifiable improvements in relation to the budget established for reagents,
conditions of equipment and areas, technical requirements of the client, a continuous improvement
of the processes and a better visual control of the same.
Key words:
5S Methodology, Laboratory, Client, Hydrocarbons, Culture
15
Introducción
La metodología 5s es una herramienta orientada a la gestión de calidad, en los sistemas de
gestión tipo ISO9001, y está orientada a reducir los desperdicios, aumentar la productividad y la
motivación de las personas dentro de la empresa. La metodología 5s comprende un conjunto de
herramientas y prácticas para organizar el sitio de trabajo, cuando se implementa de manera
adecuada y completa. Además, mejora el rendimiento de los trabajadores de la empresa y logra un
ambiente de trabajo más productivo.
La metodología 5s ayuda a identificar y eliminar actividades, procesos, materiales entre otros,
en un lugar de trabajo. También ayuda a establecer y mantener un entorno productivo y de calidad
en una organización, obligando a las empresas a analizar cuestiones que a menudo se pasan por
alto, y mediante un análisis cualitativo y cuantitativo, tomar acciones que permitan optimizar todos
sus procesos.
La empresa debe tener un alto nivel de calidad y ser eficiente con el tiempo que emplea en sus
procesos, ya que su objetivo principal es la excelencia y el reconocimiento por el servicio que
ofrece, por lo tanto, entregar al cliente un producto o servicio con las expectativas deseadas, a
tiempo y mantener los costos de producción tan bajos como sea posible, es la meta de la empresa.
El presente trabajo presenta la metodología 5s aplicada al entorno de laboratorio, dónde se ejecutan
a mayoría de las funciones de la compañía CALIDAD Y SERVICIOS Ldta. Identificando y
evaluando los procesos empleados, para ofrecer una alternativa orientada a los objetivos
planteados.
16
Objetivos
Objetivo General
Implementar la metodología 5S en el laboratorio principal de la compañía CALIDAD Y
SERVICIOS Ltda. en un periodo de 12 meses, con el fin de lograr un ambiente de trabajo más
productivo, seguro y cumplir con los tiempos y requerimientos establecidos por el cliente.
Objetivos Específicos
• Realizar el diagnóstico inicial de laboratorio de la compañía, que permitan la correcta
implementación de la metodología de las 5s.
• Capacitar al personal involucrado en el área de laboratorio en la conceptualización de la
metodología 5s y los pasos a seguir para su implementación y seguimiento de ahí en
adelante.
• Implementar la metodología 5s por medio de la elaboración de inventarios de materiales,
equipos y reactivos y actualizarlos cada vez que salga o entre algún material, equipo o
reactivo al laboratorio.
• Estandarizar el procedimiento de implementación de la metodología 5s en el laboratorio de
la compañía para continuar con el desarrollo de los conocimientos adquiridos en la
metodología.
17
1. Antecedentes Organizacionales
1.1 Descripción de la Organización Ejecutora
Es una compañía colombiana enfocada en la calidad de los fluidos, que tiene operaciones en
diferentes campos petroleros a nivel nacional, prestando servicios en las áreas de perforación,
completamiento, estimulación, evaluación y mantenimiento (workover).
1.2 Objetivos Estratégicos de la Organización
• Aumentar la competencia del personal para la ejecución de las actividades relacionadas con
su labor.
• Sostener la disponibilidad de los equipos, cumplimiento con las actividades de
mantenimiento planificadas.
• Reducir el gasto de la empresa, manejando eficientemente los recursos, a partir del control
de los proveedores y los productos a comprar.
• Planear, dirigir y controlar recursos y actividades necesarias para dar cumplimiento a los
requisitos y alcanzar los objetivos de la organización
• Lograr el desarrollo de los programas de seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental.
• Identificar y controlar los impactos significativos que se generan de las actividades
desarrolladas por la organización.
18
1.3 Misión, Visión y Políticas
Misión.
Es una organización dedicada a la prestación de servicios de ingeniería para el control de la
calidad en operaciones de perforación, estimulación, completamiento y evaluación de pozos, con
el objeto de aumentar el porcentaje de éxito en dichas operaciones, nuestros servicios incluyen la
asesoría técnica, la consultoría en control de calidad de los fluidos y la caracterización
fisicoquímica de fluidos de formación, estimulación y perforación; controlamos estrictamente el
cumplimiento de las especificaciones de nuestros servicios, preservando el medio Ambiente, la
seguridad y salud de los trabajadores de la mano de nuestros clientes de la industria de los
hidrocarburos.
Visión.
Para el 2022, CALIDAD Y SERVICIOS, será la Empresa líder en brindar soluciones a la
industria del petróleo, el gas y la Energía, a través de la integración de Tecnologías y el desarrollo
del personal que garanticen el aseguramiento en la calidad de nuestros servicios, permitiendo a
nuestros clientes mejorar la eficiencia, reducir los costos y mitigar los riesgos en cada una de sus
operaciones. De esta manera lograremos un crecimiento sólido y rentable que nos permita ser la
mejor y más grande compañía de asesoría y control de calidad de Latinoamérica.
Políticas.
Política de Gestión Integral: La prioridad de la compañía es proteger la seguridad y salud de
nuestro personal, y el medio ambiente; para mejorar su calidad de vida, reducir sus riesgos
laborales, y los impactos ambientales asociados a muestra actividad.
19
Política de no consumo de alcohol, tabaco, drogas y sustancias psicoactiva: Es política de la
compañía, garantizar un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado para todo su recurso humano.
Política de convivencia laboral: CALIDAD Y SERVICIOS, es consciente de la importancia
de la prevención del acoso laboral y en consecuencia todos sus esfuerzos estarán dirigidos hacia el
logro de un entorno laboral sano, dónde primen el respeto y la confianza entre los empleados.
1.4 Mapa Estratégico
A continuación, se observa el mapa estratégico de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS, en
función de mostrar una perspectiva de innovación y crecimiento, aumentando la lealtad de los
clientes y generando un creciente de los beneficios.
Figura 1. Mapa Estratégico CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. Fuente: Calidad y Servicios Ltda. (2020)
1.5 Cadena de valor de la Organización
20
La cadena de valor de la compañía CALIDAD Y SERVICIOS Ltda, permite analizar las fuentes
de ventaja competitiva, permite examinar todas las actividades que se realizan y sus interacciones.
Figura 2. Cadena de valor CALIDAD Y SERVICIOS Ltda. Fuente: Calidad y Servicios Ltda. (2020)
1.6 Estructura Organizacional
La estructura organizacional de la compañía CALIDAD Y SERVICIOS Ltda, muestra cómo eje
principal la junta directiva. Se puede observar en la Figura 3. Estructura Organizacional CALIDAD
Y SERVICIOS.
21
Figura 3. Estructura Organizacional CALIDAD Y SERVICIOS. Fuente: CALIDAD Y SERVICIOS Ltda (2020)
22
2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico)
La perspectiva de coordinar y concertar acciones estratégicas para implementarlas en las
actividades del laboratorio, incentiva al personal de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA,
presentar un proyecto que cumpla con los requerimientos de la organización.
2.1 Descripción del Problema o Necesidad
El laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA, debe cumplir con los
procedimientos de las normas ASTM que se realizan para determinar la calidad de muestras de
crudo. Para ello debe mantener altos estándares de orden, limpieza, clasificación, áreas
identificadas y equipos certificados, con el fin de asegurar y reportar datos confiables y verídicos.
En informes financieros de la compañía se reflejan gastos no presupuestados, que al detallarlos
ponen en evidencia la falta de trazabilidad de los equipos y reactivos, al hacerse envíos innecesarios
o no planeados, al igual que alquiler de equipos a terceras compañías por tener equipos propios con
calibraciones expiradas. También se observa desorden en el área de laboratorio, cómo equipos que
llegan de diferentes campos y no son ubicados en su lugar correspondiente. Todos estos factores
retrasan el desempeño del personal presente en laboratorio y ocasionan altos índices de actos y
condiciones inseguras.
De igual forma, algunos empleados han mostrado su nivel de insatisfacción con los factores
anteriormente nombrados y con su preocupación al momento de entregar al cliente los mejores
resultados.
23
2.2 Árbol de Problemas
En la Figura 4. Árbol de problemas, se presentan las condiciones actuales del laboratorio para
realizar las actividades rutinarias de análisis.
Figura 4. Árbol de Problemas. Fuente: Propia (2020)
24
2.3 Árbol de Soluciones
La implementación de la Metodología 5s permite al personal de laboratorio mantener
condiciones estables de orden, limpieza y buenas prácticas para todo el desarrollo de las actividades
en el laboratorio. En la Figura 5. Árbol de soluciones, se muestran las soluciones propuestas.
Figura 5. Árbol de Soluciones. Fuente: Propia (2020)
25
2.4 Árbol de Acciones
En la Figura 6. Árbol de acciones, se muestra los medios para implementar la metodología 5S.
Figura 6. Árbol de Acciones. Fuente: Propia (2020)
2.5 Determinación de Alternativas
Alternativa A. Integración del componente 1 y 3. Implementar nuevos equipos o métodos que
permitan ser más eficientes los equipos existentes, para que los analistas tengan un mejor
desempeño laboral al ser capacitados con la metodología 5S.
26
Alternativa B. Identificación del componente 2 y 3. Mejorar el aprovechamiento de estantes,
gabinetes y superficies para mantener el orden, la limpieza, la clasificación, estandarización y
disciplina en las áreas de trabajo mediante la capacitación e implementación de la metodología 5S.
2.6 Evaluación de Alternativas
En la Tabla 1. Evaluación de Alternativa A y Tabla 2. Evaluación de alternativa B, se observan
los ítems de análisis y su respectiva calificación para determinar que alternativa seleccionar,
teniendo como criterio la de mayor calificación ponderada.
Tabla 1. Evaluación de Alternativa A
Factor de Análisis Factor
Ponderación
Elementos de Análisis Ponderación
Elemento
Calificación
de 1 a 10
Calificación
Ponderada
PERTINENCIA 15% Optimización en los procesos de
análisis
70% 7 0,74
Implementación de estrategias para
ser más eficientes
30% 6 0,27
COHERENCIA 20% Analistas más eficientes que reduce
el tiempo de entrega de resultados
50% 8 0,8
Instalaciones más tecnificadas que
permiten cumplir con las normas y
procedimientos
30% 9 0,54
Mayor productividad gestionando
el buen desarrollo de las
actividades
20% 9 0,36
VIABILIDAD 20% Satisfacción por el buen desempeño
para la compañía
20% 9 0,36
Cumplimiento y confiabilidad en
los resultados de análisis de calidad
40% 8 0,64
Mayor rendimiento en las
actividades laborales
40% 6 0,48
SOSTENIBILIDAD 10% Procesos amigables con el medio
ambiente, gracias a una mejor
clasificación de los residuos
30% 8 0,24
Reducir gastos innecesarios 20% 6 0,12
Beneficios o impacto positivo con
la implementación del proyecto
40% 7 0,28
Mejor Calidad de vida de los
analistas
10% 6 0,06
27
IMPACTO 35% Procesos más seguros, confiables y
eficientes
60% 8 1,68
Orden, aseo y limpieza en todos los
espacios del laboratorio
40% 8 1,12
TOTAL, CALIFICACIÓN PONDERACIÓN 7,69
Fuente: Propia (2020)
Tabla 2. Evaluación de alternativa B
Factor de Análisis Factor
Ponderación
Elementos de Análisis Ponderación
Elemento
Calificación
de 1 a 10
Calificación
Ponderada
PERTINENCIA 15% Optimización en los procesos de
análisis
70% 9 0,95
Implementación de estrategias para
ser más eficientes
30% 8 0,36
COHERENCIA 20% Analistas más eficientes que reduce
el tiempo de entrega de resultados
50% 10 1,00
Instalaciones más tecnificadas que
permiten cumplir con las normas y
procedimientos
30% 8 0,48
Mayor productividad gestionando
el buen desarrollo de las
actividades
20% 9 0,36
VIABILIDAD 20% Satisfacción por el buen desempeño
para la compañía
20% 9 0,36
Cumplimiento y confiabilidad en
los resultados de análisis de calidad
40% 9 0,72
Mayor rendimiento en las
actividades laborales
40% 8 0,64
SOSTENIBILIDAD 10% Procesos amigables con el medio
ambiente, gracias a una mejor
clasificación de los residuos
30% 9 0,27
Reducir gastos innecesarios 20% 9 0,18
Beneficios o impacto positivo con
la implementación del proyecto
40% 9 0,36
Mejor Calidad de vida de los
analistas
10% 9 0,09
IMPACTO 35% Procesos más seguros, confiables y
eficientes
60% 8 1,68
Orden, aseo y limpieza en todos los
espacios del laboratorio
40% 10 1,4
TOTAL, CALIFICACIÓN PONDERACIÓN 8,85
Fuente: Propia (2020)
28
2.7 Descripción de la Alternativa Seleccionada
Se selecciona la alternativa B, obteniendo una mayor calificación ponderada conforme a cada
elemento de análisis. Esta alternativa permite capacitar a los analistas para implementar el
desarrollo de la metodología 5S en las actividades desarrolladas en el laboratorio. Permitiendo
identificar y provechar los estantes, gabinetes y superficies donde están los reactivos, equipos y
materiales empleados para los respectivos análisis de calidad.
Una de las consideraciones más destacada es no generar sobre costos con la compra de equipos,
sino aprovechar todos los elementos instalados en el laboratorio. El orden, aseo y limpieza es una
de las políticas de la empresa, implementándolo en la infraestructura existente genera confiabilidad
y confianza con las actividades desarrolladas. La ubicación adecuada de equipos, materias y otros,
permite acceder de manera más rápida a su uso posterior.
Mejor control de stock de los reactivos y eliminación de tiempo perdido en búsqueda de
reactivos por falta de rótulos. Además, al mejorar las áreas de trabajo ante el cliente se da la
impresión de que las cosas se hacen bien.
Mediante la aplicación de conceptos teóricos sobre la metodología 5S y la implementación en
el área de laboratorio, se podrá optimizar el tiempo en los procedimientos desarrollados dentro del
laboratorio, mejorar el orden de las áreas de trabajo del laboratorio, fomentar el trabajo en equipo,
disminución del tiempo de los analistas expuestos a vapores, disminución de actos y condiciones
inseguras, mejorar el ambiente y lugar de trabajo para los analistas.
29
3. Marco Metodológico para Realizar Trabajo de Grado
El marco metodológico que desarrolla el proyecto incluye el tipo de investigación,
procedimientos y técnicas, que serán empleadas al momento de la implementación de la
metodología 5S dentro del laboratorio.
3.1 Tipos y Métodos de Investigación
Para el tipo de información usamos el tipo de investigación de proyecto factible en donde
implementamos una metodología en búsqueda de soluciones de mejora.
El diseño documental de investigación utilizado consiste en la búsqueda, recuperación y análisis
de datos obtenidos por otros investigadores en fuentes documentales como: impresas,
audiovisuales o electrónica, pero a su vez diseño experimental al momento de obtener los datos de
tiempo y productividad después de implementar la metodología.
3.2 Herramientas para la Recolección de Información
A continuación, se explican cada una de las herramientas usadas para recolectar información:
Análisis documental: A partir del análisis de la información de diferentes fuentes (Libros,
artículos, páginas web y proyectos) de información se apoyará el desarrollo de este proyecto.
Fuentes Primarias:
Libros:
• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6 ed.).
• Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos exitoso.
30
Proyectos:
• Implementación de la metodología 5s para incrementar la productividad en unidades
operativas industriales.
Fuentes Segundarias:
Páginas Web:
• Diaz, Y. (2014). Metodología 5s de gestión de la calidad.
Encuestas: Se harán cuestionarios para analizar la percepción que tiene el personal sobre
implementación de la metodología 5S, con el fin de analizar qué tan capacitado está el personal en
la metodología 5S y su aptitud frente al proyecto. Revisar Apéndice A. Encuestas Metodología 5s.
Observación: Se utilizará esta técnica para llevar el registro de las actividades desarrolladas en
el área de laboratorio y hacer posible seguimiento a mejoras. El proceso se realiza mediante
formatos check list para las actividades repetitivas, que permita hacer un seguimiento y control del
cumplimiento de los requisitos especificados en los formatos. Además, se documentarán evidencias
del progreso de las actividades en laboratorio mediante registro fotográfico.
3.3 Fuentes de Información
Como fuentes de información para el desarrollo del proyecto se tienen contemplados los
siguientes:
31
• El proyecto de investigación: “implementación del método de las 5s en el área de corte de
una empresa productora de corte de calzado” del instituto politécnico nacional.
• Así mismo, el proyecto de investigación: “Implementación de la metodología 5s para
incrementar la productividad de unidades operativas industriales
• Además de diferentes páginas de internet relacionadas con el tema en cuestión y de libros
relacionados a la formulación de proyectos.
32
4. Estudios y Evaluaciones
En estudios y evaluaciones se detallará la solución y los beneficios que tiene la implementación
de la Metodología 5s, convirtiéndose el proyecto en una oportunidad de negocio que se puede
aprovechar de las buenas prácticas del personal del laboratorio.
4.1 Estudio Técnico
En virtud de que en las encuestas se comprobó que realmente existe una oportunidad de mejorar
las condiciones de laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA, se presenta a
continuación los criterios que condicionan al desarrollo del proyecto.
4.1.1 Diseño conceptual de la solución.
La implementación de la metodología 5’s siguiendo la estructura y estándares de buenas
prácticas del PMI en el laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA abarca:
La presentación de un cronograma de actividades y un informe con los beneficios del proyecto,
alcance, costos, restricciones, riesgos y supuestos, que se presentan en el acta de constitución
dirigido al gerente de operaciones y al coordinador de laboratorio.
A su vez, en primera instancia es necesario realizar un diagnóstico del estado y las condiciones
en las que se encuentra el laboratorio. El diagnóstico inicial se realiza mediante un estudio
fotográfico del estado inicial del laboratorio, donde se toma en evidencia toda el área de prueba,
almacenamiento y análisis de los fluidos. También, se efectúa durante esta etapa, la
33
implementación de una base de datos referente al inventario inicial del área, donde se detalla:
producto o equipo, cantidad, ubicación, estado, calibración, fechas de vencimiento, Etc.
Los equipos y sus calibraciones se verifican mediante el certificado de calibración y se incluyen
en la base de datos propuesta. Esta labor, se asigna al área de la coordinación del proyecto. Además,
se implementa la ejecución de una encuesta a los trabajadores, sobre el estado actual del
laboratorio, esto con el fin de conocer la percepción que tienen los trabajadores con respecto a la
situación actual y analizar el impacto que podrá tener la implementación de la metodología. Los
resultados de la encuesta, permiten conocer de manera cuantitativa la percepción que tienen el
personal sobre las condiciones del laboratorio, de manera que cada pregunta está enfocada a
analizar la viabilidad de implementar el proyecto.
Por otro lado, se implementan las capacitaciones al personal con la finalidad de que todos
conozcan de que se trata la metodología y que beneficios traerá a la compañía. Además, se brindará
el material de apoyo necesario y se realizarán pruebas de conocimiento para saber si quedaron
claros los conceptos. Las capacitaciones se darán de manera virtual para los trabajadores
administrativos y presenciales para el personal operativo del laboratorio, quienes juegan el papel
más importante en el desarrollo de la actividad.
El Inventario de equipos y reactivos que se implementará en la metodología previamente
descrito, permite clasificar los equipos en funcionamiento, eliminando o enviado a mantenimiento
aquellos equipos que presente alguna falla o no se estén usando en las actividades rutinarias.
Debido que un alto porcentaje de herramientas de trabajo son de vidrio es vital identificar lo
inservible, es decir aquel material que tiene alguna fisura por el constante uso o por el mal manejo,
esto con el fin de garantizar resultados confiables y mantener sitios libres de objetos innecesarios.
Los equipos o materiales de vidrio se especificarán con gran énfasis en la base de datos, para
consolidar un procedimiento acertado de manejo y manipulación de este tipo de elementos. A su
34
vez el personal encargado del proyecto implementará el uso de etiquetas rojas para identificar
elementos que no estén en funcionamiento tal como lo sugiere las 5S.
El formato de orden y aseo surge de analizar una secuencia de pasos, por eso se debe asignar e
identificar un lugar específico a cada equipo y material necesario. Así pues, todas las áreas del
laboratorio se rotulan y deben tener información de la ubicación, nombre y para el caso de los
gabinetes el volumen y listado de materiales) de este modo se identifique los materiales que están
en cada gabinete y los equipos que están en uso. De modo que el personal que entre al laboratorio
pueda encontrar y usar fácilmente cualquier elemento para el desarrollo de los análisis de muestras
de crudo. Esto se hará mediante la asignación de etiquetas a los estantes y rotulación de los equipos
y materiales por parte del personal coordinador del proyecto.
La señalización de áreas de trabajo permite clasificar todas las áreas del laboratorio. Por tanto,
se establece un área específica para la recolección de residuos contaminados con crudo, mediante
la disposición de canecas rojas para este tipo de residuos. A su vez, se implementan canecas de
color verde y negras para los diferentes tipos de residuos según el plan de reciclaje de la compañía.
El área o persona encargada de continuar con la actualización del inventario inicial, será el
coordinador del área de laboratorio, quien deberá realizar semanalmente la actualización y
comprobación del inventario. De esa manera, al finalizar la etapa inicial de diagnóstico y la
implementación de las 5s se constituye un procedimiento estandarizado, que servirá como guía
para los empleados actuales y los nuevos. El procedimiento garantiza que la metodología se siga
implementando con el tiempo mediante la constitución de tareas individuales a cargo del personal
del laboratorio. Los pasos requeridos que se establecerán dentro del procedimiento incluye: 1.
Escoger el líder global del área para las 5s, 2. Dividir el laboratorio en áreas definidas de trabajo,
3. Escoger líder de cada área, 4. Asignar tareas a cada área de trabajo, 5. Proporcionar un esquema
de trabajo, 6. Asignar responsabilidades a cada miembro del equipo, 7. Realizar el cambio: empezar
35
a clasificar, ordenar, 8. Estandarizar el procedimiento - limpieza, organización diaria, tarjeta de
puntos, 9. Desarrollar el nuevo sistema, 10. Corregir posibles errores y mejorar.
La Inspección final se realizara mediante reuniones y auditorias para concientizar a los
analistas y personal encargado del laboratorio que si se cumplen las normas y procedimientos
establecidos se obtendrán los siguientes beneficios: Evitar sanciones por incumplimiento en los
tiempos de entrega de resultados, mejorar la imagen del laboratorio, tener procedimientos para que
los procesos sean más seguros y amigables con el medio ambiente, reducir considerablemente los
riesgos que puedan producir el desorden en un laboratorio. Además, se realizará un seguimiento
del comportamiento de los trabajadores y verificación del cumplimiento de los procedimientos
establecidos, por medio del coordinador de HSE de la compañía, quien mensualmente velará por
la ejecución y cumplimiento del proyecto.
4.1.2 Análisis y descripción del proceso.
En la Figura 7. Análisis y descripción del proceso. Se presenta el proceso general de los pasos
que se van a realizar para lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto implementación de
la metodología 5S. El proyecto se presentará inicialmente al gerente de la empresa y personal
encargado del laboratorio para la aprobación y puesta en marcha del proyecto. El equipo del
proyecto realizará las visitas necesarias al laboratorio para evaluar el estado general del laboratorio
y las condiciones actuales, y así realizar los informes y documentos mencionados en el Acta de
constitución. Teniendo identificada la situación actual del laboratorio se seda paso a la capacitación
del personal de ingeniería y técnico, sobre la implementación de la clasificación, orden, limpieza,
estandarización y disciplina en el laboratorio. Lo que permite estableces un procedimiento estándar
para continuar con las bunas prácticas de las 5S. Con el fin de asegurar los beneficios del proyecto
se realizarán auditorias.
36
Figura 7. Análisis y descripción del proceso. Proyecto implementación de metodología 5s. Fuente: Propia (2020)
4.1.3 Definición del tamaño y localización del proyecto.
El proyecto es un proyecto micro, que impacta las funciones laborales del personal que cumple
funciones en un laboratorio especifico de la compañía. El proyecto se desarrollará en el laboratorio
principal de la empresa Calidad y Servicios LTDA de la ciudad Piedecuesta, Santander.
4.1.4 Requerimientos para el desarrollo del proyecto.
En la Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto implementación de la metodología
5s, se realiza un desglose de los recursos necesarios.
Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto implementación de la metodología 5s
Descripción Cantidad
Insumos Material de impresión, papelería
Requerimiento de servicios Agua, Energía
Mano de Obra 12 personas
Equipos (computador e impresora) 1 computador 1 impresora
Transporte 1 vehículo
Fuente: Propia (2020)
37
4.2 Estudio de Mercado
Al analizar el mercado de petrolero se evidencia la importancia de contar con un laboratorio en
todas las instalaciones de producción de y procesamiento de hidrocarburos. Para ello en el año
1993, el Decreto 2269 organizó el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología
como el Sistema Nacional de la Calidad en el que se especificaban los lineamientos para desarrollar
las actividades de “expedición de reglamentos técnicos, normalización, acreditación, designación,
evaluación de la conformidad y metrología (CONPES 3446).
En 2008, el anterior Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología (SNNCM),
por medio del Decreto de 3257 se convierte en el Subsistema Nacional de la Calidad (SNCA),
donde debe adelantar y coordinar las actividades de formulación y seguimiento de las políticas
sobre normalización técnica. Actualmente los laboratorios deben estar bajo certificación de la ISO
17025: 2017: como lograra resultados confiables en los laboratorios de ensayo y calibración. Hasta
2013 se contaba con existen 28 organismos de Inspección acreditados por el ONAC y para nuestro
estudio.
En la Actualidad las certificaciones permiten ese valor agrado a los laboratorios de
hidrocarburos y la meta de la compañía Calidad y Servicios Ltda es seguir manteniendo sus
certificaciones al día.
4.2.1 Población.
La población a la cual el proyecto le beneficiará será a una población de 12 personas quienes
hacen parte del equipo del Laboratorio de la empresa en cuestión. Más detalladamente se describe
a la población objeto en la Tabla 4. Población total.
38
Tabla 4. Población Total
Población Total 12
Sexo Femenino 2
Masculino 10
Profesión u Ocupación Ingenieros 10
Técnicos 2
Rango de edades (Años)
22-30 4
31-40 6
41-50 2
Fuente: Propia (2020)
4.2.2 Dimensionamiento de la demanda.
Aunque el proyecto se realiza internamente en la compañía y el nicho de mercado son los
empleados que laboran en la parte de laboratorio, es importante tener en cuenta que todo esto se
hace con el fin de mejorar los procesos internos de la empresa, teniendo en mente, que cuándo todo
funciona bien adentro se logran grandes cosas afuera.
Por esta razón es importante tener en cuenta las compañías que también se encuentran prestando
servicios de fluidos en el sector de hidrocarburos, porque de los procesos internos que ellos
manejan también depende el éxito que se tenga al competir contra ellas en las diferentes licitaciones
para ganar contratos que se realizan en el sector.
La demanda esperada total es igual al alcance definido por el proyecto. Se espera que a medida
que la empresa tenga un crecimiento operativo, incremente la necesidad de la demanda de personas
que se requieren dentro del laboratorio para suplir todos los servicios requeridos. A lo cual como
se espera implementar la metodología de los 5s, el proyecto satisface la demanda futura.
39
Teniendo en cuenta el comportamiento en relación a los servicios de laboratorio prestados en
años pasados, se espera que, para el siguiente año se deban contratar 2 o 3 profesionales más para
satisfacer las necesidades de los clientes.
Tabla 5. Demanda
Demanda 12 personas
Demanda a futuro =>15 personas
Fuente: Propia (2020)
4.2.3 Dimensionamiento de la oferta.
La oferta para este proyecto contempla a cabalidad el número de trabajadores actuales del área
de laboratorio en la empresa Calidad y Servicios LTDA. Además, el proyecto es ofertado para
todos los trabajadores presentes.
Por otra parte, la metodología 5S al permitir a las empresas alcanzar mejores índices de calidad
y eficiencia se convierte en un reto poder implementarla, de manera que se desarrolla internamente
en cada compañía, dependiendo de las necesidades de cada una y la forma en que se pueda adaptar
a cada etapa de la metodología 5S.
Tabla 6. Oferta
Oferta 12 o más personas.
Fuente: Propia (2020)
4.3 Estudio Viabilidad Financiera
Uno de los principales requerimientos de la compañía, es que este proyecto fuera de bajo
impacto para los gastos generales de la compañía. El fin de la implementación de la metodología
5S es que se use en cada uno de los proyectos en el área del laboratorio, por lo tanto, el primer año,
40
se verá reflejado unos gastos de su desarrollo, cómo papelería y viáticos. Costos que después serán
asumidos netamente por los principales proyectos de la organización.
Los costos de los equipos, en este caso equipos de cómputo ya han sido asumidos por los demás
proyectos. Por lo tanto, en este proyecto su valor en 0. Es un proyecto que no requiere maquinaría.
En el primer año, debido a las actividades que se requieren para su aplicación, se generará un
gasto que en los honorarios de los empleados. En el siguiente año, la metodología hará parte de los
demás proyectos. Por lo tanto, no se tendrá en cuenta el costo de honorario de los empleados.
Es decir, en el primer año, los empleados deberán trabajar en sus respectivos análisis de
laboratorio (Pruebas de fluidos, pruebas de cementación, análisis de agua, etc.) Y además deberán
trabajar en la implementación de la metodología. A partir del segundo año, la metodología hará
parte de cada uno de estos análisis.
4.3.1 Estimación de costos de inversión del proyecto.
En la Tabla 7. Estimación de Costos de Inversión. se muestra la estimación de costos desglosada
por paquete de trabajo. En la Tabla 21. Estimación ascendente y presupuesto, se refleja los gastos
asociados a cada uno de los entregables.
Tabla 7. Estimación de Costos de Inversión
DESCRIPCIÓN PAQUETE DE TRABAJO COSTO
1.1 Dirección de Proyectos $ 832.000
1.2 Diagnóstico Inicial $ 1.762.000
1.3 Capacitación del Personal $ 344.000
1.4 Puesta en Marcha de la Metodología $ 2.342.000
1.5 Cierre del Proyecto $ 880.000
Reserva de Contingencia $ 1.297.000
Línea Base $7.465.000
Reserva de Gestión $746.500
41
TOTAL $8.211.500
Fuente: Propia (2020)
4.3.2 Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.
Los costos para la implementación del proyecto serán asumidos directamente por la compañía
CALIDAD Y SERVICIOS LTDA. Aunque los costos del personal que realizará la implementación
de la metodología 5s, van implícitos dentro de sus funciones, se asignó un costo relacionado al
tiempo que emplearían para estas funciones. El desglose de estos costos se puede evidenciar en la
Tabla 9. Acta de Constitución. Proyecto implementación metodología 5s.
Finalizado el proyecto los costos de mantenimiento serán asumidos por los demás proyectos de
la compañía.
4.3.3 Análisis de tasas de interés para costos de oportunidad.
Para este análisis se tendrá en cuenta el porcentaje de ahorro que se desea obtener en los 5 años
siguientes a la implementación de la metodología 5S. Se puede observar en la Tabla 8. Costos de
Oportunidad. Los ahorros que se van a generar a partir del año 1, con un 7% de ahorro un total de
$4.867.067 y en los siguientes años con un ahorro del 10% equivalente a $6.952.953. es
conveniente subrayar que el porcentaje de ahorro está calculado en base a las horas que el personal
ya no estaría en laboratorio, el uso eficiente de reactivo, manejo correcto de insumos para residuos
de laboratorio y disminución en compra de materiales de vidrio que se rompen con frecuencia por
el mal manejo y ubicación de los mismos.
42
Tabla 8. Costos de Oportunidad
AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
INVERSIÓN $ 8.211.500 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
GASTOS
VARIABLES $ 63.208.664 $ 69.529.530 $ 69.529.530 $ 69.529.530 $ 69.529.530 $ 69.529.530
% AHORRO
EN GASTOS
VARIABLES
7% 10% 10% 10% 10%
AHORRO $ 0 $ 4.867.067 $ 6.952.953 $ 6.952.953 $ 6.952.953 $ 6.952.953
Fuente: Propia (2020)
4.3.4 Análisis de tasas de interés para costos de financiación.
El Sponsor, en este caso CALIDAD Y SERVICIOS LTDA no va a requerir préstamos para la
implementación de la metodología 5s.
4.3.5 Tablas de amortización y/o capitalización.
No se realizan tablas de amortización y/o capitalización ya que el Sponsor, en este caso CALIDAD Y
SERVICIOS LTDA no va a requerir préstamos para la implementación de la metodología 5s.
4.3.6 Flujo de caja.
43
Para realizar el flujo de caja de la empresa Calidad y servicios Ltda., se toma como base
principal los ingresos relacionados a los servicios de laboratorio que se tienen con uno de los
clientes de la compañía. es necesario conocer.
Los datos utilizados son:
• Costo de oportunidad: 8 %
• Incrementos ventas: 10%
• Impuesto del 32%
• % de ahorro con el proyecto: entre 7% al 10%
El costo de oportunidad, así como el incremento de ventas se determinan teniendo en cuenta los
indicadores y metas trazados por la compañía para este cliente en específico.
Se realizan dos flujos de caja relacionados a la evaluación del proyecto. En la Tabla 9. Flujo de
caja sin aplicar metodología 5s., se evidencia el VPN sin aplicar la metodología y en la Tabla 10.
Flujo de caja aplicando la metodología 5s., se evidencia el VPN implementando la metodología en
la compañía CALIDAD Y SERVICIOS LTDA. El VPN es calculado respecto a cada uno de los
flujos de caja, teniendo en cuenta los ingresos y los gastos relacionados a un cliente de la compañía
en particular. El VPN implementando la metodología, se realiza con base a el ahorro que se puede
tener en gastos variables, debido a la reducción por envíos y compras innecesarias después de
aplicar la metodología 5s.
Tabla 9. Flujo de caja sin aplicar metodología 5s
FLUJO DE CAJA SIN APLICAR METODOLOGÍA
AÑO 0
(2020)
AÑO 1
(2021)
AÑO 2
(2022)
AÑO 3
(2023)
AÑO 4
(2024)
AÑO 5
(2025)
Incremento en
Ventas
10% 10% 10% 10% 10%
Costo de
Oportunidad
8%
INGRESOS
44
Ingresos por
servicios de
Laboratorio
309.235.236 340.158.760 374.174.636 411.592.099 452.751.309 498.026.440
TOTAL
INGRESOS
309.235.236 340.158.760 374.174.636 411.592.099 452.751.309 498.026.440
GASTOS
Fijos 32.760.369 36.036.406 36.036.406 36.036.406 36.036.406 36.036.406
Variables 63.208.664 69.529.530 69.529.530 69.529.530 69.529.530 69.529.530
TOTAL GASTOS 95.969.033 105.565.936 105.565.936 105.565.936 105.565.936 105.565.936
UTILIDAD
OPERACIONAL
213.266.203 234.592.823 268.608.699 306.026.163 347.185.373 392.460.504
Impuestos 32% -68.245.185 -75.069.703 -85.954.784 -97.928.372 -111.099.319 -125.587.361
UTILIDAD NETA 145.021.018 159.523.120 182.653.915 208.097.791 236.086.053 266.873.142
FLUJO DE CAJA 145.021.018 159.523.120 182.653.915 208.097.791 236.086.053 266.873.142
VPN 969.678.312
Fuente: Propia (2020)
Tabla 10. Flujo de caja aplicando la metodología 5s
FLUJO DE CAJA APLICANDO METODOLOGÍA
NOMBRE DE
LA CUENTA
AÑO 0
(2020)
AÑO 1
(2021)
AÑO 2
(2022)
AÑO 3
(2023)
AÑO 4
(2024)
AÑO 5
(2025)
Incremento en
Ventas
10% 10% 10% 10% 10%
% Ahorro
7% 10% 10% 10% 10%
Costo de
Oportunidad
8%
INGRESOS
Ingresos por
servicios de
Laboratorio
309.235.236 340.158.760 374.174.636 411.592.099 452.751.309 498.026.440
TOTAL
INGRESOS
309.235.236 340.158.760 374.174.636 411.592.099 452.751.309 498.026.440
GASTOS
Fijos 32.760.369 36.036.406 36.036.406 36.036.406 36.036.406 36.036.406
Variables 63.208.664 69.529.530 69.529.530 69.529.530 69.529.530 69.529.530
Ahorro 0 -4.867.067 -6.952.953 -6.952.953 -6.952.953 -6.952.953
TOTAL
GASTOS
95.969.033 100.698.869 98.612.983 98.612.983 98.612.983 98.612.983
UTILIDAD
OPERACIONAL
213.266.203 239.459.890 275.561.652 312.979.116 354.138.326 399.413.457
Impuestos 32% -68.245.185 -76.627.165 -88.179.729 -100.153.317 -113.324.264 -127.812.306
UTILIDAD
NETA
145.021.018 162.832.725 187.381.924 212.825.799 240.814.062 271.601.151
INVERSIONES -8.211.500
45
FLUJO DE
CAJA
136.809.518 162.832.725 187.381.924 212.825.799 240.814.062 271.601.151
VPN 979.031.042
Fuente: Propia (2020)
4.3.7 Evaluación financiera y análisis de indicadores.
Cómo se ha mencionado anteriormente, la implementación de esta metodología se hará usando
un presupuesto muy reducido, ya que se realizará con el personal interno de la compañía y la mayor
parte de los costos serán asumidos por los demás proyectos que se ejecutan actualmente.
Tabla 11. Indicadores Financieros
INDICADOR
VPN $ 979.031.042
ROI 44 %
B/C 3,98
Fuente: Propia (2020)
Al ser un proyecto que se costeará con los demás proyectos se realiza una evaluación con
respecto al ahorro que se generará después de implementarse la metodología, cabe destacar que
esta implementación no traerá una carga adicional a los trabajadores, si no que será un llamado al
orden en sus actividades.
En los flujos de caja realizados se puede observar que sin una aplicación de la metodología se
tiene un VPN de $969.678.312, contra un VPN de $979.031.042 al aplicar la metodología. En la
Tabla 11. Indicadores Financieros se puede observar una relación Beneficio/Costo de 3,98, lo que
nos indica que los beneficios son mayores que los costos, y que, por cada peso invertido se obtendrá
una ganancia de 3,98 veces. El ROI del 44%, fue calculado partiendo del ahorro que se proyecta
46
generará la aplicación de la metodología en 2 años contra la inversión de $8.211.500. Todo esto
calculado frente al ahorro que se tendría anualmente al aplicar la metodología 5s.
4.4 Estudio Social y Ambiental
El estudio socio-ambiental permite analizar los efectos positivos y negativos de mayor
magnitud que implican implementar el proyecto en las instalaciones del laboratorio.
4.4.1 Análisis y categorización de riesgos.
Para realizar el análisis de riesgo se tuvieron en cuenta diferentes aspectos, cómo los fenómenos
amenazantes y el escenario de riesgo, teniendo en cuanta el análisis de estos, se realiza la matriz
de evaluación de riesgos que se muestra en la Figura 8. Matriz de evaluación de riesgos.
Fenómenos amenazantes.
Teniendo en cuenta en cuenta el fin de nuestro proyecto que es la implementación de la
Metodología 5s en el área de laboratorio de la compañía Calidad y Servicios Ltda, los factores
amenazantes son:
Fenómenos de Origen Humano:
• Exigencia de la comunidad de contratación de personal de la región.
• La actitud del personal frente a la implementación de nuevas metodologías.
• Problemas de ámbito social, político y económico que conlleven a toma de decisiones con
respecto a la actividad de la compañía y su personal.
47
Fenómenos de Origen Tecnológico:
• Afectación de la red de internet en la realización de capacitaciones virtuales.
Fenómenos de Origen Natural:
• Lluvias y derrumbes que puedan ocasionar dificultad de movilización del personal.
Fenómenos de Origen Biológico:
• Enfermedades o pandemias que eviten el curso normal de las operaciones.
Escenario De Riesgo.
El proyecto de Implementación de la Metodología 5s en el laboratorio de la compañía Calidad
y Servicios Ltda., se realizará con un bajo presupuesto, usando materiales y espacios ya existentes
en la compañía, por lo tanto, la inversión será mínima. El mayor riesgo es el incumplimiento del
cronograma debido a factores internos, cómo la actitud de los trabajadores frente a la
implementación de la metodología y factores externos, tales como el comportamiento del precio
del crudo, ya que este es un factor determinante en el número de servicios de laboratorio solicitados,
ya que esta variable es directamente proporcional al comportamiento de precio BRENT y WTI. Al
presentarse una caída en el precio del crudo, la demanda de servicio de laboratorio por parte de los
clientes también se reducirá. Se habla entonces de que una disminución de operaciones afectará la
implementación ya que no habrá personal con el cuál se vaya desarrollando la implementación. Al
igual un exceso de operaciones, hará que el personal se mantenga más ocupado y releguen la
metodología para otro momento.
46
Figura 8. Matriz de evaluación de riesgos. Fuente: Propia (2020)
47
4.4.2 Análisis ambiental del ciclo de vida de proyecto.
Para realizar el análisis de impactos del proyecto, se realizó el diagrama de ecobalance mostrado
en la Figura 10. Ecobalance Implementación Metodología 5s, para cada una de las fases propuestas
en el proyecto, y en la siguiente Figura 9. Recursos que consumen combustible y energía., se
muestra los recursos empleados para las actividades.
Figura 9. Recursos que consumen combustible y energía. Fuente: Propia (2020)
4.4.3 Responsabilidad social – empresarial (RSE).
La Matriz P5 es una herramienta que brinda soporte para la alineación de proyectos con
la estrategia organizacional para la Sostenibilidad y se centra en los impactos de los procesos y
entregables de los proyectos en el Medio Ambiente, en la Sociedad, en la línea base corporativa y
en la economía local.
Teniendo en cuenta esto, se elaboró la matriz P5, para el proyecto de implementación de la
metodología 5 s en el laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA., el desarrollo
de la matriz se muestra se muestra en el Apéndice B. Matriz P5
50
Figura 10. Ecobalance Implementación Metodología 5s. Fuente: Propia (2020)
51
5. Planes de Gestión del Proyecto
5.1 Gestión de la Integración
Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir y coordinar todas las fases
del proyecto. El desarrollo del plan de gestión de la integración, se realiza desde el inicio hasta el
cierre. Para iniciar, se formaliza el acta de inicio en dónde se detalla los pasos a seguir en este
proyecto.
5.1.1 Acta de constitución (Project Charter).
En la Tabla 12. Acta de Constitución. Proyecto implementación metodología 5s, se muestra el
acta de constitución.
Tabla 12. Acta de Constitución. Proyecto implementación metodología 5s
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Angelica M. Muñoz
David S. Cobo
Elisa A. Dueñas
Gerencia 27 Marzo
2020
PROYECTO Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR
EMPRESA CALIDAD Y SERVICIOS LTDA
DESCRIPCION DEL PROYECTO
Este proyecto está orientado aplicar la metodología 5S al laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA,
mediante capacitaciones que permita a los administradores y personal involucrado en las actividades del laboratorio, concebir
los beneficios de que tiene la metodología e implementarla con un procedimiento y estandarizar todas las actividades realizadas
en el laboratorio.
El tiempo estimado para desarrollar, implementar, obtener los resultados y análisis de la metodología 5S es de
aproximadamente 12 meses durante el transcurso del año 2020 e inicios del año 2021, implementándolo en el área de laboratorio
que se encuentra ubicada en el departamento del Santander.
DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
52
La implementación de la metodología 5S en el área del laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA ofrecerá
un ambiente de trabajo agradable y eficiente, que permitirá a los analistas y personal involucrado tener un correcto desempeño
en los procesos de análisis de calidad, para lograr cumplir con los estándares de calidad, optimización de recursos, tiempo de
entrega de datos requeridos por el cliente, áreas limpias y ordenadas, disminución en los índices de actos y condiciones
inseguras, además de cumplir con el sistema de clasificación y rotulado de productos y residuos químicos.
Para contar con el apoyo y aprobación de la gerencia y el coordinador del laboratorio en la implementación de las 5S en el
laboratorio, se procede a presentar un cronograma de actividades, informes con los beneficios del proyecto, alcance, costos,
restricciones, riesgos y supuestos, que se presentan en el acta de constitución.
Es necesario realizar un diagnóstico del estado y las condiciones en las que se encuentra el laboratorio, para consolidar
mediante informes, documentación y registro fotográfico el desarrollo y ejecución de la implementación de las 5S.
El resultado del proyecto se enfoca en cumplir con las etapas propuestas en el proyecto y principalmente en la fase de puesta
en marcha de la metodología.
Etapa 1: Dirección de Proyectos: Se realizarán las reuniones preliminares correspondientes para definir los puntos importantes
de la metodología y cómo se realizará, que tiempos se usarán para cada actividad y que aspectos podrán hacer que la metodología
no pueda cumplir con el cronograma, si este llega a ser el caso. De esta fase saldrá el Acta de constitución de proyecto y por su
puesto los objetivos que se quieren cumplir.
Etapa 2: Diagnóstico inicial: Para aplicar la metodología se debe tener un punto de partida, que es el diagnóstico inicial. El cual
se realizará mediante una inspección extensa del laboratorio, para conocer el estado actual de los equipos, los reactivos y
vidriería. También es importante conocer la percepción que tienen los trabajadores con respecto a este estado actual, para saber
qué impacto podrá tener la implementación de la metodología.
Etapa 3: Capacitación del personal: En esta etapa el personal encargado del proyecto realizara la capacitación en la sala de
conferencias a las 15 personas, en dos secciones de 4 horas diarias, durante una semana. Los temas que se abordan son:
diagnostico actual del laboratorio, importancia y descripción de la 5S, beneficios y técnicas a implementar. Además, se
realizarán pruebas de conocimiento para saber si quedaron claros los conceptos.
Etapa 4. Puesta en marcha de la Metodología: En esta etapa, se implementará la metodología. Clasificar: Permite realizar un
completo inventario del laboratorio solo con los equipos en funcionamiento, eliminando o enviado a mantenimiento aquellos
equipos que presente alguna falla o no se estén usando en las actividades rutinarias. Debido que un alto porcentaje de
herramientas de trabajo son de vidrio es vital identificar lo inservible, es decir aquel material que tiene alguna fisura por el
constante uso o por el mal manejo, esto con el fin de garantizar resultados confiables y mantener sitios libres de objetos
innecesarios. Por lo tanto, es importante identificar y hacer un listado de todos los equipos, materiales (soportes o bases para
materiales de vidrio), materiales de vidrio, estantes, gabinetes, reactivos y MSDS (Hojas de datos de seguridad de materiales).
También es necesario hacer un inventario de todas las cosas presente en el laboratorio. En este listado se tiene en cuenta si lo
anteriormente mencionado equipos y otros son: necesario o innecesario, y su estado (bueno, regular o malo), además si su uso
es frecuente, ocasional, eventual, y las especificaciones técnicas de los equipos. A su vez el personal encargado del proyecto
implementará el uso de etiquetas rojas para identificar elementos que no estén en funcionamiento tal como lo sugiere las 5S.
Ordenar: Los análisis requieren de una secuencia de pasos, por eso se debe asignar e identificar un lugar específico a cada equipo
y material necesario. Así pues, todas las áreas del laboratorio se rotulan y deben tener información de la ubicación, nombre y
para el caso de los gabinetes el volumen y listado de materiales) de este modo se identifique los materiales que están en cada
gabinete y los equipos que están en uso. De modo que el personal que entre al laboratorio pueda encontrar y usar fácilmente
cualquier elemento para el desarrollo de los análisis de muestras de crudo.
53
Limpieza: Implementar la limpieza de equipos y materiales de vidrio con el fin de identificar problemas en las partes físicas del
equipo o fisuras en los materiales de vidrio que están contaminados con residuos de crudo u otros productos químicos. Las
superficies se ensucian de crudo al realizar los respectivos análisis, la finalidad es mantener limpia el área de trabajo y los
materiales de vidrios usados, así el lugar de trabajo será un sitio seguro y confortable. En esta fase, sobre cada equipo se debe
realizar un informe sobre los hallazgos. Es decir, si se encuentra viscosímetro con alguna fisura, alguna parte dañada de los
equipos, infraestructura en mal estado entre otros, debido a la cantidad de análisis realizados es necesario reutilizar recipientes,
por tanto, la limpieza es un factor fundamental para garantizar el correcto resultado de la calidad de las muestras analizadas.
Coordinar actividades de limpieza y verificación de equipos (Balanza de lodos atmosférica, balanza gramera, baño maría,
centrifuga, conductivimetro, densímetro digital, embudo Marsh, espectrofotómetro, filtro prensa, hidrómetros, horno de
calentamiento, Karl Fisher, kit de arenas, multiparámetros, pH metro, placa de calentamiento, retorta digital, salinometro,
termómetro, turbidímetro, ultra turrax, viscosímetro). Esto con el fin de permitir a los analistas identificar fisuras en los
materiales de vidrio, defectos en el funcionamiento de los equipos o alguna condición irregular en el laboratorio, para esto se
implementará un check-list del aseo y la limpieza).
Estandarización: Para mantener un control del orden, limpieza y clasificación en todas las áreas del laboratorio se va llevar a
cabo un formato el cual se debe llevar a diario sobre el estado y condiciones del laboratorio al iniciar y finalizar el turno. En
efecto, es necesario estandarizar procedimientos que permitan mantener condiciones estables para todo el desarrollo de las
actividades en el laboratorio. Por tanto, se establece un área específica para la recolección de residuos contaminados con crudo,
se implementa un orden para el almacenamiento de reactivos u otros materiales, se identifican con una etiqueta el área
correspondiente a cada equipo, material de vidrio, reactivos u otros, se rotulan todos recipientes que contiene productos químico,
se establece un método que facilite y optimice el tiempo para realizar los análisis esto apegado a los estándares ASTM para
análisis en laboratorio.
Disciplina: Mediante reuniones y auditorias concientizar a los analistas y personal encargado del laboratorio que si se cumplen
las normas y procedimientos establecidos se obtendrán los siguientes beneficios: Evitar sanciones por incumplimiento en los
tiempos de entrega de resultados, mejorar la imagen del laboratorio, tener procedimientos para que los procesos sean más
seguros y amigables con el medio ambiente, reducir considerablemente los riesgos que puedan producir el desorden en un
laboratorio. Además, se realizará un seguimiento del comportamiento de los trabajadores y verificación del cumplimiento de los
procedimientos establecidos, de esta manera se podrá conocer si existe en el personal del laboratorio la costumbre de continuar
con la realización todas las actividades.
Etapa 5: Entrega a Operaciones: Para dejar por cerrado el proyecto, se entregará un procedimiento estandarizado, que servirá
como guía para los empleados actuales y los nuevos, que necesiten de la capacitación. Se realizará una inspección final, para
evidenciar el antes y el después de la implementación de la metodología.
ANALISIS COSTO – BENEFICIO
Materiales: Papelería (Post it, Resmas de
papel, A-Zs, pliegos de papel, papelería en
general)
$200.000
Realizando el flujo de caja, con
proyección a 5 años, se espera generar
un ahorro
$32.678.879
Personal encargado de la Implementación de
la metodología $5.168.000
Otros: Transporte, Refrigerios, Señalización
HSE $800.000
Reserva de Contingencia $1.297.000
Reserva de Gestión $746.500
TOTAL $8.211.500 TOTAL $32.678.879
TIEMPO RECUPERACIÓN DE LOS COSTOS
54
ESTIMADO DE 15 MESES
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA INDICADOR DE ÉXITO
1. ALCANCE Implementar la metodología 5s en el
laboratorio de la empresa CALIDAD Y
SERVICIOS LTDA, ubicado en el
departamento de Santander.
Informes.
Registro
Fotográfico.
100%
2. TIEMPO Plazo de implementación de la metodología 5s
de 12 Meses.
Índice de
desempeño de
cronograma. SPI=
EV/PV
SPI ≥ 1
3. COSTO El proyecto no debe excederse de lo planteado
en el presupuesto.
Índice de
desempeño de
costo CPI =
EV/AC
CPI ≥ 1
4. CALIDAD Cumplimiento de todos los entregables
propuestos en la EDT
Entregables
verificados y
aprobados
100%
5. SATISFACCIÓN DEL
CLIENTES
Mejorar las condiciones del laboratorio
manteniendo el orden, aseo, clasificación y
disciplina en las actividades de trabajo.
Satisfacción entre los empleados del
laboratorio.
Entregables
Verificados y
Aprobados en su
totalidad
100%
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Fecha Inicio 16/03/2020 Fecha Final 12/02/2021
HITOS DEL PROYECTO
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Firma de Acta de Constitución 27 de marzo 2020
Entrega de Inventario 19 de Noviembre2020
Entrega de Procedimiento estandarizado 28 de diciembre 2020
Entrega de Documento Final 12 de febrero 2021
26-feb 5-jun 13-sep 22-dic
Dirección de Proyectos
Diagnóstico Inicial del Laboratorio
Capacitación del personal
Puesta en marcha de las 5S
Cierre de proyecto
Fecha
Entr
egab
les
segu
nd
o N
ivel
Cronograma Implementacion Metodologia 5S
55
PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL
Si la Gerencia no da la prioridad necesaria para el desarrollo del proyecto, puede causar que los recursos asignados se retrasen
y por ende retrasen el proyecto.
Rotación o inasistencia a la capacitación del personal entrenado en la metodología, esto puede retrasar el proceso de
asimilación de la metodología.
Si el personal de laboratorio no comprende bien la metodología de 5S, puede ocasionar que no siga los
nuevos lineamientos para trabajar con base en dicha metodología.
Desviación de tiempos planeados contra ejecutados, por negligencia del área de logística, esto genera retrasos en el proyecto.
Inconformidad por parte de alguno de los interesados en la implementación del proyecto, esto puede afectar el desempeño de
las actividades.
Falta de disponibilidad de tiempo del personal involucrado para las capacitaciones y participar en el proceso de desarrollo del
proyecto.
La no autorización a todo el personal del laboratorio, por parte del gerente para realizar las actividades y lograr una mejor
ejecución del proyecto.
Renuncia o despido de alguno de los participantes en la adaptación de la metodología 5S.
Disminución de trabajo debido a condiciones externas como paros de la comunidad o decisiones de las compañías operadoras
PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO MONTO ($)
1. Personal Personal encargado de la implementación de la
metodología 5S $ 5.168.000
2. Materiales Papelería (Post it, Resmas de papel, A-Zs, pliegos de
papel, papelería en general)
$200.000
3. Maquinaria No Aplica $0
4. Otros Refrigerio, Transporte y Estadía, Señalización HSE $800.000
5. Reserva de Contingencia $1.297.000
TOTAL LÍNEA BASE $7.465.000
6. Reserva de gestión 10% $746.500
TOTAL PRESUPUESTO $8.211.500
LISTA DE INTERESADOS CLAVES (STAKEHOLDERS)
NOMBRE ROL EN EL
PROYECTO
FASE DE MAYOR
INTERÉS
EXPECTATIVAS
PRINCIPALES
CLASIFICACIÓN
INTERNO /
EXTERNO
APOYO /
NEUTRAL /
OPOSITOR
Felipe M. Gerente General Inicio y
Finalización.
Cumplir con la
normatividad,
Estándares y políticas.
Interno Apoyo
Andrés J. Gerente de
operaciones.
Inicio y
Finalización.
Cumplir con la
normatividad,
Estándares y políticas.
Interno Apoyo
Maria C. Coordinador HSEQ. Seguimiento y
Control.
Reducir los índices de
condiciones inseguras.
Interno Apoyo
Mauricio J. Coordinador de
logística y
Abastecimiento.
Planificación. Optimización de tiempo
y recursos en el
laboratorio.
Interno Apoyo
56
Carolina C. Líder de Laboratorio Seguimiento y
Control.
Mejores condiciones
laborales.
Procesos más seguros.
Interno Apoyo
Julián C. Personal de Ingeniería Ejecución. Reducir tiempo de
exposición en el
laboratorio.
Interno Apoyo
Ricardo V. Personal Técnico Ejecución. Reducir tiempo de
exposición en el
laboratorio.
Interno Apoyo
David Cobo,
Angelica Muñoz,
Elisa Dueñas
Equipo encargado del
proyecto.
Todo el ciclo del
proyecto.
Estandarizar un
procedimiento.
Interno Apoyo
NIVELES DE AUTORIDAD
ÁREA DE AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE AUTORIDAD
ÁREA DE GESTIÓN Integrar todas las actividades del proyecto desde su planeación, puesta en marcha, ejecución y
cierre del proyecto en caminados al éxito del mismo.
ÁREA TÉCNICA Asignar funciones y tareas al equipo de trabajo.
Liderar al equipo del proyecto para lograr los objetivos.
ÁREA DE CONTABILIDAD Controlar el cronograma, la ejecución y los recursos del proyecto.
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Controla todos los entregables, Informes, Actas de reuniones, registros fotográficos y otros
documentos del proyecto.
ÁREA DE LOGÍSTICA Gestionar disponibilidad de auditorio, refrigerios para personal y otros requerimientos del
personal que va capacitar. Además, coordinar a todas las partes interesadas del proyecto.
DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE ELISA ANDREA DUEÑAS NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A GERENTE GENERAL – GERENTE OPERACIONES
SUPERVISA A PERSONAL INVOLUCRADO EN LA APLICACIÓN DE
LA METODOLOGÍA
APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Gerente general 27/03/2020 Felipe M.
Gerente de operaciones 27/03/2020 Andrés J.
57
5.1.2 Registro de supuestos y restricciones
La Tabla 13. Registro de supuestos y restricciones, presenta una suposición de las circunstancias
o eventos fuera del proyecto que pueden afectar su éxito y que el equipo del proyecto considera
que puede suceder. Además, unas restricciones que son limitaciones que afectan el desempeño del
mismo.
Tabla 13. Registro de supuestos y restricciones.
RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
El tiempo de disponibilidad del laboratorio para la
ejecución del proyecto.
Ausencia de personal para realizar las actividades por
condiciones externas a la compañía
No se realizará ninguna inversión en compra de equipos
o implementación de infraestructura del laboratorio.
Cambios en la programación de actividades establecidas
en el cronograma. Por motivo de Auditorias o
simulacros en la empresa donde está el laboratorio.
Retraso en la aprobación de los recursos económicos
solicitados para cada actividad.
Se debe garantizar la continuidad de la implementación
del procedimiento que será entregado el 26/12/2020.
SUPUESTOS
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
La implementación de la metodología 5S seguirá siendo
una prioridad en las actividades del laboratorio, después
de la etapa inicial.
La operación de la compañía se mantendrá activa y
permitirá la aplicación de la metodología
Se contará con el apoyo y disposición del personal del
laboratorio.
No habrá cese de actividades debido a condiciones
externas como paros de la comunidad o condiciones de
seguridad.
Aprobación de todos los entregables en los tiempos
propuestos del cronograma.
El personal cuenta con las competencias o buena
voluntad para el desarrollo del proyecto.
Se dispone de sala de reuniones para realizar las
capacitaciones presenciales.
Las operaciones de la compañía disminuirán debido a
condiciones externas cómo caída del precio del barril
de crudo.
Las condiciones del laboratorio son seguras para
realizar las actividades.
Fuente: Propia 2020
58
5.1.3 Plan de gestión de beneficios.
En la siguiente Tabla 14. Plan de gestión de beneficios, se muestra el desarrollo, del plan de
gestión de beneficios.
Tabla 14. Plan de Gestión de Beneficios
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1 Angélica M., David C.,Elisa
D. Gerente General 27 marzo 2020
PLAN DE GESTIÓN DE BENEFICIOS
PROYECTO Implementación de la metodología 5s en el laboratorio de la empresa calidad y servicios Ltda.
BENEFICIOS TANGIBLES
CONCEPTO PLANEADO REAL % VARIACIÓN
RESULTADO
DE LA
MEDICIÓN
VALOR ACTUAL NETO
(NPV)
$ 979.031.042
El VPN es calculado de acuerdo al flujo de caja.
El valor es alto en relación con la inversión, ya
que el ahorro en reactivos y horas de disposición
en laboratorio es alto. Además, Es calculado con
una proyección de 5 años.
RELACIÓN COSTO-
BENEFICIO (BCR)
3,98
Lo que nos indica que los beneficios son
mayores que los costos, y que, por cada peso
invertido se obtendrá una ganancia de 3,98 veces.
RETORNO DE LA
INVERSIÓN (ROI)
44%
Nos da un indicativo que con la aplicación de la
metodología tendrá un retorno del 44% en el
segundo año, para los cuales se realiza la
proyección.
BENEFICIOS INTANGIBLES
DESCRIPCIÓN PLANEADO REAL RESULTADO DE LA MEDICIÓN
Ayuda en la eliminación
de desperdicios 100%
Una vez el proyecto entre en
operación, se reflejará la clasificación
de residuos e disminución de
condiciones inseguras.
Reducción de riesgos de
accidentes 100%
Incremento en la seguridad empleados
Mejora de los procesos
de comunicación interna 100%
Incremento en la operación
59
Reducción en el tiempo
de búsqueda de los
elementos
100%
Incremento en la productividad de los
empleados
Creación de un proceso
sistemático para la
mejora continua
100%
Incremento satisfacción de los clientes
Reducción de los
movimientos y traslados
inútiles
100%
Disminución de riesgos ergonómicos
Mejora de nuestra
imagen ante los clientes 100%
Mayor ventaja competitiva en el sector
Contribución al
desarrollo de los buenos
hábitos
100%
Mejora de procesos.
Economía de tiempo 100% Mayor ventaja competitiva en el sector
Suavizar el flujo de
trabajo 100%
Incremento en la productividad
operativa
INTEGRACIÓN DE LOS ENTREGABLES EN EL ENTORNO OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN
El proyecto se integra a la organización debido a que con este proyecto buscamos optimizar los tiempos y disminuir el desorden
en el área de laboratorio, para mejorar los procesos de la compañía. De esta forma los entregables entre los cuales están: la
planificación de cronograma y las reuniones preliminares con los interesados juegan un papel importante para la planificación
del proyecto en conjunto con la operación. Además, se desarrollará una inspección inicial al laboratorio detallando
adecuadamente el estado actual del laboratorio. Esto por medio de fotografías, videos, etc.
Así mismo, se elaborarán capacitaciones para el personal con el ánimo de crear conciencia y generar hábitos en el personal.
Luego, la creación de diferentes formatos donde se registrará el estado de los equipos, estado de la vidriera, de los reactivos, del
orden y la señalización de las áreas.
Una vez hecho esto, se hará la inspección final del laboratorio y una auditoria final para conocer los resultados del proyecto esto
en conjunto con la ayuda de todos los interesados involucrados en el proyecto. El habito de esta metodología la estudiamos
según los parámetros de gestión del cambio que garanticen la continuidad de la implementación de la metodología 5s al finalizar
el proyecto.
PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS
PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS Corto plazo (15 meses)
ESTADO FUTURO DESEADO DE LA
ORGANIZACIÓN
Éxito en la terminación de entregable principal y satisfacción de los empleados y
clientes de la compañía.
Mejorar la imagen dentro del mercado de las empresas del sector de hidrocarburos
Incrementar y optimizar la producción del laboratorio de calidad.
Posicionarnos en el mercado de los hidrocarburos como la empresa líder de pruebas
de laboratorio que proporcionen calidad y agilidad.
DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
BENEFICIO OBJETIVO INTERESADO SEGUIMIENTO
Mejora de los procesos de comunicación
interna
Felipe M. Supervisión administrativa
60
Optimización de tiempo y recursos del
laboratorio
Mauricio J. Supervisión técnica, controles de tiempo.
Reducción de riesgos de accidentes María C. Supervisión de HSE , reportes de HSE
implementación del procedimiento
establecido
Equipo de proyectos Monitoreo de los procesos. Formatos
Seguimiento de la implementación y
constancia
Carolina C. Monitorear y liberar las actividades y entregables
APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Gerente General 27 marzo 2020 Felipe M.
5.1.4 Plan de Gestión de Cambios.
El plan de gestión de cambios se establece para monitorear y controlar las variaciones en las
condiciones del proyecto. Debido que los cambios que pueden surgir desde el inicio del proyecto
hasta su culminación, es necesario documentar todos los cambios que pueden surgir en la ejecución
del proyecto. Además, tiene como objetivo establecer el cómo se gestionará los cambios, el
propósito y la función de la junta de control de cambios, responsable de la aprobación y el proceso
en general de la gestión de cambios. En el Apéndice C. Plan de gestión de cambios, se describe las
consideraciones para implementar un cambio durante la implementación del proyecto.
5.1.5 Lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas presentadas provienen de la problemática actual que atraviesa el país
por la pandemia del Covid-19, que puso contra la cuerda a muchas empresas, afectando el
desarrollo del proyecto por las limitantes de no poder desplazar completamente el personal a las
instalaciones para realizar las capacitaciones y algunas visitas para la inspección inicial de las
condiciones del laboratorio, pero la organización y la tecnología ayudo a que esto no ocurriera
significativamente. En el Apéndice D. Lecciones Aprendidas se encuentra el respectivo registro.
61
5.2 Plan de gestión de interesados
En el proyecto es esencial identificar a las personas que tienen un interés o que son afectadas
por su implementación, realizando un análisis de cada uno de interesados, que permita identificar
el impacto que pueden tener sobre el proyecto, para tener un seguimiento oportuno con cada uno
de ellos. En el Apéndice E. Plan de gestión de interesados, se presenta las consideraciones de los
involucrados en el proyecto.
5.2.1. Registro de interesados.
En la Tabla 15. Registro de interesados, se procede a realizar la lista e identificar a los
involucrados, mediante una matriz en la que se asigna un código y se registra información como
nombre, cargo, rol en el proyecto y nivel de apoyo.
Tabla 15. Registro de interesados
Código Nombre Cargo Rol en el Proyecto Nivel de Apoyo
M01 Felipe M. Gerente
General
Aprobar entregables del
proyecto
Interno
M02 Andrés J. Gerente de
Operaciones
Aprobar entregables del
proyecto
Interno
M03 María C. Coordinado
HSEQ
Garantizar el cumplimiento de
las normas de seguridad dentro
del laboratorio
Interno
M04 Mauricio J. Coordinador
de logística y
abastecimiento
Facilitar y aprobar los recursos
necesarios para el desarrollo de
cada actividad
Interno
M05 Carolina C. Líder de
Laboratorio
Monitorear el desempeño de
proyecto y desempeño de los
analistas
Interno
M06 Julián C. Personal de
Ingeniería
Ejecutar las actividades
estipuladas en el cronograma
Interno
M07 Ricardo V. Personal
Técnico
Ejecutar las actividades
estipuladas en el cronograma
Interno
62
M08 David C.
Angelica M.
Elisa D.
Equipo
encargado del
proyecto
Monitorear el desarrollo de cada
una de las etapas del proyecto
Interno
Fuente: Propia (2020)
5.2.2. Estrategias para involucrar los interesados.
Gestionar la participación de los interesados se basa en conocer sus necesidades, intereses e
impactos potenciales en el éxito de proyecto. En la Tabla 16. Estrategias de gestión de los
interesados, se muestra que acciones de deben tomar para gestionar adecuadamente las expectativas
de los interesados y alcanzar los objetivos del proyecto.
Tabla 16. Estrategias de gestión de los interesados
Estrategias Se tiene
comunicación
constante con
los
interesados
Se cumplen
objetivos y
entregables
Se realiza comités
informativos
constantes
Se designan
coordinadores
para vigilar
cumplimiento
de actividades
Código Cargo Gestionar de
cerca
Mantener
Satisfecho
Mantener
informado
Monitorear
M01 Gerente General X
X
M02 Gerente de Operaciones
X
M03 Coordinado HSEQ X
X
M04 Coordinador de logística y
abastecimiento
X
M05 Líder de Laboratorio
X
M06 Personal de Ingeniería
X
M07 Personal Técnico
X
M08 Equipo encargado del proyecto X
X
Fuente: Propia (2020)
63
5.3 Plan de Gestión del Alcance
En la Tabla 17. Plan de gestión del alcance. Se documenta como se va a gestionar el alcance a
lo largo de todo el proyecto y su respectiva aceptación. Además, se elabora un enunciado detallado
del alcance del proyecto con su respectivo flujograma de procedimiento.
Tabla 17. Plan de Gestión del Alcance. Proyecto implementación metodología 5s
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1 ANGELICA MARIA MUÑOZ CRISTANCHO
DAVID STEVENS COBO URREA
ELISA ANDREA DUEÑAS SOTO
Gerente
General
27 Marzo
2020
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5 S EN EL ÁREA DEL LABORATORIO
DEL LA EMPRESA CALIDAD Y SERVICIOS LTDA.
PROCESO PARA MANTENER LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE
Tal como se ha mencionado a lo largo de documento y en el acta de constitución, el proyecto está centrado en la implementación de la metodología
5s’s en las áreas del laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA, ubicado en Santander. Este alcance fue definido en una reunión
realizada con los integrantes del equipo del proyecto, socializado con el personal a cargo del laboratorio y aprobado por la gerencia de la empresa, con
el fin de mantener mejores condiciones estables para el desarrollo de las actividades en el laboratorio y optimizar los tiempos de análisis y entrega de
datos de resultados.
Con el fin de no perder el enfoque y mantener un correcto desarrollo de las actividades plasmadas en el cronograma de actividades, se van a realizar
dos reuniones no mayores a diez días, para revisar informes, entregables relacionados en la EDT, y establecer la ruta de las próximas actividades del
cronograma. Dentro de los entregables más importantes a resaltar en las reuniones de la primera fase de la implementación de las 5S son los inventarios
de los equipos, materiales de vidrio y reactivos. Además, los formatos establecidos para el estado de infraestructura, equipos y de residuos.
El detalle de los temas tratados y los acuerdos alcanzados durante cada sesión de trabajo será documentado en un formato de minuta de reunión,
con el fin de garantizar un control que permita un seguimiento a las actividades realizadas. Una vez establecido y acordado los temas tratados por parte
del equipo del proyecto en cada reunión, se presentará un informe formal al gerente del proyecto para tener su aprobación y posterior apoyo en las
siguientes actividades que componen el proyecto.
Se procede a realizar el procedimiento anterior para cada ítem del diccionario de la EDT, en los tiempos establecidos del cronograma de actividades,
con el fin de mantener el alcance del proyecto y entregar el laboratorio en las condiciones descriptas del producto en el acta de constitución.
64
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Figura 11. Flujograma de procedimiento línea base del alcance. Fuente: Propia (2020).
PROCESO PARA LA ACEPTACIÓN DEL ALCANCE
Para el desarrollo del proyecto es fundamental la aprobación de los entregables plasmados en la EDT. Tal como el acta de constitución y otros
documentos que permiten aumentar la probabilidad de que se cumple con el alcance del proyecto.
Mediante un informe técnico se presentará al gerente y personal involucrado en las actividades del laboratorio los beneficios de implementar la
metodología 5s. Para ello, se requiere de la aceptación de unos procesos presentados en la ADT, entre los que se tiene el desarrollo de actividades que
permitan identificar todas las áreas críticas donde se pueda implementar las 5S, en esta fase se implementaran documentos y registros fotográficos que
permitan detallar el estado general del laboratorio. Esta documentación permite presentar a los involucrados un plan de mejora a las condiciones del
laboratorio.
Teniendo identificado todos los planes de mejora se procede a gestionar con el área de logística la colaboración con las sesiones de entrenamiento
en las 5S al personal que está involucrado en el laboratorio, cada una de estas sesiones debe tener un tiempo máximo de 5 horas, y al final de cada sesión
se desarrollara una actividad de conocimiento para validar si quedo claro los temas abordados en la capacitación. Así mismo es necesario validar la
asistencia del personal, esto con el fin de no retrasar el proceso de asimilación de la implementación de las 5S.
Es fundamental las reuniones tal como se mencionó en el proceso anterior, para implementar un plan operativo de trabajo que permita documentar
todas las actividades realizadas, pendientes y próximas a ejecutar en el orden del cronograma, este plan es fundamental ya que se convierte en una
herramienta de seguimiento en el desarrollo de las actividades, una vez culminada la reunión se genera un documento con los temas abordados en la
misma. Los Informes generados en cada reunión se entregan al gerente del proyecto para que los evalué y determine su aprobación.
En caso que los informes o entregables de la EDT presentada al gerente del proyecto presente alguna observación, sugerencia que altere el desarrollo
de las próximas actividades y desvíen el alcance del proyecto, es necesario realizar una nueva sesión de trabajo con el equipo del proyecto para exponer
las observaciones del gerente y modificar según corresponda. Finalmente se entregará un documento guía para el personal involucrado directa e
indirectamente en el área de laboratorio.
65
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Figura 12. Flujograma de procedimiento aceptación del alcance. Fuente: Propia (2020)
Fuente: Propia (2020)
5.3.1 Plan y matriz de trazabilidad de requisitos.
El Apéndice F. Matriz de trazabilidad de requisitos. Establece la relación entre requisito y
especificaciones. Partiendo de las necesidades dadas por los interesados, los requerimientos del
proyecto y la solución implementada finalmente.
66
5.3.2 Enunciado del alcance.
En la Tabla 18. Enunciado del Alcance Proyecto Implementación de la metodología de las 5S,
se muestra el enunciado del alcance.
Tabla 18. Enunciado del Alcance. Proyecto implementación de la metodología de las 5s
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Angélica M. Muñoz
David S. Cobo
Elisa A. Dueñas
Gerente General –
Gerente de
Operaciones
27 de Marzo 2020
ENUNCIADO DEL ALCANCE
PROYECTO Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
1. ENTREGABLES.
ID ENTREGABLE DEFINICIÓN
1.1 Dirección de
Proyectos
Documentos relacionados con la dirección del proyecto.
1.1.1 Planificación Cronograma del proyecto.
1.1.2 Acta de constitución Documento en dónde quedará plasmado la descripción del proyecto, descripción del
producto, objetivos, análisis costo beneficio, restricciones, entre otros
1.1.3 Documento Final Documento en dónde se evidenciará todo lo referente a la dirección de proyectos
1.2 Diagnóstico Inicial del
Laboratorio
Se realizará la inspección inicial y entrevistas de inconformidad.
1.2.1 Inspección Inicial del
Laboratorio
Reporte de inspección, estado actual del laboratorio, respecto al orden, limpieza y
clasificación de los equipos, reactivos y vidriería.
1.2.2 Encuesta sobre el
estado actual del
laboratorio
Encuesta realizada a algunos de los involucrados en el área de laboratorio, con el fin de
saber la percepción que se tiene del estado de laboratorio e identificar las principales
falencias internas y necesidades.
1.3 Capacitación del
personal
Se capacitará al personal en la metodología de las 5s
1.3.1 Material de Apoyo Se entregará a las personas capacitadas material de apoyo para que sea más fácil el
entendimiento y la claridad de la metodología.
1.3.2 Pruebas conocimiento Se realizarán pruebas de conocimiento al personal capacitado, con el fin de comprobar el
entendimiento de la metodología
1.4 Puesta en marcha de
las 5S
Documentos de Inventarios, Lista de equipo, Informes de estado de laboratorio, donde se
aplica la metodología de las 5S.
1.4.1 Inventario de equipos,
reactivos y vidriería
El Inventario es esencial para poder llevar la trazabilidad de todo los materiales que se
encuentra en el laboratorio, los que salen y los que deben regresar.
67
1.4.2 Formato de estado de
equipos, reactivos y
vidriería
Con este formato se evidencia la aplicación de las dos primeras S (Seirei y seiton), para
verificar el estado de los equipos, los reactivos y la vidriería, que se debe cambiar y que
necesita cambio. Cuáles están en laboratorio y cuáles están en otro lugar.
1.4.3 Formato de Orden y
aseo de áreas de
trabajo
Con este formato se aplica la tercera y cuarta S llamada seiso- Seiketsu con el objetivo que
toda persona conozca la importancia de estar en un ambiente limpio que propenda el
mejoramiento de las condiciones internas del laboratorio
1.4.4 Señalización áreas de
trabajo
Reflejara las acciones de cambio, guiara al equipo del laboratorio a un mejoramiento de las
condiciones organizativas del área de laboratorio
1.5 Cierre de proyecto Documentación final que recopila todo el proyecto
1.5.1 Procedimiento
estandarizado
Entregable será el documento guía para el personal involucrado directa e indirectamente en
el área de laboratorio a su vez servirá de referencia para el personal que ingresa a hacer
parte de la compañía
1.5.2 Inspección final Reflejara los logros y los cambios establecidos con la culminación y la implementación de
las 5s
2. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN.
1. TÉCNICOS -Los equipos, materiales y reactivos deberán estar relacionados en los formatos
establecidos para cada uno.
-Las áreas demarcadas tendrán que estar relacionadas con la actividad.
-Los formatos de aseo y limpieza deberán estar diligenciados mensualmente
-El material de apoyo entregado con la metodología 5s, estará redactado en español y se
entregará de manera digital al personal de la compañía.
2. CALIDAD -Todo el personal de la compañía involucrada en el área de laboratorio, deberá tener acceso
a la capacitación
-El material de apoyo entregado deberá ser realizado de tal manera que cualquier persona
de la compañía pueda acceder a él y lo pueda entender
3. ADMINISTRATIVOS -Los documentos deberán estar avalados por el sistema de gestión de la compañía
-Los informes de diagnóstico e inspección deberán ser realizados por personal de la
compañía apta para esta labor
- Las capacitaciones podrán realizarse de manera física o virtual, según la operación de
campo y la cantidad de personal lo permitan.
-Se minimizará el uso de papel en cuanto sea posible
4. SOCIALES -El personal deberá estar de acuerdo con la implementación de las 5s
-La metodología no deberá causar limitantes en el desarrollo de la actividad
3. EXCLUSIONES
-Dada la complejidad de los análisis realizados en el laboratorio, la metodología no planteará en ningún momento procesos o
estándares a cada una de las pruebas allí realizadas
-La metodología se implementará sólo en el área de laboratorio de la compañía, y se hará de manera general y no se especificará
que tipo de operaciones se realizan, por ejemplo, perforación, completamiento, workover, estimulación, etc.
-Las áreas administrativas quedan excluidas para la implementación de la metodología de las 5s.
-Las capacitaciones tendrán registro de asistencia, más no certificación oficial.
-Las capacitaciones podrán realizarse de manera física o virtual, según la operación de campo y la cantidad de personal lo
permitan.
-El material de apoyo no estará escrito en otro idioma diferente al español.
4. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Gerente general 27/03/2020 Felipe M.
68
Gerente de operaciones 27/03/2020 Andrés J.
5.3.3 Estructura de descomposición del trabajo (EDT).
La estructura de descomposición del trabajo del proyecto Implementación de la Metodología 5
s en el laboratorio de la empresa CALIDAD y SERVICIOS LTDA, consta de 5 (cinco) paquetes
de trabajo, tal como se muestra a continuación.
Figura 13. Estructura de Descomposición de Trabajo. Fuente: Propia (2020)
5.3.4 Diccionario de la EDT.
69
Una vez realizada la EDT, se elabora el diccionario que proporciona información sobre
supuestos, descripción del entregable, recursos asignados y costos por cada uno de los entregables
de segundo nivel el cual se encuentra en el Apéndice G. Diccionario de la EDT.
5.4 Plan de Gestión del Cronograma
Implica definir las políticas para elaborar y gestionar el cronograma y los temas relacionados
con la gestión de cambios. Se definirá el manejo de contingencias y los temas relacionados con la
gestión de cambios.
Generalidades del Plan de Gestión del Cronograma.
El plan de gestión del cronograma busca enfocar las actividades que se desarrollarán para la
realización del proyecto “Implementación de la metodología 5s en el laboratorio de la compañía
Calidad y Servicios Ltda”. Para ello se describe en el desarrollo del documento el listado de
actividades, herramientas necesarias y demás aspectos requeridos para desarrollar, gestionar y
controlar el cronograma. Cabe mencionar, que es la primera vez que se ejecuta este tipo de
actividad en la compañía, por lo tanto no se tienen registros de actividades relacionadas posteriores.
Descripción de la gestión del proyecto.
Las actividades principales del proyecto se dividen en 5 entregables: 1) la dirección del proyecto
2) El diagnóstico inicial del laboratorio 3) la capacitación del personal 4) la puesta en marcha de
las 5s 5) El cierre del proyecto. Para que estas etapas se cumplan en un tiempo y un cronograma,
se deben cumplir una serie de requisitos y se utilizaran ciertas herramientas que permitan controlar
y dirigir el plan de gestión.
70
Requerimientos:
• Se requiere contar con el tiempo de los empleados para realizar las actividades de
capacitación de personal, así como también su total disposición para implementar cada fase de
la metodología
• Se debe entablar horarios específicos de pruebas y de actividades que permitan el correcto
desarrollo de la implementación, para no tener demoras.
• EDT aprobada del proyecto y diccionario de la EDT
Herramientas y técnicas:
• Descomposición: Se dividen los paquetes de trabajos propuestos en la EDT en actividades.
• Reuniones: Se harán reuniones formales e informales, para definir las actividades y aclarar
dudas.
• Diagrama de Red: Representación gráfica de todas las actividades del proyecto y su
secuencia desde el comienzo hasta el final
• Estimación PERT: Se estimarán tres valores, pesimista, más probable y optimista.
Identificación y clasificación de los cambios en el cronograma del proyecto.
Los directores del proyecto deberán analizar los casos de solicitudes de cambio. Se definirá una
sola persona en equipo que aceptara las solicitudes y comunicará la aprobación de los mismos, esto
con el fin de evitar que se interpongan cambios no esperados que pueda generar riesgos en el
desarrollo del proyecto.
Los pasos para generar un proceso de solicitud y aprobación de los cambios son: 1) Emisión
de la solicitud 2) análisis técnico 3) cuantificación del cambio 4) aprobación 5) modificación de la
plantilla 6) informar.
71
Objetivo del Plan de Gestión del Cronograma.
Describir los aspectos necesarios para desarrollar, gestionar y controlar el cronograma
establecido para la implementación de la Metodología 5s. El cronograma refleja el impacto de la
disponibilidad de recursos, el riesgo y la precisión de la estimación en la ejecución de la
metodología 5s en el laboratorio de calidad. Los objetivos de gestión del cronograma son:
• Determinar plazos para el trabajo
• Calcular los perfiles de la demanda de recursos;
• Presentar informes en un formato adecuado para los diferentes grupos de interés.
Alcance del Plan.
En la Figura 14. Plan de gestión del cronograma se observa la ruta que se debe seguir y las
consideraciones que se deben contemplar.
Figura 14. Plan de gestión del cronograma. Fuente: Propia (2020)
El plan de gestión del cronograma tiene como alcance el desarrollo del cronograma para el
proyecto de la implementación de la metodología 5s en el laboratorio de la empresa Calidad y
servicios LTDA.
72
Entregas:
• Cronograma del proyecto.
• Análisis PERT.
• Diagrama de RED.
Restricciones:
• El tiempo de disponibilidad del laboratorio para la ejecución del proyecto.
• El presupuesto designado es reducido.
• Retraso en la aprobación de los recursos económicos solicitados para cada actividad.
• Se debe garantizar la continuidad de la implementación del procedimiento que será
entregado el 12 Febrero Dic 2021.
Supuestos:
• La implementación de la metodología 5S seguirá siendo una prioridad en las actividades
del laboratorio, después de la etapa inicial.
• Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
• Aprobación de todos los entregables en los tiempos propuestos del cronograma.
• Las condiciones del laboratorio son seguras para realizar las actividades.
5.4.1 Listado de actividades con análisis PERT.
73
Teniendo en cuenta que es la primera vez que se realiza un proyecto de implementación de una
metodología en la compañía, no se tienen datos históricos de tiempos gastados en este tipo de
proyectos. Las herramientas usadas para elaborar los 3 escenarios de duración (Optimista, Esperado
y Pesimista), fueron reuniones con todo el equipo, así como la descomposición de la EDT en
actividades necesarias para desarrollar los paquetes de trabajo y la planificación gradual.
En la Tabla 19. Listado de Actividades con Análisis PERT, se encuentra el desglose de los
paquetes de trabajo en actividades, con sus respectivas duraciones y el análisis de PERT realizado.
Las duraciones estimadas por el método PERT, fueron redondeadas a números enteros.
Tabla 19. Listado de Actividades con Análisis PERT
ÚLTIMO NIVEL
DE LA EDT
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ID PREDEC. DO DE DP PERT
FOR.
PERT
APRO
1.1.1 Planificación
Cronograma
Concretar idea con el equipo
involucrado en el proyecto A -
4 5 7 5,17 6
1.1.2 Acta de
Constitución
Convocar diferentes reuniones para ir
redactando y definiendo el Acta de
Constitución
B A
4 2 4 2,67 3
1.1.3 Documento
Final
Convocar a reunión con todo el
personal involucrado C B
7 9 10 8,83 9
Redacción y reunión de todos los
formatos para el documento final de
gerencia de proyectos
D C, G, I, X, AE
20 25 30 25,00 29*
1.2.1 Inspección
Inicial de
laboratorio
Revisar el estado de los equipos, los
reactivos y vidriería. Verificar estado
de etiquetas
E C
23 27 30 26,8 27
Realizar registro fotográfico F E 10 15 18 14,7 15
Realizar Informe escrito sobre los
hallazgos encontrados G E,F
5 5 8 5,50 6
1.2.2 Encuestas
sobre el estado
actual
Hacer el formato de las encuestas H G 1 2 5 2,33 3
Realizar las encuestas al personal I H 7 8 9 8,00 8
Analizar resultado de las encuestas J I 3 4 7 4,33 5
1.3.1 Material de
Apoyo
Encontrar bibliografía K - 3 4 5 4,00 4
Realizar presentaciones L K 3 4 5 4,00 4
Entregar las cartillas al personal M L 1 2 4 2,17 3
1.3.2 Pruebas de
Conocimiento
Organizar jornadas de capacitación
presencial y virtual N K,L
3 4 6 4,17 5
74
Evaluar los conceptos adquiridos por
el personal O N, J
1 1 3 1,33 2
1.4.1 Inventario de
equipos, reactivos
y vidriería
Realizar listado con cantidades de
todos los equipos existente en el
laboratorio
P O
17 20 25 20,3 21
Realizar listado con cantidades de
reactivos, realizando el respectivo
etiquetado de estos
Q O
18 20 21 19,8 20
Realizar listado con cantidades de
vidriería existente en el laboratorio R O
17 20 23 20,0 20
Revisar cuales equipos, reactivos y
vidriería no se encuentran en el
laboratorio (Se está usando en campo)
y determinar su ubicación geográfica
S O
17 19 21 19,0 19
Organizar estantería para ubicar los
equipos, reactivos y vidriería T O
13 15 19 15,3 16
Realizar archivo Excel en donde se
encuentre el listado, cantidades y
ubicación geográfica y en estantería de
cada uno de los equipos, reactivos y
vidriería
U P,Q,R,S,T
14 15 17 15,2 16
1.4.2 Formatos de
estado de equipos,
reactivos y
vidriería
Realizar checklist de estado de
equipos, reactivos y vidriería V P,Q,R
8 9 10 9,00 9
Listado de aspectos importantes para
realizar entrega de materiales a otro
compañero (Handover)
W V
7 9 11 9,00 9
Realizar Archivo Excel en dónde se
pueda llevar la trazabilidad del estado
de los equipos y personal responsable
X V,W
2 3 5 3,17 4
1.4.3 Formato de
Orden y Aseo
Establecer áreas primordiales de orden
y aseo, que deban asearse diaria,
semanal y mensualmente
Y W
7 8 10 8,17 9
1.4.4 Señalización
áreas de trabajo
Adquirir señales necesarias en el
laboratorio Z T
1 2 3 2,00 2
Realizar un bosquejo de la ubicación
de stands y lugares en dónde estará
ubicados los equipos, reactivos y
vidriería
AA Z
3 4 4 3,83 4
1.5. 1
procedimiento
estandarizado
Reunir todos los formatos realizados AB AA,X,U,L,J,G,
Y
8 10 13 10,17 10
Establecer frecuencia de revisión AC AB 4 5 6 5,00 5
Realizar documento en PDF con toda
la información obtenida AD AB
4 5 6 5,00 5
1.5.2 Informe de
Inspección final Realizar la inspección final AE AD
4 5 7 5,17 6
Fuente: Propia (2020)
75
Teniendo en cuenta el cálculo de la desviación estándar, para alcanzar una probabilidad del
84%, se agrega un total de 4 días a la actividad de Redacción y reunión de todos los formatos
para el documento final de Dirección de Proyectos.
5.4.2 Diagrama de red del proyecto.
En la Figura 15. Diagrama de red. Se muestra el diagrama de red de la implementación de la
Metodología 5s se presenta el diagrama de red teniendo presente el 84,1% de probabilidad. De
igual manera se presenta la ruta crítica resaltada en rojo. De aquí podemos concluir que la duración
total del proyecto son 182 Días. En la Tabla 19. Listado de Actividades con Análisis PERT, se
describen las actividades relacionadas en el diagrama de red.
74
Figura 15. Diagrama de Red de la Implementación de la Metodología 5s. Fuente: Propia (2020)
Las actividades pueden ser verificadas en la Tabla 19. Listado de Actividades con Análisis PERT
75
5.4.3 Línea base del cronograma.
Empleamos Microsoft Project para planificar y controlar el desarrollo de cada una de las actividades del
proyecto. En la Tabla 20. Cronograma Metodología 5S, se presenta el cronograma que muestra
ordenadamente las diferentes actividades que conforman el proyecto, la relación entre las actividades,
duración y fecha de inicio y finalización del proyecto. Además, se presenta el diagrama de Gantt con los
tiempos previstos para cada una de las actividades a lo largo del desarrollo del proyecto, permitiendo realizar
un seguimiento y control del progreso de cada una de las fases del proyecto.
Tabla 20. Cronograma Metodología 5s
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predec.
Proyecto Implementación Metodología 5s 182 días lun 16/03/20 vie 12/02/21
INICIO 0 días lun 16/03/20 lun 16/03/20
Planificación Cronograma 6 días lun 16/03/20 mar 24/03/20
Concretar idea con el equipo involucrado en el proyecto 6 días lun 16/03/20 mar 24/03/20 2
Acta de Constitución 3 días mié 25/03/20 vie 27/03/20
Definición Acta de Constitución y Lanzamiento del proyecto 3 días mié 25/03/20 vie 27/03/20 4
Firma Acta de Constitución 0 días vie 27/03/20 vie 27/03/20 4
Documento Final del Proyecto 173 días lun 30/03/20 vie 12/02/21
Convocar a reunión con todo el personal involucrado 9 días lun 30/03/20 mar 12/05/20 6
Redacción del documento final del proyecto que documente todo lo
realizado durante su ejecución.
29 días mar 5/01/21 vie 12/02/21 45;49
Inspección Inicial de laboratorio 48 días mié 13/05/20 vie 24/07/20
Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería. Verificar
estado de etiquetas
27 días mié 13/05/20 mar 23/06/20 9
Realizar registro fotográfico 15 días mié 24/06/20 mié 15/07/20 12
Realizar Informe escrito sobre los hallazgos encontrados 6 días jue 16/07/20 vie 24/07/20 12;13
Encuestas sobre el estado actual 16 días lun 27/07/20 jue 3/09/20
Hacer el formato de las encuestas 3 días lun 27/07/20 mié 29/07/20 14
Realizar las encuestas al personal 8 días jue 30/07/20 mar 11/08/20 16
Reunión para analizar resultado de las encuestas 5 días mié 12/08/20 jue 3/09/20 17
Material de Apoyo 11 días lun 16/03/20 mar 31/03/20
Encontrar bibliografía 4 días lun 16/03/20 jue 19/03/20 2
Realizar presentaciones y cartillas 4 días vie 20/03/20 jue 26/03/20 20
Entregar cartillas al personal 3 días vie 27/03/20 mar 31/03/20 21
Pruebas de Conocimiento 76 días vie 27/03/20 lun 7/09/20
Organizar jornadas de capacitación presencial y virtual 5 días vie 27/03/20 mar 5/05/20 20;21
Evaluar los conceptos adquiridos por el personal 2 días vie 4/09/20 lun 7/09/20 18;24
Inventario de equipos, reactivos y vidriería 37 días mar 8/09/20 jue 19/11/20
78
Realizar listado con cantidades de todos los equipos existente en el
laboratorio
21 días mar 8/09/20 mar 6/10/20 25
Realizar listado con cantidades de reactivos, realizando el
respectivo etiquetado de estos
20 días mar 8/09/20 lun 5/10/20 25
Realizar listado con cantidades de vidriería existente en el
laboratorio
20 días mar 8/09/20 lun 5/10/20 25
Revisar cuales equipos, reactivos y vidriería no se encuentran en el
laboratorio (Se está usando en campo) y determinar su ubicación
geográfica
19 días mar 8/09/20 vie 2/10/20 25
Organizar estanterías para ubicar los equipos, reactivos y vidriería 16 días mar 8/09/20 mar 29/09/20 25
Realizar archivo Excel en donde se encuentre el listado, cantidades
y ubicación geográfica y en estantería de cada uno de los equipos,
reactivos y vidriería
16 días mié 7/10/20 mié 18/11/20 27;28;2
9;30;31
Reunión de avance - Entrega de Inventario 0 días jue 19/11/20 jue 19/11/20 32
Formatos de estado de equipos, reactivos y vidriería 22 días mié 7/10/20 jue 26/11/20
Realizar checklist de estado de equipos, reactivos y vidriería 9 días mié 7/10/20 vie 6/11/20 27;28;2
9
Listado de aspectos importantes para realizar entrega de materiales
a otro compañero (Handover)
9 días lun 9/11/20 vie 20/11/20 35
Realizar Archivo excel en dónde se pueda llevar la trazabilidad del
estado de los equipos y personal responsable
4 días lun 23/11/20 jue 26/11/20 35;36
Formato de Orden y Aseo 9 días lun 23/11/20 jue 3/12/20
Reunión de revisión y para establecer áreas primordiales de orden y
aseo, que deban asearse diaria, semanal y mensualmente
9 días lun 23/11/20 jue 3/12/20 36
Señalización áreas de trabajo 6 días mié 30/09/20 mié 7/10/20
Adquirir señales necesarias en el laboratorio 2 días mié 30/09/20 jue 1/10/20 31
Realizar un bosquejo de la ubicación de stands y lugares en dónde
estará ubicados los equipos, reactivos y vidriería
4 días vie 2/10/20 mié 7/10/20 41
Procedimiento estandarizado 15 días vie 4/12/20 lun 28/12/20
Reunión para unificar todos los formatos realizados 10 días vie 4/12/20 vie 18/12/20 14;18;3
2;37;39;
42;22
Establecer frecuencia de revisión 5 días lun 21/12/20 vie 25/12/20 44
Realizar documento en PDF con toda la información obtenida 5 días lun 21/12/20 vie 25/12/20 44
Entrega de procedimiento estandarizado 0 días lun 28/12/20 lun 28/12/20 46
Informe de Inspección final 6 días lun 28/12/20 mar 5/01/21
Realizar la inspección final y Cierre del Proyecto 6 días lun 28/12/20 lun 4/01/21 46
Entrega de Documento Final 0 días mar 5/01/21 mar 5/01/21 49
Final 0 días vie 12/02/21 vie 12/02/21 10;50
Fuente: Propia. Extraído de Microsoft Project
En la Figura 16. Diagrama de Gannt, se muestra el diagrama Gantt de seguimiento, permite
visualizar la fecha de inicio del proyecto, 16 de marzo de 2020 y su fecha estimada final, el día 12
79
de Febrero de 2021. También muestra la ruta crítica de color rojo con un 84.1% de probabilidad en
la Figura 15.Diagrama de Red.
Figura 16. Diagrama de Gantt Fuente: Propia. Extraído de MS Project
80
5.4.4 Técnicas para desarrolla el cronograma aplicadas.
Las técnicas usadas para desarrollar el cronograma fueron las siguientes:
Compresión (Crashing): Esta técnica se usó al evidenciar en los monitoreos un retraso en la
Actividad E: Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería. Verificar estado de
etiquetas. La reducción en trabajos de laboratorio solicitados por los clientes, permitió que los
técnicos lograran organizar mejor sus tiempos y trabajar en conjunto para corregir la desviación
evidenciada. Además, se logró que las actividades P: Realizar listado con cantidades de todos los
equipos existentes en el laboratorio; Q: Realizar listado con cantidades de reactivos, realizando el
respectivo etiquetado de estos; R: Realizar listado con cantidades de vidriería existente en el
laboratorio; S: Revisar cuales equipos, reactivos y vidriería no se encuentran en el laboratorio (Se
está usando en campo) y determinar su ubicación geográfica; Utilizando la misma técnica,
disminuyeran el tiempo de ejecución, logrando que la desviación que se causó al inicio pudiera ser
totalmente corregida.
Ejecución Rápida: Esta técnica se implementó en la fase de capacitaciones, ya que debido a la
pandemia, se realizaron de manera virtual, lo que permitió que las actividades M: Entregar cartillas
al personal; N. Organizar jornadas de capacitación; O: Evaluar los conceptos adquiridos por el
personal, se hicieran en las mismas jornadas y con todo el personal al tiempo.
Nivelación de Recursos: Esta técnica permite modificar la ruta crítica e incrementar el
cronograma. En el desarrollo del cronograma para el proyecto Implementación Metodología 5S, se
implementa la técnica nivelación de Recursos, mediante la herramienta de Micrososft Project. Esta
herramienta nos permite solucionar la sobreasignación de recursos, tal cual como se muestra
continuación.
81
Figura 17. Sobreasignación de Recursos. Fuente: Propia. Extraída de MS Project
82
Figura 18. Reorganización de Recursos. Fuente: Propia. Extraída de MS Project
5.5 Plan de Gestión de Costos
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el Proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
Descripción de la gestión del proyecto.
Para el proyecto de la implementación de las 5s, se plantea la gestión del costo:
• Se estiman los recursos: durante esta etapa, se desarrolló una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar el proyecto.
• Desarrollo del presupuesto: Se sumaron los costos estimados de las actividades individuales o
paquete de trabajo, para establecer una línea base de costo autorizada.
• Control de costos: Se monitorea constantemente la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base del costo.
83
Requerimientos:
• Definición clara del alcance
• EDT
• Cronograma del proyecto y de los recursos
• Normatividad Fiscal del entorno a desarrollar el proyecto
• Sponsor.
Herramientas y técnicas:
• Juicio de expertos.
• Análisis de reservas.
• Calidad del costo.
• Técnicas Analíticas.
• Software de estimación de costos.
Identificación y control de costos.
El control de costo se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto. Consiste en
un monitoreo semanal o en los puntos de control que se establecieron, cuáles son los costos en ese
momento y comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que
estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará
trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.
Dado que la monitorización se realiza en tiempo real o permanentemente, la detección de
desviaciones en la línea base establecida se realiza de manera temprana, lo que permite tomar
medidas correctivas que eviten mayores desviaciones en los presupuestos finales.
84
Objetivo del Plan de Gestión del costo.
El propósito de la gestión del costo del Proyecto consiste en estudiar el coste de las actividades,
determinar un presupuesto realista y ajustarlo a los fondos financieros disponibles. Se deben
consideran los costes durante todo el ciclo de vida: en cualquier momento del proyecto se puede
incurrir en costes.
Alcance del Plan.
Aborda el presupuesto estimado para la realización del proyecto de la implementación de la
metodología de las 5s en la empresa Calidad y Servicios. El proyecto será realizado con el personal
activo de la compañía, no se realizarán contrataciones extras. El presupuesto fue calculado con
base en el tiempo que el empleado usará para realizar la implementación de la metodología (por
esta razón se usa una tasa semanal y se refleja un valor t bajo), ya que su salario básico, está
contemplado en los diferentes proyectos que realiza ya la compañía y la metodología se
implementará de manera paralela con las otras actividades ya existentes.
Uno de los requisitos del proyecto, es usar los recursos ya existentes. Los empleados entre sus
funciones tienen la implementación de nuevas técnicas que ayuden a mantener los buenos
estándares que tiene la compañía.
85
Entregas:
• Base de los estimados
• Estimación de costos adicionales
• Línea base del desempeño de costos
• Proyecciones del presupuesto
• Plan de Gestión del costo
Restricciones:
• El tiempo de disponibilidad del laboratorio para la ejecución del proyecto.
• El presupuesto designado es reducido.
• Los costos adicionales por efectos del COVID 19
• Retraso en la aprobación de los recursos económicos solicitados para cada actividad.
Supuestos:
• Las operaciones se mantendrán activas en la organización
• El presupuesto será cubierto por los Sponsor del proyecto
• No habrá grandes cambios en la operación de la empresa.
5.5.1 Estimación de costos en MS Project.
A continuación, se muestra la Figura 19. Estimación de costos realizada en MS Project, se
obtiene una línea de costos base por un valor de $7.465.000y una duración total de 182 días,
realizando las respectivas reasignaciones.
86
Figura 19. Estimación de costos. Diagrama de Gantt Fuente Propia. Extraído de MS Project
87
5.5.2 Estimación ascendente y determinación del presupuesto.
En la Tabla 21. Estimación ascendente y presupuesto, se observa la sumatoria ascendente de
los costos de las actividades, para obtener los costos de los paquetes de trabajo, y las cuentas de
control.
Se calcula una reserva de contingencia teniendo en cuenta los riesgos asociados y una reserva de
gestión del 10% del total de la línea base.
87
Tabla 21. Estimación ascendente y presupuesto
Cuenta
de
control
Paquete de
Trabajo
Nombre Actividad ID
Activida
d
Costo por Actividad Costo por
paquete de
trabajo
Costo por cuenta
de control
CC1 1.1.1 Concretar idea con el equipo involucrado en el proyecto A $ 108.000 $ 108.000 $ 832.000
1.1.2 Convocar diferentes reuniones para redactar y definir Acta de
Constitución
B $ 78.000 $ 78.000
1.1.3 Convocar a reunión con todo el personal involucrado C $ 414.000 $ 646.000
Redacción del documento final y reunión de formatos, cómo
lecciones aprendidas, control de cambios.
D $ 232.000
CC2 1.2.1 Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería.
Verificar estado de etiquetas
E $ 1.256.000 $ 1.634.000 $ 1.762.000
Realizar registro fotográfico F $ 210.000
Realizar Informe escrito sobre los hallazgos encontrados G $ 168.000
1.2.2 Hacer el formato de las encuestas H $ 24.000 $ 128.000
Realizar las encuestas al personal I $ 64.000
Analizar resultado de las encuestas J $ 40.000
CC3 1.3.1 Encontrar bibliografía K $ 32.000 $ 64.000 $ 344.000
Realizar presentaciones y cartillas L $ 32.000
Entregar las cartillas al personal M $ 24.000 $ 280.000
1.3.2 Organizar jornadas de capacitación presencial y virtual N $ 240.000
Evaluar los conceptos adquiridos por el personal O $ 16.000
CC4 1.4.1. Realizar listado con cantidades de todos los equipos existente
en el laboratorio
P $ 294.000 $ 1.568.000 $ 2.342.000
Realizar listado con cantidades de reactivos, realizando el
respectivo etiquetado de estos
Q $ 280.000
Realizar listado con cantidades de vidrieríaexistente en el
laboratorio
R $ 280.000
89
Revisar cuales equipos, reactivos y vidriería no se encuentran
en el laboratorio (Se está usando en campo) y determinar su
ubicación geográfica
S $ 266.000
Organizar estantería para ubicar los equipos, reactivos y
vidriería
T $ 224.000
Realizar archivo Excel en donde se encuentre el listado,
cantidades y ubicación geográfica y en estantería de cada uno
de los equipos, reactivos y vidriería
U $ 224.000
1.4.2. Realizar checklist de estado de equipos, reactivos y vidriería V $ 126.000 $ 308.000
Listado de aspectos importantes para realizar entrega de
materiales a otro compañero (Handover)
W $ 126.000
Realizar Archivo Excel en dónde se pueda llevar la trazabilidad
del estado de los equipos y personal responsable
X $ 56.000
1.4.3. Establecer áreas primordiales de orden y aseo, que deban
asearse diaria, semanal y mensualmente
Y $ 90.000 $ 90.000
1.4.4. Adquirir señales necesarias en el laboratorio Z $ 320.000 $ 376.000
Realizar un bosquejo de la ubicación de stands y lugares en
dónde estará ubicados los equipos, reactivos y vidriería
AA $ 56.000
CC5 1.5.1. Reunir todos los formatos realizados AB $ 220.000 $ 540.000 $ 888.000
Establecer frecuencia de revisión AC $ 50.000
Realizar documento en PDF con toda la información obtenida AD $ 270.000
1.5.2. Realizar la inspección final AE $ 348.000 $ 348.000
Sumatoria cuentas de control $ 6.168.000
Reserva de contingencia $ 1.297.000
Línea base de costos $ 7.465.000
Reserva de gestión $ 746.500
PRESUPUESTO $ 8.211.500
Fuente: Propia (2020)
89
5.6 Plan de Gestión de Recursos
El plan de gestión de los recursos busca enfocar los recursos que se necesitan para el desarrollo
del proyecto: “Implementación de la metodología 5 s en el laboratorio de la empresa calidad y
servicios LTDA. Para ello, en la Tabla 22. Plan de gestión de los recursos, se describe el recurso
humano empleado y su respectivo rol en cada uno de las fases del proyecto. Además, se tienen en
cuenta los diferentes recursos físicos que se deben satisfacer para desarrollar del mismo.
Tabla 22. Plan de gestión de recursos
Plan de Gestión de Recursos
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión De Los Recursos
El plan de gestión de los recursos desarrollado para el proyecto contiene los siguientes temas:
• Objetivos y alcance del plan de gestión de los recursos
• Planificación de los recursos
• Estrategias y beneficios esperados
• Factores críticos de Éxito
• Estimación de recursos
• Estructura de desglose de recursos (RBS)
• Aprobación del plan de gestión de los recursos
Objetivos Del Plan De Gestión De Los Recursos
Objetivos
• Desarrollar plan de gestión de los recursos con el fin de maximizar la eficiencia y control la utilización de los
recursos.
• Definir los recursos que serán necesarias para ejecutar el proyecto con el fin de formar paquetes de trabajo que
faciliten el seguimiento de los mismos.
• Cuantificar los requerimientos asociados a los recursos con el fin de facilitar el entendimiento y la ejecución de
cada uno de ellos.
Alcance
El alcance de este plan consiste en comprender los procedimientos, políticas, formatos y requerimientos necesarios
de los miembros del equipo del proyecto en cada una de las fases del proyecto para alcanzar el éxito de los objetivos.
Planificación de los recursos
91
De acuerdo con el contenido del plan de los recursos se presenta en detalle de las consideraciones a tener presente
en el desarrollo del proyecto.
Estrategias y Beneficios
Estrategias
• Mediante el uso de recursos internos de la organización se acuerda la designación de responsables en la
participación del proyecto de forma parcial y/o exclusiva. Así mismo se emite una lista de materiales y equipos
a utilizar. Se definen canales y necesidades coordinación entre el director del proyecto y el responsable de los
recursos.
• Mediante la adquisición de recursos externos donde se implica trabajar junto a proveedores que proporcionen
los recursos faltantes. Dando como resultado al plan de compras del proyecto.
• Mediante acciones de formación ya que es posible que encontremos la falta de algún conocimiento específico
en los recursos disponibles, lo cual implica tener que realizar un plan de formación. Para ello se define esta
necesidad de formación, su costo, y se incluye en el proyecto como un entregable más.
Beneficios
• Optimización del factor humano del proyecto.
• Contribuir a maximizar el cumplimiento del proyecto.
• Disminución de las dificultades e imprevistos en los recursos que se puedan presentar en el desarrollo del
proyecto.
Factores críticos de éxito
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito:
• Conocer y establecer los roles y responsabilidades de cada uno de los involucrados en el proyecto
• La Gerencia General y de Operaciones (Patrocinadores), deberán otorgar el tiempo requerido al personal para
las capacitaciones y puesta en marcha de la metodología
• Teniendo en cuenta que los recursos físicos, son de bajo costo económico, los patrocinadores deberán brindar
su apoyo y fácil acceso a estos.
• Se deberá contar con el total apoyo y buena disposición del personal para que el desarrollo de este proyecto se
pueda llevar a cabo, ya que el éxito de esta implementación depende totalmente del recurso humado involucrado
en el proyecto
• No tener condiciones adversas externas a la compañía que no permitan el buen desarrollo del plan de los recursos
físicos y humanos.
Restricciones y supuestos del plan de recursos
Restricciones
• Alguno de los integrantes del equipo del proyecto renuncie durante la ejecución del proyecto.
• Retraso en la aprobación de los recursos financieros solicitados para cada actividad, o mala gestión del área de
logística para realizar eficientemente las capacitaciones.
• El personal programado no se encuentre disponible para recibir las capacitaciones, dentro de los marcos
temporales definidos para el proyecto.
Supuestos
• El personal destinado para realizar las capacitaciones cumple con los requisitos de educación, Formación y
experiencia, establecidos por la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA, en el manejo de la metodología 5S.
92
• Se contará con disposición del auditorio en los tiempos relacionados del cronograma, para realizar las reuniones
y las capacitaciones al personal que se va entrenar en la metodología 5S. Además, el auditorio cuenta con las
condiciones y adecuaciones para el desarrollo de las actividades.
• El laboratorio es el indicado para ejecutar la metodología 5S, para alcanzar los resultados planteados en los
objetivos.
Aprobación del plan de gestión de los recursos
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General
5.6.1 Estimación de los recursos.
Mediante las técnicas de juicio de expertos y estimación ascendente será estimado el tipo de
recurso y la cantidad de recursos necesario para la ejecución de cada una de las actividades del
proyecto, luego se reflejará en la estructura de desglose de los recursos (RBS).
5.6.2 Estructura de desglose de recursos (RBS).
Con el fin de gestionar correctamente el recurso material y el talento humano para el desarrollo
de las actividades del proyecto, se identifica por categorías el tipo de recurso y la cantidad que se
requiere para gestionar de manera eficaz el alcance del proyecto. En la Figura 20. Estructura de
desglose de trabajo, se muestra el recurso físico requerido para la ejecución del proyecto.
93
Figura 20. Estructura de desglose de trabajo. Fuente: Propia (2020).
5.6.3 Asignación de recursos.
La asignación de recursos se hace teniendo en cuenta la estructura de desglose de trabajo
expuesta anteriormente. En la Tabla 23. Calendario de Recursos, se puede apreciar los recursos
asignados a cada una de las actividades propuestas.
5.6.4 Calendario de recursos.
La distribución de actividades en relación con el recurso humano encargado y las fechas
estimadas para realizar su respectiva ejecución, tienen una variación en las horas destinadas por
semana a realizar el proyecto. Sin embargo, el equipo de proyecto trabajara de lunes a viernes,
exceptuando domingo y festivos. El tiempo empleado del personal en el proyecto está sujeto a la
carga laboral diaria y disponibilidad de laboratorio para las visitas programadas.
94
Tabla 23. Calendario de Recursos
Nombre de tarea Comienzo Fin Nombres de los
recursos
Proyecto Implementación Metodología 5s lun 16/03/20 vie 12/02/21
Planificación Cronograma lun 16/03/20 mar 24/03/20
Concretar idea con el equipo involucrado en el
proyecto
lun 16/03/20 mar 24/03/20 EP 1: Gerente General
Acta de Constitución mié 25/03/20 vie 27/03/20
Convocar diferentes reuniones para ir redactan y
definir el Acta de Constitución
mié 25/03/20 vie 27/03/20 EP1; EP 2; Gerente de
Operaciones
Documento Final lun 30/03/20 vie 12/02/21
Convocar a reunión con todo el personal
involucrado
lun 30/03/20 mar 12/05/20 Coordinador Logística;
EP2;Gerente General;
Líder Laboratorio
Redacción del documento final y reunión de
formatos, cómo lecciones aprendidas y Control de
Cambios
mar 5/01/21 vie 12/02/21 EP 1
Inspección Inicial de laboratorio mié 13/05/20 vie 24/07/20
Revisar el estado de los equipos, los reactivos y
virdriería. Verificar estado de etiquetas
mié 13/05/20 mar 23/06/20 Líder de Laboratorio;
Profesional de
Ingeniería 1;Viaticos
Realizar registro fotográfico mié 24/06/20 mié 15/07/20 Profesional de
Ingeniería 2
Realizar Informe escrito sobre los hallazgos
encontrados
jue 16/07/20 vie 24/07/20 Líder de Laboratorio;
Profesional de
Ingeniería 1
Encuestas sobre el estado actual lun 27/07/20 jue 3/09/20
Hacer el formato de las encuestas lun 27/07/20 mié 29/07/20 EP 3
Realizar las encuestas al personal jue 30/07/20 mar 11/08/20 EP 3
Analizar resultado de las encuestas mié 12/08/20 jue 3/09/20 EP 3
Material de Apoyo lun 16/03/20 mar 31/03/20
Encontrar bibliografía lun 16/03/20 jue 19/03/20 EP 2
Realizar presentaciones y cartillas vie 20/03/20 jue 26/03/20 EP 3
Entregar cartillas al personal vie 27/03/20 mar 31/03/20 EP 3
Pruebas de Conocimiento mié 13/05/20 lun 7/09/20
Organizar jornadas de capacitación presencial y
virtual
mié 13/05/20 mar 19/05/20 EP2;Papelería
Evaluar los conceptos adquiridos por el personal vie 4/09/20 lun 7/09/20 EP 3
Inventario de equipos, reactivos y vidriería mar 8/09/20 jue 19/11/20
Realizar listado con cantidades de todos los
equipos existente en el laboratorio
mar 8/09/20 mar 6/10/20 Profesional de
Ingeniería 1
95
Realizar listado con cantidades de reactivos,
realizando el respectivo etiquetado de estos
mar 8/09/20 lun 5/10/20 Profesional de
Ingeniería 2
Realizar listado con cantidades de vidriería
existente en el laboratorio
mar 8/09/20 lun 5/10/20 Técnico 1
Revisar cuales equipos, reactivos y vidriería no se
encuentran en el laboratorio (Se está usando en
campo) y determinar su ubicación geográfica
mar 8/09/20 vie 2/10/20 Coordinador de
Logística
Organizar estantería para ubicar los equipos,
reactivos y vidriería
mar 8/09/20 mar 29/09/20 Técnico 2
Realizar archivo Excel en donde se encuentre el
listado, cantidades y ubicación geográfica y en
estantería de cada uno de los equipos, reactivos y
vidriería
mié 7/10/20 mié 18/11/20 Coordinador de
Logística
Formatos de estado de equipos, reactivos y
vidriería
mié 7/10/20 jue 26/11/20
Realizar checklist de estado de equipos, reactivos
y vidriera
mié 7/10/20 vie 6/11/20 Profesional de
Ingeniería 2
Listado de aspectos importantes para realizar
entrega de materiales a otro compañero (Handover)
lun 9/11/20 vie 20/11/20 Profesional de
Ingeniería 1
Realizar Archivo Excel en dónde se pueda llevar
la trazabilidad del estado de los equipos y personal
responsable
lun 23/11/20 jue 26/11/20 Profesional de
Ingeniería 2
Formato de Orden y Aseo lun 23/11/20 jue 3/12/20
Establecer áreas primordiales de orden y aseo,
que deban asearse diariamente, semanalmente y
mensualmente
lun 23/11/20 jue 3/12/20 Coordinador de HSE
Señalización áreas de trabajo mié 30/09/20 mié 11/11/20
Adquirir señales necesarias en el laboratorio mié 30/09/20 jue 1/10/20 Coordinador de HSE;
Señales de Laboratorio
Realizar un bosquejo de la ubicación de stands y
lugares en dónde estará ubicados los equipos,
reactivos y vidriería
mar 6/10/20 mié 11/11/20 Profesional de
Ingeniería 2
Procedimiento estandarizado vie 4/12/20 vie 1/01/21
Reunir todos los formatos realizados vie 4/12/20 vie 18/12/20 EP 1; Líder de
Laboratorio
Establecer frecuencia de revisión lun 28/12/20 vie 1/01/21 Coordinador de HSE
Realizar documento en PDF con toda la
información obtenida
lun 21/12/20 vie 25/12/20 Coordinador de HSE;
Coordinador de
Logística; EP 1 ;EP
2;Líder de Laboratorio
Informe de Inspección final lun 28/12/20 mar 5/01/21
Realizar la inspección final lun 28/12/20 lun 4/01/21 Dirección de Proyectos
1 ;Dirección de
Proyectos 2;Dirección
de Proyectos 3;Gerente
de Operaciones;
96
Gerente General; Líder
de Laboratorio
Fuente: Propia (2020)
5.6.5 Plan de capacitación y desarrollo del equipo.
Para realizar las capacitaciones es necesario realizar un diagnóstico del estado y las condiciones
en las que se encuentra el laboratorio de la empresa CALIDAD Y SERVICIOS LTDA, para
consolidar mediante informes, documentación y registro fotográfico, el éxito de la capacitación del
personal en la implementación de las 5S. En la Tabla 24. Plan de capacitaciones, se presentan los
temas, fechas y el personal que está a cargo de dirigir la capacitación.
Tabla 24. Plan de Capacitación
Implementación
Metodología 5S.
Fecha
2020
Duración
horas
Personal que se
capacitara
Personal que
Capacitara
Introducción, Beneficios y
aplicación general del
proyecto.
13 - 14
Mayo
2 Administrativos
Operativos
Elisa Dueñas,
David Cobo
Planteamiento de la
metodología clasificar y
ordenar.
13 – 14
Mayo
2 Administrativos
Operativos
David Cobo,
Angélica
Muñoz,
Planteamiento de la
metodología limpieza y
estandarización.
15 – 18
Mayo
2 Administrativos
Operativos
David Cobo,
Elisa Dueñas
Planteamiento de la
metodología disciplina.
15 – 18
Mayo
2 Administrativos
Operativos
Angélica
Muñoz, Elisa
Dueñas
Aclaración de temas,
evaluación de aprendizaje y
cierre.
19Mayo 2 Administrativos
Operativos
Angélica
Muñoz, Elisa
Dueñas
Fuente: Propia (2020)
97
5.7 . Plan de gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones para el proyecto implementación de la metodología
5S, identifica los procesos de generación, recopilación, distribución y disposición de la información
del proyecto, proporcionando los parámetros requeridos para diligenciarla de manera correcta, tal
como se muestra en la Tabla 25. Plan de gestión de las Comunicaciones.
Tabla 25. Plan de gestión de las Comunicaciones.
Plan de Comunicaciones
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones para el proyecto contiene los siguientes temas:
• Objetivos y alcance del plan
• Contenido del Plan de Comunicaciones
• Detalles del plan de comunicaciones
• Formatos
• Aprobación del plan de gestión de los recursos
Objetivo y alcance del plan
Objetivo
Diseñar el plan de gestión de las comunicaciones para el proyecto “Implementación de la metodología 5s en el
laboratorio de la empresa Calidad y Servicios Ltda.”, detallando las estrategias, procesos y acciones para ejecutar
de manera eficaz las comunicaciones a medida que avanza el proyecto.
Establecer los canales de comunicación empleados para lograr acercamiento con los interesados del proyecto y
el público objetivo.
Alcance
El alcance del plan de comunicaciones está dirigido a todos los involucrados. En él se establecen
procedimientos, formatos y requerimientos necesarios del proyecto en cada una de las fases del proyecto para
alcanzar el éxito de los objetivos.
98
Justificación
El proceso de Comunicación es muy importante dentro de la consolidación del proyecto estudiado. La de
implementación de la metodología 5s busca crear una sinergia entre la dirección de proyectos y los empleados de
la compañía. Esto con el ánimo de generar un ambiente adecuado y evitar faltas de comunicaciones tanto internas
como externas.
Basados en este interés de mejoramiento continuo, se ha diseñado este plan de gestión de las Comunicaciones,
que servirá de guía para la construcción y para la aplicación de las comunicaciones dentro del desarrollo del
proyecto.
Conceptos
Mejoramiento continuo: es el conjunto de todas las acciones diarias que permiten que los procesos y la empresa
sean m s competitivos en la satisfacción del cliente. La mejora continua debe formar parte de la cultura de la
organización, convirtiéndose en una filosofía de vida y trabajo.
Comunicación asertiva: Es aquella mediante la cual se logra manifestar a los otros de forma simple, clara y
oportuna.
Comunicación Interactiva: es aquella en la cual el receptor puede controlar el flujo de información a su voluntad
e interactuar con el medio a través del cual se transmite el mensaje o con el emisor mismo.
Informe de desempeño: Están destinados a crear conocimiento y a generar decisiones: Lo que se busca es describir
el comportamiento del desempeño de los trabajos del proyecto. Están destinados a crear conocimiento y a generar
decisiones o acciones.
Planificar las Comunicaciones
Como una de las principales razones, si no la más importante, están los problemas en la comunicación que, en
detalle se materializa en falta de, el exceso de comunicación o incluso problemas de interpretación que pueden
derivar en grandes males para nuestro proyecto como la corrupción del alcance.
Elaborar un buen plan de comunicación y llevarlo a cabo de forma cuidadosa y estricta ayudará a mitigar los
problemas derivados de fallos en la comunicación. Además, los gerentes de proyecto deben tener y potenciar
habilidades que le ayuden a la hora de ejecutar dicho plan de forma adecuada y evitando contratiempos en el
desarrollo del proyecto.
Diagrama de Flujo
El flujograma de la puesta en marcha del proyecto “Implementación de la Metodología 5s en el Área de
Laboratorio de la Compañía Calidad y Servicios LTDA” se describe en la Figura 21. Diagrama flujo proyectos.
99
Figura 21. Diagrama de flujo proyectos. Fuente: propia
Aprobación del plan de Comunicaciones
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General
5.7.1 Canales de Comunicación.
En Calidad y Servicios Ltda., los canales de información varían: se destaca principalmente el
correo electrónico empresarial, por medio del cual se difunde la información relevante de parte de
gerencia, entre áreas y entre empleados. A su vez, se utilizan grupos de WhatsApp propios de cada
100
aérea, con el fin de difundir información de forma instantánea entre los líderes de grupo y sus
colaboradores.
Bitrix24 es un sistema de información también utilizado en gran forma en la compañía Calidad
y Servicios Ltda., lo cual es un espacio de trabajo unido que maneja los numerosos aspectos de
operaciones diarias y tareas. CRM, Project Management & una Plataforma de Colaboración para
su gestión empresarial. Cloud o en Premisa.
5.7.2 Sistema de Información de las Comunicaciones.
Los sistemas de información en el entorno empresarial se definen como el conjunto de medios
humanos y materiales encargados del tratamiento de la información empresarial, mediante la
entrada de datos, su proceso y almacenamiento y su posterior salida, presentación y explotación.
En definitiva, es un conjunto de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una
organización de la información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la toma
de decisiones.
5.7.3 Matriz de Comunicaciones.
En la Figura 22. Matriz de Comunicaciones se evidencia el mapa de comunicaciones, así como
los canales usados en la compañía Calidad y Servicios Ltda., y que se han implementado en el
desarrollo del proyecto.
101
Figura 22. Matriz de Comunicaciones. Fuente: Propia (2020)
PROYECTO:
ORGANIZACIÓN:
SPONSOR:
GERENTE DE PROYECTO:
TIPO MÉTODO MOTIVO FRECUENCIACONTENIDO /
ANEXOSURGENCIA SENSIBILIDAD EMISOR DESTINATARIO AUTORIZA ASISTENTES
REGISTROS -
DOCUMENTOSSEGUIMIENTO OBSERVACIONES
LLAMADAS TELSeguimiento del
proyecto.Permanente
Analisis de
seguiemiento del Alto No
Gerente de
proyectoOrganización N/A N/A N/A N/A N/A
TELECONFERENCIA
Seguimiento y
monitoreo de
actividades.
Semanal Actas/Informes Medio SIGerente de
proyectoLider de laboratorio
Lider de
laboratorio
Lider de
laboratorio,
personal de
Bitácora de ítems
relevantes
Acta de
reuniones
Asegurar una conexión
estable
REUNIÓN EQUIPO PROYECTO Avances, Mejoras PermanenteInformes,
RegistrosAlto NO
Gerente de
proyectoEquipo de proyectos
Gerente de
proyectoEquipo de proyecto
Bitácora de ítems
relevantes
Acta de
reuniones
Tener al dia registro de gasto,
Actividades retrasadas,
Disponibilidad de personal
COMITÉ SEGUIMIENTO PROYECTO
Seguimiento de
disponibilidad de
recursos
Mensual
Informe de
desempeño del
proyecto
Medio SIGerente de
proyectoArea administrativa
Gerente
General
Coordinador de
logística, Equipo de
proyecto.
Reportes e informes de
avance del proyecto
Acta de
reuniones
Informes y reportes
actualizados
JUNTA DE SOCIOS
Avance de cada
entregable de
segundo nivel de
la EDT
Bimestral Informes, Actas Medio SIGerente de
proyectoGerencia
Gerente
General
Gerente general /
Gerente de
operaciones
Reportes e informes de
avance del proyecto
Acta de
reunionesInformes actualizados
MEMORANDOS
Incumplimiento con
algún
requerimiento
Ocasional Reporte Bajo NOGerente de
proyecto
Integrante que
incumple
Gerente
generalN/A Acta del reporte
Seguimiento al
estado del
memorando
N/A
CORREO ELECTRÓNICORequerimientos,
Comunicaciones, Diario Informes Alto SI
Gerente de
proyecto
Todos los
Involucrados en el
proyecto
N/A N/A N/A N/A N/A
BASE DATOS PROYECTO
Registros
Fotograficos,
Formatos.
Ocasional Plantillas Alto SIGerente
proyecto
Todos los
Involucrados en el
proyecto
Gerente
GeneralN/A
Formatos, Actas de
Constitucion,
Encuestas, Registros,
Actas
Permanente
Actualizar base de datos al
incluir una modif icacion en los
entregables del proyecto
PU
LL
PU
SH
ROL - NOMBRE
n*(n-1)/2 Donde n es numero de interesados
15*(15-1)/2=210/2=105 Canales de comunicación
Angelica M., David C., Elisa D.
MATRÍZ DE COMUNICACIONES
CONTROLCOMUNICACIÓN
INT
ER
AC
TIV
A
Implementacion Metodologia 5s
Calidad y Servicios Ltda
Calidad y Servicios Ltda
102
5.7.4 Estrategia de Comunicaciones.
La estrategia de comunicaciones se basa en mantener el trabajo de equipo entre el Nivel 1 y
Nivel 2 de interesados. El nivel, en que se encuentra el Gerente General, Gerente de Operaciones,
Líder de Laboratorio y Equipo del proyecto, debe destacarse por gestionar atentamente, monitorear,
usar su poder sabiamente para influenciar a los interesados ubicados en el nivel 2. Tal como se
muestra en la Figura 23. Estrategias de comunicaciones. Los interesados del Nivel 2, es decir el
personal de Ingeniería, personal técnico y coordinadores deberán demostrar su interés con la
cooperación y el compromiso hacia el proyecto.
Se deberá mantener buena comunicación para visualizar el impacto causado y por supuesto
satisfacer a todas las partes.
Figura 23. Estrategias de Comunicaciones. Fuente: Propia (2020)
5.8 Plan de gestión de calidad
En la Tabla 26. Plan de gestión de calidad, se establecen los procesos para la planificación,
seguimiento y control de las actividades enfocadas a la calidad de los entregables del proyecto, con
103
el fin de asegurar que se desarrollen, evalúen y se implementen acciones correctivas de los
parámetros descritos a los interesados y que permitan cumplir con los objetivos del proyecto.
Tabla 26. Plan de gestión de calidad
Plan de gestión de calidad
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión de Calidad
El plan de gestión de calidad para el proyecto contiene los siguientes temas:
• Objetivos y alcance del plan
• Aseguramiento y control de la calidad.
• Roles y responsabilidades
• Técnicas de gestión de calidad
• Plan de Mejora de calidad
• Formatos a utilizar
• Aprobación del plan de Calidad
Objetivo y alcance del plan
Objetivos
Realizar el plan de gestión de calidad que involucre los procesos de planificación, seguimiento y
control de las actividades requeridas para cada entregable del proyecto Implementación de la
metodología 5S.
Elaborar un plan de mejoras que facilite la identificación de actividades que ayuden aumentar la
calidad de los entregables del proyecto.
Alcance
El alcance del plan de gestión de calidad está dirigido a todos los involucrados. En él se establecen
procedimientos, formatos y requerimientos necesarios del proyecto en cada una de las fases del proyecto
para alcanzar el éxito de los objetivos.
104
Aseguramiento y control de calidad
El aseguramiento de la calidad del proyecto se realiza mediante reuniones periódicas, que permiten
revisar, evaluar y supervisar el cumplimiento de los requisitos propios del proyecto. Además, de analizar
el avance de cada uno de los entregables, con el fin de asegurar las métricas de calidad establecidas.
El proceso de control de calidad registra y analiza los resultados de las actividades realizadas,
teniendo como base los formatos establecidos, con el fin de establecer acciones de mejora o correctivas
según sea el caso. Además, este proceso permite verificar que se esté cumpliendo con los estándares de
calidad especificados en los objetivos del proyecto.
Roles y responsabilidades de calidad
A continuación, se relacionan los objetivos y funciones relacionados al rol, con el fin de medir el
grado de calidad y cumplir con los requerimientos del proyecto.
Rol Objetivo y Responsabilidad
Sponsor Funciones del rol: Aprobar los entregables y recursos para la continuidad
de cada una de las etapas del proyecto.
Líder de laboratorio Funciones del rol: Controlar las actividades estipuladas por el proyecto, con
el fin de que no se atrasen las labores propias del laboratorio.
Equipo de proyecto Funciones del rol: Elaborar informes y entregables con las evidencias y
resultados de las actividades. Además, asignar las tareas al personal
conforme al cronograma de actividades.
Personal de ingeniería y
técnico
Funciones del rol: Aplicar la metodología 5S a las instalaciones del
laboratorio.
Técnicas de gestión y control de calidad
Las herramientas y técnicas aplicables en la gestión y el control de la calidad en el desarrollo del
proyecto la implementación de la Metodología 5s son:
Recopilación de Datos: Esta técnica permite registrar y organizar los datos recolectados de las
actividades realizadas en el laboratorio.
Auditorias: En el proyecto están programadas revisiones durante el desarrollo de las fases del
proyecto, que permita identificar el cumplimiento de los objetivos y alcance del proyecto y una
auditoría interna a la conclusión del proyecto.
105
Hojas de Verificación: En el desarrollo del proyecto permite identificar los errores más repetitivos
a los que estará expuestos el personal de laboratorio, ya que es primera vez que esta metodología se va
implementar en el laboratorio.
Inspecciones: Enfocada en el proyecto permite aumentar la seguridad en los procesos relacionados
con el laboratorio. Reduciendo la materialización de accidentes en el desarrollo de las actividades del
proyecto. Además, de mantener un control y actualizado los formatos establecidos en el proyecto.
Plan de Mejora de calidad
Teniendo presente que a medida que avanza el proyecto se debe realiza un monitoreo y control,
considerando que existe la probabilidad de encontrar problemas que afectan el desarrollo del mismo,
por lo tanto, es necesario evaluar las variaciones en relación al plan, y si se justifica, recomendar
acciones correctivas, analizando la causa que está generando la no conformidad para atacarla y
eliminar las razones por las que se generó, reduciendo al máximo la probabilidad de que ocurra
nuevamente en los tiempos acordados.
Plan de Mejora de Calidad
Acciones Correctivas Metas Tiempo Responsable
Asegurar el aprendizaje de la
metodología 5S, en el personal del
laboratorio.
Pruebas de conocimiento
aprobadas con un 90%
Etapa de
capacitación de
personal
Equipo de
Proyecto
Realizar una matriz de prevención de
covid 19. Donde se presente los
procedimientos de bioseguridad.
Mantener en un 0%
contagios de covid 19 los
integrantes del proyecto.
Durante
ejecución del
proyecto
Equipo de
proyecto.
Monitorear constante el avance de la
aprobación de recursos destinados al
proyecto
Lograr la aprobación 2
días antes de la ejecución
de las actividades que lo
requieran.
Durante
ejecución del
proyecto
Gerente de
proyecto.
Gestionar con anticipación los
permisos y disponibilidad del
personal y laboratorio para la
implementación de las 5S en el
laboratorio.
Cumplir con las fechas
estipuladas en el
cronograma de
actividades
Durante la etapa
de aplicación
metodología 5S.
Equipo de
proyecto
Realizar reuniones, para monitorear
el avance del proyecto.
Fortalecer los canales de
comunicación entre los
integrantes del proyecto.
Durante
ejecución del
proyecto
Equipo de
proyecto
106
Formatos a utilizar
• Bitácora al finalizar reunión
• Lista de verificación de entregables
• Formato de diligenciamiento de no conformidad
• Formato para auditoria
• Formato de prueba y evaluación
• Informe de avance del proyecto
• Matriz de riesgo
• Plan de calidad
• Inventario de equipos, reactivos y materiales de laboratorio.
Aprobación del plan de Calidad
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General
5.8.1 Métricas de calidad.
Se definen las métricas de calidad al producto, para recibir los entregables de mayor impacto en
la implementación de la Metodología 5s, cómo lo son el Inventario, los Formatos, la señalización,
el procedimiento estandarizado y la inspección final. Ver Apéndice. H. Métricas de Calidad
Producto.
En la Tabla 27. Métricas de calidad del proyecto, se observa las variables que son usadas para
medir el desempeño de algunos ítems que son relevante para la ejecución del proyecto y que se
desean controlar. Además, permite tener una visión objetiva de las variables relacionadas
presupuesto, cronograma, satisfacción el cliente y entregables.
107
Tabla 27. Métricas de calidad del proyecto.
METRICAS DE CALIDAD PROYECTO METODOLOGÍA 5S
Nombre de la
métrica:
Cumplimiento
presupuesto
Cumplimiento
Cronograma
Recursos
Humanos de las
actividades
Satisfacción de los
Involucrados
Cumplimiento
de los
Entregables
Objetivo de la
métrica:
Verificar que el
proyecto se lleve a
cabo con el
presupuesto
planteado
inicialmente.
Verificar que el
proyecto en el
tiempo
establecido
Mantener los
recursos
establecidos para
cada una de las
actividades
Identificar el grado
de satisfacción de
los involucrados
con el desarrollo del
proyecto
Verificar el
estado de los
entregables
propuestos en la
EDT
Factor de
calidad:
El factor de
cumplimiento del
presupuesto
deberá mantener
un CPI mayor o
igual a 1 en todas
las etapas del
desarrollo del
proyecto
El factor de
cumplimiento
del cronograma
deberá
mantener un
SPI mayor o
igual a 1 en
todas las etapas
del desarrollo
del proyecto
El factor de
cumplimiento de
los recursos
establecidos
deberá ser el 95%
del presupuesto
establecido en
cada una de las
actividades
El factor de
cumplimiento de la
satisfacción de los
involucrados deberá
tener un valor
mayor a 4.0
El factor de
cumplimiento
de los
entregables
deberá ser el
95% de los
entregables
propuestos
Método de
medición:
Se realizará
seguimiento de las
curvas s, usando
el método de valor
ganado conforme
a lo ejecutado
Se realizará
seguimiento de
las curvas s,
usando el
método de
valor ganado
conforme a lo
ejecutado
Se revisará el
presupuesto
gastado contra el
presupuesto
asignado para
cada uno de los
recursos
humanos
Al finalizar el
proyecto, se
consultará la
satisfacción de cada
uno de los
involucrados
Verificar la
cantidad de
entregables
realizados
contra los
entregables
propuestos en
cada etapa.
Frecuencia de
medición: Mensual Mensual Mensual
Al finalizar el
proyecto Trimestralmente
Meta:
No exceder el
presupuesto
inicial
Mantener el
desarrollo del
proyecto dentro
de los plazos
establecidos
No usar más del
personal asignado
inicialmente al
proyecto.
Lograr la
satisfacción de
todos los
involucrados
Lograr el 100%
de aceptación
de todos los
entregables
propuestos en el
EDT
Responsable del
factor de calidad:
Equipo de
dirección del
proyecto
Equipo de
dirección del
proyecto
Equipo de
dirección del
proyecto
Equipo de dirección
del proyecto
Equipo de
dirección del
proyecto
Fuente: Propia (2020)
108
5.8.2 Documentos de prueba y evaluación.
Los documentos de prueba y evaluación están enfocados al proceso de apreciación por parte del
personal relacionado con las actividades del laboratorio, y se espera obtener un juicio de valoración,
donde se resalte las cualidades, ventajas y debilidades de la aplicación de la metodología 5S en el
laboratorio. La evaluación se presenta por medio de la herramienta Checklist que se realiza en
medio digital, se relaciona uno de los formatos diligenciados por el personal de laboratorio que
aplico la metodología en el Apéndice I. Documentos de prueba y evaluación. Todos los formatos
cumplen con la misma estructura.
5.8.3 Entregables verificados.
Los entregables verificados son el resultado del proceso de control de calidad, que se desarrolla
durante la ejecución del proyecto y donde se consolidad la conformidad y aceptación de cada uno
de los entregables. En la Tabla 28. Entregables del proyecto verificados, se presenta el entregable
con su respectiva fecha de aceptación y la correspondiente observación.
Tabla 28. Entregables del proyecto verificados
ENTREGABLE FECHA OBSERVACIONES
1.1.1 Planificación -
Cronograma
27/02/2020 Se planificó el cronograma con fecha final del 12/02/2021, teniendo
en cuenta las demás labores del personal encargado de implementar
la metodología
1.1.2 Acta de
Constitución
27/03/2020 Se establece junto con los interesados el Acta de constitución
1.2.1 Inspección inicial
de Laboratorio
3/04/2020 Se realizó la inspección del laboratorio, con retraso del 30% en una
de las tareas relacionadas a este entregable, por temas de preparación
de protocolos COVD.
1.2.2 Encuesta sobre el
estado actual del
laboratorio
3/09/2020 Se realizaron de manera satisfactoria las encuestas al personal, se
deja evidencia en el Apéndice A. Análisis encuesta Implementación
Metodología 5S
109
1.3.1 Material de
Apoyo
7/09/2020 Se entregó y socializó por medio de correo electrónico al personal de
la compañía el material de apoyo realizado.
1.3.2 Pruebas de
conocimiento
7/09/2020 Se realizaron sesiones de capacitaciones al personal de la compañía
que permitieron documentar el nivel de preparación para la puesta en
marcha de la metodología.
1.4.1 Inventario de
equipos, reactivos y
vidriería
20/09/2020 Se realiza inventario del laboratorio, se deja evidencia en el Apéndice
J. Inventario de Laboratorio
1.4.2 Formato de
equipos, reactivos y
vidriería
27/11/2020 Se realiza formatos de equipos, reactivos y vidriería se deja evidencia
en el Apéndice K. Formatos de Equipos, reactivos y vidriería
1.4.3 Formato de
Orden y Aseo
4/12/2020 Se realiza formatos de Orden y Aseo.
1.4.4 Señalización de
áreas de trabajo
12/11/2020 Se realiza la respectiva señalización de las áreas demarcadas en el
laboratorio, según lo encontrado en la inspección inicial.
1.5.1 Procedimiento
estandarizado
1/01/2021 Se realiza documento PDF con el procedimiento a seguir, que incluye
todos los formatos e inventario realizado, con el fin de socializar a
nuevos trabajadores.
1.5.2 Inspección final 5/01/2021 Se realiza la respectiva inspección del laboratorio, teniendo en cuenta
el procedimiento y las actividades desarrolladas, para lograr la
implementación de la Metodología 5s.
5.9 Plan de gestión del riesgo
El plan de gestión de riesgos es fundamental realizarlo para el proyecto, ya que esta herramienta
permite identificar, analizar, monitorear y hacer un seguimiento a los posibles riesgos que pueden
perjudicar el éxito del proyecto. Además, permite al equipo convertir en tareas las ideas que fueron
identificadas reducir o eliminar la probabilidad que se materialice el riesgo. En el Apéndice L. Plan
de gestión de riesgos, se presentan algunos elementos que son la base que ayudan a reducir el
impacto de los riesgos negativos y potencializar los positivos.
110
5.9.1 Matriz de riesgos.
Esta herramienta permite al equipo de proyectos identificar los riesgos más significativos que
están asociados a la ejecución de la implementación de la metodóloga 5S en el laboratorio. Además,
permite clasificarlos mediante un análisis cualitativo y cuantitativo. En el Apéndice M. Matriz de
identificación de riesgos, se describen los riesgos asociados al desarrollo del proyecto, la acción o
evento que indica que se va a materializar el riesgo, los respectivos argumentos del análisis
cualitativo y el plan de contingencia por si se materializa el riesgo.
5.9.2 Matrices de probabilidad e impacto (inicial y residual).
Proporciona al equipo de proyectos criterios para gestionar los riesgos identificados. En la figura
20. Matriz de probabilidad e impacto, se observa la ubicación de los riesgos identificados para el
proyecto, los que están ubicados en la zona blanca y verde se pueden clasifican como riesgos
“bajos” y solo se deben monitorear, los riesgos ubicados en la zona anaranjada se clasifican como
“medios” y deben tener un plan de mitigación o contingencia como respuesta en caso que el riesgo
se materialice. Los riesgos ubicados en la zona “roja” se clasifican como altos, por lo tanto deben
tener medidas activas para evitar que ocurra o lograr disminuir el impacto en caso que el riesgo se
materialice.
En la Figura 26. Clasificación de riesgos en la matriz de probabilidad e impacto. Se categorizan
los riesgos identificados que se pueden presentar en la ejecución del proyecto. No se presenta la
matriz residual debido que no se afecta la reserva de contingencia.
111
Figura 24. Matriz de probabilidad e impacto - Amenazas Fuente: Propia (2020)
Figura 25. Matriz de probabilidad e impacto - Oportunidades Fuente: Propia (2020)
Figura 26. Clasificación de riesgos en la matriz de probabilidad e impacto. Fuente: Propia (2020)
5.10 Plan de gestión de adquisiciones
El plan de adquisiciones es un componente del plan de dirección de proyectos donde se describe
los bienes y servicios que se adquieren fuera de la compañía. Este plan, establece el marco general
para la gestión, toma de decisiones, ejecución, seguimiento y control de las diferentes
contrataciones que el proyecto requiere para su ejecución. Entendiendo el alcance propuesto para
poder implementar La metodología 5s. En el Apéndice N. Plan de gestión de adquisiciones, se
112
presentan las adquisiciones requeridas en la Implementación de la Metodología 5s en el área de
laboratorio. Además, se enumera los paquetes de trabajo que se encuentran en la EDT del proyecto
y se enlistan las adquisiciones necesarias para el desarrollo del proyecto.
5.10.1 Matriz de las adquisiciones.
Se realiza la matriz de adquisiciones para las que se han identificado como: papelería,
capacitador y señales HSE, tal cómo se presenta en la Figura 27. Matriz de adquisiciones.
Figura 27. Matriz de Adquisiciones. Fuente: Propia (2020)
113
5.10.2 Cronograma de compras.
La mayoría de las adquisiciones se realizarán al inicio del proyecto, ya que las capacitaciones
al personal deberán hacerse antes de iniciar la implementación de la metodología 5s. La preparación
para la adquisición de los materiales de laboratorio “señales HSE” tomará un tiempo, mientras se
identifican que materiales se deben implementar. En la Figura 28. Cronograma de adquisiciones.
Se observa las adquisiciones identificadas para el proyecto. Cabe aclarar que las capacitaciones se
realizaron de manera virtual por causa de la emergencia sanitaria por covid-19.
Figura 28. Cronograma de adquisiciones. Fuente: Propia (2020)
114
6. Gestión del valor ganado
El seguimiento y monitoreo del alcance, costo y tiempo del proyecto se realiza mediante el
método de valor ganado, permitiendo al gerente de proyecto comparar los indicadores
desarrollados en cada corte y analizar cuanto trabajo se a realizado y cuanto queda para finalizar el
proyecto.
6.1 Indicadores de medición del desempeño
El control de costos y tiempo del proyecto incluye: Determinar el estado actual del
cronograma del proyecto e Influir en los factores que generan. Los indicadores de gestión de control
de costos y tiempo empleados para tal fin en el proyecto de Implementación de la Metodología 5s
en el laboratorio de la compañía Calidad y Servicios Ltda.
Para la revisión de la gestión del valor ganado, se tienen:
• Valor Planeado (PV)
• Valor Ganado (EV)
• Costo Real (AC)
• Presupuesto hasta la conclusión (BAC).
El costo real debe corresponder con lo que haya sido presupuestado por el valor paneado y
medido para el valor ganado. Las variaciones de estas tres variables serán monitoreadas, por el
equipo de dirección de proyecto para determinar las variaciones con respecto a la línea de base
aprobada y reflejar el desempeño del costo y del cronograma del proyecto. Esta revisión se hará
con una frecuencia quincenal y se socializará con los interesados del proyecto.
115
• Variación del Cronograma (SV): El resultado de este indicador está dado por la ecuación:
SV = EV – PV. En caso de obtener valores negativos, que representan un atraso en el
cronograma, se revisará con todos los interesados y se procederá a buscar las actividades
que se pueden desarrollar de manera paralela, sin afectar el presupuesto. El responsable de
agendar la respectiva reunión será el gerente de proyecto y la decisión final siempre será
tomada por el Gerente General.
• Variación de Costo (CV): Está dado por la ecuación: CV = EV –AC. Este índice tendrá
un umbral admisible de -$250.000 a %0. En caso se pasar el límite de los -$250.000, el
proyecto de se deberá suspender hasta encontrar una mejor manera de Implementar la
Metodología, logrando el presupuesto que se había acordado inicialmente. El equipo de
proyecto será el responsable de encontrar las nuevas estrategias y las presentará a Gerencia.
• Índice de Desempeño del Cronograma (SPI): Este índice está dado por la ecuación
SPI= EV/PV. Para su monitoreo se tendrán en cuenta lo siguiente:
SPI = 1: Normal
SPI > 1:Adelanto
SPI < 1: Atraso
Si el SPI se encuentra entre 0.8 y 0.99, se realizará reunión con los interesados para detectar
la causa raíz del atraso y se procederá a corregir el retraso. Si el SPI está por debajo de 0,8,
debido a operaciones propias de la compañía o a factores externos, se detendrá el proyecto
hasta encontrar el momento propicio para volver a iniciar. El responsable será el gerente
del proyecto y la decisión final será tomada por gerencia.
• Índice de Desempeño del Costo (CPI): El resultado de este índice está dado por la
ecuación CPI = EV/AC. Para su monitoreo se tendrá en cuenta lo siguiente:
CPI = 1: Normal
CPI > 1: Eficiencia
116
CPI < 1: Ineficiencia
Como condición de la Gerencia de la compañía Calidad y Servicios Ltda, será fundamental
mantener este índice mayor o igual a 1, en el caso contrario, el proyecto será suspendido.
• Índice Costo-Cronograma (CSI): Este índice dará una idea de la posibilidad de
recuperación del proyecto, su fórmula es: CSI = CPI x SPI.
Para el control del proyecto, se vigilarán los costos cuando esté entre 0.8 y 0.9, en caso de
que el valor del índice CSI esté por debajo de 0.8, se creará una alerta y entrará en revisión.
El responsable del monitoreo de este índice será el Gerente de Proyecto.
• Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI): Se da por la fórmula TCPI =
(BAC – EV) / (BAC – AC).
En caso de que el TCPI sea mayor a 1, el equipo de proyecto deberá crear estrategias para
mejorar la eficiencia para no exceder el presupuesto original.
• Varianza a la conclusión (VAC): Está dado por la ecuación VAC = BAC – EAC.
El valor positivo indicará que el proyecto va mejor de lo planeado en lo que respecta a
costos.
Para realizar las proyecciones o estimaciones de las condiciones en el futuro del proyecto,
teniendo en cuenta la información disponible realizada en los cortes se usarán los siguientes
indicadores:
• Estimación para concluir el trabajo restante (ETC): Permitirá realizar una estimación
del costo del trabajo por ejecutar hasta la terminación con la fórmula: ETC = BAC – EV.
117
• Costo total Estimado restante del proyecto (EAC): Permitirá que los interesados
conozcan la proyección del valor total más probable basada en el rendimiento del proyecto
hasta su conclusión, por la formula EAC = AC + (BAC-EV).
6.2 Análisis de valor ganado y curva S
A continuación, se describen el análisis de 3 cortes que se realizaron a medida que iba
avanzando el proyecto. El último corte se realizó el día 5 de Enero del 2021.
Análisis Corte – 23 de Junio 2021
Las actividades que se debían tener culminadas en su totalidad al día 23 de Junio eran:
➢ Actividad A: Concretar idea con el equipo involucrado en el proyecto
➢ Actividad B: Convocar diferentes reuniones para ir redactan y definir el Acta de
Constitución
➢ Actividad C: Convocar a reunión con todo el personal involucrado
➢ Actividad E: Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería. Verificar estado de
etiquetas
➢ Actividad K: Encontrar bibliografía
➢ Actividad L: Realizar presentaciones y cartillas
➢ Actividad M: Entregar cartillas al personal
➢ Actividad N: Organizar jornadas de capacitación presencial y virtual
Al realizar el análisis del valor ganado se obtuvo la siguiente información:
118
Tabla 29. Índices-Corte - 23 de Junio 2021.
GESTIÓN DEL
VALOR GANADO
ANÁLISIS DE
VARIACIONES
ESTIMACIONES
PV $ 2.184.000 CV $ 74.200 EAC $ 7.390.800
EV $ 1.807.200 SV -$ 376.800 ETC $ 5.657.800
AC $ 1.733.000 CPI 1,04
BAC $ 7.465.000 SPI 0,83
SCI 0,86
VAC $ 74.200
TCPI 0,99
Fuente: Propia (2020)
Figura 29. Curva S. Corte 23 de Junio 2020. Fuente: Propia (2020)
En la Figura 29. Curva S. Corte 23 de Junio 2020. y en los resultados de la Tabla 29. Índices-
Corte 1, se puede observar que el Costo Real (AC), se mantuvo igual en las primeras actividades,
pero luego se mantuvo por debajo del costo planeado. Esto se debió a que las actividades A, B y C
se realizaron el en el tiempo y con el presupuesto estipulado, y las actividades K, L, M y N, se
realizaron en menor tiempo y con menos presupuesto del planeado.
Aunque se decretó cuarentena nacional a partir del día 24 de Marzo, la compañía al pertenecer
al sector energético, pudo seguir trabajando acatando los protocolos necesarios para brindar la
119
mayor seguridad al personal, por esta razón se debió trabajar en alternancia para no sobrepasar el
aforo permitido en el laboratorio. Toda esta nueva normalidad ocasionó un retraso del 30% a la
fecha de corte en la Actividad E: Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería. Verificar
estado de etiquetas. Esto representó un atraso en el cronograma, más no se incurrieron en gastos
adicionales ya que sólo los horarios de los trabajadores fueron modificados para poder seguir con
los requerimientos normales de los clientes de la compañía.
Adicionalmente, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria a nivel mundial, obligó a que la
compañía enviara a los trabajadores que podían trabajar desde sus hogares a iniciar labores en
modalidad Homework, lo que permitió realizar las capacitaciones virtuales a todo el personal en
una misma jornada, lo que redujo costos de alquiler de salones e impresión de papelería, ya que el
material de apoyo y las evaluaciones se realizaron de manera virtual.
Observando el comportamiento de los índices establecidos para el proyecto y de acuerdo a los
establecido por los interesados del proyecto, se genera una alerta por los valores de SPI y SCI, que
se encuentran en 0,83 y 0,86 respectivamente. Se deberá analizar con gerencia las actividades
necesarias para corregir la desviación, para lograr la culminación de la implementación en el tiempo
establecido.
Por parte del presupuesto, el CPI tiene un de 1,04, y se evidencia un ahorro de $74.200 en el
presupuesto, debido a las capacitaciones virtuales realizadas. El ETC nos indica que para culminar
el proyecto dentro del BAC establecido se cuentan con $5.657.800. EL TCPI de 0,99 nos indica
que el proyecto va bien, pero en necesario efectuar correcciones en el cronograma para cumplir lo
establecido al inicio del proyecto.
120
Análisis Corte– 29 de Septiembre 2020.
Las actividades analizadas hasta la fecha 29 de septiembre del 2020 fueron:
➢ Actividad A: Concretar idea con el equipo involucrado en el proyecto
➢ Actividad B: Convocar diferentes reuniones para ir redactan y definir el Acta de
Constitución
➢ Actividad C: Convocar a reunión con todo el personal involucrado
➢ Actividad E: Revisar el estado de los equipos, los reactivos y vidriería. Verificar estado de
etiquetas
➢ Actividad F: Realizar registro fotográfico
➢ Actividad G: Realizar informe escrito sobre los hallazgos encontrados
➢ Actividad H: Hacer el formato de las encuestas
➢ Actividad: I: Realizar las encuestas al personal
➢ Actividad J: Analizar resultado de las encuestas
➢ Actividad K: Encontrar bibliografía
➢ Actividad L: Realizar presentaciones y cartillas
➢ Actividad M: Entregar cartillas al personal
➢ Actividad N: Organizar jornadas de capacitación presencial y virtual
➢ Actividad O: Evaluar los conceptos adquiridos por el personal
➢ Actividad P: Realizar listado con cantidades de todos los equipos existentes en el
laboratorio.
➢ Actividad Q: Realizar listado con cantidades de reactivos, realizando el respectivo
etiquetado de estos.
➢ Actividad R: Realizar listado con cantidades de vidriería existente en el laboratorio
➢ Actividad S: Revisar cuales equipos, reactivos y vidriería no se encuentran en el
laboratorio (Se está usando en campo) y determinar su ubicación geográfica
➢ Actividad T: Organizar estantería para ubicar los equipos, reactivos y vidriería.
Al realizar el análisis de los indicadores se obtiene la siguiente información:
121
Tabla 30. Índices-Corte - 29 de septiembre 2020.
GESTIÓN DEL
VALOR GANADO
ANÁLISIS DE
VARIACIONES ESTIMACIONES
PV $ 3.826.000 CV $ 163.000 EAC $ 7.302.000
EV $ 3.865.200 SV $ 39.200 ETC $ 3.599.800
AC $ 3.702.200 SPI 1,04
BAC $ 7.465.000 CPI 1,01
VAC $ 163.000
SCI 1,05
TCPI 0,96
Fuente: Propia (2020)
Figura 30. Curva S - Corte 29 de septiembre 2020. Fuente: Propia (2020)
De acuerdo con la Tabla 30. Índices-Corte 2 y Figura 30. Curva S - Corte 29 de Septiembre, el
Costo Real acumulado (AC) está por debajo del Valor Planeado (PV), esto es debido a que muchas
actividades se realizaron de manera virtual, lo que hizo disminuir costos y tiempo de ejecución de
las actividades. Por otro lado, la carga de servicios normales en laboratorio disminuyó, esto debido
a factores externos de la compañía, lo que permitió que el personal técnico organizara mejor sus
horarios y fuera mucho más eficiente realizando las actividades P, Q, R y S.
122
El CPI y SPI en este corte se mantuvieron por encima de 1, lo que significa que el proyecto
estaba siendo eficiente y se estaba ejecutando en un tiempo menor al que se había planeado,
cumpliendo así la expectativa del sponsor del proyecto.
El índice Estimación hasta la conclusión (ETC), nos indica que a la fecha de este corte se cuenta
aún con un BAC libre de $3.599.800, sin tocar aún la reserva de Contingencia.
Análisis Corte – 5 de enero 202.1
A la fecha de corte de 5 de Enero, la gran mayoría de actividades propuestas en el proyecto de
Implementación de la Metodología 5s en el laboratorio de la compañía Calidad y Servicios Ltda.
se encuentran terminadas. Se encuentra pendiente la siguiente actividad:
• Actividad D: Redacción del documento final y reunión de formatos, cómo lecciones
aprendidas. Avance 0%.
La actividad D, debería estar finalizando el 12 de febrero 2021, día en el cual se daría cómo
finalizado el proyecto.
Tabla 31. Índices Corte 3 – 5 de enero 2021
GESTIÓN DEL
VALOR GANADO
ANÁLISIS DE
VARIACIONES ESTIMACIONES
PV $ 5.944.000 CV $ 237.000 EAC $ 7.228.000
EV $ 5.936.000 SV -$ 8.000 ETC $ 1.529.000
AC $ 5.699.000 SPI 1,00
BAC $ 7.465.000 CPI 1,04
VAC $ 237.000
SCI 1,04
TCPI 0,87
Fuente: Propia (2020)
123
Figura 31. Curva S Corte 5 de enero 2021. Fuente: Propia (2020)
La eficiencia lograda en las actividades analizadas en corte realizado el 29 de Septiembre,
influyó en el buen desempeño del proyecto de ahí en adelante. Con un costo real (AC),
manteniéndose por debajo del valor planeado ejecutado (EV) y con un porcentaje de ejecución del
proyecto mayor del 80% se puede concluir con el valor de ETC de $ 1.529.000, que la reserva de
contingencia no se ha usado hasta el momento, y los interesados esperan no tenerla que usar en lo
que queda de corrido del proyecto.
El TCPI se mantiene por debajo de 1 y el CPI y SPI se mantienen por encima de 1, mostrando
la buena eficiencia y el ahorro generado durante el desarrollo del proyecto.
Aunque está claro el buen rendimiento que ha tenido el proyecto, se observa un valor negativo
en el índice de SV, esto es porque al corte se debía haber iniciado la actividad D, pero su avance a
la realización de este análisis es 0%.
124
7. Informe de Avance de Proyecto
En la Tabla 32. Informe de Avance de Proyecto, se da una visión global de la ejecución del
proyecto hasta el día 5 de enero en el cual se realiza el último corte antes de finalizar el proyecto.
Tabla 32. Informe de Avance de Proyecto
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha AJUSTE
1.0 Eq. Dirección del Proyecto Gerencia General 05/02/2021
NOMBRE DEL PROYECTO: Implementación de la Metodología 5s en el Laboratorio de la compañía Calidad
y Servicios Ltda.
SPONSOR: Calidad y Servicios Ltda
ENTIDAD EJECUTORA: Calidad y Servicios Ltda.
GERENTE DEL PROYECTO Elisa Dueñas
FECHA INICIO: 16/03/2020 FECHA FIN: 12/02/2021
1. ESTADO GENERAL DEL PROYECTO
A la fecha de corte 5 de Febrero del 2021, el proyecto se encuentra ya en su recta final con un Costo Real de $
5.699.000, contra una línea base de $ 7.465.000, lo que refleja el buen desempeño del proyecto y el no uso de la
reserva de contingencia.
El proyecto se encuentra realizado en un 90%, que es el porcentaje que se tenía planeado para esta fecha., sólo
haciendo falta completar la Actividad D: Redacción del documento final y reunión de formatos, con un avance al
corte de 0%.
Por lo tanto al día de hoy, se tiene pendiente culminar el entregable Dirección de proyectos, los demás entregables
han sido finalizados y aprobados por Gerencia.
2. ENTREGABLES DEL PROYECTO EN CURSO
Elemento de la EDT en
curso
Id entregable en
Curso Fecha de comienzo ejecución Fecha fin de ejecución
Dirección de Proyectos 1.1.3 05/02/2021 12/02/2021
3. ESTADO DE ENTREGABLES CONCLUIDOS
125
Elemento de la EDT
concluidos a la fecha
de corte
Id entregable
concluido Observaciones
Soporte de aceptación del
entregable
Dirección de Proyectos 1.1.1
Se planificó el cronograma con
fecha final del 12/02/2021, teniendo
en cuenta las demás labores del
personal encargado de implementar
la metodología
Aprobado por Gerencia el
27/02/2020
1.1.2
Se establece junto con los
interesados el Acta de constitución
Aprobado por Gerencia el
27/03/2020
Diagnóstico Inicial
1.2.1
Se realizó la inspección del
laboratorio, con retraso del 30% en
una de las tareas relacionadas a este
entregable, por temas de
preparación de protocolos COVD.
Aprobada por Gerencia el
03/04/2020
1.2.2
Se realizaron de manera
satisfactoria las encuestas al
personal, se deja evidencia en el
Apéndice A. Análisis encuesta
Implementación Metodología 5S
Aprobada por Gerencia el
3/09/2020
Capacitación Personal
1.3.1
Se entregó y socializó por medio de
correo electrónico al personal de la
compañía el material de apoyo
realizado.
Aprobado por Gerencia el
7/09/2020
1.3.2
Se realizaron sesiones de
capacitaciones al personal de la
compañía que permitieron
documentar el nivel de preparación
para la puesta en marcha de la
metodología.
Aprobada por Gerencia el
7/09/2020
Puesta en Marcha de la
Metodología 5s
1.4.1
Se realiza inventario del
laboratorio, se deja evidencia en el
Apéndice J. Inventario de
Laboratorio
Aprobada por Gerencia el
20/09/2020
1.4.2
Se realiza formatos de equipos,
reactivos y vidriería se deja
evidencia en el Apéndice K.
Inventario de Laboratorio
Aprobada por Gerencia el
27/11/2020
1.4.3
Se realiza formatos de Orden y
Aseo.
Aprobada por Gerencia el
4/12/2020
1.4.4
Se realiza la respectiva señalización
de las áreas demarcadas.
Aprobada por Gerencia el
12/11/2020
126
Entrega a Operaciones
1.5.1
Se realiza documento PDF con el
procedimiento a seguir, que incluye
todos los formatos e inventario
realizado, con el fin de socializar a
nuevos trabajadores.
Aprobada por Gerencia el
01/01/2021
1.5.2
Se realiza la respectiva inspección
del laboratorio, teniendo en cuenta
el procedimiento y las actividades
desarrolladas, para lograr la
implementación de la Metodología
5s.
Aprobada por Gerencia el
05/01/2021
4. FECHA CIERRE PROYECTO
Fecha Final Proyecto 12/02/2021
5. RESULTADOS RELEVANTES A LA FECHA DE CORTE
# Actividad
TCPI El índice de desempeño del trabajo por completar se mantiene por debajo de 1, su valor al
corte es de 0,87, lo que denota la buena disposición de los trabajadores en la implementación
de la Metodología.
BAC La línea base, se mantuvo en $7.465.000, que fue el valor propuesto inicialmente.
EAC Al corte se tiene una estimación a la conclusión de $7.228.000, valor que se encuentra por
debajo de lo proyectado, todo esto debido a que el personal de laboratorio, tuvo una alta
eficiencia en el cumplimiento de las actividades.
ETC Se concluye, que aún se dispones de $1.529.000, para terminar el 10% que queda restando
del desarrollo del proyecto.
ACEPTADO POR
NOMBRE DEL CLIENTE, SPONSOR U OTRO FUNCIONARIO FECHA
Gerente General 05/01/2021
Gerente de Operaciones 05/01/2021
DISTRIBUIDO Y ACEPTADO
NOMBRE DEL INTERESADO FECHA
Equipo del Proyecto 05/01/2021
127
Conclusiones
La implementación de la Metodología 5s en el laboratorio de calidad de la compañía Calidad y
Servicios LTDA fue exitosa y está en marcha. Los empleados del área han seguido los parámetros
propuestos y se han mejorado las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la
motivación personal, la eficiencia y en consecuencia la calidad de los procesos.
El proyecto, trajo consigo muchos aprendizajes y se comprobó la importancia de implementar
este tipo de metodología en la industria. Es clave para lograr los objetivos empresariales y deja un
alto ejemplo a seguir en las demás empresas del sector, así mismo, la efectividad del proyecto se
basa en el trabajo en equipo y en la disciplina impuesta a partir de la implementación del mismo.
Adicional se observó, que durante la ejecución del proyecto se mantuvo un TCPI por debajo de
1 y el CPI y SPI por encima de 1, mostrando la buena eficiencia y el ahorro generado durante el
desarrollo del proyecto. Así mismo, las reservas de contingencias no fueron utilizadas,
demostrando un buen control de los riesgos y una buena planificación inicial.
También, se pudo corroborar la eficiencia del proyecto, al evidenciar una disminución favorable
de retrabajos para la empresa. Logrando disminuir este aspecto, en un porcentaje de un solo digito.
Siendo uno de las metas a mediano plazo, llevarlo a 0.
Se realizó un inventario exhaustivo de todos los equipos, reactivos, materiales y estantería con
la que contaba el laboratorio. Se etiquetó cada uno de ellos y se tabuló su ubicación y codificación
para un seguimiento fácil y rápido. A su vez, se clasificó los elementos en mal estado y se dispuso
de ellos en una estantería especial para su evaluación.
128
Los informes y procedimientos desarrollados para la compañía en estudio, donde se enuncian
detalladamente lo evidenciado en el estudio inicial, los pasos a seguir y los resultados de la
implementación de la metodología 5s, no se adjuntan en este documento, debido a las altas medidas
de confidencialidad impuestas por Calidad y Servicios LTDA.
La estandarización del proyecto depende en gran parte del seguimiento y control hacia la
metodología implementada. Esto deberá ser un trabajo en conjunto entre el personal del área
encargada y de cada uno de los empleados. El equipo del proyecto dispuso al área encargada del
material necesario para su continuidad. Además, es claro mencionar que la 5s denominada
“Shitsuke” o disciplina, no se puede garantizar en esta etapa.
Como equipo creador del proyecto, la implementación de la metodología 5s es considerada
como exitosa y demuestra que con actos sencillos e implementando una cultura empresarial clara,
los objetivos empresariales son alcanzados. Calidad y Servicios LTDA es claro ejemplo de buena
organización.
129
Recomendaciones
Se sugiere como recomendación a Calidad y Servicios LTDA., darle el seguimiento apropiado
a el programa, así como a su personal, capacitación constante. Esto es clave para detectar fallas a
tiempo y encontrar soluciones de mejora rápidas y precisas. A si mismo, es conveniente determinar
los agentes que permitan actuar sobre la motivación del personal para emplearlos como
instrumentos que promuevan el desarrollo del programa.
También, es importante emplear un nombre y un slogan para el programa. Esto favorece a la
creación, motivación y desarrollo del trabajo en los empleados de la compañía. Este nombre debe
estar ligado con los pilares del programa y el slogan debe mantener una relación entre las fortalezas
de la compañía y la práctica de la implementación.
Apoyar a la persona encargada de llevar a cabo las auditorias continuas de la metodología 5s en
la planificación de las mismas, con el objetivo de dar un seguimiento adecuado, sin dejar de lado
el control de la medición de los indicadores de manera permanente.
Continuar con las reuniones del equipo de la implementación de las 5s, para lograr mantener el
programa, y resolver problemas en el futuro asociados con el mismo. Finalmente, para garantizar
el éxito de la metodología de las 5s, es necesario que la empresa se integre en todos los niveles de
la misma en un mismo objetivo, ya que de ello dependerá que los logros obtenidos sigan siendo
eficaces.
130
Referencias
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el seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. (pp 69 – 90).
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90). USA
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PMP. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOOK GUIDE
(6taEd). USA
Raffino, M.E. (2020)M. Fuentes de Información. Recuperado de https://concepto.de/fuentes-
de-informacion/
Diaz, Y. (2014). Metodología 5s de gestión de la calidad. Recuperado de
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131
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Lledó, P. (6taEd) (2017). Procesos: El ABC para un director de Proyectos Exitoso. (pp. 62 –
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144). USA
Barrientos E. R., (2009). Propuesta De Metodología Para La Implementación De 5s’s En Las
Areas Productivas De Los Productos Novasure, Mammosite Y Adiana De La Empresa Hologic
Surgical Products. San José, Costa Rica.
Urbano V. (2013). Implementación De La Metodología 5s Para Incrementar La Productividad
En Unidades Operativas Industriales.
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de-informacion/
132
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Kojima, A. (2019). ¿Qué es el análisis costo-beneficio? Recuperado de
https://www.crecenegocios.com/analisis-costo-beneficio/
133
APÉNDICE
Apéndice A. Análisis encuesta Implementación Metodología 5S
Observando la gráfica del Apéndice A. Análisis encuesta Implementación Metodología 5S, se
aprecian los porcentajes de cada una de las preguntas realizadas al personal relacionado con las
actividades del laboratorio. Se tomo una muestra de 10 personas, con la finalidad de evaluar
inicialmente el entorno en el que se va desarrollar la metodología 5S. resulta interesante que en un
100% del personal considera que es necesario implementar un inventario para el laboratorio
(pregunta D) y el 80% manifiesta que dentro de las actividades diarias de análisis encuentran
reactivos vencidos (pregunta E), factor con alta relevancia para gestionar la implementación del
proyecto en la empresa, teniendo en cuenta el impacto que representa los altos precios de los
reactivos usados en los procesos del laboratorio.
Es importante resaltar que el 87% del personal se ha encontrado con equipos descalibrados
(pregunta B), siendo esto un incumplimiento a los requerimientos del cliente y exponiéndose a
sanciones de tipo económico, si en una auditoria se encuentra como un hallazgo. Además, el 40 %
del personal afirma que los equipos empleados en laboratorio no se encuentran en buen estado
60%
87%80%
100%
80%73%
40% 40%40%
13%
20%
0%
20%27%
60% 60%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
A B C D E F G H
% A
cep
taci
on
Preguntas
Resultados de encuesta Metodologia 5S
SI NO
134
(pregunta A), generando una mayor incertidumbre entre los datos obtenidos en laboratorio y los
esperados por el cliente. Sin embargo, el 60 % del personal a estado relacionado con formatos de
orden y aseo (pregunta H), permitiendo una mayor afinidad con algunos de los ítems tratados en el
desarrollo del proyecto.
En el grafico anterior, se observa que 67% del personal relacionado con las actividades propias
del laboratorio tienen conocimiento sobre la metodología 5S y de este 67% equivalente a 10
personas el 100% están de acuerdo con implementarla en sus actividades diarias. Por otra parte, el
50% del personal ha usado algunos de los principios de la metodología, sugiriendo que es una
excelente alternativa incorporar las 5S en el laboratorio.
67%
33%
Conocimiento sobre la metodologia 5S.
SI NO
135
De acuerdo a la opinión del personal, se tiene un 47% que argumentan que el estado en el que
se encuentra el laboratorio en relación con el orden, aseo y limpieza es regular. Esto debido a la
cantidad de análisis que se realizan diarios y los tiempos que se deben cumplir para la entrega de
resultados.
7%
47%
33%
13%
Estado de orden, aseo y limpieza de labotaratorio
Malo Regular Bueno Excelente
136
Apéndice B. Matriz P5
137
138
Apéndice C. Plan de gestión de cambios Plan de gestión de cambios
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Código del proyecto M5S – 01 Fecha de preparación: 02-10-2020
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión de cambios
El plan de gestión de cambios desarrollado para el proyecto contiene los siguientes temas:
• Objetivos del plan de gestión de cambios
• Enfoque de gestión de cambios
• Definiciones de cambio
• Comité de control de cambios
• Procesos de control de cambios
• Formatos a utilizar
• Aprobación del plan de gestión de cambios
Objetivos Del Plan De cambios
Objetivos
• Establecer el Plan de Gestión de Cambios para identificar y solicitar cambios a las líneas base del proyecto
y para determinar el valor y la eficacia de esos cambios.
• Proporcionar oportunidades de validar y mejorar el proyecto de manera continua.
Alcance
El alcance de este plan consiste en comprender los procedimientos, políticas, formatos y requerimientos requeridos
para realizar cualquier cambio que pueda surgir en el proyecto.
Enfoque de gestión de cambios
La Gestión de Cambios en el proyecto Implementación de la Metodología 5s, será un trabajo realizado en
equipo, contando con la cooperación de todos los interesados y ejecutores del proyecto.
Partiendo cómo base que, el proyecto se realiza dentro de la compañía y no tiene interesados externos a esta,
la comunicación jugará un papel importante en la gestión de cambios, ya que cualquier interesado podrá realizar
aportes o solicitudes de cambio en pro del buen desarrollo del mismo.
139
Es la primera vez que se realiza un proyecto de implementación de este tipo de metodologías en la compañía y
es de suma importancia contar con la opinión de todo el equipo de trabajo, desde gerencia hasta el nivel operativo
y corregir de ser necesario actividades o entregables.
También, es importante tener en cuenta, que este proyecto se realizará en simultáneo con los demás proyectos de
laboratorio que se tienen actualmente en la compañía.
Definiciones de cambio
En el proyecto se identificaron los tipos de cambio que pueden presentarse en la ejecución del mismo:
Cambio de cronograma: Se efectuará un cambio de cronograma, siempre y cuándo otros proyectos del
laboratorio solicitados por clientes de la compañía necesiten tener a su entera disposición el personal encargado de
la implementación de la Metodología 5s, y por tal razón, no se pueda ejecutar de manera normal.
Cambio de presupuesto: Teniendo en cuenta que el proyecto será 100% financiado por la compañía y que no tendrá
para su ejecución personal externo o se contratará nuevo personal, se espera que el presupuesto que se mantendrá
a menos que algún factor ajeno a la compañía altere el buen desarrollo del proyecto. Por tal razón, el presupuesto
podrá cambiar, en cuenta a factores externos o disminución o aumento del personal de la compañía involucrado en
el proyecto.
Cambio de alcance: El objetivo principal del proyecto es la implementación de la metodología 5s en el área de
laboratorio. El alcance del proyecto tendrá algún cambio sí y sólo si, Gerencia dispone que la metodología 5s, se
implementará a todas las áreas operativas de la compañía.
Cambios en el documento del proyecto: Está definido por cualquier modificación en los costos, el cronograma
y/o el alcance se generará una actualización en el plan de gestión de costos, el plan de gestión de cronograma y el
plan de gestión del Alcance. Además, una actualización en una de las normas que aplican al proyecto implica un
cambio en el plan de comunicaciones, y en la gestión de la integración.
Comité de Control de Cambios
Sera el personal que analiza los cambios solicitados por los interesados, y de ellos depende si un cambio es
aplicado o no, y la manera en cómo va hacer implementado en el proyecto. Además, los miembros del comité de
control de cambios serán los que realicen el seguimiento adecuado a los mismos.
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad
Felipe M. Gerente
General
Aprobar entregables del
Proyecto
Aprueba o Rechaza los cambios
Andrés J. Gerente de
Operaciones
Aprobar entregables del
proyecto
Aprueba o Rechaza los cambios
140
Carolina C. Líder de
Laboratorio
Monitorear el desempeño
del personal de laboratorio
Evaluar los beneficios y afectaciones que
traerá el cambio propuesto.
David C.
Angelica M.
Elisa D.
Equipo de
Dirección del
Proyecto
Monitorear el desarrollo
del proyecto
Exponer los casos frente a los demás
miembros del comité.
Evaluar los beneficios y afectaciones que
traerá el cambio propuesto.
Proceso de control de cambios
Envío de Solicitud de Cambio
Cualquier interesado al detectar una necesidad podrá realizar una solicitud de cambio. El equipo de dirección
de proyecto junto con el líder de laboratorio revisará la propuesta para analizar las afectaciones que traerá al
proyecto y realizará el formato para tal fin. Teniendo el análisis de contras y beneficios el equipo de dirección de
proyectos lo expondrá a los demás miembros del comité de cambios. Allí los gerentes lo aprobarán o rechazarán.
A continuación, se muestra el diagrama de proceso de solicitudes de cambio, donde se esquematiza el proceso que
se seguirá con todas las solicitudes de cambio formalmente emitidas.
141
Seguimiento de solicitudes de cambio
El seguimiento de las solicitudes de cambio será efectuado por el equipo de dirección de proyectos y será
siempre socializado con todos los interesados del proyecto. Para este seguimiento se llevará trazabilidad en el
formato establecido para tal fin.
Revisión de la solicitud de cambio
La revisión de la solicitud de cambio, será realizada por el líder de laboratorio y el equipo de dirección de
proyectos. Ellos se encargarán de realizar la revisión minuciosa de todas las implicaciones que tiene para el
proyecto realizar el cambio sugerido. Tendrán como base los impactos que pueda traer para el Presupuesto, el
cronograma y el alcance ya establecido en el proyecto. A continuación, se muestra el diagrama del proceso
empleado en la revisión de solicitud de cambios.
Disposición de solicitud de cambio
Después de realizar la respectiva revisión de la solicitud, diligenciar el Formato establecido para tal fin, se
deberá socializar en el comité de control de cambios, en dónde Gerencia general y de operaciones evaluarán lo
socializado y darán respuesta de aceptación o rechazo al cambio sugerido. Para llegar a este último proceso la
solicitud de cambio, formalmente enviada, deberá haber pasado por los demás procesos. De no ser así, no se tomará
en cuenta.
142
Formatos a utilizar
Los formatos que se emplearan en el desarrollo del plan de gestion de cambios para la implementacion de la
metodologia 5S son:
• Formato de solicitud de cambios.
• Formato de seguimiento de salicitud de cambios.
• Formato de revisión de solicitudes de cambio.
• Formato de disposición de solicitud de cambio.
Aprobación del plan de gestión de cambios
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General
143
Apéndice D. Lecciones Aprendidas.
FECHA
CÓDIGO
DE
LECCIÓN
APRENDID
A
CATEGORÍA
ENTREGABLE
AFECTADO
DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO ACCIÓN CORRECTIVA LECCIÓN APRENDIDA
13-03-2020 001 Externo Inspección inicial de
laboratorio
Por condiciones ajenas a la
compañía, se decide laborar en
la modalidad de homework o
teletrabajo.
Calamidad por salud
pública a nivel
nacional. Covid 19
Limitaciones para
acceder directamente a la
empresa, mientras se
implementan los
protocolos de
bioseguridad.
Solicitar al líder de
laboratorio el plan
metrológico de equipos
en digital. Además,
registros fotográficos
actualizados del
laboratorio.
Se debe mantener una
base de datos actualizada
de los equipos, reactivos
y materiales de
laboratorio en modo
digital.
11/05/2020 002 De la Organización Capacitación del
Personal
Se establecen las
capacitaciones en modo
virtual.
Cuarentenas
establecidas por causa
de la Pandemia
COVID 19
No se podrá tener a todo
el personal involucrado
en el laboratorio.
Se mantendrá constante
comunicación y registro
de actividades
fotográficas y videos.
Se debe siempre tener a
mano toda la tecnología
de la que se dispone para
continuar con las
actividades.
11/05/2020 003 De la organización Material de Apoyo
La modalidad de homework o
teletrabajo, no permitió
entregar el material de apoyo
de manera física a todo el
personal.
COVID 19 –
Distanciamiento
obligatorio
Se entregó todo el
material de manera
electrónica, esto permitió
ahorrar costos de
impresiones y papelería.
No Aplica.
Se debe optar siempre
por la mejora constante
en todos los procesos, en
este caso el ahorro de
papel y la ayuda de la
tecnología, permitió
hacer el proyecto más
amigable con el medio
ambiente y más eficiente.
144
Apéndice E. Plan de gestión de Interesados.
Plan de Gestión de Interesados
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión De Interesados
Para ejecutar el plan de interesados del proyecto Implementación de la Metodología 5S, consideramos los siguientes
temas:
• Objetivo y alcance del plan
• Contenido del plan de interesados
• Detalle del plan de interesados
• Formatos
• Aprobación
1. Objetivo y Alcance Del Plan
Objetivo:
Identificar los actores interesados internos y externos del proyecto, para establecer los procesos que se
implementaran al memento de gestionar las expectativas y alcanzar los objetivos del proyecto.
Alcance:
El alcance de este plan es establecer las políticas, procedimientos, formatos, métricas y requerimientos necesarios
para realizar la gestión de interesados, definiendo el impacto, rol y su participación en el proyecto.
2. Contenido del plan de interesados del proyecto
El contenido del plan refiere los siguientes procesos de la gestión de interesados:
• Identificar los interesados del proyecto
• Planificar la gestión de los interesados
• Gestionar involucramiento de los interesados
• Controlar el involucramiento de los interesados
3. Detalles del plan de interesados en el proyecto
A continuación, se especifican las actividades que se ejecutaran dentro de cada proceso, conforme al contenido
de registro de interesados del proyecto.
3.1. Identificar los Interesados
145
El gerente general junto con el equipo encargado realiza un listado preliminar del personal que está interesado
en el desarrollo del proyecto,
Con la lista de los interesados se procede a realizar el mapa de interesados analizando su importancia, orden y
jerarquía en el desarrollo de las actividades del proyecto, tal como se observa a continuación:
Con el listado de los interesados, se realiza una pre-clasificación poder vs interés, con el fin de ubicarlos dentro
de un cuadrante de gestión requerido para el proyecto. Para este proceso el entregable será el registro de interesados
que se clasifican en la gráfica de poder/interés, tal como se observa a continuación:
Entrevistas Individuales y Grupales
Con lo establecido en la matriz de poder/interés se realizan reuniones con los interesados para revisar los siguientes
temas del proyecto:
• Objetivos del proyecto
• Requerimientos
• Expectativas
• Beneficios
146
• Intereses
En el modelo de prominencia se destacan cómo interesados críticos el Gerente General y Gerente de Operaciones,
como dominantes el líder de laboratorio y el equipo del proyecto. En la categoría de dependientes los coordinadores
de logística y HSE. En la categoría de discrecionales el personal de ingeniería y técnico. Con toda la información
recolectada se plasma el modelo de prominencia de los interesados en el proyecto, tal como se observa a
continuación:
3.2. Planificar la gestión de interesados
Una vez se haya generado el entregable del registro de interesados para determinar su gestión, se realiza:
Categorización Stakeholders:
Adicionalmente a la clasificación realizada y con el insumo de las entrevistas, se construye el registro de interesados
la cual contiene la siguiente información:
•Nombre de Stakeholders.
•Clasificación Matriz (Poder –Interés)
•Clasificación Matriz (Poder –Interés)
Por último, dentro de la planificación de la gestión de los interesados, a través de comunicados organizacionales se
hará sensibilización sobre el proyecto en todas las sedes de la empresa.
3.3. Gestionar el involucramiento de los interesados
Gestionar la participación de los interesados se basa en conocer sus necesidades, intereses e impactos potenciales
en el éxito de proyecto.
Según la categorización de los interesados y dependiendo del poder e interés de cada uno de esos, se clasifican las
estrategias de gestión de los interesados en:
• Gestionar atentamente.
• Mantener satisfecho.
• Mantener informado.
• Monitorear
147
Para cada estrategia, se definen que acciones se tomarán específicamente, es decir que acciones se tomarán en la
clasificación gestionar atentamente, mantener satisfecho y así sucesivamente. A continuación, se observa la
categorización para la gráfica Poder / Interés. Donde el valor 1 el concepto es nulo y 5 alto.
Código Cargo Poder Interés
M01 Gerente General 5 4
M02 Gerente de operaciones. 5 4
M03 Coordinador HSEQ. 2 4
M04 Coordinador de logística y Abastecimiento. 4 2
M05 Líder de Laboratorio 4 5
M06 Personal de Ingeniería 2 4
M07 Personal Técnico 2 4
M08 Equipo encargado del proyecto. 4 5
M09 Clientes 1 2
4. Formatos
Los formatos empleados para realizar el plan de comunicaciones para el proyecto son los siguiente:
✓ Formato de reuniones para identificar requerimientos de los interesados
✓ Formato de matriz de registro y clasificación de interesados
✓ Reuniones para evaluar el avance del proyecto
Aprobación del plan de gestión de interesados
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General
Demas participantes internos del proyecto
Participante Rol en el proyecto Firma
Felipe M. Gerente General
Andrés J. Gerente de operaciones.
Maria C. Coordinador HSEQ.
Mauricio J. Coordinador de logística y Abastecimiento.
Carolina C. Líder de Laboratorio
Julián C. Personal de Ingeniería
Ricardo V. Personal Técnico
147
Apéndice F. Matriz de trazabilidad de Requisitos
COD. DESCRIPCIÓN
DEL REQUISITO
VERSI
ÓN
ÚLTIMA
FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTAD
O
ACTUA
L
ESPECIFICACIÓN CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN ID
ENTREGABLES
(EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER)
DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
1
Se deberá tener
toda la
documentación
pertinente al
proyecto
desarrollado
AC
Durante las
reuniones
realizadas, se
socializarán los
documentos con los
involucrados
Los documentos
deberán estar
avalados por el
sistema de gestión
de la compañía
1.1.1 Planificación del
Cronograma Gerente General -
Gerente de
Operaciones
1.1.2 Acta de Constitución
2
Debe capacitarse a
todo el personal
involucrado en el
área de laboratorio
AC
Las capacitaciones
se harán de manera
presencial o virtual,
dependiendo de en
dónde se encuentre
el personal
Todo el personal
de la compañía
involucrada en el
área de laboratorio,
deberá tener
acceso a la
capacitación
1.3.2 Pruebas de
conocimiento
Gerente General -
Gerente de
Operaciones
3
Deberá minimizar
al máximo los
costos de personal
durante la
capacitación
AC
El personal no
deberá trasladarse
hasta la base
principal para la
capacitación, ya que
la podrá recibir de
manera virtual
Las capacitaciones
podrán realizarse
de manera física o
virtual, según la
operación de
campo y la
cantidad de
personal lo
permitan.
1.3.1 Material de Apoyo
Gerente General -
Gerente de
Operaciones
4
El personal
capacitado, debe
estar en la
capacidad de
transmitir la
información a todo
AC
El material de apoyo
permitirá que las
personas que hayan
recibido la
capacitación, la
puedan difundir sin
El material de
apoyo entregado
deberá ser
realizado de tal
manera que
cualquier persona
de la compañía
1.3.1 Material de apoyo
Gerente General -
Gerente de
Operaciones
149
el personal de la
compañía
ningún
inconveniente
pueda acceder a él
y lo pueda
entender
5
El material de
apoyo debe ser
accesible a las
personas
involucradas
AC
Se hará con un
lenguaje amigable y
de fácil
entendimiento
El material de
apoyo entregado
con la metodología
5s, estará
redactado en
español y se
entregará de
manera digital al
personal de la
compañía. - El
material de apoyo
entregado deberá
ser realizado de tal
manera que
cualquier persona
de la compañía
pueda acceder a él
y lo pueda
entender
1.3.1 Material de apoyo
Gerente General-
Gerente de
Operaciones Líder
Laboratorio)-
Coordinador
HSEQ-Coordinador
de logística y
abastecimiento
6
La implementación
de las 5s no deberá
interferir con el
desarrollo de las
actividades
inherentes a los
servicios de la
compañía
AC
Las actividades se
desarrollarán de tal
manera que la
práctica de las 5s
sean parte de la
cotidianidad de las
actividades
realizadas en el
laboratorio.
El personal deberá
estar de acuerdo
con la
implementación de
las 5s
-La metodología
no deberá causar
limitantes en el
1.2.1
Encuesta sobre el
estado actual del
laboratorio
Gerente General
Gerente de
Operaciones -Líder
de Laboratorio
150
desarrollo de la
actividad
1.5.1 Procedimiento
estandarizado
Gerente General-
Gerente de
Operaciones- Líder
de Laboratorio -
Coordinador
HSEQ-
Coordinador de
logistica y
abastecimiento
7
Los formatos
desarrollados
deben estar acorde
a la información
dada por el
personal y de
acuerdo al sistema
de gestión de la
compañía
AC
Los formatos se
harán en compañía
del personal que
está involucrado
siempre en las tareas
de laboratorio, por
lo tanto, no será
nada nuevo para
ellos. Será un
trabajo en equipo.
Los documentos
deberán estar
avalados por el
sistema de gestión
de la compañía -
Los informes de
diagnóstico e
inspección deberán
ser realizados por
personal de la
compañía apta para
esta labor, Los
informes de
diagnóstico e
inspección deberán
ser realizados por
personal de la
compañía apta para
esta labor
1.4.1 Inventario de equipos,
reactivos y vidriería
Gerente General-
Gerente de
Operaciones-Líder
Laboratorio -
Coordinador HSE -
Coordinador de
logística y
abastecimiento
1.4.2 Formato de estado de
equipos y vidrieria
1.4.3 Formato de orden y
aso
1.4.4 Señalización de áreas
de trabajo
8
El laboratorio
deberá quedar
debidamente
señalizado,
AC
Se realizará en
compañía del
personal técnico y
de HSE
Las áreas
demarcadas
tendrán que estar
relacionadas con la
actividad.
1.4.4 Señalización del
laboratorio Coordinador HSE
151
cumpliendo los
requisitos de HSE
9
El procedimiento
estandarizado, debe
ser tan claro, tanto
para una persona
nueva, cómo para
alguien que ingrese
de principiante a la
compañía
AC
Se realizará en
compañía del
personal, y será de
muy fácil
entendimiento
Los documentos
deberán estar
avalados por el
sistema de gestión
de la compañía
-Los informes de
diagnóstico e
inspección deberán
ser realizados por
personal de la
compañía apta para
esta labor
1.5.1 Procedimiento
estandarizado
Gerente General -
Gerente de
Operaciones
1
0
La implantación de
las 5s debe ser
amigable con el
medio ambiente
AC
Los reportes,
formatos, material
de apoyo, serán
siempre manejados
de manera digital,
para evitar el
consumo de papel
innecesario.
Se minimizará el
uso de papel en
cuanto sea posible
1.3.1 Material de apoyo Coordinador HSEQ
1
1
Se deberá registrar
el antes y el
después de la
aplicación de la
metodología
AC
Se realizará registro
fotográfico e
informes
describiendo cada
uno de los estados
Los informes de
diagnóstico e
inspección deberán
ser realizados por
personal de la
compañía apta para
esta labor
1.2.1 Inspección inicial Gerente General -
Gerente de
Operaciones
1.5.2 Inspección final
152
Apéndice G. Diccionario de la EDT.
ID 1.0
Cuenta
de
Control
7.0 Actualización Responsable Equipo encargado del
proyecto
ENTREGABLE Dirección de proyectos
DESCRIPCIÓN Documentación del proyecto, plan de la gestión del proyecto. Además, reuniones con
el gerente general y los involucrados para revisar cómo se va a llevar a cabo la
implementación de la metodología 5S.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN -La metodología no deberá causar limitantes en el desarrollo de la actividad principal
de la compañía
-El personal deberá estar de acuerdo con la implementación de las 5s.
-Los documentos deberán estar avalados por el sistema de gestión de la compañía
SUPUESTOS -Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
-Gerencia autorizará al personal realizar las actividades para lograr una mejor
ejecución del proyecto.
- No habrá cese de actividades debido a condiciones externas como paros de la
comunidad o condiciones de seguridad.
RECURSOS ASIGNADOS -Personal –Sala de reuniones – Llamadas telefónicas – Correos electrónicos
DURACIÓN 182 días calendario
HITOS Firma Acta de Constitución
COSTO $832.000
ID 1.2
Cuenta
de
Control
7.0 Actualización Responsable Equipo responsable del
Proyecto
ENTREGABLE Diagnóstico Inicial del laboratorio.
DESCRIPCIÓN -Se realizará la inspección inicial del laboratorio y una encuesta a algunos de los
involucrados en el área de laboratorio
CRITERIO DE ACEPTACIÓN -Los informes de diagnóstico deberán ser realizados por personal de la compañía apta
para esta labor y el personal deberá estar de acuerdo con la implementación de las 5s
SUPUESTOS -Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
-Se dispone de sala de reuniones para realizar las capacitaciones presenciales.
-No habrá cese de actividades debido a condiciones externas como paros de la
comunidad o condiciones de seguridad.
RECURSOS ASIGNADOS -Personal –Sala de reuniones – Llamadas telefónicas – Correos electrónicos-
Instalaciones del laboratorio - Papelería (Sólo en caso de que sea muy necesario)
DURACIÓN 64 días calendario
COSTO $1.762.000
153
ID 1.3
Cuenta
de
Control
7.0 Actualización Responsable Equipo encargado del
proyecto
ENTREGABLE Capacitación del personal
DESCRIPCIÓN Se entregará a las personas capacitadas material de apoyo para que sea más fácil el
entendimiento de la metodología y se realizara pruebas de conocimiento al personal
capacitado.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN -Todo el personal de la compañía involucrada en el área de laboratorio, deberá tener
acceso a la capacitación. Además, el material de apoyo entregado deberá ser realizado
de tal manera que cualquier persona de la compañía pueda acceder a él y lo pueda
entender
SUPUESTOS -Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
-No habrá cese de actividades debido a condiciones externas como paros de la
comunidad o condiciones de seguridad.
- Se dispone de sala de reuniones para realizar las capacitaciones presenciales.
-Aprobación de todos los entregables en los tiempos propuestos del cronograma.
-Gerencia autorizará al personal realizar las actividades para lograr una mejor
ejecución del proyecto.
RECURSOS ASIGNADOS -Personal -Papelería – Correo electrónico – Sala de reuniones – Refrigerio (Cuando la
capacitación es presencial)
DURACIÓN 77 días calendario
COSTO $344.000
ID 1.4
Cuenta
de
Control
7.0 Actualización Responsable Equipo encargado del
proyecto
ENTREGABLE Puesta en marcha de la metodología 5S.
DESCRIPCIÓN Se busca aplicar cada una de las fases implementado los respectivos formatos de
inventarios, estado de equipos y materiales, condiciones del laboratorio y las
evidencias del antes y después de la implementación de la metodología.
CRITERIO DE ACEPTACIÓN -Los equipos, materiales y reactivos deberán estar relacionados en los formatos
establecidos para cada uno.
-Los documentos deberán estar avalados por el sistema de gestión de la compañía
-Los formatos de aseo y limpieza deberán estar diligenciados mensualmente
-Las áreas demarcadas tendrán que estar relacionadas con la actividad
SUPUESTOS - Gerencia autorizará al personal realizar las actividades para lograr una mejor
ejecución del proyecto.
- Las condiciones del laboratorio son seguras para realizar las actividades.
- No habrá cese de actividades debido a condiciones externas como paros de la
comunidad o condiciones de seguridad.
- Aprobación de todos los entregables en los tiempos propuestos del cronograma.
- Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
154
RECURSOS ASIGNADOS -Personal – Instalaciones del laboratorio –Correo electrónico – Llamadas telefónicas -
Papelería
DURACIÓN 85 días calendario
HITOS - Entrega de Inventario
COSTO $2.342.000
ID 1.5
Cuenta
de
Control
3.0 Actualización Responsable Personal técnico,
Coordinador de HSEQ
ENTREGABLE Cierre del proyecto
DESCRIPCIÓN Reflejará los logros y los cambios establecidos con la culminación y la implementación
de las 5s. Mediante el documento guía para el personal involucrado directa e
indirectamente en el área de laboratorio que a su vez servirá de referencia para el
personal que ingresa a hacer parte de la compañía
CRITERIO DE ACEPTACIÓN -Los documentos deberán estar avalados por el sistema de gestión de la compañía.
-Los informes de diagnóstico e inspección deberán ser realizados por personal de la
compañía apta para esta labor
SUPUESTOS - Se contará con el apoyo y disposición del personal del laboratorio.
- Gerencia autorizará al personal realizar las actividades para lograr una mejor
ejecución del proyecto.
- Las condiciones del laboratorio son seguras para realizar las actividades.
- No habrá cese de actividades debido a condiciones externas como paros de la
comunidad o condiciones de seguridad.
- Aprobación de todos los entregables en los tiempos propuestos del cronograma.
RECURSOS ASIGNADOS -Personal – Instalaciones del laboratorio –Correo electrónico – Llamadas telefónicas –
Papelería-Sala de reuniones
DURACIÓN 26 días calendario
HITOS -Entrega de Procedimiento estandarizado
COSTO $ 880.000
155
Apéndice H. Métricas de Calidad Producto
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO – INVENTARIO DE EQUIPOS, REACTIVOS Y VIDRIERÍA
Nombre de la métrica: Validación del Inventario
Objetivo de la métrica: Validar que el inventario se encuentre completo
Factor de calidad: El factor de cumplimiento al realizar la validación del inventario realizado con
respecto a la revisión realizada en el laboratorio se encuentre completo en un
100%
Método de medición: Se realizará una revisión de lo existente en el laboratorio respecto a lo puesto en
el inventario realizado
Frecuencia de medición: Se realizará al terminar de inventariar el laboratorio
Meta: El inventario debe estar 100% acorde a lo que se encuentra en el laboratorio
actualmente
Responsable del factor de
calidad:
Personal Técnico y de Ingenieria
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO – FORMATO DE EQUIPOS, REACTIVOS Y VIDRIERÍA
Nombre de la métrica: Aplicabilidad del formato
Objetivo de la métrica: Verificar que el formato sea aplicable en la implementación de la metodología 5s
Factor de calidad: El cumplimiento de este factor será dado por la revisión y calificación mayor de
4.5 de todos los interesados
Método de medición: Los interesaros relaizarán revisiones del formato para verificar si es aplicable en
la implementación de la metodología 5s.
Frecuencia de medición: Semanalmente
Meta: Lograr un formato totalmente aplicable a la Implementación de la Metodología 5s
Responsable del factor de
calidad:
Líder de Laboratorio
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO – FORMATO DE ORDEN Y ASEO
Nombre de la métrica: Aceptación del formato por parte de gerencia
Objetivo de la métrica: Asegurar la aceptación del formato por parte de genrencia general y de
operaciones
Factor de calidad: El cumplimiento de este factor será dado por la revisión y calificación mayor de
4.5 de la gerencia
Método de medición: Gerencia revisará el formato para verificar si es apto para llevar a cabo en la
implementación de la Metodología 5s
Frecuencia de medición: Semanalmente
Meta: Lograr la aprobación del formato por parte de Gerencia
Responsable del factor de
calidad:
Líder de HSE
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO – SEÑALIZACIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO
156
Nombre de la métrica: Control de Presupuesto
Objetivo de la métrica: No exceder el presupuesto fijado referente a la señalización de las áreas de trabajo
Factor de calidad: El factor de cumplimiento del presupuesto deberá ser mayor a 95% en la
ejecución de este entregable.
Método de medición: Se estimará el cumplimiento establecido conforme lo presupuestdo/ejecutado
Frecuencia de medición: Diaria
Meta:
Responsable del factor de
calidad:
Líder de HSE y Equipo de dirección del proyecto
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO –PROCEDIMIENTO ESTANDARIZADO
Nombre de la métrica: Satisfacción de los interesados
Objetivo de la métrica: Verificar la completa satisfacción de todos los interesados del proyecto
Factor de calidad: El factor de cumplimiento deberá ser una calificación mayor a 4.5 entre los
interesados. Teniendo 1.0 cómo calificación minima y 5.0 como máxima
calificación
Método de medición: En la reunión de cierre se pedirá a los interesados realizar una calificación del
procedimiento estanadarizado de 1 a 5.
Frecuencia de medición: Se realizará al final del proyecto
Meta: Lograr un nivel de satisfacción entre los interesados mayor a 4.5
Responsable del factor de
calidad:
Equipo de dirección del proyecto
METRICAS DE CALIDAD PRODUCTO – INSPECCIÓN FINAL
Nombre de la métrica: Evaluación de la Inspección
Objetivo de la métrica: Evaluar la consistencia de la inspección final, al implementar la metodología 5s
Factor de calidad: El cumplimiento de este factor será la aceptación total por parte de la gerencia
(Sponsor)
Método de medición: Al finalizar la inspección, los gerentes darán su aceptación o desaprobación de la
inspección final.
Frecuencia de medición: Diaria
Meta: Lograr la total aprobación por parte del sponsor del proyecto
Responsable del factor de
calidad:
Equipo de dirección de proyectos
Apéndice I. Documentos de prueba y evaluación.
157
Evaluación Seleccionar SI NO Observaciones
1 ¿Los objetos considerados necesarios para el desarrollo de las
actividades del área se encuentran organizados?
X
2 ¿Se observan objetos dañados?
X
3 En caso de observarse objetos dañados ¿Se han catalogado cómo útiles
o inútiles? ¿Existe un plan de acción para repararlos o se encuentran
separados y rotulados?
X
Se observa rótulos en todos los
equipos y productos.
4 ¿Existen objetos obsoletos?
X Los equipos fuera de servicio, se
reubicaron en otras áreas.
5 En caso de observarse objetos obsoletos ¿Están debidamente
identificados como tal, se encuentran separados y existe un plan de
acción para ser descartados?
X
6 ¿Se observan objetos de más, es decir que no son necesarios para el
desarrollo de las actividades del área?
X
7 En caso de observarse objetos de más ¿Están debidamente
identificados como tal, existe un plan de acción para ser transferidos a
un área que los requiera?
X
Los objetos de más fueron
ubicados en gabinetes, para uso
exclusivo de dicha actividad en el
momento de ser necesario.
Evaluación Ordenar SI NO Observaciones
1 ¿Se dispone de un sitio adecuado para cada elemento que se ha
considerado como necesario? ¿Cada cosa en su lugar?
X
2 ¿Se dispone de sitios debidamente identificados para elementos que se
utilizan con poca frecuencia?
X
3 ¿Utiliza la identificación visual, de tal manera que le permita a las
personas ajenas al área realizar una correcta disposición de los objetos
de espacio?
X
4 ¿La disposición de los elementos es acorde al grado de utilización de
los mismos? Entre más frecuente más cercano.
X Debido a las conexiones y
campanas extractoras, ya hay
lugares determinados para algunos
equipos
5 ¿Considera que los elementos dispuestos se encuentran en una
cantidad ideal?
X Debido que hay equipos muy
costosos para realizar
determinados análisis, se
imposibilita que la empresa
disponga dos o más equipos.
6 ¿Existen medios para que cada elemento retorne a su lugar de
disposición?
X
7 ¿Hacen uso de herramientas como códigos de color, señalización,
hojas de verificación?
X
158
Evaluación Limpiar SI NO Observaciones
1 ¿El área de trabajo se percibe como absolutamente limpia? X
2 ¿Los operarios del área y en su totalidad se encuentran limpios, de
acuerdo a sus actividades y a sus posibilidades de asearse?
X
3 ¿Se han eliminado las fuentes de contaminación? No solo la suciedad X
4 ¿Existe una rutina de limpieza por parte de los operarios del área? X
5 ¿Existen espacios y elementos para disponer de la basura? X
Se establecieron nuevas áreas para
almacenamiento de residuos
contaminados.
Evaluación Estandarizar SI NO Observaciones
1 ¿Existen herramientas de estandarización para mantener la
organización, el orden y la limpieza identificados?
X
2 ¿Se utiliza evidencia visual respecto al mantenimiento de las
condiciones de organización, orden y limpieza?
X
3 ¿Se utilizan moldes o plantillas para conservar el orden? X
4 ¿Se cuenta con un cronograma de análisis de utilidad, obsolescencia y
estado de elementos?
X
5 ¿En el período de evaluación, se han presentado propuestas de mejora
en el área?
X
6 ¿Se han desarrollado lecciones de un punto o procedimientos
operativos estándar?
X
Evaluación disciplina SI NO Observaciones
1 ¿Se percibe una cultura de respeto por los estándares establecidos, y
por los logros alcanzados en materia de organización, orden y
limpieza?
X
2 ¿Se percibe proactividad en el desarrollo de la metodología 5s? X
3 ¿Se conocen situaciones dentro del período de la evaluación, no
necesariamente al momento de diligenciar este formato, que afecten
los principios 5s?
X
4 ¿Se encuentran visibles los resultados obtenidos por medio de la
metodología?
X
Su implementación ha tenido un
impacto en los tiempos
establecidos para la entrega e
resultados.
Apéndice J. Inventario de Laboratorio- Entregable 1.4.1
Evidencia Entregable Inventario Equipos, reactivos y Vidriería. Parte I.
159
Evidencia Entregable Inventario Equipos, reactivos y Vidriería. Parte II.
160
Evidencia Entregable Inventario Equipos, reactivos y Vidriería. Parte III
161
162
Apéndice K. Formatos de Equipos, Reactivos y Vidriería
Evidencia Entregable Formato Equipos, reactivos y Vidriería. Parte I
Evidencia Entregable Formato Equipos, reactivos y Vidriería. Parte II.
163
164
Evidencia Entregable Formato Equipos, reactivos y Vidriería. Parte III.
165
Apéndice L. Plan de gestión de riesgos.
PLAN DE GESTION DE LOS RIESGOS
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
METODOLOGIA
La metodología del plan de gestión de riesgos esta inicialmente basado en identificar los riesgos
asociados al proyecto que pueden impactar negativamente el cumplimiento de los objetivos y el alcance del
proyecto. Además, de realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos, haciendo uso de la
herramienta presentadas a continuación. Por último, se realizará el plan de respuesta y el respectivo
seguimiento y control a los riesgos, de manera que se tenga un plan de acción y se pueda verificar la
ocurrencia, ejecución de respuesta y la aparición de nuevos riesgos.
METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE
INFORMACIÓN
Planificación
de gestión de
Riesgos.
Elaborar el plan de gestión de
riesgos.
Guía de los fundamentos de
Dirección de proyectos
(Guía del PMBOK), Project
Management Institute, Inc.
Sponsor.
Equipo de Proyecto
Identificar los
Riesgos
Identificar que riesgos pueden
afectar el proyecto y sus
características.
Formato Registro de
Riesgos.
Lluvia de Ideas.
Equipo de Proyecto
Realizar
análisis
cuantitativo y
cualitativo de
los riesgos
Evaluar la probabilidad e
impacto de cada riesgo.
Cuantificar el impacto que
tiene los riesgos de acuerdo
con el cronograma y
presupuesto.
Matriz de probabilidad e
impacto.
Formato registro de riesgo
(Columnas asignadas al
análisis cualitativo y
cuantitativo)
Categorización de riesgos.
Equipo de Proyecto
Planificar la
respuesta a los
riesgos
Identificar y definir una
variedad de opciones y
acciones como respuestas a los
riesgos.
Juicio de expertos
Recolección de Información
Equipo de Proyecto
Monitorear y
controlar los
riesgos.
Implementar planes de
respuesta a los riesgos
identificados, es decir, se
rastrean los riesgos y se
monitorean los riesgos
Reuniones de control de
riesgos
Formatos de Informe para el
registro de control de
riesgos.
Equipo de Proyecto
166
residuales. Además, se
actualizan los documentos
conforme a las acciones
determinadas para los riesgos
materializados.
Verificar aparición de nuevos
riesgos.
TOLERANCIA AL RIESGO DE LOS INTERESADOS
INTERESADOS PERFIL DE
TOLERANCIA
TOLERANCIA
Gerente General y Gerente
de Operaciones (Sponsor)
Buscador Está dispuesto a aceptar demoras en el cronograma,
siempre y cuando no se afecte el objetivo principal
del proyecto ni el presupuesto.
Equipo de dirección del
Proyecto
Neutral Está dispuesto a aceptar cambios, siempre y cuando
no se modifique el alcance del proyecto
Líder de Laboratorio Buscador Está dispuesto a aceptar retrasos en el calendario,
siempre y cuando, se implemente la metodología al
100%
Líder de Abastecimiento y
Logística
Neutral No está dispuesto a usar más recursos de los ya
establecidos al inicio del proyecto.
Líder de HSEQ Adverso No está dispuesto a aceptar el proyecto si se pone
en riesgo el ambiente y las personas involucradas.
Personal de ingeniería Ignorante Están dispuesto realizar el proyecto, siempre y
cuando no interfiera con sus actividades diarias.
Personal Técnico Ignorante Están dispuesto realizar el proyecto, siempre y
cuando no interfiera con sus actividades diarias.
ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA GESTIÓN DE RIESGOS
A continuación, se definen los roles y responsabilidades en la gestión de riesgos por procesos:
Se definirá cómo el Equipo de Riesgos al grupo conformado por: líder de Laboratorio, líder de Logística y
abastecimiento y líder de HSEQ.
167
PROCESOS ROLES RESPONSABILIDADES
Planificar la gestión de
riesgos
Equipo de
Dirección de
proyecto
Realizar el documento, que detalle cómo se llevará a
cabo la identificación, análisis, respuestas y
monitoreo a cada uno de los riesgos encontrados.
Identificar los riesgos Equipo de
Riesgos
De acuerdo con el área en la que cada integrante del
equipo pertenezca, realizara un listado con todos los
riesgos identificados para el proyecto, utilizando la
sintaxis "Causa + evento del riesgo + Impacto en el
proyecto". Esta tarea se realizará teniendo en cuenta
los paquetes de trabajo establecidos en la EDT.
Realizar análisis cualitativo
de riesgos
Equipo de
Riesgos
Estimar de manera cualitativa (Severo, crítico, medio,
leve), cada uno de los riesgos teniendo en cuenta la
probabilidad de ocurrencia y el impacto que causaría.
Todo esto con el fin de priorizar los riesgos.
Realizar análisis
cuantitativo de riesgos
Equipo de
Riesgos
Estimar numéricamente el costo de cada uno de los
riesgos, teniendo en cuenta la probabilidad de
ocurrencia. Se dará un costo en dinero y tiempo,
dependiendo del impacto que causa en el proyecto.
Planificar la respuesta a los
riesgos
Equipo de
Riesgos
Planificar las acciones que se tomarán en caso de que
ocurran los riesgos identificados.
Implementar las respuestas
a los riesgos
Equipo de
dirección de
proyecto y
Equipo de
riesgos
Ejecutar cada una de las acciones que se planificaron
para cada uno de los riesgos.
Monitorear los riesgos Equipo de
Dirección de
proyecto y
Equipo de
Riesgos
Monitorear cada uno de los riesgos identificados, las
respuestas planificadas y ejecutadas. El monitoreo se
realizará ocurra o no ocurra el riesgo.
Para llevar una mejor trazabilidad de los riesgos, se definen responsables específicos para cada riesgo, para
llevar su monitoreo.
CATEGORÍA RESPONSABLE
De la Gerencia del Proyecto Equipo del proyecto
De la Organización Líder de Logística y Abastecimiento
Técnico Líder de Laboratorio
Externo Líder de HSEQ y Equipo del Proyecto
MONTO Y GESTIÓN DE RESERVAS
168
Para los riesgos identificados se define una reserva de contingencia la cual forma parte del presupuesto del
proyecto, que se obtiene del análisis cuantitativo de los riesgos. Además, es administrada por el gerente del
proyecto.
Valor Monetario Esperado
Reserva de Contingencia Costo (COP) Tiempo (Días)
$ 1.297.000 50
DEFINICIÓN DE PROBABILIDAD
PROBABILIDAD
(Tiempo 10 meses) DESCRIPCIÓN
REPETIBILIDAD
(Durante los 10
meses)
80% Muy Alta Sucede varias veces en los 10 meses del
proyecto. Seguro que acontezca. 5
65% Alta Suceda probablemente de manera reiterada. 4
50% Media Posiblemente sucede algunas veces. 3
30% Baja Sucede en algún momento del proyecto. 2
10% Muy Baja Muy difícil que ocurra. 1
MATRICES DE IMPACTO PARA AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
ESTIMACION DEL IMPACTO DEL RIESGO – AMENAZAS
Objetivos
del proyecto
Muy Bajo
2
Bajo
4
Medio
6
Alto
8
Muy Alto
10
Alcance
Desviación
insignificante del
alcance
Cambio en
áreas
secundarias
del proyecto
Cambio en
objetivos o
modificación en
el alcance
Se detienen
las
actividades
del proyecto
Producto final del
proyecto no es
utilizable.
Cronograma
Atrasos
manejables en el
cronograma
Atrasos
entre el 5%
y 10% del
cronograma
Atraso entre el
10% y 15% del
cronograma
Atrasos entre
15% y 20%
del
cronograma
Atrasos mayores al
20% del
cronograma
Costos
Incremento en
costos
insignificantes
Sobrecostos
< 10%
Sobrecostos entre
el 10% y 15%.
Sobrecostos
entre el 15%
y 20%.
Sobrecosto mayor
al 20%.
169
Calidad
Desviación
insignificante de
la calidad
Afecta
calidad del
proyecto y
producto
<5%
Cambios en la
calidad requiere
aprobación del
Sponsor
Afecta
calidad del
proyecto y
producto
>5%
Producto final del
proyecto no es
utilizable.
ESTIMACION DEL IMPACTO DEL RIESGO - OPORTUNIDADES
Objetivos del
proyecto
Muy Bajo
2
Bajo
4
Medio
6
Alto
8
Muy Alto
10
Cronograma
Ahorro menor al
5% del
cronograma
Ahorro entre
5% - 9,9%
del
cronograma
Ahorro del
10%-19,9%
del
cronograma
Ahorro del
20% -29,9%
del
cronograma
Ahorro mayor al 29,9%
del cronograma
Costos
Beneficio menor
al 5% del
presupuesto
Beneficio
entre el 5% -
9,9% del
presupuesto
Beneficio
entre el 10%
- 19,9% del
presupuesto
Beneficio
entre 20% -
29,9% del
presupuesto
Beneficio mayor del
29,9% del presupuesto.
FORMATO DEL REGISTRO DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN
En el proceso de identificación, se documentan todos los riesgos asociados al proyecto, y se registran en el
siguiente orden en la tabla que se presenta a continuación.
1. ID: En esta casilla se asigna un código único a cada riesgo.
2. Descripción del riesgo: Se explica en que consiste cada riesgo, cumpliendo con la sintaxis causa, riesgo e
impacto.
3. Tipo: Se identifica si el riesgo es una amenaza o una oportunidad, con el fin de minimizar su impacto o
potencializarlo para el beneficio del proyecto.
4. Categoría: Se refiere a realizar una clasificación que facilite la compresión en base a los siguientes riesgos:
técnicos, de la organización, de la gerencia y externos.
5. Disparador: en esta casilla se informa al responsable que riesgo ocurrió o cual va a ocurrir.
ANÁLISIS CUALITATIVO
En este proceso se priorizan los riesgos identificados mediante la evaluación de características de
probabilidad de ocurrencia e impacto de los riesgos sobre los objetivos del proyecto. Considerando los
siguientes ítems:
1. Probabilidad: Se analiza la posibilidad de que ocurra el riesgo evaluándolo desde muy alto (80%) hasta
muy bajo (10%).
170
2. Impacto: Se analiza cómo afecta el proyecto si se llegara a presentar el riesgo evaluándolo desde muy alto
(80%) hasta muy bajo (10%).
3. Clasificación: Se termina de la relación entre la probabilidad y el impacto sobre cada riesgo del proyecto.
4. Grado: Es una calificación utilizada para evaluar el riesgo, teniendo presente los siguientes criterios:
severo, critico, medio y leve.
5. Base para análisis de impacto: Es la argumentación o justificación para estimar el impacto del riesgo.
ANÁLISIS CUANTITATIVO
Este proceso consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos del
proyecto. De tal forma que los costos y tiempos estimados son más realistas, ya que se determina a partir de
la relación entre la probabilidad y el impacto en costo o tiempo. Además, permite establecer la reserva de
contingencia sobre los riesgos identificados.
PLAN DE RESPUESTA
Este proceso define las acciones de respuesta efectivas que son apropiadas, según la zona en la que se
encuentre el riesgo; crítico o severo. Implementando estrategias asociadas a cada plan, de manera que
permita abordar cada riesgo antes de que se materialice y después de la materialización. Además, se define
un responsable que es quien monitorea el riesgo y el que actúa cuando va a ocurrir.
PLAN DE PREVENCIÓN
Este proceso consiste en analizar y clasificar nuevamente cada riesgo de acuerdo a las acciones planteadas
en los planes de prevención, con el fin de evaluar la efectividad de los planes expuestos, disminuyendo la
probabilidad y el impacto de las amenazas y potencializando las oportunidades.
MONITOREO
En este proceso se analiza la implementación de los planes de respuesta, para asegurar el cumplimiento y
gestionar el progreso de los mismos. De manera que se referencian según su clasificación si esta en
seguimiento, requiere respuesta, cerrado-ya ocurrió, cerrado-ya no ocurrirá. Finalmente, en seguimiento se
especifica fecha y descripción actualizada.
MONITOREO DE RIESGOS
Para realizar el monitoreo de cada uno de los riesgos, se harán reuniones mensuales (la fecha estará establecida
por Gerencia), para revisar el estado de cada uno, con todos los interesados del proyecto. Cómo se definió en el
ítem de Roles y Responsabilidades, cada categoría de riesgo tendrá un responsable quién se encargará de realizar
el monitoreo de los riesgos.
Aprobación del plan de riesgos
Elisa D.
Líder del proyecto
Felipe M.
Gerente General
171
Apéndice M. Matriz de identificación de riesgos.
172
Apéndice N. Plan de gestión de Adquisiciones.
Plan de Adquisiciones
Título del proyecto Implementación de la metodología 5 s en el área del laboratorio
Gerente del proyecto Angélica M. Muñoz, David S. Cobo, Elisa A. Dueñas
Contenido Del Plan De Gestión de Adquisiciones
El plan de gestión de adquisiciones desarrollado para el proyecto contiene los siguientes temas:
• Objetivos del plan de adquisiciones
• Planificación de las adquisiciones
• Identificación de adquisiciones
• Estrategias de las adquisiciones
Objetivos Del Plan De Adquisiciones
Objetivos
• Identificar las adquisiciones requeridas en la Implementación de la Metodología 5s en el área de laboratorio,
que cumplan con los criterios de calidad y estén alineadas dentro del rubro del presupuesto asignado para el
proyecto.
Alcance
El alcance de este plan consiste en comprender los procedimientos, políticas, formatos y requerimientos requeridos
para realizar las adquisiciones dentro del proyecto.
Planificación de las adquisiciones
De acuerdo con el contenido del plan de adquisiciones se presenta en detalle de las consideraciones a tener presente
en el desarrollo del proyecto.
Identificación de Adquisiciones
Se enumera los paquetes de trabajo que se encuentran en la EDT del proyecto, a partir de estos se enlistan las
adquisiciones necesarias para el desarrollo del proyecto.
PAQUETE DE TRABAJO ADQUISICIONES
1.1 Dirección de Proyectos Papelería
1.2 Diagnóstico inicial de laboratorio Papelería
1.3 Capacitación del personal Capacitador – Material de Apoyo –
Papelería – Sala para capacitación
173
1.4 Puesta en marcha de la metodología Papelería – Tablero – Marcadores -
Señales HSE
1.5 Cierre del Proyecto Papelería – Auditor Externo
El capacitador, material de apoyo y la sala para las capacitaciones, son críticas para la elaboración de la
implementación de la metodología, ya que es requisito establecido por el sponsor que todo el personal de la
compañía debe estar capacitado antes de iniciar la implementación. Cabe aclarar, que por la emergencia sanitaria
se desarrolló la capacitación de forma virtual.
Estrategias de las adquisiciones
Restricciones
El equipo del proyecto a determinado varias restricciones como parte del plan de gestión de las adquisiciones.
Alcance
La declaración del alcance del proyecto no podrá tener modificaciones una vez haya sido aprobada por el equipo
director de proyectos. Los Profesionales PM contratados y los proveedores adjudicados, solo tendrán una semana
para presentar ante el equipo del proyecto sus solicitudes de cambio.
Tiempo
Teniendo en cuenta que el proyecto el tiempo estipulado en la ejecución y que la falla en la adquisición de los
recursos planeados anteriormente generaría impactos negativos en tiempo y costo del cronograma. El cronograma
de trabajo registrado en el correspondiente formato de plan de trabajo de la implementación de la metodología 5s,
no podrá ser modificado sin previa autorización del equipo del proyecto y del Consejo directivo.
Costo
Una de las restricciones del proyecto es que no sobrepasen lo presupuestado.
Supuestos
Las adquisiciones presentadas en el proyecto son las que se necesitan en el proyecto, si la compañía no tuviese
su propio plan de adquisiciones y selección de proveedores.
Las condiciones del laboratorio son seguras para el desarrollo del proyecto.
Los servicios requeridos están valorados al precio actual del mercado y no se presentarán inflaciones.
El dólar se mantendrá en una tasa favorable para los intereses de la compañía.
Roles y Responsabilidades
En la siguiente tabla se definen los roles y responsabilidades del plan de adquisiciones:
174
NOMBRE ROL RESPONSABILIDADES
Luis H. Coordinador de
logística y
Abastecimiento
*Adquisición de materiales, asegurarse del inventario y evitar el mal
abastecimiento.
*Evaluar el estado de los precios de los materiales o servicios.
*Controlar los costos.
*Administración en cuanto a lo relativo a compras y la entrega de
materiales.
*Concepción de los proveedores.
*Negociar con los proveedores.
*Velar por el cumplimiento de las políticas
Lady R. Líder del
laboratorio
*Monitorear las necesidades de elementos y materiales del laboratorio.
*Reportar al equipo de gerentes de proyectos las inconformidades y
desabastecimiento del inventario.
*Ejercer control y cuidado de los materiales y elementos entregados a su
área bajo su liderazgo.
Angélica
M., David
C., Elisa
D.
Gerentes de
proyecto
*Control y monitoreo de la gestión de las adquisiciones.
*Notificar y tramitar facturas.
*Notificar irregularidad al departamento de compras para el cumplimiento
de las garantías o pólizas.
*Solicitar equipos, personal y demás servicios necesarios para la
ejecución del proyecto.
*Monitorear inventario y notificar novedades al equipo de compras.
*Validar las características y especificaciones de los bienes y/o servicios.
*Notificar al equipo de compras las no conformidades en los bienes y/o
servicios.
*Notificar al equipo de compras el cumplimiento del proveedor con
respecto a la conformidad de los bienes y/o servicios.
*Definir y controlar acciones de mitigación de los riesgos que podrían
impactar el proyecto.
Ejecución de las adquisiciones
Para la ejecución de las adquisiciones se establecen los siguientes parámetros:
Tipo De Adquisición Adquisiciones Criterio
Insumos Papelería, Tablero, Marcadores Se comprará en papelería que
entregue factura con IVA, no se
realizará proceso para
proveedores.
Laboratorio Señales HSE, Materiales de
Laboratorio
Se solicitará cotizaciones y se
evaluarán.
Personal Subcontratado Capacitador, Auditor externo
175
Necesario para Capacitación Material de Apoyo, Sala para
capacitación
Para elegir el mejor proveedor de las cotizaciones se realizara mediante criterios de evaluación del área de
abastecimiento y logística.
Acuerdos:
Se enunciarán los acuerdos que se tendrán en cuenta para cada uno de los proveedores:
Adquisición Acuerdos contractuales
Capacitador / Auditor Externo La contratación se realizará por Orden de Servicio puntual, en las
fechas que se establezcan.
No se cubrirá costos de traslados de ser necesarios, ni hospedaje.
Se brindará almuerzo y refrigerios en la mañana y en la tarde.
Pago de Contado al finalizar la labor.
Material de Apoyo Se realizará por Orden de Compra puntual, se pagará el 50% para
iniciar el desarrollo del material de Apoyo y se pagará el otro 50%
cuándo se haya recibido a conformidad el material.
Sala para Capacitación Se realizará con Orden de Servicio puntual en las fechas que se
establezcan para las capacitaciones.
Al recibir la sala de capacitación se verificará que tenga los medios
audiovisuales funcionales para realizar la capacitación.
Pago de Contado al finalizar el día de alquiler.
Materiales de Laboratorio Se realizará Orden de Servicio abierta. Cada mes vencido, el
proveedor deberá enviar ticket de servicio, el cual se verificará y
aprobará para realizar la facturación.
El pago se realizará 30 días después de la radicación de la factura.
Seguimiento y control de las adquisiciones
El seguimiento y control de las adquisiciones será realizado por el equipo de dirección de proyectos. Teniendo
en cuenta que las adquisiciones que se adquieran tendrán Ordenes de Servicio o compra puntuales, se realizará una
evaluación al finalizar cada servicio o compra. La evaluación se realizará bajo los parámetros que se presentan a
continuación, la cual fue realizada para la adquisición de papelería. El mismo proceso se realiza para todos los
proveedores.
EVALUACIÓN FINAL DEL PROVEEDOR
Criterios de Evaluación % Calificación Puntaje
Calidad de los productos
o servicios suministrados
30% Excelente Regular Deficiente 17.2
(100 – 80) (79 – 60) (59 - 0)
100
176
Cumplimiento en los
tiempos de entrega.
20% Inmediato 1-8 días 9-15
días
Más de 15
días
22.1
(100-96) (95 – 90) (89 –
60)
(59 – 0)
100
Cumplimiento de las
condiciones pactadas
15% 100% DE 80 A 99 % DE O A
59%
20.6
(100-96) (99 -80) (59-0)
Servicio y asesoría
postventa
15% Excelente Regular Deficiente 16.9
(100 – 80) (79 – 60) (59 - 0)
Respuesta ante
devoluciones o reclamos.
Excelente 1-mar Más de 3 22.6
10% (100-80) (79-60) (59-0)
Calificación Promedio Del Proveedor 19.9
El puntaje se establece cómo la sumatoria de la multiplicación de la calificación de cada criterio por su
porcentaje, y la conclusión se realiza de la siguiente manera:
De 80 A 100: Proveedor CONFIABLE – Continúa
De 60 A 79: Proveedor CONDICIONADO a mejorar en próximas contrataciones.
INFERIOR A 59: Proveedor NO ACPEPTADO – No continúa
Estas evaluaciones harán parte de la documentación del proyecto y se guardarán en la base de datos de la
compañía para próximos proyectos o requerimientos.
Riesgos en las adquisiciones
Los riesgos identificados que podrian afectar las adqusiciones programdas para la implementacion de la
metodologia 5S en el laboratorio son:
Riesgos Plan de Mitigacion Impacto Probabilidad
ocurrencia
Solicitud de cambio en los
requerimientos
Garantizar la correcta identificacion de los
requerimientos solicitados. Alto Medio
Incumplimiento de los servicios
o contracto de alguno de los
proveedores.
Continuo seguimiento para evitar atrasos en
las solicitudes. Alto Medio
Formatos a utilizar
Los fornmatos que se emplearan en el desarrollo del plan de adquisiciones para la implementacion de la metodologia
5S son:
177
• Formatoto de evaluacion al proveedor.
• Formato de notificacion al proveedor.
• Formato de notificaion de ccompra al administrados del contrato
Aprobación del plan de Adquisiciones
Elisa D.
Líder del Proyecto
Felipe M.
Gerente General